档案安全应急管理预案范文第1篇

1 医院档案的作用

医院档案包括医院在医疗业务及相关活动中形成的文件、报表、图像、图表、录音、录像、光盘等各种档案。档案不仅记录了医院历史和现今的管理工作，也包括医嘱、病程记录、手术记录、会诊记录、病理报告、X光胶片、各种检查图文资料等医疗文书档案，事关广大人民群众的生命健康和医学学科学的发展，对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。

2 医院档案应急预案编制的目的

档案的安全保管及险情处置是档案管理工作的重要内容之一，也是医院整体安全工作的重要组成部分。档案资料是不可再生的资料，一旦毁损，很难补救。为了有效预防、及时控制和迅速消除突发灾害事件对重要档案造成的损害，提高工作人员对各类突发事件的反应和处理能力，加强各部门对各种险情的应急指挥和协同作战能力，达到处置得当，减少损失，确保档案信息安全为目的，就必须根据本单位实际，编制科学合理的应急预案。

3 编制依据

主要依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和省、市档案局的《档案管理突发事件应急工作预案》及医院各项应急管理规定，并结合本医院实际情况，制定应急预案。从而做到有法可依，科学实际。

4 工作原则

4.1 以人为本，档案优先的原则。档案是历史真实的记录，具有不可再生性，所以在遇到突发状况时，要采取有效措施，在保障人员安全的情况下最大限度的减少对档案的影响。

4.2 主动预防的原则。应急预案主要是以预防为主，所以在日常的工作中，要加强安全管理，做到专人负责，加强学习和宣传，增强安全意识。

4.3 完善工作机制和防范手段。实行全院一盘棋，全科一盘棋，强化分工与协作，层层分工，各负其责，落实定期检查，落实责任追究制度。

5 应急突发事件种类及范围

编制应急预案时，要充分考虑到各类突发事件，并制定出相应的处理意见。灾害可以分为自然灾害和人为灾害两大类。

5.1 自然灾害。是指自然现象引起的，如洪水、台风、暴雨、地震等。

5.2 人为灾害。主要是因人而引发的。一是安全事故，由于安全防范不当引发的，如插座电路引发火灾、设备老化导致的不安全因素等；二是各种人为破坏，如恐怖事件、蓄意纵火、偷盗、爆炸等。

6 健全领导机构，承担职责

领导机构主要是指要成立相应的档案安全应急领导小组和档案抢险救灾队伍。领导小组职责是：

6.1 负责召开应急领导小组会议，传达上级相关文件与会议精神，部署检查落实档案保存安全事宜。

6.2 负责制定单位应急预案。

6.3 负责日常工作的管理，加强宣传和教育。

6.4 负责发生突发事件时，宣布应急状态的启动和解除；全面指挥调动应急组织，调配应急资源，按应急程序组织实施应急抢险。

6.5 做好处理中的报告、统计工作。

7 应急队伍的建设

在应急预案中，要制定一整完整的应急指挥体系，一旦发生应急事件，根据事件性质，各应急队伍能听从指挥，及时主动地赶赴场参与。应急队伍主要包括火灾应急救援人员，档案工作人员，伤员抢救人员和设备维修人员、安保人员等。平时，还要根据预案要求，经常组织桌面推演或实兵演练。可以使各队伍能在紧急情况下，各司其职，密切协作，采取最有效行动消除对档案、资料的威胁，保护、抢救好档案、资料。

8 强化预防备灾工作

8.1 建立灾情预警联络系统。指定安全责任人，负责与公安消防、水文、气象、地震、人防等部门联系，建立有关突发性重大事件报告制度。档案室列入医院重点安全管理部门，及时沟通信息，按要求做好灾情预警工作。

8.2 建立联动机制。一旦发生突发事件，不仅要与医院内的应急队伍配合外，还要加强与公安、消防、武警之间的联动，以确保处置及时有效，保障档案安全。

8.3 完善抢险救灾的日常训练工作。做好科室人员救灾能力的培训，定期开展应急演练活动，使所有人员均熟悉自己的抢险岗位、职责、消防器材的存放位置、使用方法等，真正做到责任到人，措施到位，方法得力，抢救迅速。

8.4 办公室要完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给。消防器具应每年检查（更换）一次，并与相关处室配合，保证消防通道畅通。档案室均应配备钥匙两套，一套由库房管理人员使用，一套由办公室主任保管以备急用。

