退休人员档案管理范文第1篇

一、医院离退休人员档案管理的建立

医院离退休人员往往是具有较高学历，同时是有稳定收入的群体，很多的离退休人员在医院工作时都是专家级别的医护人员，而他们的退休对于医院来说是有一定损失的，大多数医护人员在退休时仍然有良好的医学修养，为了鼓励医护人员继续为医院工作，很多医院开始为离退休的医护人员建立简历档案，为医院保留优秀的医护人员提供信息支持。建立相关档案管理也是为管理离退休人员的重要手段，促进医院有序发展。同时，离退休医护人员的档案管理也将医护人员的医疗经历作为案例，可以为今后的治疗提供参考，因此越来越多的医院会专注建立离退休医护人员档案的建设和管理。

二、医院离退休人员的档案管理存在的问题

1.医院普遍对档案管理重视不足。医院更注重的是医疗方面的问题，而对档案管理这方面的关注不多，医院不同于行政单位或者企业，运行中需要档案作为资料对决策产生重要影响，医院对档案内容所产生的利用价值认识不足。只有准确掌握医院离退休人员的档案信息，才能准确开展医护人员工作安排。而当前由于对档案管理工作的不足，档案管理部门的工作人员较少，导致医院离退休人员的档案管理不足，不能准确将档案管理和医院的整体管理结合在一起。同时随着现代化社会的发展，信息化管理已经成为各个企业管理的重要方式，对于医院离退休人员的管理硬件投入不足以及经费支持不够，都是医院离退休人员档案管理落后的因素，需要不断加强重视。2.管理档案的团队素质不高。随着互联网在管理方面的应用，将互联网技术渗透入医院离退休人员档案管理是必然的现象，医院档案管理不断进行信息化建设。既需要互联网技术又需要了解医学方面知识的人才。而目前医院管理人员大多还是老员工为主，他们普遍年龄偏大，对互联网应用知识认识不够，对计算机掌握不足，因此与现代信息化医院管理的实行具有一定负面影响，不利于医院离退休人员的档案管理工作顺利进行。3.档案管理系统设备落后。医院档案管理系统不仅需要医院重视硬件配备，也需要对档案管理的软件系统不断更新和管理，医院的离退休员工档案管理的硬件设施往往是使用时间过长且不注重保养的，甚至是医院其他部门多余和闲置的设备，在档案信息输入的过程中陈旧的设备就会造成档案信息整理漏洞百出，不利于档案管理工作信息化发展。医院离退休人员的档案管理不仅需要重视硬件设施，同时进行软件系统的更新和完善是促进现代化档案管理的重要手段，但是目前大多数医院的档案管理软件系统由于起步晚，发展缓慢，使得档案管理软件系统相对落后，无法实现档案资料的快捷整理和有效管理，使档案管理工作效率低。

三、加强医院离退休人员档案管理的措施

1.提高对医院档案管理重视程度。医院加强档案管理政策顺利实行的前提，是能够使医院领导人正确认识到档案管理的重要性，只有医院领导人正确认识档案管理，提升自身的认识，将医院离退休人员的档案管理问题提上日程，及时落实档案管理工作，从医院档案管理的制度制定做起，结合医院管理的特点，在相关档案管理制度的范围内对档案管理系统进行科学建设，规范医院离退休人员档案管理手段，将档案管理系统设置计划进行合理规划并逐步实施，促使适合医院自身的档案管理系统的建设。2.提高医院档案管理团队综合素质。医院离退休人员档案管理逐渐信息化建设，需要加强档案管理团队的整体素质以适应医院档案管理顺利实行，信息管理工作的要求更加全面，特别是医院特殊的工作环境，不仅要求管理人员具有互联网知识，同时也需要具有一定的医学方面的知识，在整理档案时才不至于手忙脚乱，产生不良后果。因此，加强医院离退休人员档案管理队伍建设，需要加强管理人才的引进和培养，促进医院离退休人员档案管理部门的工作更有成效。3.更新医院档案管理硬软件设备。医院档案管理数据量大且较为复杂，而过于陈旧的硬件条件已经不能适应当前信息化的档案管理方式，对医院档案管理硬件条件的更新迫在眉睫，设备更新会提升档案管理的工作效率，促进档案管理工作更加精确。档案管理信息化发展需要及时对软件系统更新和完善，软件系统的完善能够更好地处理大量的信息，降低档案管理的难度，更加快捷有效地管理医院离退休人员的档案。

