档案管理基本流程范文第1篇

流程管理是一种较为科学的管理模式，其中心是对从输入到输出的业务流程进行规范化的构造，其目的是使管理绩效得到有效的提高。在流程管理中，最为重要的要求就是系统化、流程化和规范化。在电子档案的流程管理当中，应当先对其安全性基础进行保证，同时确保该过程能够有效的面向用户[1]。在档案的产生、保存、利用、销毁等整个周期内，都应当实时监控电子档案管理流程。对于电子档案生命周期当中出现的各种问题，应当迅速采取相应的措施进行解决。所以在电子档案流程管理中，对于分层模式的建立，应当确保电子档案严格按照相关的规范和标准进行操作。

二、电子档案的安全性

在档案管理工作当中，安全性是人们长期以来十分关注和重视的问题。而对于电子档案来说，相关的安全性研究大多偏向于档案信息保存方面的信息安全，例如电子档案的永久保存、长期存取等。但是，在电子档案信息的实际应用过程中，相关的安全性研究却十分缺乏。而这一阶段恰恰是电子档案的安全最容易受到影响和威胁的阶段。在生成了电子档案之后，随着时空的传递，档案职能活动也会发生变化。在系统内部流转的过程中，所涉及到的技术环境、管理流程等都十分复杂。在此过程中，对于电子档案信息安全问题的解决，如果单纯的用技术手段进行处理，所面临的难度将会十分巨大。因此，在实际的流程管理当中，应当以层次化的管理目标为基础，对安全管理模型进行构建，制定与其相匹配的安全管理策略。在电子档案管理的过程中，与安全性有关的问题主要包括访问控制、鉴别、可用性、完整性及机密性等，因此在安全管理策略的制定中，应当对这些方面的问题加以重视。

三、安全管理策略

1.安全管理指导思想

在档案管理的相关规定中，指出了对于国家关于数字档案馆建设、电子文件管理的相关精神应当进行充分的落实，不断的推动数字信息采集、电子文件接收、档案数字化等方面的建设。在文书类档案的长期保存中，应当制定相应的格式标准，推动研究文书类档案长期保存格式化产品和转化工具的发展。在公共档案信息资源共享服务的基础上，打造一站式的档案信息资源服务与共享平台，从而更好的为社会提供档案信息服务。随着数字档案资源的不断增加，以及多样化的媒体形式发展，通过图像、视频、移动信息、数据库、软件、电子出版物、音频及文本等多种形式进行了体现，涉及到十分广阔的信息内容领域。而在数字档案资源的迁移和转换过程中，积累了数量庞大的元数据，增加了档案管理和保存的成本。在过去的档案管理中，需要进行档案封存。因此，在电子档案安全管理当中，保存在数字档案馆当中，具有凭证价值的电子档案，以及相应的元数据也需要进行封装保存，并将其中的内容和信息进行抽取，形成可利用的电子档案副本。

2.档案数字资源和数字副本

档案数字资源指的是各种档案资源，以数字的形式存在，其中包含了不同级别和类别的在线生成归档电子文件，以及数字化处理不同载体档案之后所产生的档案数字副本。同时，还包括产生与应用和保管需求的档案数字副本。由此可以看出，在档案数字资源当中，同时包括了电子档案和档案数字副本。档案数字副本指的是档案数字化处理所形成的副本，其中主要由电子档案和其他档案两个方面的内容。电子档案副本是对电子档案中的信息和内容进行抽取，使之保持与电子档案一致的内容，只是其中不包含电子档案元数据信息，也没有相应的凭证价值。它的作用仅限于查询信息。其他档案数字副本则是将纸质、录像、实物、照片及录音等档案转换为数字形式。

3.流程管理下的层次模型

在电子档案的整个生命周期中，安全管理策略都发挥着重要的作用，其中包括文件的流转、移交、应用、保管、归档及生成等流程。因此，需要利用系统化流程对其进行规范，同时在各阶段中明确边界范围[2]。在安全机制方面，要打破原有的形式，提高电子档案安全管理策略的有效性，同时采用全新的管理理念，这样才能够有效确保文件的完整性、安全性、可用性和真实性，实现电子档案管理的安全。在实际管理中，为了提高流程管理的效率和效果，应当层次性的划分电子档案安全模型，可分为保管层、应用层、流程层、生成层等部分。

