档案信息管理规定

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档案信息管理规定范文第1篇

因此，为了适应新时期高校改革发展的需要，教学档案管理部门要进一步强化教学档案的信息化管理水平，重视管理人员队伍的培训，不断增强管理者的社会服务意识，提高教学档案利用效率，为高校的发展提供有力的保障。

1.转变思想观念，加大宣传力度以争取领导支持。

高校教学档案信息化管理不仅需要现代化的信息技术，更重要的是教学档案管理部门和管理者要树立现代管理思想和管理理念。在教学档案管理过程中，要运用现代化的信息管理技术和管理手段。然而，我们知道用现代信息技术取代传统的手工操作是一个口积月累，循序渐进的过程，绝非一朝一夕的事情，而在这个改变的过程中更需要一个现代管理思想和管理理念来指引的。因此，在目前高校教学档案管理的过程中，转变落后的思想观念尤为重要。

当然，在转变思想观念时，教学档案工作者并非要全盘抛弃已往的思想观念，而是在坚持优良的传统教学档案管理方式和管理理念的同时，要敢于引进现代档案管理思想和管理理念。只有圆满地实现了现代信息技术与先进管理理念在教学文件、教学档案管理领域的合理契合，教学档案信息化管理才可能实现，高校教学档案工作才能更好地适应新时期的要求。

另外，高校教学档案工作者在转变思想观念的同时，还要加强对教学档案的宣传力度，提高全校师生的档案意识，尤其是要借宣传之机，转变一些领导重教学轻档案的观念。在宣传之际，要适时地将教学档案信息化管理工作的进展情况和在教学档案信化管理过程中遇到的问题及时地向领导汇报，争取领导在政策和经费上的大力支持，为推动教学档案信息化管理奠定基础。

2.高校教学档案管理的标准化和规范化建设。

目前，高校教学档案的管理思想、管理手段和管理办法等方面存在着许多问题，这些问题制约着高校教学档案信息化管理的发展。为了促进高校教学档案信息化管理，实现教学档案信息的最大社会效益，高校教学档案管理部门必须加强教学档案管理的标准化和规范化建设。作为档案事业系统中的一部分，我们要将高校教学档案管理纳入到整个档案事业系统中去，接受国家档案管理标准化和规范化的宏观指导。因此，国家档案管理标准化和规范化的要求对高校教学档案管理具有同样的指导作用。

档案管理标准化和规范化，是指为了管理档案工作而“制定、批准和实施的有关档案形成、归档和档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面应遵循的政策、规定、准则、方法等”。档案管理的标准化和规范化，相当于信息化高速公路上的“交能规则”，档案信息化管理工作要时刻遵守这些规则，否则，档案信息内容在档案管理系统和网络中就不可能安全畅通的运行了。

教学档案管理标准化和规范化是实现教学档案信息化管理的重要前提。要实现教学档案信息化管理，首先要统一档案信息的输入格式、输入项目、输入代码符号和输入代码的转换规则。由于标准化是分层次的，有国家标准和地方标准，因此要在高层次上制订相关的档案管理标准和规范，这样才能利于高校教学档案的信息化管理和教学信息更为广泛地交流和共享。

笔者在广泛阅读有关档案信息管理标准化和规范化建设的基础上，将教学档案管理的标准化和规范化总结为以下二个方面的内容：

第一，教学档案管理性标准化和规范化。

教学档案规范化管理，是指高校行政部门和档案部门根据现实要求，由档案部门管理人员对教学档案进行科学地、系统地、动态地管理，以便教学档案发挥更大社会效能，更好地为高校教学和社会发展服务。它包括“计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享”。

目前，由国家相关部门颁布制定的，有关计算机安全和档案信息资源管理的法规与标准有：《中华人民共和国信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统保密管理规定》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等。

第二，教学档案业务性标准化和规范化。

业务性标准规范是对档案管理业务处理的规范，它包括档案的术语标准及管理规范。高校教学档案管理业务的规范根据《中国档案分类法》、《中国档案主档词表》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案管理办法》等制度规定，先剔除重份及无保管价值的教学文件材料，再对案卷按标准进行规范组合，最后结合实际和相关法规对教学档案进行规范著录，这也是教学档案信息化管理中的一项重要基础工作。总之，教学档案业务性标准化和规范化要求教学档案管理人员在管理档案时要做到：教学档文件材料收集的完整性、文件材料鉴别的准确性、文件材料整理的有序性、档案保管的安全性和用户利用时的方便性等五个方面。

