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电力工程档案资料管理问题及措施

发布时间:2016/7/21 9:09:31   阅读:

摘要:随着社会经济的不断发展,各个领域都得到了很大的变化,电力行业也不例外。同时,档案管理的利用价值也越来越高,日益成为目前电力行业比较关注的问题之一。如何更好地管理档案资料,是电力档案工作的核心环节。

关键词:电力工程;档案资料;案卷质量;信息化

1电力工程档案资料管理现存问题

1.1重视度不够,信息化意识不强

信息化建设,尤其是电力工程档案信息化建设没有受到足够的重视,信息化意识不强是影响档案信息管理的关键因素。一些电力企业没有意识到电力工程档案信息化建设的重要性,对其信息化建设以及信息技术的管理缺乏全面深入的研究。只注重档案数字化,而忽略了相关发展配套技术。这种信息化建设只是流于形式的存在,不能适应电力企业工程建设的需要。

1.2缺实用、有价值的电力档案编研成果

电力档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用电力档案信息资源,使其尽快转化为生产力的一种有效方式。就目前情况看,缺少实用、有价值的档案编研成果。过去,档案部门也搞过一些初级编研成果,但随着计算机应用于档案管理,这些编研成果已经远远跟不上电力档案资料管理发展的需要。

2加强电力工程档案资料管理措施

2.1重视电力工程档案资料管理

在电力会议上,必须强调档案工作的重要性,同时要求各部门及参建单位积极配合档案工作,并经常深入档案室了解档案整理情况,对档案人员的辛勤工作提出表扬和鼓励。电力工程档案与项目建设是紧密相连的,工程形成的档案随着项目建设的推进而逐步增加。由于文件形成与收集部门太多,为了保证工程档案的完整和齐全,档案人员明确有关部门人员的职责,从工程开工就注重收集档案,坚持档案工作与项目建设同步进行,并遵循工程档案形成的规律,及时敦促相关部门移交档案,确保档案工作稳步有序开展。

2.2构建档案管理的网络体系

电力档案工作是电力工程管理的一项基础工作,是保障该工程一系列生产、经营活动的合法权益,以及见证各阶段历史真实面貌的维护工作。针对基建期间电力工程档案资料的要求,为了加强工程竣工文件的管理,确保工程竣工之后能按时、准确、完整、系统地做好竣工文件的移交、验收工作,档案室要求各参建单位按照文件规定及相关评价标准,规范表格,规范施工过程中形成的文件,并加强与施工、监理、设计、调试等单位的工作联系,对电力工程项目进度及时跟踪,对各单位项目所形成的文件材料随时抽查,做到心中有数,同时对各单位工程档案的收集、整理、归档等过程进行监督和指导,不合规范的,及时反馈给各参建单位整改,避免事后不必要的返工。

2.3严格制定并认真履行档案管理制度

要把项目公司的管理方针真正贯彻落实到电力工程的档案资料管理工作中。在工程一开始,就结合电力企业档案管理标准及上级有关项目管理文件,业主单位档案部门编制了《项目管理体系文件》等11个档案管理相关标准,收集、整理了主要档案法律法规。结合电力工程的实际情况,实施细则明确各参建单位在电力工程竣工档案形成、归档、移交等方面的各自职责及工作要求,规定了竣工档案的移交范围、内容、时间、组卷编制规范等具体要求,并明确提出电力工程的竣工档案应符合有关档案法律法规及基建达标和专项验收标准的要求。

2.4提高专业技能,提升业务水平

档案资料管理是一门专业性较强的工作,同时也是一门艺术。它不仅仅要求档案人员确保文件收集的齐全、完整,更要求档案人员做好档案的科学分类、整理和立卷工作。为此,档案人员除了要熟悉和了解电力工程建设和生产的流程,还必须了解电力工程所涉及各专业的部分知识以及各专业、各单位工程竣工文件形成的过程、内容和范围。档案人员的业务水平直接影响档案工作的优劣,特别是各参建单位的档案人员流动大,业务能力参差不齐,大大影响整个工程的档案资料管理水平。电力工程档案工作始终坚持全过程的档案培训教育与业务指导,档案管理委员会采用多种形式对电力工程档案网络人员进行业务培训和指导。在工程档案管理过程中,档案管理部门经常性地利用各种机会对施工单位资料管理人员进行业务上的指导工作,并组织各施工单位之间进行现场交流与互相取经活动。根据工程进展情况,配合监理方有计划地组织对各施工单位形成的施工文件包进行检查和指导,确保在单位工程竣工验收后案卷质量处于受控状态。

2.5全面做好工程档案的归档工作

严格审查各参建单位的档案,从其是否完整、齐全、准确,案卷质量及规范性等方面逐卷、逐页进行。尤其是原材料出厂证件及现场复试报告,档案人员要花大量的时间,对原材型号、规格、复试报告与跟踪记录一一核对,对不合格的案卷提出整改意见并限期完成。在竣工文件正式移交前,执行文件编制方(施工单位)、监理公司、建设单位质检部门(工程部、档案室)三方会审,做好竣工档案的交接工作。做好施工图接收和管理。档案室负责接收全部施工图,了解施工单位所承担的施工项目,按照合同要求,分发给施工单位和相关部门,并填写分发领用记录,同时也提供施工图的查、借阅,并对施工图进行整理立卷。设备文件的收集和整理比较复杂,档案人员应做大量细致的工作:①及时掌握设备到货和安装时间,并深入现场了解、核对每一台设备的型号、规格及出厂编号。在尽量将设备的合格证、出厂试验报告、说明书、图纸等收集齐全的前提下,做到与现场标识一一对应,以便机组投产后开展大小修和技术改造时设备文件的查阅。②对不熟悉或分类拿捏不准的设备文件,虚心与各专业专工沟通,广泛听取各专工的意见,使设备档案分类合理,便于查阅和利用。③对于不符合归档要求和缺少的文件材料,与物资部配合,一一催促有关厂家进行整改并补充齐全。

3结束语

综上所述,电力工程档案资料管理工作达到了齐全、完整、准确和系统,案卷质量符合要求,能够真实地反映电力工程建设的全过程和面貌,而且适应市场经济需要,能够利用现代化手段进行检索,并在生产运行、维护和经营管理方面发挥了比较显著的作用。

参考文献

[1]刘跃红.电力档案管理问题研究[J].中国电子商务,2011(06).

作者:赵凤环 单位:国电肇庆热电有限公司

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