档案室建设解决方案范文第1篇

关键词：高校　档案事业　问题　解决方案

高校被作为“科教兴国”战略基地，是培养人才、科学研究和学术交流中心，高校档案馆（室）应当充分做好信息资源储备工作，全面实现信息化，主动公开解密档案，扩大服务对象，提供档案信息咨询服务。目前我国高校档案事业正处于发展阶段，存在一些亟待解决的问题，有效解决这些问题，我国高校档案事业将能得到进一步发展。

1.　亟待解决的问题

高校档案事业在领导的关心和相关工作人员的努力下，在许多方面有所发展，但是仍然存在一些问题。

1.1　地位得不到重视

高校档案馆（室）通常挂靠在校办，甚至有些高校档案工作只是校办的一个常规业务，档案工作人员与校办其他工作人员合署办公，不能将全副精力和全部时间用在档案工作上。有些高校档案工作甚至由校办的秘书兼任，秘书工作比较繁杂，没有足够的时间从事档案工作。

1.2　资金投入力度不大

要统筹兼顾学校的建设和发展，对档案馆（室）的投入往往比较少，档案馆（室）的软硬件建设缓于其他建设。

1.3　保障机制不健全

由于档案事业的地位得不到足够的重视，资金投入不够，要调动档案工作者，特别是调动高校各部门兼职档案员的积极性显得尤为困难。档案专职人员从事档案工作积极性不足，对本校档案工作发展方向没有长远规划。兼职档案员对档案工作任务存在抵触心理，认为那是额外工作任务，没必要投入过多精力和时间。

1.4　馆藏内容单一

我国高校档案馆（室）馆藏一般都是本校各部门移交的档案，反映本校各部门工作内容，对于地方历史、文化、科研、社会经济和教育事业方面的档案收藏量相当少，甚至没有。[1]

1.5　主动服务不够

我国高档案馆（室）一般为本校各部门和师生提供借阅服务，一般不对外开放。通常根据申请提供相关档案，不对利用者特点进行分析，不主动公开解密档案目录，更不会举办档案展览活动进行宣传。

1.6　服务形式单一

由于条件有限，高校档案服务形式一般是查阅、借阅、复印、扫描和拍照，虽然这些形式已经比早先有所拓展，但是相对于目前总体发展情况，这些形式仍然比较单一。高校档案馆（室）的编研工作力度仍然不够，专题、特色、科研等反映高校内涵的编研成果远远不能满足需求。

1.7　信息化程度不高

与高校图书馆和公共档案馆相比，高校档案信息化工作比较滞后，进展缓慢。大多数高校档案馆（室）没有独立的网站，全文数字化工作迟迟得不到落实。目前我国完成档案全文数字化工作的高校所占比例不高，只有部分高校正在开展这项工作。[2]

2.　问题解决方案

结合目前档案事业发展进程和高校自身的优势，借鉴公共档案馆和高校图书馆建设模式与技术方法，高校档案工作中存在的问题都可以得到有效解决。

2.1　强化档案意识

强化档案意识不仅仅是档案工作者的职责，需要全民配合，而该项工作的持续开展需要领导的大力支持。我国高校领导干部应当率先强化档案意识，支持各项档案宣传教育工作。教职工应当将档案意识作为一门必修课，提高档案和档案工作在思想意识中的地位和作用。

2.2　加大投入力度

任何一个组织开展工作都离不开档案，一个高校的文化和内涵不仅需要宣传，也需要档案资源的有力支持，有材料支撑的宣传教育才更有说服力。在高校档案建设普遍滞后于校园基本建设的情况下，领导干部应当勇于突破，对档案建设加大投入，打造全新的档案形象，并最大限度发挥其作用，在校园文化、历史和精神内涵等方面获得突破。

2.3健全保障机制

将档案工作纳入部门年度考核内容，将档案工作作为绩效考核的一部分，调动专兼职档案工作者积极性，结合奖惩机制，从制度上保障档案工作者的积极性和责任心，提高档案工作效率，更好地实现档案工作目标任务。

2.4　加大队伍建设力度

高校往往是人才集聚地，要提高高校档案工作者队伍综合素质，可以借助于校内技术力量，将档案各项工作所需的专门人才纳入该队伍中。一方面，队伍内部人员可以取长补短，互相学习，互相提高；另一方面，调整档案工作者队伍专业组成结构，有利于队伍的长远发展，在档案业务工作中大胆创新，扭转档案工作在人们心中的固有形象。