第三，教学档案管理技术性标准化和规范化。

档案信息管理规定范文第2篇

1档案信息网络化的必备条件

实现档案信息网络是一项复杂的系统工程，必须具备如下条件才可以实现：一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备，二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律 、法规和规章，三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现具体分析如下：

首先，档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网，一要有输入、输出的终端设备计算机；二要有储存、管理档案信息的中央处理器；三要有编辑档案信息的管理软件；四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这四个基本设备配置的关键就是领导的认识、重视和档案管理员的自觉与主动意识。领导重视，就是要建立健全相关的档案管理制度，尤其是考核制度与群众的监督制度。管理员的自觉与主动，主要是体现在能够及时地将相关档案处理成电子文档并科学归类与收存。

其次，是制定统一的档案信息网络化管理规范。第一，档案信息是一个内容十分丰富，形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档，就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则，形式各异的检索目录就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二，档案具有保密性，必须建立一个完整的管理体系，对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理，涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求。对重要的、保密的程序和数据要加密并备份，随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度。规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则，制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三，档案信息资源保管单位利益的保护也应有一定的规则。因此，档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触，该收取的一切费用就只好在网上进行，这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。

2实现档案信息网络化的对策

随着网上办公、网上用档的普及，档案部门还有许多工作要做。针对网上用档的条件，我们还必须做好以下几方面工作，为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。

首先，加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作，保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者，我们必须加强归档电子文件的理论研究，主要包括：①用文字处理技术形成的电子文件，归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料；②用扫描仪等设备获得的图像电子文件，用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究；③档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究；④档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。

其次，加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败。档案事业发展与否，关键在人才。网络时代，档案管理人才必须重新更新自己的知识，争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才，争做网络档案信息管理人才，争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。

此外，加强网上用档的法律、制度的制定与优化。面对日新月异的新新情况、新问题，我们必须加强网上用档工作立法和制度的建设，用法律来保障档案资源。为此，需要从以下几方面进行规范：①加强网上用档的立法规定，对那些非授权访问，冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子，要以法律为武器进行坚决的打击；②制定应急计划，进行安全检查和审计，撰写安全情况汇报的规定；③严格进行权限管理，包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定；④网上查阅档案信息目录的规定；⑤定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。

档案信息管理规定范文第3篇

所谓档案信息安全保障体系，主要是指通过信息安全技术与信息安全管理等，来对信息系统和信息的安全进行防御，以此使档案信息系统运行的可靠性、安全性得到保障，并时刻确保档案信息的实用性、完整性，以及真实性等等。此外，档案信息安全保障体系还要具备保护档案综合性信息系统动态安全的能力。档案信息安全保障体系可以分为宏观和微观两个方面。就宏观角度而言，档案信息安全保障体系是以国家的信息安全保障体系为前提的；而微观的档案信息安全保障体系，是单位信息系统中的一个分支，能够保护单位中相关人员的档案信息安全。

2档案信息安全保障体系宏观框架

2.1档案信息安全管理体系

建立健全完善的档案信息安全管理体系，是档案部门的首要任务，不仅可以保证档案信息的保密性，还可以提高档案信息的质量。为了档案信息安全管理工作的有效实施，相关的档案部门应该设立一个专门的档案信息管理处，主要监督档案信息安全管理工作。在全国范围之内宣传档案信息安全管理工作的重要性，以此推动其在我国的进一步发展，并逐步建立符合我国基本国情的档案信息安全管理体系。另外，还可以针对我国现阶段的方针政策以及建设目标制定档案信息安全管理的规范标准，以便为档案信息安全管理工作提供组织保障。宏观上的档案信息安全管理，其主要工作内容是组织有关部门的专家制定档案信息安全管理保障的规范制度和标准，并要求个地方档案部门在此法规制度的基础上，制定符合地方状况的规范制度和实施办法，并按照制定后的标准严格执行档案信息安全管理工作。

2.2档案信息安全技术体系

技术是一个国家前进的动力。档案工作要想不断向前发展，除了加强管理之外，提高档案信息安全的技术也是档案部门工作人员义不容辞的责任。档案信息安全技术体系是以档案信息安全为目标，换句话说，就是要从技术上确保信息的实用性、可控制性，以及保密性等等。由于档案信息安全技术随着科学技术的发展不断的改进，而档案信息安全的目的具有稳定性，所以可以根据不同的信息安全属性选择相对应的安全技术进行保障。然而，有时同一种安全技术也可以保护不同安全属性，比如，数字签名在保障档案信息保密性的同时，也能够保障它的真实性、完整性，以及不可抵赖性与可追溯性。就目前来讲，我国可以使用到档案信息安全技术体系的有以下几方面：系统安全技术、数据安全技术、网络安全技术、用户安全技术等等。需要注意的是，因为很多档案信息具有保密性、档案信息要长期或者永久性保存、要确保档案信息的真实性等因素，所以在档案信息使用安全技术时，必须要考虑其特殊性。在这种情况下，就要加强对内外网物理隔离技术、数据备份与容灾技术、数字签名技术等的强制性使用。并不是每一个档案信息系统都要采取全部的信息安全技术的，比如档案馆与档案室就需要采用不同的信息安全技术，在采取信息安全技术时要根据我国制定的等级保护标准规范进行选择，根据不同等级的安全需求使用不同的信息安全技术。

