档案管理的要点
前言：想要写出一篇令人眼前一亮的文章吗？我们特意为您整理了5篇档案管理的要点范文，相信会为您的写作带来帮助，发现更多的写作思路和灵感。
档案管理的要点范文第1篇
在信息化的社会里，合理有效地利用信息资源给档案的从业者提了一个很高的要求，需要相关从业人员具有一定的信息处理技能，并具有一定的信息管理能力。没有一定水平和素质的现代化信息管理人才，是没法在这个行业立足的。而在我国，我们的档案部门保管型人才过多，创新性人才较少；传统型人才较多，具有与时俱进思想的人才较少；管理人员多，而具有一定的信息处理能力的人才少。因此，必须改变档案行业从业人员结构单一、素质较低的状况，建立一支人才结构合理、具有较高素质的档案人才队伍。
二、硬件和软件的升级要跟上时代的步伐
在科技进步的同时，信息技术的更新升级的速度很快。在电脑的硬件方面，集成电路的集成度不断提高，硬盘的储存量不断加大。在这种情况下，档案管理的硬件也面临着升级换代的形势。在软件方面，不同的编码方案不断涌现，新的编码方案不断地在取代着旧的编码方案。在这种情况下，文件格式加速老化，旧的文件很难在新的编码方案下读取。因为一定的数字技术取决于技术平台的硬件和软件，这就需要我们适时更新硬件系统和软件系统，并将已存在的信息不断地升级,来应对信息技术更新升级的问题。
三、信息的准确性、时效性和网络的容量问题
时代在发展，电脑走进了千家万户，人们可以通过网络了解这个大千世界。随着人们素质的逐渐提高，人们对档案信息的质量、数量等要求也越来越高。同时，网络的点击量也开始加大。这些都给网络档案管理工作提出了新的要求。为此，网络档案管理人员必须具有较高的素质，注重档案信息的时效性；同时，掌握好网络的容量，以满足相关人员的需求。
四、信息的采集重视度不够
在我国，国内互联网有关信息采集工作具有很大不足。对于大多数网络档案管理者而言，网络硬件建设是摆在他们面前最重要的工作，想不到开发信息资源，并把能公开的档案信息发到网上。档案部门要想做好服务工作，就要开发出大量的档案信息资源，然后再通过互联网，服务于社会。互联网为档案的公开创造了良好的条件，因此，我们必须利用好互联网这个工具。
五、转变档案工作重心
随着互联网的发展，使得档案工作的性质有了变化。以前，档案部门管理纸质档案，信息很难流通。而现在，可在网上档案信息，档案部门成了一个信息采集与供应部门。所以，作为档案管理人员要做好工作重心的转变，将原来的实体档案管理向信息采集、开发，为大众服务转变，为了提高档案的质量，要努力提高自身素质，提高信息采集、开发、维护等方面的能力。
六、保密问题
在网络档案的管理工作中，保密工作是其中的重中之重。档案信息不是公开的，不是人人都可以看到的。档案的安全管理与档案的开放利用是一个矛盾的有机整体，因此，可以制定相关的政策和法律规程，把档案的秘密程度划分为几个等级，以确认档案是否能够进行严格保密以及有限的共享。例如：与国家安全和利益有关的档案，要受到相关法律法规的制约，有的可以在一定的年限后公开，有的属于永久保密。再如，可以设定一个这样的规章：严格保密的档案不能上网，一般保密的档案上局域网，不需要保密的档案可以上互联网。从业人员在日常的工作中，要对现存的档案进行鉴别、归类。根据相关的规定，灵活处理好档案的公开问题。该公开的一定公开，不能公开的要严格保密。总之，在开放工作中既要积极开发提供档案信息为社会服务,又要坚持保密原则。
七、防止网络攻击——病毒、黑客
档案管理的要点范文第2篇
关键词：建筑行业；工程档案；管理；要点
前言：建筑行业工程档案的定义为：建筑企业在以往或正在进行的各项社会活动中形成的、积累的、借鉴的各种具有记录功能的信息载体的总称，它的特点是直接、清晰、确定且记录完整。建筑行业工程档案的价值是指：建筑工程档案对企业所从事的社会实践活动的，凭证作用和情报作用，其外显的形式为建筑企业和相关人员做以客观存在物上的证明，具有实用性和有益性以及有用程度。
1.建筑行业工程档案管理工作的现状
1.1 建筑企业工程档案的分类。由于划分的角度不同，建筑企业工程档案的分类也有很多种类。例如：按照建筑工程档案的来源可将档案划分为外来档案和自制档案。按照用途可将档案划分为设计档案、施工档案和验收档案。按照效力可将档案划分为法律档案、法规档案、行业规章档案和内行管理手册档案等。
