本文作者：刘淑华作者单位：河北省建筑科学研究院

城建档案数字化准备工作

（一）信息收集齐全。档案信息收集要做到广集博藏，尽可能做到档案来源广泛、资源丰富。档案只有在一定量的积聚，档案信息才有会质的提升。在收集的过程中，一定要辩认档案信息的真伪，组织鉴定小组，鉴定档案信息的价值和真实性，去伪存真和对信息的优化，对于有利用价值的信息要进行收录，一定要保证信息的真实性和价值性。同时，档案与图书文献领域要密切协作与共建，这样不仅会使档案信息资源与其他信息资源成为一体，建立综合的数据库系统，增强档案信息资源共享性，还能使共享范围更加广泛且可弥补档案部门自身存在例如技术力量差、信息单一等的不足。对于档案实体转为数字化信息，若需扫描，则扫描方式要依据材质而定，纸质档案宜采用黑白和灰度两种方式；分辨率宜设置为200dpi；照片如为彩色版本则彩色方式扫描；黑白的则采用灰度扫描；对于缩微胶片一般多采用黑白扫描方式，而对于音像档案则需要专用设备进行转换。其他材料则根据需要进行调整。

（二）整合和系统化信息。对所收集的信息与资料要采用科学的方法进行系统的加工整理，使之规范化和标准化。分类、著录、索引、条码等基础信息要准确和完整；对档案信息的著录、标引不仅要揭示题名中反映的显性主题，还要注意档案内容中涉及的隐性主题，尽可能多角度、多方位、立体式反映检索信息。

（三）信息的数字化就是为了更好地提供服务，基础性的要做好数据存储技术、条码识别技术、数据加密技术、影像自动处理技术等。

（四）对于新模式下大量新技术、新设备的应用，及档案信息与信息系统开发，对人员素质的要求较高，应优化人员结构，引进高素质、高学历、具有档案管理能力，又有档案专业知识，还懂得软件的简单编制的复合型人才。同时要加强对管理人员的培训力度，提高专业技能和理论水平，使档案管理力量不断得到补充和拓展。

城建数字化信息系统体系建设

数字化信息系统建设，首先要加强电子档案中心、电子政务、数字档案馆和档案网络的建设，进行软件的开发和应用，建立功能完备、技术先进的档案信息综合管理系统、检索系统和服务系统，而档案数字化信息系统的体系结构是任何信息系统建设之初首先需要确定的任务之一，系统的搭建要做到上下兼顾、配套和全面。下面针对系统的体系结构构建进行论述：系统功能设置：主要包括系统运行的软硬件支撑环境、系统运行结构、系统功能模块和档案目录的增加、修改、删除以及目录信息与扫描后图像信息的对应与关联等；管理系统的基本信息，如用户管理、用户授权以及数字化加工过程中工作人员的工作范围的限定，系统内部数据库及文件存贮规则的设置等；计算机在不断地更新升级，其操作系统也在不断地升级，在系统设置中还要考虑到信息系统相应的升级和将来信息的顺利读取。数据的安全：数据安全是数字化建设资源共享的核心问题，数字化后的信息通过网络来实现数据共享，安全是档案数据化的最重要的基础保障。随着档案信息数据化建设的推进，信息资源的丰富，社会更加依赖数字档案，对网络的安全要求就更加严格。这就要求必须要建立一套完整的能够保证数据安全的防范体系、风险评估体系和保障体系。只有数据安全了，数字化建设才得以顺畅和持续，才能达到利用服务水平的提高。除了做好应用网络安全新技术，同时还要提升管理人员的安全意识，档案数字化信息在软件和硬件上都做好安全措施。为了防止数据的丢失、信息的不可恢复，可采用光盘、外携硬盘等方式将现行运行的数据库与图像信息进行备份，存放在异地，以确保数据的安全，万一系统出现故障和数据丢失，数据也会有个恢复保障。同时，将数据库赖以操作的系统文件也一并备份。

城建数字化信息利用存在的问题

数字化建设中数据格式、数据库形式、开发平台及数字接口没有统一标准；现档案管理软件没有统一的数据库设计标准，没有统一的著录格式、数据输入输出接口标准；异构数据库存在制约信息的共享，数据交互存在壁垒。实现城建档案信息的数字化，档案工作才能适应新形势的需要。转变档案工作思维与模式，加强档案管理设施配备和人力资源，引进现代化的设备和技术，将一些纸质的、声像等档案转化为电子信息，不仅减少外界条件对档案原件造成的损害和提高了检索速度，而且提供信息在深度和广度上都非常宽泛。数字化档案馆室，在整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，对档案信息资源的开发利用都具有不可比拟的优势。且在提供服务方面可以通过通讯技术网络技术、多媒体技术等快捷方式，更加适应市场需求，能够实现资源共享的最大化，这也是档案工作的发展趋势。