8.5 建立档案安全检查制度。特别是要制定日常检查制度，落实到人。把安全工作的重点从事后处理转到事前防范上来，树立预防重于抢险的思想。库房管理人员应对档案室安全情况进行检查登记，加强检查，发现问题和隐患及时整改。杜绝安全隐患，加强巡视。

9 应急处置程序

9.1 预案启动。一旦发生突发事件，第一时间通知领导小组和救援队伍，及时出现场，指挥扑救工作。启动预案后要及时上报卫生局等相关领导部门。

9.2 处置程序。根据现场情况，及时作出判断事故的严重程度，按照预先的应急计划实施救援。

9.3 善后处理。应全面客观核实受灾情况，保证灾情数据的准确性。同时要全面分析事故发生原因，提出处理意见和整改措施。做好转移后档案的保管工作。

10 奖励和惩处

档案突发事件发生后，参与处置的人员要反应迅速，各司其责，处置得当，行动有序。对在抢险救灾中有功人员进行表彰和奖励，反之，对、消极冷漠、贻误战机、不听指挥者给予处分，对有关事故主要责任人将按有关规定进行严肃处理。以确保政令畅通。

总之，编制医院档案工作的应急预案，要从实际出发，根据各单位档案保管的特点，建立和完善应急管理体系，加强安全防范，提高全体工作人员对档案工作的重视意识。同时，还要采用一些高科技的手段，充分发挥各类专业人员的作用，提高预警能力，把不安全因素尽量消灭于萌芽中，全面提高医院档案室应对各类突发事件的能力。

参考文献

[1] 李玉霞，《医院档案管理的体会》，《医学信息》，2006年第12期。

[2] 张捷，《医院档案管理工作中应注意的几个问题》，《中国误诊学杂志》，2003年第11期。

档案安全应急管理预案范文第2篇

关键词：突发事件；高校档案；应急管理体系

中图分类号：G271 文献标识码：A

原标题：高校档案应急管理体系研究

收录日期：2013年5月30日

突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。高校档案作为学校的历史记忆宝库，一旦遭受突发事件的危害，后果不堪设想。加强突发事件下的高校档案管理成为亟待解决的课题。

一、突发事件对高校档案应急管理提出挑战

1、风险意识缺乏。存在必然会有风险，不管这种风险是来自于自然的还是人为的。即使是严格按国家标准建立起来的档案馆，同样会面临各种各样意想不到的风险，历史上那些直到今天仍被学术界推崇的档案建筑与保管措施并不能保证大部分档案的消亡就是明证。近年来，档案在突发事件中频遭损失的情况，暴露出风险意识缺乏的问题。这也是高校档案部门应当借鉴和警惕的。针对自然突发事件，既有的档案保护技术和防护措施相对较为成熟，也积累了较为丰富的经验。近年来人为突发事件在高校有日趋增长之势，需要格外引起重视。

2、应对能力不足。突发事件下的档案应急管理包括预案编制、预测预警、信息报送、应急处理、信息、恢复抢救、调查评估等一系列环节，牵涉到组织架构、资源配置、配套支持等。这决定了高校档案应急管理不能局限于某一环节、某一领域，而必须从更高的层面来进行一种顶层设计，构建起包括应急体制、机制、预案等各方面内容，涵盖了档案危机预防、处置和恢复等全过程的档案应急管理体系。从现实情况来看，这方面还存在许多薄弱环节，缺乏足够的资源支持，缺乏有效的整体应对能力。加之危机管理框架下的档案管理研究是一个新兴领域，理论研究尚待深化，实践性有待检验。这些都势必对高校档案应急管理构成严峻挑战。

3、重要难题来自于分级机制不完备。突发事件应急处置的特点和基于成本效益的分析，都要求档案应急管理必须保重点、保核心。这就需要有相应的档案安全分级机制来支撑。正如档案价值鉴定是档案工作中最困难的一环，现实中这方面也同样是弱项。高校档案机构一方面在存放档案时考虑到将重要、珍贵档案集中存放的并不多，另一方面也缺乏针对档案安全管理状况的风险等级评估。这就有可能导致在面对突发事件时，难以在有限的时间集中资源重点应对，最终贻误时机，出现“玉石俱焚”的后果。