在进行医院离退休人员的档案管理中，首先，医院要不断提高对档案管理的重视；其次，积极对管理系统践行建设和创新，注重提高档案管理人员的素质，逐渐提升医院离退休人员档案管理工作的水平，从而促进医院更加有序的管理。

作者:张义梅 闫玉华 单位:湖北医药学院附属太和医院

参考文献:

[1]周美群.做好医院离退休职工管理工作之我见[J].企业家天地,2010(02)

[2]段友汉.新形势下医院离退休工作初探[J].重庆行政,2003(05)

退休人员档案管理范文第2篇

一、加强企业退休人员档案管理的重要意义

企业退休人员档案主要是企业人事部门、组织部门、劳动部门等相关部门在招聘、任用、考核、调配、选拔、培训等多项工作中形成的工作变动、工资水平、职业技能、政治思想、个人经历、社会保险、工作表现等各方面文件材料，全面、真实、完整的记录了企业退休人员的相关情况，属于国家档案的重要组成部分。但是目前很多企业退休人员档案并没有进行统一管理，有的寄放于劳动市场，有的转到社区，有的仍然寄放于原企业，有的甚至拿回家自己保管，这种零乱、闲散的档案管理模式不仅会使退休人员人事档案的安全性受到很大影响，对于人事档案的权威性也会受到很大影响。

近几年来我国社会和经济在快速发展，不断提高了企业退休人员人事档案综合利用率，也不断扩大了档案利用主体范围，目前企业退休人员人事档案利用主体不仅包括企业、退休人员本人及其直系亲属，同时还包括社区、公证机构、医保部门及公检法机构等。关于退休人员更名、参加医保、核查待遇、企业改制、财产继承、大批量拆迁、工伤鉴定等业务办理都会应用到档案，而退休人员档案是最为重要的原始依据。由此可见，企业退休人员档案管理的服务性功能及基础性作用，和我国民生具有密切联系。

二、当前企业退休人员档案管理工作中存在的主要问题

（一）档案管理制度并不完善。目前，我国尚未建立健全的企业退休人员档案管理制度，导致在企业退休人员档案管理工作中仍然存在诸多问题。比如，企业退休人员档案管理的卷案标题并没有记录完全，关于档案序号没有进行规范化管理，导致档案序号记录混乱。在退休人员资料收集方面也存在很多问题，导致相关人员的资料并没有全面收集。其次，档案管理中的借阅、保密、查看等制度执行力度不高，在实际运行中并未充分发挥出其应用作用。正是因为企业退休人员档案管理制度缺乏规范性、完善性，因此大大降低了企业退休人员档案的真实性及利用率。

（二）档案利用率低下，档案管理意识淡薄。目前，企业退休人员档案管理过程中并没有规范控制档案中的信息量，尚未详细、具体记载在企业工作期间，退休人员的能力或者和退休人员相关的重大事情控制等资料信息，这样很不容易使退休人员真正融入、参与到企业实际经营管理活动中。虽然退休人员档案已经形成，但是企业并没有有效控制退休人员档案资源，更没有从整体上控制退休人员档案，这样会在一定程度上影响整个企业管理工作。

（三）档案检索效率低下。检索效能是对企业退休人员进行个性化档案管理的重要内容之一，然而目前很多企业退休人员档案管理工作中仍然采用的是传统的手工检索方式，并未引入现代化信息档案检索工具，这样导致企业退休人员档案管理中的信息检索效率普遍较低。

