工程项目档案的管理
工程项目档案的管理范文第1篇
关键词：工程项目档案动态管理管理机制措施
1工程项目档案管理难点分析
工程项目档案的动态管理是一项复杂的、巨大的系统工程，而档案资料的系统性、成套性又是做好工程项目档案的基础。因此，工程项目档案管理的难点主要体现在档案资料的收集方面。目前，由于工程项目的规模大及其复杂性，加之施工单位的多元化，档案管理多呈现事后管理，少全过程管理，导致很多项目的档案文件收集不全，或内容失真，或保管不善。加之档案管理工作前期投入不足，信息技术应用、网络管理系统的建设还不普及，档案的整理严重滞后，档案管理工作信息化建设缓慢，不仅造成工程文件不准确、不齐全、不规范，而且阻碍了档案信息的开发利用。
工程项目档案管理中未坚持依法治档是项目档案管理困难的又一重要因素。工程项目档案不但关系到建设工程的安全，而且是调查工程质量事故的依据。也是办理国土证、产权证、房屋维修的必备资料，关系到广大人民群众的切身利益。如上世纪80年代的城建档案保证金制度，90年代中后期的城建档案责任保证书的管理模式，其城建档案的收集效果并不理想，都未能达到建设部的要求。特别是90年代后期，城建档案保证金取消后，大量的的工程档案未能收集进馆，不仅不利于城市建设的科学规划和城建工程的管理，而且严重损坏了国家和人民群众的根本利益。
2 探索建立工程档案的动态管理机制
工程建设主要分为工程建设准备阶段、建设施工阶段、建设竣工验收的阶段。为了确保工程档案的完整性、系统性和准确性，工程档案的资料收集，必须介入工程建设的各个环节，全程参与，形成一条纵向管理链。将工程项目档案管理与工程项目的动态管理同步推进，建立起工程档案的动态管理机制。
为保障资料收集工作的顺利进行，在管理过程中还必须利用国家赋予的法律、行政权力，建立有效的制约机制，依法治档，以实现工程项目档案的有效动态管理。
（1）工程建设前期阶段要做好档案法规的宣传和档案管理制度的建设。
为了改变项目档案收集难的状况，自工程立项开始，就要大力宣传并严格执行《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程质量管理条例》等国家、地方法律、法规，让其深入人心，逐步变成大家的自觉行动。同时，大力组织档案业务培训，制定项目档案工作的初步计划，建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范。结合实际制定项目文件的管理细则，逐步建立一套能够基本保证项目档案收集的管理制度和方法，并在具体实践中不断完善。
档案管理部门要与建设单位签定报送工程档案责任书，通过专门印制的档案宣传手册和有关的法规资料，向建设方、施工方宣传我国城建档案的相关法律、法规。建立工程项目台帐，举办在建工程项目档案员学习班，学习工程项目档案验收备案的相关政策和工程档案质量标准，提出档案的建档、归档的规范、流程和管理程序的具体要求，对工程档案资料实行集中统一管理。建设方、 施工方必须安排配备经过培训的专职资料员负责档案资料的收集、归档和整理工作。同时建立建设工程档案员联系网络，保持与工程档案的直接管理者的联系，确保档案业务指导工作的顺利进行。
（2）工程建设施工阶段要做好现场业务指导和执法检查，保证档案的真实和规范。
档案业务指导部门在工程项目施工过程中，要做到全员参与、跟踪服务，要定期深入工地。可通过电话、现场办公了解工程建设情况。建立覆盖全项目的档案管理网络，对各工程项目档案管理工作进行跟踪指导、协调、督促检查，发现问题及时解决。建立有效的信息交流、反馈系统和技术资料数据库，实现项目资料信息内部共享。定期地为在建工程开展上门服务，进行档案业务指导工作。保证整个工程项目档案的收集、整理、立卷、归档进度与工程建设同步，避免因工程变更造成档案的疏漏和混乱。
同时，要加强协同管理，严格执行档案法规。经常会同工程质量监督部门、建设局等部门组成联合执法小组，切实履行监管职责，检查和审核项目建设中档案资料的真实性、准确性、系统性。严格按照档案工作的各项标准、规范，做好收集、整理和归档工作，以维护工程档案的真实性和系统性。
（3）工程建设竣工阶段要抓好项目档案的验收工作，以确保档案的完整和安全。
工程项目竣工验收的一个重要条件是竣工档案必须同时通过验收。档案管理部门对竣工工程档案的有效监督，确保设计方、建设方、施工方、质监、监理等部门工程撤离前，有充裕的时间完善和充实竣工工程档案资料。如城建档案馆为了对建设方在最后的备案工作进行有效的约束，规定对已通过预验收项目建立备案工程统计台帐，对已竣工，三个月内没有向城建档案馆移交工程档案的项目下达“工程档案催交通知书”并建立台帐，落实工程档案移交情况。为把住工程项目档案的最后一道收集关，对工程项目档案的收集进行严格控制，建设单位必须将工程项目档案交至档案馆进行档案备案认可，凭备案表到产权部门才能办理产权证。这样，杜绝了档案文件的人为地割裂与缺失，保证了档案的完整和安全。
