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图书馆采编工作计划

图书馆采编工作计划

图书馆采编工作计划范文第1篇

[关键词] 公共图书馆; 图书资料; 政府采购; 对策措施

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 06. 051

[中图分类号] G258.2 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2014)06- 0085- 02

随着我国城市化进程的不断加快,城市文化基础设施建设得到进一步的发展,政府对公共图书馆的财政投入也逐渐加大,这对城市公共图书馆的图书资料管理工作提出了更高的要求。政府采购作为一种对公共采购管理的制度,是指各级国家机关、事业单位等使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为,其可以高效利用财政资金,提高社会资源的利用率,以促进公共图书馆的健康发展。但在这种采购模式下,图书馆图书资料管理工作发生了巨大的变化,也出现了一些亟待解决的问题。因此,文化部门应重视政府采购对图书馆图书资料管理的影响,采取必要的对策措施,切实保障公共图书馆的发展。

1 图书馆采编业务面对的新挑战

1.1 订购方式的转变

政府采购模式实行之前,图书馆采编业务相对而言具有极高的自主性,能够根据图书馆实际需要自行规划和订购,所以在这种传统模式下,大多数图书馆的采编业务采用的均是长期订购的方式。而在政府采购模式下,相关部门需要首先对供应业的信誉和供应时间进行一些规定,然后图书馆才能够从合格的供应商中选择一个作为主要供应商。而且,政府模式下,每一个供应商的供货时间都有一定的限制,大多数均是短期形式,相对于传统模式下的长期模式而言有较大差异。在这种模式下,图书馆的采编业务也逐渐面临极大的挑战。所以,为了能够在这种模式下更好地发展,图书馆必须要改变其订购模式,用短期订购方式代替长期订购方式。

1.2 采购模式运行时间久

政府采购模式相对于传统采购模式而言具有极大的规范性,也就是整个采购模式都需要严格按照规定步骤一步一步走,从最开始的制订计划到最终结算一般需要经过较长一段时间,直接使整个采购的周期变长。这种按照规范步骤进行的模式虽然能够在很大程度上保障采购的质量。但是,由于图书馆市场并不是固定不变的,所以,在将近半年的采购进行时间里,图书馆就会非常容易出现库存不足或者库存订购率不足,无法满足客户要求的问题。

1.3 增大文献信息资源合理配置的难度

图书馆是人们涉猎不同领域知识的一个重要场所,每一个公共图书馆内均收纳有大量不同学科、不同领域的藏书。且全国几百家出版社中,每一家对其图书资源的配置都有侧重点,有些是比较注重教学类文章,有些是比较注重资源类文章。但是,这些出版社的图书资源均有可能会成为图书馆的重要藏书。然而尽管政府采购模式下,图书馆的藏书资源提供上来源都是采用招投标的方式,且这种方式较为符合现代交易市场的公平竞争原则。但是,在这种模式下也比较容易出现供应商为投标成功而肆意降低图书资源价格的恶劣行径。

1.4 编目中心责任重,压力大

由于在政府采购模式下,图书馆采编工作必须要坚持专款专用以及折扣被返还费用也要用于采购图书馆藏书的原则。所以,相对于传统采用模式而言这种模式有助于提高图书馆藏书量。但是,由于这种模式的采购时间比较长,编目中心的编目工作需要提前半年就制定,所以就非常容易出现编目进程与新藏书进馆进程冲突的现象。且在这种背景下,编目人员除了要进行编目工作外还需要加班加点地完成新书上架工作,直接增大了编目人员的任务量和压力,影响编目工作效率。

1.5 中标商附赠的自行编订数据有问题

一般情况下,中标的供应商在与图书馆定好购书协议后均会同时附送一个比较具体的数目数据,尽管这一举措看起来可减轻图书馆编目人员工作量。但是,由于供应商制作的书目数据都是依照在版编目数据进行编制的,而图书馆实际的书目数据还需要根据实际概况进行不同程度的更改。所以,供应商参考的编目数据就非常容易出现失误,造成附送的书目数据存在较大问题,影响正常使用。

