电子档案资源利用问题分析

原始管理与现代管理交叉影响查询利用

手工管理档案分类较细，应用到电子档案管理上，形成多界面管理。利用者在查询时，无法快速、全面搜索信息，只能多个界面逐一搜索，甚至是在多个数据库中选择，获取的信息量具有局限性。

利用者的认知能力影响电子档案利用率

对于公共资源的电子档案，由于受到知识程度及传统意识的影响，接受电子档案查询的利用者相对较少，尤其是企业中老年利用者，受到知识更新的限制，利用电子档案的几率较低。

基础建设落后及软硬件环境匹配不到位

目前，一些档案馆用于资源利用的网络环境及业务基础建设，远远不能适应时展的要求。软件上去了，硬件跟不上。点上去了，面铺不开。做不到全面推进，广泛覆盖，因此子影响档案利用率的提高。

档案馆人员的业务水平低及持续服务跟不上

表现在继续培训教育不完善，致使档案人员利用档案信息的技能和专业知识匮乏，无从谈服务。另一种是只注重建设，忽视对档案资源的宣传及在线咨询服务，电子档案资源利用持续服务受阻，使电子档案资源信息不能充分发挥效能。

提升电子档案资源利用率

对电子档案资源进行整合

对电子档案资源的整合，要区分开对馆藏的各种电子档案资源的整合和对网络信息资源的整合，对馆藏电子档案资源的整合，就是要将电子档案与其它档案资源一样纳入档案馆的目录体系中，完成电子档案与其它载体档案的有效连接，从而为科技人员提供一个简洁、统一、方便的检索界面，便于科技人员对档案馆的所有档案资源实现一站式服务。对网络信息资源的整合，就是针对网络信息资源繁杂、提供的信息资源途径多样、检索方法不一的特点，对其进行深度整序和综合处理，在主页上链接的方式建立信息导航系统，将网络上随机无序，良莠并存的信息资源转化分类有序、高速配送的增值信息，使其成为馆藏的补充资源。同时还要对电子档案资源进行目录控制，除利用搜索引擎工具检索电子档案资源外，还要对电子档案资源进行适当的人工标引，以提高查准率。

建设有特色电子档案资源

有特色就有优势。企业档案馆应根据本系统特点，准确定位，集中优势建立有自己特色的电子资源，保证本企业的电子资源具有权威性、新颖性、特色性和系统性，形成自己特色的电子资源馆藏，以便资源互补。要结合本单位的生产，着力处理好“少而精”和“少而全”的关系。“少而精”要突出“精”字，不贪大，只求精，以“精”为核心。“少而全”要突出“全”而不失缺，尽管条件有限，电子资源建设有限，但一定要保证主要的必备的电子档案资源不缺项，为生产、科研、技术改造提供完整的详细的档案保证，这样既保证电子资源的有效利用，又防止资源闲置。

提高利用者利用电子档案能力

做好培训、指导是提高利用者利用电子档案资源的方法和技术的有效途径。一是对利用者做好培训、指导通过详细介绍档案馆各类电子档案资源及其使用方法，使利用者能尽快了解档案馆的电子档案。二是对馆员进行电子档案检索培训，系统介绍计算机检索，下载和档案处理的基础知识和基本技能，增强对电子档案资源的利用能力。三是在电子阅览室设立咨询台，安排技能较高的机读目录检索指导员，解答利用者的各种咨询。

加大软硬件建设和改进服务方式

随着电子档案资源的扩大和电子档案资源使用人员的增多，软硬件建设也要不断加大，以满足利用者的实际需要。一是计算机的数量要有保障，计算机的运行速度要能根得上，要有供利用者使用的各种电子档案检索的计算机，供利用者自行上机检索、使用电子档案资源。还要有配套的供打印、下载存盘、光盘刻录、扫描等服务，便于接纳不同层次的利用者。二是扩大企业网络覆盖面，企业网络具有距离短、延时少、相对成本低和传输速度快等优点，要达到在企业不同地点的计算机都与档案系统网络互联，以共享软件、硬件和数据库电子资源［3］。档案馆还可以开设面向利用者的电子阅览室，可以在档案系统网络提供目录检索服务，使科技人员在网上实现检索档案浏览全文(保密除外)，办理预约及借阅手续等服务，逐步实现档案馆的“电脑化”和档案资料查询的“网络化”，尽可能的为企业职工提供优质的网络服务，方便工程技术人员，提高效率。

加大电子档案资源的宣传力度

调查证明由于宣传力度不够，利用者不了解电子档案资源，是导致电子档案资源利用率不高的重要因素之一，因此加大对电子档案资源的宣传工作十分必要，除了继续做好对科技、工程技术人员的培训之外，还要利用企业网络、宣传手册适时进行宣传和介绍电子档案资源。让他们对电子档案资源更加认识和熟悉，讲解检索利用电子档案资源的利用方法和技巧，激发他们对利用电子档案资源的兴趣。在档案馆网络主页上设立咨询窗口，开辟培训服务窗口，也可以达到宣传利用的目的。

提高档案馆员的综合能力素质

对于档案馆无论是传统档案还是电子档案资源建设，是一个长期选择，逐渐积累的过程，需要有知识渊博，爱岗敬业的馆员，根据本系统生产和科研发展的需要，不断地听取利用者的建议，长期精挑细选，、广泛采集，才能达到馆藏丰富，保证需求的目的，要提高企业档案馆电子档案资源利用率，档案馆员所具备的知识和技能显得尤为重要。一是专业化技能，馆员不仅要有扎实的档案学专业知识，还要具备广泛的其它学科知识，如计算机操作技能，系统开发和维护，信息检索技术等。二是还要注重本学科领域最新发展趋势，为企业提供高效优质服务。还要不断接受专业基础知识、计算机知识、信息学知识、网络知识等相关知识的继续教育，不断接受岗位培训，及时补充更新各种专业知识技能，使之成为具有较高综合素质的档案馆员，更好地为生产、科研服务。

本文作者：王玉梅1张丽2作者单位：1内蒙古包钢钢联股份有限公司线材厂2包钢集团设计研究院