三、进一步完善企业退休人员档案管理的建议和对策

（一）建立健全的企业退休人员档案管理体制。科学、完善的企业退休人员档案管理机制是确保各项档案管理工作顺利开展的重要框架，现代企业应建立一个专门的退休人员档案管理机构部门，专门负责企业退休人员档案管理工作。同时应建立一个专门的退休人员档案信息数据库，尽可能提高退休人员档案管理的针对性、有效性，避免出现退休人员档案意外丢失现象。

（二）建立现代化的档案目录以及档案检索。加快档案管理的现代化建设是现代档案管理的主要发展方向，现代企业应在退休人员档案管理工作中不断引入先进的现代化管理手段，不断提高退休人员档案管理的信息化、现代化管理程度。具体而言，现代企业退休人员档案管理工作中应摒弃传统的手工控制管理模式，建立现代化的计算机控制系统，成立一个标准、规范的退休人员档案数据库，以图形、文字等方式将退休人员的相关资料信息统一管理、输入到电脑中保存，这样可以形成有效的档案目录控制模式，提高退休人员档案利用效率。通过计算机控制系统，可以根据档案的不同类型及内容建立系统的电子档案目录，这样有利于提高企业退休人员档案管理的规整性及统一性。

退休人员档案管理范文第3篇

(一)社区管理企业退休人员档案管理的基本情况

截至2009年10月底，北京市共有186万企业退休人员，实行社区管理的企业退休人员约30万人的档案除了顺义区采取集中管理外，其余全部存放在316个街道(乡镇)社会保障事务所，社保所同时还存放40多万失业人员的档案，平均每个社保所管理2215份企业退休人员的档案，随着企业退休人员实行社区管理速度的加快，社保所管理的档案数量会越来越多。

根据《关于转发劳动和社会保障部等部门(关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见)的通知》的文件精神，各级党委和政府要充分认识做好社区管理工作的重要性和紧迫性，将其摆上重要议事日程，切实加强领导，精心组织，统筹规划，保证工作的顺利推进。换句话说，未来几年，全部企业退休人员都要实行社区管理，而企业退休人员的数量每年都按一定的规模在增长。由于受现有条件的限制，目前许多地方企业退休人员的人事档案都存在疏于管理或管理不严等诸多问题，如何解决这一问题是企业退休人员社区管理是否完善的关键部分。按照现有企业退休人员的数量计算，如果186万企业退休人员全部实行社区管理了，每个社保所仅企业退休人员的档案数量就会达到5886份，再加上失业人员和其他人员，将会给社保所带来很大的工作压力。

在接收程序上，北京市出台了《北京市实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理试行办法》、《关于规范社区管理企业退休人员人事档案转移程序有关问题的通知》、《关于劣势国有退出企业退休人员实行社区管理移交人事档案有关工作的通知》和《关于在职业介绍及人才服务机构存档人员办理退休手续后整理人事档案管理有关工作的通知》等文件，街道(乡镇)社保所在接收企业退休人员人事档案过程中主要按照这四个文件的规定进行接收，基本实现了档案管理工作的统一化。

2009年北京市提出“在有条件的区县、街镇开展规范整理档案、统一转移程序的试点工作”。每个区县根据各自特点选择一个街道(乡镇)社保所进行试点或在试点的基础上向全部街道(乡镇)社保所铺开，其中朝阳区、西城区、宣武区和顺义区等试点区县借助档案局的力量，统一了社区管理企业退休人员档案的接收标准，解决了社区管理企业退休人员人事档案不规范，档案转移程序不统一、必备材料不齐全等问题。

(二)社区管理企业退休人员的档案管理模式分析

北京市下设18个区县、316个社会保障事务所，档案管理分集中式管理和分散式管理两种模式。

1　集中式管理

顺义区是北京市首家也是唯一在全区范围内实行企业退休人员人事档案集中管理的区县。顺义区现有社区管理企业退休人员人事档案11086份，集中建立了一个总面积400平方米的档案库，档案库面积按照每千卷档案不少于10平方米的标准安排，配备档案柜密集架42组(约存放20万份档案)。顺义区档案集中管理的程序如下：企业退休人员实行社区管理时，将人事档案材料移交户口所在地的街道(乡镇)社保所，社保所审查后将符合条件的人事档案送交区劳动服务管理中心集中进行统一管理。