2 针对公共图书馆资料政府采购模式存在问题采取的应对措施

2.1 健全图书馆政府采购的法律、法规,制定与遵守相关规章制度

尽管针对图书馆政府采购规范化的多项法律法规已经实施了很多年,但是我国的图书馆采购工作仍然没有较好地按照这些规范要求进行,仍然存在很多与法律法规相互冲突的问题,以至于直接造成我国图书馆的政府采购模式出现很多影响采购效率的问题。所以,对相关法律法规进行进一步的改造和完善应该是解决这些问题的重要方法。努力通过健全法律法规的方式提高我国图书馆政府采购效率。具体要求是:① 图书馆政府采购工作必须要严格按照规律法规规定有序进行。需要根据实际概况和法律要求制定有针对性和合理性的规章制度。② 严格规定中标供应商的采购方式。即中标商的采购方式一般主要有订单采购和现场采购两种方式。这两种方式的到货率分别大于95%和92%。两种采购方式中,中标商均要严格按照招标单位制作的书目进行采购工作,而不能按照自己制定的书目进行采购。若有中标商没有按照招标单位要求直接以自己指定的书目为采购书目,或者招标单位允许中标商按照自己的书目进行采购,那么都需要取消中标商的投标和采购资格。③ 除了要计划好招投标工作之外,图书馆还需要对中标上相关技术和服务做一些必要的规定。比如中标商应该有在与招标单位合作下可以一个月制作3万图册的能力。制作内容包括检量、图书索书号制作和审核等;中标商在确定采购计划后首先需要交与图书馆必须要的采访信息,且提供方式为电子表格的形式。采访信息具体有采购的书本和副本数量、书本出版情况、价格以及标准书号等。总而言之,在开展图书馆采编工作过程中,只有严格按照规定要求和实际进行不断的摸索,才能够真正使政府采购模式发挥其应有作用,推动图书馆采编工作的进行。

2.2 增强图书馆采购工作的监管力度

目前,图书馆政府采购招投标工作中仍然存在供应商压低价格来实现中标目的的现象,而这种现象之所以一直无法根除的原因就是政府采购模式的招投标制度仍然存在缺陷。所以,为了杜绝这类事件的再次出现,必须要加强图书馆招投标的监督和管理力度。具体要求是:招投标管理人员首先应该将目光放长远,认识到招标工作对整个图书馆采购效率和质量的重要性。其次,选择供应商时除了要看投标价格之外,还需要对供应商的信誉进行深入了解。比如坚持在分析多项因素后才能够选择合格供应商的原则。

2.3 加强图书馆采编工作的计划性

政府采购模式不同于传统采购模式,其需要的采购周期相对比较长,若没能够制订有序可行的采编计划,那么将非常容易造成采购工作与新书入馆工作相冲突的现象。所以,为了解决当下政府采购存在的这些诸多问题,必须要增强文献采编的计划性。比如在开展招投标工作之前,图书馆采编人员就应该首先预算好图书馆采购的具体费用后和计划好招投标的具体工作事项;对于编目中心的工作要提前估量出一个比较接近实际任务量,然后根据这个任务量去合理安排编目人员的工作量,使编目工作有序进行;对于采购的经费,必须要根据采购计划进行合理分配,采购经费中必须预留出一部分作为特殊情况的处理经费(如中标供应商无法提供的图书资源);另外,在开展图书资源采购时还要学会多加分析和总结经验,努力做到越来越好。

2.4 推动图书馆采编工作信息化和网络化建设

信息化、网络化是现代化社会不断深入发展的必然结果,在政府采购模式下对图书馆采编业务进行信息化管理,除了能够有助于图书馆采购信息的及时性和高效性,同时还能够有助于提高图书馆采购工作的公正性。当前,在现代先进信息技术的作用下,图书馆的专家数据库已经形成,基本已经形成专家掌控图书馆采购的模式。但是笔者认为,仅有各学科的专家是不够的,全国还应该建立由图书馆学专业的专家组成的专家库,这样才能从图书馆学的专业角度对采购提出有针对性的指导建议。除专家库外,还应考虑建设全国统一的文献资源政府采购平台,通过这个网络平台,将出版商、图书供应商、各地图书馆紧密地联系在一起。这样,文献资源可以高效快速地在这三者中得到传递,准确地收集供需信息,提高图书馆采编的效率,也有利于图书市场的健康发展。

3 结 语

综上所述,公共图书馆实行政府采购后,图书资料更多地出现在各地区的政府采购目录当中。因此,为提高图书馆图书资料管理的效率,文化部门应结合图书馆的实际情况,准确收集图书馆的供需信息,并制订出合理的采购计划,以提高图书馆图书资料的管理水平,从而进一步促进公共图书馆的健康发展。

主要参考文献

图书馆采编工作计划范文第2篇

关键词:民办高校;图书采购;预算分析

中图分类号:G258.6 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2016)25-0090-02

民办高校图书馆因学校办学性质决定图书采购经费是非常有限的,但因学院专业设置,读者的信息资源需求量大,怎样用有限的经费预算完成图书采购任务满足读者需求,依据现有馆藏结构、馆藏质量来完善图书馆馆藏资源,是摆在每个图书馆采购人员面前的问题。在多年的图书采购管理工作中,笔者认为做好这项工作,需要图书馆建立起经费预算编制的数据分析、分配监督、评价机制,对文献资源投入经费的能效做出准确评定,使图书馆的经费得到更为合理的分配和使用。民办高校普遍存在基础差、起步晚、投入少、实力弱,与公办院校相比差距很大,所以在培养人才方向上要有自己的特色。民办高校图书馆作为学校的文献信息资源的中心,地位非常重要,不仅要分担科研的任务,而且还要辅助教学。在这种背景下,如何做好图书采购预算编制,使采购金费得到更为合理的使用成为一件非常重要的工作。

