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二、本月工作内容:
1、合同变更的审计:订单的变更管理制度和控制流程:订单变更的落实与控制措施;订单变更造成呆滞物资、报废物资及账务处理及保管制度
2、盘点制度专项审计:在车间现场看到绝大多数的车间对生产盘点不积极,《盘点表》跟实际的物资有相当大的出入。
3、完成XX年年和2009年上半年电器高压单元数的分析统计
4、完成仓库低压板材库存状况分析
5、完成6月、7月工装生产记录的录入和统计
6、完成smc各种报表和台账的建立和完善(样本)
三、本月存在的问题:
对生产订单变更流程的审计生产计划部没有相应的《生产订单落实和控制措施》,拿不出相应的有力证据。所有的凭证没有通过统计汇总:订单变更的记录没有、订单变更统计分析没有。
订单的变更控制程序没有,车间管理人员忽视订单变更的影响,仅仅为生产而生产。车间管理认识不足,不知道如何去控制订单变更所带来的影响以及如何评价订单的完成率。
《盘点表》跟实际的物资有相当大的出入,物资名称不统一(上一次盘点的名称跟下一次盘点的名称不统一);物资使用状态描述不清楚;物资规格不正确;盘点产品、范围不明确,交叉点和管理盲区无人盘点;漏盘、重盘等现象严重;
生产审计严重人力不足,公司在管理上龙头太多,方向太乱,职责重复,相互牵扯。没有明确的管理思路和理念。
在质量体系文件中《生产计划部生产运作控制程序》5.1.1和5.1.3对市场订单变更的变更形式作了规定(《合同变更》),其他没有相应的控制措施或制度。
四、本月工作心得:
1、公司的事就是大家的事,全民皆兵,共同奋斗。铺天盖地的官衔,轻而易举的职位。
2、心得
在盘点制度审计中的审计方法:在审计调查中,我们采用了“点面线”方法,取得了较理想的效果。所谓“点面线”方法,就是在审计调查中,听到或看到某一管理现状之后,通过横向的全面了解、纵向的连线分析,最后确定其控制环节是否完整、控制点是否有效。
在盘点制度审计中的审计实施:先在各部门审计调查了解情况: (1)生产部门:生产比较繁忙、没有人盘点;人手不足;人员变动大;出了车间就不归我们管了;(2)物流管理部门:退回来手续不全,没有地方放;没有发出去的货物不知道如何控制;最后我阅查了公司的质量手册和部门的控制程序结果都没有查到与盘点相关的规定和控制流程,后又查询和审阅了部门管理文件也没有相应的规定;
因此:我们断定公司盘点制度是失败的,财产安全制度不完善,公司制度不健全。
五、建议
建立财产安全管理制度
各部门建立和完善盘点制度和流程:规范盘点人;盘点截止时间,盘点审核人;制表;盘点职责;盘点范围;盘点过程控制;复核、交叉盘点和盲区盘点的沟通和注释等制度;1、完善和建立《生产订单落实和控制制度》:订单变更的次数及变更率的计算方法;订单变更造成人工或待料损失的时间统计方法;订单变更造成呆滞物资、报废物资及账务如何处理及保管;订单完成程度的评价和汇报制度以及相应岗位的职责等等
完善和建立《生产订单落实和控制流程》:订单完成控制点的描述以及涉及到的工序和岗位。
完善生产管理统计制度对订单变更做详细记录和统计分析
完善和建立《生产订单落实和控制制度》:订单变更的次数及变更率的计算方法;订单变更造成人工或待料损失的时间统计方法;订单变更造成呆滞物资、报废物资及账务如何处理及保管;订单完成程度的评价和汇报制度以及相应岗位的职责等等
完善和建立:订单完成控制点的描述以及涉及到的工序和岗位。
完善计划管理统计制度对合同(订单)变更做详细记录和统计分析
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请对市场部的运作控制程序及运作流程进行审计;《合同变更》控制流程进行审计;对市场下达生产任务前的市场预测和分析资料进行审计;对《合同评审》控制制度和流程进行审计;
