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高校办公室行政管理工作效率研究

高校办公室行政工作是学校各个单位工作运行的保证,在学校发展中起着重要的作用,怎样提升行政办公室效率,以更好的服务于学校的教学、教研和科研工作,是高校办公室作用的根本任务。本文通过浅析并提出一些建议性的措施和方法,以提升办公室的管理效率,更好的服务于教学和科研。高校各级办公室,是沟通和协调校内各级部门的纽带,是传递各级信息的中枢,是协助部门决策的“外脑”和处理日常事务的主体。办公室行政管理是综合性很强的工作,覆盖面广,服务面宽,内容极其繁杂,纵横联系性强,即要管理事务,还要一定程度参与政务。因此,高效的办公效率是高校办公室所必需的基本要求。

1.系统科学的的行政组织和行政纪律是高效办公的组织和纪律的保障

系统科学的的行政组织就是要求办公室必须制订健全且科学的制度体系。如果办公管理行政组织缺乏科学性,计划制订不当,就会导致办公秩序混,工作人员分工不明,协作不当,应急性差进而晕头转向。如果想努力使办公室有一个良好的秩序,因此必须要建立起一套切实科学可行的制度体系,并坚持执行和不断完善。系统科学的行政纪律是保证并制度体系实施的保证,没有纪律的保证,任何事情都不会有好的结果,因此行政纪律要求管理严格和纪律严明。毛泽东同志早就说过,加强纪律性,革命无不胜。邓小平同志也曾指出,我们这么大一个国家,怎样才能团结起来、组织起来呢?一靠理想,二靠纪律。这些教导,都是经过革命、建设、改革实践证明了的真理。可见,制度纪律的重要性,办公室行政管理工作也不能例外。基于上面分析,办公室在制定相关制度和纪律时,既要结合本部门的实际情况,又要借鉴相同或相关部门成功的管理经验、管理制度和监督督促机制,制订系统科学的行政组织和行政纪律,才能从行政组织和行政纪律等制度层面为管理保驾护航。

2.树立大局意识,切实为中心工作服务是办公室行政管理工作的基本要求

高校有许多不同的部门和科室,他们之间是相互联系和相互服务,而目标是为提高教学和科研这一总计目标服务的,因此个部门办公室成员和负责人首先要始终保持清醒的政治头脑,时刻注意维护整个学校的利益和发展,树立全校“一盘棋”系统观念和意识,看问题应全面系统。要善于把本部门和办公室的工作置于整个学校发展大局中来思考。对本部门的整体情况要了如指掌,并对学校的整体发展规划和要求要有比较彻底的了解和认识,即善于了解上情,既吃透下情,善于从全局上分析问题,处理好各种矛盾和问题,不断提高综合水平,增强综合协调能力,才能创造性地开展办公室工作。办公室工作人员要意识到自己的责任还不同于一般的教师,不能坐等指示和被动工作,而要围绕学校工作中心,把握本部门改革发展思路,积极主动地做好决策服务。

3.具有奉献意识是提升办公室行政管理工作效率精神动

因高校办公室工作人员具有奉献意识。高校办公室工作头绪多,纷繁琐碎,涉及学校工作的各方面,有时经常要加班加点才能完成,往往辛苦而没有报酬。如果没有吃苦耐劳和无私奉献的精神,只是满足于完成和流于形式,而不追求更好,效率就无从谈起。因为没有质量,谈何提高效率,这对办公室工作这样一种难于量化和严格定性的工作性质来说更是如此。这就要求办公室工作人员应具备较高的政治理论素养,同时要注重自身思想修养,以树立正确的世界观、人生观和价值观,深刻理解和领悟各级大政方针和政策,这样才能政治头脑清醒,在实际工作中才能把握正确的政治方向。这些是提升办公室行政管理工作效率精神动因。

4.业务素质高的办公室团队是提升办公室行政管理工作效率的基础

首先,办公室工作人员要具备良好的综合业务能力。不同部门办公室工作人员必须学会和掌握本行业和本专业方面的业务知识,且应具有一定的文字写作基础,这是不同部门办公室工作人员的基本要求。办公室工作人员还要具备较强的学习力,是创新和发展的必然要求。并且随着世界向大社会化、知识化、信息化和系统化时代的迈进,高校是知识和信息传播的主要阵地办公室工作人员还要学习和掌握企社会管理、心理学、计算机以及英语等知识,更好地拓展宽视野,在工作实践中才有可能做到从大局全局出发,考虑问题系统全面,办事更认真而灵活,才能够更好地担负办公室的工作职能和岗位职责。其次,办公室工作人员要有一定的组织和人事协调能力和管理经验。要做好办公室工作,必须具有较强的组织协调能力。办公室工作确定了阶段要做的工作以及如何做,是管理工作中相对简单的任务,而最重要和难协调的则是管理的主观或人事。办公室工作的各个方面都是要有不同的人负责。如何调动各类工作人的积极性和创造性是行政管理中的普遍问题。有效的办公室人际沟通是组织协调能力的重要方面。沟通是不同成员间个人的、感情交流的过程。单位办公室的工作的个人,都有自己的个性和习惯。采用不同的行之有效的办法会产生事半功倍的效果。沟通者不但应关心选择合适的沟通手段,而且,要关心接受信沟通息者的情感反应、态度和感觉。发出信息者得到某种确认信息已被收到和内容已被准确理解,才能算肯定沟通已经基本完成。人际沟通有助于激励工作人员以尽可能有效的方式完成工作,建立办公室管理者与下属以及各成员之间的有效沟通是单位面临的人际关系中最重要的问题之一。要培养各成员“办公室工作无小事”的责任感,以增强工作的时效性,公室管理者切实当好参与政务、管理事务的管理员和督办各项工作落实的服务者,而后才是督察员。办公室管理者和工作人员在工作实践中还要时刻注意个人形象的塑造,办事要沉稳干练,待人接物要大方礼让,谈吐举止要自然和谐,往往会达到事半功倍的效果,确保部门的最高工作效率。

作者:韩星 单位:西安科技大学成教学院

 

  发布时间:2016/6/22 9:35:44  阅读人次