电子档案管理的优势
电子档案管理的优势范文第1篇
关键词：档案管理；电子档案；档案室
1电子档案的特点优势分析
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
3.2档案室电子档案管理的技术措施
电子档案管理的优势范文第2篇
关键词：纸档；电档；保存；应用；优劣
随着技术的进步，档案处理方式也在发生着变革。纸质档案在发挥传统重要作用的同时，电子档案的应用也越来越广泛。纸质档案和电子档案各有优势，也各有劣势，在进行档案处理时要充分考虑两者的特点，以做好档案管理工作。
1 纸档与电档应用现状
纸质档案是传统的档案形式，直到目前它也是在全世界范围内普遍认同的最权威、最具有法律效用的档案形式。在一些较小的单位或档案材料不多的机构，纸质档案仍然是唯一的档案形式。即使是在一些档案应用较多的单位，纸质档案也占据了绝对的多数。比如，在我国住房管理系统，近几十年来产生的巨量房屋产权档案都是纸质档案。
纸质档案查询起来很不方便，再加上其他诸多因素，造成了它的不少缺陷，因而在实际档案工作中，越来越多地推行“双轨制”，即将需要保存的材料尽量同时进行纸质档案和电子档案处理。例如，在全国住房管理系统，“至2011年底，我国各省辖市主城区和80%的县（市、区）实现了房屋登记纸质档案数字化和历史数据的扫描录入”。电子档案与纸质档案并存，一方面有利于维护档案的原始性、真实性，另一方面有利于档案的保存和查阅使用。“在没有充分的把握完全实现电子档案的真实性、长久性、安全性之前，不能轻易放弃纸质档案载体形式”[1]，因而要在大力夯实纸质档案的基础上，逐步推行电子档案。
2 纸档与电档各自优势
纸质档案一旦形成，即使运用现代先进技术都很难进行“有效”的篡改，篡改之后通过一定的技术手段辅助很容易识别。所以纸质档案的最基本优势就是原始性、不可更改性和真实性。进而，纸质档案派生出的另一个优势是认可度高，在纸质上签字画押是国人最认可的权威方式。首先，在民间一般群众普遍对纸质档案认可，比如房产证、存单、结婚证等纸质文件是百姓最认可的档案形式，而对一些电子档案则不怎么认可或不认可，在一些较后进地区或封闭地区甚至百姓不认可银行卡等电子档案。其次，从法律的角度看，传统的纸质档案是具有高度可信性的证据，具有法律的见证作用。因而，世界各国官方也高度认可纸质档案。在缺少纸质档案的情况下，司法部门和其他官方机构对很多事实的认定都颇有难度。
电子档案是随着计算机技术和互联网技术的成熟而出现的。在1994年全面接入国际互联网之前，我国是不存在电子档案的。虽然断言“电子档案是纸质档案管理的一次创新与发展”还为时尚早，但电子档案确实在很多方面表现出了自身独特的优势，为纸质档案所不可企及。工作人员可以完全打破时间、地点和距离的限制，借助计算机和互联网以及辅助的办公软件快速地实现电子档案的制作和传递。在一个大单位甚至一个全国性的行业系统如铁路、邮电、税务等，在有统一的电子档案制作模式和保存模式的前提下，可以实现电子文件大范围便捷、迅速的共享，这是纸质档案无法做到的。档案管理人员利用计算机刻录设备，对电子文件进行通用格式的光盘存储，也可以实现档案的权威性、并可以长期保存。
因而，在实际的档案管理工作中，纸质档案和电子档案都要受到重视，要加紧对一些价值较突出的档案进行电子化的处理。国家档案局早在2005年就出台了具体的办法，对很多细节进行了详细的规定，比如要求纸质档案在进行电子档案的转换时，要“认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法”[2]。
3 纸档与电档各自劣势
纸质档案的很多劣势是共所周知的，诸如怕潮、怕火、查阅使用不便等。在计算机和网络时代，纸质档案其他的一些劣势也更加突出，比如保存时间短、保存成本高。在电子档案出现之前，人们还没有明显地感觉到纸质档案保存时间短的问题。从少量的宋版书的完好存世表明，纸质档案处理得当也可以保存上千年之久。但是电子档案却可以通过一定的技术得到永久性的保存。纸质档案保存需要大量的空间，并要求有专人进行定时的维护，保存成本较高，而电子档案的直接保存成本却要低得多，甚至可以忽略不计。
