档案管理重点范文第1篇

关键词：高校；档案管理；重点；难点；措施

收稿日期：2013-06-20

作者简介：张淑芳（1964- ），女，河南中医学院综合档案室主任，研究方向为高校档案管理。

2008年8月20日，时任教育部部长周济、国家档案局局长杨冬权联合签署了中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令，即《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），该《办法》自2008年9月1日起施行。作为档案管理的最高级行政部门联合出台《办法》，是对高校档案管理工作的高度重视，也是对档案管理工作的一次规范。

作为高校档案管理人员，笔者在学院领导的关心支持下，认真做好档案管理工作，因成绩突出还获得了河南省档案局优秀单位荣誉称号。但档案工作当前处于一个极具挑战的时代，这给高校档案管理工作提出许多新的课题。

一、加强高校档案管理工作的重要意义

《办法》是在1989年10月原国家教委第6号令的基础上，根据《中华人民共和国档案法》和有关法规制定的；是由教育部和国家档案局联合签署的；是以“令”的形式实施的。所谓“令”，就是命令，是国家机关依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施所使用的一个文种，具有强制实施的性质。《办法》的实施，是促进高等教育发展的一项重要举措，为高校档案管理工作提供了法规依据，对推进高校档案管理工作制度化建设，提高档案管理工作服务于教学、科研、管理的能力和水平，具有十分重要的意义。

（一）高校档案是一个学校发展历史的记载。

《办法》指出，高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。因此，高校档案是一所学校的历史博物馆，是学校发展的历程记录，对于教职工的学校认知，学生爱校、荣校教育都有着不可低估的价值。

（二）高校档案是学校文化的载体。

档案记录着学校办学历史的印记，是高校先进文化的一个承载，真实地记录着高校发展的历程，记录着全校师生在教学、科研等各种教育研究活动中的宝贵经验和知识技能信息，是整个高校的智慧结晶和精神财富。所以，高校档案作为一种文化类型，同样拥有其文化属性，记录着全校的思想和活动的成果，是先进文化继承和发展的基石。仅以我校档案管理工作为例，在所收集的材料中就包含了从建校至今50余年的历史材料。这些材料真实的记录着学校办学理念的传承和延续，彰显着独具特色的深厚的中医药文化，成为学校文化建设的重要依托。

（三）高校档案是重要的研究资料。

高校档案是高校各项活动真实的历史记录，是高校宝贵的精神财富，具有其他任何文献都无法取代的凭证、参考和宣传、教育作用。《办法》中文件材料的归档范围就涉及党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、设备类、产品类、出版类、外事类、财会类等11个大类。可以说，档案收集包含着极为丰富的内容，具有科研、教学、服务等诸多的功能，是进行科学研究的良好阵地。《办法》进一步加强了档案工作的学术性要求，指出，要将“编研、出版档案史料，开发档案信息资源”列入了高校档案机构的管理职责。同时指出，有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。随着高校档案信息化建设的不断推进，档案的科学研究功能将会更好地得到认可。

二、高校档案管理工作面临的工作重点和难点

高校档案具有无可厚非的重要意义，这一点已经被社会各界所认可，但是因为高校档案建设起步较晚，尤其是在近20年来面对新的形势变化，呈现出新的工作重点和难点，需要得到妥善解决。

（一）对高校档案管理工作的重视程度不足，政策没得到很好的落实。

虽然有《中华人民共和国档案法》和有关法规的要求，再加上2009年开始实行的《办法》，以及各省市主管部门出台的管理制度，应该讲制度建设基本完备。但是，真正落实的时候却面临着不少的问题。例如：学校发展中精力财力不够，没有充分的投入，档案室在资金设备等方面无法得到充分保障，影响功能发挥；在一些院校，档案管理事项很难进入学校党委会、行政的决策研究主题，领导重视程度不够；一些人甚至认为档案室就是一个收集材料、保管资料的部门，没有什么地位和影响力等，导致国家有关政策法规不能够得到全面的有效贯彻。

