数字档案管理范文第1篇

1电子档案与数字档案管理的特征

1.1电子档案与数字档案管理的优势

1.1.1便捷的共享特性

在传统纸质档案工作中，档案管理与档案查询均需在工作日内进行，并且需要档案管理人员在场，亲力亲为，这就导致一些紧急与意外情况下档案信息获取的滞后性，并且查询过程也需耗费较多时间。与此相比，电子档案与数字档案的显著优势就在于其不受时间与空间限制，借助于网络技术与云存储技术，电子资料可以实现实时共享，即便相隔千里，也能在第一时间获取所需信息，在获得允许的情况下，无需档案管理人员协助便可自行浏览检索，真正体现了高新技术为人们工作生活带来的便捷性。

1.1.2高效性与关联性

对于档案立卷部门来说，电子档案将极大提升其工作效率，无需平日里零散地向档案室递交材料，只需将部门文件资料输入计算机中，通过局域网，档案室便可方便地对部门文件进行立卷与目录编制工作，减少了周转环节，既可提高效率，又可避免零散资料的不慎遗失现象。而针对于档案查阅者而言，电子档案的关联性也将方便其查阅工作的进行，通过强大的系统索引功能，查阅者输入某一主题便可调出相关资料，并呈现多种排列方式，这一特性在查阅者就某一问题进行深层次研究的情况下显得尤为重要。

1.2电子档案与数字档案管理的缺陷

1.2.1系统依赖性与非人工识别性

电子档案是在计算机技术高度发展的前提下兴起的，其建设过程有赖于先进计算机硬件设备与高效软件的配置，而现代计算机技术的发展日新月异，电子产品更新换代速度持续加快，相应的管理软件也在不断换代升级，由此引发的不兼容特性易造成档案信息不可读的状况。此外，数字化档案信息的存储是以数字代码，即计算机语言的形式进行，若想进行解读，则需将程序恢复至原始状态方可顺利识别，而一旦发生部分损毁，恢复起来也具有较大难度。

1.2.2信息的易变性与寿命问题

由于数字化档案资料不具有唯一的元件，其信息可复制性强，也易于删除和修改，例如图片资料可用Photoshop等软件进行处理，而他人很难发现事实真相。同时，由于电子档案载体为硬盘、录像带等介质，其存储环境在温度、湿度、磁性等方面均有较高要求，且寿命一般在20年内，远少于纸质档案寿命，与档案使用的长期性相矛盾。

2探索电子档案与数字档案管理策略

2.1加强立法，保证法令实施效力

电子档案属于新生事物，我国档案数字化建设起步晚、水平较低，各职能部门数字化意识淡薄，而相关法令条例也存在空缺。如前文所述，电子档案具有易变性与无原件性，关于其法律效力的认定还未有成型的规定，电子档案管理工作无章可循，易出现混乱局面。为此，有关部门应确定档案数字化法律风险问题规定，对于其效力制定明确界限，保证档案管理工作有法可依，整体维持在有序状态。而针对档案的所有权与著作权问题，更应有清晰的认识，即档案所有权通过交易或赠送的形式转至另一方，该方对其进行数字化才不会构成侵权行为，否则执法部门应依法进行处理，保障档案作者的合法权益，以有力的执法行为提高全民知识产权意识。

2.2加强档案标准化建设，规范操作

由于数字化档案资料自身具有可复制性与易删改性，其管理工作更需要一套完整而又规范的制度进行约束。应采取集中管理的方式，从资料收集到归档编目、从存储到保护，交由档案部门统一负责，避免资料零散分布造成遗失现象。而档案管理部门在工作过程中，应严格按照规范化程序进行，遵照全程保护制度与传递记录制度，一方面可避免非专业人员对数字化档案资料认知不清造成的意外损毁现象，另一方面有利于归档文件与其他已有文件建立关联性，方便日后进行查阅。

