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电子档案管理工作对策

电子档案管理工作对策

一、电子档案具有的优势

(一)在资源与成本节约方面的优势。

传统的档案需要大量的人力、物力来管理。然而,随着科学技术的发展,归档、分类、信息利用变得更加轻松,立卷归档、检索查找不再困难,工作人员的劳动强度也得到了减轻。传统档案管理需要大量的人力记录、整理和分类,当有更新或变动时,更是劳民伤财。电子档案的管理只需要持有人将电子档案数据通过U盘等载体直接交给档案管理工作者,有效提高了档案管理工作的归档、变动、更新、调取和维护效率。传统的档案储存在档案室中,这就要求严格的防火、防潮、密闭。严格的环境要求增加了储存成本,电子档案不需要具体的档案室,而是使用虚拟的网络空间,这大大地节约了成本。

(二)在安全管理方面的优势。

基于纸质档案本身的特点,传统档案在运输或更新时很容易丢失损毁。电子档案由于其可备份的能力,丢失损毁的几率大大减小,且在长时间存储过程中也不易出现失真和损毁现象。因此,在安全管理方面也更具优势。

(三)对于满足使用者多样化需求的优势。

在时展和科学技术进步的条件下,档案工作的服务对象不再只需要查看文字档案,还需要一些图片、音频、视频的资料,传统档案已经无法满足这些需求。电子档案由于拥有多种多样的信息形式而逐渐被越来越多的人接受。随着社会发展水平和人们生活水平的提高,档案需求逐渐显现出多样性,这就要求我们应加强电子档案的管理,更好地满足档案使用者的多样化需求。

二、做好电子档案管理工作的对策

(一)有效整合电子档案资源。

要制定完善的档案利用审批制度,使用者使用档案时,必须由相关部门进行审批。档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动,使档案收集更为及时,保证电子档案的及时更新,更好地满足电子档案利用者的需求,并做到电子档案利用和纸质档案利用互补,通过整合档案资源来创新档案管理模式,实现电子档案需求利用质的飞跃。

(二)合理保护电子档案安全。

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化,导致了利用工作的复杂化。因此,切实做好电子档案的安全性保护工作至关重要。必须提高电子档案持有者和管理者的责任心,培养认真负责的工作态度,加强对档案管理工作人员的管理,从思想上认识到档案管理工作的重要性,从技术上确保档案管理工作的安全性,采取有效的保护手段,在电子档案得到利用的同时也要保护电子档案的安全,既能使电子档案信息最大限度的被利用,又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

(三)规范电子档案利用制度。

建立健全电子档案密级管理制度,根据电子档案内容的密级层次进行有效管理,对于内含密级信息的电子档案一般不宜提供拷贝,通讯传输应使用有效密匙,直接利用浏览过程也应加以监控。确保重要信息完整,电子档案和纸质档案同时提交保存归档。

三、电子档案管理工作中需注意的事项

(一)建立合理的档案使用规则。

根据利用者的情况采取合理的档案使用规则,依据电子档案内容的密级层次,进行有效地管理。档案部门向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时,也可以向这些用户提供打印件或缩微品。一般情况下,对于内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供利用,对于提供拷贝的制作,必须在有效监控下进行。

(二)强化对保密文件的管理。

采用通信传输或直接利用等利用方式时,对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密钥进行定期或不定期地更换。系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动进行相关记录,作为对利用工作查证的依据。利用的系统应有较强容错能力,避免由于失误所带来不可挽回的损失。

作者:王丽娟 单位:哈尔滨市呼兰区呼兰社区卫生服务中心