3 强化工程项目档案动态管理的措施
强化工程项目档案的动态管理最基本的方法，就是健全各项规章制度，使档案管理制度化、规范化和标准化。国家和各部委颁发的有关法律、规定和办法，是制定相应规章和实施细则的依据和指南。同时还要根据项目的具体情况，制定符合现场实际的细则和规定。
通过建立联系网络，掌握工程项目档案工作的现状。强化工程项目档案动态管理的主要措施，主要体现在两个方面：
实行前端控制，同步实施
工程项目档案的收集、管理与提供利用相分离的体制难以保证档案完整、准确，也是导致档案部门整编工作中大量重复劳动的主要原因。因此，档案管理部门必须从建设项目实施开始，就将档案管理纳入项目管理流程，进行前端控制，同步实施。首先做好建章立制的工作，可通过政府、人大、规划、建设、质量监督等政府职能部门的全方位配合，明确建设单位、施工单位、监理单位、工程项目管理单位、档案管理部门在档案形成过程中各自应承担的职责，明确档案工作管理体制，建立档案工作组织机构，并以合同形式明确各方的档案管理权利和义务，用经济手段保证档案管理目标的实现。同时，还要做到档案管理与项目管理同时建设，同步发展。例如，档案管理的基础建设要列入项目办公自动化建设规划，为档案部门配备相对先进的设备，包括计算机、扫描机、数码摄像机等等，为档案管理现代化创造良好的物资基础。将档案管理的要求纳入项目规划审批业务系统，做到档案资料的收集、整理、立卷、归档工作用与工程建设同步。确保项目档案的原始性和准确性，使档案信息资源更充分地发挥作用。还需说明，这些前端控制措施的实行，不仅仅是技术层面的问题，更重要的是观念的问题，档案部门应努力沟通，做好宣传推动工作，
（2）强化管理系统建设，运用现代信息技术实施管理过程全程控制
工程项目档案的管理范文第2篇
关键词：工程项目，档案验收，归档
工程项目档案是指工程建设过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。主要包括工程项目的项目建议书、可行性研究、立项批文、项目建设许可、征地资料、招标资料、工程合同、勘察设计资料、施工图预算、设计变更、设备材料采购资料、现场签证、工程监理资料、项目试车资料、竣工验收资料等文件资料。做好工程项目档案的收集、编撰、管理和使用，使档案资料全面、完整、规范、通用，对于工程建设的顺利进行和工程建设后顺利交付生产、使用以及为工程项目将来的维修、扩建、改造等都有着十分重要的作用。
1、工程项目档案管理特点：
工程项目档案反映工程建设活动的全过程，是其专业技术活动的真实记录，从项目的提出、论证到开工、建设、试运行、验收，一直处于动态，具有动态性。工程项目档案包含的内容多、范围广、数量庞大。因此工程项目档案的形成渠道多，来源广泛，它包括了从项目立项、工程招投标、勘察设计、设备材料采购、施工安装、试运行、竣工验收等项目实施过程中形成的全部文件材料。一个工程项目往往有多个参建单位，工程项目档案的管理不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位共同来完成，是一项需要密切配合的工作。建设单位和各参建单位需要分工协作，共同完成，以保证整个工程的档案管理工作科学、有序的进行。
2、工程项目档案工作的组织管理
建设单位为项目工程的法人主体，是项目建设包括档案管理工作在内的各项组织工作的核心，对整个项目档案工作负有组织、协调和监督指导的总体责任。项目档案管理的质量，关键取决于建设单位的组织管理。只有建设单位做好参建单位的组织、协调和管理，使他们明确各自在工程项目档案工作中应该承担的责任，并给予积极配合，才能保证整个项目档案工作顺利进行。对各参建单位档案工作的组织管理工作应该从以下几个方面入手：
一是将项目档案管理工作纳入工程质量行政领导责任制，明确分管档案工作的相关领导；将项目档案的收集、管理纳入工程建设计划；纳入各承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制定相应的检查、考核措施，不让项目档案的管理只停留在形式上和文件上。
二是建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织管理体系；建立健全项目档案的各项管理制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循；配备保证项目档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。