2.3加强培训，提升档案管理人员业务素质

数字档案管理范文第2篇

1．档案采集方式不同。传统纸质档案采用手工收集方式，需要档案管理人员跟踪设计人员按时提交完整、准确的设计图纸，归档率较低。而数字档案采用网上收集方式，从电力工程项目设计开始，就在档案管理系统中建立了该工程的标准目录结构，在项目设计过程中，可以对数字档案的工作流程进行监控，实行网上采集、自动归档，归档率达到100%。数字档案采集可以实现电子档案产生和形成过程的实时监控，并能及时获取档案。

2．档案整理方式不同。传统的纸质档案整理采用手工组卷、分类、编码和入库的方式，整理工作费力耗时。数字档案的整理过程则是在数字档案管理平台上进行的，管理人员按照相应的国家标准和行业标准，逐项判定电子文档本身、运行环境以及电子签名等的正确性。与传统档案整理方式相比，数字档案整理效率高，文档的规范性强。但是，整理范围和内容大为增加，整理工作更为复杂，要求档案管理人员熟练掌握档案管理系统的各项功能和整理工作流程。

3．档案保管方式不同。传统的项目图纸等实物档案，按照卷册号有序地存放于库房的档案排架上，依照档案库的防火、防霉、防盗等规定进行保管。数字档案的安全保管建立在数据中心的系统安全管理、设备操作管理、访问权限管理、数据备份管理等一系列的安全管理措施之上，侧重于防病毒、防攻击、防灾害等数据安全管理，其安全性明显高于传统档案。

4．档案利用方式不同。传统档案利用需要设计人员亲自到档案馆借阅，且受限于实体档案的数量、档案的借阅情况、档案馆的开馆时间等，利用率较低。数字档案充分利用网络数据传输的便捷性和实时性，随时为用户提供浏览或下载档案服务。数字档案的使用率远远高于纸质档案，使档案充分发挥出其自身的价值。但是，数字档案的频繁访问也对数字档案管理在电力工程设计中的应用分析文/周惠平档案系统的健壮性、数据结构的合理性、档案编研的科学性，提出了更高的要求。

二、在电力工程设计中加强数字档案管理的对策

1．加强档案管理业务平台建设。档案管理服务于电力工程设计工作，所以，数字档案管理平台不是孤立的，而是与协同设计平台集成于同一工作平台。电力设计院的设计人员与档案管理人员，都使用该平台进行设计和档案管理等工作，并通过该平台实时在线沟通。在协同设计平台上设计完成的电力工程，其电子档案基于网络审核合格后，由档案管理人员负责接收、整理和网上归档。应用档案管理业务平台实现在线档案收集，保证了电子文档的真实性、及时性和有效性，并能定期对电子文档进行版本更新，极大地提高了工作效率。

2．构建各类档案信息库。档案数字化是一项细致而繁琐的工作，底图和文书档案需进行扫描，声像档案可采用录像转视频文件、照片生成电子图片等方式，集中进行数字化处理。工程档案采用大流水工作方式数字化后，需进一步进行网上编目，自动生成流水号、文档挂接等工作，构建各类档案信息库。档案管理平台具有电子档案密级和权限划分功能，可以根据密级和权限划分规则，对全部电子档案进行密级和权限划分，从而实现了档案信息库的自动安全管理。

数字档案管理范文第3篇

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摘要：本文在全球信息化、经济一体化的格局下，通过对数字化档案管理的内涵和特点的阐述，进一步明确和强调了数字化档案管理在21世纪中国档案现代化进程中的重要作用。同时，针对我国目前数字化档案管理中存在的问题，笔者提出了几条切实可行的建议，对这种知识网络中利用信息的档案模式的开发和利用具有一定意义。

关键词：信息经济网络化数字化档案管理

现代社会，信息技术的发展日新月异，信息经济已逐渐成为经济发展的新动力和新增长点。作为重要信息资源之一的档案，面临着广泛应用计算机技术、通讯技术、网络技术以及多媒体网络环境的巨大冲击，面对这种机遇和挑战，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性，如何使档案信息快速地向数字化方向发展，构建高速、及时、准确、系统的数字化档案网络，实现档案信息资源的有效利用和共享，促进档案事业的跨越式发展，成为当前档案管理部门的热点问题。