1.2 建筑企业工程档案管理的现状。首先，应该肯定建筑企业工程档案管理工作取得了相当可观的成绩，随着数字化和网络化的推进，企业档案的管理逐步走向正规，并且基本形成了一套适应我国建筑企业实际的，可操作的档案管理规范。其次，也应该看到目前我国的建筑企业工程档案管理工作距离国外先进水平还存在着不小的差距，这表现为物质条件上的，更重要的是意识和认知上的差距非常大。最后，还应看到我国建筑企业工程档案管理工作的机遇有很多，作为企业档案管理工作者应该抓住这个机遇，有效服务于社会和企业，更好地发挥档案的各种价值，更好地为企业发展和社会大众服务。
1.3 建筑企业工程档案管理存在的不足
首先，建筑企业工程档案的资料整理劳动强度大，工作时间长，单调乏味，收入偏低，这些因素在吸引人才方面存在着职业性的缺陷，很多企业的档案管理首先面临的问题是人员的匮乏。其次，建筑企业工程档案搜集和整理的关键阶段往往是建筑工程的收尾阶段，企业工作的重心偏重于施工和检查，大部分精力没有放到档案工作上，在管理意识上弱化了档案工作。最后，建筑工程档案分布于企业的各个部门和单位，这在组织形式上为实现档案的科学化、集约化管理造成障碍。
1.4 建筑企业工程档案管理不善的后果
首先，在工程建设中如果不注重档案资料的收集和整理工作将会为后期的档案工作带来巨大的麻烦。其次，建筑企业不能很好地利用工程档案的各项价值，失去了档案管理工作的意义和作用。最后，管理不善的建筑工程档案工作是企业管理水平低下的一个表现，同时档案管理水平的决定于企业的管理。
2.建筑行业工程档案管理工作的要点
2.1 加强对建筑档案管理体制改革的研究要定期对国家制定适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合建筑工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。
2.2 思想上要重视工程档案管理工作
工程建设中一般对工程档案管理工作不太重视。到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。鉴于上述原因，因此，在工程建设管理中，应该在思想上重视工程档案管理工作，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。
2.3 要制定工程档案管理办法
第一，做好档案管理事前控制，为保证档案管理工作的有序进行，实现对各种文件和记录有效控制，充分发挥档案资料在各个工作环节中的作用，应拟定档案管理事前控制办法，定各部门在档案管理工作中行为，明确各类档案的形成与积累、整理与归档、变更与修改、保管与传递、作废与销毁等事项。第二，做好档案管理的事中控制，在档案管理的过程中采取专门化管理和分散化管理的方式，建立本单位的档案编码体系，以加强对档案管理的事中控制。
2.4 加强对建筑工程档案工作信息化和网络化建设的研究。
大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，已经成为项目档案管理一个发展方向。
2.5 及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
2.6加强工程档案管理人员和有关技术人员进行培训。必须建立一支有专业知识、有文化素质、政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍。加强对现有档案人员的继续教育，要因材施教，继续教育的内容应根据各层次人员的情况，因人而异。
2.7 对建筑档案的验收要严格把关。
这是保证建筑档案质量的重要环节，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。
结束语：
进入新世纪后，我国建筑企业面临严峻的挑战和激烈的竞争，推进企业管理体制改革将会是一个重点，建筑工程档案管理也会在这一挑战和机遇面前发生新的变化，作为建筑企业档案工作者应积极学习和借鉴国外建设工程档案管理经验和手段，充分利用我们的本土化优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结完善建设工程档案管理的经验，促进建筑工程档案管理再上一个台阶。
参考文献：
[1] 蔡毅敏.当前建筑行业档案管理工作存在的问题及对策[J].城建档案.2008，07.