三是将项目档案管理纳入合同管理。项目建设单位在项目的招投标和签订合同时，要建立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件材料责任及完成目标，将各自形成的文件材料及时归档，不得分散管理，不得由业务部门和个人私自保存应归档的文件材料，明确监理单位对项目文件材料的监督和审查工作。
四是监督和指导各参建单位将项目档案工作与工程建设同步进行；制定档案分类方案，对项目档案整编标准提出要求并进行质量审核。
3工程项目档案管理工作与工程建设同步进行
项目文件管理及档案验收、移交归档是工程建设与管理工作的重要组成部分，应贯穿于工程项目建设过程的各个阶段，实施工程项目文件、档案管理与工程建设同步管理。工程项目文件的收集、整理，档案的移交归档与工程的立项准备、工程竣工验收同步进行，使对档案业务的监督指导贯穿与项目建设的各个阶段，其工作情况纳入经济责任制考核。才能保证项目管理档案的完整与系统。档案管理工作与工程建设同步进行主要做好以下几个方面：
一是在项目的准备阶段，从工程项目的提出开始，档案人员就及时介入，建档工作即应开始。前期文件应该包括四类：围绕立项形成的文件材料。包括立项申请、可行性研究报告、项目评估、环境预测、项目概算、项目批复、设计任务书等；设计基础材料。包括地质水纹勘察报告等；设计文件。包括初步设计、技术设计、施工图设计、总体规划设计、设计计算等；工程项目管理文件。包括征用土地批准文件、红线图、拆迁协议和环保、消防、水、电、暖等供应协议等。
二是在项目建设的施工阶段，档案人员应该与工程技术人员密切配合，帮助工程技术人员按照归档规则规范整理档案资料，做好档案资料的甄别、收集归档工作。这个工作包含三类文件：施工准备与施工文件。主要有承包发包合同、开工报告、施工执照、图纸会审纪要、施工方案、规划、施工预算、原材料及构件出场证明、质量鉴定及材料试验报告、技术会议纪要、设计变更洽商单、施工日记、施工大事记、事故处理报告、施工总结、隐蔽工程验收记录、工程分项质量检查等；设备及管线、电气仪表安装施工文件。包括施工方案、焊接试验报告、安装调试记录
三是竣工验收阶段，档案人员应与工程监理人员、技术管理人员密切配合，以确保竣工阶段档案的质量。这个阶段产生的文件材料有竣工验收申请、竣工报告、竣工会议文件，竣工图、项目质量评审材料、验收鉴定书、工程决算书、审计报告等。
4、工程项目档案验收管理工作
工程项目档案验收是工程项目竣工验收的重要内容，应提前或与项目竣工验收同步进行。档案内容与质量达不到要求的工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过项目的竣工验收。工程质量检验资料已通过工程质量检测部门审核，竣工图已通过监理单位、工程项目管理机构和工程所属单位相关技术人员会审。在进行档案专项验收前，档案人员务必监督指导工程单位技术人员进行自查，同时组织参建单位、各职能部门的有关负责人员和技术人员、档案工作人员预验收。首先检查各专业、各阶段档案内容是否齐全、整编是否规范、是否为原件。论文格式。其次要检查签字盖章手续是否完备。第三要检查文字、图表、声像及电子文件等材料质量是否符合归档要求。论文格式。
5、工程项目档案管理质量管理的要求
归档的项目材料一般为原件，他的内容极具深度必须符合国家有关项目勘察、设计、施工、监理等方面技术规范、标准和规程，并且内容必须真、准确，与项目实际相吻合。要采用耐久性强的书写材料，材料中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。图纸宜采用国家标准图幅，图纸一般采用蓝图，计算机出图必须清晰。竣工图应该是新蓝图，所有竣工图均应加盖竣工章，利用施工图改绘竣工图的，必须标明变更修改依据，变更部分超过1/3的，应该重新绘制竣工图。组卷应该遵循自然形成规律，保持卷内文件的有机联系。当一个工程项目由多个单位工程组成时，工程材料应该按照单位工程组卷。最终要求工程项目档案质量完整、准确和系统。档案的完整是指按照《国家重大工程项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）所确定的内容，将工程项目建设过程中应该归档的文件、资料归档，确保各种文件原件齐全。档案的准确是指档案的内容真实反映工程项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。档案的系统是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
结束语