二、高校档案应急管理应对策略

1、树立档案风险防范意识。强烈的风险意识是应对突发事件所必须具备的意识。由于产生和诱发的因素很多，突发事件很难做到及时预知预报，它更多的是建立在对既往事件和知识经验的积累和推断分析上。当准备投入很大但并未发生或造成后果不像预想的那么严重时，就可能造成浪费，这也是导致很多人对此掉以轻心的原因。高校档案部门相对内向封闭，似乎发生几率不大，但若无准备，也许不经意间它就悄然袭来，猝不及防下造成的损失可能更大。正是基于强烈的风险意识，国际档案学界就档案机构应对突发事件已达成一个共识：最好的救灾措施就是预防灾害，预防比灾后恢复更富有成效。强烈的风险意识有助于我们将着力点放在预防为主，防患于未然。

2、建立高校档案应急体制。根据2007年颁布的《突发事件应对法》，我国已建立统一领导、综合协调、分类管理、分级负责、属地管理为主的应急管理体制。相应地，我们可以在学校应急管理的整体框架下分三个层面组建有关的档案应急组织。指挥层面，学校整体应急机构可视作档案应急管理的指挥机构；管理层面，可成立突发事件档案应急管理领导小组，组长建议由分管档案工作校领导担任，设有学校档案工作委员会的则由委员会主任担任，组员由档案部门及相关职能部处负责人组成；操作层面，档案机构内部成立由档案业务骨干及有关专家组成的应急小分队。对于某些档案突发事件，还要根据有关规定向上级应急管理机构上报处置。据此，通过分级处理、分级响应，形成一个自上而下和充分协调的档案应急管理组织指挥体系。

3、制定高校档案应急预案。预案是高校档案应急管理的核心和关键。国外的各类档案机构包括国家档案馆、地方档案馆、大学档案馆，大多制定了相应的防灾计划或应急处置方案。我国许多高校也制定了有整体的或专项的突发事件应急预案。相对而言，高校档案应急预案的制定起步晚，更待完善。

4、完善高校档案应急机制。高校档案应急机制包括档案危机预警机制、应急资源调配与调动机制、档案危机化解机制。本着预防为主的原则，档案危机预警机制居于首位。档案危机预警机制，主要是通过制定档案部门应急预案，加强档案安全预警和信息报告制度，采取适当的预防措施，避免突发事件发生，减少档案损失后果。对重要、珍贵档案，特别要注意进行多重备份或适当集中保管，提高其安全等级和系数，从而以最有限的资源来实施最有效的保护。

5、加强高校档案应急管理相关研究。高校档案应急管理作为一个新情况、新问题，其中有很多方面需要去研究。诸如如何判定风险，怎样防范应对风险，要建设什么样的应急管理体系，如何评估应急管理的成效，怎样通过高校档案应急管理来推动高校档案管理方式和理念创新等。这就要求我们加强相关的研究，并及时做好相关研究成果的推广，力求不论是档案管理理论的成果，还是其他领域应急管理研究的实际进展，都能尽最大可能整合到高校档案应急管理预案中，从而尽可能为应对突发事件提供理论支持和现实指导。

主要参考文献：

档案安全应急管理预案范文第3篇

[关键词]档案工作；突发事件；应急预案；编制；思考

在档案管理工作中，任何不良突发事件的发生都会给档案工作的正常开展构成不利影响，甚至造成档案资源的损坏。面对这种现状，档案管理部门应当积极、深入的开展各种档案应急措施研究，提前做好各种突发性档案事故的预防工作，从而保证档案安全，为档案事业的更好发展做积极贡献。

1、加强档案工作突发事件的应急预案编制

目前，国内外突发事故的发生率不断增大，这种时代背景给档案管理工作带来很大影响。这也要求档案管理部门在工作中提前制定出一个科学、合理的应急预案，由此来确保档案工作安全。在具体工作中，档案工作突发事件应急预案的编制主要包含以下方面。

1.1成立应急预案编制机构

档案应急预案的编制并非一个简单的内容，其中牵涉众多方面的知识，因此其编制工作的开展可谓难度重重。在这种条件下，要想编制一个科学、合理的档案应急预案，必须要提前成立一个专门、统一的应急预案编制部门。一般来说，应急预案的编制都是有单位专门工作小组根据社会风险评估起草和制定的一种档案管理规范，这也是开展档案应急管理的基础。