六、2009年08月份工作计划
(一)审阅:公司质量手册
第6.0章 资源管理
第8.3章 不合格品的控制
(二)审阅:公司运作程序文件:
7.4-02物料采购程序(2009-4-22)
8.2-02过程、产品的监视与测量(XX-11-1)
8.3-01不合格品控制程序(XX年-2-12)
7.4-02物料采购程序(2009-4-22)
4.2.4-01质量记录控制程序(XX-4-28)
8.4-01数据分析(XX-11-1)
8.5-01纠正预防措施控制程序(XX-11-1)
说明(生效日期)
(三)对闲置物资、不合格品处理程序和设备维修与报废制度进行审
(四)审阅:公司 《质量体系文件控制程序》中相关生产部门的控制程序进行审计;
(五)工装生产记录录入和统计
(六)统计设备维修记录(王迪江)
(七)其他临时性工作
一、制定范围管理计划
范围管理计划,是项目管理计划的重要组成部分,防止项目在实施过程中出现范围定义不清、范围蔓延,影响项目的完成。在正式制定计划之前,我查阅了项目章程及初步范围说明书,查找了公司的组织过程资产,根据项目特点再结合以往的项目经验制定出了一份初步计划,随后召集所有项目干系人对计划进行修改和完善,最终完成了一份详细的、科学的范围管理计划。
二、范围定义
一个成功的项目,应该需要在项目前期定义一个明确的项目范围以及详细描述,形成项目详细的范围说明书。在项目的早期阶段我带领项目团队,进驻客户现场进行研讨,查看了先前的信息化集成用户说明,现场观摩指挥平台操作,然后召集了项目干系人进行业务交流收集意见需求。我用原型法将收集到的信息做成项目DEMO,以PPT形式演示系统升级后实现的功能,形成需求文件。做好文件后召集项目主要干系人对系统功能做评价,并根据客户要求不断改进系统功能,最终形成了双方认可的完整的项目范围说明书。
三、创建WBS
我根据项目的特点,利用公司整理出的WBS模板,召集公司相关领域专家和项目干系人召开会,最终决定把项目的可交付物作为WBS分解的第一层内容,形成一个树形 WBS。按照项目功能划分工作组,参照8/80小时原则,以一个较粗的粒度进行项目控制,实现无遗漏且相同层次的工作单元应有可比性且无交叉从属。有的功能实现需其它功能完成后方能实现,则需要采用滚动波式计划的方法。例如:地上指挥所、地下指挥所和机动指挥车互联互通需在综合布线、显示单元高清改造、视频信号数字化网络管理等工作完成后方能开展综合调试,所以我们将软件安装、调试作为近期完成的工作,综合测试作为远期工作。最后项目的范围说明书、WBS和WBS字典经双方确认后装订成册并形成范围基线。
四、范围确认
范围确认是一种阶段性的验收,但又是件很困难的事。我们希望客户能尽快确认以便开展后续工作,而客户则认为什么都没看到无法确认。对此,我通过两方面沟通解决这个问题。一方面,我通过和客户方主任多次解释,虽然项目范围确认是正式的,但并不意味着项目范围一成不变,只要走标准的变更流程且审批通过,均可以变更。另一方面,我要求项目团队重点对客户的潜在操作人员多进行沟通,认真进行操作培训,详细介绍项目的实现,用他们去影响客户对项目的认知。这样消除了客户的顾虑,高效地完成项目确认。
五、范围控制
Visible Ops(Visible Outbreak Prevent Services,可视性中断预防服务)提供了相应的方法论。
对于那些需要增加服务水平、安全和审计能力的IT部门来说,Visible Ops是一种能够提高IT变更管理控制和流程改进的方法论,由四个说明性和自我提升的步骤组成。
Visible Ops手册,为公司提供了一步步的操作步骤和说明性指导,以便可以开始或继续他们的IT流程改进过程。
对于业务管理、安全和审计者来说,Visible Ops是容易实现的,因为它是基础控制部分。以控制为基础,不仅能发现调整的部分,而且能够帮助提供可靠的IT服务传递。Visible Ops能识别出破坏服务水平和安全的关键问题,并为解决他们提供说明性指导。