工程项目档案是工程项目的宝贵财产，是工程建设者的智慧的结晶，是历史的真实见证。论文格式。工程项目文件的形成和积累纳入工程建设的各个环节，并落实到各参建单位和各级技术人员、档案人的职责范围内，控制好建设工程全过程文件材料的形成和积累，才能保证工程项目档案的完整、准确和系统。
参考文献：
[1]DA/T28-2002，档案的完整是指按照《国家重大工程项目文件归档要求与档案整理规范》.
[2]GB/T50328-2001,工程工程文件归档整理规范[S].
[3]王传宇，科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1998.
[4]邓少新，档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1999.
工程项目档案的管理范文第3篇
1、 施工图设计文件（含变更）质量的控制：
施工图设计文件由设计院编制，是现场施工的依据，也是编制竣工图的依据。广东石化炼油千万吨改扩建工程由洛阳院、南京院、中元公司、东华科技股份有限公司等多个设计单位设计，各设计院有其独特的编制方式，如洛阳院的设计文件以文表号代替专业，不再在图标中增加“专业”栏，南京院的图纸可能出现图纸、目录、分目录同时出现在一个目录号中，而中元公司的设计图纸的图号则由工号、专业、年号等组成，各专业一目了然，不足之处则是同一个项目可能有多个工号，同一工号可能有数个总目录，给人以混乱的感觉……。各设计院所出的变更单也基本存在工程名称、单元名称、项目号、图号等与规定的有所差异，重号、缺号情况较为普遍，并有大量的传真件、大量的变更内容。同时，代材单、变更单不注明原图号，给编制竣工图增加了难度。
做好设计文件质量的控制，首要的一点是资料人员要了解各设计院的特点，做好验核工作，验核的要求包括：①清单与实物是否相符，目录与内容是否一致；②图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的一致；③本次来图与历次的来图有无矛盾或错误，代材单、变更单、工程联络单是否规范、有无重号或空号，存在哪些复印件、传真件，修改量大约占多少等情况。来目录时核该目录及目录下的所有文件，来分目录时核整个专业的所有文件，来总目录或总分目录时核整个装置或单元的所有文件。验核应做到：发现问题及时进行汇总、处理，不能及时处理的应做好跟踪。所有设计文件存在的问题都应在项目中交前全部解决。
2、厂家档案质量的控制
厂家档案资料由厂家提供，经采购方验核后移交，有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容，包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别，有国产和进口之分，资料本身复杂繁多，加之涉及厂家多，各厂家提交的资料又各有其特点，情况复杂，给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般情况下，商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求（也有未要求提交资料的），就我厂而言，参与签订合同的部门有采购部门、使用单位、专业管理部门等，工程管理单位及档案管理部门被排除在外，而在厂家提交资料时，采购人员不予把关，在将资料发给使用和管理部门后，这些部门也很少核实其完整性，造成长期以来工程管理部门只能是被动的接收，即交什么收什么。而商务合同或协议的多头签订造成归档难，档案部门难以了解项目的应交资料情况，也只能是被动的归档。
厂家档案资料包含了物供中心采购部分（即甲方采购）及EPC项目由总包单位采购的部分。对于甲方采购部分，档案部门经过一段时间艰苦的摸索，略有成效，基本上能保证主要的资料收集齐全：基本上做到按要求领取及验核，如，要求物供中心提供移交清单并需注明项目名称、设备仪器仪表名称及位号、资料名称等，并进行验核清单与实物是否对应，每台设备是否至少有一份原件能满足档案的要求（整洁、清晰、签章齐全），压力容器应同时有竣工图章和压力容器设计资格章等。并结合经验，主动出击，避免随机资料不齐，给归档工作增加难度，如：机泵的随机资料除了泵本身的性能曲线、使用说明书等外，一般应有电机的使用说明书（利旧除外）；新氢压缩机组应包括压缩机部分、水站、油站、压力容器及配套的仪表、电气资料等。在没有合同或协议的情况下，对照设计图纸，了解采购情况及应提交的资料，争取在工作中处于主动，及时做好催交工作，迫使业务人员重新重视，对照合同或协议检查厂家资料，完善所交资料。对于EPC项目，档案部门曾寄希望于EPC单位的规范管理和有效控制，只是在合同中予以明确和规范，在施工过程中只是针对易于忽视的问题做了适当的提醒，结果发现厂家不按合同汇总移交，EPC单位质检人员不认真把关，造成随机资料归档不齐。虽然最终EPC单位不得不为此付出代价，但在一定程度上影响了归档时间。针对EPC项目厂家资料质量有所失控的情况，档案部门适当完善了做法：①规范合同内容；②全面了解施工图纸中应采购的设备仪器仪表情况，并进行汇总；③要求EPC单位及时移交商务合同及其技术附件，并把资料内容补充到汇总表中；④要求供使用及专业管理部门的资料提前移交，以掌握厂家资料提供的进度和初步审核资料情况，及时做好反馈和督促EPC单位进行完善，尤其是做好厂家现场安装调试资料的及时收集。
