一、档案工作的发展变化

1档案工作模式的变化

传统的档案管理工作主要是以本馆的实体档案馆藏为基础进行档案接收、整理、鉴定、保管提供利用和编研等工作,档案管理工作主要是人与实体文献的结合。新时期数字化、信息化时代的档案管理工作内容得到了极大的丰富和扩展,档案工作内容增加了档案信息资源的数字化工作、电子载体文档的接收、整理、保管、开发利用工作,网络信息资源的开发利用工作。新时期档案工作其工作模式主要是人与计算机的结合,现代化信息技术渗透到档案管理工作的大多数环节,档案管理人员借助于计算机和通讯网络来获取大部分档案信息或提供档案信息服务。

2档案工作服务方式、服务理念的变化

传统的档案信息服务是以档案馆为中心,以进馆查询本馆实体档案文献为主庄要是依靠手工检索、手工调阅、手工传递文件同一时间段一般只能服务于某一特定地履行了相关手续的用户。用户需求的满足单纯依赖于档案部门。新时期随着现代信息技术的迅速发展档案管理部门依托数字技术、网络通讯技术可以为用户提供多途径快捷、有效的信息服务河以多方面满足用户的信息需求。传统档案管理工作的重点是档案信息资源的保管维护、利用新时期,随着学习型社会的到来档案作为知识的结晶和信息资源在文化传承和发展方面发挥着重要作用,越来越被人们和社会高度重视。如何在有效保管、维护所掌握大量档案信息资源的基础上合理优化档案信息资源结构搞好档案宣传工作搞好档案编研工作深层次开发档案信息资源的价值适应社会大众全方位利用的需要转变档案信息服务的方式转变服务理念更好地为经济建设、精神文明建设服务已成为档案部门的重要任务。

二、档案管理的队伍建设

科技的迅猛发展网络通讯技术的广泛运用促进了知识的大交叉、大融合。新时期档案工作的发展变化对档案管理人才的素质、知识结构等提出了更高的要求。要适应社会的发展需求新时期的档案管理人才必须具备以下素质。

1必须具备扎实的档案专业知识以及与档案专业相近、相关专业的知识

档案工作属于专业性管理工作启有自身的特点、规律、社会职能。档案管理人员只有掌握扎实的档案专业知识在工作中遵循其特点、规律,才能做好文件的处理与控制,档案的鉴定与整理档案的保管与维护,充分发挥自身的能力把档案管理工作做好。从学科上讲档案专业与文秘专业、图书情报专业是相互独立的,但现实工作中特别是新时期科技的发展促进了知识的交叉与融合。随着社会的发展和信息技术的广泛应用在档案管理工作中文书处理与档案管理这两项原本相互独立的工作已逐渐合为一体。新时期要实现档案工作规范化、标准化适应社会发展要求档案管理人员除了具备扎实的档案专业知识外还必须具备与档案专业相近、相关专业的知识。另外档案管理人员还必须具备一定的本单位所从事的主要业务活动的专业知识,对本单位所从事专业技术活动的形成、发展规律有一定的认识,及时把握文件、档案活动情况适时进行介入和前端控制,以确保档案的真实性、完整性、准确性,以便更好地完成档案的搜集、分类、整理、编目为以后档案的管理与利用打好基础。

2具备较强的电子档案管理技能

办公自动化的普及,电子文件的大批量生产使得每位档案工作者既要完成传统的日常档案管理工作,又要应对电子档案的维护与管理工作。由于电子档案文件产生的环境、产生的流程、记录形式与传统档案的不同,以及社会对档案信息需求的不断增长,电子文件的管理、利用已成为档案管理工作中一个重要的新的领域。对此档案管理人员要深刻理解电子文件给档案管理工作带来的挑战,充分认识到电子文件管理知识在档案管理专业知识结构中的重要地位。档案管理人员必须具备一定的计算机管理能力和网络知识,掌握档案管理自动化知识,掌握档案检索语言以及信息存储技术掌握办公自动化有关设备的实际操作熟练使用业务软件,掌握新时期全面系统的档案管理策略和具体的管理方法、管理技能具备较高的人文素质和知识评鉴水平做好电子文件的管理工作合理优化档案信息资源结构适应新时期档案管理工作的发展变化。

3具有较好的沟通协调能力

档案管理部门的工作能否顺利进行开展,有赖于上级领导的重视和单位各部门的通力合作。上级领导CANGSANG对档案工作的重视和支持是做好档案工作的关键。一个单位的档案是由单位各个部门的档案组成。要想投放齐全的档案离不开单位各个部门的支持与协作这就需要档案管理人员与其他部门积极协作,使该归档的档案得到及时的归档避免造成档案的缺失避免给档案后续工作造成不便。档案工作人员良好的沟通协调能力,可以促使上级领导充分了解档案工作的详细情况,及时解决档案工作中需要上级领导协助解决的问题。档案工作人员具有良好的沟通协调能力河以在相关制度的保障下协调好方方面面的关系达到对单位各部门档案管理的协调统一,促使档案管理部门与档案形成部门建立起双向有效的沟通渠道,在协商和共识的基础上落实文件全程管理,促使档案管理部门在档案工作流程中积极地适时地进行前端介入和控制将电子文件整个生命周期纳入统一的管理,以确保档案形成的真实性、准确性、完整性,共同提高档案工作的效率。

4具有较强的学习能力

新时期科技的迅猛发展,使档案管理工作成为一项知识不断更新且实践性、操作性很强的工作。档案管理人员只有具备较强的学习能力,学习掌握先进的档案管理手段往意对日常工作进行总结与反思并从多角度分析档案工作中存在的优点与不足,运用所学知识对工作实践进行指导并从中不断地总结经验教训,才能进一步完善自身的知识体系,进一步提高自己的管理技能。新时期是一个学习型社会和终身教育的时代具有较强的学习能力,才能不断拓宽自己的视野,围绕档案工作的热点、难点、专业领域的前沿动态,及时捕捉新的知识信息深度挖掘集思广益,通过思想的碰撞汇聚档案工作发展的新思路提高创新工作的能力,才能敢于在工作中实验新方法、新技术,加强档案管理与运用开辟档案管理发展的新途径。

作者：常磊单位：山东省泰安市高级技工学校人事处