档案管理的要点范文第3篇
关键词：电子管理 图书档案管理 重要性
将图书档案进行电子管理最终形成电子档案，电子档案就是将具有一定价值的数据或文件进行整理、归档和保存而形成的电子文件。随着信息技术的发展，这种方便、快捷、有效的管理方式在图书管理中大受欢迎，提升了图书管理的电子化水平，成为图书管理工作顺利进行的最佳选择。
一.电子档案管理的优越性体现
1.电子档案方便快捷，能提高工作效率。相较于传统人工管理方式，电子档案管理最重要的特点就是方便快捷，工作人员无需再进行繁重的手工操作，只需用计算机处理图书的归档、检索等工作，这大大减轻了档案管理人员的劳动强度。同时，电子档案管理的准确性很高，操作起来也相对简单，增删信息的流程被简化，有效提高图书档案管理工作的效率。之外，电子档案的传输速度也相应加快，档案管理者通过网络传播就可以将档案传输给需要者，达到网络资源共享的目的。
2.电子档案管理能够防止文件丢失。传统图书档案管理都是纸质存档，很容易丢失或者损坏，一旦丢失或者遗漏文件只能靠拆卷重装来补救，繁重的工作给图书管理者增加了不小的负担和麻烦。电子档案管理就避免了这一问题的出现，本来进行纸质归档的文件上传到网络以后，可以随时补漏增缺，可以多复制几份进行存档，就不会出现文件丢失等问题。
3.电子档案管理形式多样，易于保存。传统的纸质图书档案保存方式较为单一，电子档案则不同，它的存储形式多种多样，包括文字、图形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的网络媒介中。纸质档案存在着被人乱涂乱画或被有意销毁的弊端，一旦损坏，很难有备份可以参考，那么，电子档案则不会出现这样的问题，它能够将图书档案长久的安全的保存下去，供人调配使用。
二.加强电子图书档案管理的策略
虽然电子档案在实际应用中已经取得了较多的成绩，但是在具体的图书档案管理工作中仍然存在很多问题，如电子图书档案管理的网络安全性问题，电子图书档案管理制度存在不完善现象，以及工作人员的业务水平有待提高等。因此，就电子图书档案管理中存在的这些问题，下面将一一提出解决策略。
1.提高电子图书档案存放空间的安全性。电子图书档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本条件，加强电子图书档案管理首先应该强化对电子图书档案存放环境的保护措施。因此，需要工作人员对办公场所加强管理，防止发生电击、火灾等突发事件，保证电子档案能够有一个安全可靠的存储环境。与此同时，工作人员最好将电子档案进行多个备份处理，放在不同的存储位置能够保证发生意外时及时予以补救。尤其是遇到电脑病毒入侵或者其他破坏程序的侵害时，因为有多个备份，就不必担心数据或文件大量丢失。
2.完善电子图书档案管理制度。在电子图书档案管理过程中，为了确保文件或数据的存储安全，务必要加强管理制度设计。要培养一批高素质高水平的工作人员来负责电子图书档案的编制工作，进行编制设计时要以确保文件真实可靠为前提和依据。而且，工作人员要以档案的级别作为划分依据，及时对图书档案进行整理、归档和保存，在存储之前必须要交给审查人员核实，以确保存储数据的准确无误。例如，针对单位档案的馆藏状况进行系统化整理，根据档案资料的实际情况来确定电子存储方式，包括照相机、扫描仪或者光盘的恰当使用，从而建立起相对完整的电子图书档案管理制度。
3.加强电子图书档案系统管理设计。除了提高电子图书档案的存放安全性以及完善电子图书档案管理制度以外，加强电子图书档案系统管理设计也显得尤为必要。电子图书档案管理系统的不健全会直接影响信息安全性，所以针对这一问题，需要设计者在设计管理系统时进行加密设计，并且定期更换密码，设置访问权限，以防止任何不法分子通过某些途径获取信息，破坏电子图书档案信息。同时，规定时间内要对管理系统进行维修和保护，防止病毒侵入而产生系统漏洞，以保障电子图书档案系统的安全性。
4.提升工作人员的业务能力和水平。电子图书档案管理系统省去了大部分人力，但是并不意味着不用任何人力就能完成整个系统的运作，在整个操作过程中，工作人员的业务能力决定了电子图书档案管理系统能否正常高校运行。所以，为了保证操作的安全，还应该加强培训工作人员的业务能力和水平，包括对计算机技术的掌控能力和网络知识水平等。
档案管理的要点范文第4篇
关键词：电子档案；档案管理；
电子档案是指依托现代化信息技术，把资料完整储存在计算机中，与纸质档案相对应，且能达到传统档案详细程度的一种新型档案模式。随着计算机技术的飞速发展，电子档案越来越被人们所接受，其数量也在不断增长。本文主要分析电子档案在档案管理中的重要性，希望通^科学、公正的分析，将电子档案的真实面貌呈现出来。
1、电子档案的基本要求
1.1 完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。
1.2 原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
1.3 真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
1.4 安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2.加强电子档案管理制度
电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。
2.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
2.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。
2.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。
2.4规范电子档案的利用制度
在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
综上所述，档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。
参考文献：
[1]王红梅.浅谈如何提升学校教科研档案管理的能力[J].经营管理者，2011（11）.