1.2建立严格的考核机制

对于档案应急预案的编制与管理工作，不仅要建立一个科学、完善的编制部门，而且也要完善相关管理制度，比如档案应急预案编制部门管理制度、工作人员责任规划制度以及考核机制。其中以考核机制的作用最为明显，它对提高整个部门工作人员素质有着积极作用。但是在实际工作中，仍然有不少工作人员都无法达到预计工作标准和要求，也有不少企业和单位并没有建立专业的档案应急预案编制部门，多数单位都是临时组成应急预案编制小组，但在这一工作结束之后随之解散。面对这种情况，做好科学、完善的管理考核机制不可忽视，它对保证员工工作效率、确保档案应急预案科学性方面有着重要作用，它的应用是根据员工工作效果和质量对编制人员定期开展检查与考核，一方面让员工内心存在工作紧迫感和责任感，另外对员工工作成绩给予肯定。这样才能让员工更好的开展工作，培养员工敬职敬业的工作态度。

1.3配备应急预案编制人员

配备科学、合理的应急预案编制队伍是档案应急工作的主要任务，只有具备高质的员工队伍，才能更好的开展各项工作。应急预案编制工作本身便是一个内容复杂、难度大的计划编制工作，它的具体工作中对员工要求非常严格，这些参与到应急预案编制工作的员工不仅要具备扎实的专业基础知识，而且应当具有广泛的知识面，能对社会各种事故的发生原因和机理做出科学评估。

在目前具体的档案应急预案编制工作中，不仅需要档案管理人员、档案部门工作人员还需要社会应急专家、政府人员的共同参与。从人员的知识结构进行分析，应急预案编制工作人员的配备应当是来自不同专业、不同领域的，他们不仅要具备一定的档案专业知识，而且还要具备警务、消防等专业知识，从而使应急预案编制机构成为一个专业性强、技术扎实的企业档案管理部门。

2、构建完整的档案工作突发事件应急预案编制机制

2.1建立应急预案管理体系

档案管理体系工作同档案应急预案编制大同小异，都是由不同部门、不同人员综合组成的，在管理体系建设中需要各级管理部门共同参与。因此，在具体工作中要坚持横纵交错、由点到面的管理思路，一方面要求单位内部每一阶层人员的参与，另外也要社会各行各业参与到管理工作中来，其中包含了各级档案行政管理部门、各级国家档案馆、企事业单位档案部门、军队系统档案部门及其他档案机构都需要开展突发事件应急预案编制工作，体现出应急预案的层次性与层级管理。二是横向到边。各档案部门应结合各自的实际，针对各种可能发生的突发事件制定各类应急预案，力求全面覆盖各种可能发生的突发事件。

2.2完善应急预案内容体系

基于突发事件的分类、分级，档案部门应当积极完善应急预案内容体系。从性质上来说，应当制定总体的综合性应急预案和专项应急预案，实现“I+N”预案模式。“1”表示综合性预案，综合性预案就是阐明应急管理整体框架结构及应急基本原则和流程，具备综合性指导作用。“N”表示各种专项应急预案。“专项预案”是根据总预案的要求，在危险分析的基础上，根据事故的种类、现场区域位置等因素，确定子预案。这里所说的“专项预案”实际上就是指应对各种不同类型突发事件的专门应急预案。

3、确保突发事件应急预案的时效性

3.1内容明确，增强应急预案的可操作性

在档案应急预案编制的工作中最为重要的一个因素就是一个方案的可行性，这也是对应急预案在内容上最为基本也是最为核心的一个要求，为了要保证这一点必须要保证制定出的相关内容要更加的详细和具体。在档案部门的应急预案中，有很预案在内容上都是比较空泛的，所以其可行性也就可想而知，因此其也不可能起到非常好的实际作用，，在应急预案当中还一定要对事前的预防和事中的处理以及事后的事后的应对措施进行仔细的规划，只有这样才能更好的保证应急预案的实行效果。在内容上也尽量要详细一些，只有对各项工作的方案都予以详细的规定，才能更好的保证工作的质量。

3.2形式严谨，增强应急预案的规范性

在应急预案的制定和编写过程中一定要将形式控制的更加规范，首先是应急预案的编制程序要逐渐的向规范化转变，应急预案编制中的所有流程都应该严格的按照相关部门的规定和要求来进行。其次是预案中的有关内容要更加的标准，使用的语言要更加符合相关的标准，结构上也要保证所有的架构都能体现出核心的内容，架构可以充分的为内容服务。在格式方面也要充分的符合相关的标准和要求，格式、字体和行间距等都要充分的符合相关的标准格式的规定和要求。