2.3档案信息安全法规标准体系

为了确保档案信息系统的安全性，促进档案信息化健康稳定的发展，档案部门要建立完善完整的档案信息安全标准规范体系，避免出现互相推诿责任的现象。现阶段，我国涉及档案信息安全方面的法律法规还不是很全面，与其他西方发达国家还存在一定的差距，严重阻碍了档案工作在我国的发展步伐。标准制度的制定可以防止相关的工作人员盲目和重复地建设档案信息安全体系。因此，我国只有制定符合我国发展目标的科学合理的法规制度，才能保障档案信息的安全，并且从宏观角度上确保和规范档案信息安全。

3档案信息安全保障体系微观框架

3.1档案信息安全管理体系

就档案信息安全管理体系的建设是个复杂而又极其重要的系统工程，作为档案工作的重要组成部分，它关系到档案信息的质量，关系到档案工作的效益与社会满意度。档案部门应该以档案信息安全管理体系建设为重点，坚持以档案信息质量为发展核心，以信息管理建设为契机，努力提高档案工作水平，实现档案工作在我国的可持续发展。

3.2档案信息安全技术体系

与宏观相比，微观的档案信息安全技术体系更加细致，主要以实现把现有的档案信息安全技术应用于档案信息系统中的过程为目标。信息安全技术比比皆是，在选择适当的信息安全技术是档案工作人员现在面临的重要难题。若想科学合理地选择信息安全技术，就要根据档案信息的安全等级、系统构成，以及信息安全的风险评估结果等因素进行选择，即依据系统所面临的外部威胁、档案信息系统的资产价值，以及自身存在的漏洞、评估中存在的安全风险，从而得出信息安全需要，最终确定档案信息安全应用合适的技术。另外，微观档案信息安全技术体系中也要含有宏观信息安全技术体系中的相应安全技术部分，只有这样，才能使宏观和微观保持一致性。档案价值的高低，决定着它所面临威胁风险的大小，这也间接地决定着档案信息安全技术的等级。与此同时，由于档案信息安全出现威胁时间的不确定性，所以信息安全技术保障体系具有很强的动态性。在使用信息安全技术与评估安全风险的过程中，要根据实际情况不断地调整安全技术。因此，在使用档案信息安全技术时，必须按照由信息安全风险评估的实际结论及相应的安全规范标准采取合适的信息安全技术。

3.3档案信息安全法规标准应用体系

不同于宏观框架，微观框架中的法规标准应用体系主要指档案信息管理人员根据现有的档案信息安全标准规范，指导开展档案信息安全管理与安全技术应用。由于我国没有健全的有关档案信息安全保障制度的标准体系，所以要借鉴国外的完善法规标准，以便实现我国档案信息安全保障的合法化、标准化。除此之外，档案工作人员在加强自身学习的同时，更要不断与其他地方的工作人员相互学习、相互交流，使专业技术水平和业务能力得到不断提高，从而为提高档案信息安全打下坚实基础。

4结束语

档案信息管理规定范文第4篇

关键词：档案工作 规范化、标准化 公文 立卷归档 信息化建设

随着市场经济的不断发展，档案工作在经济建设和社会事业发展中的重要作用日益显现。与此同时，也对档案工作提出了更高要求。档案工作要适应新形势新任务新要求，实现规范化标准化，必须正视问题，细化措施，强化领导，从注重文书处理入手，扎扎实实的改进档案工作，全面提高档案工作水平。

一、制定考核内容是档案工作规范化、标准化的前提

1.档案工作的管理及考核内容

档案工作管理体制要健全，档案工作渠道要畅通，要配备业务能力强、适应工作、相对稳定的专兼职档案工作人员。同时档案工作要纳入工作计划、目标管理和相关部门及人员的岗位职责要健全，归档文件的质量符合有关规范要求，书写材料适宜档案的长期保存，档号编制科学、规范，定期检查档案。

