档案室安全管理

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档案室安全管理范文第1篇

一、事业单位档案信息安全管理面临的难题

（一）事业单位档案信息面临的物理安全问题。档案信息的物理安全主要是指档案存放的外部环境的安全，包括存放的建筑、自然环境。当前事业单位大多数档案是电子档案，在物理安全方面主要包括存储的计算机硬件设备和计算机自身软件设备的安全，以及所存放环境的地理位置安全性、温度、湿度以及防火、防盗性等各个方面。有的计算机自带的软件存在漏洞，电子档案可能发生病毒损坏，有的计算机硬件存在问题会导致电子档案出现无法存储和读取，而外部的温度、湿度则有可能损害存储的电子设备。

（二）事业单位档案信息面临的人为安全问题。档案管理是要靠人去落实的，档案利用也是由人进行查阅调档的，在这一过程中人为因素对档案信息安全存在着很大的影响。当前事业单位档案信息面临的人为安全问题主要包括档案信息安全责任意识不强，管理人员严重不足，同时管理人员的专业素质较低，尤其是在电子档案信息的管理方面由于缺乏计算机应用技能，在管理中缺乏对档案信息的安全设置，甚至有时由于误操作可能造成档案信息的删除，还有的档案管理人员缺乏保密意识，造成电子档案信息的外泄也是典型的安全问题。

（三）事业单位档案信息面临的技术安全问题。在档案管理中，计算机技术的应用给档案管理带来了全新的模式，实现了档案管理的科学化，提高了管理的效率，但是也带来了安全方面的风险。存储电子档案信息的计算机在日常使用过程中，使用外部设备连接以及网络运行环境下可能遭受到病毒侵害、黑客攻击，计算机中的应用软件在运行以及更新中也可能产生安全隐患，尤其是一些事业单位档案管理的计算机设备安全等级较低，在使用网络时也缺乏安全防护设置。此外，技术安全还存在的另一问题就是档案信息缺乏备份，计算机存储量巨大，一旦计算机出现问题其所存储的档案信息损失也将是巨大的。

二、事业单位档案信息安全管理的建议

事业单位档案管理中要将信息安全管理作为首要目标，结合上文所述存在的安全风险问题，应当有针对性地进行安全管理，具体应当从三个方面着手进行。

（一）加强档案信息安全管理的物理防护。作为事业单位的档案信息安全管理，物理防护主要是在选择档案室和档案存放设备时进行安全考虑。档案室的安全要进行特殊设计，进行安全评估，包括档案室的温度、湿度、防火、防盗等，并根据需要配备相应的设备，发挥档案管理的功能，确保安全。对一些事业单位现有档案室存在的问题依照上述原则及时进行整改，消除安全隐患。物理防护还包括对存放电子档案的电子设备硬件和自带软件的安全管理，要选择性能较好的硬件设备存储电子档案，一般来说，计算机自带的软件不存在安全问题，但是如果经过重装系统或者使用中改变就有可能发生系统漏洞，进而引起电子档案的丢失损坏，这就要求档案管理中对电子设备的软件运行进行有效的安全防护。

（二）加强档案信息安全管理的人为防护。在计算机技术应用的促进下，事业单位档案管理对管理人员的要求也提高了，为了确保档案信息的安全，事业单位要从以下几个方面进行防护。首先，将安全责任从上至下落实到每一个档案管理人员，作为档案管理人员要加强安全责任意识。其次，制定档案安全管理的规章制度，对档案管理工作进行规范要求，对可能出现安全风险的环节进行安全防护指导。再次，建立专业的档案信息管理人才队伍，安排具有专业知识的人员进行档案管理，例如在事业单位人员招录中设置档案学专业的限制来招录档案管理人员，当前经过专业学习的档案管理专业人员大都具有良好的安全管理意识，同时也都有良好的计算机操作和应用技能，在电子档案信息管理方面能够进行安全设置，在操作上也能够有效地减少错误操作。

（三）加强档案信息安全管理的技术防护。事业单位在进行档案信息安全管理中要利用现有的技术建立起安全可靠的档案信息管理系统，对接收入档的档案信息从源头审查就强调安全，存储过程中要进行安全防护，对一些档案信息的共享要进行安全审查，形成整个过程的安全管理。在日常的档案信息管理中一些电子档案信息的存储需要借助外部设备，也要进行安全防护，防止病毒写入系统，接入网络时更要注重安全防护。此外，有必要利用当前大数据发展建立档案信息的备份系统，这样既能够节约存储空间，又能够防止档案信息出现问题后丧失唯一性。

