电子合同档案管理范文第1篇

【关键词】电子档案；纸质档案；整合管理；要求；模式

一、电子档案和与纸质档案整合管理的必然性

纸质档案和电子档案本质上都属于档案，都具备档案所具有的特点，但由于二者载体不同，这也使纸质档案与电子档案都具有自身的特点。在当前新形势下，为了保证档案管理工作的顺利开展，需要将纸质档案与电子档案两者综合起来，取长补短。电子档案以网络技术作为载体，储存时间较长，能够有效的保障档案的完整性，但容易受到病毒侵袭，安全系数不高。纸质档案以纸质文件作为载体，具有较高的安全系数，档案具有较强的真实性，而且档案在使用过程中更为清晰，但纸质档案不易保存，使用过程中检索困难。电子档案和纸质档案各有利弊，将二者进行整合管理，能够有效的发挥各自的优势，使其更好的为使用者服务。在当前电子档案和纸质档案共存发展的局面下，档案管理者需要及时转变思路，加快创新，制定有效的管理方案，不仅要积极应对档案电子化的转化，从多个层面来有效的提高电子档案的法律地位，同时还要做好纸质档案的保管工作，使电子档案和纸质档案都能够发挥各自长处，有效的保存好具有较强真实性和可靠性的纸质档案，同时更好的发挥电子档案的优势，对二者进行整合管理，有效的维护好档案之间的联系，从而为档案的使用提供更多的便利。

二、电子档案和纸质档案整合管理的具体要求

当前信息技术取得了较快的发展，将在档案管理工作中充分的应用，构建了档案管理网络信息办公平台。现代化档案管理主要针对电子档案进行管理，而传统档案管理模式主要针对的是纸质档案的管理。但在当前电子档案和纸质档案共存的形势下，现代化档案管理也需要对纸质档案进行管理。因此需要将电子档案与纸质档案进行有效的整合，有效的提高现代化档案管理的水平。

（一）同步归档。对于收集的纸质文件需要认真进行检验和审核，做好纸质档案的归档处理工作。收集的电子信息在审核完成后也需要及时进行归档。在归档过程中，无论是纸质档案还是电子档案都要与归档的要求相符，但相较于纸质档案，电子档案在归档时要存入到计算机硬盘中，同时还要标记上已归档的标记。

（二）同步整理。电子档案与纸质档案需要同步进行整理，这主要是由于无论是电子档案还是纸质档案都拥有一致的档案号，信息也基本相同，因此在整理时需要将电子档案和纸质档案采用合二为一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鉴定 。对于电子档案的鉴定最理想的情况是南计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限；纸质档案可随时鉴定，即时归档。

（四）同步利用 。在查阅档案时，我们可以通过同一著录的信息检索纸质和电子两种不同类型的同一档案。提供利用时，以电子档案为主。在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存从实质讲，电子档案与纸质档案整合管理理念，实际上主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。

三、电子档案与纸质档案并存的管理模式

纸质档案和电子档案都具有自身的独特性，而且所具有功用性也不同，当前二者并存于档案各个领域中。电子档案无论是在信息传输、开发利用等方面都具有较高好高效性和快捷性，而且更具有直观性和全面性的特点，这是电子档案独有的优势。相较于电子档案的这些优势而言，其安全性无法得到有效的保障，因此需要对纸质文件或其副本进行备份保存。当前电子档案和纸质档案共存是档案无纸化实现过程中一个重要的过程，二者共存发展有利于互补，能够有效的提高档案管理工作水平。在目前的管理阶段，电子文件和纸质档案管理采用的方式也不尽相同，主要有“双套制”和“双轨制”两种管理模式。所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为“双套归档”。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件（包括收文、发文和内部文件）进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。对于具备办公自动化管理和档案管理的软硬件环境，有可能实现“双轨制”的文件管理模式；相反在未实行办公自动化和档案管理环境的单位则可以对电子文件和纸质档案在归档期实施“双套制”管理模式。无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是，我们应认识到纸质文件作为档案的原件，具有电子文件不能取代的法律凭证作用，不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失，纸质文件不仅要归档，而且还需要进行必要的整理，更好地保管和利用。

