电子文档论文
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电子文档论文范文第1篇
论文关键词：互联网，OA，归档
OA是指以现代信息技术为核心，结合各种现代办公技术与设备形成的系统，目的是迅速、准确地处理各种信息。随着互联网的发展，OA为搜集、存贮、使用与日俱增的大量信息也采取了互联网的手段，这给文件与档案归档管理带来更高的效率，使归档管理的费用也大幅度降低，但是互联网的自身的一些缺陷也给OA电子文件归档带来了巨大的挑战。为此需要开展相关研究，寻找网络环境下OA电子文件归档的恰当策略。
一、互联网环境下OA电子文件归档面临的主要问题：
1归档信息来源无边界：随着互联网的发展与普及,企业内外的'边界'正在消失，员工在办公室或家里处理的文件是同样的效力。由于'网络边界'的消失，OA系统所依托的的互联网安全随时随地都会受到威胁。从某种意义上讲论文范文，方便快捷传递的档案信息都会随时受到挑战。黑客们可以轻而易举地拦截网络上传递的信息，进行各种工业间谍和其他破坏活动。这种全新的挑战，是档案归档管理前所未有的问题。
2归档信息的脆弱：整个信息系统是由资源子网和通信了网构成的,无论是传输网络还是保存档案信息的磁盘都安全性。在信息化社会,整个企业犹如一部由计算机网络连接起来的巨大机器。数字化机器具有的绝好的精密性与连通性，使得部分零件失灵而殃及全局的现象屡见不鲜。对计算机网络的恶意破坏往往是在没有任何先兆的情况下突然发生，而且会迅速蔓延到其他部分。
3归档信息丢失的隐蔽：在互联网环境下归档信息通常由计算机自动完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕迹'的情况下窃取归档信息，隐蔽性极强。
二、互联网环境下OA电子文件归档面临的策略：
1、归档管理应该配备独立的服务器和防火墙等安全措施
档案的最终目的是利用档案中的信息。电子文件形式的档案可以通过计算机能进行全文检索，使用比较方便。但是档案信息一般属于正式文件，有些甚至属于机密文件。可见，档案信息的查询利用必须有一定的限度，不同的人员查询使用档案信息应该有不同的权限，并且防止黑客窃取档案文件。因此，档案部门应该单独设立服务器，并且配置防火墙等安全措施。
上述方法是电子文件的归档管理为工作对象，其目的是为了利用互联网提高工作效率，同时防范互联网的负面效应，便于档案的保管和利用。电子文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便更好地保管和利用论文范文，进一步快速有效地发挥档案的作用。
2、电子文档应以生效时间为归档时间
由于电子文件在利用上的优越性，使归档工作发生了根本性变化，而互联网环境使得OA电子文件归档发生了一系列的变化：①由原来事后归档，可以变为电子文档生产的同时进行归档。电子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在归档文件由单一纸质的形式改变为同一归档文件既有纸质又有电子的形式。电子文件归档应当与实物上的归档。电子文件的归档，这是档案保管过程中必不可少的环节。文件归档的条件是：①必须是已经生效的文件；②必须有完整、齐全的电子签章；③必须具有一定的保存价值，并严格按照不同的保管期限分别立卷，在存储其中排列，分存储器保管。文件立卷的标志是：必须经过相应的归档程序，履行必要的归档手续，由原来文书部门或业务部门负责管理的文件，按照档案室的整理要求和技术规范，编目，移交给档案室集中保存。这种管理权限的移交，也是文件与档案材料在形式上的区别。就载体而言，文件与档案是同一体的两个不同阶段，因而没有任何差别，从本质上讲，文件材料经过人的整理之后．有意识、有目的的集中保管，这就是档案了。这样一来论文范文，归档的标志应该是电子文档是否进入专门的档案管理系统，进入档案管理系统，那么就已经归档，否则就没有归档，