为提高档案管理效率，实现档案管理的网络化、电子化，顺义区开发了企业退休人员社会化管理系统软件，将实行社区管理的企业退休人员基本情况输入到企业退休人员社会化管理系统软件中，使街道(乡镇)社保所能准确、及时掌握企业退休人员的生活状况。社保所需要了解某个退休人员的状况，只要在网上输入个人代码，退休人员的个人信息就清晰准确地呈现在工作人员面前，社会化管理工作者就可以根据工作需要针对有特殊服务需求的退休人员进行具体的服务。而在使用企业退休人员社会化管理系统软件之前，个人信息的获取首先要通过各街镇的负责人去了解，而后再根据所了解的情况，查看其原始档案记载进行多方查证。电子档案管理系统的开通，使用时只需在检索信息栏内输入关键字就可将所属类型的退休人员一览无余。

档案管理与网络化、电子化相结合增强了区劳服中心与各社保所业务上的横向联系，从而实现档案信息的资源共享。但是，目前的电子化档案还没有实现完全意义上的电子化管理，如每个企业退休人员档案材料的具体内容并未实现电子化管理，所谓的电子化管理只是退休人员的基本信息实现电子化管理。如何将企业退休人员档案材料的具体内容实现电子化管理还需要进一步探索。并且，集中式管理需要充足的资金支持，软硬件设施都要配备齐全，还需要专业的档案管理人员，就现有条件来说，企业退休人员的人事档案如果实行集中管理，市区两级财政需要投入一定规模的资金才能够实现。

2　分散式管理

这是北京市目前采取的主要做法。即将社区管理企业退休人员的人事档案存放在户口所在地的街道(乡镇)社会保障事务所。尽管北京市出台了人事档案转移、接收、规范整理的相关文件，但是各区县街道(乡镇)社保所档案管理软硬件设施条件不一，管理的标准并不一致。

从对各区县的调研可以看出，有的区县或者街道(乡镇)投入资金多，软硬件设施较为完备，档案管理的标准就高。而有部分街道(乡镇)社保所特别是偏远山区的社保所没有独立档案室，在办公室里放置几组柜子存放档案，而且档案的整理也不规范，远远达不到档案管理所要求的标准。

以西城区展览路社保所为例，西城区展览路社保所有独立档案室，有效使用面积达到30平米，将五节柜改成容量更大、取用方便的密集柜，预计容量可延后3～5年。同时，社保所安排两人按照AB角负责档案管理工作，保证了专人负责。

分散式管理的优点就在于灵活、便捷，因企业退休人员实行社区管理时，街道(乡镇)社会保障事务所要提供相应的管理服务，社保所接收了企业退休人员的人事档案，随之提供档案管理，不需要再转移档案。退休人员需要查阅档案时，来社保所查阅一是距离近二是工作人员熟悉，甚至都是街坊邻居，符合老年人办事习惯。

但是，分散式管理的缺点也不容忽视，社保所工作量大，人员紧张，在档案管理上无法配备专职及具备专业知识的工作人员，常常是接收了企业退休人员的档案材料后，放在一般的柜子里(部分社保所连标准的档案柜都没有)，查阅时拿出来，不用了搁置在那儿不管不问，更谈不上电子化管理。这种缺乏现代的、科学的档案管理方式与我们建立覆盖城乡的完善的社会保障体系有着很大的冲突。

(三)社区管理企业退休人员档案管理模式存在的问题

北京市通过规范档案管理制度并开展试点工作解决了档案管理中存在的一定问题，特别是各区县根据本区县的实际情况，选用合适的档案管理模式，促进了企业退休人员档案管理工作。但是，通过

对两种模式的调研、比较和分析，笔者认为，不管是集中式管理模式，还是分散式管理模式，都存在着共性问题，包括思想认识不到位，档案库(室)无法满足日益增长的社区管理退休人员数量，档案管理人员专业知识不强，队伍不稳定，人事档案材料不规范，以及人事档案管理手段落后。这些问题是档案管理工作不容忽视的基本问题，只有先解决这些基本性的问题，然后才能够优化社区管理企业退休人员的档案管理模式。