3.3吸收借鉴，增强应急预案的科学性

要想有效的提高预案的科学性，就必须要在实际的工作中更好的借鉴一些更加先进和成熟的经验，多和其他单位保持有效的沟通，充分的借鉴其他单位和部门的实际经验，这样才能更好的提高自身的编制水平。但是需要注意的是借鉴并不等于照抄，是根据本单位的实际情况进行总结和吸收的一种能力，所以有关部门在实际的工作中也要对借鉴和拿来主义予以清晰的区分。

4、结语

档案突发事件的预案编制工作在实际的工作中占据着非常重要的位置，它对档案工作的顺利开展都有着十分重要的作用，所以有关人员一定要对此予以高度的重视，采取多种有效的措施保证该工作的质量，提高实际的水平。

参考文献

档案安全应急管理预案范文第4篇

[关键词]档案应急抢救机制 制度 机制

中图分类号：U642.3+5 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）24-0349-01

档案抢救工作往往具有高度的紧迫性，转移工作必须争分夺秒，临时进行各项准备恐怕为时已晚，而灾害过后受潮、浸水档案的修复工作也不容拖延，由于多数档案是孤本，一旦受损后果无法挽回。如果因为事前准备不足，使本可以避免或减小损失的档案抢救工作贻误战机，有关领导和工作人员将难辞其咎。目前，从档案行政管理部门到档案实体保管部门和学术研究机构，都还没有对档案应急抢救工作给予足够重视，从档案工作的主管领导到具体工作人员都还没有充分树立档案应急抢救工作的意识。因此，档案部门应积极研究如何建立有效的应急抢救机制，努力掌握紧急情况下档案抢救工作的主动权。

一、做好预案维护，提高档案应急抢救能力

一切应急措施都强调培训、演习的重要意义，却容易在常态下人们紧张的工作中被忽视，或者由于设备、经费等条件的匮乏而被搁置。日常演练实际上是通过对突发事件的动态模拟，使指挥人员和执行人员获得练习和“试错”的机会，从而降低突发事件决策的难度和风险，减少行动上的失误。众所周知，日本作为灾害频发国家，组织经常性的各类灾害预防训练已经成为政府的职责和公民的义务。而在我们的实际工作中，存在着预案制定者以外的人员对于预案内容不甚了解、甚至一无所知的情况。一旦险情发生，预案的效用将大打折扣。进行模拟演习正是要帮助档案人员和抢险人员熟悉预案设置的工作要求和程序，保证他们对救灾设备、物资能够熟练地操作和运用，在培养他们良好的技术素质的同时，锻炼良好的心理素质。指挥在应急抢救工作中起着至关重要的作用，如果指挥人员的专业知识和实战经验存在缺陷，有可能造成档案抢救工作的失败或为抢救工作付出不必要的人员伤亡、财产损失的代价。因此，在日常的培训和演练中，应当保证指挥人员参加，使他们切实提高指挥能力。在危机时刻，对于已经抢救出的受潮、水淹、火焚等受灾档案，如果不及时进行修复，将会发生虫霉、粘连、破碎等进一步的损害，使抢救工作失去意义。而受灾档案的修复工作专业性、技术性很强，难度很大，档案保管人员如果不在平时有所了解和实践，紧急情况发生时现问、现学、现练、现用，恐怕会贻误受灾档案的最佳修复期。因此，档案行政管理部门和培训机构应在平时请教有关专家，编印通俗易懂的手册，组织讲座和实际操作训练，帮助档案人员掌握必要的应急修复知识和技术。档案抢救应急预案应根据实际情况的变化及时更新。如果机构人员、重点部位、物资装备、档案存址等情况发生变化而不能及时调整预案内容，将不可避免地造成预案“贬值”，甚至完全失效。此外，根据国家和本市相关法律法规的制定、修改和完善，以及应急处置和演练过程中发现的问题和出现的新情况，档案应急抢救预案也应及时修订。为保证预案的有效性，档案馆、室还应进行基本的物质准备，对救灾设施、设备和物资进行定期检查、补充和更新，满足紧急情况下抢救工作的需要。