3、 施工文件质量的控制
做好施工文件的质量控制，档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任，档案人员从档案的角度进行把关，其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁，应承担比档案人员更大的责任，即不只是从档案的角度把关，也要从工程的角度把关。项目资料员从工程角度进行把关，与项目经理和监理工程师的把关，有一定的互补性――资料员清楚项目共包含哪些的内容（图纸），现场人员则更清楚施工单位提交的这些内容是否符合实际。
档案资料管理是工程管理的一部分，工程的内容体现在项目图纸之中，若干套图纸构成一个完整的项目，这一点，项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚，因而，项目管理单位应做好：下达计划要科学，图纸发放要严格按计划，资料的归档严格根据图纸的发放情况，如此环环相扣，方可做好资料工作。
进行施工文件的质量控制，主要分以下几步：①对照合同、计划及图纸发放情况，验核竣工图及设计变更单是否齐全；②验核交工记录是否齐全；③验核设计变更是否已全部在施工图上体现；④验核所有资料是否符合归档的要求，包括：表格的填写、会签、盖章，综合卷册及专业卷册组卷是否合理，竣工图的折叠是否符合规范等。
档案资料质量控制包含在整个项目管理的过程中，上述的一点尝试虽不愧为行之有效的办法，但在实际的操作中，遭遇的困难也是显而易见的，主要有：
由于项目复杂，涉及多套装置或单元同时进行，工期紧，在一切为了进度的前提下，出现了大量的设计变更。一方面，无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图，均不能全面反映真实的最终情况，遗漏现象较为严重；另一方面，项目经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个项目，现场任务重，未能尽职做好交工资料的审核工作。
制度不健全。资料作为档案的前身，没有一个主管单位，也没有一个完整规范的管理制度。如的《设计文件发放暂行规定》仅规范了内部发图的程序，对设计院的设计出图并没有统一的规定；《随货资料的管理规定》仅规范了作为甲方的采购部门采购时随货资料的内容和份数，并没有规范资料的质量及验核的责任，更没有包括对EPC项目中随货资料的管理要求。
设备仪器仪表的采购合同及技术协议的签订没有固定的主管部门，造成技术协议归档困难，按协议执行的难度也大。
工程项目档案的管理范文第4篇
关键词：南段;建设项目;工程档案;管理
Abstract: With the rapid development of the national economy, the highway construction in China is also accelerating the pace. While the construction project archives is a real record of the highway engineering construction, planning, design, construction and other activities, is an important basis for audit, supervision, management, inspection and maintenance, modification and expansion of construction projects. How to do well the project archives management work is very important to promote the development of the future highway, highway modernization management.