但电子档案在提供了诸多便捷的同时，也有很多致命的缺点。首先，是电子档案缺乏原始性、权威性，很多情况下真实性都存疑，一般不能够作为法律认证的凭据。其次，电子档案的安全性不高，需要很高的保密要求，电子档案的泄密造成的后果会非常严重。电子档案的存贮载体不安全，在保密措施不到位的情况下，工作人员只需轻轻一点鼠标，所有的保密内容都会被窃取。电子档案一旦泄密，一般都内容庞大，给当事单位造成的损失不可估量。如近期“棱镜门”事件的揭秘者斯诺登，根据他自己的声称就是在随身携带的电脑芯片里储存了美方的大量机密档案，并且设置了重重密码，其他机构通过最先进的技术需要十年时间才能解密。再次，电子档案的处理对技术和设备要求较高，如果某系统被破坏，电子档案也可能随之消失。
4 结论
纸质档案与电子档案是目前并存的两种档案形式，将两者进行对比，它们各有优势和劣势。纸质档案的最基本优势就是原始性、不可更改性、真实性、认可度高，劣势是保存时间短、保存成本高、使用不便。电子档案的优势是可以打破时间、地点和距离的限制，快速地实现制作和传递，使用极为方便，劣势是缺乏原始性、权威性，一般不能够作为法律认证的凭据，电子档案的安全性不高。
参考文献
电子档案管理的优势范文第3篇
关键词：就业形势 档案管理 电子档案 网络安全 专业人才
中图分类号：G271 文献标识码：A
教育是兴国之要和强国之本。改革开放后，我国的教育得到了较快发展。但由于我国人口众多，随着教育水平的提高出现了毕业生供过于求、不容乐观的就业前景，同时，大量毕业生档案的管理也存在着诸多需要改进的地方。
1.当前就业形势分析
我国是一个人口大国，曾有专家统计过，每年我国各大高校的毕业生高达700多万；博士、硕士毕业生也有50多万，并且这一数据还将逐步增长；而每年国家提供的就业岗位只有300多万个。由此可见，我国的毕业生就业情况不容乐观，并且还大量存在着供大于求的过剩情况。在这样的社会条件下，如何让广大毕业生实现就业，降低他们的就业压力呢？有人曾说过，是金子就总会发光。当今社会更加需要高素质多方面发展的创新型人才，因此首先就需要让学生们树立好努力学习的终生学习观念，加强科学文化的学习，提高自身科学文化素质，提高自身的际本领和能力，从而实现更好的就业。
在毕业生的就业形势中，也存在着大量专业不对口和用人单位对毕业生要求过高的就业情况。许多学生在大学里学了四年的专业知识，在就业时却常常不能将其发挥到实处，而从事了另一与所学专业无关的职业。要想大学生毕业后实现专业对口的就业，首先就需要大学生们在学校时努力学好自己的专业知识，提高自身的专业技能，为以后从事所学专业方面的工作打下良好的基础。其次，毕业生也要积极地树立自主创业的理念，不把自己的就业路线局限于所学专业，从而开阔自己的就业前景，实现毕业后更好的就业。再者，在学习的过程中，学生们还不能单一将侧重点放在知识文化水平的提高上，而应努力做到多方位、全方面的发展。在学习过程中多参与社会实践活动，积累社会经验；在与人交往的过程中提高自身的本领，提高与人沟通的能力；同时还可以提前准备好自己的简历，对自己所存在的不足之处进行改进，逐步完善自己的档案，使自己能在毕业后的就业中脱颖而出，找到合适的工作。
2.毕业生档案管理优化策略
每年大量学生毕业走入社会，不仅使就业形势更加严峻，同时也给毕业生的档案管理带来了困难。随着互联网和多媒体技术的不断发展，逐步带动了计算机技术的飞速发展，进一步实现了办公自动化、文档一体化的扩展和深化。在网络化的时代潮流下，传统的档案管理面临着新挑战。电子档案方便快捷的使用，逐渐成了毕业生档案管理的首选。就目前来看，电子档案与传统文件在载体、使用方法和保存方式上有着极大的不同之处，电子档案具有传递速度快、易于复制等特点，极有可能成为未来档案的主体。在新时展的形势下，如何对大量毕业生的档案进行更加优化地管理呢？
2.1转变管理方式
与原有的纸质文书档案相比，档案的电子化具有更便捷的信息采集方式、信息存储方式、操作方式和访问方式。因此在信息化、网络化高度发达的当今社会里，要实现毕业生档案的优化管理，就需要管理者们及时转变传统的档案管理方式，应积极地利用现代互联网技术以电子档案的方式来对大学生的档案进行管理。运用电子档案的方式来进行管理，可以有效提高档案管理人员的工作效率，方便相关人员的查找，有效节省工作时间，降低工作人员的压力。其次，在实现优化管理的过程中，还要求管理者能积极地吸收他人有效的管理方式，引进先进的管理设备，让毕业生的档案得到更高效的管理，从而实行档案管理优化的目标。
2.2做好电子文件的保存及保护