一、图书采购预算编制中存在的问题

首先,有很多的图书馆在编制预算时不准确,不是很合理。缺乏科学的预算编制,设置的类目过于单一,受制于传统财务预算编制理念的约束,没有达到规定的标准。这些情况都是由于编制预算所使用的财务预算比较落后,预算结果没有反映出工作中实际操作情况,在预算实施的过程中,也没有落到实处。根据相关制度的规定,图书馆在编制预算时,应该采取零基预算,可是,在实际工作操作中,还有为数不少的图书馆都是以前一年度的采购预算为依据,仅凭经验或历史惯性做出局部调整。这样做很明显方法是比较落后的,在实际操作过程协调能力也比较差,具有很大的随意性,随时出现的问题都会影响预算的结果,很容易造成预算和实际财务收支不相符。因此,编制科学的图书采购预算,有利于合理有效地进行经费分配,均衡学院各学科的需求和发展。

在执行预算过程中没有建立年度审查工作。虽然文献资源购置经费预算很紧张,但是在进行预算编制时,很多图书馆只重视预算的数额,以及由谁来执行预算,却没有重视审计工作。例如,有一些高校图书馆在一年的开始,并没有太多的工作,而到了年终阶段才发现还有很多任务未完成,一年的工作量都积压在年终来完成,造成每一年度整体的工作量不平衡。之所以出现这种情况,主要是因为在执行预算时,没有进行时时审查工作,往往到了年终,图书馆才会意识到是执行出了问题。还有一些图书馆也编制了采购预算,但执行过程中随意改变预算支出项目,随意地增加了很多支出项,在改变采购预算支出项目的时候并没有认真经过充足的论证。同时,对于图书馆来说,除了制定科学的财务预算外,还要制定合理的经费划拨原则,但是有不少领导还没有意识到这一点。目前,民办高校的采购预算经费的划拨有多少,都是由校领导来决定的,这就造成了经费的不确定性。要想切实地解决这个问题,只有经过努力得到学校领导的认可,按时足额地划拨采购经费来保障图书馆经费的连续性。

二、民办高校图书制定采购预算时面临的困难

一般来说,图书馆采购经费增加的速度远远赶不上图书价格增长的速度,民办高校图书馆因学校办学性质决定图书采购经费是非常有限的。民办高校采购经费这么有限,如何编制合理的采购预算,使购书经费能够发挥最大的效能,采购到品种丰富、优秀的、适合广大师生的图书,满足学校师生的阅读需求,是每个图书馆馆员都应该思考的问题。民办高校在校师生人数的不断增加,在国家“大众创业、万众创新”的时代背景下,促使学生必须主动改善自己的知识结构,完善自己的知识面,对当代大学生的综合素质要求也在不断提高,这更是对图书馆的采购工作提出了更高的要求。全国每年新书出版品种大量增加,面对品类繁多的图书,准确快捷地采购到适合高校学科发展需求、满足广大师生个人需要的图书,是衡量图书馆采购人员工作能力的重要指标。

三、购书经费的使用现状

在实际的图书采购工作中,图书采购应根据学院图书馆馆藏资源、读者需求、学院发展,完善图书馆馆藏资源的工作。因此,科学合理地做好图书采购预算就显得尤为重要。图书馆传统的购书方式是采用先选书再进行审批购买,这样做的弊端就是:采购图书会因参加现采会人员的人数、个人责任心决定了图书采购数据的质量和数量。如,省级现采会有100多家出版社参展,在相同的时间内,我们邀请到的负责任的代表可能会采集几百条数据,责任心不强的代表采集的也就只有几十条或几条。时效性,采购图书的书目数据需要汇总、、审批、招标等程序。书商配货后还要经过十几道编目加工程序才能够上架供读者借阅,这么多的环节对一些时效性较强的图书,就显得过于漫长。

为此,民办高校图书馆的采购工作要立足于本校的办学目标和发展规划,坚持有利于学科建设的需要,有利于专业建设的需要,有利于科学研究顺利完成的需要,有利于全面提高大学生综合素质的需要。做好图书采购预算工作,更好地为学校的教学科研服务。采购方式要随着学校每年各学科在总学科中所占的比率来进行调整,要随着学院的教学改革、发展规划中出现的新情况重新制定图书采购方案,使有限的购书经费发挥最大的效能。

四、做好图书采购预算工作的建议

(一)合理定位,确保藏书结构

民办高校图书馆因学校办学性质决定图书采购经费是非常有限的,怎样用有限的经费预算完成图书采购任务满足读者需求,依据现有馆藏结构、馆藏质量来完善图书馆馆藏资源,就必须做到透明、公开、制度化和有序性。我们可以根据学院的学科发展,学校定位、特色专业、新增专业等因素相互协调优化选择组合。馆藏整体结构应充分考虑读者的实际信息需求,合理有效地分配采购预算经费,均衡各结构层次的需求和发展,使图书馆的馆藏最大限度地满足教学和科研的要求,加强馆藏图书的特色建设,合理公平地发展。结构一旦确定,就可以最大限度地发挥文献资源建设的效能。