Key words: South; construction project; project archives; management
中图分类号：G270 文献标识码：A文章编号：
引言
高速公路工程建设项目参与单位众多，故而项目建设档案的形成单位也是众多，往往涉及建设、设计、施工、科研、监理等单位，其档案具有广泛性、复杂性和多样性等特点，这就给完整、准确、系统地管理档案工作带来了一定的难度。而业主单位正是项目档案编制的主要组织者和负责人，因此，在项目建设前期，业主及时制定一套高效、合理的档案工作计划及管理办法是工作的重点，使之能环环相扣，各参建单位紧密配合，对整个工程项目档案实施跟踪管理、服务，保证对既定目标的实现。国道主干线广州绕城公路南段建设项目业主本着以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，自开工伊始就明确提出了“建优质工程、创精品档案”，争创“广东省重大建设项目档案金册奖”的工作目标，在上级档案主管部门的大力支持和项目各参建单位的积极努力下，围绕目标，开展一系列的相关工作。
1建立健全工程竣工档案编制管理工作制度
明确本项目的档案编制及整理工作的内容、方法和要求，建立有效的项目档案管理体制、工作程序和制度建设，使档案管理工作做到有章可循，有据可依。结合项目工程进展实际情况，及时印发档案管理办法及有关文件传达到各参建单位，做到动态跟踪管理。
1.1纳入制度建设
项目业主制定并印发了《国道主干线广州绕城公路南段竣工文件编制管理办法》。
1.2纳入合同管理
本项目对档案工作实行合同管理，在工程施工、监理合同条款中列入专款对工程档案的形成、收集、整理、归档等作出明确和具体的规定和要求，并和工程计量支付紧密挂钩。在合同清单中将工程竣工资料的编制费用予以单列，专款专用。
1.3纳入目标管理和检查评比
在项目建设的过程中，档案工作实行目标责任管理。明确各参建单位档案工作的进度目标和质量要求，同时每月进行巡查指导，每季度开展档案工作进度和质量评比，奖优罚差。通过采取经济手段，有效地促进提高了各施工、监理标段的档案意识和档案工作质量。
2建立领导责任制和档案工作网络，加强落实，责任到人
项目业主及时成立工程竣工文件档案工作领导小组，由业主单位总工程师任组长，具体负责项目竣工档案的管理工作。本建设项目工程档案采取全过程由业主直接管理的模式，业主及各施工、监理标段同时建立了各自的档案工作网络。在项目建设过程中，及时制定项目建设各个阶段的档案管理控制目标，在上级档案主管部门的指导下，对各标段的文件材料和档案实行目标管理，为全线档案工作的有序开展打下了坚实基础。
3竣工档案与项目工程建设同步开展
3.1在项目建设前期，业主单位将项目工程档案编制工作纳入工程建设管理，实行全线统一管理。对各部门、设计、施工、监理等参建各方进行业务指导和监督，并深入各标段检查竣工文件材料的形成、收集、整理情况，做到业务指导和监督工作日常化、常规化。
3.2采取积极措施，加强管理。项目业主通过每月组织进行巡查指导，每季度开展档案工作进度和质量评比，切实保证文件材料的形成和收集与工程施工同步开展，及时进行了档案的预立卷（预立卷的标准是除了装订和打页码，其余和档案验收时一样），有效地保证和提高了档案的内在质量。
4加强项目档案人员培训，努力提高档案人员队伍整体业务水平
强化学习，不断提高各参建单位档案人员业务技术和素质。建设过程中，项目业主邀请了广东省交通运输档案信息管理中心、广东省交通运输工程质量监督站的领导和专家来本项目指导工作，对参建各方进行竣工文件材料填写、编制和整理开展专题培训；举办专门培训班学习质量管理软件的录入操作方法，保证电子档案工作的总体进度和质量。
5阶段性管理
5.1文件材料的形成、积累阶段
