第一篇

一、城建档案数字化管理的必要性

21世纪是信息化的时代，档案数字化势在必行。各省市档案馆都对档案信息化、数字化倍加重视，一些档案馆已经对此投资建设。目前城建档案的主要现状是一些纸张的档案老化，不宜保存，查阅起来很不方便。有的在工作中，还有大量的信息没有有效收集，造成资源流失。因此城建档案工作必须步入数字化时代以满足城建档案的信息形态和结构的变化。我们应该积极利用现代化信息技术，全面采集、提炼和开发城建档案信息资源，把城市地上、地下的建筑物、构筑物信息化进行数字化处理，实现档案管理的科学化、规范化和信息化。

二、城建档案数字化管理的初步尝试

结合菏泽市城建档案馆近几年的工作实际，为数字化管理的进一步工作，在管理上作了一些尝试。

（一）增添硬件设备，强化电子文档菏泽市城建档案馆数字化建设工作起步较晚，但是按照高标准、快速度的要求进行建设。2012年3月，馆领导带领技术人员对全省其他地市档案馆进行参观、考察、学习，总结先进经验，对我馆进行了馆库扩建，面积达到300多平方米，为安置数字化硬件设备创造了条件；新增计算机10余台，建设现代化数字机房一个，购进惠普大幅面扫描仪一台，东芝复印打印一体机一台，虹光A3扫描仪一台，虹光A4馈纸式扫描仪四台，大大的提高了数字化扫描工作的硬件设备，购进了档案专用切割机和胶装机等一系列建设设备。目前菏泽馆已经建成了菏泽建设档案管理系统、地下管线管理系统、图文声像管理系统、城建档案网站管理系统和数字化管理中心，“四个系统、一个中心”的管理格局。档案预验收书、档案移交责任书和档案合格证“两书一证”的审批、管理和发放完全融入到城市建设档案管理系统。

（二）工作内容增加和转变为档案数字化扫描工作进展顺利，菏泽市城建档案馆组织档案和数字化专业人员编制了档案扫描工作流程：包括档案出库（领取档案原件，填写档案领取登记表）-档案整理（拆除装订，修复破损档案）-排序编号-档案扫描-图像质检整理-扫描档案数据上传-档案装订-档案回库（档案原件质量检验，原件归还入库，填写档案归还登记表），每一个步骤都由专人专职负责，制定了档案扫描工作内容和要求，规范扫描工作的过程，确保扫描数据的真实性和完整性。

（三）开展档案扫描培训，增强工作效率档案馆安排专门人才进行档案扫描工作的培训，目前工作人员能熟练掌握档案扫描的各项要求，能熟练操作各种扫描仪器，每人每天平均扫描2000余页。今年上半年，菏泽市城建档案馆顺利完成了馆藏工程档案的数字化扫描工作。该项工作原计划用一年半时间。在全馆上下的共同努力下，全体员工加班加点，压缩工期，主动放弃周末休息时间，用了10个月，共计扫描入档80万页，扫描数据库存储量近200G，在全省首个实现异地备份。

三、数字化管理带给城建档案编研工作的新变化

（一）思想观念的新变化在社会新形势下，思想观念最容易受到冲击，任何行业的从职人员都得结合社会的的要求和新模式，通过有效的履行自身的职责换取自身发展所需的外部社会环境。因此从思想上认识城建档案的编研工作的社会使命，实现观念新变化，才能更好的做好城建档案数字化的管理。菏泽城建档案馆结合菏泽市建设实际情况，探索出城建档案数字化管理新路子，由手工向技术信息化转变，由单一性向综合型服务转变。

（二）档案编研工作的新变化城建档案馆实现数字化管理模式，使工作从过去传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应现展需求的数字城建档案馆。目前城市建设和规划、房地产、国土资源管理也基本实现了数字化管理，因此城建档案采集资料也不再局限手工检索的方式，运用计算机内部的局域网检索系统，能迅速准确的了解到城建档案的材料，去粗取精、去伪存真，大大的减少了编研工作者的工作量。新的管理模式下，不仅使城建编研工作者在收集资料上快捷方便，也使在编研资料加工和编研成果上都实现了数字化的管理。

（三）工作人员需求的新变化社会的需求是城建档案编研的依据，城市建设就需要城建档案，需要工程信息，当今的信息时代，就要求新技术、新设备的应用，信息系统开发，对工作人员要求就会大大的提高。随着存储介质的不断变化，工作效率的高低取决于档案工作者的操作技术，因此需要工作人员不仅要具备一定的文化素养还要有一定的计算机科学技术。城建档案馆必须树立“以人为本”对工作人员需求多样性和变化性，才能从更本上保证新的管理模式的顺利实施。

作者：高慧单位：山东省菏泽市城建档案技术咨询服务中心

第二篇

一、城建档案数字化的必要性及意义

（一）档案数字化是信息技术发展的必然趋势。长期以来，档案工作都是对纸质档案进行管理，制作纸质的台帐、目录、著录卡片等等，信息传播的方式受到限制。随着计算机技术的发展，档案在信息管理方面得到了质的飞跃。档案数字化利用计算机技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字信息，其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。

（二）城建档案数字化是社会经济发展及城市规划建设管理工作的需要。城建档案是在城市规划建设管理工程中形成的，同时又为城市经济的发展以及规划建设管理提供数据信息及技术支持。进入大数据时代，社会对档案信息的需求使得档案的数字化工作尤为迫切。城建档案数字化，是对城建档案信息进行优化、整合，以实现城建档案资源的合理配置和开发利用，提高档案的利用率与服务质量。