二、建立先进、科学的档案管理系统

一是实行档案分类分级和定置管理。根据《档案法》的要求，对馆（室）藏各类档案应定期进行鉴定，以便科学划分保管级别，按照重要程度分门别类存放。同时要做好标识，绘制成图，确定位置，让每一个档案人员耳熟能详，了如指掌。二是明确紧急情况下重点保护档案的范围和抢救档案的先后顺序。重点档案的存放既要考虑平时的安全，又要考虑关键时刻方便转移。三是加强档案信息网站安全防范措施的研究，维护档案数据库的安全。逐步实行重要档案异地或备份保管。四是采用先进的档案保护自动报警、监控、灭火、修复等系统，依靠科学和现代化技术装备，逐步改变档案部门防范工作“刀耕火种”的落后局面，提高应对突发事件的科技水平。五是按实战的要求，定期举行应对突发事件综合演练和单项演练。由应急领导小组组织各相关单位，以演练突发事件通讯联络、应急反应、现场处置、协调配合和指挥协同等为重点，检验我市处置突发事件的能力，培养锻炼广大档案人员良好的心理素质、业务素质。

三、建立统揽全局的领导指挥系统

应成立以党委和政府分管领导为首，有档案部门行政一把手和档案技术保护专家等组成的处理突发事件领导小组。形成统一指挥、反应灵敏、功能齐全、协调有序、运转高效的应急管理系统。领导小组主要负责指挥重大突发事件处理工作，协调公安干警、武警官兵、当地驻军和各相关部门，调动人、财、物。档案行政管理部门作为领导小组下设的办公室，主要负责传达贯彻领导小组的决定，协调档案系统人、财、物，组织处理日常一般性事故。领导小组要定期研究和分析各种突发事件危害档案的可能性，讨论制定应对突发事件的各种措施，解决推广应用新技术时遇到的问题。并要及时修改完善突发事件应急预案，研究应用新技术，落实各种防范措施，开展专业技术培训，组织实战演练。

四、实现档案应急抢救工作奖罚分明

实现奖罚分明的意义不仅在于激励有功人员，惩诫失职人员，还在于实施奖励和惩罚的过程，也是很好的宣传教育的过程，这个过程不仅直接作用于当事人本身，还会对所有档案工作者，甚至全体公民产生认识和观念上的影响。因此，抢救工作结束之后，各级政府、档案行政管理部门以及各专业主管部门应进行表彰奖励和有关责任追究工作。对于在档案应急抢救工作中，勇于牺牲局部或个人利益、出色完成抢救档案任务的，及时供应抢救档案所需物资、资助经费数额较大的，提出重大建议、实施效果显著的，以及其他有特殊贡献的单位和个人应当给予表彰和奖励。而对于那些不能坚守岗位、履行职责、服从指挥、进行档案抢救工作的，贪污、挪用、盗窃档案应急抢救经费或者物资的，阻挠档案抢救工作指挥机构紧急调用物资、人员或者占用场地，妨碍救灾人员履行职务，造成档案严重损毁的，漏报、缓报危险、灾害情况，因信息不畅导致档案严重损毁的，瞒报、谎报及干扰、阻挠上报档案受灾情况的，以及有对档案抢救工作造成其他严重危害行为的单位或者个人，应当视情节轻重及后果严重程度，对直接责任人员给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

参考文献

[1]惠志斌、何小菁、吴建华.试论国家综合性危机信息管理系统的建立.情报杂志，2004年第8期P56-58

档案安全应急管理预案范文第5篇

关键词:档案管理 防灾抗灾 机制

各级档案馆中保存着大量“孤本”档案,且多数是记录在脆弱的载体材料上的,任何形式的自然灾难和人为灾害都有可能对档案文献资料造成部分损害或永久性无法弥补的破坏。如2003年4月的伊拉克战争,战火使成千上万的档案文献永远丢失;①2008年5.12汶川特大地震,北川县档案馆最珍贵的“孤本”档案《石泉县志》仍未找到②。面对各类潜在或可能遭遇的若干突发事件和灾害,如何增强档案管理防灾抗灾机制(以下简称“机制”)的协调运作,正成为当今世界档案界面临的重要研究课题。

笔者认为“机制”的建立有利于提高档案防灾抗灾工作管理效率;有利于提高措施的针对性和适用性;有利于降低成本,发挥更大效益。我们不仅需要从理论上去说明档案防灾抗灾工作的重要性,更需要从实践性、应用性上去研究,去总结经验。通过对“机制”的研究,掌握抵御灾害的措施、方法,以最大限度地延续人类社会记忆。