尽管IT操作、安全和审计扮演不同的角色,但是由于缺乏有效控制,这三个部门经常不一致。通过改进流程和控制,所有人能受益于一个更高效的工作关系,并允许这些部门更高效地成功完成共同的业务目标,最终实现以下目标:
遵从的状态:由于控制是可见的、可证实的和具有规律性的上报活动,因此IT操作和审计人员之间形成一种信任的工作关系;
形成一种“注重因果关系”的文化:通过控制和相关方法论的使用,这些团队能通过合理地利用“原因”和“结果”之间的关系,去识别并解决问题,形成一种“注重因果关系”的文化,而不是诸如“让我们看看它是否在正常工作”的带有主观性的文化氛围;
一种基于事实的管理:公司重视控制和相关的方法论,这不仅有助于有效地解决问题,而且能够帮助公司进行一种基于事实的决策的制定。
三类控制流程
流程遍及维护产品基础架构工作,其目的不仅是预防服务中断,而且能有效地传递IT服务。这可以通过变更管理和资产和配置管理来实现。BS15000把变更管理和资产与配置管理定义为最基本的控制。城市银行前CIO斯蒂芬.凯特曾经说过:“控制不会使业务慢下来,就像汽车的闸一样,控制允许你走得更快。”
审计人员经常通过风险和控制来观察世界。风险的确存在,你能通过预防或监测而减少风险;如果风险发生了,你应该能进行修正和恢复。为了更好地解释这一点,以下是三类控制的说明:
1. 阻止某些事情发生的预防性控制:例如政策、职责的分离和授权流程,都是预防性控制。
2. 监测分析控制:如果预防性控制失效了,或者某些事情没有遵从,就通过监测分析控制来监控活动和流程。例如,变更监测和认证就是监测控制。
3. 修正控制:它可以把糟糕的情况修复到所期望的状态。例如,由于一个失败的变更,系统突然瘫痪,作为一个修正控制,就是重新安装所有应用程序的过程,包括从最近可知的正常的映象,到把系统带回到在线服务状态。
这三类控制的结合能产生一个检查和平衡机制,以便确保流程、人员和技术在规定的范围类运作。
Visible Ops也创造性地提供了一种工具,审计人员可以在上面有效地回顾流程和控制,而不是必须通过“辩论分析”方式工作。这提供了一种更加高效的工作关系、更加平滑的审计,并且使他们在审计准备和辅导上花费更少的时间。
看看效果
职责分离可以确保,没有任何一个人能未经检查就访问没有授权的事情。由于缺乏职责分离而制造了大量犯罪、欺骗的机会,因此不允许开发者访问生产流程,因为他们有能力直接在管控环境中进行变更。相反,他们开发完代码,然后必须送到检测。这样,IT操作部门就能再次检查这个变更,评定风险,如果所有事情都是可接受的,再部署使用。
目前,许多审计所关注的是行业所必需的,或者是确保财务报告的完整性的遵从需求;同时,审计人员和核查员通过打开所有仓库并查看货物,以检查财务说明是否正确。按照这样做法,他们去审核财务说明是否与实际发现的相匹配。
然而,即使最好的审计人员的时间和资源也是有限的。实际上,他们不是进入仓库并检查货物,而是走到计算机旁,检查这些控制,然后决定其是否可信。在大多数案例中,最好把预防与监测控制合并为一;如果他们不存在或者不合适,审计人员就不相信这些计算机控制的成效。
这些做法减弱了审计员的能力并依靠机器去做任何事情。也就是说,没有确保合适的控制存在,以及需要更加详细的审查,因为那些都会导致巨大的成本。
“Visible Ops是一种方法论,对于我漫长的财务和技术审计职业生涯中不断出现的主要问题,它都有所启示,”技术审计员鲁比.克里斯汀娜说:“评估系统的可靠性,审计员需要看以下问题:控制到位,控制文档,控制沟通,和在实际操作中的控制证据。Visible Ops为IT管理者展示了如何建立操作流程的方法,能回答审计员没完没了的问题――我们怎样真正知道你的控制有效?”