4.应用层的安全策略

电子档案流程管理的过程具有系统化的特点。在生成层中，对于系统生成的电子文件，档案管理部门应当重视其保存的有效性，确认电子文件的保存价值，同时进行有效的维护与归档。在保管层中，电子文件归档后产生的电子档案，一定要确保其完整性和真实性。由于电子档案的来源不同，因此在格式、内容等方面，难免存在一些差别。所以，在有效保存电子档案载体的同时，也应当保存相应的软硬件平台、数据、技术等相关信息内容。在应用层当中，用户所使用的是电子档案副本，而不是电子档案。此时的电子档案已经连同元数据一同被封存，不会面向用户。因此，在数字档案馆当中所提供的，通常都是电子档案副本，不具有凭证价值。

四、安全管理策略的内涵

1.电子档案副本信息属性

在数字档案馆中，用户在使用电子档案副本时，会有很多的使用信息产生。而数字档案馆在保管电子档案副本时，也会产生很多管理信息。对电子档案副本的实际应用，也会产生权限、对象、主题、数量、内容、时间及密级等相关信息。在数字档案馆统计和分析对象、重点、数量、时段、频次、内容及目的等过程中，上文信息都具有重要的意义。其作用主要在于，对这些数据信息的管理和利用，能使数字档案馆的职能管理得到加强，从而拓展其管理职能，在新技术的应用之下，能推动数字档案馆的快速发展。由于这些信息产生于电子档案副本的活动过程中，因此也是管理信息中的一个重要部分。

2.应用层电子档案副本

在电子档案的生成层和保管层当中，将会形成元数据信息，其作用是对电子档案的凭证作用和原始性提供保障。电子档案副本形成于对电子档案内容信息的抽取，在数字档案馆当中，电子档案副本的作用是满足用户的应用需求。在数字档案馆所面对的用户当中，主要目的是通过对相关信息的搜索和查阅，解决相应问题。所以，电子档案副本具有与原档案相同的内容，能够满足用户的实际应用需求，因此，在电子档案副本当中，不需要具备凭证价值。

3.电子档案和元数据的封装保存

元数据是与文件有关的结构数据和背景信息，在电子文件的管理中，以及文件完整性、安全性、可用性、真实性的确保等方面，都发挥着重要的作用。在电子文件管理中，需要与元数据系统进行关联，并保证在电子档案整个生命周期内，都要保持着这种关联性。在过去的电子档案安全管理中，日常管理工作需要采集各类档案的资源数据，例如未归档资料信息数据、个人上传数据、现行文件数据、日常增量数据等。同时对电子原文批量上载和标准格式数据的导入导出，提供相应的支持。而在电子档案的迁移、流转、整理过程中，都将会由更多的元数据产生。在电子档案安全管理策略中，对于鉴定完毕的电子文件，档案馆将其接收，然后封装保存电子档案及其元数据。在这些元数据当中，包含有电子档案生成层和保管层的全部数据信息，其中也包括了电子文件转化为电子档案的整个过程，同时记录了原始的信息，为电子档案的凭证价值提供了保障[3]。将电子档案与元数据共同进行封装保存，能够是电子档案的凭证性和原始性得以保证。这样，在形成电子档案的过程中，才能够产生原始、永久、真实的历史信息记录。

五、安全管理策略中的关键性问题

1.安全机制与安全服务

在基于流程管理的电子档案安全性当中，主要包括电子档案在生成和应用当中的安全问题。在相关技术、管理、策略等方面，都具有极高的重要性，同时也对不同安全体之间的内在联系进行了体现。在电子档案安全管理当中，采用的安全性技术原则就是技术保障。对于技术保障，应当注重技术应用的有效性、技术标准的规范性、技术手段的科学性等。安全管理主要是利用文件管理、人员要求、管理过程、信息技术等，为文件在保管、归档、生成过程中的完整性与可靠性提供保障。电子档案的机密性与安全性，是通过封装保存实现的。通过这种方式，完成电子档案安全管理的任务。安全策略主要是基于相应的规范和计划，对管理手段和各项措施实施的正确性进行确保，从而可靠、全面的保护电子档案的可用性、完整性、真实性和安全性。