一、构建“机制”体系的主要内容

机制的建立是一项巨大而复杂的系统工程,一靠体制,二靠制度。这里所谓体制,主要是指档案防灾抗灾各组织机构的职能和岗位责权的调整与配置;所谓制度,广义上讲包括涉及档案防灾抗灾中国家和地方的法律、法规以及任何组织内部的规章制度。

1.建立健全“机制”的组织体系。档案机构应当建立“危机是常态”的忧患意识,把“机制”纳入日常工作体系中,应对重大灾害事故,非单一的档案部门可以应对的,需要在各级党委和政府的统一领导下,档案部门与各相关部门密切配合,通力合作。正因如此,在体制上,应建立起统一指挥、分级负责、相互协调的综合处理档案灾害的常设机构。建立健全中央至地方四级两层防灾体系,即中央、省(市)、市、县(市、区)四级,两层即为制订策略的防灾抗灾领导小组和推行防灾抗灾措施的行动小组。各小组制定相应的工作职责,并落实到具体的工作人员。

2.建立 “机制”制度体系。根据灾害的等级(大体划分为特大、重大、较大、一般四个等级)、范围(仅档案机构的单一型和涉及全社会的综合型)采取纵向救援、横向联动的协调机制。围绕灾害的三个阶段(灾前、灾中和灾后),建立健全三大机制:一是灾前监测预警机制。在灾前预防阶段,制定防灾计划,开展对防灾抗灾知识的宣传教育,通过预案将责任落实到部门,任务到人,努力做到灾害来临之前未雨绸缪,防患于未然。二是灾中防灾抗灾机制。领导迅速决策,启动应急处置保障措施,对灾害及时反应。三是灾后恢复重建机制。及时将档案转移到安全的场所,对受灾档案采取科学的方法修复处理。根据三大机制,制定相应的法律、法规、制度和办法。

二、增强“机制”协调动作的建议与对策

1.要强化档案管理应对灾害的基础能力建设。坚实的基础设施是抵御各种风险战胜各类灾害的根本,档案管理的基础能力包含软、硬件两方面。在硬的方面,要提高档案建筑抗灾标准,其相关设施也要从防灾角度去考虑;加大档案安全技术投入力度,推广运用新技术、新工艺和新设备,改善档案安全保管条件。在软的方面,健全隐患排查监控机制,对档案库房、办公用房及周围环境进行全面细致的安全检查,定期检查档案馆建筑物的水电线路和做好相关设备检修、维护工作,发现库房漏雨、危房、防雷装置失效等不安全因素,及时采取措施,坚决消除事故隐患,确保档案安全;加强门卫管理制度,进出登记,切实有效地执行;建立科学有效的利益协调机制,善于化解档案利用者间、档案工作者间以及二者之间的矛盾,开展和谐平安档案创建活动,严防对档案工作影响较大的恶性事件发生。

2.要全方位推进综合长效“机制”建设。按照国家档案局制定的“统一领导、分级负责、及时反应、果断决策、合作互助的原则”③要求,进一步理顺“机制”,积极推进常态化、综合化。建立强有力的档案防灾抗灾管理组织体系,国家档案局要建立常设专门机构,统一指挥全国档案系统的防灾抗灾工作,将档案的防灾抗灾工作纳入各级档案部门的日常工作体系,每五年要制定档案防灾基本规划,每年要编制当年度的防灾抗灾执行计划。强化突发事件监测预警机制,目前,我国多数灾害的防范机制更多的是事后救助,而不是事前预防和预测,是被动的“撞击式”反应而不是主动出击,各级档案机构要在构建档案防灾新机制上下功夫,探索档案灾害防治工作由被动向主动转变的新观念、新思路、新办法,在做好应急处置的同时,注重事前的防范。强化应急处置综合协调联动机制和社会动员机制。防灾抗灾反应不是一种孤立的现象,档案部门在承担部门职责的同时,更加注重与相关部门构建共同责任机制,营造“合作互动”的局面,实现快速反应,高速运转,形成协调有效的应急管理工作机制。加强与水利、气象、地震、地质等相关部门的联系,建立灵敏的灾害信息联动处置系统,提高对灾害的及时反应。要积极加强档案管理防灾抗灾国际间合作和地区间合作,健全国际合作机制,及时交流信息、学习经验、联合行动,大大增强应急反应的实际效果。