通过顺利审计之路
为了与审计人员之间创造一种更高效的工作关系,公司需要能够清晰地描述――那些能够证明他们正按照期望工作的预防流程和检查控制。
“Visible Ops为任何层次的IT人员提供了一个改进操作流程的催化剂似的方法,”比尔・什恩,一个财富100强的金融机构的系统安全工程师说:“不管故障是多么困难,Visible Ops工具帮助公司找到了一个排除故障的方法。如果你正在打算开始或改善配置管理,支持一个可重复的服务器预防流程,并且制定一套实现高质量决策的方法,Visible Ops正是一个起点。我向任何信息系统的管理者、具有技术背景的高级管理者或具有管理目标的IT职员,推荐它。”
Visible Ops提供了一个框架,通过可重复的、可见的和可审计的IT流程,可以在IT运作者、安全和审计之间创造了高效的连接。
通过掌握IT控制点和接受点,安全部门和审计部门能在变更被执行之前,再查看这些变更,并探测到什么时候这些控制被废止,这些控制不仅能避免那些导致安全事故或无序运作的情况,也允许连续不断的监测并减少不一致的情况。
监测变更提供了一个重要的安全机制,就像带有棘齿的攀岩者。这些棘齿保证了绳子向一个方向移动,预防攀岩者坠落。监测变更以强制执行流程,可以防止公司滑向一种无法控制的变更状态。
“这不是说,我们不再犯错误了,而是说,对于导致错误的情况,我们能更加科学地控制,” 史蒂夫・达博,IP服务运营副总裁说,“更多时候,错误被看作经验,这样错误就变得越来越少。在寻找全球性IT管理方面,这些流程和监测控制已经帮助我们实现了许多目标。”
关键词:建设单位;工程变更;控制;管理要点
随着我国社会经济建设的快速发展,城市建筑行业的建设步伐得到不断加快,各种类型的建筑工程数量日益增加,这对工程项目的整体质量及经济效益也提出了更高的要求。工程变更是建设项目的重要内容,主要是指在工程实施过程中,根据合同约定的程序及工程需要,对施工方案的材料、工艺、功能、功效、尺寸、技术指标和工程方法等任一方面的改变。由于许多工程项目的施工周期长、工况较为复杂,在建设过程中容易受到诸多外界因素的影响,加上部分建设项目会涉及到经济利益及法律的关系,导致建设项目出现工程变更的情况,一旦管理不当则会引起合同双方的利益冲突,进而影响到项目建设目标的实现。因此,在项目建设过程中,如何有效控制和管理工程变更就成为建设单位面临的难题。
1 加强工程变更管理的重要性
工程变更产生的原因很多,主要包括主体行为因素、政策法规因素、市场因素、环境因素等。建设项目主体行为是影响工程变更产生的重要因素,特别是业主、设计单位与施工单位的主体行为对建设项目工程变更的生成具有决定性的作用。如业主对工程项目的部分功能、用途、规模、标准的调整;设计单位对图纸的修改,以及解决设计不完善和专业之间相互矛盾的变更;施工单位从施工方案出发,对设计图纸提出的变更等。无论是哪一参与主体提出的工程变更,都将对项目建设产生较大的影响。主要表现为以下几个方面:
首先,工程变更的发生直接影响项目投资与进度。频繁的工程变更将打乱正常的作业顺序,造成变更项目紧前工序、紧后工序和相邻工序的停工和返工现象,尤其是处于关键路线上的变更项目,其延误必将导致建设项目工期的延长。
其次,工程变更将造成管理资源的浪费,降低项目管理效率及劳动生产率。频繁的工程变更往往会增加业主和监理的组织协调工作量及难度,打乱其正常的工作程序。同时,工程变更也会对现场施工的生产作业效率产生影响,增大施工单位的生产成本,对于施工单位现场管理的难度也将大幅增大。
