一、应用信息技术管理电子档案存在的风险问题

1.电子档案储存的安全性问题

医院保存的电子档案大部分是属于重要的文书材料，如今很多储存设备具有高速读写的速度，如果被盗取了，受侵害的程度是非常大的。其次，因为信息化手段所使用的都是统一的字体与标识，丧失了手写汉字的特点，这样也不利于对真假进行鉴别，导致被侵害的文件不易被察觉。另外，网络传输的风险性也很大，在传输的过程中存在被修改、被恶意破坏、被盗用等风险。因此电子档案储存的安全性问题是不可忽视的。

2.电子档案管理的长期可读性问题

电子档案的信息存储在不同的载体上，信息的读取与储存需要指定的设备，这样会导致信息对软硬件的依赖。当前信息技术等发展非常快，计算机影响的更新速度也非常快，若是在兼容性方面出现了问题，也有几率会让信息丢失，直接将电子档案的使用寿命缩短。

3.电子档案管理人员的综合素质问题

应用办公自动化对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。如果引进了现代化的设备，却不能得到充分的利用，那么就谈不上档案管理信息化。

二、信息技术在电子档案管理中的具体应用

1.提升设备的安全性，确保电子档案的安全性

前面提到电子档案在网络传输过程中存在一定的安全风险性，因此，要重视这个环节，要针对性地加强档案储存设备的安全性，方法可以是：对相关软硬件进行检查、更新、升级、维修，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，要以此为职责设立网络安全监督员，定期对存档的电子文件，特别是重要的电子文件进行备份与更新，还要加强身份验证、数字签名、网络防火墙等等，利用这些手段来提升设备的安全性，最大限度地保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的保密性、发展性、持续性、安全性。同时，应用办公自动化技术进行电子档案管理时，必须遵照相关的要求，在使用的过程中不能擅自修改与下载，最大限度地防止电子文件被其他用户进行非法使用或者随意修改，进一步提高其安全性。

2.完善相关规章制度，对电子档案操作流程进行规范

首先，在利用信息技术对具体的电子档案进行管理的过程中，要以实际情况为出发点，对相关制度进行科学完善，如电子文件保密制度、归档制度、用户身份确认制度等等，从而最大限度地保障电子档案管理中的安全程度。最后，在实际的工作过程中，应该构建一个相对规范的电子档案管理制度与操作标准，需要将各个部门的储存格式、处理手段进行统一，对保管、使用、收集等各个环节的标准进行完善与规范，最大限度地防止在转换过程中又或者兼容性的问题导致电子文件被破坏，杜绝在实际操作过程中出现漏洞，同时更要保障电子文件制作与检索过程中与电子档案管理及时同步。

3.利用信息技术分步推进，实现电子档案信息管理

要坚持从实际出发，在医院推出总体规划条件下，制定出符合要求的分期方案。然后，重视所有电子档案管理必须重视的环节，就是特殊性与安全性，从而构建系统平台，制定规范的管理模式。最后，需要对电子档案数据进行积累，在这个过程中，我们要长期坚持，要知道这不是一朝一夕就能完成的工作。因此，只能从实际出发，根据医院现有的资源，加以充分利用，来对阶段性的目标进行明确。基于目前医院电子档案管理信息化的现状来分析，必须要分步推进，实现电子档案信息化管理。最后需要加强这方面技能与思想方面的培训，从而拥有正确的电子档案信息服务意识。

4.强化技能培训，提升电子档案管理人员的综合素质

医院要着力组建或打造一支专业化的电子档案管理队伍，在选配相关管理人员时，要选择作风正派、责任心强、政治上可靠的，真正能够在实践工作中坚持原则和立场，能够快速适应信息技术发展要求的专业管理工作人员担任单位的电子档案管理工作。同时，还需要侧重于对电子档案管理人员的专业化培训，定期组织培训业务知识，努力提高工作人员的管理知识，熟练掌握如何收集、鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把电子档案管好。要做好新时期的电子档案管理工作，必须努力学习、熟悉现代信息技术，以更好地做好医院电子档案管理工作。

作者：王丹单位：普陀山社区卫生服务中心