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档案计算机管理发展趋势和应对策略

摘要:21世纪是计算机突飞猛进发展的时代,现有的技术水平相对成熟,计算机为档案管理工作做出了巨大贡献,逐渐取代了传统的管理方式,可以说是划时代的一项重要举措。计算机技术的革新促进管理工作迈向现代化,大大提高了工作效率,也从根本上保证了管理质量。本文主要探讨计算机技术应用下的管理工作,探讨未来发展新方向,同时根据现有的问题提出一些笔者的个人意见,希望能够对相关工作者有所助益。

关键词:计算机引用;管理工作;文件档案;网络应用

科学技术的进步为我国社会各个领域带来了极大的便利,同时也促进了管理工作更加成熟。以计算机技术作为基础的管理工作打破了传统管理模式的局限性,处理速度更快,服务质量更高,有限的时间内发挥巨大的作用,这样也能够提升服务水平,更好满足社会的基本需求。

1新形势下管理工作的发展方向

计算机技术应用于档案管理工作过程中初期也有很多的不适应,许多工作人员都不能够立即接受,随着时间的推移以及不断完善现有的管理制度,新形势下的管理工作质量及效率也大大提高,但是根据笔者多年的从业经验发现,仍然有很多不足之处有待解决,以下笔者将进行详细介绍:第一,网络运行安全性能存在隐患。计算机是以网络为基础运行的一项设备,而互联网的基本特点就是开放共享,这虽然增加了信息交流的便利性,但是也深深地困扰着从事档案管理的工作人员。如果操作不当甚至会威胁到档案部门的核心数据。基于此,我国颁布了相应的法律进行规范,一些与档案管理工作相关的网络也受到了严格制约。第二,档案格适不统一。目前我国从事档案管理工作的人员手中都没有明确的管理规则,数字格式、信息排版等都没有明确规定。不同部门之间涉及到跨档案处理时格式就会不兼容,严重者甚至造成数据丢失的情况,这就给工作带来了很大的阻碍。为了更好地解决这个问题,管理部门一定要争取形成一套整体、全面的管理体系,这需要我们共同去努力,可能会耗费大量的人力物力。第三,人才紧缺。现有从事档案管理工作人员由于长期采用老旧的工作模式,无法快速适应新的技术,对于他们来说短时间内灵活运用计算机也是一大困难。因此这一工作领域新的人手严重不足,同样就缺乏具有专业素质的工作人员,大大降低了档案管理工作的效率。

2如何改善现有的工作水平

2.1完善基础设备、提升应用性能

要想从根本上改变现有的工作水平就需要提前建立相应的数据库,制定相应的结构和基本标准存储各类信息。可以将其称之为“电子仓库”能够安全有效地保管相关文件,当工作人员需要时能够快速调取。计算机技术的应用核心就是最大化开发及利用数据库,配置专业设备、辅助工具、开发多项功能就能够发挥档案管理工作的高效检索、及时修改、专业管理功能,形成一个更加系统及科学的发展规则。计算机网络技术应用之后,能够实现文档共享及安全传输性能,这也是它最大的特点之一,但是如果系统开放性过强就会面临风险侵袭。常见不明黑客攻击、感染木马病毒等都会给管理工作带来威胁,甚至导致信息丢失的情况。笔者建议工作人员应该完善现有的管理模式,可以将所有的文档进行详细分类,按照保密程度划分等级,如果遇到非常重要的文件就要给予加密措施。不同档案的实际用户应该明确权限职责,采用实际身份认证的形式划分权限。计算机运行系统也需要安装杀毒软件,防止黑客攻击。此外,也可采用“内外网”管理制度,一些保密等级高的文件应该放置于内部,不让其联网,存储高机密性的计算机也应该严禁与外部计算机相连,避免存储及传输操作,才能够保证计算机运行的安全稳定性。档案管理工作的有效开展离不开人的应用,因此日常管理工作中由于个人的素质不同就会产生不同水平的档案管理工作,一些操作人员如果疏忽大意甚至会出现泄密的情况。为了降低这种情况发生,有关部门一定要提高规范性,严格监督从事档案管理工作的人员,具体工作要实行责任分管制度,这样才能够建立一个安全的运行体系。同时还要注重不断提升现有的技术水平,这样才能够充分扩大数据库,降低系统的安全漏洞。

2.2档案部门的管理策略

2.2.1更新升级档案管理硬件设备,处理好纸质档案管理工作

档案计算机管理的工作质量和效率,主要依赖于硬件设备的性能,特别是随着档案管理系统添加了新的程序和工具后,老旧的硬件设备并不一定支持或兼容新的程序和应用。鉴于此,需要投入充足的经费,用于购置性能更加优异的硬件设备,以此满足更高的信息化档案管理需求。在采购环节,基于大的数据存储容量进行考虑,同时基于经济性和实用性选购合适的硬件设备。

2.2.2规范、健全档案管理工作制度

由于计算机技术不断发展,应用在档案管理中的工作形式也因此发生一定的变化,所以要不断更新和完善相应工作制度,使其与新技术有效结合,规范化管理。对于档案管理工作中的归档、保管环节,制定档案保管期限。在收集档案信息时,针对其信息完整性、时效性,通过制度明确其检验方法,确保档案信息的查准率。

2.2.3提升档案管理工作人员安全意识

在档案计算机管理的过程中,需要配置一定的安全软件,如杀毒软件、防火墙、数据备份软件、数据加密软件等。通过这些软件的应用,进一步提升档案信息在录入、归档、使用以及传输环节的安全性。利用计算机技术区分加密数据库数据,处理好涉密档案与非涉密档案的管理关系。在这些安全软件应用,可以从以下几个方面入手:(1)利用杀毒软件针对新接收、归档的文件进行扫描和漏洞检测;(2)利用防火墙实时监控档案数据库的安全状态,在发现异常后自动处理其错漏;(3)建立严格的内网、外网隔离区域,通过端口以及服务层面的限制,加强抵御网络安全风险的强度。

3结束语

综合上述,计算机技术的发展,完善和促进了档案计算机管理,使其工作效率和质量得到有效提升。本文提出的技术、管理层面的策略,提升档案信息的安全性和实用性,实现更加丰富的档案管理功能,进一步完善档案计算机管理系统。

参考文献

[1]黄惠玲.档案计算机管理的发展趋势和应对策略探析[J].科技经济市场,2015(08):98.

[2]赵增社.计算机技术在档案管理中的优越性及发展趋势探讨[J].城建档案,2014(08):66-67.

作者:杜鹏远 单位:长春中医药大学

 

  发布时间:2019/4/2 8:37:23  阅读人次