再次,工程变更将产生较多的施工索赔及合同纠纷。由于工程变更会对项目投资与进度产生直接影响,一旦发生工程变更,当业主与监理确定的变更价款和工期难以满足施工单位的要求,双方利益分歧无法协商的情况下,将会引起施工单位的施工索赔,甚至发展为合同纠纷。
建设单位作为工程建设项目的核心,为实现对工程建设项目管理的投资、质量、进度、安全以及其他目标,必须对项目建设的整个过程实施严密的控制。建设项目的变更管理是建设工程项目管理的一项重要内容,业主对工程变更实施有效管理,对控制工程的进度、质量和投资起着至关重要的作用。
2 建设单位工程变更管理的影响因素
《项目管理知识体系指南》指出,在项目管理全过程中,项目整体变更控制是控制造成变更的因素,确保变更带来有益后果,判断变更是否已经发生,在变更确已发生并得到批准时对其管理所需要的过程。建设单位要对工程变更实施有效管理,则应对影响工程变更管理的相关因素进行分析,通过有效的手段对其进行监督和控制。建设单位对工程变更的管理主要受以下因素的影响:
(1)建设单位的企业管理模式。建设单位的企业管理模式主要包括建设单位的组织结构模式以及建设单位对项目的管理层次两个方面。组织结构的问题是建设单位进行全方位、全生命周期项目管理的关键因素。组织结构是否清晰,各部门之间的分工是否明确,内部工作流程是否规范、合理,管理层次之间以及各个管理层次内部工作界面的划分是否适当,都将对具体项目的管理产生重要的影响。
(2)工程变更管理流程。工程变更管理要求对工程变更实施系统的、综合的控制,需要形成一个由总体到细节,包括各个参与方、各个职能岗位严密的、多维的控制体系,确保项目的建设目标得以实现。在项目实施的过程中,建设单位工程变更管理工作中的实施流程规定了管理活动的阶段划分以及各个阶段的相互关系、重要环节、各参与方、各活动行为的相互关系以及流转的过程。
(3)建设单位工程变更的评审机制。建设单位工程变更的评审机制使业主单位内部对工程变更的请求进行综合审查,做出是否批准变更的一系列过程。无论是积极的、合理的,如以提高工程质量、加快工程实施进度以及节约工程造价为目的的工程变更,还是带来消极的不合理的工程变更,甚至是恶意的工程变更,都需要建设单位给予认真对待,必须对工程变更的方案进行评审。
(4)对工程变更的实施监督情况。变更请求得到批准后,可能需要编制新的(或修订的)成本估算、活动排序、进度计划、资源需求以及风险应对方案。
3 建设单位工程变更管理控制要点
(1)建立适合的企业及项目管理模式。建设单位项目管理体系的有效运行离不开各部门、各管理层次之间的有效协作与相互配合,建立在明确分工基础上的高效信息传递、及时沟通、密切配合机制是项目得以顺利运行的前提。因此,根据企业基本情况与人力资源现状条件,结合所管理建设项目的特点,建立适合的企业管理模式以及项目管理模式将有助于建设单位对各个项目的变更管理实施有效控制。建设单位工程项目管理的组织形式决定了工程变更管理的方式,其确定的原则应是要服务于项目的整体运作,以高效完成项目整体任务,满足建设单位的建设目标的相关要求。如某业主企业针对一定时间范围内承接的项目群管理任务实施两级管理,其组织结构模式如图1所示。(图1)在上述模式下,机关各职能部门对于具体项目没有直接的指令关系,但是对于具体的技术及业务确存在审查或审核的关系,因此信息能否得到及时、准确的传递尤为重要。
图1 某建设单位组织结构模式
