第一篇：高校教学档案管理问题

一.高校教学档案管理存在的主要问题

（一）档案管理意识不强

一些高校的教学和教辅人员，对教学档案工作缺乏充分认识，甚至于对教学档案的归档持抵触态度。有些人认为，教学科研成果是他们自己心血的结晶，自我保存得相当好，没必要归档;有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便等。有些院(系)在期中教学质量检查中，不按照教务处要求整理材料，造成了教学档案收集不够齐全完整，归档材料质量不高，严重影响了教学档案的建设和利用效率，从而也影响教育教学工作的顺利开展。

（二）档案管理制度不健全

高校教学档案管理工作应严格按照其基本原则，进行科学分类集中统一管理。近年来，随着国家《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了长足的进步。但就目前各高校教学档案管理的现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理，缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。如:有些高校没有建立规范的部门立卷制度;有些高校各基层部门没有指定专人负责文件材料的收集归档工作;有些高校频繁更换教学档案管理人员等。

（三）档案工作队伍不稳定

要做好档案管理工作，需要有一支比较稳定且业务能力较强的专、兼职档案工作队伍。教学档案产生于教学及教学管理部门，需要有既懂档案业务、又有责任心的人员来管理。但目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且这些人员更换非常频繁。

二.改进高校教学档案管理工作的措施

（一）提高对教学档案管理工作的认识

教学档案管理是教学管理的重要组成部分，学校必须把它纳入教学计划、规划、教学管理制度及其各级人员的管理责任制中，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。首先，学校有关领导应该经常过问教学档案工作，把教学档案管理列入学校的工作计划，在经费、人员、用房、办公等方面提供便利条件，定期检查和研究教学档案管理中存在的问题。其次，学校档案部门必须督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案，按照《教学类档案工作规范》要求，做好教学档案的整理、分类、保管。

（二）健全教学档案管理制度

由于认识不到位，致使档案管理部门缺少相对完善的、系统的管理制度。例如一些教学档案资料的收集，保管，借阅等都没有明文规定。因此，要健全教学档案管理制度，以适应高等教育发展的新形势。可考虑从以下几方面着手:明确登记制度(目的是及时掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落)，执行时限制度(强调及时收集，目的是确保归档文件材料齐全完整)，履行查对制度、移交制度、索要制度和督察制度等。

（三）打造高素质的教学档案管理队伍

要建设优质高效的教学档案管理队伍，首先要有正确的人才观，要大力做好档案人才引进、培养工作，以人才资源推动档案工作前进的步伐。比如，选拔优秀的高校档案管理专业毕业生，给教学档案管理队伍补充新鲜血液，优化队伍结构；加大在职档案管理人员的培训力度，通过召开交流会议、教育培训、学历教育等多种形式，提高档案人员的政治理论修养、业务水平以及现代管理能力，改善档案管理队伍的整体素质，为高校教学档案工作发展提供高优质人才保障和智力支持。（四）实现高校教学档案管理信息化实现高校教学档案管理信息化，是提高高校教学档案管理效率的必由之路。档案信息化是利用信息处理的自动化，达到档案文件的一体化管理，实现档案信息的高速检索，对文字、图像、音频、视频等不同载体档案进行数字化存储，以实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流，达到档案资源的互通与共享。

作者：宋美霞单位：河南省周口师范学院外国语学院

第二篇：高校新生档案管理存在的问题与对策

一、目前新生档案建立存在的一些问题

1.新生档案内容要求不统一，新生档案材料出现不齐全现象。新生档案的主要来源为中学提供的档案资料，主要反映学生在中学的基本情况和高考信息。随着高校招生生源的不断扩大，各种层次和方式的招录手段增加，学生逐步实行网上招生录取，使高校直接获得原始、基本的纸质档案材料较为困难。如新生在高中的毕业生登记表、成绩表、入党团志愿书、中学期间奖惩记录；在高考期间的高考志愿表、高考成绩、政审表、高校招生体检表等一系列档案资料不全，有的甚至连原始档案都没有，使高校无法建立起真正有效完善的新生档案。

2.新生档案转递方式不统一，新生档案材料出现遗失现象。目前转递档案主要存在有当地招办直接转递学生档案、中学直接转递学生档案，有的甚至违反相关的档案管理规定，由学生自行带档案入学的方式。档案转递方式的多样性和随意性，造成了档案保密性、完整性和真实性难以得到保证，严重的还造成档案的丢失，使高校无法掌握新生的真实资料，使高校学生档案的连续性严重脱节，使用人单位只能看到学生在大学期间的档案，而不能了解到学生在高中时候的情况，造成由零开始重新建立个人档案，无法保障高校学生档案的严肃性和真实性，严重影响学生档案管理工作的正常开展。

