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管理会计信息化系统研究

发布时间:2020/8/12 16:01:03   阅读:

摘要:大数据时代的到来,财务共享服务中心在众多企业中的应用,为管理会计信息化在企业中的顺利实施提供了数据支持。基于此,本文对FSSC模式对管理会计信息化的影响进行了梳理,并以FSSC模式为基础,从环节设计和流程设计两方面构建了基于FSSC模式的管理会计信息化系统,并辅以保障系统顺利落地实施的建议举措,以期为企业管理会计信息化建设提供借鉴。

关键词:财务共享中心;管理会计;会计信息化

一、引言

大数据技术和互联网技术的快速发展,对传统的商业管理模式造成了全方位的冲击。财务共享服务中心(以下简称:FSSC)是近年来在企业管理中逐渐兴起的一种财务管理方式,它主要通过共享服务中心(简称:SSC)来对企业在不同地点、不同国家的实体会计业务展开记账工作和出具相关报告,该模式的应用不仅保证了企业各下属单位会计记录的统一性,而且无需在每个下属单位都设会计岗位,降低了人工和系统成本。而管理会计以“私人订制”的优势成为了企业管理系统的核心,诸多企业充分借助AI、BI及云计算等信息技术时,管理会计更好的发挥出其创造价值的作用,以进一步提高企业的精细化管理水平。

二、FSSC模式对管理会计信息化的影响分析

(一)FSSC模式影响企业财务职能转型

FSSC模式的应用进一步细化了财务工作,在将绩效评价、战略决策、业务支持等作为企业财务管理重要工作的同时,将部分财务人员从重复性较高且具有标准化特征的工作中解放了出来,在一定程度上改变了原有的组织结构,促进了企业财务职能的转型升级。首先,就FSSC模式涉及的功能范围而言,通过查看《2018年中国共享服务领域调研报告》发现,被调研企业中有75%的企业对FSSC模式的理解经停留在财务核算环节,其中应收账款入账系统是目前企业应用较多的自动化系统,其次是总账系统、应付账款系统及三大费用等,最后是税务相关的自动化系统,该系统相较于其他系统而言在企业中应用较少,从侧面表明了提升财务核算效率及降低人工成本是多数企业FSSC模式存在的主要作用;但在当下经济快速发展的大数据时代,财务共享发展迅速,已有部分企业实现了管理会计与资产管理、预算管理、成本会计、税务管理等具体工作相结合的管理方式,为企业管理者做出科学准确的战略决策提供了数据支持,推动了管理会计由财务核算向价值管理方向的转变。其次,就FSSC模式下的人员管理而言,FSSC模式的应用要求财务人员将工作重心转移到战略制定、税收筹划、管理决策、成本和绩效管理等具有高附加值的财务工作中,该类人员不仅要熟知多元化的财务知识结构,而且还需熟练的借助管理会计工具为企业服务。最后,对FSSC模式下企业的战略价值而言,基层部门相关工作逐渐向标准化、集中化方向发展,促进了数据信息处理集中化管理,迫使企业业务系统和业务流程发生了一系列变化。企业战略目标及组织结构的改变促使企业改变了仅利用FSSC模式提升财务核算效率的想法,开始意识到该模式可为企业提供其他更有利于企业实现战略价值的扩展性服务,而此类服务对企业管理者提出了更高要求,要求其具有变革财务流程及监督切实落实管理会计的能力,进一步促进了企业财务职能的转型升级。