三、结语

事业单位的档案信息安全是档案管理的重中之重，关系到事业单位以及社会公众的利益。现代信息技术不但对事业单位档案管理起到了科学的、高效的促进作用，同时也使得事业单位的档案信息受到了来自网络环境的安全威胁，我们当前要做的就是全面客观地看待档案信息安全威胁，积极地建立档案信息安全管理体系。

作者:谢文娟 单位:新疆广电局91622台

参考文献:

档案室安全管理范文第2篇

一、档案的创新管理

1、健全档案管理制度

档案管理应有章可循，规范操作，因此，一套完善且行之有效的档案管理制度尤为重要。档案管理制度要体现合理性、科学性，以便更好地发挥其规范引导作用。作为档案管理人员要强化档案管理意识，遵守档案管理制度，严格档案管理程序，及时、准确地收集档案资料，努力做到档案信息收集齐全完整、内容真实可靠。对于新信息要及时补充调整。同时要完善档案管理硬件设备，确保档案工作有效落实。

2、加强对档案管理人员培训，提升专业化管理水平

档案管理部门应有针对性地培养一支素质较高的档案管理人员队伍，加强档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识和现代化管理方法，摒弃传统的陈旧管理模式，更新理念，提高业务要求标准。要充分认识到档案管理工作的重要性，并且不断改进工作方式和工作方法，创新工作模式，提高工作效率，努力做好档案服务创新工作，探索档案服务创新之路，把档案管理提高到一个新的台阶。

3、建立电子档案，完善档案现代化管理

随着办公系统信息化与网络技术的普及，档案的管理模式也在逐步现代化，无纸化办公将变为现实，档案归档形式必须更新，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。因此，档案管理工作必须从传统模式向信息化管理模式过渡。采用更为科学、先进的办公软件进行档案信息的存储和利用，将传统的纸质载体档案转化为电子档案，并通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、数据信息分析的技术。缩微摄影技术和数码影像技术的应用可以使照片、影像等档案资料更完整、安全的保存。在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅，同时可以实现远程档案信息传递，提高工作效率。电子档案还具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。

4、建立档案网页，开展网上在线服务

建立档案网页，开展网上在线服务是对传统工作模式的新的突破，是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给档案管理工作提出新的挑战。网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低。因此，使用互联网开展的网上档案服务已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种更加便捷的形式。随着局域网的普及，档案部门可制作自己的网页，组织上网数据和信息，实现档案信息的现代化管理。通过网上服务，电子文件通过下载和上传就可以完成。传统档案管理存在重保管轻利用的问题，而档案网页不仅方便档案的检索等常规服务，更有利于电子信息的资源共享和宣传利用，实现档案的真正价值。此外，现代生活中，人们更注重信息的时效性，而开展网上在线服务通过信息系统及网络及时准确的获得多方信息，更好的满足了人们的需求。网页还可提供信息咨询、文件阅览等服务，具有覆盖面广、信息全、利用率高等优点。档案网页适应新形势的要求，有利于转变工作职能，提高工作效率。

二、档案的信息安全管理

不同于其他信息，档案具有较强的保密性和利用限制性，而在对电子档案及档案网页进行常规操作、信息传输、资料存贮的过程中以及在电子档案的收集整理、归档利用过程中，都难免产生错误操作、信息丢失、病毒侵入、黑客侵犯等问题，这些都对档案的信息安全保障工作提出了更高的要求。加强档案的保密工作，提高档案信息的安全性成为档案管理部门需要面临的一项重要工作。

1、人员安全

档案信息在操作过程中最有可能发生的安全问题就是人为的泄密。因此，必须培养一支有较高素质和较强法律意识的专业档案管理人才队伍。档案管理人员必须认识到档案信息安全的重要性，严防保密信息的泄露，使信息安全问题发生的几率降到最小。档案管理人员要认真学习《档案法》、《保密法》，树立保密意识。应根据档案管理人员的职权岗位给予不同的使用及管理权限。档案管理人员要牢记系统密码并熟练掌握查杀病毒、资料备份等相关安全措施的操作方法。工作人员还要做好操作记录，清晰记录每一次查询、收录、整理等档案管理的时间、参与人员等信息。要分工明确、责任到人、规范操作。遇到档案管理人员调职、离职等情况时要注意加强管理，防止信息外流。

