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信息化下医院文书档案管理探索

发布时间:2020/12/4 8:33:40   阅读:

【摘要】随着医药卫生体制改革的不断深入,医院在强调公益性的同时,要提高医院的运行效率,传统的文书档案管理已经不再适应医院的发展要求,医院档案的信息化建设是档案管理工作的必然趋势。本文介绍了文书档案管理的现状、实行文书档案信息化的应用及存在问题,针对文书档案信息化管理的可行性进行探讨。

【关键词】信息化;文书档案;前端控制

1引言

医院的文书档案作为医院日常管理工作的重要内容,记载医院自身发展历程,是医院管理层进行管理决策的主要依据之一,对医院发展起着不可忽视的重大作用。

2文书档案管理现状分析

2.1文书档案管理理念滞后,缺乏必要的软硬件投入。由于档案工作不能直接产生经济效益,在大部分医疗单位档案部门被边缘化,文书档案的资源利用率较低,没有充分发挥其应有的作用。经费投入不足,软硬件设施落后,档案保管设备缺失或老化,未达到档案室“九防”要求,容易造成档案的丢失或损坏,不利于档案的安全保管[1]。文书档案信息化管理水平落后,无OA办公系统和档案管理软件,各类文件以纸质形式在各部门流转,降低了工作效率,造成管理成本的大量增加,没有充分运用电子信息化给我们工作带来的便捷。

2.2文书档案收集归档方法单一。医院文书档案主要包括人事档案、技术档案、科研档案、专利档案、基建档案、设备档案等,其收集涉及医院的多个职能部门。文书档案收集归档的方式单一,普遍采取的是职能部门主动上交本部门的资料,有些职能部门出于保密或查询等因素考虑,文书档案不及时移交归档,造成医院文书档案收集的不完整。

3医院文书档案管理信息化的重要性及意义

3.1查询便捷。档案的信息化管理不仅打破了档案借阅的时间、空间限制,而且仅需通过输入关键词就可快速浏览到所需查阅的内容,查阅一份档案在几秒钟内完成,极大地缩短了医院各类档案查询和调阅的时间,还可以实现多人共同查阅,这是在传统的纸质档案时代不能企及的,提高了档案的利用效率,更好地发挥了档案的作用。

3.2降低原始档案损坏、遗失风险。原始档案多以纸质为主,对保管环境和保管方法要求较高,存放、借阅、查看过程中存在着虫蛀、污损、丢失等诸多风险。通过对原始档案进行扫描、存储等一系列信息化处理,原始档案可以以电子形式呈现,有效减少了各种珍贵的档案原件的使用频率,从而降低了原始文书档案被损坏和遗失的风险。

3.3节约人力成本。传统的纸质档案时代,档案管理人员整天埋头于成堆的纸张中,每一份文件都要经手编页码、装订,有损坏的还要修补,一份文书档案的完成要花费的时间较长。实行文书档案管理系统后,有文件管理、档案管理等若干模块,档案管理由医院职能部门档案人员和档案部门档案人员共同完成,OA系统的文件不需要著录,只有外单位来文要手工登记,在文件分类、设置目录号环节只需提前在系统内设置好,自动生成,文件鉴定环节可通过检索选中若干份文件进行成批鉴定,等等,这些都节约了大量人力成本。

4文书档案管理信息化的前端控制

4.1健全文书档案管理制度,严格监督考核。文书档案规范化管理需要以严格的管理制度为基础和保障。根据国家和上级单位档案、文书档案相关规定,结合医院的实际情况,制定切实可行的文书档案管理规章制度,明确文书档案的管理部门、归档时间、归档范围、移交程序等,建立规范的文书档案数字化建设制度,确保文书档案收集工作有章可循,有据可依。同时,制度的落实离不开严格的考核,把文书档案收集工作纳入医院的综合目标管理考核细则,细化到各个职能部门的日常工作,进行不定期的考核,结果与部门绩效挂钩,切实发挥激励约束作用。

4.2优化档案收集方式,加强文书档案管理队伍建设。文书档案管理信息化对档案人也提出新的要求,不仅要具备档案管理的相关知识,还须掌握利用文书档案管理软件规范管理文书档案的能力,包括熟练使用计算机操作系统、文书档案管理软件,提升使用管理软件存储和处理档案的能力,充分发挥电子信息系统的功能[2]。由于文书档案涉及多个职能部门及档案人员工作范围所限,无法判断各职能部门所移交的文件材料是否齐全和完整,档案部门管理人员要改变传统的“坐等上门”收集方式,化被动为主动,可以在每个职能部门指定一名同志为兼职的文书档案人员,由他们负责本部门的文书档案的收集工作,向单位档案部门进行文件资料的移交,全员参与到文书档案的收集工作。这也是遵循我国文书档案管理工作“统一领导,分散管理”的基本原则,档案部门管理人员需要对各个职能部门兼职文书档案管理员定期进行相关的档案知识、电子信息文书档案管理的相关知识的培训和考核,视工作情况进行加分或减分,在当月的个人绩效中予以体现,充分调动其文书档案管理工作的积极性。

4.3文书档案的电子化系统的安全保障。档案利用是档案作用和价值的最终体现。随着档案信息化进行的不断加快,网络环境下,电子档案利用的信息安全保障是一个已经面临而又无法回避的问题[3]。这就要通过各种网络安全技术预防档案信息安全危害,针对文书档案资料的保密级别进行软件开发和设计,根据文书档案的保密级别进行加密处理,建立文书档案的查阅权限,在自己权限之外的查询,要经过相关审批流程,待批准后才能执行,实现不同级别资源共享。同时为确保档案管理系统的安全性,要确保专机专用,移动存储产品要进行杀毒处理,要加强电子档案信息的安全防护,装载病毒防火墙,每天进行系统安全检查,对档案管理系统的信息进行备份。

5讨论

5.1调阅审批体系有待加强。档案的借用,在档案系统中一般都是档案管理员同意授权,在医院实际管理过程中,是需要加入层次审批管理的,如分管领导要同意,绝密级档案设置是需要最高领导授权才行的,档案管理系统不能单独实现,需要借助OA来完成。

5.2不同系统之间数据对接尚未实现。单位的收文来源于不同的系统(医疗单位的收文来源于卫健系统),需下载下来,转换到本单位的OA办公软件,在各部门间进行流转和办理,可能会产生漏发和文件处理不及时,增加工作量和人力成本,需要在两者之间作一个关联的接口,这是软件开发人员亟待解决的问题。

6结语

综上所述,文书档案信息化是适应医院现代化管理的需要,顺应时代发展的要求,提高了医院的工作效率,控制了医院的运行成本,利于医院管理层的分析和决策,推动了医院的经济效益和社会效益的双丰收。

【参考文献】

[1]刘宇蕾.高效做好文书档案收集工作之我见[J].兰台内外,2019(7):55-56.

[2]李桂萍.新时期医院文书档案管理工作办法研究进展[J].实用心脑肺血管病杂志,2017(7):219-221.

[3]马仁杰,刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯,2012(3):56-60.

作者:邹云 汤晶颖 宋贵强 单位:南通市口腔医院

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