2.5　拓展馆藏内容

高校档案馆（室）不能仅把目光放在学校具体事务上，更要站在文化、历史、科研和教育事业的高度上，统筹安排各类档案的比例，拓展馆藏内容，更好地为学校和社会服务，也为师生的长远发展服务。

2.6　强化服务意识

档案作为一种信息资源载体，收藏保管的最终目标是利用。高校档案工作者要树立服务意识，放下架子，跟上时展步伐，树立正确的档案服务意识。高校档案馆（室）可以定期公布解密档案目录，供人们的学习、研究和休闲阅读。高校档案馆（室）应当按照规定，设有档案阅览室，配备相关检索设备。有条件的还可以设置休息区，便于借阅者休息，为借阅者提供一个“人性化”环境。

2.7　拓展服务形式

高校应当结合当地历史文化环境、社会经济、教育事业和科学发展情况，充分利用馆藏档案开展编研工作，形成各种汇编和宣传册，为借阅者提供全方位信息，发挥档案馆（室）信息资源中心作用。利用网络，远程提供档案信息服务。利用图片和视频技术，提供易于被理解和记忆的档案信息。

2.8　全面推进信息化

目前我国高校在教学管理、学生管理、行政管理等方面已经全面推进信息化，为了能够与其他管理工作信息化接轨，档案信息化工作刻不容缓。要借助于学校教学和行政管理信息化的“东风”，全面推进档案信息化。

参考文献：

档案室建设解决方案范文第2篇

[论文关键词] 小学档案室 服务功能 信息服务

[论文摘要] 小学档案室的信息服务功能在学校中有着特殊的作用，如何完善和利用好这一资源日益受到关注，本文就此问题作了几点深入浅出的探讨。

随着科技的进步和经济的发展，信息已成为各种决策不可缺少的重要前提。同时，信息资源以其丰富的内涵和对社会的作用而被多层次、多角度地研究和利用。小学档案室的信息采集范围、运行方式在学校中的特殊作用，越来越引起人们的关注。因此，探索档案室的信息服务功能，发掘并利用好这一资源，对学校建设和发展将是非常有意义的。

一、小学档案室的运行特点及其信息服务的意义

档案室通过对学校党政、教学、教研、学籍、设备仪器、声像档案、基建、财务等文件材料的搜集加工整理立卷，为学校决策及有关部门提供文献的工作机构。它与校图书室或资料室相比具有以下特点：

1.特定的收藏范围。档案室的收集范围以上级及有关部门文件、校内文件、会议记录、大事记、教学管理、教研成果、学籍管理、设备仪器、声像档案、学校基建、财务资料等为主，涉猎范围明确，采集结构多样，具有信息的独特性。

2.特定的使用对象。档案资料的使用对象比较单一，一般为校领导、各部门负责人或特定的工作人定的信息属性。档案信息不同与一般图书资料。使用具有一定的限制性，即信息具有不完全开放性。使用者在在使用信息时，一般需要一定的申请，使用时不得跨类别任意查阅，对特殊内容不得摘录、复印、外借等。

3.特定的信息来源。档案室的信息收集途径一般为按照档案管理要求直接收集。

4.在学校信息系统中，档案室是基础部门，应该在学校信息系统中占有一定的位置，为学校提供信息服务。

但是，由于档案室的特殊性及目前档案室普遍存在的档案信息利用意识较弱，导致了人们对其具有神秘感，认为档案室的信息是不可利用或很难利用的。所以说，档案室的信息服务功能的开发有其重要的现实意义。

首先，档案室的信息服务可以为学校决策提供信息支持。在机遇与挑战并存的时代，学校决策者对信息的需求越来越高，档案室把相关方面的第一手资料经过去粗取精、分析归纳等的处理，提供给决策者，不仅可以提高决策的准确性，还可提高工作效率。

其次，为教职员工提供专项咨询，减少工作难度及不必要的重复。在学校管理中，贯彻落实好上级或学校文件精神，是非常重要的。但是，由于部分人员对文件制订的背景、文件的连续性及部分内容存有模糊之处，从而影响文件精神的落实。所以，为教职员工提供专题咨询服务，使之了解内容、过程，化解疑问，对文件的落实将起到重要的作用。另外，档案室还可为教师教学、教研提供咨询服务，减少不必要的重复和浪费。