四、结束语

在当前档案事业发展过程中，无纸化是档案工作未来发展的必然趋势，而电子档案和纸质档案共存发展是无纸化实现过程中必然的一个过程，因此在当前二者共存发展的形势下，我们需要了对电子档案和纸质档案两者之间的关系进行了解，并并对电子档案和纸质档案进行整合，使电子档案和纸质档案在归档、整理及开发利用等多方面保持同步性，从而有效的弥补各自的不足之处，充分的发挥电子档案和纸质档案的优势，以便于更好的推动我国档案事业的健康、有序发展。

参考文献

[1]田永丽.论电子方案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015.19.

电子合同档案管理范文第2篇

关键词：区块链技术；高校；电子档案管理；应用

电子档案内容的真实性，尤其是在区块链技术中哈希算法、时间戳等多种技术的应用，都能够在很大程度上实现对电子档案准确性的优化，同时降低档案被篡改的几率随着我国科学技术水平的发展，越来越多的现代化技术被应用在实际的高校电子档案管理环节，其中区块链技术就是近几年高校电子档案管理过程中比较常见的优化模式之一，合理的应用区块链技术不仅能够将现代技术中的分布式存储技术、识别技术等应用在实际高校电子档案管理的过程中，同时还能够推动高校电子档案管理的发展，进而帮助高校获得更加有效的档案管理目标。

一、相关理论概述

1.区块链技术的概述

区块链技术是近几年比较常见的现代化数据分析技术，其本质就是一个能够进行现代化分析的数据库，在区块链技术中，转变了原有网络中必须存在中心节点的弊端，将网络中的各个节点以平等的状态应用在系统中，从而通过各节点互相证明的方式实现保障数据信息准确性、安全性等目标。在区块链技术下，网络系统可以对所有经过节点的往来记录进行登记，从而保障这一技术中数据操作的可追溯性，从而在本质意义上提升系统管理过程中数据的安全、稳定。就区块链技术中的安全机制而言，通常情况下区块链技术中常见的安全机制大都表现为共识机制、去信任机制、防篡改机制、共同监管以及追溯机制等。这些机制的应用都能够在一定程度上实现保障系统中数据运行稳定性的原则，从而实现对数据真实性的提升。在区块链技术中通常会应用时间戳、哈希函数等方式对数据进行加密，从而确保数学在传递、使用过程中的相对稳定。比如，在通过哈希算法加密的环节而言，这一算法能够在一定程度上随机的为数据购置数字签名，进而实现对数据的加密保护。与此同时，在进行哈希算法加密后，应用为数据加盖时间戳的方式也能够在很大程度上实现对数据的二次加密，继而保障数据不会被二次篡改，从而完善原有的数据保护。

2.高校电子档案管理的概述及特点

高校电子档案管理是近几年高校管理改革中新出现在人们视野中的一种新型档案管理模式，这一模式顺应了现阶段大数据时代的发展背景，并将更多现代化的信息、数据处理技术与传统的高校档案管理融合在一起的一种高效、稳定的新型档案管理模式。就高校电子档案管理工作而言，这一工作将原有高校运行中纸质的档案进行了改革，实现在一定程度上纸质到电子层面的转变，同时推动了现阶段高校档案管理的发展。通过以往高校电子档案管理的研究，笔者认为就这一环节的特征来说大都表现在如下四个方面：首先，高校电子档案管理具备一定的社会性。高校作为社会人才培养的摇篮，这一特性的存在导致高校势必会与社会存在比较密切交集，高校将源于社会的学生，经由“打造”后在回馈给社会，同时高校研究的很多内容也服务于社会，这些都造成了高校电子档案的特异性，并在一定程度上影响实际管理工作的开展；其次，高校电子档案管理也具备一定的综合性，其档案管理的内容不仅仅涉及了高校所拥有的产业资料、科研资料、人才资料等多个方面，同时也囊括了实际教学过程中产生的教学方案等等，多属于高校电子档案管理中不可或缺的重要组成部分；第三，便是高校电子档案管理具备较强的系统性特征，受高校运行模式的影响，高校运行中的载体、数量种类繁多，也正是这些种类繁多的内容促使高校电子档案形成了一个相对独立的系统，从而为后续高校运行中存在的各类型工作提供支持，推动我国现代化背景下高校电子档案管理的发展。最后，高校电子档案管理也具备加强的通用性水平，这些电子档案的内容大都按照统一的教学周期、管理制度等予以记录，所以，可以认为这一内容具备较高的通用性水平。