2.电子档案副本转换的系统规范

在电子档案的安全管理当中，为了提供更为基础有效的保障，可以在安全管理策略中，进行系统规范的建立。从电子档案到电子档案副本的转换，其目的在于提高电子档案应用和开发的效率和效果。因此，在实际进行转换操作的过程中，应当对电子档案的安全性、可用性、完整性、真实性等方面必须严谨，避免信息在转换当中发生损坏或丢失。此外，在制度、控制、标准、技术等方面，都应当进行相应的安全管理规范与标准的建立。

3.电子档案的永久保存

档案管理基本流程范文第2篇

文章编号：1004-4914（2016）05-221-01

一、研究意义

生产档案作为基层研究所产品科研生产过程中的真实记录，不仅代表着产品生产过程的历史，也代表着我们单位生产运营的历史过程，更是促进我们单位事业持续有效发展的重要依据。生产档案管理工作已成为基层研究所基础性管理工作不可或缺的一部分，做好基层研究所生产档案管理工作意义非凡。

二、档案相关定义与分类

（一）定义

档案是指企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。

档案是指反映企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。

本文所指的档案是橡胶与密封研究所批量或小批量生产密封剂、橡胶胶料和橡胶制品以及非金属试验室检测过程中形成的、具有保存价值的合同、原材料质量证明、生产流程卡、生产记录、检测记录等具有保存价值的文件材料。

（二）分类

目前基层研究所涉及档案按档案性质分，可分为科研生产档案和产品生产档案；按体系划分，可分为质量体系档案、宇航体系档案、实验室体系档案，本文研究的是产品生产档案和非金属试验室检测记录。

三、目前基层研究所档案管理工作中存在的问题

（一）档案意识薄弱

生产档案管理作为基础性管理工作往往引不起高度重视。一般情况下，基层研究所大部分人员致力于科研、生产的发展工作，生产档案工作最为基础性管理工作，往往不受重视，认为档案管理工作可有可无，这样容易导致归档不及时甚至档案缺失的问题。

（二）档案管理缺乏有效培训体系

目前基层研究所从事档案管理工作的均是兼职人员，绝大部分没有专业的档案管理知识背景，且人员流动性较大，而归档任务繁重，往往都是进行简单的档案管理过程培训，没有统一的档案管理相关知识培训，对于档案收集人员往往存在档案收集不全、整理不到位的问题，对于档案管理人员容易存在归档资料检查不全面、归档流程不清晰的问题。

（三）信息不对称

基层研究所目前归档范围主要包括生产档案和试验室检验档案，生产档案一般依据合同归档，兼职档案管理人员对实际应归档数量和合同履行率情况不了解，缺乏统一的信息检索平台，只能电话或邮件实时告知及时归档，对于实际应完成情况无法考核，这样容易导致部分合同未归档的情况。

四、如何做好基层研究所档案管理工作

（一）加强领导和员工重视程度

要想持续做好产品档案管理工作，必须提高领导和员工意识，领导的重视程度直接决定了档案管理工作的地位。首先，可以成立基层研究所档案管理小组，由研究所领导为组长，兼职档案员和各班组长为组员；其次，档案管理小组对每年档案管理工作进行部署，年初有计划、年底有总结，每季度各班组根据实际合同任务进行档案管理工作总结，并根据奖惩制度进行考核，提高档案管理工作的重要性；第三，定期组织各班组归档人员的沟通交流会，让从事档案管理工作的人员感受到该项工作的重要性和价值性，同时也能就实际档案管理工作中遇到的问题进行交流，切实提高档案管理从事人员的工作积极性和工作热情；第四，落实档案管理工作相关考核激励制度。通过考核激励，不仅能够起到约束作用，同时也能有效调动员工的主动性，提高工作成就感。

（二）建立档案管理工作培训体系

基层研究所档案工作细致、繁琐，档案管理工作人员的素质和业务水平在很大程度上决定了档案管理工作的质量和效率，针对目前基层研究所档案管理工作人员的设置情况，建立一个有效的培训体系至关重要。首先，加强岗前培训。基础研究所人员流动性大，但交接工作未必做到及时有效和全面，因此对于从事档案管理工作的人员必须进行岗前培训，让其熟悉档案业务流程。第二，加强档案管理知识（业务）培训。这个不仅要针对兼职档案人员，也要对全员进行宣贯，档案主管部门可以定期对基层研究所兼职人员进行相关知识培训，拓展兼职档案管理员的理论知识和业务水平，同时由兼职档案人员对其研究所各部门兼职归档人员进行知识宣贯，分层逐级提高全员档案管理意识。第三，不定期组织向外单位先进档案管理部门学习，了解先进档案管理经验和做法，并结合自身工作思考借鉴之处。

