一、高校人事档案管理工作存在的问题

（一）人事档案材料内容陈旧单一，信息量不足

高校人事档案是个人的“说明书”，应能全面、详细地反映一个人各方面的情况，做到“阅卷如见人”或“档若其人”。而现实情况是，许多高校人事档案内容涉及个人政治思想品德、家庭历史及社会关系等方面的东西较多、术语性的东西较多，在对人进行评价时，形式雷同，格调一致，空洞的语言比较多，如在评价优点时经常使用的是“学习认真”、“工作态度较好”等一些笼统概括的话。在评价缺点时，则用“进取心不强”、“表现一般”等词语一带而过，详细、具体的评价则很少，缺乏定量与定性的综合性评价语句。

（二）档案管理制度不规范，管理手段落后

高校由于经过几次合并，其办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一、质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档没有统一的规格、收集过程中纸张大小不统一、档案材料没有及时进行规范整理，严重影响了档案管理水平。另外在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，无其他硬软件设施，防火、防潮等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，调阅档案采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

（三）人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用

对高校人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于高校人事工作，为人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前面言，高校人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。

二、强化高校人事档案管理工作应采取的对策

（一）领导重视，提高档案管理人员素质

作为学校领导，尤其是主管领导，应充分树立起档案意识，把档案管理职能纳入到日常工作中，在机构设置和人员编制上给予充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；给予档案工作者必要的关心等。同时，要提高档案管理人员素质，为做好这项工作提供重要保障。档案管理人员的思想素质、政治素质和业务素质要高，在工作中尽职尽责、精益求精；坚持原则，不泄密、不失密；不改档、不失档，保持档案管理工作高度原则性、严肃性。要使其掌握现代信息管理技术，成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才，以适应新时期高教事业发展对高校人事档案管理的新要求。

（二）拓宽收集范围，丰富档案内容

在工作中要采取定期和不定期相结合的方式，及时全面地收集各类材料，做到口勤、手勤、腿勤，消除收集渠道闭塞现象。与此同时，针对当前高校人事档案管理的新发展所形成的新材料，如反映教职工个人素质和业绩变化的各种培训、访学、留学、学历提高的证明材料，反映教职工与学校之间变动的各种聘用合同、劳动合同及解聘、辞退、岗位变动等相关材料，都应该及时收集归档，做到细致鉴别，取之有据，尽可能使档案内容更加全面完整。

（三）搞好开发利用，实现资源共享

过去，人事档案神秘莫测，只有少数人看，供组织查证使用，老百姓是不能涉足的。其实，掀开它的神秘面纱，可以发现其大部分内容在适度的范围内是可以公开的，可以作为一种资源供社会共享，没有保密的必要。高校人事档案内容分为履历、自传、考核、专业、证明、党团、奖励、错误、工资和其他类等十大类。其中专业即业务档案，共内容是可以公开的，经整理后可作为人事资源信息。人事档案中的年度考核、党团、奖励等也可公开。这样，高校人事档案就可以在作为资源共享的同时，接受群众和舆论的监督，使之更好地为公民服务。

（四）健全档案管理制度，提高档案信息化管理水平

高校档案制度建设是档案管理中重要的工作，是一项经常性的工作，因此，要加强高校人事档案的建立和健全，规范高校人事档案管理，特别要重视高校人事档案信息化管理，制定信息发展战略，并分阶段、有计划的加以实施。应遵循“科学、实用、适用”原则，确定高校人事档案信息化建设的长期工作目标和近期工作任务，以“收集、管理、利用”三大环节为主线，以信息集聚、整合、为原则，构筑高校人事信息化管理平台，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪服务系统。

作者：王斌单位：宁夏大学档案馆