在互联网技术的应用下，目前毕业生的档案几乎都是以电子文件的形式存在着。学生们在毕业后面临就业的过程中，几乎都离不开他们的人事档案。要想实现毕业生档案管理的优化，首先就需要做好、解决好大学生电子档案的保存问题。电子文件是以化学磁性材料为载体的，这些材料具有强大的产生静电的能力，易使其在静电影响下因吸收尘埃而导致易于卷曲、易于磁粉脱离、伸长后不易恢复等不良情况，从而降低数据的有效保存时间。同时，在信息化发达的网络时代，电子文件还容易受到计算机病毒、电脑黑客等的袭击，造成数据的丢失或损害，给电子档案的安全带来了隐患。因此，在优化毕业生档案管理的过程中，要努力解决好电子文件的保存问题，要建立专用库房、档案柜存放电子档案；积极与需求相适应，配备专业电子档案机房和安全性能较高的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代办公设备；要避免存储介质受磁场、温度、湿度、细菌等因素的影响以及防范机械磨损和强烈震动等，对存储的数据造成影响。其次，在优化毕业生档案管理的过程中，还要努力做好杀毒扫毒工作，要及时将对档案产生安全隐患的因素排除在外，以确保档案保存的完整性。
2.3做好电子档案数据备份及恢复工作
电子文件是一种利用网络来进行资料存储的设备，自身的特性决定了其存在不稳定性和易于损害的风险。为避免重要数据的遗失或丢失，进行档案的有效管理还需要对大学生档案的电子文件进行备份，以避免在数据遭受损害时能够得到及时的恢复。在备份档案的过程中，可以实行双备份制度，一份封存好，实现档案的优化管理和保存；另一份则用来提供借阅，让有需要的人能够及时获取到所需要的档案，以方便人们的生活。由于网络的不安全性，在进行档案管理的过程中，还需要建立数据异地备份和恢复系统，以确保毕业生的档案内容能在计算机或网络发生灾难性故障后得以及时恢复。
2.4加强网络安全
在当前的网络化时代，由于毕业生档案的数量庞大，电子档案成了首选的管理方式。但由于网络存在着许多电脑黑客、病毒等外界因素的影响，常常会对毕业生的档案进行破坏，导致数据丢失，给档案的管理带来不便和诸多安全隐患。要实现毕业生档案的优化管理，还需要有关部门强化安全职责，加强对网络安全的管理，对恶意侵害数据库的黑客进行严惩；推广文明用网的理念，让网民能提高自身素质，不故意对他人的东西进行毁坏。在加强网络化管理的过程中，光有外界的安全措施也还不够，还需要管理人员在工作的过程中积极地运用目前比较成熟的网络安全技术，如访问控制技术、防火墙技术、防御病毒技术、数据加密等技术，以及密匙管理、数字式签名等先进技术，及时地对电脑进行杀毒，确保电子档案网络的正常运行，从而实现优化管理的目标。
2.5制定相关的法律法规，加强管理的规范化
毕业生的档案以电子文档的方式进行管理，可以更加方便工作人员的管理。相比传统的管理方式，能够更加节省人力物力。为实现档案的优化管理，防止在电子档案管理的过程中出现无章可循、无法可依，重复、繁杂的混乱局面，确保电子文件管理的高效性和科学性，还需要制定与电子档案网络安全相关的法律法规和各种标准来支持，以实现档案管理的规范化。例如，在管理的过程中，可以对档案查阅的人员进行限定，提高档案管理人员的素质，实行全程监控利用电子档案的人员并自动记录，以防止毕业生档案被篡改而造成重大损失。
2.6加强专业人才的培养
毕业生的档案对于毕业生未来的生活、就业以及进一步的发展都是必不可少的。档案的命运在很大程度上取决于档案工作者的水平与责任心。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性的工作。因此在毕业生档案优化管理的过程中，需要加强专业档案工作人员的培养。在知识经济的调整和网络信息时代的冲击下，出现了许多新型载体的档案盒和全新的管理方式、管理手段，在这样的情况下，就对专职档案管理人员提出了更高的要求。培养专业的档案管理人才，能够让档案人员适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于开阔思路，提出新办法、解决新问题；敢于打破传统的条条框框和管理模式，实现档案管理上的创新和突破，使档案管理更具有灵活性，更加适应新时展下人们的需要。加强专业人才的培养功底，还能够让从事档案工作的专职人员既有扎扎实实的业务功底，又有较强的管理能力和服务意识，增强他们工作的责任心和责任感，从而促进n案工作人员熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各种档案载体的管理方式，推动档案管理工作的有效快速运行。
3.结束语