一、我国档案管理的现状和信息化时代对我国档案管理的影响

档案管理，是指以建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、能为社会主义现代化建设服务的档案资源体系为目的，依据国家有关部门档案法规开展的档案积累、移交、整理、开发等一系列的管理工作。按照我国《档案法》》的有关规定，档案馆是我国档案事业的主体，是执行档案管理的中心机构，是集中保存、保管档案的永久性基地，它所执行的档案管理的功能主要有：档案收藏功能、档案信息存储功能、档案宣传教育功能、文化传播功能等等。截至2000年低，我国有各级图书馆3037个，保存档案1.9亿卷（件）；各级各类档案室20192个,保存档案1.7亿卷(件)。可以说，在我国这个有着悠久历史的传统国家，档案管理取得了很大的成绩。但是，随着信息技术的发展，包括计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合的广泛应用，带来了档案功能的巨大变化，档案管理原有功能将借助信息技术而不断增强，这些功能的扩展对档案管理将产生深远的影响，使档案管理不再是纯粹的档案物质载体的保管工作，更加突出信息传输的中心枢纽作用。近年来，信息技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势，新技术的革命，对档案工作产生了巨大的影响。由于电子文件的大量产生以及档案馆中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快，档案工作本身也随之发生变化，档案实体管理与档案信息管理彻底分离。众所周知，档案是一种能够被传输、传播、传达、感受的，是以文件、图像、声音所表征的信息。由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，充当“信息法官”的角色。这样一来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不断的扩展，获得更大的发展空间。

二、数字化档案管理的内涵和优点

1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案（Physicalarchive）和实态档案库（Physicalrepositoriesofarchives）相对应的虚拟档案（Virtualarchives）。由此，发达国家首先开始了“数字化图书馆工程”的建设，也就相应地出现了“数字化管理”的概念。所谓“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

数字化档案管理主要包括以下几个方面的工作：一是现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部建立具备连同各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。

数字化档案管理优点主要有：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。

三、字数化档案管理的重要性

1、信息时展的需要。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展和我国加入WTO，档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果还不重视档案数字化档案馆的建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。

2、参与国际竞争与交流的需要。数字化档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与国家信息高速公路的具体体现，它不仅可以充分发挥其信息优势，以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化，而且有利于营造良好的社会发展国际环境，促进国家经济建设的发展。

3、加强科学研究、普及教育知识、服务社会大众的需要。数字化档案管理为利用者提供了及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究大型而复杂的课题需要，而且可以满足家庭教育等需求，在落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作

的作用。4、改善档案管理工作，提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。

四、数字化档案管理发展存在的问题和发展建议

存在的问题：（1）缺乏新型的档案专业人才。为了适应数字化档案管理的要求，我们需要努力提高档案信息开发人员的素质。而目前我国现有的档案管理人员无论在意识上或者是技术上都和国际的标准相差很远。这也是严重阻碍着我国数字化档案管理发展的一大“瓶颈”。要真正在档案工作上做到和世界接轨，我们必须大力培养自己的现代化档案人才。现代档案管理工作涉及到信息、科技、语言等多元化的知识结构，需要复合型人才，他们不仅能善于管理档案，而且还要了解产品技术特性。（2）对数字化管理的游戏规则，还缺乏了解和适应。在我国档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于我们对数字化档案的管理情况不熟悉，容易引发许多问题。例如，国内标准纸规格是16K、18K等，加入WTO后纸的规格发生了变化，国际标准纸的规格是A3、A4等。针对这一实际情况，档案人员应立即行动，定制档案卷盒、档案卷皮，从而把案卷装订的既规范又美观。对电子文件的磁性材料应远离磁场,同时最好采用防磁性装具存放软盘,否则就会引发许多不必要的麻烦。同时,由于电子文件、电子档案有时可能会受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统的绝对安全，这就要求我们的档案管理员不但了解档案信息管理的有关知识，还要对计算机系统的维护、保密和反黑客任务有充分的认识。例如，对于数字化档案的保密问题，我们就必须严格遵守安全保密机制。在档案管理软件的研制、安装和使用上，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发［1998］1号）文件的各项要求，加强系统访问控制、数据保护和系统安全监控管理等基本功能，确保档案数据安全。（3）硬件设施缺乏建设。数字化档案管理是一项耗资巨大的工程,需要投入许多人力物力。而目前我国的硬件设备还远远没有达到发达国家对数字化档案馆形成辐射全国的信息管理网络的能力。

