摘要：我国城市化进程的高速发展，使得城市建设中的房屋、道路桥梁以及其他基础设施建设项目的数量急剧增长。而城建档案作为城市发展的重要参考资料，传统的纸质档案管理形式已经跟不上信息化时代的潮流，同时也无法满足使用需求。在信息时代下，信息技术将会成为城建档案管理转型升级的重要方向。在信息技术的支持下，数字化管理模式将会成为城建档案管理新形态。但是城建档案数字化管理过程也会产生新的问题需要引起注意并积极应对，以期为城建档案数字化管理打好基础。

关键词：城建档案；数字化管理；完善建议

一、城建档案数字化管理概述

城建档案数字化管理就是通过扫描仪、计算机等图像采集设备，针对纸质原始城建档案资料进行信息的完整收集，从而形成可以被计算机系统所识别的文件类型，然后再存储到硬盘、光盘等信息载体中。其可以提升城建档案管理效率以及进行更加便捷的资料查阅，并且通过网络可以将城建档案信息实现资源共享。随着城市化建设的发展，城市建设规模更大，空间分布、功能布局愈加立体，所涉及到的城建档案资料也更加复杂，数量体量不断攀升。如果仅仅沿用纸质档案管理方式，则很难满足城建档案发展的需要。而且传统的纸质档案管理方式不仅需要大量的人力作为支撑，而且在纸质档案保管、查阅方面存在诸多不便。目前尽管城建档案数字化管理已初步取得成效，并形成了较为科学化的管理体系，但是在城建档案数字化管理过程中仍然面临一定的阻碍。

二、当下城建档案数字化管理存在的主要问题

（一）城建档案管理人员的水平有待提升。城建档案数字化管理后，传统的档案管理人员根本无法满足数字化管理的要求。随着城建档案数字化管理的发展，必须要在原有的档案知识架构上增加信息化知识体系，更要具备计算机、网络应用等基本知识。但是目前城建档案管理人员距离数字化管理所需要的人才存在一定差距，一旦计算机系统或者软件出现问题则很难及时进行解决。另外，如果欠缺对网络信息的甄别与筛选能力，缺乏网络安全防范意识，就很容易埋下安全风险，从而对城建档案的信息安全形成极大的威胁。

（二）城建档案移交过程的问题。城建档案的形成主要是从建设工程档案资料开始，建设工程档案资料是施工环节的完整记录，也是城建档案形成的基础内容。建设施工单位根据相关政策要求，对工程档案进行严格的编制与移交。但如果某些建设施工单位对档案编制缺乏重视，或者是部分人员档案管理意识不强，就容易造成移交给城建档案的质量较差。甚至某些城建档案资料是当建设项目完成后再进行收集与编制的，所以其无法将工程建设的实际情况进行反馈，严重破坏了城建档案质量与完整性。另外，建设施工单位对各类档案资料没有做到及时整理、档案管理人员频繁更换、管理不当造成档案遗失等情况都会影响到城建档案的移交周期，不利于城建档案收录的及时性。

（三）数字化管理软件与硬件的制约。城建档案数字化管理需要软件与硬件的支撑。软件主要指城建档案数字化管理过程中所需要应用的平台，通过在该软件平台上可以完成城建档案的数字化存储、查阅以及共享等功能。而硬件主要指城建档案数字化管理过程中的计算机、扫描仪以及复印机等，通过上述硬件将纸质档案转化为数字化档案，然后再存储到计算机设备中。目前，城建档案数字化管理过程中主要受到软件与硬件的制约，多数城建档案数字化管理过程中仅仅配置简单的计算机设备硬件，对于扫描仪、复印机或者其他的硬件设备配置不够完善。而软件方面的情况就是城建档案数字化管理过程中一直沿用传统软件，对软件不会进行及时更新，无法保证软件的先进性。

（四）数字化存储面临多样化的安全隐患。当城建档案数字化后，所有的资料会以电子文件的方式存储到计算机中；而当下许多计算机软件的应用需要通过网络连接，网络连接情况下数字化档案的安全性以及信息存储本身的安全性隐患都会存在。比如，计算机病毒的攻击会使得整个城建档案数字化系统出现瘫痪的情况，最终可能会造成城建档案资料泄露，或者由于其他物理条件导致硬盘损毁也会影响到数字化档案的安全。

三、城建档案数字化管理的完善建议

（一）培养具有综合素养的城建档案管理人员。城建档案数字化管理不仅需要具有档案专业知识，还需要具有计算机信息知识。因此需要城建档案管理人员必须是复合型人才。针对城建档案管理人员进行专业培训，提升数字化能力；加强城建档案管理团队的交流，学习先进的城建档案数字化管理经验，取长补短，不断拓宽数字化档案管理的思路；优化城建档案数字化管理模式。另外，城建档案管理人员自身也要认识到数字化管理的重要性，积极进行转型升级，通过网络利用与查询，运用网络资源搜集相关资料，学习城建档案数字化软件以及应用的操作，为城建档案数字化管理的建设提供重要的人力资源保障。

（二）重视与强化档案资料收集整理的规范性要求。首先要明确城建档案归档要求，根据相关文件严格规范与精细化建设工程档案的移交范围，制定标准规范。其次是将归档流程进行规范化、标准化，建设单位必须承担起建设工程档案移交的主体责任，严格根据制度要求落实归档内容质量以及时间。最后将信用评价体系与建设工程档案归档情况进行有效地结合，对建设单位工程档案移交过程当中所出现的各种行为进行记录，通过信用评价体系进行管理，为城建档案数字化管理营造良好的环境基础。

（三）提升城建档案数字化管理软件与硬件水平。首先应优化存储体系架构，提升软件水平。基于城建档案数字化管理过程当中电子文件体量的考虑，建议构建网络存储服务器用于电子文件信息的存储，为城建档案数字化提供一套安全稳固的文件、数据保存高性能、高可靠与低成本的系统应用。其次是对硬件的强化，加强计算机等相关设备的建设。例如，城建档案数字化建设中需要配置高端电脑作为系统终端，并且具有高分辨率，确保档案资料可以清晰完整地进行查阅与下载。另外，需配置高品质的扫描仪和打印机，力求真实全面地输入城建档案资料，实现纸质化无阻碍地向数字化转变。

（四）提升城建档案数字化管理系统的安全性。首先要强化城建档案数字化用户权限设置，用户只能对城建档案数字化管理具有查阅的权限；对查阅人员的相关操作记录进行备忘记录，有效防止人为的非法操作，对城建档案数字化信息进行破坏与泄密。其次要构建防火墙，购置专业的杀毒软件。防火墙是拦截黑客访问的重要屏障，结合城建档案数字化管理的实际要求可以选择合适的防火墙。另外，定期通过正版杀毒软件对整个计算机设备进行杀毒操作，定期升级更新病毒库。通过以上措施确保数字化信息的安全性。

参考文献：

[1]张新揆.城建档案管理数字化问题的思考[J].兰台内外,2019(5):15-16.

[2]田学.城建档案管理数字化建设问题的思考研究[J].办公室业务,2019(7):51.

[3]孙伟.关于城建档案管理数字化建设问题的思考[J].国际公关,2019(12):201.

作者:陈晓 单位:广东省地质调查院