2、操作安全

操作安全是档案安全的重要环节。在档案信息操作过程中要树立安全意识，如确保收集信息的准确性，按时查杀病毒，避免档案信息被病毒感染、篡改。要养成信息备份的习惯，避免操作失误造成的信息资料丢失的情况，带来不可挽回的损失。在对影像、录音等资料进行收集时要注意提取原件，并确保内容未遭到过破坏、篡改。绝密档案的调阅、销毁应经相关领导审批通过后严格按规定手续办理，完善的安全应急机制也是十分重要的，当意外发生时要及时采取措施，有效应对，将损失降到最低。在管理过程中要主动接受保密部门对工作的监督指导，做好对文件的安全保障工作。

3、信息设备安全环境

设备安全是保证档案信息安全的基本条件，无论是纸质档案还是电子档案都应在充分安全的环境下进行保存，档案室、电脑房等档案管理环境必须专人管理并建立严格的门禁制度，出入时要进行详细登记，以避免闲杂人等进入。还应做好信息设备环境的防火、防盗工作，避免水灾、火灾等外力破坏或盗窃等不法行为对档案安全带来的威胁。

档案室安全管理范文第3篇

随着创业创新成为时代的主流，拥有自主知识产权的组织不断涌现，但是各类组织机构面对伴随而生的大量知识产权档案却缺乏行之有效的管理制度，存在记录不规范、收集不完整和监督不落实等问题。建议依靠严格的管理制度规范和指导知识产权档案管理行为。

关键词：

知识产权；档案管理；制度设计

当前创业创新成为时代主流，各种具有自主知识产权的企业组织不断涌现。2016年国内外专利受理量约为346.48万件，同比增速达23.81%，较1985年增长约240倍。我国国内外专利受理量高速增长，累积了巨量的知识产权档案。虽然知识产权档案管理短期内不能为企业组织带来经济效益，但是大量知识产权档案的累积和无序管理必然会成为知识产权保护的隐患，阻碍创新效率提升。

一、现状与问题

1.知识产权档案材料形成不规范

知识产权是指人们对其智力劳动成果享有的财产权利。因为智力劳动成果的性质是多样的，可以是具体的实物、文字、代码、图形和声音等，而创造过程也是复杂的，所以知识产权档案作为知识成果产生、使用和保护等活动过程的记录载体，其形式也是多样的，甚至超出了档案部门对档案类型的规范范围。一方面，知识产权档案记录五花八门，缺乏统一的规范指导不利于档案资源的统计和管理，更有碍于组织机构以后对知识产权档案资源的开发利用。另一方面，组织机构的领导对知识产权档案管理不重视，侧重于知识成果的创造和运用，忽视了相关档案材料是否记录全面，是否归档完整；尚未严格执行规范文件与上级档案部门缺乏有效沟通。

2.知识产权档案收集不完整，管理分散

知识产权档案收集不完整的原因，除档案材料记录不规范或者因为不被重视而不记录外，还有知识产权业务分工不合理。知识产权的创造、使用、保护和管理等工作是由一个组织不同部门或者不同组织不同部门分工协作完成的。知识产权活动的相关记录档案分散于多个部门，加之一些档案部门工作缺乏主动性，缺乏对档案的整理和鉴定，只是机械被动地接收其他部门移交的知识产权档案，因此对移交的档案材料是否完整并不了解。加之知识产权档案管理分散，某些部门存在分解档案的行为，即只向档案部门移交一般性的材料，而将核心材料留在本部门，或者篡改档案材料的核心内容，这不仅影响以后的研究工作，同时容易产生泄密风险。更严重的是有些机构没有设置档案部门，档案收集工作由办公室行政人员兼任。

3.知识产权档案管理人员的专业水平有待提高

知识产权包括专利、商标和版权等多个类型，权利获得过程时间长，有效期跨度大。一些档案管理人员对知识产权类型以及相关法律法规认识不全面，甚至不清楚应该收集何种知识产权档案材料，如果机构面临知识产权纠纷，因为相关档案的收集保管存在问题，不能提供充分的证据材料，可能会让机构在纠纷中蒙受损失。

