【摘要】本文针对当前流动档案管理中存在的问题,进行了分析与思考,提出了可行的解决问题的办法。

【关键词】流动人员档案管理思考

流动人员档案管理工作,随着流动人员数量的增长、人才流动速度的加快以及人才流动方式的增多,越来越成为人才服务机构和档案管理部门迫切需要引起重视并加以解决的突出问题。适时妥善解决这一问题,有利于流动人员在不同行业、地区之间实现无障碍流动,极大地克服人才流动过程中不必要的社会消耗,也有利于提高人才社会化评价效应,加快形成行之有效的人才评价机制,并使人才服务机构在为广大人才服务的过程中形成服务标准,提升服务水平。

1存在的问题

从近几年流动人员档案管理情况看,流动人员的范围在扩大,数量在增多,流动人员档案数量增加较快,来源渠道较复杂。但政府人事部门人才服务机构的档案管理远远没有及时跟上,存在着较多问题,主要有:

1.1档案管理缺乏权威性

中共组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》明确县以上人才流动服务机构为流动人员档案管理机构。但在实际执行中,许多三资企业、民营企业等中小企业擅自接收、保管人事档案的现象比比皆是,甚至有些用人单位还把保管人事档案作为限制人才流动的有效手段。特别是对于大中专院校毕业生,由于就业市场竞争需要,人事、劳动、教育等部门都还保留着一部分档案管理事务,民间人才(劳务)中介机构大量存在事实上的保管、流转档案等违规行为。可以说,政府人事部门人才流动服务机构在流动人员档案管理上的权威没有真正树立起来。

1.2档案管理缺乏时效性

由于社会环境因素,人档分离、人户分离现象广泛存在,人事档案不能及时有效地跟随流动人员流转,人事档案管理单位之间缺乏有效的联系通道,进入渠道宽,但流转渠道不畅,死档多,活档少。特别是大中专毕业生的人事档案,除少量档案能随毕业生进入用人单位或所在地人才市场外,有的院校规定由本校保管一年或两年,有的院校委托所在地人才机构保管或直接寄回毕业生原籍教育部门,有的院校由学生随身携带,造成毕业生档案管理上的混乱无序。一旦需要人事档案,相当多的毕业生不知道本人档案存于何处,如何办理流转手续。

1.3人事档案缺乏可用性

流动人员档案主要是大中专毕业生档案,形成于学校,主要是入学材料,学籍记录和毕业生登记表,只能记载学生阶段的有关情况,毕业工作后所从事的实际工作、工作能力、表现、成绩以及成长过程,则缺乏真实有效、全面及时的记载。对于流动人员,哪些材料应进入个人档案,通过何种渠道进入个人档案,档案材料需要达到什么目的,起到何种作用则往往不知所以。档案的可用率不高,可信度不够,实际利用率非常低。

2原因分析

分析造成以上问题的原因,主要有如下几点:

2.1人事制度的变化造成社会重视程度降低

我们现行的干部人事制度是在计划经济体制下形成的,个人与单位是人身依附关系,个人档案由用人单位建立、补充并经过严格的渠道流转。随着干部人事制度改革的深化,个人与单位的工作关系发生了深刻变化,除公务员外,事业单位实行全员聘用正在实施,编外聘用、临时聘用、特定工作聘用、人才派遣等新的用人形式正在出现并蓬勃发展,三资、民营企业等非国有经济成分在经济总量中构成的比例越来越大,用人方式更为灵活,形式更多样化,原有的人事管理的内容、管理方式及社会作用在市场经济条件下,在新的经济成份主体中,显得明显不适应,甚至有人认为流动人员档案可有可无,可用可不用。

2.2人事档案的作用在就业辅导中未得到重视、宣传

广大流动人才特别是大中专毕业生对于我国人事制度和人事档案缺乏了解,是造成个人对档案不关心、不重视的重要原因。广大流动人才对于自身档案的作用,建档的要求不甚明了,认为那是组织人事部门或人力资源管理部门的,参与性、主动性不够。在工作中,我们经常遇到流动人员要求人才中心出具这样那样证明,办理这样那样手续,但当我们查阅档案资料时,却发现该流动人员未报到,未登记,无记录,无档案。向其解释有关政策,办事程序,有些流动人员往往表示不理解,太麻烦,甚至认为是人才服务机构官僚作用,有意刁难。

2.3有关单位档案管理政策措施不一致,造成流动人员档案管理标准不匹配

一是组织、人事、劳动、教育等部门对档案管理的内容、标准、时间、职责的要求相互不统一,人才市场与劳动力市场、大中专毕业生就业市场相互不能贯通。二是没有建立统一的人才评价机制,流动人才特别是大中专毕业生,在不同的市场机制下有不同的人才评价标准和人事档案管理要求,档案材料不能匹配兼容。三是流动人员档案流动机制不畅通,不同的单位,不同的地区,对流动人员档案的要求不一致,因而在档案的相互流转过程中,转出方认为材料合格齐备,接收方认为不合格,不完备。接收方认为是必备材料,但转出方认为不需要提供,造成流转过程中不必要的社会消耗。

3解决问题的办法

针对流动人员档案管理中存在的问题,笔者建议:

3.1人才服务机构要强化职能,弥补职能缺失

中组部、人事部已就流动人员档案管理范围、职责做出了明确的规定,政府人事部门的人才服务机构应加强宣传力度,增强工作的主动性,树立自身在流动人员档案管理工作中的权威,同时要根据流动人员档案管理特点,出台相关配套政策和管理措施,使流动人员档案管理有标准、有程序、有制度,增强流动人员档案管理的透明度,可信度,提高利用率,从而发挥此项工作的社会效益。

3.2各级政府要加大投入,提高档案管理水平

各级人才服务机构是公益性的事业单位,流动人员档案管理既不能以盈利为目的,又要为广大人才提供优质、方便、快捷的服务,公共财政就必须加强对此项工作的投入。要按照档案管理法律法规政策,抓好档案硬件建设,改善档案管理条件。各级组织人事部门要重视流动人员档案管理工作,加强检查,督促。可以通过开展达标、晋升等级、奖惩等措施推动工作。要加强档案管理人员队伍建设,克服临时观念、非专业观念,选调政治素质好、有奉献精神的人员从事档案管理工作,享受专业技术职务工资补贴。

3.3加强流动人员档案工作力量的整合

教育部门和有关高校要在毕业生就业辅导中加入相关社会知识培训,使毕业生了解我国的人事制度、档案制度、户籍制度,顺利跨出校门,融入社会。消除人才市场、大中专毕业生就业市场、劳动力市场之间的体制性障碍,使流动人员档案在不同的市场环境中即具有不同特点,又相互融合贯通,充分发挥流动人员档案的社会作用,使全社会特别是流动人员重视档案,相信档案,自觉需要、自觉运用档案。

3.4严格执行档案法规,规范管档单位行为,提升档案管理水

各级组织、人事、劳动、教育部门要对各级单位管档人员进行培训,加强道德修养,提高管理业务水平,按照《档案法》和中组部干部人事档案目标管理要求,做好各项档案管理工作,对纳入流动人员的人事档案不拿、卡,扣,更不能借档案保管的权力,进行打击报复。该放入流动人员档案的档案材料一定要放入,该向人员人才服务机构转移的及时转移,管档单位和管人人员要本着以人为本,为流动人员和其人事档案负责的精神,齐心合力,齐抓共管,把流动人员的人事档案管理工作切实落到实处。