(2)建立规范的变更控制流程。工程变更的实施过程应当有清晰明确的流程。一般来讲,变更审批的环节越多,越容易控制变更的数量和变更的费用,而且各部门在审批中相互补充、制约,也能在一定程度上预防个人主观因素的影响。与此同时,繁琐的变更审批流程需要较长的流转时问,往往会影响变更的及时实施,甚至影响整个项目的工期。因此,业主建立规范的变更控制流程,并正确处理好变更控制与效率的关系,是做好工程变更管理工作的一项重要内容。基于前述业主单位组织结构模式,建设单位内部工程变更审批流程图如图2所示。(图2)
图2 某建设单位内部工程变更审批流程图
需要注意的是,以企业及项目管理模式为基础的工程变更管理的授权体系是做好工程变更管理控制的重要控制要素之一。在前述案例中,由于公司实行两级管理,依据变更费用额度以及变更性质等的不同,确定相应的管理权限,由此确定工程变更的审批主体与流程。明确的授权体系有利于形成良好的工作界面,对相互的责任、权利与义务。在前述案例组织模式情况下,公司与项目部对于工程变更的审批权限将决定公司对于项目的具体控制和管理程度以及深度。
(3)制定良好的工程变更评审机制。由于工程变更对建设项目的质量、进度、费用都有着直接的影响,从图2的流程图中可以看出,无论工程变更的费用额度以及变更性质处于哪一审批权限,严谨、科学的技术经济论证是工程变更管理不可缺少的重要环节。因此,建设单位必须对工程变更的方案进行综合的全方位评审,确定该项工程变更所带来的影响是否在可以接受的范围内,并降低项目工程变更所带来的风险。
对建设单位来说,由于工程建设的阶段性,一般业主单位不会有太多的专业工程管理和技术人员及相关的经验。这一现状与专职从事工程施工的承包商单位相比处于明显的劣势。建设单位需要根据相关的变更管理流程与授权体系,在内部组织相关部门或者借助外部专家及专业技术顾问公司的力量与经验,采用各种形式,对变更的要求进行实质性的分析与判断,判断提出的变更请求对于项目的技术、费用、进度、质量、安全及环保等建设目标的综合影响,预见引发的风险,从而做出详细的分析与判断,有效控制工程变更,弥补建设单位技术和经验不足的缺点。在具体评审中,工程变更评审要注意以下三个方面,即分析研究变更设计方案和技术,论证变更的必要性;分析变更工程量和投资增减,论证变更的合理性;分析预测变更对合同价以及工程项目总造价的影响控制,论证变更的可行性。
(4)注意加强对工程变更的全过程控制和管理。工程变更管理涉及到项目建设的全过程。业主以及监理单位一般都把对工程变更控制和管理的重点放在项目的建设实施阶段,但是一些工程变更,特别是重大变更往往潜伏在项目的前期研究策划阶段。特别是这个阶段用户需求面积的确定、使用功能调查、建设标准确认、目标市场预测等工作的不足,将导致设计缺陷或设计偏差,造成较大的变更,对项目的进展将产生严重影响。因此,工程变更管理控制要树立全过程管理的思想,以预防为主,加强事前控制,减少重大设计变更。同时,要做好设计审查工作,具体还可以辅助采用BIM(建筑信息化模型)等技术手段,在设计阶段通过给予三位模型的碰撞检查与纠错,实现各专业综合设计优化,减少因专业设计缺陷造成的设计变更。
建设单位对工程变更进行评审、批准与确认后,还必须在变更实施的过程中进行跟踪和验证,确保变更被正确地执行。同时,还要注意加强对工程变更的事后控制,对工程变更进行分析对比,尤其是针对中标价与结算价出具分析报告,提高业主的控制和管理能力。
4 结语
在项目建设过程中,工程变更有时会给建设项目带来许多不良的影响,甚至影响到项目的整体经济效益。因此,建设单位应通过分析工程变更管理的影响因素,结合工程项目的特点,制定出一些切实有效的管控措施,以提升项目的工程质量、加快工程实施进度以及节约工程造价,从而实现项目的建设目标。
参考文献:
关键词:施工;监理;造价控制
中图分类号:U415文献标识码: A
一、监理造价控制内容、依据
