一、城建档案管理的现状

随着社会发展的进步，人们的信息意识、法律意识已大有提高，城建档案管理工作作为城市管理、社会管理的重要组成部分，不仅为城市规划、城市建设、城市管理提供了重要的决策依据，还为社会经济提供直接有效的服务。城建档案在经济事务中的利用率相当高，工程项目中，总包分包、分包再分包的现象常有。这种现象容易引起经济纠纷，甚至有建筑工人付出的劳动，却拿不到工资，原因是建筑工人没劳动行为事实的依据资料。笔者在工作中就接触到这样的案例，在施工商拒付工资后，建筑工人最终通过工程档案的手签作为有力的依据，而赢了官司，拿到了自己劳动的成果。另一方面，分包工程在工程资料形成中也应体现分包单位的公章或项目章，以确保获得自己的劳动成果而具有的依据。因此，确保城建工程档案具体法律效力，具有重要的社会意义。城建档案的法律效力，与建设工程资料在形成过程中的责任主体的签章是息息相关的。笔者在城建档案行业工作超过二十五年，实际工程中遇过种种形式的在公章、签名问题上的造假现象，特别是工程资料形成中的施工员、质量检查员、专业技术负责人、各单位项目负责人、监理工程师、总监理工程师等的签名问题，往往代签的不少。主要原因是城建工程资料量巨大，在资料形成和报审报送过程中，许多工作人员图方便省事，不想多跑几趟，就代他人签名。近十年工程档案资料形成的内容更细化、更标准。每幢楼宇形成的工程档案中的土建、装修、给排水、电气、消防、通风空调、燃气、智能等各专业工程施工过程记录通常共约有800张，各种专业竣工图通常共约有100张。整个工程项目累加起来通常有约800~8000张施工记录资料及约500张竣工图，工程档案形成要求二套以上，文档形成数量则加倍增长。档案作为依据是应该签章手续完善才能起到依据、法律效应，纸质档案形成中，要求结论及签名必须手签，大量资料需要盖章、签字，由此带来了两点管理问题：1、人力资源成本上升。需要更多人整理维护档案。2、占用较多的库房空间。

二、电子文档归档的现状

1、普遍采用扫描形式文档归档城建各管理部门、各建设参与单位形成的工程电子文件，基本是扫描件形式归档，主要原因，通过数字设备及环境生成，以数码形式形成的工程电子文档，几乎没有认证的签章，从档案依据性的角度是没法律效力，只能通过文件实体纸质档案签章再扫描，在档案利用中才能体现签章的依据性（扫描件与纸质一致）。但扫描件谈不上真正的电子文档，经扫描的文件在计算机中只能是位图或者矢量图等图片格式，不能提取元数据，不支持在档案文本内容搜查。在信息利用、信息共享方面是最大的缺憾。且扫描的图片文档存储体积大，占大量存储空间，导致存储成本非常高。只有通过电子签章结合的电子文档，才能更好解决接收原始的电子文档，而不是扫描件。

2、收集电子竣工图难度大电子竣工图与纸质竣工图有部分不一致是普遍性，加上无电子签章，只能接收扫描的电子竣工图。每项工程从施工图到竣工图阶段，基本都有修改的现象，但设计单位大部分只出设计变更通知，也没在原施工图上作完整的修改，而施工单位通常没技术力量在电子施工图上修改为电子竣工图。建设部应如电力工程般规定，竣工图由建设单位负责组织原设计单位编制工程竣工图，那么电子竣工图结合电子签章是最规范、最准确、最实用的电子竣工图。况且建设单位与设计单位签订合同时，应明确设计单位负责电子竣工图的编制，以使归档的电子竣工图与实物相符。

三、电子签章技术

不同于4G、物联网等近几年炒得火热的概念，电子签章在日新月异的IT技术浪潮中，并不是一个新面孔。早在2005年，我国就颁布实施了《中华人民共和国电子签名法》。其中，第三章第十四条的内容是：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。正是这一法律，使得电子签章技术在我国蓬勃发展起来。经过多年发展，电子签章在我国电子政务领域依然普及。许多地区建立了统一的电子公文交换平台，各级政府和下属职能机构在平台上进行办公办文的工作。同时，越来越多的企业开始认可电子签章的法律地位。笔者认为，电子签章是解决前文中城建单位各个问题的一个重要技术和实践。

四、城建档案电子签章的建设思路

电子签章的第一个问题，在于对签章的加密与验证。因此，应该有一个部级的权威的建设电子行业认证平台对工程建设管理的相关单位、工程档案制作单位统一发放和验证电子签章，确保各个单位之间盖电子签章的文书资料在电子交换过程中，受到法律保护。

1、城建档案云计算平台建设

（1）为了城建档案相关行政管理、企事业单位能快速地、不受地点限制地进行城建档案相关业务工作，电子签章服务机构应当建立一个云服务平台，为各用户快速实时地提供签章制作、盖章和验证服务。