（二）档案管理条块分割现象，影响工作效率。

档案管理是一项涉及多个部门、战线较长的工作，但就一个学校来讲，从档案建立、收集、规整、存档和利用，涉及多个部门。如学生档案，从录取开始到入校体检、资格审查、高中入学档案、学生成绩、在校表现、社会实践、毕业学位等多种材料，内容相当丰富，涉及部门就有招生处、学生处、教务处、团委等多个部门，因此档案在建立过程中就需要多个部门的齐心协力才能很好地开展。对于教师档案来讲，又涉及组织部、人事处、科研处、教务处以及所在部门的材料，整理起来工作量十分大，单靠综合档案室是无法完成的。正是因为这些原因，导致档案管理的多头化管理和多部门负责，这就很容易影响到档案管理的效率。而在，一般高校档案室又归口于省级教育主管部门和省级档案局的双重领导，管理条块化，导致行政职能弱化。

（三）档案信息化建设力度薄弱，档案利用率不高。

近20年来，网络技术和信息化得到了大力的推广和应用，社会已经进入了网络和信息化时代，这个发展趋势对于高校档案管理产生了深刻的刺激和影响。目前，高校档案管理信息化程度开展不足，很多高校还停留在单纯的档案收集、查阅阶段，利用电子计算机也仅仅局限于一般的文档处理，不具备信息化的建设条件。这就导致高校档案利用率不高，仅仅满足于一般的查阅功能，而社会化服务不足，为教师和学生服务的效率比较低。

（四）档案专门管理专业化程度低，专业人才缺乏

目前我国高校档案管理人员文化程度一般不高，人才结构不合理，专业人才相对匮乏。在我国，高校的档案管理人员很多都是部队转业的，在某些方面可能有专长，但是在档案管理方面却是一窍不通，管理人员的知识结构没有很好地与自己的工作进行结合。在岗位设置上，很多时候并没有按照要求设置相应的级别并配备干部，存在着兼职的情况。档案工作者年龄一般较大，新的年轻干部很难分配到档案室工作，一些年轻人认为档案室只是收集资料，没什么出息，不愿意学习档案管理经验，不愿意从事档案管理工作，从而导致档案管理人才缺乏，而老同志又往往因循守旧，导致管理理念落后、服务手段缺乏、新技术开展不足等情况。

三、如何突破档案管理工作的现实性问题

针对高校档案管理工作存在的一些现实性问题，笔者认为，需要采取积极有效的措施予以妥善解决。为提升管理效率，可采取以下措施。

（一）变档案管理条块分割模式为集中管理。

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要性与必要性，但缺乏馆际合作的行动。

（二）严格按照上级要求，落实档案管理政策。

学校领导重视是做好档案管理工作的重要因素之一。《办法》强调，高等学校应当将高校档案管理工作所需经费列入学校预算，保证档案管理工作的需求。《办法》规定，“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。这些要求必须得到学校党政领导的重视并采取有效措施加以实施。因此，作为高校领导就要认真学习档案管理工作的政策性要求，要在条件允许的范围内，把档案管理工作摆在党政工作的议事日程当中，从顶层上做到位，落实好上级档案管理工作政策。作为档案管理工作人员，也要进一步加强对政策的学习和把握，做一个档案管理的行家里手。档案部门要积极主动地向分管领导汇报档案管理工作有关情况，以争取领导多支持、多帮助，改变档案管理工作的被动局面。

（三）加强信息化建设，提升服务水平，提升档案利用效率。

学校档案室要围绕学校中心工作，开发档案信息资源，提高档案为学校中心工作服务的广度和深度，变被动服务为主动服务。可以从开设档案检阅室为师生提供周到细致服务，参加课题研究提升档案管理的水平，参与编写校史、大事记、年鉴、名人名家及杰出校友介绍等体现档案管理的使用价值，还可以通过新闻媒体、互联网、校园网和档案网页等渠道，开放档案目录，介绍室藏珍品和档案工作动态，提供档案信息检索与查询，为学校师生和社会服务。尤其是结合现代信息技术手段，提供阅览、咨询、翻译和复制服务，档案部门应开辟专门的对外服务窗口，配备充足的接待人员，最大限度地满足利用者对档案信息的需求，提高服务效率。