对上述出现的问题，我们应当做好以下几件事情。首先要为数字化档案管理工作提供资金保障、资源保障和人力保障。加强数字化硬件建设和软件开发。加强环境改造提供相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，对现有人员进行专业技术培训，加快档案馆原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善满足社会各界广大用户的需求，使数字档案馆正常运转，保持旺盛生命力。其次要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才。这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构,培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修,从而保障各种专业设施的正常运行。同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能。第三要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

目前我国正处于信息时代,如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平,提高办公效率,更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的广泛应用,随着电脑网络及其他数字平台的应用,数字化管理已经成为可能。由于地域、科技水平、教育水平及种族的差异，造成了国与国之间的“数字鸿沟”，但另一方面，信息时代也为每一个国家，尤其是发展中国家提供了一个全新的而又难得的发展机会。在《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十五个五年计划的建议》中专门提出要“加快国民经济和社会信息化”。其中对现代信息基础设施建设提出要抓紧发展和完善国家高速宽带运输网络，加快用户网建设，建成一整套宽带综合业务服务系统。随着社会发展水平和科学技术的进步，使档案越来越引起人们的重视。2000年4月，我国正式启动了中国数字化档案馆工程，现在已经在珠海、深圳等地取得了巨大的进展。一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正在悄悄形成。我们完全有理由相信，在同志“三个代表”的精神指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功，加快我国迈向现代化的步伐。

参考文献：

1、国家档案局档案馆室司综合调查组：跟上时展的大潮提高档案服务质量－深圳市数字档案馆调查报告。中国档案，2001，12

2、吴化，当前我国档案信息网站建设状况分析与思考，档案学研究，2001，6

3、黄志文，我国数字档案馆研究综述,上海档案,2002，2

数字档案管理范文第4篇

关键词：信息经济网络化数字化档案管理

现代社会，信息技术的发展日新月异，信息经济已逐渐成为经济发展的新动力和新增长点。作为重要信息资源之一的档案，面临着广泛应用计算机技术、通讯技术、网络技术以及多媒体网络环境的巨大冲击，面对这种机遇和挑战，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性，如何使档案信息快速地向数字化方向发展，构建高速、及时、准确、系统的数字化档案网络，实现档案信息资源的有效利用和共享，促进档案事业的跨越式发展，成为当前档案管理部门的热点问题。