3.要进一步推进档案工作应急管理法律建设,制定各项配套规定。最大限度地延长档案的寿命,不仅是档案工作者的崇高使命和艰巨任务,也是《中华人民共和国档案法》赋予每个公民应尽的义务。其一档案部门应当在国家防灾抗灾的相关法律基础上,针对档案工作特点出台一些具有专业性、技术性的法律规范。目前,国家档案局制定的《档案工作突发事件应急处置管理办法》还远远不够,应当完善法律法规,并制定配套规定,完善具体制度。在档案管理防灾抗灾中建立完备的法律支撑体系,对与防灾抗灾有关的一些重大事项做出比较明确的规定,如各级政府、档案机构乃至公民对于档案管理防灾抗灾所负有的责任、防灾抗灾规划的制定、发生灾害后的应急程序和职责所在等等。完备的法律体系为档案防灾抗灾提供法律保障和制度规范,有利于“机制”的有效运行。其二要做好相关法律的宣传普及工作,增强履行档案管理防灾抗灾法律所规定的责任和义务的自觉性。其三要加强贯彻实施情况的监督检查,确保“机制”依法开展,落到实处。

4.要健全档案工作应急管理保障体系。一是加强档案应急队伍建设,建议在全国“防灾减灾日”这天,档案部门要开展普及档案防灾抗灾知识的教育和受灾档案的抢救修复技术讲座,举办防灾抗灾演习和训练,增强档案工作者的灾害预防意识。建立专家组,让他们参与组织重大灾害救援的技术指导,培养一支业务精湛、训练有素、作风过硬的应急救援专业化队伍。二是加大资金投入,每年适度安排专项资金,建立救灾资金应急拨付机制,确保24小时内将各项救灾措施落实到位,档案灾害得到及时救护。三是加强物资储备,档案机构应按照档案馆建筑设计规范的要求,设置必要的安全防护设施,配备自动报警、灭火、去湿、消毒、防火、防水等必要的档案安全保护设备和器材。

5.运用科学方法,积极做好灾后档案的抢救和保护工作。国家档案局要及时派出档案保护方面的专家到灾区指导灾后的档案抢救和保护工作。对于受灾较重、库房坍塌、档案被埋的要及时与抗震救灾指挥部门沟通,取得他们支持,尽早将档案抢救出来,转移到安全地带。对于库房开裂,装具损坏的,要根据实际情况,在确保人员安全的前提下,尽可能地将档案转移出来,妥善保管。对于不同的受损材料和水淹材料,在档案保护专家的指导下,采取不同的科学处理方法。特别是对水淹档案,要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态,避免灾情进一步恶化。

6.进一步完善异地档案灾害备份管理制度。每个档案机构应推行历史档案分级保护,建立极其重要档案名册,制定极其重要档案的保护计划。建议一个档案机构的1%至7%可作为极其重要的档案,对馆藏中最珍贵的历史档案,建立本地特藏室,实行特殊的保管方式和保护措施,同时,异地保存极其重要档案的复本,并定期更新。缩微和出版极其重要档案也是切实可行的异地备份保存方式。随着电子政务工程的推进,各地方政府还可以创建“电子政务灾难备份中心”,以降低电子政务信息的灾害风险。为维护我国档案信息数据的安全,政府应尽早颁布可维护数据灾备市场诚信度的法规与制约措施,创建我国档案信息数据远端异地灾备平台或基地。

7.建立档案信息处理机制,发挥档案资料在抗震救灾中的重要作用。各级档案馆和机关档案室要打破常规、特事特办,将抗震救灾工作急需的工程图纸、建筑蓝图、城市地图、地下管线、人口户籍以及单位人员名册等档案主动提供给抗震救灾指挥部门。档案部门要坚守岗位、及时服务,做到抗震救灾需要什么档案资料,就提供什么档案资料,充分发挥档案资料在抗震救灾中的重要作用。

注 释:

①侯怡敏.论灾难预防对档案保护的重要性.兰台世界, 2007年3月下半月.

②新浪网http://finance.sina.com.cn/g/20080707/19075064367.shtml.

③国家档案局.档案工作突发事件应急处置管理办法.中国档案报,2008年10月2日第二版

参考文献:

1.马翀.历史档案分级保护体系构建初探.档案学研究,2007(3).

2.国际档案理事会.档案馆灾害预防控制指南.中国档案报,2008年5月29日第三版.

3.刘家真,许杰.影响我国数字信息长期保存问题与解决方案.档案学研究,2008(4).