（四）提升待遇，实施积极的人才政策，建立良性的人才工作梯队。

要树立人才资源是第一资源的思想，充分重视人才在档案管理中的重要作用，从规范化角度入手吸引档案管理人才，为人才提供必要的工作环境，提升档案管理工作人员的政治、经济待遇，通过聚人气、提热情促进工作的良性开展。领导要重视档案人才培养，要坚持做好“事业留人、感情留人、待遇留人”，确保档案管理工作人员的队伍的长期稳定。另一方面，要坚持做到唯贤是举，大胆选拔有作为的年轻干部，坚持贯彻档案队伍年轻化、知识化、专业化方针，对档案管理人员做好职业规划，使职工明白自己的努力方向，建立正常的晋职、晋级、进修学习的机制。

档案管理是学校的重要工作，无论是领导还是管理人员都要把工作放在重要的位置，只有思想认识到位，才能充分发现并解决存在的问题和矛盾，也才能真正发挥高校档案的应有作用。

参考文献：

[1]张姝萍.试析高校档案建设的意义和策略[J].科技创新导报，2012，（19）.

[2]李薇.高校档案管理工作存在的问题及对策研究[J].科技创业月刊，2011，（2）.

档案管理重点范文第2篇

关键词：重点建设项目；档案管理；思考

中图分类号： G271 文献标识码： A

1、重点建设项目及其档案的主要特点

1.1、重点建设项目的主要特点

一般来说，重点建设项目是指列入企业发展规划，取得企业计划、财政等管理部门批准、计划重点投资的工程。这类工程的特征如下：一是规模大，且多以企业投资为主。

二是工期长，工期要求准确，且工程意义重大。一项重点工程的建设周期，少则一年，多则几年，且很多重点建设项目要求在某个具体的重大事件或重大节口前需完工。

三是参建单位多，涉及专业广。以油库建设工程为例，就包含储运、工艺、设备、电气、自控、给排水等。

四是备受重视与关注。重点建设项目的建设在一定时期内对于提升企业形象，完善市场布局，推动当地经济发展具有十分重要的现实意义。

1.2、重点建设项目档案的特点

重点建设项目档案是一条重要的信息链，贯穿建设项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测、设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映。其具有以下几个特点：

一是档案数量多、保存价值高。一般的重点建设项目规模大，形成的档案数量多。而重点建设项目在建设过程中，采用的先进工艺，技术含量高，组织管理周密，使得档案具有较高的利用价值，它不仅对工程现阶段及将来的管理和利用有重要意义，而且对其他地区兴建相同类型的建设项目，具有很大的参考价值。

二是涉及工作面广。它从形成、积累、整理、审核到移交，需要建设、监理、施工等所有参建单位共同完成，而不是建设单位或者施工单位单方面能够完成，只有协调配合，才能保证档案资料的完整、准确、系统。

三是形成时间长。重点建设项目建设工期长，在建设过程中，各种文件材料的形成、积累、归档的时间也相应较长。

四是门类繁多，涉及的学科和专业技术面广。涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、消防、建设施工、设备、安装等不同专业，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。

2、当前重点建设项目档案管理存在的主要问题

2.1、当前，不少重点建设项目参建单位对工程建设的进度、质量、安全生产和资金调度等问题非常注重，对工程档案管理缺乏应有的重视，在项目建设过程中重建设、轻档案，待到建设工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收，致使建设项目档案的完整性、准确性、真实性得不到保障，从而影响到日后该建设项目档案的利用。此外，重点建设项目档案管理机制不完善。一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案管理职责不清，造成资料管理混乱，档案资料重复或者残缺不全的现象；二是项目建设中档案管理人员变动频繁，档案管理人员缺少责任感，而档案资料交接制度的不健全，造成档案资料管理不连续的现象；三是档案管理制度不健全，有些建设单位虽然制定了建设项目档案管理制度，但在施工过程中对档案资料提供利用管理不严格，存在借阅档案不登记，随用随拿，用后又不及时归还，造成档案资料损坏遗失的现象。