二、档案室的信息服务功能

档案室的设立是直接为学校主体服务的，其生存是以主体需要为前提条件，以自身运行规律为基础，以有效的信息服务为生长点的。认识、完善和发掘档案室的服务功能，搞好档案信息的开发和利用应是档案室工作人员的首要任务。

1.综合汇总功能。档案室基础工作中的一项重要任务就是进行信息资料的收集。其范围是上级及有关部门文件、本校党务和行政管理、教学管理、学生管理、后勤管理等各个方面。从这个角度来说，档案室是学校的信息中心。要制定相应规定，采取相应的措施，一方面，档案室要加强信息资料的主动收集，另一方面，要在全校各个部门、全体教职工中树立较强的档案意识，注重文件材料的保存和存档，最大程度地丰富档案室的信息资料，从而达到充分占有信息资料的目的。

2.信息分析功能。充分占有信息资料，仅仅是做好服务工作的开始，更重要的是如何对这些资料进行加工、整理、比较、归纳，形成简捷明了、具有参考借鉴功能的有效信息。根据档案室的信息资料特点及主体的需要，档案室应注重对信息进行开发。 "

管理经验比较分析。档案室中存有大量的有关学校管理方面的信息，特别是随着教育改革的不断深入，学校各职能部门对管理方面的信息需求越来越广泛。所以，档案室可以通过纵向比较分析、横向比较分析的方法，为他们提供学校管理方面的各个专项信息服务。

查新服务。针对某些特殊需要，档案室可以提供史料查新、文件查新、教学教研、查新等服务。

对档案信息的编研，搞好编研工作是开发档案信息资源的最好途径，有针对性地开展编研工作，如编制《学校统计资料汇编》、《规章制度汇编》、《教学教研成果汇编》等材料，更好地提供服务。

3.咨询服务功能。利用所藏文献资料，围绕用户提出的某一特定主体或专题，在管理要求范围内，查询有关文件、资料等，经过整理提供给用户。如为领导提供决策服务；为部门或个人提供查询服务等。

三、档案室信息服务功能的完善与提高

档案室的信息服务工作要适应发展的需要，不仅在于对服务功能的认识，还要进一步完善这一功能，不断发挥其应有的作用。为此，档案室要从如下几个方面加强自身建设。

1.进一步解放思想，转变观念，主要是两个方面：一是改变过去墨守成规的保守思想；是转变重藏轻用的观念。由于长期受档案神秘感的影响，人们对档案资料的开发利用一直存有顾虑，重存、重保，从而制约了档案室的信息服务功能。解放思想、转变观念，在档案管理要求之下，主动服务，是提高档案室信息服务功能的首要前提。

2.不断提高工作人员的业务素质。加强档案工作人员的政治思想教育、业务能力培养是做好一切工作的基本保证。学校领导必须重视对档案工作人员的继续教育，定期培训，经常组织参观学习，拓宽视野，以及信息收集、加工、检索、保管的能力。

3.充分应用现代化技术，加强信息收集与交流能力，计算机的使用和网络的发展将使信息的收集方式与途径、存储载体、检索方式与速度等方面发生重大变化，并为广泛的信息交流提供了可能。档案室在自身的建设与发展过程中，必须创造条件，尽快应用这些现代化的手段，尽快实现档案信息管理自动化，从而更有效地提供服务。

4.进一步完善档案室的管理，建立可行的信息服务途径。

档案室建设解决方案范文第3篇

近年，绍兴市档案局(馆)在市委、市政府的支持下，创造性地实施“市级数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目(以下简称“数字档案馆室一体化”项目)，即以绍兴市档案局(馆)为主体，统筹协调，将市档案馆馆藏档案和对国家、社会具有保存价值的市级机关、企事业单位室藏档案集中进行数字化处理，并将数字档案进行馆室交换、登记备份等安全管理的一项基础性信息化建设项目。

一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景

(一)加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障

1.主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府电子政务和信息化建设规划，并统一实施。随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统―_绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交到数据中心存储、利用、进馆的网络化集成化管理。2006年年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门(单位)使用。

2.加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每年有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信息化建设。

(二)以标准规范和典型引路，全面务实数字档案室建设业务基础

1.开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局(馆)在调研的基础上，先后制定了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法(试行)》等一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。2009年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份做出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。