(二)有效编制图书采购预算,发挥最大效能

图书馆应使经费发挥最大效益。为了有效利用经费,图书采购人员可以通过网上搜索当前热门的优秀图书;通过咨询各院专学科的专家,确定学科发展所需要的图书;通过调查,了解读者需求的图书,以充分利用有限的图书购置经费,尽可能多地购买符合学校发展需要,符合读者所需要的图书,使馆藏图书的结构更加合理,并最大程度地保证入藏图书的质量,提高图书的利用率,使有限的经费发挥最大效益。

(三)合理编制采购预算,建立年度采购评审机制

图书采购计划是图书馆在馆藏资源建设采购工作在一定时间范围内的行动指南。它可以为图书馆采购工作提供清晰的思路,有助于保持系统、稳定的采购方向,减少文献选择的随意性,可以为采购工作的经费分配提供依据。我们可以依据民办学院的发展规划来确定图书馆馆藏文献资源建设的原则,合理制定图书馆的中长期发展规划,合理制定不同类型文献购置经费的使用比例,以各学科的需求及发展为第一原则,根据服务对象的发展方向和近期的科研需要,依据各学科在总学科中所占的比例来确定图书的采购时所占的份额。对专业建设必需的主干课程和学校每年新增专业作为重点选购;对基础性公共选修课以及自然科学和人文社科类图书可作为一般性选购。采购前有计划,采购后也要有一定的汇总分析评审。在分析的基础上,动态调整采购计划,使图书馆的馆藏资源建设进一步做深、做细,做到更加精准。

(四)建立文献资源满意度评价体系

民办高校图书馆还应该建立起科学的馆藏文献资源满意度评价体系,采购经费的预算分配是一项非常复杂的工作,只有建立了文献资源满意度评价体系,使高校图书馆购买的文献信息资源的质量得到真实、准确、客观的评价,合理有效地编制图书采购预算,为今后的馆藏资源建设,平衡各学科之间的购书需求,最大程度地提高教学科研的需求提供更多依据。使经费的使用也更加合理,更好地提高文献资源经费的使用效果,使民办高校图书馆的馆藏不断优化,更能符合学校发展的需要和读者的实际需求。

五、图书采购预算方法

笔者对省内几所综合类院校图书馆的采购预算进行了调研,总结为以下三种方法:第一种,以上一年度的图书采购预算经费为依据,结合本年度学校经费下拨情况,凭经验或历史惯性来考虑文献价格上涨因素和馆藏资源结构变化情况,来确立下一年度的采购预算。第二种,采用专业的公式来编制年度采购预算,通过分析各种影响因素,利用公式定量分析确定所需经费的方法,来计算并确立经费的需求情况。第三种,综合以上两种方法根据学院的实际情况,按照学院学科发展,在校师生人数等情况来确定年度采购预算,在实际的操作中先拿出一定数额的资金作为预留资金,按照编制的预算进行学科分配,用这部分预留资金来进行平衡,以免在执行过程中出现预算和实际不符的情况。

总之,随着信息化、数字化时代的来临,图书馆在做好图书采购预算时,要做好科学合理的经费分配,有效地分配有限的购书经费,这样可以均衡各学科发展的专业需求,使馆藏能够更大地满足教学科研的要求。我们在采购前做足现有馆藏的数据分析,按照图书采购预算进行合理分配,做到图书采访前有分析,采访中有准备,采访后有总结这种长效机制,利用各种渠道优势互补,建立一种开放、动态、合理采购体系,使图书采购能健康发展,更好地为图书馆的持续发展提供保障。

参考文献:

[1] 赵宛.高校图书馆图书采购优化建议[J].合作经济与科技,2016,(6):100-101.

[2] 王微.高校图书馆预算编制问题研究[J].经济研究导刊,2016,(1):118-119.

[3] 何九.购书经费不足的对策思考[J].图书馆研究与工作,2005,(2):58-59.

图书馆采编工作计划范文第3篇

项目管理的过程大致分为启动、计划、实施、控制和结束五大阶段。启动是基础,计划是关键,实施是核心,控制是保障。各个部分紧密联系,环环相扣。

(一)高校图书馆采选工作的启动阶段

项目启动过程又可分为项目识别、项目准备、项目评估、项目立项和定点等几个过程。具体到高校图书馆采选工作,这个过程主要进行的工作有:1.制定图书采选工作条例,突出重点有章可循;2.确定项目经理;3.识别项目风险;4.项目调研:对图书馆原有馆藏进行调查,收集相关数据,以便起草图书采选项目的立项方案;5.项目定点:一般是将图书采选的实际工作托付给采编部;6.制定立项报告:收集资料,提出尽量多的方案;7.项目评估:为了保证图书采选工作的顺利完成,组织专家进行评估。