二、区块链技术在高校电子档案管理中应用的可行性

通过对区块链技术和高校电子档案管理的研究，笔者认为将区块链技术应用在高校电子档案管理中应用的可行性大都表现在如下三个方面：首先，合理的将区块链技术应用在实际高校电子档案的管理过程中能够在很大程度上确保。其次，区块链技术的应用能够在一定程度上保障高校电子档案管理的安全性，一方面，这一技术的应用能够平衡原有高校电子档案管理系统中各不同组成部分的重要性，分散原有档案管理过程中的攻击，进而提升实际高校电子档案管理的安全性；另一方面，在区块链应用背景下，所有面向高校电子档案管理系统的攻击都将被记录、被追溯，从而在一定程度上实现对高校电子档案管理的保障。最后，区块链技术的应用能够在一定程度上实现对高校电子档案管理的全生命周期管理，同时促使高校电子档案管理朝向更加科学、高效的方向发展。尤其是近几年，随着我国高校教育体系改革的推进，在高校电子档案管理的重要性也逐步的凸显出来，区块链技术的应用能够从高校电子档案的生成环节入手，全面的覆盖到电子档案管理的各个环节，将高校中有关档案管理的多个部门凝聚成一个电子档案管理的整体，从而优化后续高校电子档案管理的发展，解决以往高校电子档案管理发展中存在的问题。

三、新时期开展高校电子档案管理过程中存在的问题

就我国实际的高校电子档案管理而言，随着教育体制改革的不断推进，原有电子档案管理过程中存在的问题也逐渐的凸显了出来，就以往的电子档案管理中存在的问题大都集中表现在学生档案管理和高校档案信息化管理两个方面：首先，就高校电子档案管理环节，随着我国高校教育普及程度的提升，很多高校的招生门槛都出现了不同程度的降低，这种门槛的降低在根本上导致了高校学生数量的激增，从而最大程度上提升了档案管理的难度。与此同时，随着学生数量的增多，相应的教职人员数量也会随之相应的提升，这些因素的存在都会在一定程度上影响实际高校电子档案管理的效果。其次，高校电子档案管理制度的不完善也是目前高校电子档案管理过程中比较常见的问题之一，尤其是近几年，随着高校电子档案改革的推进，原有的档案管理模式已然无法贴合时展对于电子档案管理的客观需求，如何在保障为学生们营造良好的传道、受业、解惑氛围的同时，保障学生们的档案信息安全就成为了现阶段高校电子档案管理环节迫在眉睫需要解决的问题。最后，高校电子档案专业管理人才的匮乏也会在一定程度上影响实际高校电子档案的开展效果。尤其是近几年，随着电子技术的革新，高校电子档案管理模式也随之发生了很大程度的转变，传统的高校电子档案管理人员已然无法在本质意义上满足时展对于高校电子档案的管理需求，从而限制了实际高校电子档案管理的顺利开展。

四、区块链技术在高校电子档案管理中的应用

纵观以往的高校电子档案管理而言，通常情况下传统的高校电子档案管理大都分为下述三个模块，即档案搜集模块、应用模块以及数据管理模块，这三个模块的相互协调才能够帮助高校更好的开展日常事物中的档案管理。下面笔者将分别从上述三个方面入手探究区块链技术在高校电子档案管理的应用：