2.2、档案人员业务水平不高，档案质量不符合归档要求

不少重点建设项目在建设期间都是由抽调人员临时组成“工程建设指挥部”，工程完工，“指挥部”解散，管理权限移交。因此，在重点项目建设中，不配备专职档案员，更谈不上专业档案员了，档案管理人员一般临时抽调又不固定，且身兼数职，精力有限，没有经过专业培训，缺乏工程专业技术知识和档案专业知识，造成建设项目资料的收集、整理与工程建设进度相脱节，归档资料内容缺项、漏项、签章手续不完善、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不完整，档案载体只有纸质资料，缺少电子、声像资料等问题。这些现象不仅直接影响了建设项目档案归档质量，而且导致重点建设项目档案不能真实地反映现状，给日后的利用带来困难。

2.3、档案管理经费投入不足，保管条件较差

受重点建设项目建设时间紧、参建单位多、管理复杂、机构临时性等特点的影响，一些重点建设项目建设单位将办公用房与档案资料室合二为一，档案资料堆放在办公桌上，甚至堆放在地上；也有部分建设单位认为工程竣工验收后，档案资料迟早要移交单位综合档案室，或者移交专业档案管理机构保管，没有必要投入经费去配置档案资料保管设施；还有一些建设单位因为工程资金紧张，能省则省，不愿拿出足够的资金改善保管条件，用于档案资料的安全管理。

3、加强重点建设项目档案管理的建议

重点建设项目是一项系统工程，它的建设与投入使用，对于本企业发展具有深远的意义。做好重点建设项目档案的管理，不仅是档案工作者义不容辞的责任，而且是全社会的历史责任。

3.1、加强领导，健全制度，明确责任，规范管理

建设单位在工程建设过程中，首先要加强领导。根据项目的规模、特点和需要，明确分管领导，合理配备既懂业务又有责任心的档案管理人员，全程跟踪建设项目档案的形成和管理，实现重点建设项目档案的规范化管理。其次是健全制度。通过规章制度的制定，将责任明确，各负其责，规范管理。

3.2、加强业务培训与指导，实施同步跟踪管理

企业档案管理部门要主动与规划计划、工程建设等职能部门加强联系，及时了解和掌握重点建设项目立项、施工建设情况。在获得重点建设项目计划安排信息后要主动介入，与建设单位或“工程指挥部”取得联系，从工程开工前到工程竣工验收全过程跟踪培训、指导，随时了解工程进度及档案资料的形成情况，实行重建设项目各阶段档案规范化、标准化的有序管理，提高重点建设项目档案的归档率。

3.3、加强监督检查，确保重点项目档案及时归档

重点建设项目档案管理机构要以国家和省、市或企业有关档案管理的法规及规章制度为依据，进一步规范重点建设项目档案的管理，不断提高重点建设项目档案归档率，加强重点建设项目档案管理情况监督和检查，如果档案专项验收未完成，项目尚不能竣工验收。

总之，重点建设项目档案资料十分珍贵，它是工程建设的真实记录，是全面鉴定工程质量查明事故原因、追究事故责任的重要依据，是各单位档案的重要组成部分。

参考文献

[1]张艳.加强重点建设项目档案管理 提高重点建设项目档案归档率[J].城建档案,2013,09:35-38.

[2]王恒.重点建设项目档案管理之我见[J].城建档案,2013,09:42-43.

[3]林纪华.重点建设项目档案管理工作初探[J].福建工程学院学报,2011,02:202-204.

[4]曾淑珍.重点建设项目的档案管理[J].城建档案,2008,07:48-50.