(二)高校图书馆采选工作的计划阶段

计划是一项贯穿整个项目生命周期持续不断的工作。根据图书采选工作不同时期的情况,时时优化使用人力和物力,保证资源能得到合理的配置。实施计划应该具体到每一个项目干系人干什么、在什么时候干、达到什么效果等等。这个阶段将要做的是:1.确定图书采选目标图书采选目标应考虑学校及图书馆的发展目标,从数量、质量及馆藏特色等方面制定采选目标,即在一定时期内馆藏数量的增长达到何种指标、采选图书对各学科文献的覆盖率达到什么比例;对采选图书的科学价值、现实使用价值提出明确标准;根据本地区地理、历史及文化特点,图书馆服务任务和本馆读者需求。2.组建团队,明确图书采选干系人及责任分工为了成功计划和管理图书采选工作,使其能够圆满完成,项目团队必须拥有合适的团队成员(即项目干系人)。在组建团队之前,首先指定一个组建团队的人(即项目经理)。每个干系人都应具备相应的知识与技能,并给予提供必要的培训。图书采选干系人的素质是非常重要的,从某种程度上来说决定着图书馆馆藏质量的高低,应该具备各方面的能力,包括知识、信息、操作(查电脑)和职业道德等要求。项目经理一般由馆长或采编部长担任,文献选择一般由学科馆员担任。学科馆员是图书馆中具有一定的学科指导,能够承担对应学科的文献资源建设和信息服务的专业工作人员。因此,图书选择一般由学科馆员完成。他们的责任分工见图1。3.确定图书采选工作流程及时间范围为了确保图书采选按时完成,需要制定相应的工作流程和限制一定的时间。图书采选工作流程主要分为图书选择、图书采集、图书验收和图书登记四个阶段,每个阶段估算相应的时间,制定进度计划。4.预测图书采选工作中可能遇到的风险及应对措施在图书采选工作中,可能会涉及到很多不确定的因素,遇到一定的风险,比如资金不到位,图书时间超过期限,经销商不守信用等。这就需要项目干系人及时识别风险,量化风险,制定相应的对策。5.成本预算在人力、物力和财力一定的条件下,为确保一定时间内完成图书采选工作,就必须进行成本预算。首先要进行资源配置,对成本进行估算,再进行费用预算,以达到对成本控制的目的。

(三)高校图书馆采选工作的实施阶段

项目实施阶段就是将项目计划付诸行动,这一阶段依据项目的详细计划表向项目干系人分配任务,向着目标推进。项目经理对实施阶段中的进度、资金使用和项目计划等一步步进行监督。高校图书馆采访方针是:以教学科研用书为主,兼顾课外阅读需要。图书选择干系人应进行周密的组织,吸收读者参加图书馆的藏书补充工作,建立图书馆与各系部的反馈联系;建立图书馆和有关文献来源机构的联系。到读者中去,实地考察,通过座谈访问或表格提问法,并对现象的数量方面进行统计分析。并坚持以下原则:1.针对图书馆的专业方向、服务方向、具体任务和时限,提供最新、最急需的图书;2.注意内容的完整性和学科之间的内在联系,突出重点,体现出本馆特色。既要满足当前需要,又要预见未来的需要;3.精打细算,认真选择。另外,图书采集干系人应掌握有关图书采购的各种信息,包括所购图书书名、作者、出版社、价格和数量。图书馆需要图书的时间、书商进货来源等。不盲目采购、不错购、漏购、重购,让有限的经费发挥更大的作用。图书验收登记干系人按订收单提取图书、核对图书册数,保证图书质量,对图书加盖公章,打入条码,并进行财产登记,最后移交编目部门。财务干系人进行财务结算,审核订购单,承付记书及入库单,检查无误,作好结算、记账,并登记。

(四)高校图书馆采选工作的控制阶段

控制是指项目经理为保证图书采选工作达到计划的结果,并保证在预算的时间约束之内完成而主动采取的管理手段。项目经理尤其在以下环节做好控制:审批、签约、承付、验收、审核、记账。这时项目经理需要账务与审计互相配合双管齐下。审批和签约控制是为了保证图书采选工作在授权和约定的条件下进行,使该业务合法有效;承付控制要保证图书购款支付正确,成本核算准确;验收和审核控制是为了保证图书的数据、质量等符合约定的要求;记账控制要保证采选记录和会计核算真实完整。

(五)高校图书馆采选工作的结束阶段

项目结束阶段的一个重要标志性工作就是项目的竣工验收与后评价。图书采选工作竣工验收是按照图书采选的计划要求检查实施质量,及时发现问题并加以解决,保证图书采选的圆满完成。后评价是对已经竣工的图书采选工作的预期效果进行总结分析,根据图书采选工作中的人力、物力、时间成本等和图书收益资料,重新估算评价,为今后图书采选工作积累了正反两方面的经验。