1.区块链技术在档案搜集、整理中的应用

就目前高校的电子档案管理工作而言，通常情况下是通过定时、定点的方式将档案业务中集成的数据分享到相关档案管理系统中，虽然这种模式的应用在很大程度上减轻了高校档案管理工作的强度，但是，在实际数据形成、传输的过程中仍旧存在一定的风险因素，可能会对后续的高校电子档案管理埋下隐患，由此，在这一背景下，合理的应用区块链技术，就能够充分的让高校中的各个部门积极的参与到实际档案管理的过程中来，从而以“分布式”的状态开展有关高校电子档案信息的等级，并将其电子档案的副本留存在每个区块中，从而实现优化原有高校电子档案管理的目标。首先，在区块链技术下，各个档案数据搜集站点在进行档案数据的搜集时都会在内容确定后，将该搜集的档案数据记录在区块链技术中，从而实现在源头上保护档案数据准确性的目标。其次，在这一信息搜集节点的档案信息，区块链技术会应用哈希函数的方式对节点数据进行保护、传输，以此实现保障数据传输过程中的安全性目标，避免在档案传输过程中出现纰漏，与此同时，在这一技术上搜集的数据，如果想要通过这一节点进行对数据进行修改，就需要获得其他网络节点的批准，从而最大程度上减轻了单一电子档案管理节点的安全压力，实现更大意义层面的电子档案保护目标。例如，在进行高校档案管理的环节，区块链技术的应用能够实现对原有高校档案的区块式管理，从而将各个职能部门单位的业务系统档案情况整合到整体的档案网络系统中，从而弥补以往高校电子档案管理过程中非法篡改档案内容的问题。与此同时，将区块链技术应用到高校财务档案的管理环节，也同样能够实现优化财务管理信息的目标，以此推动整体高校电子档案的管理进程。

2.区块链技术在档案应用中的应用

对于高校的电子档案管理而言，如何帮助电子档案提升原有的使用效率，才是未来高校电子档案管理发展的必然方向，在过去的高校电子档案管理环节，传统的电子档案管理大都是通过账号、密码的方式进行使用者的身份验证的，虽然这种方式能够在一定程度上保障档案管理在应用过程中的相对安全，但是，其中在以往的使用过程中仍旧会为有心之人留有余地，同时也不便于校外合法工作者使用电子档案资料，由此，区块链技术的应用则能够在很大程度上解决这一问题。在区块链技术的应用过程中，首先，电子档案管理者们可以根据电子档案使用者的需求将电子档案系统划分为几个存在相互交叠的区域模块，以便后续不同的档案管理部门、校内非档案管理部门以及校外工作者们进行使用，一方面，保障校内的档案管理部门能够最大程度上提升原有高校电子档案管理的使用效率，另一方面，对于校内非档案管理部门或校外工作者们使用时，只需要通过简单的网上审核、申请、审批流程即可实现对后续电子档案的应用，从而提升原有高校电子档案的使用效率。与此同时，区块链技术的应用能够对不同身份的电子档案使用者进行标记，便于电子档案使用监管，同时提升在电子档案使用环节的安全性。

3.区块链技术在高校电子档案管理监督中的应用

区块链技术还可以被应用在实际的高校电子档案管理监督环节，尤其是对于高校学生电子档案管理的环节，合理的应用区块链技术能够及时的将使用者们所需要的数据反馈给管理人员，从而最大程度上保障高校电子档案管理的应用情况，避免在实际的电子档案管理过程中出现遗漏等问题，继而逐步的推动未来高校电子档案管理工作在实际高校改革中的落实。除此之外，在完善区块链技术在高校电子档案管理中落实的同时高校也应着眼于原有的档案管理人才进行培养，构建具备更强专业性、创新性的专业区块链电子档案管理人才，并为后续高校电子档案管理工作的开展打下基础。例如，就这一环节，高校一方面应在选拔档案管理人才的阶段，侧重于选择档案管理专业毕业的、具备一定档案管理知识和实践能力的新鲜血液参与到实际高校的档案管理过程中来，从而保障区块链技术在高校电子档案管理过程中的落实；另一方面，则应针对原有的电子档案管理人才进行优化，通过定期组织有关区块链技术的普及、宣讲，让更多的档案管理者们重视到这一技术在实际高校电子档案管理过程中应用的重要性，从而实现区块链技术在高校电子档案管理中的应用。