3.新生档案管理部门交叉重叠，新生档案管理不够规范。高校学生档案管理由于长期无明文规定，归档材料缺乏统一管理，归档部门未明确固定，造成各高校对学生档案管理工作的模式较多，重视程度也不一样。有些高校学生处、招生处、档案室、二级学院等在新生入学时都在接收档案，新生档案资料的收集和建立没有得到统一，使档案的内容参差不齐，无法真正反映学生的全面情况，造成学生档案在起步阶段就造成缺失。加之各部门之间对学生档案的频繁变更、交接，造成了高校学生档案无法正常进行管理，档案质量难以得到保障。

二、规范建立新生档案的措施

1.规范和完善学生档案管理制度。建立起规范、完整的学生档案，就必须依靠健全的规章制度。高校必须建立起一套包括由原始收集、整理、归档、充实、登记、移交等一系列环节组成的高校学生档案管理制度，保证学生档案材料产生过程的连续性，从学生档案的建立开始就按制度规范运作，一开始就建立起新生的完整档案，使学生档案立刻进入正常流程，使工作事半功倍。如长江师范学院就专门制定了学生档案管理办法，明确了学生档案工作岗位责任制，制定了学生档案的收集、整理、转递、查询等一系列的规范标准，使学生档案管理工作逐步实现制度化和规范化。

2.统一指定档案归口部门。由于过去档案传递方式的多样性和接收部门的不统一，使高校无法建立完善的新生入学档案。为规范档案传递的归口，应该指定一个部门来接收学生入学后转递的档案。如长江师范学院做出规定，将各省市招办或者中学邮寄的档案全部归口在招生处，由招生就业处统一接收各地转来的档案，改变以前多个部门同时接收的现状。招生就业处在发放入学通知书同时向新生提醒不准个人私自携带档案入学，如有新生自带档案入学的一律交予辅导员后统一再交到招生就业处整理归档。

3.明确新生档案收集内容。为使高校学生档案形成连贯性，使高校全面了解新生的个性品质、兴趣爱好、个人特长等，有的放矢地组织因材施教，就必须在档案建立之初就形成较为完善的内容。除要求有高考填报志愿表、体检表、高中学籍登记表、高中毕业生登记表、入党团材料等基本纸质资料外，还应把学生在中学时代体现出的综合素质，如专业特长的奖励、中学对学生的个人评价等纳入学生档案里作为高校学生档案建立的重要基础和依据。档案管理人员在收到转递的学生档案后，应认真核实档案袋的资料内容，按照标准化、规范化的方式对纸质内容进行逐一清理，规范建立起新生档案，并以此为基础，逐步收集和完善大学时期的各种材料，充实在基础档案中，形成完善的高校学生档案。

4.加强档案意识培训。有些高校档案管理员和学生没有意识到档案的重要性，造成新生从入学起，就忽视了自身档案的建立和完善，学生往往是在毕业之后，找到工作需要用档案时，才会关注自身档案，因而使大量有利于自身就业和发展的档案资料或中学档案因为没有及时收集归档而白白丧失了大量的就业机会。因此要加大教育和宣传力度，全面提高档案意识，加强对学生档案管理人员的培训，逐步提高全体师生对档案形成的正确认识，消除思想上的模糊性。还要通过与学生交流，让学生清楚新生入学档案的重要性，让学生积极配合学校做好自身档案的完善，形成学生与校方良性互动的档案完善机制。

新生档案的建立是高校学生档案管理工作的第一步，也是最关键的阶段，形成一套完善的新生档案传递、审查、收集、完善、形成的管理制度，将彻底改变目前高校学生档案管理工作较为滞后的局面，并能充分发挥高校学生档案的重要服务和促进作用，推动高校教育管理水平的提升。

作者：王琨单位：长江师范学院

第三篇：高校档案管理工作现状与发展

1、当前高校档案管理工作普遍存在的问题

虽然高校档案管理对高校建设和发展具有十分重大的意义，但目前高校档案管理中依旧存在一些比较突出的问题。

1．1管理意识薄弱，管理手段相对落后

我国高校的档案管理工作尚未形成统一标准，部分高校对新形势下档案工作的重要性缺乏认识。首先领导不够重视，从机构设置到经济投入上都难以满足高校档案工作发展的条件;其次教职工参与意识淡薄，导致一些文件资料不能及时归档，各科室档案存放分散化，造成档案积压甚至丢失，这些都一定程度上影响了整个高校档案的完整性;再次，高校档案管理工作存在着管理手段陈旧的问题，部分高校仍采用手工作业方式，劳动量大，耗时多。这些都在一定程度上制约了高校档案管理工作的发展。