二、优化退休人员档案管理模式的对策分析

笔者认为，根据当前我国档案管理部门管理基础建设状况，结合退休人员档案管理的特点，可采取集中管理为主，分散接收为辅的管理模式优化退休人员档案管理工作。具体措施如下：

(一)开发离退休人员档案管理系统软件

由于企业退休人员档案来源构成比较简单，档案数量不多，服务范围有限等现实情况存在，再加上社保所繁重的工作任务，资金紧张，缺乏档案管理的专业人才，导致北京市企业退休人员的档案管理仅满足于完成档案的一般收集、保管等常规事务性工作，而忽略档案管理信息化建设工作的开展。

因此针对这种情况，笔者认为应该结合离退休人员的特点，开发离退休人员档案管理系统软件。该软件可参考“顺义区退休人员社会化管理系统软件”，使软件在功能设计上不仅仅具有存档的功能，还应该具备储存退休人员基本信息的功能，使管理退休人员的工作部门通过计算机随时掌握退休人员的生存和生活情况，为退休人员提供及时的、符合要求的服务内容，真正实现退休人员的动态管理。为了适应大保障体系的建设，软件的服务对象应覆盖所有离退休人员。

(二)集中管理为主――建立市级离退休人员档案管理中心

就北京市而言，顺义区率先实行了区级企业退休人员档案的集中管理，为退休人员档案集中管理提供了宝贵的经验。集中管理退休人员档案的必要性及优势主要体现在以下几个方面：

1　集中管理档案是推进退休人员社会化管理服务的内在要求。社区管理企业退休人员的档案由分散走向集中，是社会化管理服务工作发展的大势所趋，可以有效发挥整体优势，实现管理服务资源科学和合理的配置。

2　集中管理档案是维护退休人员合法权益的重要体现。退休人员档案是退休人员享受待遇的原始凭证和重要依据，集中管理退休人员档案，可保证其安全与完整，避免档案的缺失、涂改等不规范行为的发生，从而保证档案的真实性和实效性，有效地维护退休人员合法权益。

3　集中管理档案是强化社会保险工作的基础手段。集中管理企业退休人员档案是社保应收基金及时足额到位，养老金按时足额发放良性机制形成的基础性前提，对社保基金的安全运营起到超前的防范作用，而且为社保部门基本业务的正常开展直接提供了可靠的信息资源，强化了社保业务的基础性工作，是社会保险管理的基础性手段，有利于社会保障事业的可持续发展。

4　集中管理档案与信息化建设相结合可增强信息数据的准确性。退休人员基本信息始终处于动态管理状态，集中管理档案后，人员的增减、基本信息的变更等都可以通过离退休人员系统软件反映出来，实现养老保险数据规范、统一的目标，有力地促进基金监督、综合查询、信息分析等服务系统的应用。

5　促进社会保障事务性工作规范化发展。对企业退休人员的档案集中进行管理后，对档案的收集、整理、保管、存档都有一个明确的程序和规范，可以防止资料丢失和管理混乱；通过集中管理退休人员档案，社保部门可以有效地防止虚报冒领养老金现象的发生，加强离退休人员的管理。同时，减少社保部门与企业之间烦琐的业务环节，提高经办效率，使社会保险工作走向正规化、科学化、制度化。

笔者认为，建立市级离退休人员档案管理中心是完善社会保障体系建设的重要举措，也是强化档案管理工作，切实提高档案利用率，有效促进社会保险工作健康发展的良策。

鉴于北京市企业退休人员社会化管理服务工作职能在北京市劳动服务管理中心，离退休人员档案管理中心相应地也应该归属于北京市劳动服务管理中心。档案管理中心如何组建，领导机构的设置以及具体工作机构的成立不是本文讨论的内容。本文探讨的是档案管理中心成立以后，应该从哪些方面入手，创造出规范的、现代化的离退休人员档案管理中心。笔者认为应该重点强调以下几方面工作。

