第一篇 一、医院电子文件管理存在的问题

1．电子文件不能取代纸质文

在多年的管理过程中形成的纸质档案，是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。医院的电子文件只是纸质文件生成、运转过程中产生的一个附属品，目前还没有完全独立存在的能力和价值，尚不能取代纸质文件的存在。

2．声像档案尚未集中统一管理

我院的声像档案多形成于宣传科，医院各科室有时也自行拍摄一些资料，因此，多数声像档案都还保存在各部门，没有统一到综合档案室里保管。

3．档案管理人员的素质有待提高

档案管理人员素质普遍较低，知识面较窄，特别是对网络安全、计算机技术、数据库技术等相关知识了解不多。加强档案管理的继续教育，是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

二、做好医院电子文件管理工作的对策

1．健全制度，明确责任

由于电子文件具有分散性，医院每个科室都有可能成为电子文件的形成者。因此，必须建立医院档案管理员的网络。为防止重要资料的遗漏，在医院各科室设立一名资料管理员，及时上报各科的电子文件资料。

2．加大投入，实现现代化管理

用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率。同时，利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便、简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

3．尽快改善档案人员的知识结构

档案人员必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，以适应信息技术发展的需要。因此，档案管理人员要通过业务学习和技术培训，尽快地掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

4．归档数据备份与保管工作

对于长久保存的电子文件，拷贝到耐久性的载体上，一式二套。封存保存一套，借阅一套，并要定期进行复制，以防止信息损失，这样可以大大提高安全性和可靠性。电子文件应存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备要求有控温、调湿、防水、防尘、防光、防雷电、防磨损、防强震、防病毒等措施，还要特别注意对电子档案进行定期检测和拷贝。

作者：金莲姬单位：珲春市医院档案室

第二篇 1问题

1.1电子档案的管理问题医院的档案管理由综合档案室负责，一般只收集整理文书、会计、人事、基建、科技和设备档案。由于行业管理的要求，医院的病历档案由专门的病案室管理，而各种影像图文档案、病理切片档案、检验档案及日常办公产生的电子资料档案，分别由各业务科室收集管理，不便于综合利用，也不利于档案的完整性和安全性，导致了档案管理职责不明确、管理不到位和多头管理的现象。同时，电子档案具有非人工直接识读性，对计算机系统依赖性较强，各业务科室在日常计算机管理中对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在管理不到位现象，对电子档案收集、整理、鉴定、归档等具体要求知识匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏。

1.2档案管理人员的专业素质问题医院医学专业技术人员所占比例高，档案管理是附属性工作，档案人员多是行政、医技部门转岗者，档案专业人员少。岗位配备比较随意，流动性大，存在着人员老化、专业知识老化、知识结构不合理、思想观念和管理水平相对滞后等问题，亟需在医疗技术知识、医院管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面学习提高，以适应新时期档案事业发展的需要。其他人员档案意识较淡薄，工作中将电子文件随意存放在各自办公室电脑中，不能及时归档，影响了电子档案管理水平的进一步提高。

1.3档案管理所需资金问题档案工作是一项需要长期投入的工作。医院为提供更好的医疗服务，通常会加大医疗仪器设备的资金投入，而忽视档案保管方面软硬件环境的改善和提高，在电脑的更新换代、专业档案软件的配置、扫描仪、刻录机、防磁柜、大容量硬盘的购置等方面，投入明显不足。因此，在加快档案设备的现代化建设、推进设备更新方面，还有不尽如人意的地方。电子档案管理涉及医院的每个科室，虽然部分科室通过连接本院的档案管理信息系统，获得了信息资源共享，但是档案管理工作网络建设还不健全，如何与医院管理整体网络融合统一，尚需进一步投入和规范。

2思考

2.1制订严格的管理制度制度建设是做好档案管理工作的重要环节。为维护档案的完整与安全，医院必须建立严格的电子档案操作制度和安全保密制度，实行电子档案负责制，经办人员在电子档案的形成、移交、利用过程中签字负责；加强安全防范意识，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载的安全等级和访问权限设定；建立电子档案备份制度，定期检测和拷贝，多重加密备份，确保档案电子信息数据在保存、传输、使用过程中的安全和稳定；系统设备更新时，制订严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行；建立健全电子档案跟踪记录，实现电子档案的动态管理，使医院的电子档案工作按规范化的流程进行，确保实现文档真实、完整、有效。

2.2建立完善的管理平台医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络，是医院档案管理的重要保证。通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、要求，这种管理模式有利于统一领导、统一操作、统一保管，有利于监督各部门的档案管理工作，有利于电子档案保管的安全、完整和规范，也有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。利用计算机和网络技术，建立医院自己的档案管理信息系统，将重点科室相互连接，实现综合档案室与临床病区、医技科室、行政职能科室之间的信息资源共享，快速、准确、便捷地为查档人员提供信息查询和传递服务，降低医院运行成本，拓展档案利用功能，提高档案利用效率。同时，深化档案信息的网络编研工作，将静态的档案信息转化为动态的数字信息，优化档案质量，并通过与互联网连接，为医院档案的对外服务提供窗口，也为档案信息资源的共享创造契机。

2.3加强医院数字化资源建设要加强医院档案数字化资源建设，必须做好医院馆藏资源数字化、社会资源医院馆藏化两个方面的工作。医院馆藏资源数字化是依据医院的学科特点、科研目标和发展方向，通过建立多个不同的数据库、检索路径，实现文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、病历档案及基建设备档案等按目录检索、主题检索和全文检索等分类查询管理，使电子档案的利用更加方便快捷。同时，还可根据诊疗和科研的需要，对相关的病历、学术论文等做数字化技术处理，在此基础上建立全方位搜索引擎，为利用者提供网上查阅、复制和下载服务。社会资源医院馆藏化是指对社会上已数字化的医疗信息资源进行收集、整合和利用。通过拓展网上资源，对医疗信息进行搜索、过滤，将医疗资源分门别类地加以组织、利用，实现对医院档案不断充实和丰富的目的。

2.4更新档案人员知识结构医院档案管理要实施数字化建设，必须注重对现有档案管理人员进行信息素质培养，突出信息技术、网络技术的专业教育，使之紧跟信息化的发展步伐。数字时代的医院档案管理人员既要具备档案专业的理论知识，又要兼备一定的医学、计算机技术、网络技术、通讯技术和管理知识，还要通晓知识产权保护和网络安全维护知识，成为一专多能的档案专业复合型人才，以更好地为医院信息化建设服务。

2.5逐步加大资金投入加大资金投入，引进现代化的技术和设备。一方面，提高档案保护技术和设备的现代化，既要配置性能较优越的计算机、扫描仪、刻录仪器及科学安全的存贮载体，也要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，还要建立安全有效的存储空间，配置档案库房的除湿、空调设施及高效灭虫、灭火设备，以保障电子档案正常、有序运行。另一方面，引进高效便捷的计算机管理系统，用于医院业务、行政各类电子档案的收集整理归档工作，减少档案存储空间，提高档案利用效率，这既有利于维护电子档案存储的完整有效，也方便查阅者及时准确地查找、阅读、复制相关档案信息，从而实现医院电子档案管理的数字化、自动化和现代化。随着科学信息技术的发展，医院档案管理工作必须从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代步伐，从而促进档案事业的可持续发展。同时，医院电子档案管理工作中还存在着许多问题，档案管理人员只有通过更新知识结构、加强制度建设、采取技术防护措施、做好科学归档工作、提高综合素质等途径，不断提高电子档案管理的业务水平，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业作出贡献。

作者：许建伟单位：泰安市精神病医院政工部