2.精心指导，成功创建一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库，传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字档案，电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导人到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。绍兴市数字档案室建设起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直机关、企事业单位档案目录数据库建设任务。近年来，绍兴市档案局在试点的基础上，成功创建了一批示范数字档案室。鉴于数字档案室建设的复杂性，绍兴市档案局在工作中对照标准，稳扎稳打，力求管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用等业务全面推进，成熟一个验收一个。2008－2010年连续三年，在绍兴市委、市政府组织召开的全市档案工作会议上，每年都确定一家先进单位介绍数字档案室建设的经验。

(三)勇于探索创新，高标准推进数字档案馆建设

1.加强档案馆基础平台建设，创造良好的服务环境。2008年7月，占地43.5亩，建筑面积21477平方米，总投资1.0562亿元的市档案馆新馆胜利竣工。搬入新馆以后，作为国家档案局确定的地(市)级数字档案馆建设试点单位，绍兴市档案馆按照国家档案局的指导意见，对业已建成的数字档案馆进行系统分析，查找薄弱环节，合力组织攻关，以档案全文数据库建设为重点，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，联合开发档案馆综合业务管理系统软件。这是一个集档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研为一体的档案馆综合业务管理系统。系统应用两年来，档案馆综合业务做到了流程化、规范化管理，极大地提高了局(馆)机关的运行效率，初步实现了局(馆)综合业务运行规范化、管理科学化、服务利用现代化。2009年11月份该项目通过了国家档案局技术部组织的验收。

2.加快数字化步伐，优化完善数字档案馆建设。绍兴市数字档案馆建设起步较早。搬入新馆后，绍兴市档案馆依托综合业务管理系统，优化了储存和利用服务功能，加快了馆藏档案的数字化步伐。目前，市档案馆已建成目录数据共306万条，全文扫描共141万件781万页，专题数据库共10个。形成了一整套数字档案馆工作规范。2009年12月，在国家档案局召开“全国数字档案馆建设方案制定及应用推广”项目验收会上，绍兴市档案局(馆)作了经验介绍。

二、“数字档案馆室一体化”的初步实践

2009年上半年，绍兴市档案局在全面调查的基础上，形成了翔实的调研报告(以下简称报告)。报告建议市级各部门(单位)的档案数字化工作，原则上由市档案局集中统一安排，所需经费由市财政统一解决，各相关部门(单位)不再自行承担档案数字化工作。报告提出，集中开展市级部门(单位)档案数字化工作，有利于加快推进数字档案室建设步伐，有利于确保数字化工作质量以及安全管理，有利于实现档案数字化设备设施的整合，有利于集约使用财政资金。

报告在报送市委、市政府有关领导后，引起重视。2010年2月，绍兴市

发改委批复，同意以市档案局(馆)为主体，实施“数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，项目总投资1685万元，建设资金由市财政安排。实施期限为2010－2012年。主要建设内容包括：1.数字档案馆室一体化建设；2.档案馆馆藏档案数字化处理；3.馆、室藏数字化数据容灾备份系统建设；4.网建设；5.电子数据登记备份建设。

与此同时，配合“数字档案馆室一体化”项目的实施，绍兴市委、市政府“两办”转发市档案局关于《绍兴市直部门、单位2010－2012年数字档案室建设工作计划》，对市直133个机关部门(单位)的数字档案室建设做出具体安排，其中2010年列入计划的有33个单位。为确保计划完成，市委、市政府还将数字档案室建设及登记备份工作列入今年对市级机关部门岗位目标责任制的考核内容，首批10多个部门(单位)档案的集中数字化工作已经开展。

在数字化工作过程中，绍兴市档案局(馆)特别注重加工质量，明确要求数字化成果既要符合机关企事业单位档案业务要求，也要符合档案馆业务标准，以实现馆室之间的有效衔接与共享。为此，市档案局定期召开局(馆)监督指导处、技术处和保管利用处相关人员以及项目经理参加的工作例会，及时研究、统一有关业务要求与标准，制定了一整套有效的工作流程和规章制度，从而形成齐抓共管的工作机制，确保了项目的顺利进展。预计整个项目完成后，不仅市级部门(单位)的数字档案室全面推进，绍兴市数字档案馆建设水平也将大大得到提升，其中全文数据库总量将会达到4500~页。可以这样说，实施“数字档案馆室一体化”项目，是绍兴市档案信息化建设推进中的工作机制创新，也是构建区域性公共档案信息资源管理和服务总平台的有效路径。