（1）施工阶段是项目工程文件材料形成、积累的关键阶段，各施工单位在文件的形成、收集过程中，严格按“谁形成谁组卷”的要求收集、整理。形成档案工作汇报制度，每月及时填报《施工文件收集整理计划一览表》，将本月的完成情况、下月的工作计划及档案整理过程中存在的问题及时上报总监办和业主，汇总后统一协调解决。制订工作“倒排”计划，落实到日完成量，以利于及时沟通，及时掌握工作进度。
文件材料的归档严格按施工文件形成的规律和质量监督部门检查的标准及要求，工程施工管理文件按问题—年度积累；施工原始记录按单位、分部、分项工程收集、整理、归档。
（2）总监办严格按“分工协作、相互配合、共同完成”原则，在加强对施工单位文件材料督促与监管的同时，认真做好自身监理档案的收集、整理、归档。负责各标段的现场监理严格按照单位、分部、分项工程的划分，认真收集、整理原始监理文件材料，确保监理文件材料所反映的工程质量与工程实际情况相吻合，确认数据真实、准确无误后，再移交至内业资料小组进行选择、整理、归类，对文件是否归档进行鉴定、组卷。
（3）业主单位要求各参建单位必须做到竣工档案管理与项目工程建设同步开展，全程监控，加强督促检查，保证项目档案质量。
①督促各总监办、各施工单位进一步完善档案管理制度，成立项目竣工档案编制小组，确定项目档案分管领导，同时保证专职档案管理人员的稳定。
②督促、检查相关人员对所有文件材料及时进行审核、签署确认，确保其完整、准确、系统。
③业主每月会同监理对施工单位的文件材料进行综合大检查，抓好施工文件形成、收集源头关。全面掌握各标段档案管理的工作进展情况，发现问题，及时处理，并将检查结果对全线通报，要求其针对问题逐一整改，举一反三，确保施工文件材料的同步形成和整理，全线的竣工文件管理处于较好的受控状态。
④在工程收尾阶段，组织竣工档案整理相对落后的标段统一进驻业主单位集中办公，便于及时沟通、解决问题，提高工作效率，加强了对相对落后标段的监督指导与沟通，以加快竣工文件编制的进度。
5.2文件材料的整理、预立卷阶段
为确保做到本项目的档案文件能有较规范统一的题名和排序，业主针对施工、监理文件及时制订了文件材料整理排列表，印发发到各参建单位，规范案卷和卷内题名。通过树立“样板标”，以点带面，带动全线系统、统一地组卷归档。
5.3文件材料的组卷归档、自查自纠、移交阶段
本阶段的重点是对归档档案的合理性、卷内排列、案卷题名、外观等总体质量严格审查。内业资料指导小组分别对各施工单位的施工文件材料进行多次详细检查，仔细核对卷内题名与卷内文件是否对应、案卷题名是否准确全面概括出卷内文件的内容、页次是否正确、备考表是否签认、装订是否合格、牢固等，针对发现的问题一一详细记录，再拟文要求施工单位在规定时间内完成整改工作，提高项目档案的条理性，保证档案总体编制质量。同时，将所有案卷和卷内目录数据输入质量管理软件，并将文件材料的PDF版导入档案系统，并要求各单位均提交一份竣工图的数据光盘。基本实现全套项目档案数字化，可提供全文检索和利用。
6硬件设施为档案保管和利用提供有力保证
项目配备了宽敞的档案库房和数量足够的档案密集柜、空调、抽湿机、灭火器、计算机、扫描仪、打印机、复印机等，便于对档案材料进行分类保管和更好的检索利用。库房档案设专人管理，认真做好防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防高温、防光、防潮的八防工作，硬件及配套设施齐全为项目档案的管理、利用提供了有力保障。
工程项目档案的管理范文第5篇
委托整理中值得注意的问题
1． 以为通过项目档案委托就可替代建设项目全过程档案工作。某些建设单位在工程开工初始即对项目档案整理进行委托。殊不知项目档案质量优劣的根本取决于工程建设全过程档案的系统管理，文件资料的形成质量和积累内容的齐全、完整与项目各参建单位人员的整体档案意识和作为完全相关。经常出现在项目档案中的原始资料质量、原件散失、签认不全等问题，不可能仅仅通过中介整理机构的参与和努力就能够实现的。由于工程档案的本源性、原始性的性质决定了项目档案文件资料的不可后补和不可替代性，并决定了项目文件资料的形成积累必须同步进行，才能见效。因而，项目档案整理的委托不能取替工程项目建设全过程的档案管理工作活动。