3、电子文件立卷方式为保存在独立存储器中
电子文件能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种文档档案的查找和利用。立卷是从保管的角度来看档案信息的。OA系统形成的电子文档一般属于正式文件，虽然需要借助专门的设备读取，但是为了保证电子文档的保管安全，一般要求电子文档以不依赖OA系统软件的、不参与日常办公事物的独立存储器中。电子文档的立卷直接以独立存储器为保管单位，集中保存在各个档案库，并且每个存储器最好做1个以上的备份，备份存储器放置于另一独立地点。
因此，电子文件的整理就可以由保管和利用为目的转向单纯以保管为主要目的进行整理。件在形成过程中有着一种自然联系，突出表现在来源上，产生于某个机关和机关内部机构。在时间上，产生于某个特定的年月日。因此，在整理的线索上，立卷是为了便于保管和利用而要尽可能地保持文件之间的自然联系，最好以来源时间联系为主要方式。这种变化可以看成是立卷的一种简化，变多种交叉联系为一种简单的、自然的但却十分清楚的联系论文范文，以适应电子文件的管理。在整理的对象上，彻底改变了原来的案卷级方法代之以文件级为基本保管单位，档案以独立电子文件为单位进行整理编号，装盒排架，使档案盒仅仅成为一种装具。
我国是一个发展中国家，各方面技术都处于发展阶办公自动化新技术也正日益发展。随着网络、检索、阅读、复印、复制、端微等新技术的发展，电子文件档案将会越来越多，这变化又会促使档案工作的理论和实践发生变化。由于科学技术的迅猛发展，对于在档案工作中已经引起和将会引起的变化，必然是一个历史发展的过程。随着科学技术的发展和档案工作者科学技术知识素养的提高，认识过程中的缺陷，是完全能够克服的。
参考文献
[1]邹德军，电子商务时代信息伪过剩及其对策．内蒙古：北方经济，2009.4．
电子文档论文范文第2篇
1.制定电子档案管理规范
电子档案的每一个环节：建立、处理、归档、利用、保管、更新等，都存在信息的丢失或更改的隐患，为提高电子档案管理质量，促进电子文件管理的科学性，应该制定相关的法律法规和管理规范，对单位、档案员进行约束，还要制定相关网络系统保密验收的规范、计算机和软件兼容性要求、密级电子文件的特殊管理规定等，更好地保障电子文件的原始性和真实度。
2.统一电子档案管理
软件建立规范的电子档案接收数据格式，将档案整理软件进行推广和统一。首先由地方的档案管理部门规定统一的电子文件模板，对电子文件和信息类型、格式进行规范化处理，然后发放到各单位进行参照。定期开展电子档案培训工作，对档案管理工作人员进行业务和技术的继续性教育，帮助他们进行软件更新，格式统一，使其熟练操作和管理。档案管理部门也可以定期对各单位档案管理工作进行指导，委派专业技术人员帮助档案管理人员发现工作的不足，找出解决措施，促进统一数据格式的电子档案体系形成。
3.提高电子档案的保存质量
电子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。电子档案的存贮内容具有不稳定性,存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响,对电子文件“物理生命”的保护一是防磁,二是控制调节环境的温湿度,三是防止机械损伤,四是注意环境卫生。电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏,必须建造专用库房、档案柜存放电子档案,配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备,及时更新电子档案的文件结构,加强电子档案的保管,确保电子档案的长期可读性应用。对电子文件“信息生命”的保护主要有防电脑病毒,控制网络中电子文件系统的安全,备份处理,异处保存,及时更新档案支持软件,并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下,更新电子档案的文件结构,以适用新的“生存环境”。