二、项目管理在高校图书馆采选工作的意义

图书馆采编工作计划范文第4篇

关键词:图书馆采编 工作质量 新形势 提高

中图分类号:G25 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2015)11-0059-01

图书馆采编工作主要包括采访和编目两个部分,是图书馆两个基础的工作环节,也是开展其他各项工作的关键环节,二者相互影响、相互制约。因此,要在新形势下切实提高图书馆采编工作的质量,必须协调好采访和编目两者之间的关系。

一、简述图书馆采编工作重要性

公共图书馆的宗旨是为读者提供方便、快捷、高效而优质的服务,作为基础环节和关键环节的图书馆采编工作,对最终服务质量的好坏起着决定性的作用[1]。图书馆文献的馆藏资源绝大部分是根据读者的阅读需求采集来的,而为方便读者进行文献信息的检索和查找,图书馆要对文献进行准确的分类好和编目,这样才能提高文献信息资源的利用率,传播知识,服务读者。因此,采集要有针对性和时效性,编目要方便、快捷、准确。在一定程度上,图书馆采编这项基础工作的开展就决定了文献信息资源的开发和利用以及图书馆服务水平的好坏。

随着社会文明和科技进步,自动化的管理和服务以及文献信息资源的共享已经成为了现代化图书馆的必然要求。要通过计算机技术和网络实现自动化管理和服务、建立和发展馆际间文献互借和文献资源共享,就必须使自身图书馆的馆藏书目数据信息标准、完整、规范和准确。

二、当前图书馆采编工作存在问题

1.经费紧张

图书馆采编工作中的文献采集在根据图书馆性质、任务和读者需求进行觅求和选择来建立和补充馆藏资源的同时,文献的采集还受到经费的制约[2]。近年来,虽然政府逐渐加大了对公共图书馆的建设和投入,但图书馆的采购经费依然跟不上文献价格和读者阅读需求的增长。因此,对于很多经济不够发达的县市级图书馆来说,采购经费紧张依然是很大的问题,一方面会因为经费紧张使图书采购不能有效进行,对馆藏资源不能及时进行更新和补充;一方面,很多公共图书馆由于观念意识落后,跟不上时展,采购渠道和方式单一,没有对馆藏做科学合理的规划,使采购缺乏针对性和丰富性,没有实现有限经费的价值最大化。

2.采编人员文化素质、专业素质不高

部分地区尤其是基层图书馆从业人员文化素质不高、专业能力匮乏是普遍存在于公共图书馆界的历史遗留问题[3]。图书馆文献信息资源的采编工作恰恰对采编人员的文化水平及业务能力有着更高的要求,文化素养的高低对采集来的图书、文献资源质量有着最直接的影响;对业务流程的不熟悉以及对业务标准和规范要求等专业知识的缺乏不利于文献信息录入和分编的准确性和规范性。

3.缺乏服务意识

采编部门不同于图书馆其他部门,一方面很少有机会与读者进行直接的沟通和交流,进而不能接收到读者的反馈,导致采编工作缺乏有效依据和指导;一方面很多采编人员对采编工作的重要性没有正确认识,缺乏服务意识,认为自己只需要完成好自己各项工作流程即可,导致采编工作与读者的真正需求脱离,失去采编的实际意义。

三、提高图书馆采编工作质量的对策

1.转变观念

信息化时代的到来使得图书馆传统的经营理念和工作方式已经不能适应时代的发展,资源共享和协作成为了图书馆可持续稳定发展的主题[4]。图书采编人员应该打破以往工作中形成的那种固定、封闭的工作流程,应加强与读者间的沟通和交流,对读者的阅读需求有及时的了解和掌握,使采编工作更加具有针对性和实效性。此外,采编人员要对大环境有所了解,对新形势下采编工作的要求和发展趋势有所掌握,转变旧有工作观念和思路,创新工作模式,完善和优化管理办法。

2.提高采编人员综合素质

随着信息网络技术的发展,提高图书馆采编人员的综合素质已经成为了必然要求,采编人员既要有足够的文化素养和专业素养,还要对计算机和网络技术有一定的掌握,以便及时与用户进行沟通交流,提供咨询服务;另外,采编人员还要对图书情报及市场营销方面的知识和技能有所掌握。因此,要重视采编人员文化素养的提高以及定期对采编人员的专业知识和业务能力进行培训,增强其服务意识,提高其综合素质,更好的开展图书馆采编工作,更好的服务于读者。

3.适应新形势下图书馆采编工作的转型

业务外包是新形势下图书馆采购的一种新模式,采编人员要适应工作身份由实际采编人员到外包监督管理者的转变,相应的图书馆采编部门也要一改以往与外界缺乏沟通和交流的状态,加强与读者和承包商的沟通和交流,认识到自身的不足,积极吸收先进的技术、管理理念和管理方法。