三、实施“数宇档案馆室一体化”项目的认识与思考

以实施“数字档案馆室一体化”项目为重要载体，绍兴市确定全市“十二五”档案信息化建设的总体目标是，市直133个部门(单位)以及档案工作目标管理已通过省级认定的市直企事业单位，在2012年底前全面完成数字档案室建设任务；县(市、区)80％以上的机关、乡镇(街道)和国有企事业单位在“十二五”末完成数字档案室建设任务。与数字档案室建设同步，全面实施电子文件与数字档案登记备份。市、县两级档案馆在2012年前全面建成数字档案馆，实现数字档案远程服务功能，并根据国家容灾要求，建立馆际间异地备份库。通过三年时间努力，绍兴市档案馆真正建成绍兴市级电子文件和数字档案的安全保管、交换共享和登记备份中心。

笔者认为，这是一个积极又稳妥的目标，经过努力是能够实现的。尤其是“数字档案馆室一体化”项目的实施，为数字档案馆建设水平的进一步提高和市级部门(单位)数字档案室建设的全面完成提供了保障。

(一)全面实现馆室数字档案业务衔接，为档案馆室建设奠定业务和技术基础

据初步统计，市直部门、单位仅需要扫描的纸质档案就达到3721万页。此外，还有32312张照片、3110盒录像(音)带需要数字化。这些部门与单位绝大多数属于进馆单位，室藏档案迟早都要接收进市档案馆。如何避免档案数字化工作“两张皮”，既达到市级部门(单位)数字档案室自身建设的要求，同时又满足数字档案馆建设的各项业务需求，以避免重复劳动，这是一个新课题。因此，解决馆室有关业务问题的衔接，特别是解决档号对接、案卷级和文件级条目的完善、案卷质量的统一等业务问题成为实施数字档案馆室一体化项目的重要内容，或者说是数字档案馆、室建设共同面I临的任务。当然，引导和规范档案数字化工作并有序管理，确保数字档案的完整、系统、安全、真实、有效，更是实施馆室一体化项目的应有之义。档案数字化工作的成果――数字档案，既是数字档案室的主体，也将直接成为数字档案馆的主要源头。自2010年起，各机关单位向绍兴市档案馆移交实体档案，原则上同时移交对应的电子文件与数字档案。这将从根本上解决实体档案接收――档案数字化，再接收――再数字化这样一种传统数字档案馆建设的模式，从而促使数字档案馆建设走上可持续的良性发展轨道。

(二)加快推进数字档案室建设步伐，为全面实施档案登记备份奠定物质基础

县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证和数据备份，是新形势下浙江省确保档案安全与整合档案信息资源的创新之举。笔者认为，数字档案室建设与档案登记备份工作关系紧密，数字档案室建设为档案登记备份提供物质基础，档案登记备份工作又反过来促进数字档案室建设。数字档案即档案数字化成果，是档案登记备份的主要数据形式之一。绍兴市出台的数字档案室建设业务标准规定，数字档案室建成后，目录数据库、档案数字化成果应制作三套备份，其中两套在本单位保存(一套联机，一套脱机)，一套在市档案局(馆)登记备份。现已有一批机关单位的数字档案实施登记备份。目前，结合“数字档案馆室一体化”项目，市档案登记备份中心建设所需的各种软硬件设备设施正在陆续到位，下一步拟争取科技立项，研制登记备份中心平台建设所需要的系统软件，同时，争取市政府信息中心支持，对数字档案管理系统升级完善，实现市级各部门(单位)电子文件和数字档案向市档案馆的在线实时传输。

显然，随着“数字档案馆室一体化”项目的成功实施和数字档案室建设任务的全面完成，电子文件与数字档案登记备份工作也将在绍兴得到全面推进。

(三)实施双向备份，共创双赢格局，为实现档案信息资源整合与共享开辟新的有效途径

绍兴市委、市政府要求，各部门、单位数字档案室建成后，其电子文件和数字档案及时在市档案局(馆)登记备份，同时市档案馆提供馆藏对应全宗数据库一套给所在单位，以方便利用。这样做，必将进一步调动机关、企事业单位数字档案室建设以及档案进馆的积极性，更好地实现档案信息资源共建共享、互联互通。无论是市级部门、单位将数字化成果向市档案局(馆)进行移交和备份，还是市档案馆将馆藏数字档案复制对应进馆单位，都将使对方极大地拥有馆(或室)藏档案的电子数据。由于这种整合不是类似接收实物档案那种占有式的整合，而是合作式的、以资源共享为目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，从而实现真正意义上的双赢或共赢。通过增加档案信息资源，在更大范围提供利用，极大地方便相关单位乃至全社会档案信息资源的利用。同时，登记备份的主要目的之一是，确保数字档案数据的安全。这也是确保数字档案绝对安全的最后一道屏障。应当说，这是一件利国利民的好事情，必将得到大多数单位的理解和支持。