（三）运用管理工具进行档案管理工作

档案管理基本流程范文第3篇

关键词：档案管理；基建；问题；对策

1 前言

基建档案,全称是基本建设档案,它是指整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件,包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的材料。基建档案是单位基本建设活动的真实历史记录,也是全面鉴定基建工程质量、使用和维护建设项目的重要依据。它是科技人员的劳动成果和智慧的结晶,是单位的财富和宝贵资源,是单位资源储备的一种表现形式。

2 基建档案管理存在的问题

（1）面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基建档案管理工作中同时产生了问题和困难。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基建档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

（2）基建档案管理意识不强，对档案保护工作缺乏应有的重视。基建部门出于方便工作考虑，不能主动上交基建文件材料。从专业角度来讲。档案人员虽具备档案专业知识，但缺乏工程建设方面的知识，不熟悉基建项目流程。而基建部门工作人员及施工技术人员虽有较丰富的基建工作经验和专业知识，但对于基建档案的日常积累和保管缺乏经验和必要的重视，双方各有所长却不能互通有无，缺乏沟通与交流，导致基建档案的收集归档工作不能正常开展。

3 基建档案管理的对策

（1）增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念。基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，以人为本，贯彻科学发展观，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。基建档案工作涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、档案行政管理部门等众多部门，单凭档案部门是无法完成工作的，努力争取各部门和领导的重视和配合，通过档案利用事例，加强档案人员的工作积极性和责任感，提高档案工作的地位，使广大利用者逐步认识到档案和档案工作的必要性和唯一性。

（2）建立完善的基建档案管理网络。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立基建档案管理网络体系。要深化职能，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以制度的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员自建设项目开始，就积极介入、深入基层，加强工程建设人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。应根据建设单位的实际情况和具体要求，制定基建档案管理实施细则，细则应主要明确基建档案的归档范围、归档要求以及基建档案的移交与整理、保存与借阅等方面的具体规定。这样就可以在基建档案管理过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。

（3）做好基建档案管理工作，建立基建档案管理机制。基建档案业务工作是基建档案管理的基础工作之一，严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作。

1）加强基建档案的收集工作，基建工程各阶段相互衔接，一个环节连着一个环节，档案资料收集不完整，可能影响其他阶段工作的开展，所以，制定基建档案收集范围、归档质量要求、归档时间等规定的具体分解图表，抓住工程关键阶段进行收集，档案部门要实行全过程跟踪服务，改进工作方法和态度，贯彻落实基建档案工作的规定和措施，采取业主负责制、奖惩制、岗位责任制等工作机制，分工明确，责任到人，确保各参建单位履行基建档案归档移交的责任。

2）基建档案管理工作纳入基建工程项目管理过程中，在基建档案管理过程中，应采取基建档案工作“三纳入”、“四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划，纳入基建工程规章制度，纳入岗位责任制；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步，以保证基建档案管理工作顺利进行，从而保证基建工程质量。

档案管理基本流程范文第4篇

关键词：基建档案；数字化；建设

中图分类号：P231 文献标识码： A

一、档案的数字化

档案的数字化管理其实就在我们每个人的身边。比如说现在经常提到的电子档案，以及指纹录入等，这些都属于档案数字化管理的内容。下面笔者就简单的针对档案数字化管理的应用以及档案的数字化管理的优点等方面做一个介绍。

（一）档案数字化管理的应用

档案的数字化管理现阶段的应用非常普遍。它的出现一方面解决了纸质档案的不容易保存，查找困难，局限性大等一些难题。还增设了指纹录入DNA采集等比较先进的新形势的档案。这样看来，档案的数字化管理应用会越来越广泛的。

纸质档案的缺点暴露，一方面是推动了数字化管理的发展，另一方面也是比较长时间的促进了档案管理的发展。可以说传统档案的缺点非常明确，但是也不能完全的抛弃，毕竟传统档案的优点也是存在的。这样就得需要相关的技术人员仔细斟酌，什么样的档案需要数字化。