4.缺乏行之有效的监督和考核机制

对产生知识产权档案的业务部门缺乏监督约束机制。对于不交、迟交或者所交档案材料不完整的业务部门，档案部门不具有约束权力，无法对其他部门的知识产权档案进行有效监督，容易导致知识产权档案在归档保管前就已经流散遗失。除此之外，形成档案材料没有纳入业务部门的考核范围，难以激励员工提高档案工作质量。

二、加强知识产权档案管理的制度设计

知识产权档案是开展知识产权相关工作的重要依据，是组织实施知识产权战略、参与国内外市场竞争过程中重要的历史和法律凭证。整顿我国知识产权档案管理乱象，制定切实可行的知识产权档案管理制度，从收集、整理、鉴定、保管和利用等方面规范知识产权档案管理十分必要和迫切。

1.建立符合知识产权规律、适应具体情况的档案

材料形成制度知识产权档案形成形式混乱的根本原因在于没有权威的、统一的和系统的规范指导。制订知识产权档案材料形成制度时，必须考虑两个因素：一是具体的知识产权活动特点和规律，以及知识产权维权时所需要的法律证据；二是档案材料不同载体的时效性和凭证作用。除加强单个组织内的知识产权档案形成规范外，还要注意与其他组织的衔接，尤其是遵循上级档案部门的规范和建议，有利于档案资源的整合和监督。

2.建立有序分散、集中管理的档案管理制度

知识产权活动涉及领域广，档案材料具有较大的分散性。对知识产权档案的收集保管要求不单是针对档案管理部门，还要囊括档案的产生部门。由于知识产权活动的时间特点，如某些科研项目会持续数年以上，知识产权档案材料会在业务部门留存的时间较久，容易造成遗失，所以建议将档案的收集保管责任落实到具体的部门责任人身上，促使其加强与档案部门的协作沟通，保证档案在业务部门的有序管理。档案部门也要积极主动与各个业务部门进行交流沟通，认真查验核实各类知识产权档案资料，依照知识产权规律对收集的档案资料进行归类整理，实现档案信息可溯源管理；在档案保存利用中，要确保档案材料的安全性和完整性，以及查阅档案的便利性。

3.建立知识产权档案管理培训制度

知识产权档案管理制度的切实执行需要档案管理人员发挥关键性作用，这就必须对档案管理人员进行专业培训，建立长效培训机制，促使知识产权档案管理与知识产权活动相辅相成、互相促进。知识产权档案管理培训不仅针对档案管理人员，还要培训档案记录人员，使其对业务部门的档案记录人员逐渐养成知识产权档案管理意识。

4.建立部门间的协作监督制度

赋予档案管理部门对其他业务部门具有知识产权档案监督权力。通过构建档案部门与其他业务部门的协作机制，档案管理人员可以与业务部门的知识产权档案负责人合作监督部门内知识产权档案的记录、使用、保存和管理情况，严防档案散失、资料泄露。

5.建立奖罚分明的知识产权档案管理考核制度

将知识产权档案管理工作纳入绩效考核当中。对知识产权档案记录的规范性、收集的完整性和保存使用的安全性等方面进行量化考核。

6.建立知识产权档案开放共享的数字化管理制度

档案室安全管理范文第4篇

关键词：计算机档案管理；安全保护；措施

中图分类号：TP309

计算机档案管理是以对数据库的管理为基础的，通过数据库能够实现对档案信息进行实时存储和调用查询等操作。数据库的安全性对档案信息的安全保护具有决定性的作用。因此在计算机档案管理安全维护工作中重点是对数据库系统的安全保护，防止档案数据信息的损坏、丢失和泄露等问题的发生。

1 数据库的安全保护

档案中所包含的各种信息之间都会具有一定的相互对应的关系，它们在内容上会具有一致性的特点，这主要是通过档案的编码顺序与其所代表的含义以及档案卷宗与存放分类等体现出来的。档案的这些具体信息在被编辑到数据库信息系统后同样需要相互间建立起相应的逻辑关系，计算机的数据序列就是依靠数据信息和它们之间的逻辑关系构建起来的。在基础数据信息准确的情况下，逻辑关系的正确性决定了数据库的安全稳定性，而这些逻辑关系包含了数据库内部设定的索引以及计算机档案管理信息系统中存在于各个数据之间的相互约束，对它们进行合理的设计是建立数据库的核心工作，但很多逻辑关系并不是计算机档案管理人员所熟知的，它是由软件的开发设计者进行设定的，在正常运行环境下能够很好的工作，但是一些时候计算机会突然出现故障，导致正在进行的数据库处理进程中断引起数据逻辑关系的紊乱，这时可能造成数据结构被破坏，而操作人员根本不了解数据库的结构设计形式，也不知道如何进行数据调试，造成错误后极易被忽视。因此需要在专业人员进行软件设计时进行一些改进，在异常情况发生时要能自动对数据库进行保护，保证信息数据的可靠完整性，从而有效地保护好档案信息数据。