做好施工阶段监理造价控制,首先要了解国家规范及委托监理合同赋予监理工程师的造价控制职责。
在北京市《建设工程监理规程》(DBJ01-41-2002)第7章工程造价控制中,赋予监理工程师三项职责:工程量计量;工程款支付(预付款、进度款);工程竣工结算审核。
在已经颁布即将于2014年3月1日实施的国家标准《建设工程监理规范》(GB/T50319-2013)中赋予监理工程师如下工程造价控制职责:对已完工程进行计量,确定实际完成工程量;提出到期应支付给施工单位的金额,签署工程进度款支付申请;审查施工单位提交的竣工结算款支付申请,提出审核意见,签认后报建设单位审批。
在工程委托监理合同中,通用条款供业主选择的条款有:在工程施工合同约定的工程价格范围内,工程款支付的审核和签认权,以及工程结算的复核确认权与否决权。未经总监理工程师签字确认,委托人不支付工程款。
可见监理造价控制的内容在随着社会分工的精细化,潜移默化的发生着变化,内容从全面的接入到非常清晰的界定,呈现在我们面前,就是三项工作:
1、负责已完合格工程的工程量计量,审核批准施工单位的工程进度款申请(独占计量权,兼有支付权);
2、负责审核签署工程变更文件,并督促施工单位实施,完成验收并计量(变更知情权);
3、负责工程的结算款的审核,提出监理审核意见(支付权)。
看来在工程建设各环节造价控制所涉及的造价咨询范畴的工作,诸如工程量清单编制、工程量复核、工程量清单报价、清标、材料询价审核等已经完全从监理造价控制职责中剥离出去,只剩下与工程技术和管理密切相关的必需的三项基本工作。
二、监理造价控制模式及分工:
明确了监理造价控制的基本工作后,如何更好的实施监理造价控制工作就是监理人员要面对的课题。下面以自身的工作经验谈谈监理造价控制的模式和分工。传统的做法上,在项目监理机构中,根据项目具体情况派驻造价工程师或造价员,在工程实施中全程驻场开展工程造价控制工作。这种模式虽然总监具有人员管理权,具有能直接向造价人员下达工作指令的优点,但受到人员成本、人员工作经验、专业特长及工作量多少等因素的制约,传统的造价控制模式已经越来越不能满足建设单位对造价控制的需要,从而不能适应工程监理工作需要。主要体现在工程实施过程各阶段,造价人员工作量不均衡,甚至偏少,但工资成本高,工程项目安排兼职造价人员的情况比较普遍,这样造成人员对每个项目都不熟悉,无法较好的完成项目造价控制工作。加之长期的现场工作,造价人员经历的工程数量不足,工程经验积累少,不利于造价人员业务提高和经验积累。为了更好地解决好这些问题,越来越多的监理企业对监理项目造价控制工作进行了分解,即驻地监理工程师负责完成工程量的确认和计量。项目总监审批工程款的支付。工程变更审核及竣工结算款审核均交由公司造价团队完成。逐步将工程监理业务板块的造价控制工作分解到公司层面负责,形成公司后台造价团队支持现场造价控制的模式。这相当于监理项目部在造价咨询方面工作绝大部分由公司造价职能部门承担,在造价控制方面形成由直线制组织结构演变成职能制形式,实现了职能分工和优势互补,控制了支付风险,比较专业、高效的完成工程造价控制工作。我司多年来就是采用“两层次审核”的解决方案履行造价控制职能。
首先要求现场监理工程师在熟悉施工合同及图纸技术上,掌握计量原则,按期对已完工程量进行计量。同时要求项目总监必须了解并掌握工程量清单及计价规范,熟悉施工单位投标商务文件,能将工程设计文件中“技术质量要求”与工程量清单中的“工程描述”有机联系起来思考工程造价问题。从而将工程预付款及进度款的申请审批工作直接下放给项目总监负责,公司仅建立台账备案。