1　管理对象逐步覆盖到所有离退休人员

北京市新组建了北京市人力资源和社会保障局，按照市局提出的“大保障”的社会保障理念，原有的仅局限于对企业退休人员的管理服务，将逐步覆盖到全市机关事业单位离退休人员的管理服务。在此基础上，笔者对档案管理中心职能的设想是：中心建立初期先接收社区管理退休人员的人事档案，条件成熟后，进一步接收全部企业退休人员的人事档案材料，最后覆盖到机关事业单位全部离退休人员，使档案管理中心成为北京市所有离退休人员人事档案的接收单位。

2　实现档案管理信息化

实现档案管理信息化是一项系统复杂的工程，一方面有赖于现代信息技术的全面支撑，另一方面更离不开档案管理部门的全力投入。

一是信息化要求档案管理部门重视档案管理基础工作。在档案接收、鉴定、保管、检索、利用等方面有一套健全的规章制度，并且在实际工作中能严格按照规章制度办事，能全面保证档案在接收、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等各个方面达到完整、准确、安全、系统的良好效果；同时，要有足够的资金保障支持档案管理的信息化建设。

在人才队伍建设上，要配备强有力的适应信息化建设需要的专业人才队伍。档案管理人员除了要具备过硬的政治思想素质和良好的职业道德素质外，还要具备高水平的综合业务素质。退休人员的人事档案管理不同于在职员工的人事档案管理。退休人员年纪大，与单位联系比较松散，像养老金调整、养老金社会化发放，医疗费报销，居家养老护理服务以及丧葬安排等许多事务性工作都需要不定期的查阅退休人员的档案材料，这对于档案管理人员的敬业精神、工作态度以及专业技术都有非常高的要求。

二是信息化还要求建立覆盖全市的退休人员档案管理网络系统。笔者初步设想，结合社会保障系统特有的“金保工程”，构建市、区(县)、街道(乡镇)三级档案管理网络系统。市级建立离退休人员档案管理中心，区县和街道(乡镇)相应要成立档案管理部门，虽然纸质档案都存放在市级离退休人员档案管理中心，但三级管理部门都要安装使用离退休人员档案管理系统软件，实现档案管理电子化，负责本辖区范围内的退休人员人事档案管理工作。

3　档案管理与社会保障社会化管理事务性工作有机结合

笔者在上文已经提到，应该开发离退休人员档案管理系统软件，该软件在设计上不仅要支持档案管理工作，而且还要具有能够及时核实、补充退休人员基本信息，办理退休人员转移、接收工作，同时为北京市企业退休人员搭建领取基本养老金资格认证工作平台等功能。

通过这个系统软件，在对退休人员的档案进行优化管理的同时，还可以动态地掌握退休人员的基本信息，堵塞基本养老金冒领漏洞，为退休人员提供养老、医疗、政策咨询、文体娱乐等社区服务打下了基础，更为今后社会保障政策的制定和调整提供科学依据。

退休人员档案管理范文第4篇

关键词：退休干部 人事档案 档案管理

我国各地制定的退休干部人事档案管理规范均是大相径庭，各大企业中的管理规定亦是不同的，退休干部人事档案管理工作与企业发展息息相关，但许多企业并不注重档案利用，退休干部档案利用率更低，各项档案管理工作均未落到实处。因此，探讨退休干部人事档案管理，对企业发展有着极大推动作用。

一、退休干部人事档案管理中存在的不足之处

1.退休干部人事档案管理意识弱

当下诸多企业仅注重经济利益追求，档案管理意识弱。企业领导仅将自己的精力与资金均投入于各项生产经营及产品销售，对档案管理工作并不关注，认为退休干部与企业仅是雇佣关系，无需将精力与资金投在人事档案管理工作上，导致企业退休干部档案管理工作十分被动，大多数情况下都难以应付全局，各项工作完成质量偏低，退休干部上访或是存在争议时则无原始资料查找。档案管理人员对此项工作的认识偏差，导致退休干部认识档案管理工作与企业发展脱节。