2 优化数据备份提高安全性

很多情况下电子数据信息都处在危险的状况下，像外部侵入攻击、操作人员的误删、文件的替换覆盖、数据操作权限的漏洞以及一些人为因素的硬件损坏等都可能对电子档案数据造成毁灭性的破坏。对档案信息数据进行备份存储，能够有效应对意外情况的发生。

计算机数据的备份是间隔一定的时间对数据库的全部信息拷贝保存，它可以有效地防范数据的损坏和丢失。对档案数据的备份有多种实现形式，但采取不同的形式其成本的差异也较大，这对不同类型的档案管理工作可以结合实际的情况选择适合自身需求的数据备份设备。成本相对低廉的数据备份包括硬盘数据备份和光盘数据拷贝等，将档案数据存储在这些媒介中定期的对其进行更新，这种方式操作简单、成本低廉，但是信息储存的容量有限，需要人工手动进行操作，不能做到实时动态的数据备份，比较适合一些小型的档案管理部门采用。对于档案信息量大且更新速度快的档案管理部门而言则需要存储量大能够实时备份数据信息的存储设备，这样的档案部门采用磁盘阵列技术较为合适，它对备份数据的备份是自动进行的，并且可以实现对重要数据的双备份，能够极大的保证数据的安全性。在针对一些特别重要的档案管理部门对数据的备份可以采用双机热备份的形式，它既可以可靠地保证数据的备份，同时还可以将备份的数据与服务器直接相连保证数据的实时稳定传输。这种技术的实现是通过两台计算机同时进行服务并彼此进行实时监控，其中一台出现异常时另一台会迅速投入服务保证档案信息数据的不间断传送，这种方式在服务性能方面是比较好的但是其成本则相对较高。

3 计算机网络安全防护

在将纸质的档案信息转化为互联网电子信息后，档案信息就处在极易受到网络入侵的环境中，无论是对档案信息的篡改还是删除都将会造成严重的后果，影响档案管理工作的正常进行，而且当前网络上黑客更是无处不在，要做好档案信息的安全保护工作就要积极排查系统内部计算机网络的各种可能的安全漏洞，采取切实有效的措施积极防范病毒的入侵，在计算机档案管理信息系统中要对计算机档案信息网络的访问权限进行严格的管理，对不同工作人员的工作内容和操作的权限进行严格的界定，实现不同层级的人员能够获取的信息量也不相同，使工作人员在操作中无法触碰自己工作不需要涉及的信息能够更好地保护档案信息，通过这种形式的系统设计在保证工作人员正常工作的同时减少了无关信息的发送量可以有效地减小，系统的信息传输压力，工作人员在进行档案数据信息处理时在网络系统上建立信息反馈，将工作人员的操作与规范进行对比实现操作规范性的网络实时监控，在发现各种不规范操作如越权操作时及时进行预警，从而时工作人员及时改正，保证档案信息的安全，同时也要进一步加强对计算机档案管理的工作人员的安全管理培训和监管，提升他们的管理水平在工作中发现异常情况时能够积极应对和解决，保障档案信息的安全。

