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公司员工电话礼仪

发布时间:2010/6/28 11:30:28   阅读:

电话是人们生活中不可缺少的交际工具。不仅要求人们熟练地使用电话,而且需要人们懂得打电话的礼仪,维护电话交流双方良好的形象。

(一)拔打电话的礼仪

1、要把握时间。一般情况下,不要过早或过晚给对方打电话,以免影响对方休息。尽量节约双方通话时间,一般打一次电话不要超过三分钟。力求做到简明扼要、干净利落。

2、要文明礼貌。打电话时要吐字清楚,语音适度,语气亲切,语言文明。向对方恭敬地道一声“您好”之后,紧接着主动介绍单位的名称和自己的姓名,不要让对方去猜。结束通话前,要道一声“谢谢”或“再见”。

3、要集中精力。打电话时要聚精会神、简明扼要地表达所要表达的内容。不要嘴里嚼着东西,不要边打电话边与旁人聊天,不要边打电话边做其它的事情,以免给对方产生心不在焉的感觉。

4、要端正态度。使用电话要轻拿轻放,通话时要站好或坐端正,不能坐在桌角上或椅背上,不要趴着、仰着、斜靠着或双腿高架着。

、“打扰您了”向对方表示歉意,不可一言不发,挂断电话了事。当电话突然中断时,应由主叫方再拔通电话向对方作以说明,不应等接听方把电话打过来。

6、要明确优先权。如果双方关系平等,优先挂断电话的权力应在主叫方。如果双方关系特殊,优先挂断电话的权力应在领导、上级、长辈、宾客。

(二)接听电话的礼仪

1、电话铃一响,应立即放下其他工作,及时接听电话。接电话有“铃响不过三”的说法,就是说铃响三声接电话最为合适,不要故意拖延时间。

2、拿起话筒后,要主动问好并自报家门。问候对方是礼貌的表示,自报家门则是为了让对方验证是否拔错了电话或找错了人。

3、接听电话时,要诚心实意,不要装腔作势;要热情亲切,不要冷淡漠视;要专心致志,不要心不在焉。如有重要内容,要认真做好记录。

4、如果对方打错电话,要耐心向对方说明,不要抱怨对方,甚至口出恶语。通话时如果突然中断,要等对方再次打通电话,不要远离电话或责备对方。

5、会晤重要客人或出席重要会议时,应自觉将手机调整到振动或关机状态。如有重要电话打来,应到会客厅或会场外接听,或向对方说明情况表示歉意。并另约时间让对方打过来或主动打过去。

6、在主叫方没有挂断电话时,被叫方不应主动挂断。

(三)代接电话的礼仪

代接电话时,不要因为对方不是找自己而拒绝对方代找他人的请求,应该问清所找对象后轻放话筒,及时请要找的接话人接听电话。如果要找的人不在,代接电话的人一定要认真记录,电话记录应包括来电者的姓名、单位、通话时间、内容、是否需要回电话以及回电话的号码等内容。如果对方不主动告知,不宜询问具体事宜。重要事项待对方讲完之后,还应重复一遍,以验证记录是否准确,同时将自己的姓名告诉对方,让对方放心。代接电话的内容要及时转告当事人,不要耽误。

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