(二)FSSC模式推动会计信息化发展

FSSC作为一个信息化平台,在借助互联网技术及大数据技术后帮助企业实现了不同空间内的资源共享,以及企业业务与财务信息的高度契合,在及时向企业管理者反馈战略实施情况的同时达到内部协同。首先,从FSSC模式的信息系统功能角度分析,各信息系统之间的高效协同才可推动企业财务数据的集中化分析及处理。经研究发现,信息系统功能中自动生成凭证是企业在财务共享服务中应用较多的一项,在技术上为企业系统核算提供便利;另外还有小部分企业将管理会计工作中融合了信息系统质量管理、电子档案管理及运营绩效报表等工作,推动企业管理会计信息化的发展进程。其次,在FSSC模式的大数据类新技术应用层面,大数据、云计算及商业智能等技术推动了企业管理会计向智能化、数字化方向发展,其中,借助大数据技术对海量数据进行数据整理与分析,起到为企业管理者进行绩效分析、预算分析等工作提供数据支持的作用;云计算技术的应用改变了企业中信息分析、处理及交互的方式;商业智能则在降低错误率方面颇有成效,不仅减少了人工管理成本,还提高了企业产品质量。各项技术的充分利用转变了企业的管理重点,推动了信息化在企业价值链上的延伸。最后,就FSSC模式下数据管理问题而言,报告显示,调研企业中有半数以上企业在各系统间已实现了财务数据的统一分析及处理,数据使用更加便捷,不仅为企业管理者进行战略决策及运营管理带来便利,而且为管理会计工作向信息化方向转变提供分析服务及数据支持。

三、基于FSSC模式的管理会计信息化系统的构建及优化

(一)管理会计信息化存在的问题

(1)管理会计信息化程度较低。会计信息化受到重视及信息技术的普及,虽推动了企业财务会计信息化的快速发展,但在一定程度上导致企业管理者忽视管理会计,再加上部分管理会计模型及公式难以得到实际应用,促使管理会计为企业相关负责人提供的数据信息质量较差,至此从侧面表明FSSC模式下企业中管理会计信息化程度有待提高。(2)企业管理水平与管理会计理论不匹配。我国企业数量较多,由于类型差异及地域差异各种企业的制度设计及经营管理水平各不相同,导致企业发展水平不平衡,激励、监督和内控措施无法与企业实际相匹配、权责利不统一及忽视管理会计长期规划功能等问题在企业中时有发生,阻碍企业管理水平的提升,影响管理会计信息化效果的充分发挥。(3)专业的管理会计人才不足。诸多企业为了降低成本在人员管理方面一般由财务人员兼职管理会计职务,但实际上该类人员的会计技能更偏重于会计核算,且对管理会计的理论知识了解不够全面,难以充分利用管理会计的预测、决策以及评价等相关功能,专业技能的不达标对FSSC模式下的管理会计信息化建设造成了一定困扰。(4)企业内原有的内部控制体系与管理会计信息化不配套。管理会计信息化的推广情况受企业内部控制体系完整程度的影响,如内部控制体系中流程再造环节的缺失及管理环节的不断调整,不仅会阻碍管理会计信息化快速发展,还会一定程度上弱化了管理会计工作效果的充分发挥;此外,管理会计工作中若缺少相应的评价系统同样也会反作用在内部控制体系的应用上,影响内控体系在企业内部的执行力度。(5)管理会计应用区域发展不平衡。中西部企业相较于外贸企业及东部沿海企业对管理会计仍存在应用较少的问题,一些管理者虽开展了管理会计的推广工作,但由于对管理会计理论及实践了解不够深入,导致该企业仅停留在部分或表层推行步骤上,且在运用管理会计相关功能进行会计核算的过程中,仍采用传统会计核算的核算方式,忽视了核算方式间的关联性,进一步增加了企业经营成本。

