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高职院校电子档案管理工作发展现状

高职院校电子档案管理工作发展现状

【摘要】计算机的发展拉动着自动化办公程度不断提升,高职院校应用电子档案极大程度上提高了档案部门办公效率,但是管理电子档案工作还存在着一些问题,需要探索新的管理途径,文中对高职院校的电子档案管理工作发展做了简单的论述。

【关键词】高职院校;电子档案;工作途径

高职院校档案管理工作比较繁重,而电子档案的应用可以将复杂的档案管理工作简单化,电子档案管理具有及时查阅档案、完善档案、易保存等优势,高职院校应用电子档案管理档案工作已经是必然趋势,需要各高职院校根据自身情况有效地运用。

一、电子档案管理工作的现状

电子档案的一些文件信息难以持续识读,电子档案与纸质档案相比的优势是准确、方便,但是计算机的软件和编码方式的变化,使系统运行的环境发生变化,极易造成文件不可读,由此需要高度重视这一问题。档案管理人员对电子档案管理的重视程度不够。一些档案管理工作者,习惯将纸质档案作为档案保存的载体,不重视电子档案,只是将电子档案作为副本来保管,没能做到及时打印或备份文件,很容易造成重要文件信息丢失。管理人员对电子档案管理观念的认识不足,在一定程度上阻碍了电子档案管理工作的开展。电子档案还缺乏一定的安全保障。电子档案是以电子文件形式,以计算机的磁盘或者光盘等材料为载体,以数字编码的形式来记录并保存信息,若出现管理不当或者非法技术操作等情况,很有可能给电子文件带来安全隐患。

二、发展高职院校电子档案管理工作的对策

(一)实现科学化电子档案管理。高职院校需要推行标准化的著录电子文件,保障电子档案文件的可读性要求,在软件升级时积极地做好文件打印或者备份工作,防止档案信息流失,积极应对电子档案文件不可读的问题,管理人员需要及时对软件进行更新,做好计算机的管理工作以及计算机的清理工作,保证电子档案文件信息可及时调阅、查档等。高职院校可以与软件公司相互合作,建立并完善属于自己院校的电子档案信息管理系统,督促管理人员做好电子文件收集信息的完整性,做好电子信息文件的识别和标识工作,做好档案信息变化及时录入工作,将文件信息完整准确的纳入数据库中,实现统一的管理,同时做好防火墙工作以及安全病毒查杀能力强的软件,防止由于非法侵入造成档案流失的问题,提高本校电子档案管理的水平,保证档案信息的安全。

高职院校需要建立健全档案归档制度,电子档案的管理工作涉及的内容较多,且需要管理人员具备一定的技术能力,需要高效的各个管理部门及时给予及时的配合,及时将本部门相关的档案信息及时上报,由档案信息的管理人员及时进行信息归档工作。做好高职院校的电子档案管理工作,需要以管理制度为依托,将其纳入到高校管理工作的程序中,由电子档案管理人员负责严格把关,做好定期收集专用软盘工作,同时跟进各个户头管理,根据档案归档的标准类选择储存文件的格式以及文本归档工作,在进行档案归档时,需要充分地了解信息的始末,保障电子文件信息的真实程度,形成电子档案后,要对电子档案进行及时的跟踪和监控,按照电子档案管理标准进行档案的整理、档案鉴定以及档案归档等工作。

(二)做好电子档案实体保存工作。电子档案的实体保存载体主要是光盘,负责档案管理工作人员需要做到轻拿轻放,将其放置在防磁柜中,并使其保持直立的状态,防止由于堆叠或者摩擦造成光盘出现变形或者划痕。要保证贮存光盘环境具备适宜的温度与湿度,防止光盘出现老化或者受潮的情况,其温度需要控制在14℃~24℃,保存的湿度控制在40%~65%内。除此之外还需要做好避光工作,防止光盘受到紫外线的照射造成过早老化的问题,定期对光盘进行复制,在进行光盘转存贮时,需要保证编号前后一致,每五年左右进行一次光盘复制。最好档案的分类管理工作,大多数高职院校都有很多的电子档案文件,需要根据不同的类别进行划分,主要分为基建类、设备类、学生档案、职工档案等。其中基建类的档案最终输出是以纸张的形式,用计算机进行打印,在进行管理的过程中,需要按照相关的要求将档案信息输入进去,对纸张文件进行扫描,根据其编号和图号以及案卷号进行保存,保证用户端可以检索到图纸资料。

(三)加强对电子档案管理人员的管理。高职院校的电子档案管理工作正在向现代化方向发展,电子档案的管理工作将会更加规范、科学,对管理人员的要求也将越来越高,由此高校必须建立专业的电子档案管理职位,提高管理人员使用电子计算机的能力以及提高其管理工作的能力,定期对管理人员进行培训,使其可以及时接受并应用先进的管理技术以及管理理念,提高其操作计算机的能力,提高其对电子档案管理工作的重视程度。电子档案的管理人员需要做好日常的档案室管理工作,及时进行电子文件的复制工作,同时保证电子档案载体储存的环境干净整洁,提高电子档案的使用寿命。

三、结语

高校应用电子档案管理档案工作,可以有效地实现档案资源的共享,可以及时地更新各类档案信息,有效缩短查档、归档时间,降低档案管理工作的强度,高职院校需要及时地解决电子档案管理工作中存在的问题,充分发挥电子档案的作用,提高档案工作的管理效率。

【参考文献】

[1]王建.试论高职院校电子档案管理工作发展[J].经营管理者,2013(02).

[2]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).

[3]吉顺霞.电子档案管理在高职院校的应用分析[J].办公室业务,2014(07).

作者:朱柳红 单位:湖南有色金属职业技术学院