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电子文件在归档中的困难

电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的鉴定难以实现。电子文件制作者不一定像纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使职责,有时只制作一个窗口,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个窗口可以在众多计算机上显现出来,也可能被不同的收文者拷贝到他的计算机存储器上保存起来,在不同时间不同地点由不同人获得的同一内容文件,可以毫无区别,无法区分原件和复印件。

电子文件非实体归档的特性。不论电子文件实际存放在什么位置,都可以做到在不改变物理存储职能的情况下进行逻辑归档,已经归档的电子文件可能分布计算机网络的各个角落,我们接收来的文件只是这个文件的存放路径,真正的电子文件并没有归档。一旦它所依赖的计算机网络出现问题,电子文件就可能永远丢失。

电子文件信息与载体的相分离性。电子文件不再具有固定的存储介质,根据利用需要,可以采取不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,需要定期进行复制,转换载体,以防信息损失。一份电子文件没有固定的载体,无法通过载体来判定电子文件的原始性。

对原数据和背景信息的依赖性。原数据是关于数据(内容)的数据,例如,文件上下文的关系和结构就是原数据,电子文件的运作往往在网络上运行,操作者互不见面,体现背景关系的信息可能存储在其他地方,如不特意提供或补充这些原数据或背景信息,可能给电子文件的运作和归档带来问题。

电子文件不再具有特定的字迹。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨出其原始性。

归档电子文件对档案管理工作的影响

(一)纸质档案的管理经过几次的改革创新。随着社会的发展,档案管理日趋规范化、现代化和信息化,从原来的手工操作到目前的计算机操作,无疑是一次档案管理的进步和突破,过去文件的形成,由文书按年度收集立卷后,交到档案部门进行整理,随后再由档案部门进行分类、排序,最后归档上架。繁琐的工作流程带来了一系列的问题,如档案查考难,时间长,利用效率底等,因此使用电子文件归档势在必行。电子文件归档给档案管理工作带来了诸多方便,为档案的查询、利用提供了便捷条件。

(二)归档电子文件是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。一要逻辑归档,可在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程,可实时进行;二要物理归档可以把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程,可定时归档;三是归档电子文件的整理按DA/T22《归档文件整理规则》规定的要求进行。

(三)要想使用归档电子文件必须做到以下几个方面,一是它具有真实性,电子文件的内容结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致;二是完整性使电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损;三是有效性使电子文件应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

(四)归档电子文件的查询利用,不在需要对它进行类似纸质文件那样的查询,通过查询流程环节,不同的用户可以根据不同的需要,在使用权限的范围内,利用办公自动化系统对电子文件进行查询利用。

(五)移交、接收与保管归档电子文件时,应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案保管部门,进行集中保管。在已联网的情况下,归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行,但仍需履行相应的手续。其保管方法,要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

(六)移交、接收检验电子文件时,文件形成单位在移交电子文件之前和档案保管部门在接收电子文件之前,均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验,合格率达到100%时方可进行交接。

电子文件归档管理的对策

(一)加强对电子文件的组织领导,建立健全电子文件的归档制度。各级文献(档案)管理部门应根据自身情况,技术环境制定电子文件归档的规章制度,标准和内容,并按照《电子文件归档》要求,制定符合本单位实际情况的分类方案,电子文件的归档应严格按归档工作程序和步骤,实行文件集中统一管理,有效地保证归档电子文件的真实性、公正性和有效性。

(二)实现文档一体化管理。结合本单位实际情况,联合软件供应商,使文件管理软件与办公自动化系统衔接起来。目前,电子文件纸质文件转化成档案一般采取双轨制,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。搞好文献电子部门文件形成单位的协调工作,可以促使纸质文件管理和电子文件管理形成一个有机的整体。

(三)确保电子文件的原始性、正确性和准确性。电子文件的制作者、管理者和档案工作者应积极采取信息安全技术措施来避免文件在传输、处理过程中的错误,以保证电子文件的法律凭证地位。如:在电子文件形成过程中采取双密码随时进行加密保护;采用光笔签名等签署技术来确定签名者与电子文件的关系,表示作者对该电子文件的权利和责任;通过利用分组密码进行消息认证,对用户进行身份验证、设置防火墙等方式来防止其他系统网络用户对该机构信息资源的非法访问。

(四)建立存档光盘长时间可读的保障机制。为了保证光盘的长期可读性,降低光盘存档风险,应当对未进馆光盘把好质量关,对已经进馆光盘进行定期检测,并形成定期检测制度。

(五)做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为只读性文件,即只能读、不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。扎实有效地开展电子文件归档工作,为档案管理工作的整体推进奠定坚实的基础。

作者:黄丽平单位:黑龙江省鸡西市联通公司档案室

 

  发布时间:2013/6/22 11:53:42  阅读人次