4.加强我国电子档案的安全
（1）建立数据备份和恢复系统。备份技术是针对电子档案管理安全患的重要技术手段，是必不可少的安全性措施。面对网络系统的安全隐患，应完善数据备份和恢复系统，使计算机或者网络发生安全性事故时，关键、重要的信息数据能有效恢复。（2）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、权限,安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。（3）对重要文件采用。“双重“归档法。由于文件生效的主要标志是签署和印章,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。
5.提高我国档案工作人员素质信息化进程
推进了档案管理的现代化，为档案管理人员提出新的课题。工作人员必须提高自己的计算机技术水平，增强现代档案管理专业修养，熟练操作多媒体文件，掌握电子文件归档方法。能有效识别网络电子文件操作者，对其进行权限控制。单位应引进高端档案管理人才，让他们兼具档案管理业务和计算机技术。
二、总结
电子文档论文范文第3篇
1.1对软硬件系统的依赖性
电子文件是按照确定的某种标准规则，记录在特定载体上的编码信息集合，需要特定的软硬件系统环境才能翻译阅读。脱离了这种特定环境，就根本无法看到电子文件的存在和记录的信息内容，所以电子文件对产生的标准规则及软硬件系统环境有极强的依赖性。随着信息技术的发展，原标准规则及计算机软硬件技术发展更新，就有可能导致原有电子档案信息无法读识。电子档案信息对软硬件系统的过度依赖性给今后的安全问题带来了很大的困难。
1.2存储的高密度性
电子信息的发展和数量，呈几何倍数增涨，海量的数据需要大容量的存储介质，随着记录技术的快速发展，数字信息由早期的纸带打孔到后来的磁带、磁盘再到现在的光盘等，存储密度不断提高。目前一块硬盘容量已达数个TB，一张蓝光光盘通过纳米级波长的蓝光激光光源及多层记录技术的应用，可以记录数百GB数据。光盘上构成0和1数据刻痕直径小于0.15μm，1张光盘可存数百万张打印在纸上的文字信息。电子档案的高密度，一方面对节约空间、拓展应用带来有利条件，另一方面却对电子档案的保护提出了严格的要求，任何一个小的失误或一条轻微的划痕都有可能导致数量巨大的档案信息遭到破坏。
1.3信息与载体之间的可分离性
传统档案是固化在某种载体上，不能分离，称之为档案实体，有明显的原始性特征，不易被复制加工。而电子档案，虽然依赖于软硬环境，但按一定的规则可以非常轻易地被复制、更改，传输，可以做到迅速而不留任何痕迹。因此电子档案的原始性、真实性、凭证作用就受到威胁和质疑。这种信息与载体之间的可分离性，给电子档案信息的安全提出了前所未有的挑战，档案管理人员不仅要保护电子档案实体不受破坏，同时也要保护信息内容不被人为篡改。
2档案信息的保护目标
电子文件技术随着整个计算机信息技术的发展而发展，电子文件的产生环境、文件格式、存储介质在不断更新，而作为档案的电子文件却需要长期或永久保存并被查询利用。因此，如何确保电子档案的长期可用性是保护电子档案安全的主要任务之一。同时，电子档案的真实性、完整性、安全保密性也是主要保护目标。
3电子档案保护的技术措施
3.1电子档案系统安全