档案管理重点范文第3篇

一、要对重点建设项目档案管理进行超前控制

重点建设项目档案是随着项目建设环环相扣、段段相连、步步延伸、逐渐形成的。这些档案一旦形成，它的完整、准确、系统就已经客观存在的，要保持这种客观性，就要在项目的提出、论证初始就对档案管理工作进行超前控制，超前控制包括管理体制和工作网络的建立，以及工作要求和标准的提出，使档案管理工作从一开始就走到前台。前者需要工程建设项目管理机构领导的重视关心，健全管理体制和工作网络，从组织上提供保证；后者则更多地需要档案人员从整体考虑，编制工程建设项目档案整编实施细则，对建设工程文件材料的责任部门提出要求，并将从文件的形成、积累、质量要求到整理编目、移交归档及奖惩要求写入合同中。

二、要实现重点建设项目档案的网络化管理

针对重点建设项目周期长、项目单位多、施工队伍流动性强等情况，很多项目单位的档案部门建立了档案管理网络。一是档案工作人员网络。按照建设项目布局和档案管理工作自身的特点，布网建点设人，以点接线，以线联网，明确档案人员的职责、归档范围和归档时间。此网络中包括项目建设、施工、设计和监理等单位的分管档案领导和档案管理人员。项目主管部门和档案行政管理部门要密切配合，认真组织培训，帮助档案工作人员了解国家关于重点建设项目档案工作的法规，掌握档案理论基础知识和具体的操作方法以及国家对项目档案验收的要求。二是重要档案资料流向网络。对重要档案资料的状况及其流向追踪管理，即使工程技术人员、施工人员调动、变更，也可以做到“人走档案留”，实行对档案资料的跟踪管理、动态管理。

三、要与工程管理、技术人员积极配合

重点建设项目档案管理涉及工程管理的方方面面，贯穿工程全过程，工程的管理、设计、技术和施工人员对工程项目情况十分了解，大量的档案材料产生于他们的手中，他们是重点项目档案是否完整、准确、系统的重要保证。这就要求档案管理人员要经常深入现场，及时进行指导，一方面向工程技术、管理人员宣传档案管理工作在工程建设中的重要作用，让其了解档案在今后工作中有重要的凭证作用，使他们自觉地注意手中形成的档案是否完整；另一方面档案人员要参与工程建设工作，参加生产协调会、工程竣工验收会、设备开箱验收，主动到现场收集第一手材料。

四、要做好重点建设项目档案的验收工作

工程项目档案是反映工程质量的载体和凭证，在合同工程验收期间，要把档案材料的验收、移交作为工程验收的重要组成部分严格把关。按照国家档案局的有关规定和要求，开展档案验收前的自查工作，认真检查，发现问题，及时查漏补缺，纠正错误。要特别注意工程前期文件、隐蔽部位的档案材料、声像材料以及竣工图的完整和准确。

五、要加强档案人员的业务培训

档案管理重点范文第4篇

关键词：城市建设； 重点工程； 档案

1前言

城市建设重点工程档案是城市建设的历史记录，是重点工程的真实写照，是项目日后进行维修、管理、改建、扩建等工作的重要依据。近年来，随着城市建设步伐的加快，重点工程项目逐年增多，为保证重点工程档案收集的完整性与及时性，各地方相继出台了一些重点项目工程档案管理的法律法规，并开展了一系列的业务指导、执法检查等工作，但由于诸多原因，重点工程档案的现状不容乐观，存在着许多不规范、不完整的地方，将直接影响到项目日后的运行、保养、维修与改扩建。如何保证重点工程档案的真实、准确与完整，是工程档案工作者面临的一项艰巨任务。

