1城建档案概况

城建档案归属科技档案，是在行政辖区范围内进行建设的施工、管理等活动中形成的应归档保存的图纸、文字材料、照片等技术文件材料的总称。具体包含工程交易登记、项目立项、招投标、工程及用地规划审批、消防设计、图纸审查、防空地下室核准、安全质量监督资料；土地使用证；工资保障金存款证明；企业、人员资质；施工、监理、勘察、设计等合同；市政、园林绿化、环卫验收资料；工业、民用建筑验收备案等。城建档案是城镇建设的真实反映，包含城镇建设的许多方面，具有综合性强、涉及面广、内容庞杂、整体性强等特点，具有提供利用，服务群众；对建设工程实行同步管理监督，服务于城镇建设等社会功能。

2当前城建档案工作存在的问题

2.1重视程度不够

许多城建单位领导认为档案工作不在业绩考核范围内，非重要工作，干好干坏都无所谓，因此在人力、物力、财力都未给予足够支持；很多档案员认为只要保管好档案，保证不丢失、能基本满足内部调阅，应付上级检查就算做好档案工作，因此档案管理常常变成直接装袋上柜堆放了事。

2.2管理水平偏低，管理制度不健全

许多城建单位未设置专门档案管理部门，各科室各自管档，档案得不到集中统一管理，有的档案甚至直接由业务人员兼职管理。档案人员队伍参差不齐，大部分非档案专业，甚至未曾经过培训即上岗，由于缺乏系统学习，对档案的管理业务不专业，以至于档案归档不科学、不规范，甚至不达标。档案的收集、保管、利用等制度不健全。城建单位大多并未设立完善的档案管理制度，交档即归，未交不交均不管不顾，归档档案参差不齐。档案的销毁甚至保密都由领导说了算，什么该借阅什么不该借阅，未形成统一意见等这些都是依靠经验而非制度管档的表现。有的尽管有制度但由于缺乏监督，管理松散、落实不到位或得不到有力的保障。

2.3设施配套不到位，信息化建设滞后

许多单位未设定专门档案室，库房、阅览室与办公室常同为一个房间，且未备有吸尘器、温湿度计、防潮剂等，不具备保管档案防潮、防霉等最基本要求，容易造成档案虫蛀或霉变等情况；硬件配置差、信息化滞后。有很多城建单位由于经费紧张，现代化设备采购有限，信息无法处理，档案工作仍处在传统纸质管理方式上，未形成有效的电子化档案。同时，城建管理网络化过程中，人员投入有限，缺乏综合素质较高的工作人员，数据库的建设无法满足利用需求。档案管理难以实现信息化操作、资源共享等。由此可见很多城建单位的档案工作仍处于停滞阶段，档案得不到很好的开发利用，档案的价值难以展现。

3解决当前城建档案工作中存在问题的对策

3.1争取领导的重视与支持，建立健全管理制度

争取领导支持，加大投入。城镇档案记录着工程建设基本情况及行政审批流程，也为行政决策提供有利的参考依据，各级领导应给予高度的重视与支持，要将档案工作纳入单位规划、年度计划、工作日程，列入考核内容。同时，加大资金投入，引进先进技术和设施，设立专门机构集中管理档案，努力争取工作人员编制，配备热爱档案工作、具有扎实档案专业知识人员任专职管理人员，科学研发电子档案管理系统。建立健全各项管理制度，完善监督与激励机制。根据单位发展特点与工作实际，建立科学规范、全面完善、有约束力的规章制度，确保档案工作朝法制化、制度化、规范化方向前进。同时，完善安全监督机制，正确处理利用与保密关系。在确保信息安全前提下合理利用档案。建立灵活有效激励机制，强化内部管理，充分调动工作人员的积极性，全面推进建设管理档案事业的创新和发展。

3.2增强综合素质，强化归档意识，提高服务水平

档案员要定期或不定期通过专业知识继续教育、学术讲座、技术交流、自学等学习档案管理、工程建设、计算机网络等知识，不断增强自身的综合素质，提高工作效率，从而更好地为人们提供满意服务；同时，档案员要转变工作思维，变被动等待为主动了解、引导。如积极与档案形成单位沟通联系，虚心学习了解有关工程施工步骤、工序和审批流程，深入基层，服务一线，向工程报送资料员宣传档案政策，指导窗口业务人员严格按照相关规定审核接收资料，从根源强化归档意识，把握好建设档案质量关，确保档案的完整性和准确性。城建部门要不断挖掘城建档案的价值，让死档案变成活档案，运用新技术新手段不断拓宽档案服务利用渠道，让群众苦于查档变为快乐用档，如此从根本上提高全民档案意识，促使人们主动利用档案。

3.3完善软硬件配备，加快信息化建设

配置完备的软硬件设施，为信息化建设提供基础保障。实行库房、办公用房、阅览室三分开，配备电脑及档案管理系统软件、扫描机、除湿器、温湿度计等。保持档案库房清洁、明亮、通风，达到防尘、防潮、防虫、防腐、防高温等。提高信息化管理水平，加快现代化进程。档案员要着力加强档案信息化意识，提高档案管理的效率，积极开展信息化的各项工作，促使档案信息化建设快速有效地开展。具体做到：转变传统观念，推进传统载体档案数字化，逐步实现电子档案的接收、管理、利用等；利用现有各办公系统，完善档案管理信息化，逐步实现各系统间数据的有效对接，促进资源共享；以现代信息技术为依托，创新服务形式，借助微博、微信等平台，将档案数字化，通过网络传递形式提供给人们群众，从而实现信息及时提供，资源共享。

4结束语

城镇建设的飞速发展，带动了城建档案的发展，但城镇建设的综合性、复杂性决定了城建档案工作涉及面广，工作量大，同时随着人们对信息需求的增长，档案工作面临着新旧挑战。当前我们的主要任务是针对其存在的问题提出有效的措施，并在实践中不断完善，以便更好地服务人民群众。

参考文献：

[1]李青涛.谈城建档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江史志，2015.

[2]叶永清.当前建筑行业档案管理工作存在的问题及对策[J].城建档案，2015年第3期.

[3]张静.行政审批业务系统与档案管理系统数据交换及共享利用研究[J].中国建设信息，2015年第9期.

作者：陈志珊 单位：开发区住房和城乡建设局