档案室建设解决方案范文第4篇

1.医院领导可以通过医院档案对各部门的工作进行定期检查、计划、监督和评估，依据监督结果和评估结果，对医院的现代化管理作出重大决策。医院档案的积累、开发、保管和利用体现了医院的服务质量、经济效益、管理水平和各个部门的工作效率。医院领导可以根据医院档案对管理进行控制，作出动态调整。

2.为了保证医疗效果、提高服务水平和医疗水平，医院有关科研人员必须不断的进行科学研究。在科学研究的过程中，医院档案是科研人员进行科学研究的理论依据，在此基础上才能不断探寻新的诊断方法和治疗方法。

二、医院档案信息管理的现状

大部分医院在进行医院档案信息管理时仍存在诸多问题，如果这些问题得不到及时有效的解决，会制约医院全面信息化管理的发展。医院档案信息管理中出现的问题包括以下几点：

1.大部分医院领导没有正确认识医院档案信息管理的重要性和必然性，对医院档案信息管理工作缺乏重视，把医院的工作重心全部放在科学研究和医疗方面，信息管理意识较差，导致医院档案信息管理在医院实现现代化管理中没有发挥作用。

2.大多数医院档案室的管理人员综合素质较差，缺乏较强的信息管理能力，对医院档案信息管理认识较少。医院有关部门也没有对管理人员进行必要的考核和培训，管理人员的操作能力和管理知识得不到提高，无法适应医院全面现代化管理的发展。

3.很多医院缺乏关于医院档案信息管理的相关制度，往往是通过各个部门和科室将音响档案、治疗档案、诊断档案、科研档案和会计档案等资料进行整理、收集，最后由档案室管理人员对各类资料进行分类、归档保存，导致医院档案管理较分散、凌乱。

4.部分医院关于医院档案的保真技术和保密技术较为落后，信息管理和计算机网络之间不能有效结合，造成医院档案不能及时查找、更新和维护。

三、加强医院档案信息管理的措施

结合医院档案信息管理的重要意义和现状，本文从提高对医院档案信息管理的认识、引进先进的管理设备和技术、加强档案的数字化管理、提高档案室管理人员的综合素质四个方面提出加强医院档案信息管理的措施。

（一）提高对医院档案信息管理的认识

医院领导应当加强对医院档案信息管理的正确认识，重视医院档案信息管理对医院实现现代化管理、长期稳定发展的重要意义。医院有关部门还应当加强对全体工作人员的宣传、教育，使全体工作人员正确意识到医院档案信息管理的重要性，全体工作人员应当配合档案室实现医院档案信息管理和医院全面现代化管理。医院应当根据医院档案信息管理建立健全合理的、科学的医院档案信息管理体系和管理制度，定期检查管理体系和管理制度的执行情况，保证档案管理工作完全按照管理体系和管理制度执行。

（二）引进先进的管理设备和技术

医院应当提高对档案信息管理的重视程度，结合自身企业的经济条件，适当的增加对医院档案信息管理的资金投入。先进的管理设备和技术是医院档案信息管理工作的重要支撑，医院应当积极引进较为先进的管理设备和技术，淘汰落后的管理技术和设备，利用先进的管理设备和技术构建服务平台，实现医院档案分类、收集、编制和整理工作的有序性，保证各个部门、各个科室都能通过服务平台准确、便捷、全面的查找医院档案，使医院档案实现自身的利用价值。医院领导应当重视档案室与其他科室之间的相互联系，使医院档案得到充分利用和开发，拓宽档案室的服务范围。医院还应当加强档案管理工作的硬件设施建设和软件设施建设，硬件设施包括管理工作中必须使用的管理系统、信息录入系统和信息采集系统，如计算机、扫描仪、摄像机、复印机等，软件设施包括辅助管理的管理文件和管理软件，如录入制度、采集制度、数据库软件、操作系统、安全软件和查询系统等，还应当明确档案室工作人员的工作职责。