2城市建设重点工程的主要特征及其档案的特点

2.1城市建设重点工程的主要特征

一般来说，城市建设重点工程是指列入了各级政府发展规划，已取得各级政府计划、财政等管理部门批准、计划重点投资的、甚至政府部门直接参与建设、管理的城市建设工程。这类工程的明显特征是：（1）投资大，且多以国家投资为主。如市政道路桥梁工程、公用事业工程等。（2）工期长，工期要求准确，且工程意义重大。一项重点工程的建设周期，少则一年，多则几年，且很多重点工程要求在某个具体的重大事件或重大节日前需完工。（3）参建单位多，涉及部门广。以市政道路工程为例，仅地下管线就包含给水、排水、电力、通讯、燃气、热力、电视光缆等，地面工程包括路基、路面、绿化、亮化等专业工程。（4）备受各级政府领导高度重视，有的甚至是领导亲自“挂帅”。因为很多重点工程属于政府领导的“形象工程”、“政绩工程”、“献礼工程”或为老百姓办的“实事工程”，重点工程的建设对推动当地经济发展具有十分重要的现实意义。如株洲市快速环道（中环大道）工程，它既是株洲市重点工程，也是湖南省重点工程，1999年就列入国家财政预算专项资金项目笼子。它由“五路三立交二大桥”组成，全长32.79km，于1999年10月动工，2006年11月竣工，总投资23.8亿元，参建单位多达四十多家，涉及建设、设计、监理及道路、桥梁、管线、绿化、附属工程施工等众多单位，建成后对株洲的经济发展乃至长株潭经济一体化起着巨大的推动作用。（5）投资主体呈多元化趋势。重点工程建设在继续保持国家投资、地方财政投资快速增长的同时，还吸引了大量的外来资金和民营资金参与。如株洲市红港大桥（湘江五桥）工程就采用b0t建设模式，株洲市荷塘区新塘东路的建设采用储备土地融资方式。

2.2城市建设重点工程档案的特点

城市建设重点工程档案是一条重要信息链，贯穿工程项目的提出、调研、可行性研究、评估决策、勘测设计、施工、竣工、试运行等各个环节，是整个工程建设活动的真实反映，对工程建设具有很强的现实指导作用，是项目日后维护、管理等工作的重要依据。它具有以下几个特点：（1）档案数量多、载体多样、保存价值高。（2）涉及工作面广，来源广泛。它的形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理等参建单位共同完成，而不是建设单位或施工单位单方面的工作，稍有疏忽，就影响档案材料的完整性。（3）形成时间长。由于重点工程建设工期长，因此在建设过程中各种文件材料的形成积累、归档的时间也相应较长。（4）门类繁多，所涉及的学科和专业技术面广。如涉及勘察、地质、水文、测绘、环保、气象、地震、设计、建设施工、设备、管道安装等不同专业，是专业技术人员智慧和劳动的结晶。

3当前城市建设重点工程档案工作存在的主要问题

3.1档案意识薄弱，管理制度不健全

当前，许多参加重点工程建设的单位档案意识薄弱，对工程建设档案工作缺乏应有的重视，在项目建设过程中存在“重建设、轻档案”的思想，没有认识到重点工程档案是项目建设和管理的重要依据，缺乏历史责任感。特别是在施工阶段，由于施工任务重，参建单位往往比较重视工程建设的进度、质量、资金等问题，而忽视了档案工作，待到工程要竣工验收时，才投入大量的人力、物力，突击补充档案资料，以应付竣工验收。这种“秋后算帐”的工作方式，致使工程档案的成套性、准确性、真实性得不到保障，从而影响到日后该工程档案的利用。另一方面，重点工程档案管理机制不完善，没有形成有效的管理网络。一是建设单位与总承包单位及各分包单位之间档案工作职责不清，缺乏配合与沟通，造成资料运行和管理渠道不畅通，档案材料的齐全完整得不到保证，直接影响了工程档案的收集归档工作；二是档案人员职责不清，档案资料流向网络不健全，使得工程建设中人员变动导致人走档走、人走档案无人做的现象出现，影响了档案工作的质量；三是一些地方档案管理部门针对重点工程档案管理工作虽然制定了规章制度，但在执行上却存在“软”的现象。

3.2档案工作人员业务水平不高

在重点工程建设中，档案工作人员一般是新同志多，工程技术人员多，有的甚至临时抽调，身兼数职，没有经过专业培训，缺乏工程档案知识，很难适应重点工程档案管理工作的需要。另一方面，档案管理人员由于缺乏应有的工程技术知识或档案专业知识，文化水平不高，且人员又不固定，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等问题，严重影响了工程档案归档质量。