电子档案系统安全，一般是由硬件系统和软件系统构成。硬件系统本身的安全称为物理安全，软件系统的安全主要有操作系统的安全、网络系统的安全、数据库系统安全及各种功能的应用软件系统安全等。因此，这种保护措施可分以下几类：1）设备层的安全管理。设备层的安全主要通过采用物理防范，解决机房场地的防灾保护，电源的稳定与净化，重要服务设备的冗余设计，安全可靠的存储，以及信息系统的异地存储保护，不低于3套的脱机光盘保存等，同时制定完整物理层面的管理规范和措施提供安全技术方案，使设备免受外来攻击造成意外损失。2）网络层的安全管理。网络层的安全任务主要是防止病毒、木马、黑客的攻击，防止档案数据被非法访问。最有效的办法就是运行档案信息系统的网络与外界实行物理隔离，但电子档案的最大优势，如远程查讯利用、共享资源等受到局限。而在公共网络上，资源虽可以得到充分利用，但安全问题又成为难题。近年来，随着政务信息的公开，档案资源的逐步开放，公共网上出现了越来越多的应用。外网的安全是必须面对并努力解决的问题，目前可以通过使用路由器及交换技术设置、防火墙、入侵防御系统等网络安全策略的制定提供相对安全的解决方案。3）应用层的安全管理。应用层的安全主要通过使用网络监控与恢复技术，防病毒、漏洞检测，入侵检测技术，上网行为管理等对网络安全进行扫描、实时监控、权限控制、自动报警，并对计算机信息网络系统的使用情况建立日志记录，及时发现系统中的异常情况。
3.2电子档案信息内容安全
确保电子档案真实性、完整性、长期可读性，是档案信息内容安全的基本要求。电子文件的存放寿命依赖于存储介质的寿命，理论上光盘的寿命可达百年，但实际上谁也不能保证该光盘数据10年后还能够完整读出。尤其文件格式技术上的发展与改进，软件环镜与硬件系统的更新，都需要档案人员对存档的电子文件进行备份转存、文件存储格式的转换等维护。这一过程，要建立制度，明确责任，严格审核、评估、管理，以延续电子档案保存期限，确保档案内容的安全。另外，应用软件系统中针对用户权限的管理；档案数据密级划分，目录和文件的读写权限，开放范围的划控等，是对在线档案信息内容安全管理的必要手段，是任何一个档案信息管理系统重点思考解决的问题。
4电子档案信息的灾难恢复
4.1灾难恢复含义
《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988—2007）中表述灾难恢复是指将信息系统从灾难造成的故障或瘫痪状态恢复到可正常运行状态，并将其支持的业务功能从灾难造成的不正常状态恢复到可接受状态。将灾难圈定为由于人为或自然灾害，技术风险、设备故障等原因，造成信息系统运行严重故障或瘫痪。主要涉及的技术和方案有数据的存储、备份和恢复；本地的高安全防护和远程异地防护方案等。
4.2灾难恢复前的存储备份方式
信息数据的存储、备份，是灾难恢复的前提，没有安全可靠的存储、备份，无从谈起恢复。备份的方式有多种多样，最常用的主要是全备份、增量备份、差分备份。全备份是将整个系统中相关软件、数据全部备份一遍；增量备份就是每次备份的数据只是相当于上一次备份后增加的和修改过的数据；差分备份就是备份上一次全备份之后新增加的和修改过的数据。全备份所需时间最长，占用的空间最大，但恢复操作最简单，当系统中数据量不大时，采用全备份是可行可靠的；增量备份恢复起来比较麻烦，但每次的备份任务少，系统资源占用最少；差分备份相对节省存储空间，恢复较方便，但备份时较麻烦。因此，在备份时要根据他们各自的特点灵活使用。在实际应用中，采用的备份方式常是以上几种的结合。
4.3灾难恢复采用的技术
电子文档论文范文第4篇
1管理制度的问题
目前我国医院在制度建设上更倾向于医疗管理方面，而对档案管理缺乏一定的投入，使其缺少相关的管理制度与规范。在我国医院的现代化进程中，这一问题仍有待解决。医院档案管理制度的缺失，使得医院档案管理人员责任不分明，影响了其工作的进度，容易在日常的医疗工作中引发相关问题。
2人员素质的问题
目前我国医院的档案管理人员普遍缺乏档案管理的专业知识，通常是由临床或者护理岗转岗的老员工担任。其对于医疗管理流程、档案管理知识、电子信息技术等方面的知识掌握程度较低。
3硬件设施的问题
目前我国应用于医院电子档案管理的基础设施还比较落后，无法满足电子信息化档案管理的要求。医院普遍缺乏对先进电子档案管理设施的重视。硬件设施的不完善，使得医院电子档案管理工作发展缓慢。
二完善医院电子档案管理的措施
1建立健全的管理制度