一、我国档案管理的现状和信息化时代对我国档案管理的影响

档案管理，是指以建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、能为社会主义现代化建设服务的档案资源体系为目的，依据国家有关部门档案法规开展的档案积累、移交、整理、开发等一系列的管理工作。按照我国《档案法》》的有关规定，档案馆是我国档案事业的主体，是执行档案管理的中心机构，是集中保存、保管档案的永久性基地，它所执行的档案管理的功能主要有：档案收藏功能、档案信息存储功能、档案宣传教育功能、文化传播功能等等。截至2000年低，我国有各级图书馆3037个，保存档案1.9亿卷（件）；各级各类档案室20192个,保存档案1.7亿卷(件)。可以说，在我国这个有着悠久历史的传统国家，档案管理取得了很大的成绩。但是，随着信息技术的发展，包括计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合的广泛应用，带来了档案功能的巨大变化，档案管理原有功能将借助信息技术而不断增强，这些功能的扩展对档案管理将产生深远的影响，使档案管理不再是纯粹的档案物质载体的保管工作，更加突出信息传输的中心枢纽作用。近年来，信息技术在档案管理中逐渐使用，并呈现快速发展趋势，新技术的革命，对档案工作产生了巨大的影响。由于电子文件的大量产生以及档案馆中纸质档案的数字化速度的加快，导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快，档案工作本身也随之发生变化，档案实体管理与档案信息管理彻底分离。众所周知，档案是一种能够被传输、传播、传达、感受的，是以文件、图像、声音所表征的信息。由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，充当“信息法官”的角色。这样一来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作，档案管理的功能将得到不断的扩展，获得更大的发展空间。

二、数字化档案管理的内涵和优点

1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案（Physicalarchive）和实态档案库（Physicalrepositoriesofarchives）相对应的虚拟档案（Virtualarchives）。由此，发达国家首先开始了“数字化图书馆工程”的建设，也就相应地出现了“数字化管理”的概念。所谓“数字化档案管理”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用级存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。

数字化档案管理主要包括以下几个方面的工作：一是现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部建立具备连同各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。

数字化档案管理优点主要有：一是信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询和实时浏览等特点。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。查询速度快：一次查询只需几秒钟；保存时间长：100年以上；保真性高：而一般的纸介质只能保存10年左右；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容；真正实施在线：授权使用者可以从全球任何角落访问自己所需要的档案资料。

三、字数化档案管理的重要性

1、信息时展的需要。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展和我国加入WTO，档案管理的数字化建设已经成为加快国家信息化步伐和发展我国档案事业的需要。如果还不重视档案数字化档案馆的建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被信息社会淘汰。

2、参与国际竞争与交流的需要。数字化档案管理不仅是档案部门在工作方式上的创新，更是参与国家信息高速公路的具体体现，它不仅可以充分发挥其信息优势，以多种语言、文字积极传播中国悠久、灿烂的历史文化，而且有利于营造良好的社会发展国际环境，促进国家经济建设的发展。

3、加强科学研究、普及教育知识、服务社会大众的需要。数字化档案管理为利用者提供了及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究大型而复杂的课题需要，而且可以满足家庭教育等需求，在落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作的作用。4、改善档案管理工作，提高档案工作社会地位的需要。数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。

四、数字化档案管理发展存在的问题和发展建议

存在的问题：（1）缺乏新型的档案专业人才。为了适应数字化档案管理的要求，我们需要努力提高档案信息开发人员的素质。而目前我国现有的档案管理人员无论在意识上或者是技术上都和国际的标准相差很远。这也是严重阻碍着我国数字化档案管理发展的一大“瓶颈”。要真正在档案工作上做到和世界接轨，我们必须大力培养自己的现代化档案人才。现代档案管理工作涉及到信息、科技、语言等多元化的知识结构，需要复合型人才，他们不仅能善于管理档案，而且还要了解产品技术特性。（2）对数字化管理的游戏规则，还缺乏了解和适应。在我国档案逐步数字化的过程中，纸质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由于我们对数字化档案的管理情况不熟悉，容易引发许多问题。例如，国内标准纸规格是16K、18K等，加入WTO后纸的规格发生了变化，国际标准纸的规格是A3、A4等。针对这一实际情况，档案人员应立即行动，定制档案卷盒、档案卷皮，从而把案卷装订的既规范又美观。对电子文件的磁性材料应远离磁场,同时最好采用防磁性装具存放软盘,否则就会引发许多不必要的麻烦。同时,由于电子文件、电子档案有时可能会受到计算机病毒、黑客的攻击而造成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保证计算机系统的绝对安全，这就要求我们的档案管理员不但了解档案信息管理的有关知识，还要对计算机系统的维护、保密和反黑客任务有充分的认识。例如，对于数字化档案的保密问题，我们就必须严格遵守安全保密机制。在档案管理软件的研制、安装和使用上，必须符合《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发［1998］1号）文件的各项要求，加强系统访问控制、数据保护和系统安全监控管理等基本功能，确保档案数据安全。（3）硬件设施缺乏建设。数字化档案管理是一项耗资巨大的工程,需要投入许多人力物力。而目前我国的硬件设备还远远没有达到发达国家对数字化档案馆形成辐射全国的信息管理网络的能力。