(二)财务共享服务下管理会计信息化系统的构建

(1)FSSC模式下管理会计信息化系统的三大环节设计。一是手动输入和自动采集相结合的输入环节。大数据时代的到来,企业通过获取到的HTML、OEM等半结构化数据和音视频、图像等非结构化数据中往往隐藏着巨大的商业价值,若企业可以对该类数据进行充分解析并利用,便可对企业真实的发展状况作出全面客观的反映,并为企业管理者进行战略决策提供数据支撑。FSSC模式借助云会计和云计算技术,利用票据影像扫描系统和网络报销、电子报账系统对收集来的海量数据及时进行分析及处理,并将完成预处理的数据分门别类的存储在云端的不同位置,为数据使用者随时调用提供便利。云端化的数据库功能更加强大,在该数据库中管理会计信息化系统不仅预留了支持人工输入数据的端口,也可通过相应的数据接口进行数据的自动采集及输入工作,人工录入与自动采集相结合的输入环节可在特殊情况下进行人工干预。二是人工智能和数据挖掘相结合的数据处理环节。移动互联、图文转换及模式识别、大数据技术、数据挖掘、云计算及人工智能等技术的发展,在技术方面为FSSC模式下企业管理会计信息化系统的构建提供支持。统一规范的操作标准贯穿于数据识别、预处理、挖掘及存储整个数据处理过程中,进一步确保管理会计信息化系统实现相关数据的实时共享。在该环节中,首先对互不相关且杂乱无章的原始数据在相关性分类梳理原则的基础上进行深度决策分析处理,并最终将其转换为有用信息存储在财务共享服务中心的数据库中;其次借助相关服务支持软件和硬件服务器资源群构建财务共享服务中心云端数据处理层,并利用人工智能、商业智能及数据挖掘技术虚拟管控存储在数据库中的所有数据;最后为了方便管理会计工作的日常操作,需在统计分析及数据查询调用等方面结合管理会计工具的使用特点及优势。财务共享服务中心利用在线传输模式帮助各信息主体实现了双向或多向信息交互。三是财务共享服务中心各系统间数据输出环节。企业中财务共享服务中心的终端客户为集团企业外部财务共享服务购买单位及各管理会计责任主体。而财务共享服务中心作为集团企业的信息处理中心及云端数据资源池,数据库中的所有数据按照相关权限在各个终端实现信息共享,其中财务共享服务中心与管理会计信息化系统的无缝对接,便于企业管理者及管理会计信息数据使用者在两个系统之间进行数据交换、上传和提取等相关工作。此外,在财务共享模式下的管理会计信息化系统中,企业通过对规则逻辑进行提前预设定义来实现业财一体化的全面预算管理及多作业、多要素的成本管控。同时,借助实时动态交换和全程跟踪监控功能对各项财务、业务流程中的偏差进行及早修正,实现了对企业业务、财务流程过程的全覆盖、无死角的监控评价,为管理会计、预算工作与企业实际经营业务的协同融合奠定基础,进一步为企业管理者做出灵活务实、科学精准的经营管理决策提供数据及软件服务支撑。(2)FSSC模式下管理会计信息化系统流程设计。原有的财务管理模式中财务业务并没有实现统一管理而是散布在各个下属单位的不同部门,实际业务和账务难以做到完全一致,再加上独立的会计处理规则及封闭的ERP系统使各下属单位信息难以进行交互使用,导致信息孤岛问题时有发生。在当下互联网及大数据盛行的时代,传统财务管理模式中的信息数据无法满足企业管理者进行经营管理决策的需要,并在一定程度上造成了财务资源的浪费及基础业务处理压力增大等问题,制约了企业管理会计信息化发展的进程。鉴于此,为实现企业未来经济效益最大化,本文将基于财务共享服务中心的构建,并从企业利益全局及战略价值导向角度出发构建FSSC模式下的管理会计信息化系统。企业在建立财务共享服务中心后解放了部分常规工作的相关负责人,如将财务报表编制、应收应付管理和费用报销等工作从日常职能中剥离出来,而剥离出来的相关工作由FSSC进行自动化管理,所得数据通过集成化网络远程全部集中到云端数据资源池进行存储,可向集团企业的各下属单位实时提供基础性财务服务,进一步实现财务数据共享。在FSSC模式下的管理会计信息化流程设计环节中,应以企业运营目标及战略价值导向为基础,结合企业自身实际发展现状及主营业务流程特点,建立具有较大可行性的新陈代谢机制及奖惩机制;在产品研发、生产、仓储、销售等流程实现统筹兼顾,进一步增强在云计算、管理者及客户端三个层面的数据信息处理能力,并且在集团企业各下属单位制定一套完整的、环环相扣的管理会计流程,原有业务模式和企业管理现状是该流程构建的基础,其不仅可带动企业转型升级,还可为共享经济与企业传统实体经济融合发展助力。此外,在FSSC模式下管理会计信息化系统实际应用过程中,企业若涉及业务流程再造、责任中心划分和组织结构调整等内容,相关企业的管理者都应熟练的运用数据挖掘、人工智能及云计算等具有科学性、准确性的信息技术成果,将本企业重组并购和投融资等具体经营活动放置于财务共享服务中心中实施全过程、多方位的交叉控制。此后,将集团企业中各下属单位的关键信息数据以报告的形式呈现在财务共享服务中心的报告报表系统中,最终促使企业形成传输网络化与管理会计信息化相互影响、相互制约的企业管控有机体。根据图2所示,以业务报销流程为例,第一,财务共享服务中心票据岗在接收相关票据后,率先对该票据质量、条码等相关要素进行检查,检查完毕后根据票据类型进行分类整理;第二,通过影像扫描系统生成对应影像并根据票据条码进行自动分拣,随后将扫描影像上传至服务器,该流程中需要对票据进行单据审核及数据录入,其中票据审核工作需借助条码识别与原始票据信息进行确认,确认无误后归入电子信息档案中,最大可能的保证条形码识别、信息归档及财务审核三流同步,进一步促进电子化业务处理范围向其他部门的延伸。至此,业务部门相关负责人利用财务共享服务中心赋予的财务共享权限在输入相关指令后可随时在线查阅相关业务的电子票据及原始单据,信息数据与实际业务审核无误后,由业务部门主管借助在线传输模式将审核材料及审核意见全部传输至财务共享服务中心的云端数据库;第三,共享中心的财务人员接收信息数据后利用业务处理系统形成ERP发票信息,将业务涉及数据全部导入至ERP系统中,并作为账务处理记录在账务系统中备份存储,随后根据ERP发票信息向银企互联系统提出报销申请,银行在接收到付款申请时直接将款项达到报销申请人银行卡中,至此业务报销工作彻底完成,逐步在企业管理会计信息化系统内实现业财一体化。