4 加强计算机档案安全的法律保护

在保护计算机档案信息安全方面离不开相关的电子信息安全防护法律法规，通过制订配套的安全保护法规，并在实施中切实执行可以更好的保护计算机档案的安全性。针对保护计算机档案信息管理的安全性，需要先进的技术手段与良好的管理方法，同时也应当通过法律法规的形式来对其进行严格要求和规范。通过运用法律的约束力来防范和制约对计算机档案信息破坏行为的发生，保证计算机档案信息和网络系统的安全可靠。在进行信息网络的规划设计建设中，在开展档案信息网络的管理与维护工作时，规范网络信息安全性方面，用计算机实施违法犯罪行为的监管以及对电子档案信息文件的合法地位都需要通过法律法规的形式进行规范和明确，并严格依照立法进行实施，长期持久的对计算机数字化犯罪行为进行打击，通过配套的法律法规体系的建立和完善，最终努力实现计算机档案信息管理的有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的良好局面。同时在完善法律法规的同时还应当做好相应的法律法规宣传普及教育活动，让人们都能积极关注，运用法律武器保护好自身的合法权益不受侵犯。虽然现阶段我国在计算机档案保护方面的法律法规体系还不够健全，整个社会在计算机档案信息方面的法律意识较为淡薄，但是通过不断的发展和完善充分利用好诸如广播、电视、报纸、讲座等多种途径来加强涉及计算机档案安全保护相关的宣传教育活动，在整个社会培养并提高全民的档案安全法律意识，实现计算机档案信息的安全保护。

以上对计算机档案管理中的安全保护措施进行了分析和阐述，在管理实践中要想真正保护好档案信息数据的安全必须采取多种多样可行的措施来保障，积极投入适当的人力和物力资源，不断引进新的管理技术和先进设备，增强操作人员和管理人员工作的安全保护意识，才能收到更好的效果不断地提升档案管理安全水平实现计算机档案的优质管理。

参考文献：

[1]杨莉莉.计算机档案管理的安全保护措施浅析[J].黑龙江科技信息，2007，20：230.

[2]张红霞.保障数字化档案信息安全的措施[J].档案管理，2000，05：88.

[3]余浠婉.浅谈电子文件档案管理现状及应对措施[J].商业经济，2005，03.

[4]方金艳.计算机档案的保护方法浅析[J].中小企业管理与科技，2010，10.

[5]袁井贤，梁艳巍.对几种常用计算机档案安全保护措施的探讨[J].黑龙江科技信息，2010，08.

档案室安全管理范文第5篇

关键词：档案管理；信息化；优势；安全问题；措施

1 引言

档案在人们的生活中具有重要的作用，和人们的生活息息相关，随着社会的进步，传统的档案管理方法已经逐渐落后于时代潮流，科技的进步也使档案管理出现了翻天地覆的改变，常规的管理方法已经不能满足人们的需求，这就需要在档案管理中引入信息技术，能够有效的提高档案管理的效率，提升整个管理的质量，但是目前信息技术在档案管理的应用中还存在一些问题，给档案的安全带来隐患，本文主要对档案信息化管理的优势及安全问题进行分析，并提出一些解决问题的措施，以便促进档案信息化管理的发展。

2 档案信息化管理的优势

1.能够提高对档案的信息进行利用的效率。随着现代科技的飞速发展，环保的理念也逐渐深入人心，这就使无纸化办公愈发被人们所关注，在社会中的各个方面得到了应用。自动化办公的程度增加，就会使纸质的档案管理与数字化、信息化办公间的矛盾与冲突不断增加。档案管理引入信息化之后，可以把档案信息用数字和信息化的方式展现，进而可以在办公的信息化系统内得到直接的应用，不仅可以有效解决上述矛盾与冲突，还能够提高档案管理的信息的利用率，使档案的使用者更加方便。

2.可以使搜索的速度不断加快，提高了档案搜索中的准确性，传统档案管理的模式，在进行档案的搜索时，需要工作人员在大量的目录或者案卷中手动进行查找，不仅需要耗费大量的时间，查找的速度也很慢，而且容易产生错误。实行档案的信息化管理之后，不仅能够极大的提高对档案的信息进行查找的速度，还可以极大的降低档案的查找出现错误的概率，提高了搜索的准确度。

3.有利于档案信息的共享与远程的传输。传统纸质的档案，使用人员需要利用相关的部门进行档案的查找，或者需要借助传真和邮寄等方式，这些手段对使用者造成很多不便。使用档案信息化管理之后，可以借助信息科技，很快的就把使用者需要的档案信息传送到其手中，节省了大量的人力与财力，为使用者带来了方便，提高了信息使用的效率。

3 档案信息化管理安全问题分析

1.档案信息化管理中档案的合法性和真实性问题。根据以往的经验，纸质版的档案需要相关单位的盖章或者领导的签字，很容易就可以辨别其合法性与真实性。但是档案的信息化管理中，电子形式的档案很容易被复制和 修改，这就很可能使档案信息的真实与合法性受到影响。