电子合同档案管理范文第3篇

关键词：电子档案 医院管理 应用

中图分类号：G270.7

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）04-277-01

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录。随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往传统的文书档案发展为多层次、多形式的档案模式，电子文档在医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务。提高医院电子档案管理的质量，推进电子档案管理的建设。

一、电子档案的整理、开发和利用

1.电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。

2.电子档案的开发利用。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。（1）开发平台的选择。系统的目标是将各科室管理的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理所在科室建立数据库，数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各科室互访数据。（2）硬件要求。各科室档案的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。（3）数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。（4）应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。（5）数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。（6）数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，确定提供利用载体的方法，使用者按照使用权限使用载体拷贝，由计算机确认是否合法，并按期回收，同时通过网络传输电子档案。互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流，同一份材料可以同时为多人利用，也可以直接各科室到档案电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计，找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案，与此同时，还要注意确保档案资源安全利用。

二、建立完善的医院档案管理网络

1.医院档案管理信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证。通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求。这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管；有利于组织监督各部门的档案管理工作。医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。两个部门职责明确，互相配合，共同协作。

2.制定电子档案管理制度。要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设是重要环节。根据电子档案管理规范，结合医院实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案管理制度时应注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合医院工作实际；归档电子文件的责任签署应明确以及电子文件的动态管理问题。可把电子档案管理制度纳入医院的岗位责任制和考核办法中，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。

三、加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理

1.软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。

2.硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。

随着科学技术及信息技术不断地发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代步伐。档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。

参考文献：

1.夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部（下半月），2009（8）

2.赵晏.浅谈加强电子档案管理[J].商业文化（学术版），2009（12）

电子合同档案管理范文第4篇

重数据备份管理，轻系统软、硬件管理

根据会计电算化相关管理规定，系统操作员均会按日、月、年进行数据备份。金融机构为确保电算化系统运行安全，甚至还构建了以省或行政区划为管理单位的异地数据备份，历史和当前数据备份均得到应有重视。但不同版本操作系统、数据库软件、电算化系统应用软件及其升级补丁往往因缺乏有效管理而散落于各单位负责具体工作的软件工程师手中，很少按规定要求归档保存。而对计算机等实物档案更是缺乏档案管理意识，不同时期的计算机、服务器等硬件设备，如可以运行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系统的计算机，一旦完成升级换代，大都作报废处理。对数码电子文件而言，失去了运行环境，读取就存在一定困难，更难以作为证据加以有效利用了。

重电子文件归档形式，轻归档电子文件鉴定确认

当前，对会计数码电子文件的归档通常是由产生数码电子文件的部门向档案保管部门提供会计核算系统年终数据库数据备份光盘，或是将计算机（服务器）上所有涉及核算系统的文件刻录到光盘上，双方签字后就算完成归档。只重归档的形式，而轻视归档电子文件的鉴定、收集、筛选、分类和确认，同时因各种会计电算化业务系统自动生成备份文件名，以满足数据恢复的需要，因此，电子文件归档也无法按《电子文件归档与管理规范》归档时所要求的标准规范代码进行标识和登记，所有这些，均可导致对一些毫无利用价值的数码电子文件进行归档保存，形成资源浪费。

重电子档案表面管理，轻电子档案综合利用

当前，会计数码电子档案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把诸如简单编制一些电子文件目录等工作称之为电子档案管理，加之电子档案管理规定本身缺乏相关实施细则，如《电子文件归档与管理规范》要求电子文件归档一式3套，一套封存保管、一套供查阅使用、一套异地保存，但对这些电子档案如何封存管理、如何查阅使用、怎样异地管理等并无配套管理办法。由于缺乏符合要求的保管设施，存有数码电子文件的光盘等存储介质随意存放，致使一些存储介质受损而无法利用。此外，因数码电子档案的综合利用具有很强的系统依赖性，通常只能通过联机方式检索、查询和利用与当前会计电算化系统同一版本的电子档案，而对系统升级前的历史数码电子档案，即使是按要求归档，但由于缺乏相应的运行环境而无法读取，造成归档保存的数码电子档案形同虚设，无法利用，从而失去保存这些数码电子档案的价值和意义。由于历史电子档案在利用上的种种不便，实践中很少被利用。