对上述出现的问题，我们应当做好以下几件事情。首先要为数字化档案管理工作提供资金保障、资源保障和人力保障。加强数字化硬件建设和软件开发。加强环境改造提供相应的技术支持，如购置、开发一定数量的应用软件，对现有人员进行专业技术培训，加快档案馆原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善满足社会各界广大用户的需求，使数字档案馆正常运转，保持旺盛生命力。其次要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才。这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构,培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修,从而保障各种专业设施的正常运行。同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能。第三要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极实行“双套制”保存电子档案，既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。

目前我国正处于信息时代,如何提高信息档案部门信息管理和使用的自动化水平,提高办公效率,更好地发挥档案资料的作用已成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的广泛应用,随着电脑网络及其他数字平台的应用,数字化管理已经成为可能。由于地域、科技水平、教育水平及种族的差异，造成了国与国之间的“数字鸿沟”，但另一方面，信息时代也为每一个国家，尤其是发展中国家提供了一个全新的而又难得的发展机会。在《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十五个五年计划的建议》中专门提出要“加快国民经济和社会信息化”。其中对现代信息基础设施建设提出要抓紧发展和完善国家高速宽带运输网络，加快用户网建设，建成一整套宽带综合业务服务系统。随着社会发展水平和科学技术的进步，使档案越来越引起人们的重视。2000年4月，我国正式启动了中国数字化档案馆工程，现在已经在珠海、深圳等地取得了巨大的进展。一个覆盖全国、功能强大、方便快捷的数字化档案管理网络正在悄悄形成。我们完全有理由相信，在同志“三个代表”的精神指引下，我国的数字化档案管理一定可以不断地取得成功，加快我国迈向现代化的步伐。

参考文献：

1、国家档案局档案馆室司综合调查组：跟上时展的大潮提高档案服务质量－深圳市数字档案馆调查报告。中国档案，2001，12

2、吴化，当前我国档案信息网站建设状况分析与思考，档案学研究，2001，6

3、黄志文，我国数字档案馆研究综述,上海档案,2002，2

数字档案管理范文第5篇

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。

首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性

1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2、形势发展的需求

21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

3、社会强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细内容恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。二、档案数字化建设的内容

1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2、数字化建设要着眼于提高系统的整体水平

档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

3、有重点地抓好数据库建设

目前，我们临海档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

三、档案数字化建设的步骤

1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。从1997年开始，我们把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，我们准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。临海市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。从实践看，档案数据库的建立大大提高了工作效率。如出具无婚姻记录证明，我馆由于实行了数字化管理，虽然保存着1962—2001年10多万条婚姻档案，利用者可以随到随办。而靠手工管理的市办事大厅保存着2001年—2004年不多的婚姻档案，则需5个工作日。利用者对我馆的数字化建设十分满意。

2、建立了档案局（馆）网站。并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。

4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

截止2005年5月，临海市市镇两级机关和企事业单位已有20多家使用了PDE档案综合信息管理系统或其它综合信息管理系统。今后，我们准备加大档案信息管理系统的推广力度，对新达标升级的单位要求全部安装，对已达到各类标准的单位要求在1-2年内全部安装。另外依托市政府OA网上办公系统，做到文档一体化，及时迁移电子文件。随着系统设备更新、扩充，在不同系统之间交接电子文件，及时对归档电子文件进行迁移操作，确保电子文件的有效性。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。

参考资料

1、国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》，《中国档案报》2000年第547期