(三)财务共享服务下管理会计信息化系统的优化

杜邦、福特等跨国公司相继提出FSSC模式后,我国也有部分企业开始构建FSSC,如海尔和中兴,与杜邦、福特等公司不同的是我国的公司在建立FSSC的基础上融合了管理会计信息化理论。就海尔集团而言,2006年该集团开始进行信息化建设并提出了“人单合一信息化日清”的理念,经过多年的发展,海尔集团的FSSC已由原来的会计核算系统扩展至管理会计信息系统,该系统在人员管理、财务管理、战略目标等方面对集团做了动态改革,并取得了较大成绩。鉴于此,本文借鉴FSSC模式下管理会计信息化系统在企业应用的成功经验。企业自身规模、组织结构特征以及业务处理流程等因素与财务共享服务下ERP、人力资源、决策支持等信息管理系统相互影响,并共同对企业管理会计工作的发展起到推动作用。FSSC借助互联网和大数据技术将企业业务活动中产生的业务财务数据分别提供给集团企业各下属单位的不同部门,并为其提供管理决策、财务管理及业务核算所需的共享信息。此外,在业务处理方面,FSSC将影像管理系统、会计核算系统、财务辅助系统、ERP系统四大系统有机结合起来,利用管理会计信息化系统进行财务业务处理。为保证财务业务处理的准确性,应对管理会计信息化系统进行优化,其一,在遵循FSSC价值取向及企业战略目标做到与原系统内容相互衔接的同时,遵循客观性与实用性协调统一的原则,确保企业内具备完成的功能模块。[1]其二,要求企业在管理会计信息化系统构建过程中保证系统的私密性及独立性,除此之外还要求企业借助虚拟及物理端口对接互通技术和XBRL等技术实现财务共享服务中各系统的协同运作,并通过优化企业业务流程及标准订立构建以大数据为基础的一体化信息系统综合体。其三,借助移动互联、数据挖掘、云计算及人工智能等技术手段把FSSC与企业内成本管控系统、客户管理系统及人力资源管理系统进行融合,进一步保证各信息系统中关键数据在FSSC中的整合,为实现业财一体、全企业财务数据共享奠定基础,此外,在战略决策制定方面还可为企业责任中心及管理者提供具有较高科学性、准确性及全面性的业财数据。

