做好城建档案接收、整理、著录、检索工作

1）加强城建档案的接收工作，能从根源上杜绝城建档案内容残缺不全、归档资料混乱的现象。为此，应对规划管理档案和各类建设工程档案形成部门进行接收之前的制度，并将预先验收后有可能存在的问题及时的反馈，以保证档案资料最终移交工作的真实准确和完整齐全。2）城建档案的整理工作是直接关系到档案整体质量的关键性环节，应根据自身馆藏特点，制定相应的管理细则，对档案整理过程中图纸的折叠方式、文件的排列顺序、页码的编写位置等细节做出相应的细则规定，以实现档案整理工作的规范化与制定化，不仅能极大的降低了城建档案基础管理工作中的随意性，并且为城建档案由纸质档案逐步向电子化转变铺垫下良好而且坚实的基础。3）城建档案著录工作的规范化与制度化管理，是部门实行计算机管理的必要保证。应根据我国颁布的《城市建设档案著录规范》进行档案的著录工作。在具体实施过程中，应将案卷分为几个小的层次进行，主要包括了项目级著录、文件级著录和案卷级著录。通过这样的处理方式，能明确的表现出城建档案的形式特征和内容特点，同时还能达到减少录入条目和著录条目的目的，不仅节省了时间和人力，还提高了基础管理工作的效率。同时，还可利用先进的大幅面扫描仪器，以实现由过去的纸质档案逐步向电子档案的转变。通过不同城建档案中底色、纸质、文字和线条清晰度的情况，设置扫描仪器的具体技术操作数据，从而保证扫描工作的完整性与连续性。4）在检索工作的建设中，应规范城建档案的题名，以避免出现模糊不清或扫描无法识别的情况发生。为此，在著录的过程中，应注意题名、责任者等要素的完整和准确，避免遗漏的现象发生。同时，对题名过长、含义不清的题名等都应进行处理，以避免对检索准确率的影响。

做好城建档案的保护工作

城建档案的保护工作具体包括了两个方面，一方面是实体保护，指设置专业的城建档案库房，并切实加强保护措施，并制定对破损档案的修复方案；另一方面则是深入挖掘出城建档案的信息资源，并通过数字化方式，建立城建档案目录与全文数据库，以电子档案替代实体档案加以利用，进而提高城建档案的保护效果。针对不同的环境特点，对城建档案的保护也应采取不同的措施，并以预防和治理作为档案保护的制度思想，并加强对档案保护室中各种自然环境的控制，以及最大程度上避免出现人为的破坏。同时，对已出现破损的城建档案，需要采取积极的措施进行有效的补缺和修复。

本文作者：李士霞作者单位：淮南市市政管理处