重行政公文电子档案管理建设，轻业务系统电子档案管理建设

政府部门、行政机关及大型企业集团因履职和保密需要，行政公文文书管理基本上已实现电子化和无纸化，行政公文文书电子档案管理不仅继承纸质档案管理好的做法，而且通过开发和推广应用电子档案管理系统，使电子文件在归档、存储和档案检索利用等方面更加显示出纸质档案管理无法比拟的优势，得到良性发展。相反，会计核算等业务系统电子档案管理因受系统复杂性、各系统间电子文件兼容性、系统依赖性等因素的制约，实现会计电算化以后，在电子档案管理方面却未有明显起色。以人民银行系统为例，其主要业务系统有会计、支付清算、征信、反洗钱、国库、货币金银、调查统计、账户管理、贷款卡、外汇、同城票据交换等，而这些系统因服务对象不同、处理信息内容不同，大都自成体系，操作系统、数据库等运行环境也大相径庭，加之受软硬件系统更新换代、应用软件升级等影响，客观上造成各业务系统电子档案在利用上的种种不便。但如从深层次和根源上找原因的话，归结于一点，就是轻业务系统电子档案管理系统建设，因缺乏有效电子档案管理系统支撑，大量历史形成的数码电子文件已经成为一种摆设，造成严重浪费。

会计数码电子档案综合管理利用的基本思路

档案之所以具有保存意义，正是因其具有非常重要的利用价值，抓好会计数码电子档案的综合利用，就抓住了数码电子档案管理之实。因此，应加强会计电算化实物档案管理，电算化系统升级后，计算机、服务器和数据库等软硬件实物均应与相应的数据备份一同归档，操作员代码和操作口令等一律明码刻写光盘并打印纸质文件一同保管，增加系统透明度和可操作性。与此同时，那些过了时效的电子档案，也应当妥善存档，使其发挥应有作用，避免新产生的电子档案重蹈覆辙，乃是当前会计数码电子档案管理的当务之急。

（一）构建具有非系统依赖的数码电子档案管理系统

要从根本上解决好电子档案的利用问题，使其真正发挥备以查考、作为证据或依据的作用，实现其应有价值，必须构建具有非系统依赖的、具有较强通用性的数码电子档案管理系统。该系统可自成体系，也可在当前电算化系统中增加电子档案管理模块，以彻底摆脱电子档案对特定系统的依赖。其基本思路是：不论电算化系统使用何种数据库，在输出电子文件时均应将其转换为标准数据格式或通用数据格式的电子文件，以供电子档案管理系统调用。以会计核算系统为例，因电子文件内容是数字、字母和汉字集合的数码文件，归档时即可选用通用性较强的TXT文本文件。其他数据类型电子文件归档时亦应尽可能使用《电子文件归档与管理规范》所要求的通用数据格式，以及符合国际开放标准的其他数据格式，如PDF（ISO32000国际标准）等。当需要查询利用历史电子档案时，即可读取标准数据格式电子文件，解决电子档案对特定系统的依赖问题。

（二）尽快研究建设非公文电子档案管理系统规划

针对目前公文电子档案管理系统应用水平高、非公文电子档案管理系统严重缺位的现象，行业主管部门应重视非公文电子档案管理系统研究建设，组织通用非公文电子档案管理系统的研究、开发和推广应用。该系统应充分考虑电子文件的系统环境依赖性，研究并选择通用性强、符合国际开放标准的数据格式作为存储标准，由国家档案主管部门或各行业主管部门以适当形式予以，以此统一电子档案管理数据格式和应用平台，推进通用非公文电子档案管理系统建设。该系统应具有一定通用性，不得进行有改变和影响原电子文件的信息加工，并可输出与纸质档案内容相同的加密电子文件和纸质拷贝件，以便使用者作为电子档案利用的依据。