4.全面落实资源共享

公共图书馆应利用好网络信息技术,全面推进和落实文献信息资源的共享。比如ILAS系统的应用,采编人员既可以对本馆的馆藏书目数据进行读取,还可以访问其他图书馆数据库,既提高了工作效率,又为本馆馆藏资源的时效性提供了有力保障;UACN的使用可以实现以同一条书目数据查询到所有藏有该书目的图书馆信息。

5.扩展新职能

电子出版物的发展和应用是网络信息化的时代趋势,其具有体积小、携带方便,容量大、节省空间,经济实惠的特点。很多大中型图书馆已经开设有专门的电子阅览室。因此,采编部门应立足长远,对新形势下的采编工作有所规划和调整,重视数字化信息的收集、筛选和整理,与时俱进,增强馆藏资源的丰富性和多样性,满足不同层次读者的不同阅读需求。

6.对馆藏结构进行调整

随着社会的进步和发展,新知识、技术等信息资源也在不断增加和变化,读者数量越来越多,加之多元化的阅读需求和范围,使图书馆需要在馆藏资源和馆藏结构上进行相应的调整和重新规划,使馆藏资源更加符合时展和读者的需求。

结束语

采编工作作为图书馆一项基础而又关键的工作,在一定程度上决定了图书馆服务质量的好坏。因此,随着时代的发展,图书馆采编工作也应该顺应新形势,积极作出相应的调整和改进,确保图书馆的可持续发展。

参考文献

[1]林泽明.采编工作与管理方式的优化[J].图书馆杂志,2008,27(3):38-39.

[2]崔君.采编工作优化探讨[J].现代交际,2010(9):77-77.

图书馆采编工作计划范文第5篇

(临沂大学建筑学院,山东临沂276000)

【摘要】简述了图书馆档案管理的重要性,进而详细说明图书馆档案管理的具体内容。

关键词 ]档案管理;图书馆档案;图书管理

近年来,随着图书馆事业的发展,图书馆档案管理在图书工作中的作用越来越重要。在图书馆工作评估中,档案管理已被列为一项重要评估内容,说明图书馆档案管理早引起了图书界人士的重视。在这里,本文仅就图书馆档案应设立的内容及重要性谈谈自已的看法。

1图书馆档案管理的重要性

图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考利用价值并归档保存起来的资料,是图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录,它作为一种文献资源,也是图书馆系统的宝贵财富。它对于图书馆工作的总结、各种计划的制定、业务工作的良性运转及读者服务的正常开展等工作,都具有十分重要的参考价值。

1.1历史价值

档案之所以需要而且能够长期保存下来,为后人所利用,是因为它具备特有的保存价值。图书馆档案是图书馆各项工作的原始记录,是记录图书馆各项活动最真实、可靠的信息,因此建立一套科学的档案管理系统,既是现代管理的需要,也是科学评价的依据。档案工作已成为图书馆建设的重要环节和现代图书馆评估考核的一个重要方面[1]。

1.2决策依据

图书馆档案是图书馆在科学管理和各项工作中充分借鉴以往经验的可靠依据。在长期积累的静态信息中具有原始性、可操作性和较大的可靠性,成为管理者第一手的参考资料。有助于加强图书馆科学管理、为同行评价和领导决策提供数据量纲依据[2]。新上任的领导干部可以通过档案迅速地了解图书馆的基本情况,利用档案信息进行决策、总结工作和制定工作计划。

1.3研究参考

图书馆业务档案中收集归纳了日常工作中的各种统计数据和统计报表,档案管理人员将各种信息分门别类地进行统计,形成最有用的信息及时报送给领导和有需要的工作人员,方便他们分析和研究有关资料,及时调整工作思路,对图书馆工作及时做出调整,保证图书馆服务能够更加贴心。

1.4更新数据

图书馆的档案整理是循序渐进的,不能够一蹴而就。历史记录有助于成全后面的人梯,如在评估定级中整理档案,完全可以参考往年的档案的整理格式和文字,再融入新的数据或事实,方便工作人员高效便捷地完成档案整理。

2图书馆档案管理的内容

参照《高等学校档案实体分类方法》,图书馆的档案主要分为以下四类:党群类、行政类、人事类、声像类。其中党群类主要包括党建文件材料、宣传统战材料、工会、共青团工作等材料;行政类档案主要包括上级关于图书馆工作的文件,图书馆工作计划、总结、规章制度、会议记录、统计报表、图书馆文献招标材料等;人事类档案主要包括图书馆员工的基本情况、科研成果、获奖情况等材料;声像档案包括图书馆在各项活动中形成的照片、录音、录像等材料。[3]

图书馆档案属于综合性档案,从图书馆的管理和业务流程来看,图书馆的业务档案工作非常重要,主要包括:

2.1固定资产档案(财产档案)

固定资产是指使用一定的年限并且不随着使用而消失的财产。它包括馆内的一切设施。建立固定资产档案能够反映一个馆的基础设施情况和馆内的经济情况。固定资产档案对图书馆的发展方向起着参考作用,它可以为决策人员考虑本馆设施的增减提供参考,以避免盲目决策和不必要的财力浪费。对图书馆的财产要逐一编印财产号,防止资产流失。