2.档案工作的管理制度及考核办法

档案工作要有机关负责人分管、综合部门负责人主管档案工作。贯彻执行档案法律法规和相关规章，定期组织档案人员进行《档案法》的学习，建立档案工作管理网络，促进档案业务建设的协调发展。建立档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、重大活动档案登记，及时准确填报统计报表。编有档案的案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具。

二、公文制发质量是档案规范化、标准化的关键

公文的制发决定着公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，都具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿看，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。可以说，公文是档案的前身，档案由公文转化而来，公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们要强化系统思维意识，在公文制发中就要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应该使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

三、立卷归档是档案工作规范化、标准化的内容

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。立卷归档即归档的文件要以本单位形成的文件为主，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

四、案卷质量是档案工作规范化、标准化的保证

提高案卷装订质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的重要因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

五、档案信息化建设是档案工作规范化、标准化的方向

档案信息管理规定范文第5篇

【关键词】深圳院 档案管理 信息化建设

1 档案信息化

1.1 什么是档案信息化建设

档案信息化建设是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行收集、管理和提供利用服务。

档案信息化建设又是企业信息化建设的重要组成部分，是推动档案工作可持续发展、满足科研生产需要和管理需要的必然选择，是提高档案服务能力的关键。档案信息化是信息技术与档案管理的有机结合，档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、多媒体声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统的组织成具有有序结构的档案信息库。同时还包括档案信息化的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。

1.2档案信息化建设主要内容与任务

档案信息化建设主要内容有：标准规范建设（管理规则）、基础设施建设（用什么管）、应用系统建设（怎么管）、档案信息化资源建设（馆什么）、人才队伍建设（谁来管）。

其主要任务就是将档案数据资料实现数字化、标准化的管理，实现永久保存，并提高档案的利用率。

2 深圳院档案管理现状

在发展过程中，深圳院已经初步意识到了档案信息化建设的重要性，在与同行业单位的考察交流中，已经看了档案信息化建设在档案管理和利用方面发挥的巨大作用。深圳院在档案信息化建设方面任重道远，总结起来，亟需解决以下几个问题：

2.1 对档案信息化缺乏深入的了解

尽管档案信息化在整个电力设计行业内有一定的普及度，但是我们对档案信息化的运行机制还是缺乏足够深入的了解，包括它的管理规范、软硬件设施、专业知识等等。

2.2 对档案信息化建设迫切程度的认识需要加强

在深圳院内部还存在着一些对档案信息化建设认识不到位的现象，认为只要做好电力设计就行了，没有真正认识到档案信息化建设对电力设计企业向现代化企业迈进的重要作用，也没有看到档案信息化给整个行业带来的巨大收获，因此，对于档案信息化建设迫切程度的认识不足已经成为我们档案建设的重要障碍之一。

2.3 档案信息化管理标准规范空缺

标准规范是档案信息化建设的基础，没有标准就无法生成统一规范的数据，数据不规范就无法交换和利用，无法实现资源共享；没有标准规范，数字档案的质量无法得到保证，无法切实满足对数字档案利用的需求。因此，标准规范是档案数据信息管理和利用不可或缺的必要条件。

2.4 缺乏档案信息化建设的专业团队

与传统的档案管理方式相比，档案的信息化管理虽然带来了很多便捷，但同时对档案管理人员要求也更加的专业，可以说涉及到档案管理、电力设计、计算机技术等多方面的知识。

目前，深圳院的档案管理人员队伍在专业素质、理论水平等方面离档案信息化建设的要求还有一定的差距。部分档案管理人员专业知识老化，知识面较窄，计算机应用水平不高，认识上还停留在传统的专业知识和观念上，不能有效的运用现代技术和工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，思想观念和管理水平跟不上档案信息化建设发展的步伐。与之相对应的人才培养和培训机制也还没有纳入档案信息化建设议程。

3 深圳院档案信息化建设的设想

深圳供电规划设计院有限公司，经过三十多年的发展壮大，在工程设计和工程咨询方面都取得甲级资质。随着公司规模与业务范围的不断壮大，档案（特别是工程档案）的管理与利用问题越来越突出，在电力设计行业中，深圳院的档案信息化工作显得相对滞后，如何跟紧行业步伐，将深圳院的档案信息化工作更好的开展起来，成为目前我们急需解决的问题。针对电力设计行业的档案信息化现状，结合深圳院档案管理的实际情况，我们提出了以下几点设想：