（三）加强档案的数字化管理

数字化是指利用电子文档对医院档案资料进行保存，数字化管理是实现信息化管理的保障。传统的档案管理工作中，档案资料的保存形式以纸质为主，保存时间较短，失真率高，查找困难。在医院档案信息管理中，医院应当保证医院档案以电子文档保存，利用拍照、扫描等形式将以往的纸质档案进行转换，便于医院档案的长期完整保存和查找利用。

（四）提高档案室管理人员的综合素质

医院领导应当认识到档案室管理人员职责的重要性，定期对档案室管理人员进行考核和培训，增强档案室管理人员的信息管理水平和管理意识。在信息管理考核和培训的同时，对档案室管理人员开展基础知识学习的活动，拓展档案室管理人员的知识面，基础知识不仅包括信息管理方面，还应当包括网络知识、计算机科学技术、管理设备和管理技术等方面。档案室工作人员必须提高对本职工作的重视程度，意识到档案信息管理工作对医院实现信息化管理的重要作用。档案室工作人员必须严格要求自己，努力提高管理能力和专业知识了解程度，能够在计算机上对医院档案进行整理、检索、收集和编制等。医院还可以定期举办信息管理讲座等，请档案信息管理方面的专家和老师等对档案室管理人员进行培训。有条件的医院还可以与当地其他医院联合，选派档案室管理人员去其他医院进行参观、进修和学习，在不断学习的过程中才能认识到自己的不足，才能不断的改进和提高。

四、结束语

档案室建设解决方案范文第5篇

一、城建档案利用的保障作用

1.设计阶段。设计初期，设计人员考虑到只 能在拆除医院原有的食堂、职工宿舍楼、地下防空洞（建于50年代，构造特殊，后又改建为地下旅馆）等建筑的基础上才能建设。而这几座建筑物与新建外科病房楼相临只有不足16米的距离，要挖掘到地下30多米的地基其难度可想而知。如何在狭小、复杂的环境中打好工程的基础，使之能够承受如此之高的建筑，且四周临近的楼房又不受影响是设计决策的关键。这就要求必须有原始的建筑物档案，包括地上、地下的管网图、结构图等作为凭证和参考，否则就无法准确设计和施工。同时，如施工中不慎使四周建筑物的地下管网受损，则会造成医院正在进行的医疗诊治及手术工作的瘫痪。如正在透析的病人（平均每天50人）一旦发生停电停水，将会造成重大群体性事故发生，导致病人生命濒危。再如正在手术的病人（平均每天30例台）下不了手术台，将会造成重大医疗责任事故。外加周围有老干部病房楼、行政楼、家属楼等楼群建筑，涉及到复杂交错的地下管网（电缆、上下水管道、暖气管道、医用氧气管道等），必须有上述基建档案资料作为依据，方可进行可行性论证、设计和施工。为此，院领导责成医院档案室全体人员全力以赴，必须尽快收集、整理全院的所有基本建设档案，保证在第一时间为外科病房楼的设计、施工提供相关图纸及资料，使之成为科学的依据、参考和保障。

2.施工阶段。由于档案管理人员变动频繁，基建档案资料因历史久远不够齐全完整，分类也不够清晰明确，现任人员又缺乏对基建档案资料的了解和整理方法的掌握，致使查找起来相当困难。针对现状，档案管理人员夜以继日，加班加点，边学习、边查找、边整理。翻阅、整理了大量室藏基建档案资料，查找到大部分图纸及资料，应急了工作的需要。如，2006年6月18日，正值周日，施工方因打桩、挖掘地基不慎把地下的排水管挖断，致使老干部楼和病房楼断水，使正在施工的地基大量积水。档案室人员立即到岗，迅速将相关的外管网线图纸查找出来，提供给基建科，供施工单位参考，使他们用最快的速度查清了管网的标高、走向和精点位置，及时接通了管线，保障了供水，同时使施工快速恢复，即节省了时间，又保障了工期。8月，施工方不慎又将地下电缆挖断，造成全院断电，我院一方面启动双回路电路供电，先解燃眉之急；另一方面，档案室立即查找出全部与新建楼相临的楼之间的地下电网分布图，经过仔细查找、核对、分析，找出了原因，立即制订了修复方案并加以实施，致使以后在施工的过程中，不再发生这样的情况，以保障施工的进度不受影响。