对于管理制度缺失的问题，医院应建立一套科学的、规范的、合理的电子档案管理制度。只有实行科学规范的制度化档案管理工作，才能实现医院管理工作的现代化与信息化发展。医院应根据国家的相关法律法规，结合本院工作情况，建立一套严格的档案查阅制度，并逐步建立相关的档案采集、档案传送、档案保存、档案归档、档案鉴定、档案清理等制度。电子档案管理制度必须明确各档案管理人员的责任，分工明确，并针对实际档案管理工作中可能出现的各类问题的处理规定进行详细的阐述，以保证该类问题发生后，可以采取相应的处理措施，为今后的管理工作提供参考依据。制度在制定之后，医院应切实执行，并要求档案管理人员严格遵守。医院应制定对应的奖惩机制，通过激励的方式充分调动人员的积极性，以推动医院电子档案管理工作的进行。
2加强管理人员的培训医院应加强
电子档案管理人员的培训工作。培训内容应包含：信息技术的应用、网络安全知识、医学管理知识等。医院应定期的组织档案管理人员进行培训，提高人员的管理水平与专业技能。在培训过程中，应将实际工作中遇到的障碍与难题进行分享，共同探讨解决方案。电子档案管理人员应充分了解医疗活动的规律，医院的工作流程，学习各类数字化技术的应用知识，包括数字化医疗信息、数字化设备、网络安全等技术的应用。同时还应学习档案管理相关的法律法规与本院的相关规定。在实际的工作中，电子档案管理人员应及时更新自身的知识库，不断学习先进的档案管理相关知识。为了对电子档案管理人员起到一定的激励作用，应为其提供各类晋升机会，使其更加投入到工作中，以提升医院档案管理工作的整体水平。
3加大软件与硬件设施的投入
电子档案的安全关系着医院的医疗安全与医疗信息的安全。医院应加大基础设施的投入，以推动电子档案管理工作的进行。医院应重视软件与硬件设施的作用，应配置性能优越的计算机、刻录仪、软件等，并采用科学的方式存储档案信息，同时应配置高性能的网络安全软件，包括防火墙软件、数据加密软件等，以保障电子档案信息的正常使用与安全。先进的软件与硬件设施是医院实现档案管理电子信息化的重要保障。完善的软件与硬件设施能够提升电子档案管理工作的准确性与高效性。医院应建立一套电子信息管理系统，该系统的应用能在很大程度上提升医院电子档案的管理效率。在实际管理工作中，档案管理人员应及时更新软件，并随时关注电子信息技术的发展动态，保持与世界先进技术接轨。只有不断提高医院的信息化水平，才能有效的推动医院档案管理工作的发展。
4建立信息化的管理
网络医院档案的信息量较大，类别也较多，应采用高科技手段，建立信息化的管理网络，为无纸化数据库奠定良好的基础。医院应建立科室、档案室、医院的三级管理网络，通过网络的创建明确医院电子档案管理的各条线，更有利于电子档案的统一操作、统一保管。通过管理网络的实时监督模式，使各科室明确各自的责任，更有利于电子信息档案的安全管理。通过管理网络实现了医院多元化信息资讯的共享。医院电子档案的管理工作可实行档案信息与其他信息的分离管理。由信息科与综合档案科组织管理工作。信息科主要负责医院病例的统计管理、医疗图书的管理、计算机的管理，而综合档案科则主要负责对各门类、载体档案的统一管理，同时监督医院的档案管理工作。通过这两个部门的共同合作，实现医院档案管理工作的协同性。
三结语
电子文档论文范文第5篇
关键词：电子档案；特点；安全
网络和信息技术的发展，使原本束之高阁的档案管理也进入的电子化的时代，电子档案也就成了目前较为普遍的档案管理方式。电子档案的管理对象，既是对档案本身的维护和保存同时也是对其电子系统的维护与管理。目前，在电子档案管理中文档（Document）是电子文件的主要形式。
在国际上，通常把致力实现数字资源长期保存和利用的项目称为TDR（Trusted Digital Repository，可信数字仓储），其主要目标是保证电子文件的长期保存和有效利用。电子档案管理系统的一个重要职责是从单位文件管理系统中接收永久和长期保存的文件，因此电子档案有着不同于纸质档案的特点，基于这些特点有利于加强对电子档案的维护和保存。
1 基于安全问题中电子档案的特点