总而言之，在教育水平明显提高后，各大高校的毕业生逐年增多，在就业岗位比较有限的情况下，当前毕业生的就业情况不容乐观。因此，广大毕业生应努力提高自身的科学文化素质，提高实际能力和水平，提前完善个人简历，对不足之处加以改进；同时还要树立自主创业的意识，开阔自己的就业前景，以实现更好地就业。在网络发达的当今社会，在优化毕业生档案管理方面，要积极加强专业管理人员的培养，掌握现代化管理的有关知识和技术，保存及保护好电子档案文件，以实现毕业生档案的优化管理。
参考文献：
[1] 丁瑞忠，王全文，吕海航.高校毕业生就业创业形势与对策[J].山东高等教育，2016，（4）：56- 63.
电子档案管理的优势范文第4篇
一、纸质档案管理和电子档案管理的优缺点
1、纸质档案管理
纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体，一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度，并且在查找上更为不方便，因此在进行纸质档案管理时要提高警惕，认真对待。
2、电子档案管理
电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的，在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器，对于信息的处理上更方便，可以对信息进行关联性操作，实现了信息的高效利用，同时使用虚拟存储便于信息管理和保存，更利于信息的远距离传输。
3、电子档案与纸质档案相比的优势
对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。
4、纸质档案与电子档案相比的优势
一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。
二、电子档案管理和纸质档案管理的融合
随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据；另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，给自身带来巨大的利益。
1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统
由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
2、实行档案部门集中管理电子档案
电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用.因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.
3、建立一套科学合理的管理制度
由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失.同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性.因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.
4、提高档案管理人员的综合素质
电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用，它存在一定的技术含量，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式，促进档案管理的向前发展。
电子档案管理的优势范文第5篇
【关键词】电子学籍档案；管理；普通高中；具体应用
社会不断发展的今天，个体的档案在整个社会中起到的作用越来越突出，而学籍是学生档案的一个重要组成部分，对学生的学业来说起着十分重要的作用。它详实的记录了学生在学校学习过程中整个学习状态和具体生活状态，也表现出学生学习所在的学校展现出来的具体情况，十分丰富多彩的学习状况，由此可见学籍的涉及内容范围很广，并且是学生学习状态以及学校具体情况的真实性反应。这对于教育部门以及学校具体管理工作的开展和教学内容的选择方面具有极高重要价值。而随着科学技术不断发展，学籍也朝着电子化和数字化方向发展，表现出了优越性。
一、电子学籍管理所具有的重要作用
现在许多高校学生毕业之后，因为思想中没有档案的概念，使得他们没有档案的重要性的想法，对档案如何处理和安排也毫不关心。所以，现阶段越来越多的高校毕业生对自己的档案采取一种漠然的态度，一旦开始工作、读研、出国等，就发现自己的档案早已经不知道被放置在何处，成为一个阻碍。