（二）档案数字化管理的优点

档案数字化管理的优点非常多，大致可以分为三点：提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护等。每一点也是非常容易理解的。

提高经济效益简而言之就是改变了过去一直用的是纸质版的档案，管理档案的人员非常多，而且数字化档案的管理相对比较简单方便，不仅仅是节约了管理成本，节省了档案的空间储备，而且阅读与查找起来还非常的方便快捷。

提高办公效率主要体现在信息的传递上。不仅仅是查找较为方便，而且在异地调档案的时候，非常容易的发现档案的数字化管理大大提高相关人员的工作效率。可以说真正的足不出户就能办成事情了。这样还将文件的实体保管变成了一种最新形势的信息中心。

增强档案原件保护就是在纸质信息转变为电子信息之后，档案的使用就会相对比较安全，保管起来，也就比较省时省力。对于历史久远的档案的保管，显得尤为突出。而且这样还防止了经常有档案被篡改的行为。可以说增谦了档案原件的一些保护。

二、基建档案数字化建设存在的问题

（一）意识不强，管理制度不完善。我国现代化建设中，管理人员只注重基础设施的建设，对档案管理的认识严重不够，导致基建档数字化建设不能有效落实。部分管理人员的管理意识不强，影响档案管理工作开展的有效性。与此同时，基建档案管理制度不完善，缺乏严格考核标准，从而在实际工作中，档案管理工作人员不注重档案信息质量的确定和工作效率的提升，不按照规范标准执行档案管理工作，给基建档案数字化建设带来很多困难。

（二）信息不全，档案利用率低。在发展过程中，基建档案的整理和收集没有得到重视，使基建档案出现信息缺失问题，致使基建档案数字化建设部分标准不能得到有效执行。实践过程中，档案管理工作人员忽视数字化建设相关管理制度，不注重档案信息的整理、收集和归纳，致使电子文件标准、电子目录数据库结构与交换格式等方面存在不统一问题。档案管理考核标准的不完善，使档案管理工作人员缺乏责任感，忽略网络平台的建设和与电力有关的网络信息的收集，从而降低基建档案数字化建设的工作效率。

（三）缺乏培训，专业水平不高。对档案管理工作人员的培训没有高度重视，使供基建档案数字化建设出现工作人员专业性不强的问题。虽然档案管理人员的管理意识已经随着经济的不断发展有了显著的增强，逐步重视档案管理工作的质量提高，但是，数字化仪器、计算机等设备的运用没有受到重视，从而导致基建档案数字化建设无法达到预期效果。

（四）人才短缺，管理信息化不强。一般情况下，从事档案管理的工作人员都趋向老龄化，档案管理工作专业人才的短缺，导致基建档案数字化建设速度非常缓慢。在实践过程中，信息网络技术得不到有效的运用，使基建档案管理的信息化不强，给基建档案数字化建设带来极大影响。

三、加强新时期基本建设档案数字化工作的对策与措施

（一）要重视档案数字化工作标准体系的研究。档案数字化的目的是适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，制度规范化和标准化是进行档案数字化工作的基础，是数字档案信息资源生存和发展的基础，是数字档案资源共享的基础。档案数字化标准规范体系的建设，如各类别、各载体档案的数字化规范、电子档案备份、电子档案保管、鉴定、下载利用等，都需要科学研究，标准体系建设应从管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个层面来研究制订、确实推行。从简单的标准化向科学、精确的标准化，从孤立的标准向标准间的联系与协调发展，从单个标准向标准体系发展，是标准化发展的趋势。但目前看，档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系，在软件开发、流程管理、数据管理等方面的标准还很不完善，亟需加强研究。

（二）加强宣传，不断提高有关领导和专业人员的思想认识。基本建设档案是国家的重要信息资源，是服务当代、关系未来的珍贵历史财富。而基本建设档案的数字化建设，则是时展的客观需要和基本建设事业现代化的必然要求。因此，我们要采取多种形式与途径，经常向有关领导宣传基本建设档案及其数字化的重要性和必然性，取得有关领导对此项工作的重视与支持。领导的认识提高了，相关的人、财、物等问题，就会得到妥善地解决。与此同时，还要不断强化档案管理人员的档案数字化管理意识，使他们增强责任感和紧迫感，以便积极、主动地投入到基本建设档案的数字化、现代化的实践之中。