3.3档案质量存在较多缺陷

很多重点工程在建设期间都是由各级政府职能部门抽调人员临时组成“工程建设指挥部”，“工程指挥部”缺乏经过培训的专门的档案资料员，工程完工，“指挥部”解散，管理权限移交。因此，工程施工过程中产生的档案资料可能得不到足够的重视。所以报送的重点工程档案成套性差，准确性、真实性、完整性不够，普遍存在着材料归档不齐、内容缺项、漏项、签章手续未到位、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、复印件居多等现象，有的甚至把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不规范、不真实、不完整。这些现象直接导致重点工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据及凭证作用，给日后的维护和利用带来困难等问题。

3.4档案资料移交不及时

城市建设重点工程档案往往存在着验收归验收，移交却成了老大难的问题。以株洲市为例，目前，对于一般工程档案的移交有了一套行之有效的、完备的行政程序来制约。从政务中心窗口报建到工程竣工验收，这些环节如果没有城建档案管理部门的认可，就不能最终完成。而对于重点工程，这套程序就难以产生强有力的制约作用。因为重点工程中有很多是地方领导的形象工程、政绩工程或年度实事工程，工程报建与验收手续在领导的批示下，往往可以一简再简，因此给城建档案管理部门收集该类工程档案造成了一定的困难。有的说只有一套资料，有的说要等审计结果，还有的说要交只有复印件，凡此种种，说白了，就是不愿意将竣工资料移交给城建档案馆。如株洲市体育中心工程，总投资7.1亿元，2006年6月底竣工，至2009年3月底其竣工档案还未移交至市城建档案馆；株洲市河东城区中心段堤防及沿江景观道路工程，总投资1.3亿元，2007年11月底竣工，至2009年3月底其竣工档案尚未移交市城建档案管理部门。

4加强城市建设重点工程档案管理工作的措施

4.1提高认识，加强领导，完善工程档案工作机制

档案行政管理部门与城建档案管理部门要采取多种形式，加大宣传力度，组织参建单位领导和员工认真学习《档案法》及有关重点建设项目的法律法规，向工程“挂帅”的地方行政领导宣传工程档案的重要性，并用典型事例晓之利害关系，不断提高地方领导、参建单位领导及工作人员对重点工程档案工作的思想认识，促进工程档案系统、完整、准确、规范、及时归档。同时建设单位在工程建设过程中，要建立健全涉及建设、设计、施工、监理等部门的档案网络管理机制，明确一位项目主管领导主抓项目档案工作，使整套工程档案在建设全过程都处于受控状态中，确保项目档案的完整与齐全。

4.2加强业务指导与培训，寻求工作质的突破

城建档案管理部门在获取重点工程计划安排信息后要主动出击，与建设单位或“重点工程指挥部”取得联系，要根据项目的实际情况制定出操作性较强规章制度，提出具体的档案收集、整理、移交、验收等工作要求。在工程建设过程中，经常下工地进行档案资料工作的检查和指导，确保工程档案规范、完整与及时归档。针对工程档案工作人员业务水平不高的问题，档案管理部门应加强对工程资料员的工作指导与培训。一方面帮助一线档案工作人员学习和理解有关标准和规范，掌握业务技能，提高业务水平；另一方面促使工程项目档案工作人员相对稳定，有助于了解工程动态，了解资料的流向，确保档案材料收集齐全、完整、准确。在这方面工作中，长沙市城建档案馆积累了丰厚的工作经验。近几年来，该馆已成功开展了九批次长沙地区建筑工程资料员培训工作，培训工程资料员数百名。2000年，该馆以五一路改扩建工程为突破口，迅速打开了重点工程档案管理工作的新局面。一是主动介入，得到市级领导的工作支持；二是深入施工单位和工地，对参与施工的23个单位、27个项目进行了77人（次）的业务指导，严把质量关；三是对参建单位提出该项目档案的具体要求，在预验、整改和验收工作中全程跟踪，确保资料完整与及时归档。