（三）循序渐进稳步推进非系统依赖电子档案管理系统建设

数码电子档案利用的系统依赖性决定了非系统依赖电子档案管理系统建设不可一撮而就。首先，各行业主管部门应将该系统建设列入重要议事日程来统筹规划，加强基础研究，设定时间表，稳步推进。业务主管部门在对系统进行升级改造及新系统研发设计时，均应把电子文件归档、利用作为基本业务需求正式提出，以便在应用软件设计、开发时通盘考虑。对现行业务系统已具备输出标准数据格式功能的，如可输出TXT文本等标准数据格式的，还应采取加密措施，通过制度加以规范。即在完成系统默认数据备份后，再按通用数据格式增加备份，收集资料，以便将来电子档案管理系统利用。电子档案管理系统的构建还可通过定期读入归档电子文件的办法，逐步实现电子档案系统与在线应用系统的模拟镜像，其区别在于，只查询而不进行计算、统计等数据加工处理。通过移植历史数据信息，最终实现电子档案的实时查询和有效利用，充分体现电子档案的保存价值。

（四）重视信息安全管理，采用通用国际标准的加密方法

非系统依赖电子档案管理系统采用通用和符合国际开放标准数据格式，在方便数据读取利用的同时，也为篡改数据信息留下方便之门。因此，必须强化数据信息安全管理，以防电子文件在传输、复制、归档和利用等环节被篡改。以输出TXT文本文件为例，可选用国际通用的MD5（信息摘要算法）加密，该算法可对一段信息（如TXT文件内容）加密，产生一个32位由数字和字母组成的信息摘要作为验证码，写在TXT文本的末尾，如文件内容被篡改，系统验证时就会产生与之不同的验证码，由此进行识别。而加密后的TXT文件仍然像加密前一样，可读、可显示，有效防范文件被篡改，确保电子档案安全利用。

（五）充分发挥计算机信息管理优势，实现电子档案利用便捷化

电子档案管理的最大优势就在于可最大限度地发挥计算机在信息管理方面的优势，改变纸质档案的人工查阅模式，实现电子档案的联机实时查询和综合利用，提升查询效率。通过构建非系统依赖电子档案管理系统、做好数据移植等措施，经过一段时间的努力，完全可以实现电子档案信息的在线实时查询，实现电子档案查询、利用的便捷化。只有电子档案查询效率高了，利用更加便捷了，才能彻底动摇电算化条件下纸质会计档案仍占主导地位的尴尬局面，充分体现电子档案的保存意义和保存价值。

以无纸化和数据集中为契机，提高会计数码电子档案管理水平

电子合同档案管理范文第5篇

【关键词】电子会计档案 ； 档案管理 ；元数据

为高效推进电子会计档案管理，财政部、国家档案局自2012年起历时4年的时间经过多次试点工作，对原《会计档案管理办法》进行了修改和完善，制定了新《会计档案管理办法》，并于2016年1月日起实施。新《管理办法》将电子会计档案的管理列为此次修订的重点。

一、实行电子会计档案管理的重要性

随着社会的不断进步和发展，各行各业对现代化信息要求越来越高，互联网技术应用的成熟，电子会计业务规模不断扩大，这些都要求会计档案管理要与时俱进，推进电子会计档案管理对未来会计档案的管理和利用具有重要的现实意义和深远的历史意义。

（一）有利于绿色环保，减少资源浪费。会计工作耗材成本巨大，日报、月报、年报所需纸张加上色带、打印机等各类耗材，无以计算，造成资源浪费、环境污染。由于大量的会计报表、报销单据及记账凭证等都以纸质档案呈现，给档案管理及档案利用带来诸多不便，以我校为例，一些科研项目结题审计、学科评估、教学评估等等不仅需要大量的原始票据凭证，还需要例如合同、协议、文件等原始凭证等，这些文件材料大部分都附在会计原始单据后面，这样一来，一个项目查下来就要翻阅少则一年多则五、六年，甚至十年的原始会计凭证，另外由于复印、照相、扫描不清不详，还要往返档案馆查找多次，耗资耗力耗材，给会计档案的利用带来诸多不利。如果实行电子会计档案管理就不一样了，新《会计档案管理办法》规定，符合条件的电子会计资料和电子会计凭证都可以同纸质档案一同归档立卷。这样会计档案利用者就可以通过电子会计平台迅速查到自己需要的会计原始凭证，既节省了时间又降低了耗材成本，节能减排，绿色环保。