（三）城建档案数字化是提高城建档案工作效率的有效途径。城建档案数字化将改变传统纸质档案管理和利用模式，极大提高城建资料归档的工作效率，在档案利用过程中减少纸质原件的调阅，起到保护档案、提高查阅质量目的，同时促进城建档案利用效率的提升。城建档案数字化应用能够实现即时数字信息的有效运用，快速为管理者决策提供服务支持，并促使城建信息超越时间与地域的限制，进而提高城建档案管理的工作效率，为数字城建档案馆构建打好基础，是城建档案事业可持续发展的需要。

二、城建档案数字化工作的策略及质量控制

城建档案数字化是一个庞大的系统工程，涉及到档案的安全、数字化内容的选择、标准化建设、规范化管理、系统建设、质量控制、信息整合利用等内容。在实施的过程中，有的档案馆由内部工作人员进行数字化的相关工作，有的则采取购买服务的形式，实行档案数字化工作的外包。无论何种方式，档案的安全及数字化的质量必须得到保障。

（一）城建档案数字化工作要将安全放在首位。城建档案数字化建设是一项长期任务，工作量非常大，档案调动频繁，接触的人员较多。要增强档案安全意识，制定数字化工作的管理制度和安全保密制度，提高工作人员的保密意识，保证档案的安全。

（二）城建档案数字化内容的选择。城建档案是在城市规划建设管理过程产生的，内容丰富，案卷数量众多，18个大类中每一类档案都有其特点和作用。由于档案数字化资金有限，档案数字化工作不可能一蹴而就，需分阶段有序进行。优先进行数字化的标准，应以利用为核心，选择那些数据信息量大，查阅频繁、利用率高的档案优先进行数字化处理。城市规划建设业务档案是在城市规划建设行政审批及管理过程中形成的，是城市规划建设管理的依据，是社会及人们正常生产及生活秩序的保证，因此应优先考虑。其次再根据工作需要确定数字化档案的种类。

（三）档案的现代化标准化管理是保证档案数字化质量的前提。随着档案数字化加工技术的发展，档案的扫描加工技术已经非常成熟，但档案数字化并不是简单的纸质文件的扫描加工，而是一个系统工程的建设。建设功能完善的档案信息管理系统，对档案进行规范化的整理和标准化的管理是档案数字化的基础。案卷的规范整理是数字化加工中最基础也是工作量最大的工作，只有规范整理的档案，才能实现文件图像与目录的有效挂接，才能达到数字化信息利用的效果。

（四）档案数字化加工方式的选择。档案数字化工作中档案信息资源建设是重要内容，而档案数字化加工则是档案信息资源建设的重头戏。面对数量庞大的档案信息输入和档案文件扫描等数字化工作，一些档案馆以“内包”的形式靠自身的力量来对档案进行数字化加工，而另一些档案馆则采取了购买服务，实行档案业务数字化业务外包。两种方式各有优势，同时也存在不足。内包的形式对档案的保密安全工作较好掌握，而且工作人员对档案熟悉，责任心强，档案数字化的质量较好控制，但对于档案数量较多而人员有限的馆来说，数字化加工要投入大量的人力物力，而且时间较长，因此人力资源成本较高，效率较低，由于当前档案数量增长较快，档案馆人员有限，内包的方式有很大的压力。随着社会分工日益细化、专业化程度日益增强，在数字化技术更新快速的大背景下，实行档案数字化业务外包，不失为节约成本，提高工作效率的方式。外包的方式虽然效率较高，但也存在着加工人员水平参差，对档案不熟悉，档案安全及数字化质量较难控制等问题。为了保证档案数字化加工外包的工作质量，应全方位地加强管理，实行加工全过程的质量控制。首先，通过招投标选择符合资质，水平较高，经验丰富的外包商。在工作开始前应制定完善的档案保密及加工管理制度，做好人员的培训工作；保证档案的安全及工作有序开展；其次，按照城建档案管理标准及规范，制定《档案数字化加工技术标准》，确定档案数字化各工序的加工标准和质量要求，加强过程管理和质量检查。同时要加强与数字化加工单位的沟通协调，发现问题及时解决；最后，做好档案数字化加工的验收工作。按照加工标准对数字化系统、档案著录、文件图像以及图文挂接等工作进行验收，保证档案的数字化加工的质量。此外，还可采取引入第三方监理的方式，对档案数字化工作进行全程的质量控制和跟踪管理，保证档案数字化工作的质量。

三、城建档案数字化信息的应用

城建档案数字化工作，加快了城建档案信息化建设的步伐，也将带动档案馆各项档案基础业务工作的开展。

（一）为城市规划建设管理提供信息支持。通过城建档案数字化加工及信息整合，以及与规划建设部门的信息系统挂接，以实现城建档案信息的资源共享，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，城建档案数字化能够实现即时数字信息的有效运用，快速为管理者决策提供信息支持，使城建档案工作更好地为城市的规划建设管理服务。

（二）为数字化城建档案馆提供基础数据。城建档案数字化信息的加工处理，促进了城建档案资源建设，极大地丰富了城建档案的数据服务功能，为构建数字城建档案馆提供了数据支持。

（三）开启了档案利用全新的模式。通过城建档案的数字化，可以实现档案利用者的自助查询，为档案利用提供更加科学、便捷方式；同时也可以通过档案馆的网站，查询可以公开的档案信息，不仅保护了档案的安全，同时也提高了工作效率。

作者:周珺单位：广东省中山市城市建设档案馆