四、基于FSSC模式的管理会计信息化系统有效实施的保障措施

(一)树立正确的信息化建设观念

就目前而言,技术型和网络化产业逐渐替代传统的劳动密集型产业,企业关注的重点也转变为FSSC模式应用及管理会计信息化建设,其中企业管理会计信息化建设虽有政策、管理方法、管理工具等多因素的支持,但其自身的优势仍没有得到充分发挥,建设过程还是频频失败。究其原因发现,导致诸多企业建设失败的因素之一是该企业正确信息化建设理念的缺失,而企业管理工作需跟随时代发展变革过程中,需要管理层充分发挥带头作用,因此,为保证FSSC模式下管理会计信息化建设的顺利实施,企业管理层应率先认同管理会计信息化建设,起到一定的表率作用;结合我国企业目前发展特点,并根据自身企业管理会计信息化建设需求制定合理的系统规划,并对企业员工作出相应调整,进一步做到全员参与,从各角度、多方面完成管理会计信息化建设,推动企业内部管理方式变革及业务财务转型升级。

(二)保证管理会计信息系统具有良好的运行环境

良好的运行环境是FSSC模式下管理会计信息化系统建设并顺利运行的基础,良好的运行环境不仅需要内部构建还需外部支持。首先,企业管理者要协助各阶层明确自身在管理会计信息化系统建设实施上的具体责任,并在此基础上按照权责利相结合的原则构建企业责任中心,除此之外还应制定与之配套的奖惩机制,确保各下属单位、各职能部门能够协同运行;其次,在企业治理方面,规范业务流程根据实际情况对其进行流程再造,规范规章制度为管理会计信息化系统提供制度支持,从而实现业财一体化,从根本上提高数据的利用率及企业管理水平。

(三)强化信息安全的风险控制

大数据时代数据风险问题尤为重要,数据风险防范对财务共享中心及管理会计信息化系统的顺利实施具有重要作用,因此企业应对管理会计信息化系统中数据、应用、网络、设备等因素加强安全管理,确保信息数据的完整、保密和安全,最大限度的避免安全隐患的发生。在管理会计信息化系统设计阶段中,应在系统内部直接设置风险管理机制,并以此为基础确定风险指标体系,确保相关风险指标与企业数据进行对比后生成风险评估报告,相关负责人根据报告中存在的问题进行信息反馈,由具体部门找出偏差原因并提出解决问题的方案。在管理会计信息化系统运行过程中,首先,借助系统登录认证、网络加密等技术,从用户的角度加强信息监督,从根本上杜绝信息泄露现象的发生;其次,用户进入系统后,在数据访问阶段根据各下属单位各个不同部门的管理需要设置不同的访问权限,防止数据被任意查看;最后,加强硬件设备的日常维护和软件设备升级改造。

参考文献:

[1]陈利香.浅析新经济形势下企业财务会计与管理会计的融合发展[J].财会学习,2019(33):129-130.

[2]贺锦辉.基于财务共享对促进管理会计信息化建设的研究[J].中国商论,2019(19):177-178.

作者:史雅洁 单位:信阳农林学院财经学院

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