（一）电子档案对设备的依赖性
与纸质档案的管理不同的是电子档案生成识别的过程中要辅助于计算机和相应的软件（光盘磁盘）来完成的。生成此电子文件所依赖软件要与电子的光盘磁盘、电子的设备之间是相互作用的，如果没有了相应的设备和软件只有保存完好的光盘磁盘，此电子档案也是无法读取。随着当今电子设备的更新快捷和迅速，也给电子档案的保管长久问题带来困难。
（二）电子档案信息的隐秘性
从保存角度而言，纸质档案在保存的过程中，纸张容易受到环境和空气等外在环境的影响会变得脆弱或者迷糊，但观其外在形态可以反映状况并采取补救方法，但是单子档案则不同，判断电子档案保存是否完整外在的形态是无法判断的，磁盘和光盘的如果保护不恰当电脑就读取错误，由此信息就会丢失。从保密的角度而言，电子档案的保存不是一把锁一个人的密封等问题，还涉及到一张保存着档案信息的光盘或磁盘。如果不放进恰当的电脑运行，是判断不出里面是否保存着完整的档案信息或是档案信息已被破坏或修改，它所具有的这种隐蔽性不利于档案的安全保管。
（三）电子档案的易修改性
众所周知电子文件可以被轻易地复制和修改而不留痕迹，这在很大程度上难以保证提供的电子档案就是归档时的电子档案。首先，电子档案在利用设备和光盘等物质归档后，要定期的维护。其次，在维护的过程中如果操作不当，电子档案可能会被损坏或篡改。电子档案是基于电子设备上运行的，由于电子介质中存在病毒的危险，很容易破坏电子档案的内容。
（四）电子档案集中归档保存的不确定性
电子档案的易修改性，这种易改性增加了不确定性。电子档案管理的不确定性：首先，在归档和保管时不同于纸质档案由统一专人管理，而电子档案却不同，尤其是在比较发达的网络时代，无论什么格式和什么存贮方式的档案都可通被改变也就是说，网络的传输在不改变其物理实际存放位置的情况下对电子文件进行逻辑归档。
2 电子档案的安全与维护
（一）电子档案保存问题
由于电子档案的不可还原性的特点，电子档案在保存的上特别值得重视。目前，美国国家档案馆保存电子档案时，首先要对每份电子档案进行备份，并且每年拷贝一次，不定期地检查电子载体。我国目前对电子档案的保存同样是对电子档案定期检测拷贝，并为其提供良好的保管环境。对于电子档案而言，其寿命主要由载体的质量和储存的环境决定。因此基于此保存电子档案在保证载体质量的前提下，环境至关重要。为了给载体创造一个适宜其保存的环境。按现行国家标准，温度和湿度都要控制在一定的数值之间，需专门配备存放光盘磁盘的档案容器，并远离磁场由于其载体的老化和磁性的衰退，很容易使信息丢失。另外，为保证电子档案内容的正确性和完整性，必须定期检查和拷贝按，每年检查一次，采取等距抽样或随机抽样的方式检查。
（二）保证电子档案数据安全问题
数据安全问题是计算机数据系统管理的核心问题。电子档案的数据安全问题表现在两个方面：（1）在电子文件输入存贮传输和提供利用过程中都存在数据丢失、失控窃取、病毒侵犯等不安全因素。（2）电子档案数据库系统在开发和应用过程中出现的问题如，系统的维护差、更行出现问题等。克服电子档案数据安全问题，首先，要保证系统的严谨性和可操作性，从源头杜绝电子档案在数据输入和传输过程中出现的安全问题。其次，加强保密系统，防止篡改或因外部的病毒等原因对档案系统产生的破坏。最后，培养高素质开发和管理人才。电子档案系统开发与应用的好坏与人才有着重要的关系。在电子时代，档案工作者面对的不再是档案实物的管理，传统的档案管理模式将不复存在，取而代之的是通过电脑网络进行电子文件的收集整理和提供利用这就要求档案人员除了档案知识外，电子档案系统的管理人员要积极学习，提高自身的素质，适应和做好信息安全工作。
综上所述，电子档案已进入新的发展阶段，为了防止丢失和损坏电子档案，要基于电子档案的一些特点进行有针对性地管理和保管。为了提高电子档案管理的工作效率和服务质量，必须要树立现代化意识，按照电子档案的安全特性，根据实际情况，克服陈旧的管理意识，总结经验，使档案管理适应当展的需要。
参考文献：