3.1 制定档案信息化建设总体方案

档案信息化建设是一项长期的、促进档案工作可持续发展的系统工程，需眼光长远、科学谋划发展之路，合理运用辩证思维方法，既不能盲目跟风、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；要既关注行业内的档案信息化建设，更要注重结合本单位的实际需求。在开展档案信息化建设之初，应深入调查、分析现状和需求，研究论证途径与方法，资源配置保障等，走具有本单位特色和优势的发展之路。

在此基础上制定发展的总体框架、规划、阶段性目标、具体措施、人财物等的保障要求、标准规范的支撑等，使其纳入单位整体建设规划或信息化规划，保证档案信息化建设与单位信息化建设同步发展，有计划、有步骤地组织实施。切忌摸着石头过河，走哪算哪，不能只埋头自我发展，偏离了实际需求的轨道。因此，档案信息化建设要在总体方案的指导下，不断修正档案信息化发展的方向，条件成熟时，可加步伐，但不能急功近利；各方面条件受限时，则稳中求进，始终坚持不懈地推进该项工作。

3.2 引入档案信息化标准规范体系

国家档案行政管理部门和各行业都根据需要不断出台了档案信息化建设方面的管理制度、规范和标准，但相对零散，没有形成系统完整的标准体系。深圳院应根据自身管理的特点，参照国家标准和相关行业的标准规范，制定适合本单位开展档案信息化的规范、制度和标准，为档案管理从注重实体管理迈入信息管理的时代提供有力支撑，保证档案信息化的各方面有章可循，有法可依。制定标准规范时，应结合信息化的要求，再造档案管理流程，进一步创新管理模式，防止完全依赖或模仿现有档案管理流程和传统标准规范制定相关标准、制度等。重要的是，在信息安全、网络传输及档案数据库的安全等方面必须依照相关规范要求实施，才能使档案信息化建设不断推向深入，规范有序开展。

3.3 实现工程设计与管理的网络化

建立计算机档案管理网络平台，通过CAD 制图，实现无纸化设计、校核、审核、归档与出版等工作。对于档案的电子归档由项目管理、设计人员根据需要储存数据，实现一次输入，数据终身储存与共享。

3.4 加强档案管理信息化安全体系的建设

由于档案信息化后，所有档案资料都是以电子文件的形式存在，电子文件存在较强的易破坏性和易泄露性等缺陷，因此，相应的安全措施应加强。要构建安全、可靠的保密体系，做好档案的保密性与开放性，以及保管与利用之间的关系，防止档案资料的泄露。针对特殊档案资料，要根据使用人员的工作性质来设定查阅权限，多级管理，通过层层关卡，确保档案信息的安全性。

3.5 加强档案信息化人才队伍建设

开展档案信息化建设，人才是瓶颈。档案界普遍认同档案信息化建设需要复合型人才，既有扎实的档案专业知识，又掌握计算机技术及信息技术，还有较强的管理能力。档案部门在信息化队伍建设中，应立足眼前，目标长远，首先在现有档案队伍中，重点培养业务能力强、创新思维活跃的人员，通过档案信息化方面的培训交流，不断增强利用信息化手段提高档案管理水平的意识和能力，自发对档案信息化现状提出改进和完善要求，从而带动整个队伍为适应信息化建设的要求而提高计算机应用能力。其次可利用单位信息化部门的人力资源，提出档案信息化需求，由单位统筹建设和发展。

3.6 加快档案信息化资源建设

档案信息化的核心是其资源建设，资源供应是档案信息化服务的前提。深圳院经过近十年的不断积累，己经形成纸质档案资料与电子档案资料并存的局面，但如何将这些资源进行有效的利用是摆在我们面前的一大课题，同时也是深圳院档案信息化建设的重中之重。

最近几年，部分设计院开始加大对档案信息化建设系统软件的引进与研发力度，通过将历史档案扫描存档，使历史资料也可快速的满足工程设计人员的需要。

我们的设想是：设计一套档案信息资源利用平台，之后就是要有效、快速、安全的开展数字化资源管理工作，不断加大档案的信息量，并使其实现网络共享，这样可有效提高档案信息化资源的收集效率，有利于档案资源的全面有效管理。

4 结语

万事开头难，深圳院的档案信息化建设还处在起步阶段，除开以上提出的问题以外，在实施过程中肯定还会遇见其他困难。因此我们必须做好攻坚战的准备。深圳院的档案信息化建设虽然是一项长期的工作，但是势在必行。只有实现档案信息化，才能提高企业管理水平和工作效率，提供可靠的档案信息资源，还能够更好的为科研和决策服务，为客户服务。

参考文献：

[1]陶碧云.《论档案信息化内涵及其相互关系》.档案学通讯.