（2）为城建档案电子签章工作顺利运行，城建档案云平台应整合城建档案电子化管理的流程，在平台上建立文档生成、编辑、导出、打印等功能机制。用户使用云平台提供的电子化文档模板，填写后即是符合格式的城建档案电子版。在此基础上，用户对文档进行签章，并能对文档进行批量签章，节省工作量。对于平台上的已签章文档，打印或者导出时，既可以包含签章，也可以不包含。由于文档是在云平台创建的，云平台中一定有一份该资料的电子版，确保资料收集完整、持久保存。

（3）这一套云平台的用户主要包括政府城建档案管理职能部门、建设单位、施工单位（包括分包和转包单位）、监理单位、设计单位、勘察测绘等各企事业单位的所有职能人员。云平台系统中能建立多个管理、企事业单位。个人账号根据实际情况，可挂在某个单位下，也可不属于任何单位。系统支持用印的权限管理，谁在什么条件下能对什么文件用印。实际运行中，由企业自行进行权限管理。

（4）关于在线电子盖章的业务流程，应使系统支持“同一份文档，多人异步盖章”。在计算机技术中，“异步”是指若个不同动作的进行相互独立，互不影响，相互之间不需要等待对方完成或者确认后才能进行。比如说一份A文档上传到云平台后，多个相关单位可以各自安排时间登陆云平台进行盖章。

（5）为真正完全实现城建档案电子签章的普及无死角，应落实到每一位工人都能在电子资料签名。但由于工地的客观工作条件，不可能每个现场工作人员都配备电脑。因此，应当考虑在移动设备上实现电子签章功能。主要形式是开发一个手机客户端软件，与城建档案云平台对接。其主要功能应包括在线的收发电子城建档案，电子盖章和签章，签章的认证等。

（6）通过用户加密权限使用，再加上经电子签章后的电子文档是不能修改的，可达到档案保密、控制档案造假问题。如果单位或者个人需要调取某个文档或对其进行签电子章，须文档制造者在云平台进行授权。为了提高办理效率，应该能批量授权。

2、软环境建设

（1）目前，房地产行业的信息化程度并不如制造业、物流行业那样高。业内部分人员不理解信息化对提高生产力的意义，或者抗拒信息化带来工作方式工作流程的变革。因此，需要通过大量宣传，花大力气在建设单位、施工单位和监理单位、设计单位、测绘勘察、建设管理部门等单位身上进行电子签章的普及。

（2）在电子签章对城建档案管理开始发挥积极效力前，城建档案管理本身的制度需要对电子签章进行支持。最主要的原则就是，逐渐施行城建档案资料电子签章的强制性。而同时需要施行的，是城建档案文档电子化的强制性。两次相互依存，缺一者，另外一者就没有存在的意义。城建档案文档电子化是其电子签章的基础，而后者确保前者的法律有效性，为前者的价值保驾护航。

（3）工程建设的合同内容，可以对电子签章的地位进行明确。建设单位在建设工程招标及勘察、设计、测绘、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的签章、质量、套数提出要求。

五、意义

如果能够基本完成城建档案电子签章应用的普及，笔者认为有以下几点意义：

1、避免大量扫描形式的电子文档归档。现行的工程资料形成本身都是电子文档的形式，当电子签章普及化，真正的电子文档归档就能完全解决法律依据性的问题，也能减少纸质档案扫描的一大笔费用。

2、避免大量纸质文档带来的办事复杂性、管理复杂性。工程项目管理单位多，管理层次多，要求形成的档案套数加倍增多，笔者在工作中常见工程纸质档案套数要求2~6套，既浪费资源，又难于保存，标准档案库房保管条件要求高，其费用是昂贵的。当完善的电子文档形成，只要城建档案馆保存一套原件纸质档案及电子档案，其它单位均保存电子文档就足够利用。

3、电子文档利用方便快捷。盖电子签章的电子文档具有法律效力，在诉讼案件、房地产确权、工程项目评审省级、市级优秀工程、建筑鲁班奖、各行政职能部门利用城建档案办理业务等事项中，电子文档可在云平台经授权后，在调取利用，方便快捷。

4、解决各种资料“代签”的问题。电子签章系统有加密验证机制，仿制的“签章”无法通过系统验证。而用户又不可能把自己的电子签章账号或者USB签章器等设备外借。从而有效减少各类“代签”现象。

5、上文提及的“同一份文档，多人异步盖章”，使得多个单位能各自在自己的办公室电脑、自选的时间进行签章，解决了纸质档案需先后送到多个地方进行盖章的问题。

6、促进房地产行业信息化的一次机遇。在推广城建档案的电子签章过程中，必然需要对房地产从业人员进行计算机文档、网络应用技术、手机应用的知识普及，由此提高整体从业人员对计算机技术的认知，为国家信息高速路事业做出贡献。

六、小结

城建档案电子签章，在我国是一项新的计算机应用领域，虽然实施需要IT技术和软环境相结合支持，而且不是一朝一夕能够成功，而且一个需要逐步实施，逐步普及的事物。但考虑到其诸多价值和优势，笔者认为我们城建档案领域可以迈出步伐，并且扎实走好每一步，持续改进。

作者：林虹单位：珠海市城市建设档案馆