2.2藏书档案

图书馆的藏书能够反映一个馆的藏书结构、藏书质量和藏书数量。建立藏书档案,可以使本馆的藏书情况和藏书特色一目了然;通过藏书档案,采编人员就可以明确订购目标,哪类图书需重点采购,哪类需一般收藏,使有限的经费发挥最大的效益。

藏书档案应在总括登记的基础上再加以统计加工。如:A大类,应把马、恩、列、斯、毛、邓著作分别进行统计归档,E大类则应把军事和法律分开登记归档。其它类别也同样应根据情况分开登记归档。只要这样做了,在登记薄上不能反映的情况,通过藏书档案能准确的反映出来。

2.3读者档案

读者是图书馆的服务对象,通过读者可以反映一个馆的服务范围,读者到馆率能反映出读者服务工作的质量。读者档案包括读者的职业、年龄、家庭住址和学历等。了解读者的职业,可以使外借人员有目的地推荐图书,使采编人员有目的地订购图书,从而把服务工作做得更好。另外,读者档案对图书催还工作及代借代还工作的开展都有帮助。

2.4图书借阅档案

图书借阅工作是图书馆的主要工作。图书借阅档案要以借阅统计为依据,整理之后才能归档。借阅档案应一月一归,这样才能更准确地掌握读者的需求,使采购人员迅速做出反应,决定采购哪些图书才能更好为读者服务。

2.5图书注销档案

图书注销档案是指对不能适应当前的需要或者有所破损的图书实行注销,并全面登记,建立档案。图书注销档案同样可以为采编人中的图书采购工作起到必要的参考作用,通过档案,采编人员可以及时补号,避免重号、空号现象的发生。

2.6ISBN档案

ISBN是专门为图书出版发行的管理面制订的,它规定的一书一号,已在国际上普通使用。直观的ISBN具有易认易记和易检索等特点,在图书采购方面能有效的避免重购现象。根据ISBN档案,采编人员可以快速地进行查重,一本书入藏还是未入藏,一看便知,节省了时间,提高了工作效率。ISBN档案便于携带和检索,为采编人员的外出采购工作提供了方便。目前,县级馆一般采用其它方式进行检索,大都尚未采用ISBN,相信在不久的将来,ISBN将会得到普遍使用。

2.7利用率、拒借率档案

藏书利用包括外借、馆内阅览、复制等形式;利用率则是指在某一时间内正在被利用的图书占这一时间内藏书总量的比重。拒借率是指在某一时间内读者借阅被拒绝的次数占这一时间内读者借阅总次数的百分比。

藏书利用率、拒借率档案,可以反映一个馆的藏书建设情况。利用率、拒借率档案的建立,要以图书利用、拒借为依据,因此必须做好图书利用、拒借统计。

利用率、拒借率档案,有助于采编制人员的采编工作以及开展馆际互借工作,为建立科学的藏书体系提供详实的资料。

2.8期刊订购档案

期刊订购档案将每年订购期刊的代号、刊名、定价等全面登记、归档。借助期刊订购档案,可以使对过期期刊的查找快速便捷。如查找某一期刊,通过档案,此刊在哪一年度订与未订便可很快知道,避免浪费时间,增加工作人员的工作量。

2.9期刊刊借阅档案

期刊借阅档案是对期刊的利用情况进行统计、归档。期刊借阅档案对下一年度的期刊订购同样具有参考作用。借助它,订购人员可以掌握哪一种期刊应该续订,哪种期刊应该停订,做到少花钱多办事,提供期刊的利用率。

2.10资料查询档案

资料查询档案是对每位读者的资料进行系统的登记,并建立系统的档案。借助资料查询档案,可以了解资料的利用情况和读者的需求情况,使信息服务工作做到质量好、信息准、节约时间。同时还可以体现资料人员的工作情况。

2.11业务工作量档案

业务工作量档案的内容包括:图书加工的册数,图书分类的种数,排版、印刷的张数,装订、上架的图书册数,修补目录的册数,接待读者的人数,举办读者活动的次数、参加人数,编印资料和种数、期数、册数,下基层辅导的馆数、人数、天数等。业务工作档案能全面反映本馆的日常工作的开展情况,是制订工作计划、检查计划执行情况、实行岗位责任制、进行定额管理和业务考核的主要依据。

3结语

全面、系统的图书档案,能够提高图书质量,形成科学的藏书体系,提高读者服务意识,增强工作人员的责任心。建立、健全图书馆档案,是新时期图书馆科学管理的需要,也是图书馆事业飞速发展的需要。

参考文献

[1]方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究[J].大学图书馆学报,2008(1):73-76.

[2]孙爱华.图书馆档案管理创新研究[J].黑河学刊,2010(3):131-132.