2.退休干部人事档案经费少

企业退休干部人事档案管理工作的落实，要为此设置专门的库房，派遣专业管理人员，建立相应的保障措施与制度。但这些工作的落实均需充足的经费，以确保退休干部人事档案管理工作有序展开。

3.退休干部人事档案管理欠缺

利益驱动导致有人想要获得企业退休干部原始档案，企业退休干部人事档案中的原始资料均是长时间保存，具有相应的商业价值与收藏价值，有人会由利益驱使而想方设法的获取相关原始档案资料。

二、退休干部人事档案管理工作相关建议

1.加强企业对退休干部人事档案管理的认识度

要不断加大宣传力度，引导企业深刻认识到退休干部人事档案管理工作的重要性。可根据实际情况开展各种活动，运用报纸、电视等媒体大力宣传档案相关法规与社会保障法规，引导各级领导深刻认识退休干部人事档案管理的重要性，并知道档案丢失或者缺损后的危害，督促其自觉将退休干部人事档案管理列入日程，真正重视退休干部人事档案工作，根据实际情况给予相应的经费支持，全面维护退休干部的合法权益。

2.加大经费投入

要根据企业实际情况加大资金投入，积极改善退休人员人事档案管理条件与环境，健全和完善各项基础设施建设，以确保企业退休干部人事档案管理工作有序开展。社会保险经办部门要积极争取并获得政府支持，加大资金投入，同时建立专门的退休干部人事档案管理库房，为其配备计算机、扫描仪等设备。库房要做好防火、防盗、防潮等方面工作，保证退休干部人事档案存放安全。

3.加强依法治档

要不断加强依法治档，持续加大退休干部人事档案管理力度。档案管理行政机构各项工作的开展务必遵循依法治档的原则，将退休干部人事档案管理工作列入国家档案管理内容中，根据《档案法》中的各项要求严格落实管理工作，强调标准严格、执法严格、监督严格。全面维护退休干部人事档案管理工作的严肃性、规范性，促使档案法制建设进一步发展。

4.加大队伍建设

退休人员档案管理范文第5篇

[关键词]人力资源管理 退休 档案管理体系

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0150-01

职工退休一直是企业职工关心的热点话题，而人事档案是职工退休办理的重要支撑和依据。因此如何做好人事档案的管理与退休申报、办理工作，是关系到职工切身利益，保障职工退休队伍稳定，已成为当前企业极为重视的一项工作任务。

一、职工退休申报与人事档案管理的关系

按照国家有关退休政策以及退休办理流程对职工达到法定退休年龄，符合退休政策的职工进行退休申报和审批，并计算养老待遇等一系列的工作。但在为职工办理退休申报手续过程中，出生日期、参加工作时间、职称、工作履历等重要信息的认定需要从职工人事档案中进行核查，这是为职工退休办理提供资料的重要依据，职工人事档案是记述和反映职工的历史和现状，人事档案由原始资料构成，包括职工历年工作经历、学历、职称、人事调动、新职工登记表、入伍表、工资待遇调整等信息。所以职工退休与人事档案之间有着紧密的关系，退休审批需要职工人事档案，人事档案内容记载的是否清晰、准确也关系到职工的退休申报和审批。因此人事档案管理和职工退休办理是一个有机的整体，二者不可分离，同步发展。

二、办理职工退休申报过程中出现的问题

（1）职工档案资料记载模糊致使出生日期难以认定。尤其是职工入职或计算工龄的第一张表上的出生日期模糊或有涂改等现象，这就给企业的退休申报和社保机构经办部门的退休审批工作带来困难，也会直接影响到职工的退休时间。

（2）档案资料不全，参加工作时间等退休信息不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料。 从目前企业的人事档案管理中，如职工履历、工资、职称、岗位变动等情况的材料未能及时归档，有的档案里有聘任手续资料，但变为工人岗位时，无解聘等手续，或者到新的岗位上工作，没有新岗位任何纸质材料及相关手续，还有的档案记载是当兵入伍，但没有退伍证明材料，以及职工履历上记载是下乡的，但没有下乡工龄认定材料和下乡证明材料，由于档案内容不完整，不能反映其本人的真实情况，不能客观地反映一个人的全貌。也不能确定职工的参加工作时间，以及职工的身份和岗位等问题，致使会影响到职工的退休和待遇计算等问题，给职工造成不可弥补的损失。