（三）强化档案业务建设，推动数字化工作深入发展。一是坚持规划为先导，做好整个基本建设档案数字化进程的规划和统筹安排工作，力求基本建设档案数字化工作规范、有序地开展。二是借鉴国内外基本建设档案工作的经验，重点构建基本建设管理规范化和基本建设档案信息标准化体系，大力推进基本建设档案的标准化、规范化和国际化建设，奠定基本建设档数字化发展的基础。三是加强基本建设档案信息系统的建设，做好各大硬件环境建设、整个系统软件建设和网路建设工作，努力提高基本建设档案数字化的质量和安全性能。四是抓好基本建设档案数据库的建设工作，建构完整的专业化、数字化基本建设管理运行体系，整合好各大基本建设数据库，全力做好基本建设档案的数字化开发工作，努力做到科学完整、安全无误。五是鼓励和引导平时对基本建设档案需求量较大的部门、单位，适应现代化的发展要求，尽量优先使用数字化的档案资料。同时，要指导和帮助利用者学会检索与使用数字化基本建设档案，提高数字信息的利用率和实效。六是依托先进的科学管理理念和现代信息技术，做好基本建设档案数字化和数字化服务等各项流程的科学设计和顺利实施工作，将人为实施的流程和计算机系统实施流程有机整合，努力构建高效、有条不紊、动态共享的基本建设档案数字化运行流程和服务流程。

（四）加强人才队伍建设，全面提升专业人员的综合素质。社会步入信息、数字化时代，人们对基本建设档案提供利用工作，提出了更新、更高的服务需求。高层次的服务，需要高层次的人才。所以，强化人才培养，尽快提高档案管理人员的综合素质，是做好档案社会化服务工作的重中之重。为此，一是根据目前基本建设档案管理人员的相关素质现状，通过各种形式，加大培训和提高的力度。要在不断增强档案管理人员政治素质和档案专业知识水平的基础上，重点提高他们在计算机、信息化、网络化等方面的专业知识与能力，使其较好地适应档案数字化建设的需要。二是大胆招聘和吸引一批档案数字化建设所需要的复合型的专业人才，充实到现有基本建设档案管理队伍。通过这些工作，加强基本建设档案人力资源的开发与培养，为基本建设档案数字化提供强有力的人才支撑，促进档案事业的持续、健康发展。

结束语

基建档案反映基建工程项目的真实面貌，基建档案管理工作是单位事业和基建工程项目管理的重要组成部分之一，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作。在新的时代，紧密联系改革、技术、发展的新要求，档案人员应具有爱岗敬业、认真踏实的精神，做好基建档案数字化管理工作，实现基建档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供档案服务，提升单位管理水平和基建工程建设水平。

参考文献：

[1]罗敏.浅析企业档案数字化建设的现状及对策[J].西南农业大学学报（社会科学版），2011，01：190-192.

[2]徐振杰.高校基建档案数字化建设探析[J].兰台世界，2011，08：27-28.

[3]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011，06：54-57.

档案管理基本流程范文第5篇

关键词：计生档案；服务；管理

随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展，对人口和计划生育档案管理工作提出了更高、更严、更新的要求，但受基础条件、观念体制、人力和经费等因素的制约和影响，人口计生档案管理仍存在诸多问题和薄弱环节，进一步规范计生档案管理，利用档案资源为育龄群众和新农村建设服务，对促进人口计生工作必将起到重要的推动作用。计生档案对计生部门的各项工作有着重要的作用，必须给予高度重视，促使其充分发挥作用，并对其进行合理开发。实现档案管理的规范化、制度化，更好地为计划生育工作做出积极的贡献。

一、计生档案的“四化”管理

（一）系统W络化

计生档案工作是计划生育工作的重要组成部分，要充分认识其重要性，明确专人、落实责任，加强管理，实现计生档案工作管理系统网络化。实现系统网络化，能够有效地保证工作的正常运转。作为“司令部”的人口与计划生育档案管理领导小组，是计生档案管理工作的“针”，人口计生局各科室具体承担计划生育工作任务落实，汇集“八面来风”，是“针眼”、是关键，乡镇和行政村各业务部门、科室应建立专兼职结合的工作小组，责任到人，形成“纵向线”。同时，这些“纵向线”并非完全孤立、毫不相干的，除对上负责外，还要相互影响，相互作用，相互监督，相互制约。这个体系要横到边，纵到底，配合联动，形成网络。这个网络既是计划生育工作的基本体系，同时也是计划生育档案收集、管理的系统体系。