4.3实施同步跟踪管理，确保工程档案完整准确

城市建设重点工程的主要特征决定了其档案工作必须实行同步跟踪管理，要做好同步跟踪管理必须做好以下几方面工作：一是工程指挥部和各参建单位要建立健全工程档案管理制度，建立档案管理网络，明确工作人员及工作职责；二是运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点工程档案的编制质量，将档案的收集整理工作列入合同的有关条款，并将档案工作质量与经济挂钩，确保竣工档案的形成质量；三是档案管理部门要深入施工现场进行跟踪指导服务，随时了解工程进度及现场施工文件材料的形成情况，要定期或不定期检查，发现问题及时解决；四是工程管理或质量管理部门进行项目阶段审查验收时，要有档案管理部门人员参加，同时检查指导工程档案工作，把工程档案的质量视同工程质量的一部分；五是参建单位及时做好工程档案的审理鉴定工作，完成一项、审理一项，不要等到整个工程全部竣工时“算总帐”。

4.4运用行政监督手段，确保重点工程档案及时归档

档案管理重点范文第5篇

关键字：重点水利工程 档案管理

水利工程是国民经济重要基础设施，与经济建设及人民群众生命财产安全息息相关，关系到广大人民群众最现实最直接的利益。加强水利建设，提供安全的水环境，有利于社会环境的稳定和发展环境的优化。各级政府十分重视水利工程建设，不断加大投入，兴修水利设施，加固原有堤防、水库工程，提高防灾等级等，其在保障城市人民生活正常进行和预防及抵御自然灾害方面有重要作用。珠海市政府近年来重点建设竹银水源工程、白蕉联围、小林联围、乾务赤坎大联围和中珠联围等水利工程项目。竹银水源工程是贯彻落实国务院批准的《保障澳门、珠海供水安全专项规划报告》，解决澳门、珠海咸期供水安全的关键工程。

水利项目档案是水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，其既是水利工程建设、维修、管理、改扩建的重要保障，又能为当地经济建设和水务事业发展提供服务，所以，做好水利项目档案工作对推动当地经济可持续发展具有十分重要的意义。由于水利项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案数量大、载体多样、保存价值高。当前，随着国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面政策的变化，对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题。笔者结合工作实际，对如何开展水利工程档案工作提出一些看法，以期对水利工程项目档案工作有所裨益。笔者认为做好水利项目档案可以按照以下要求来开展：

一、建立项目档案管理组织架构

项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。一般情况下，由单位领导任组长，科室负责人任成员，专、兼职档案管理员具体负责工程项目资料的整理归档工作。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。水利工程一般都是省、市重点建设工程，其建设规模较大、时间较长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如果没有领导的高度重视，没有统一机构抓总，没有相关部门和施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能高质量完成这些工作要求的。

二、加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导

要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。当然，业务指导是双重性的，作为工程建设单位，对上，要接受上级主管部门和档案部门的指导与监督，如省水利厅、省、市档案局等；对下，则负有对各参建单位档案工作进行监督与指导之责。可以通过到各参建单位调研、实地指导、办培训班和召开业务工作会议等措施、途径，了解各参建单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流，从而提高档案工作水平，在此基础上，制定适合本项目的档案工作规划。

三、项目档案管理工作与工程项目建设同步

项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。

四、项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理

项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。珠海市的水利工程在项目档案同方面，主要规定了施工单位在未完成归档工作（办理移交手续）前，暂不返还其工程质量保证金；工程竣工档案没有通过档案行政主管部门及建设单位档案室的预验收，不能进行工程结算，并暂不支付施工单位的工程尾款；设计单位、监理单位在未完成归档工作前，都暂不支付设计费尾款。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。

五、深入现场收集档案资料

水利工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。

档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。

六、强化审查，严格验收项目档案

根据《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发的通知》，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。对项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。

总之，重点水利工程项目档案管理工作是一个不断学习的过程，只有经过不断地实践与探索，才能更加牢固熟练地掌握它、运用它。同时，也只有经过不断地实践，才能促使档案管理工作不断完善和发展。

参考文献：