1．2管理人员素质参差不齐，信息技术应用能力相对较差

目前我国高校档案工作人员数量基本充足，能够满足日常工作需要。学历层次较之以前也有所提高，基本达到本科或以上学历。但是档案专业出身、精通档案业务、熟练运用现代信息技术的人员较少，能对档案信息内容进行深层次开发利用的高素质人才更是匮乏。随着科技发展，高校档案室大部分配备了现代化的设施设备和管理软件，但由于缺乏相关使用经验，导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，不能实现档案卷级和文件的细化，没能充分发挥信息化技术对档案管理带来的便利。

1．3数字化建设发展滞后

高校档案多以纸质文件为主，档案形式较为单一，照片、光盘、录音、缩微胶片等数字化档案形式相对较少。随着网络技术、声像技术的飞速发展，高校档案数字化成为适应高校档案发展的大趋势。但是由于档案数字化是需要多专业配合、各部门协作的系统工程，由于领导认识不够、经费不足、基础设施建设不配套等原因，我国高校数字化档案的开发还停留在初期，在很多方面显得比较被动，制约着高校档案工作的正常发展。

1．4高校传统档案安全管理模式亟待改善

档案安全管理作为档案管理工作中重要的一环越来越受到重视，相关部门制定了一系列制度与监督检查方案。高校档案室配备了自动报警、防火、去湿、消毒等必要的档案安全保护设备和器材。对重要档案文件实行异地备份管理，防止档案资料的丢失。但是随着近几年档案信息化发展，原本的安全管理模式很难适应新发展的要求，数字化档案管理中存在的安全问题越发凸显。如:电子档案传输中的安全性，音像档案的有效性和合法性，计算机病毒，各种人为因素对档案信息的危害问题，这些都对高校档案安全管理工作形成较大的冲击。

2、提升高校档案管理工作发展策略

2．1增强管理意识，实现管理手段现代化

建立高校的档案管理工作统一标准，充分认识到高校档案管理工作的重要性。加强管理模式的创新就应该健全目标管理机制，制定档案管理目标，定期进行检查，并引进激励机制，将其与人事聘用和干部任免相联系，激活档案管理工作，开创新局面。转变管理手段，就要转变观念，加强管理手段的创新，就应该采用现代化的科学的管理手段，以网络技术和计算机技术作为工作平台，建立数字档案和电子文件系统，并实现资源共享。

2．2提高档案人员业务素质和信息技术应用能力

高校要将熟悉档案基本业务、适应档案管理现代化需要的复合型人才选配到档案管理工作岗位上来，为档案事业发展注入新的活力。同时为档案管理人员尽可能多地创造交流机会，定期组织参加专业技能培训和继续教育培训，使档案工作人员在掌握档案工作的法律、法规及档案管理专业基础知识，熟练运用档案管理工作基本方法和技能的基础上，积极学习现代信息技术，能够熟练运用现代信息技术开展档案管理工作，运用信息技术，挖掘信息资源，对各类档案信息资源进行深层次整合，建立各种档案数据库，以提高工作效率，优化服务质量。

2．3加快档案数字化建设步伐

要实现高校档案数字化建设这一目标，首先高校领导要认识到高校档案数字化的重要性，开拓思想，更新观念，在档案数字化建设方面，继续完善档案管理工作基础设施建设，加大资金投入，采购先进的计算机软、硬件系统，建立电子档案接收体系、传统档案数字化体系以及数字档案编目、存储、服务体系;完善档案网站平台的开发利用，实现档案信息资源的有效整合;同时还可利用已建成的数据库资源和网络设施为社会服务，从而获得一定的收益，弥补经费不足的问题，加快档案数字化建设的步伐。

2．4完善安全管理保障体系

加强宣传教育，坚持科学档案信息安全观，树立正确保障档案安全的思想。高校应严格执行国家颁布的有关信息安全的法律法规，制定相应的电子档案安全管理的标准与规范。坚持利用和保密并重的原则，加大档案网络化的开放和利用力度，增强档案信息安全和网络安全意识。特别针对数字载体档案的特点，应专门建立新型载体档案的借阅利用制度并严格审批手续。有效地应用身份识别认证、重要文件加密、病毒库更新防护、文件异地备份等安全技术，以确保档案信息的安全。

3、结语

总之，高校档案管理工作需要经历不断探索、不断革新、不断发展的过程，必须把满足高校的需求作为档案管理工作的价值取向，设立科学的目标，采取正确的方法，才能开辟档案管理工作发展的新途径，才能充分发挥高校档案管理为高校教学、科研和管理等工作的服务作用。

作者：冯秀清刘洋单位：黑龙江生态工程职业学院