2.保管的过程中出现的安全问题。对电子形式的档案进行长期的管理会受到很多因素的影响与制约，例如，计算机软件及硬件使用的寿命，计算机软件与硬件的平台和档案的信息间一致性的程度等，这些都要进行妥善的处理，如果对其保管不当，就可能使档案的信息受到损害，严重者可能丢失档案的信息。

3.档案信息在传输时出现的安全问题。档案的信息化管理过程中，信息的传输一般都是利用互联网进行传输，而互联网形式的复杂就可能在传输的过程中出现安全问题，使传输的信息受到被伪造、篡改以及窃取的威胁，尤其是一些需要得到高度重视与保密的信息，传输中的安全问题对其有极大的影响，需要得到相关人员的重视。

4.计算机的病毒带来的安全问题。信息化时代不可避免的会遇到计算机的病毒问题，这是全世界都面临的重要安全问题之一，档案的信息化管理中，电子档案在传输与保存的过程中可能会受到病毒的侵扰，档案信息化管理的系统也可能会受到相关的攻击等，很多档案面临着被泄露的威胁，给人们的生活带来很大影响，对档案的安全也造成很大威胁。

4 应对档案信息化管理安全问题的对策

1.对电子形式档案的真实性与合法性进行改善。对于这一问题，可以使用加密技术进行预防，目前使用加密的技术主要有两大类，即对称与非对称两种。对称性的加密主要指加密和解密的秘钥是相同的，这种加密的技术应用比较广泛；而非对称加密是指解密和加密使用的秘钥是完全不同的两种，也就是说，加密秘钥能够公开，但是解密秘钥却不能公开，需要相关人员掌管，这种加密的方式在目前信息化档案管理中的应用取得了很好的效果。使用非对称的加密技术，能够把加密的秘钥在所有需要接受管理的档案部门进行公开，由各个部门自行对档案的管理进行加密，这可以有效的解决档案管理中存在的真实性与合法性的问题。

2.可以建立健全完善的管理制度。档案信息化管理中，电子档案在形成和利用以及管理和保存等各个环节内，都可能会出现信息的更改或者丢失的威胁，而且那些已经被更改或者丢失的信息并不容易和及时的被发现。所以，对档案进行管理的部门就需要建立一套统一管理的规章和制度，对系统中每份档案生命的周期进行全程管理，确保每个环节电子信息的准确和完整。而且，对电子信息进行制作的人员需要对自己所做的档案负责，在对信息档案进使用时，只可以采取只读的方式进行观看，避免在使用的过程中对电子信息产生破坏。而且，机关活动中已经形成的电子文件在签发后就不能对其进行更改，如果必须进行更改，需要经过相关部门的批准。

3.对电子信息使用的权限进行控制，一般来说，应用范围比较多的方法就是向需要的用户颁发使用的通行证，这些通行证一般由专门的符合、数字或者字母组成，对于相关的用户来说，要想对档案进行查看，就必须使用正确的数字或者符号进行输入，这样能够有效的避免无关的人员进入档案管理的系统。而且，在对档案的访问权限进行设置时，还要对访问者身份以及档案保密的等级等进行综合的考虑。

4.可以使用监控技术对安全问题进行解决。监控技术是对访问进行控制的技术中一种特别的形式，可以在档案信息系统的外网和内网间设计一定障碍，也就是所谓的防火墙，可以对档案系统人员的进出进行鉴别和监控，不仅能够有效的减少无关的人员对档案系统访问的数量，还能够降低一些需要保密的档案泄露的概率，保证档案系统中信息的安全，避免其遭到非法的侵犯。

5.可以引进新的理念和管理的技术。随着信息科技的进步，很多行业都在某种程度上使用了高科技的技术。档案的管理需要紧跟时代潮流，对传统、落后的管理理念进行创新和改善，加大各方面投入的力度，从源头上对档案的信息化管理进行改善。

5 结语

综上所述，档案信息化管理在人们的生活中具有重要的意义，发挥了巨大的作用，加强对其安全问题的重视，采取有效的措施对其进行解决能够切实有效的发挥出档案信息化管理的作用，所以需要得到相关人员的重视。

参考文献

[1]王建宇.浅析档案信息化管理的优势及安全问题[J].兰台世界，2011，（24）：63-64.