2． 认为通过项目档案委托整理即可保证档案验收工作的顺利通过。个别建设单位不重视工程建设阶段文件资料的平时积累和归档，寄托于通过档案委托整理来通过档案专项验收工作。殊不知公路工程档案的验收有其标准和要求，项目档案的质量包括两方面：一是内容质量，二是案卷质量。内容质量是指档案所反映的数据准确性。案卷质量是档案的完整性、系统性、规范性程度。项目档案要求外观与内在质量统一，而档案的内在质量重于外观形式。对工程建设全过程档案管理工作极不重视和放任自流所产生的档案，即使有最好的整理形式，内在质量一团糟时，也不可能通过档案验收关。
某些建设项目平时档案意识不强，到工程后期整理阶段发现文件资料短缺不全和质量缺陷时，采取临时查找、拼凑补救的办法。个别项目在工程交（竣）工阶段或档案专项验收时为应付档案验收，甚至存在造假情况，由此带来的项目档案后期返工、完善补缺工作十分繁重，并造成工程档案的严重失实问题，项目档案真实性、准确性更无从谈起，贻害无穷。
3． 档案委托整理的技术标准、质量要求不明确。个别工程项目在签订委托整理合同时往往忽略了公路工程档案的行业标准和质量要求，所形成的档案极易倾向于文书档案形式特点，与公路工程档案的行业标准有一定差距。
公路工程项目档案的委托整理新形式是公路工程引入市场经济，利用市场机制的必然发展趋势。公路工程建设走向市场化后的档案管理是一项艰巨、复杂的系统工程，需要上下左右联动，正确处理公路工程建设内部与外部环境的关系，值得即时探讨的重要问题。
公路工程项目档案工作必须实行全过程管理
1．明确工程项目档案整理的主体。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位进行整理。”交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定：“公路工程各参建单位应当将公路工程文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中”；“公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目档案完成时，应向建设单位移交系统整理过的全部文件材料。”在当前公路建设任务繁重，建设项目档案专业力量严重不足的现实情况下，存在难以如期完成项目档案整理的实际情况，通过项目档案的委托整理应是一条可取的、积极的途径，但档案管理环节和措施控制是项目档案质量的根本保证，公路工程项目档案的质量及完整齐全性取决于工程建设全过程文件资料的形成质量和积累、收集各环节的基础工作扎实与否，对此项目档案的基础工作只能加强不能削弱。
2． 加强项目档案的平时管理，提高文件资料的形成质量。公路工程建设事关百年大计，质量问题至关重要，且质量的文字表述全部记录在档案资料中。公路工程档案来源于工程建设职能活动，从文件资料的产生到归档整理要经历较长时间，中间经过多种环节，每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量、完整性、齐全性和准确性。建设单位在工程建设中对工程质量严格把关的同时，应加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调作用，项目监理应切实加强工程监理过程中形成的文件资料的完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制。
3． 项目档案工作须有领导重视支持，并有完善的档案管理体制和制度，相应的专（兼）职人员网络组织落实工程建设全过程各环节文件资料的把关和档案管理制度的执行到位，才是最终档案质量的保证。而项目档案的整理立卷只是项目档案工作中的一个环节，也只是项目档案管理中的一部分。因此，项目档案委托整理并不能取代项目建设全程档案管理工作。