（二）职责明确化

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的本任务，也是档案保管工作的目的之一。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

（三）工作制度化

只有严格有关规章制度，才能确保档案完整安全。根据多年工作的实践经验，笔者认为这些制度应包括以下几个方面：对专兼职档案员实行月初评、季考核、年奖惩制度，计生档案收集、上报、整理、存档应做到规范，要根据上级业务部门的统一要求，按照严格的标准进行操作；实行定期谈话制度，专兼职档案人员要定期向服务对象谈话访问，取得工作主动权；实行计划生育项目检查治疗登记制度，为各级计生服务站以及医院的相关机构配备专用检查登记簿，把第一手资料全部统计起来；实行档案收集整理时限制度，规定各科室下班前要收集归档当日的资料，每月上报一次档案材料，等等。

（四）管理科学化

计生档案工作人员要定期对收集来的档案材料进行科学归档整理。为保证工作质量，达到档案类目设置合理，组卷规范的目的，重点应抓好以下五个环节。一是合理设置类目体系，二是实行定期归档制度，三是实行计生档案工作检查制度，四是档案工作人员要强化法制意识，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，确保档案的完整安全。五是认真做好年度档案收集整理和开发利用工作。

二、加强人口和计划生育档案管理的基本途径

1、更新观念。档案人员要从人口和计划生育档案实体的保管人员转变为管理者、知识提供者和决策咨询者，就需要掌握系统的档案专业知识、现代科技知识和相关学科知识，具备较强的信息捕捉能力，能从纷繁复杂的档案资料中提炼出有价值的信息，并能及时传递于知识生产和知识创新活动中。

2、重组人口和计划生育档案管理流程。根据信息流进行管理流程重组，人口和计划生育档案管理的参与者进行信息流程设计的过程中，将隐性知识融入流程设计的环节，使隐性知识显性化，以定义流程中与档案相关的基本概念，提出人口和计划生育档案鉴定、流转、保存等方面的具体要求，确保整个流程的科学与高效。同时，信息流程的设计过程是人口和计划生育档案传递、交流和共享的过程。一方面，人口和计划生育档案流程参与者所蕴藏的隐性知识得到了显性化；另一方面，通过交流和共享，他人外化的隐性知识，通过不断内化、外化的循环，促进了知识创新的实现。

3、建立人口和计划生育档案技术服务平台。信息技术的发展促进人口和计划生育档案由简单编研向研发转变，由传统的保护技术向信息化管理转变，由注重基础理论研究向应用与转化方面转变。因此，分散、无序的信息集中和有序化，经过筛选、鉴别、归类和综合过程，更加结构化、综合化和系统化，成为一些单位科技档案服务的主要内容。有效的档案信息检索系统和检索手段，必要的网络系统和搜索引擎技术，以及各种知识储备的专题数据库群，能够实现知识的共享与有效利用。

4、优化人口和计划生育档案管理的环境。首先，建立多渠道的人口和计划生育档案管理的投入机制。第二，大力加强开发工作的法律法规建设，落实“依法治档”，保证工作有法可依。第三，建立和完善人口和计划生育档案管理工作的激励机制。

5、优化计生档案管理人员队伍

我们处在信息化发展的时代，在这阶段的计生档案特点是不但需要妥善管理档案，而且要有熟练的计算机使用技术，并且具备一定的信息处理能力、知识体系结构完整等。因此，档案管理人员的综合素质的提高有助于计生档案管理，吸纳工作人员的管理能力、创新意识和顶尖技术，综合其自身能力进行档案管理。

积极组织和鼓励在职工作人员进行更深层次的培训和技术学习，不断提高档案管理人员的知识结构和技术水平，并重视对档案信息观念的培养和信息化服务的能力。不断强化计生档案管理人员的图书官学和情报学等关联学科，让档案管理人员可以积极参与到档案界的研究活动当中，了解现如今档案工作的发展趋势，拓宽学习领域，更新知识体系结构。

参考文献：

[1]李祥红黄旭.提升人口计生档案管理和服务能力[J].兰台内外，2011（03）.

[2]高英华.关于做好新形势下干部档案管理工作的几点思考[J].性长征（党建版）；2010（02）