其次对于工程变更文件的审核,包括工程量的计算及计价,在收集到支持性资料(施工合同、变更文件、价格确认单等)后,转交公司造价部审核,充分利用公司人员、软件、价格数据库资源优势,提出审核意见及成果。
其三对于竣工结算款审核,根据监理规范要求,由公司进行程序性审核后提出审核意见,转项目总监批准。但是如果业主在监理合同中约定由监理单位负责竣工结算的实质性审核,则需补充签订监理合同或协议,支付竣工结算审计酬金。
三、监理造价控制流程
工程量计量流程:施工单位按月申请工程量计量监理工程师在质量验收合格基础上计量签署月完成工程量报表项目总监审核批准建立台账并报公司备案。
工程进度款支付流程:施工单位报送工程支付申请监理工程师根据投标商务文件审核量、价项目总监审核批准,报公司备案建立台账。
工程变更审核流程:项目总监签署工程变更文件施工单位的工程变更计价文件报监理驻地监理按月报公司造价部审核公司造价部按期审核完成转项目总监批准。
工程结算款审核流程:施工单位将工程结算文件报监理驻地监理转公司造价部审核公司造价部程序性审核,提出审核意见转项目总监批准报业主办理。
工程变更及竣工结算款审核需收集的支持资料:工程施工图纸、工程变更(含设计变更、工程洽商记录、工程签证等)、施工合同(专业承包合同、材料采购合同)、变更计价文件及电子版、盖章的工程结算书及电子版、投标商务文件及电子版、工程竣工图及电子版。
四、监理造价控制要点及案例
做好监理造价控制工作,不仅要求项目监理团队具备一定的专业技能,还需要具有较强的风险意识。
专业技能主要体现在:
⑴、熟悉委托监理合同及施工合同,通过合同了解业主委托的造价控制内容及与有关造价的条款,评价工程进度质量安全对造价的影响。
⑵、对工程量清单及计价文件的熟悉,要看得懂、会使用投标商务文件,结合设计图纸和商务文件内容范围管理工程。
⑶、通过对造价规则的了解,在签署工程变更文件时,掌握变更文件的描述深度,将主要的技术经济参数以文字和附图的形式提供给造价人员。
工程建设各阶段和各项工作均有风险,造价控制亦然,不管是“造价确定”阶段,还是“造价控制”阶段。树立工程造价控制风险观念是监理人员履行职责不可或缺能力。具体为:
⑴、业主在监理合同中的对造价控制的约定十分重要,业主是否约定由监理单位做造价控制?具体做到什么程度或深度?总监及监理人员要清晰的了解职责。
⑵、在承担造价工作时,首先要界定是哪个阶段工作?如果是“造价确定”,应还原到招投标阶段,应归属监理造价咨询范畴。如果是“造价控制”,应归属监理造价控制范围。
⑶、工程款支付要有明确的依据和支持文件,养成支付必须有可靠依据的良好习惯,不仅要看总承包施工合同,还要核查专业分包文件。额外支付必须有业主的书面指令。
⑷、工程结算文件审核的深度必须明确,要界定上完整的、合规性审核?还是核量、认价性的实质性审核?
案例一:某项目业主使用初步设计图纸进行招标,工程开工后施工图纸到位,要求监理单位和施工单位同时对施工图纸工程量进行计算比较。但是项目总监考虑与业主的关系,同意进行核量。造成监理造价控制工作重点严重偏离。此例其实已经超过了监理委托合同的约定。
案例二:某项目总承包合同价中的暂估价专业分包和暂估价材料,因未达到公开招标限额规定,总包单位未组织招标采购,经总包单位选择的专业分包及材料供应商报价,通过业主要求监理单位进行报价审核。这就是典型的将招投标阶段工作顺延到施工阶段的案例。解决的方向有两个:一是通过市场竞争产生合同价;二是委托造价咨询单位对报价进行审核,提供参考合同价。合同价的确定上造价咨询范围工作。包含合同价概算才是监理造价控制的目标和工作对象。