（3）人事档案中的纸质材料与企业管理系统上的电子信息不同步。随着管理手段的提高，以及科技信息技术的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和ERP系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而ERP系统没有维护到位，或是ERP系统有信息而缺少相应的纸质档案。动态管理工作水平有待于进一步提高。

档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。

三、申报退休遇到问题的原因分析

（1）表象原因。首先，由于历史因素，职工档案缺失或者是丢失。其次，职工人事档案的记载比较模糊，有些企业并没有对人事档案设定专人管理，档案一直都是无人管理的状态，因此档案的涂改、前后记载差异等等都是比较常见的问题，也导致了档案的审查工作变得非常的困难。

（2）本质原因。职工在办理退休手续的时候，除了有历史原因影响之外，其档案管理过程的不规范仍然是主要问题。我国在建国甚至改革开放初期的时候都是以经济建设作为主要的工作内容来进行管理，因此对于人事档案的关注度不高，档案意识相对就比较落后，档案管理思想更加如此，因此管理过程的规范性非常差。档案管理人员自身的文化素质和业务能力的差异也让档案管理工作质量好坏不一，人事档案并没有作为企业的重要工作来开展，档案丢弃也是因为管理疏漏导致的，因此这一现状是比较严重和主要的问题，目前这一状态还是没有获得很好的改善，因此需要建立起全局人事档案管理的思想。

四、建立人事档案管理体系，提升档案管理工作。

（1）强化档案管理认知能力。职工档案作为企业职工退休的一个重要依据，是每一个职工都需要的重要资料，当这个资料没有获得妥善的管理和保护的时候，其企业职工的权益就会收到损害。所以加强企业各部门对于档案管理的认知能力是提升档案管理工作质量的首要任务，让档案管理的软硬件设施能够符合规范要求，制定出相应的管理制度来确保档案的质量和安全性。

（2）组建档案管理队伍。档案管理工作需要由专人来执行，那么组建一支高效、高水平的管理队伍就是非常有必要的事情，当前的档案管理队伍正是因为能力不足、水平不高，才会容易出现档案管理问题，因此企业的档案管理部门应该对其员工进行培训或者引入新的高新技术人才，让档案管理工作能够规范、严格，这样企业职工的档案才能够获得妥善的管理和保存。

（3）增加企业档案管理培训项目。单位档案部门的人员素质高低不齐，因此为他们开展专项培训，提升他们的技能水平，能够显著的改善目前的问题。档案部门管理人员的素质通过培训项目有有针对性的培养和强化，能够让他们在不影响自身经验的同时，增加业务能力，这样等同于提升了档案管理工作的质量，为企业职工的档案管理提供了保障。

（4）建立职工知悉人事档案的相关机制，建立人事档案监督检查机制。人事档案管理工作非常的纷繁复杂，涉及的内容多，牵涉的部门广，因此其工作需要建立一个多层面、立体的监督考核制度，通过检查制度来督促档案管理人员的工作质量，通过定期或不定期对档案资源进行抽查和检查，能够让档案管理工作更加的规范，满足时效性和规范性的要求。

（5）严格执行档案管理规章制度。人事档案管理工作要顺利的进行，需要有一套严格的档案管理规章制度来保障档案收集、鉴别、转移、查询等一系列工作的有效运行，因此应当建立、健全《人事档案收集制度》、《人事档案利用权限转移制度》、《人事档案查询制度》等制度，并且严格要求各单位按制度办事，确保档案管理工作的有效开展。

企业退休职工的申报和档案管理之间的联系非常紧密，档案作为他们退休资料的一个基础，如果不能够保证其完整和完善，那么就会影响对职工退休各项福利的管理，损害了员工的利益，因此档案管理工作必须要正确的认识，放在一个高度上来对待，加强档案管理工作人员的素质，提升档案管理工作质量，能够让企业退休职工的申报工作更加顺利。

参考文献