（二）提高会计工作的效率，便于会计档案管理。纸质档案在形成和保管、利用的实践过程中，投入大量的人力、物力和财力，近年来纸质会计档案，尤其是记账凭证成倍增加，占用了大量的空间，一些馆所由于缺少现代化、标准化档案库房管理，出现会计凭证摆放杂乱、无序的现象，给工作带来极大不利，甚至造成严重的安全隐患。电子会计档案管理的出台，以它独特的便捷性，提高了会计工作的效率，加速了会计信息资源的传递速度，进而提升了会计档案的利用率。

（三）有利于现代化会计大数据事业的发展。现代化信息时代的发展，要求财务会计大稻莸闹С帧Mü一些会计数据的分析和研究，可以为决策者提供有价值的依据和决策。新《会计档案管理办法》的出台，将有利地推动电子会计大数据的实现，为机关企事业管理者提供更准确、更真实、更可靠的一手数字信息，为社会经济的发展做好参谋。

二、建立严谨的、规范的电子会计档案管理制度

电子会计档案的管理需要以科学的态度、完善的管理进行，它与纸质档案的管理无论在制度管理，还是业务流程，以及安全防范方面都存在着很大差别，为保证电子会计档案的管理科学、规范，最大限度地开发、利用，应该从规范管理、组织流程、建立安全防范体系几个方面落实。

（一）制定完善的电子会计档案的制度。新《管理办法》明确了电子会计档案的管理，规定电子会计档案在接收、传输、保管、利用等环节，要遵循建立与纸质会计档案相关联的会计档案检索系统，并且强调同时要符合长期保管的条件。规定从外部接收的符合存档条件的电子会计资料，同时其电子签名必须符合《中华人民共和国电子签名法》的要求。

（二）健全电子会计档案的移交手续。规定指出，电子会计档案在移交时，应严格遵守电子会计档案与其元数据一同移交的规定，并且要求电子会计档案在形成过程中的文件格式必须符合国家档案管理的相关规定。强调如果是特殊的电子格式必须连同电子会计档案的读取平台一同移交归档保存。

三、建立健全科学完善的电子会计档案安全保障制度

电子会计档案归档，应当从它形成的全过程加以监控。首先应当从电子会计档案的收集、传输、整理、保管开始，到最后的移交，形成电子信息一体化的电子会计档案管理体系；对其形成过程中的准确性、完整性、可用性及安全性一一进行严格的检测把关，真正符合规定的会计资料才可以接收归档。

（一）建立电子会计档案安全保障体系。从管理系统、网络传输、到电子会计档案的利用，档案部门应协同会计部门、信息技术管理部门一同建立安全有效的防范体系，严防电子会计档案利用中的丢失及篡改。

（二）建立电子会计档案的备份制度。防止自然灾害及人为破坏。

（三）建立电子档案查阅权限的控制机制。防止电子会计档案内容的篡改或泄露。

（四）在系统管理的安全保障上，采用相应的IT安全保障系统。保证各授权人员规范化操作，防范电子会计档案归档前不被篡改。

在电子会计档案管理过程中，要明确职责，严把质量关、风险控制关，保证电子会计档案质量及管理工作的安全。财务会计部门要确保会计资料形成过程中业务流程安全；档案管理部门确保管理利用过程中的权限操作程序安全。真正实现电子会计信息与电子会计档案的融合，实现电子会计管理的信息规范化、统一一体化、网络现代化管理，为电子会计档案科学化管理工作打下坚实的基础。

【参考文献】

[1] 会计档案电子化进程与前景.会计纵横.

[2]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究.档案学研究，2015（02）.