（一）电子学籍档案在保管方面具有极高的优势。与传统纸质学籍档案的管理工作相比，电子学籍档案的管理具有极为明显的优越性，主要表现在以下几点：首先，由专门的系统进行学生各种资料的收集和整理，不论是在学校期间的各种荣誉奖项，还是在学校期间的学习成绩，都晚安整整的保存在这个专门的系统之中。不仅由专门的档案保管所进行档案的保存，学生也有自己的一份报关，定期在档案中输入各种的信息，十分的方便并且安全。其次，所有的教学信息都储存在专门的教育系统之中，以互联网为基础，通过正确的登录步骤就能够查看学生的各种信息内容，这样方便了学校对于档案的管理，还简化了整个档案的具体工作效率，更加的省时省力。
（二）电子学籍档案在学籍的改动方面具有优势。在高速发展的社会中，信息总是时刻处在高速的变动之中，教育教学也在所难免。学生在学习过程中，总会遇到这样或者那样的问题，从而导致学校的改变或者年级的变动，甚至会出现休学、退学的现象。这种时期需要提交大量的表格，手续很多。但是电子学籍档案在这一方面的手续要明显简化于传统的档案管理方式。因为电子档案主要基于互联网，在专门的系统中进行内容的更改就可以了，修改后，信息共享就可以使得全国各地的教育机构看到学籍的变化。这样不仅简化了工作步骤，还提高了办事效率。
（三）电子学籍档案管理是整个学校管理的重要组成部分。在具体的教育教学管理活动中，学校应该重视电子学籍档案的突出优势，把握好电子信息档案所掌握的各种真实性信息，更加做好教育教学的服务。对于电子学籍的管理中，极好的发挥了整个网络的独特性优势，满足了整个学校的社会发展需要，能够密切不同部门的沟通和联系，推动着学校朝着统一的方向不断发展，并且帮助学校实现自身监督管理工作的标准化。
二、电子学籍档案管理在普通高中中的具体运用
学籍管理是一项十分严肃并且对于严谨程度要求极高的管理工作，需要学校高度的关注这一项工作，并且秉持着高度的热情来对待管理工作。
（一）现代高中需要转变传统学习管理意识。随着科学技术不断发展，我国教育也受到计算机网络的影响，朝着电子化的方向发展。从这一角度看出，学籍档案朝着电子化的方向发展是主要性的趋势。中小学生电子学籍管理是教育工作者在逐步发展中不断探索的成果，它是适应信息时代教育教学管理的一种重要模式。在潜移默化中，它逐步提高了教育界的管理水平和效率，实现了学校和教育行政部门办公自动化的管理模式。实践证明，有效实施电子学籍管理，对于教育教学的管理质量非常有益，同时有利于学校、学生管理信息的积累、分析、利用、交换和共享。电子学籍管理的主要内容是熟练运用电子信息技术，利用电子信息技术的优势对学籍管理的方式、方法进行改革，以此提高办事效率。现阶段我国的学籍管理制度都已经是电子化管理。电子信息化管理的应用能够帮助我们快速的查阅学生的学籍信息，在中学生的高考、升学、就业等多方便起着至关重要的作用。所以，电子学籍档案对学生来说，是成长、学习的痕迹，更是一个学生学历证明的重要材料。
（二）给电子学籍的管理制定健全的制度。教育部门和学校要负起责任，切不可马虎。学校的学籍管理工作应该交给一些管理经验丰富、责任心强的老师。这些老师应该有着熟练的计算机技能，对电子数据的管理有着过硬的基本功。学校还应该制定健全的制度，有序地管理学生的电子学籍。制定科学、规范、高校的管理制度也有利于学校管理工作的健康运行，是一个学校教师的素质水平和综合水平的体现。学校应该做好细心的准备，相关的教育部门也应该给以足够的认识。学籍的电子档案也应该坚持“以人为本”的原则。深入贯彻落实学生信息的准确化和标准化。学生档案的纸质版和电子版相对接，做到真正地服务于学生。有效的管理，必将带来学校的有序管理，是受学生和家长们值得肯定的制度。
三、结语
随着我国整体教育水平的提高，大多数的家长已经不满足于学生只有九年义务教学，追求更高的学历是学生和家长的追逐的目标。所以，学籍的流动性也很大，所以学籍是非常重要的。学校科学、规范的学籍管理制度也直接影响学会学籍的相关工作。伴随着计算机水平的发展，我国的电子学籍必将成为趋势。所以，不断地根据教育现状的特点，从而改进电子学籍管理，在实践中积极稳妥地去工作。学校有序组织相关老师和部门管理人员去认真落实电子信息档案的整理和扫描工作，才能为学生带来切实地方便，从而辅助我国教育教学质量的提高。完善相关部门的科学化管理，并真正地让学生家长感受到电子信息档案的好处。
参考文献