档案管理的要点范文第5篇
（河南省档案局 郑州 450003）
摘要通过对企业档案利用文献的量化分析与梳理，得出研究者更多关注利用时的安全与保密，而较少关心开放、公开和公示的结论。期望通过转变观念、确立共享理念、主动参与、运用信息技术和利用模式的多样化、个性化来改变企业档案利用的现状。
关键词 企业档案 档案利用 企业档案利用 现状 观点
中图分类号G27; C931：C931.4 文献标识码A 文章编号150605-7014
企业档案利用及服务工作是企业档案工作的重要组成部分，在企业档案工作研究中占有重要地位。“企业档案的利用指采取多种有效方式，提供利用者档案，及时满足用户利用需求。”而“企业档案的利用服务，是指采用多种有效的方式，直接提供企业档案及其信息加工材料，及时、准确地满足用户对企业档案的利用需求。”
一、企业档案研究相关文献总量比较
我们以知网数据库为样本库，以企业档案、企业档案工作、企业档案管理、企业档案利用、企业档案安全、企业档案保密、企业档案开放企业档案公开、企业档案公示这检索词，分别以主题、标题、
关键词 、摘要、全文为检索项，对检索的相关文献总量进行比较与对比。表—1是与企业档案研究相关的文献总量的对比情况。
从表—l的数据可以看出，虽然企业档案利用是企业档案工作的重要内容，但对于这问题的研究却远不及对企业档案工作和企业档案管理的关注。在五种不同的检索方式中有三种的文献占比数接近1%，一种检索方式的文献占比为2.21%。平均只有企业档案工作或企业档案管理文献的1/20~1/30。而企业档案开放、公开、公示等与企业档案利用直接相关的文献数量则更少，均少于企业档案安全和保密的文献数量。这表明有关企业档案利用研究中，人们更多关注和研究的是企业档案利用时的安全与保密问题，而较少关心和研究企业档案的开放、公开和公示。
二、改变企业档案利用现状的主要观点
由于企业档案利用需求的主体和形式都存在很大差异，这就要求企业档案利用服务必须针对企业档案利用的不同用户所希望的方式，提供相应服务。现实的情况是“企业档案管理受到国家档案管理体制影响，采用自上而下的分级管理方法，没有一个共同的目标和利用体系，在服务方式上还是被动地提供利用服务，档案室只负责接收档案、保管档案和利用档案，而不能去主动地了解掌握企业生产经营和科研开发对档案信息的需求变化，不能够针对性地提供档案信息利用。”对此，学者们提出了许多建议和意见，归纳起来有：
一是转变观念。企业档案管理人员应转变观念“面向市场，探索企业档案信息开发利用服务方式，主动出击开发企业档案中的有用信息，变“档案守护者”为“档案信息开发者”。
二是运用现代信息技术。“进行企业档案部门基础设施建设，积极采用现代化信息技术，丰富档案信息资源数据库，促进企业档案信息化网站建设，实现企业档案信息数字化、企业档案信息传输网络化和共享化，加强企业档案信息资源的开发、利用，进一步创新企业档案工作服务机制，为企业各项部门提供优质的档案服务。
三是参与企业文化建设。企业档案工作者应立足于企业档案管理和开发利用，积极参与企业文化建设，从而达到为本企业科技、经济发展服务的根本目的。
四是确立共享利用新型管理与服务理念。在企业档案管理的全部实践活动中，始终将注重解决实际问题、满足企业发展需求为重点，利用信息化、网络化优势，使企业档案管理更好地服务于企业生产、经营、科技创新等工作。
参考文献 [1]王俊艳．企业档案管理之我见[J].科技信息，2011，07:603+629． [2]乔振涛．对企业档案管理服务机关工作的思考[J]．档案管理，2009，04:75.
[3]朱松涛．基于价值网的企业档案信息资源共享模式研究[D].南昌大学，2013.
[4]李佳妍．企业档案信息化探究[D].云南大学，2010．
[5]张锐，论企业档案管理的模式重构与建设策略[J].黑龙江档案，2010，03：10-11.
