文书档案管理范文第1篇

作为医院重要事件与公文活动的资料汇总,文书档案记载着医院的发展史,是医院实现良性管理的依据。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性,文书档案多数都属于医院领导部门的公文,医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理,它的规范性集中体现在公文的类型、检查、传递等方面都规定严格。其二是服务性,文书档案作为医院或者部门的决策、参考资料,有着很强的服务性。只有重视其服务性,才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理,便于患者进行更好的查询服务。其三是保密性,由于文书档案记录着医院内部很多重要信息,因此必须要避免信息资料的泄露,以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当,损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作,是医院实现可持续发展的重要保障。

2医院文书档案管理对策

2.1提高医院文书档案现代化管理意识

医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲,重视文书档案管理需要从领导做起,只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识,才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。当医院对文书管理有了一定程度的重视,才能不断对文书档案管理制度进行完善,对相关的硬件配套进行更新,以严格的制度做好文书档案的规范管理,进一步深化医院的文书档案管理能力。与此同时,医院文书档案管理主要服务于医院的医疗诊治工作,在现代化科技信息发展过程中,医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理,既为医院的医疗服务提供资料查询帮助,又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以,作为文书档案管理者,应该具有高度服务意识,认真收集、整理、管理医院文书档案,加强档案的汇编与分类工作,让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。

2.2优化文书档案管理工作

在科学技术的发展影响下,医院医疗卫生体系的改革正在持续进行,在目前形势下,医院文书档案随着现代化科技的发展而出现了新的管理要求。医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率,以促进文书档案管理科学化。故而医院应该完善文书档案信息管理系统,利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容,对文书档案的全文进行扫描存入,对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索,以节省医院文书档案管理资源,节省检索时间,将检索中的认为失误率降低,保证检索准确率,优化医院文书档案管理效率。并且,针对文书档案进行实体管理系统完善,保管室内安装温湿度自动调控系统以及防盗设备,做好除尘、防磁等工作,让文书档案保管时间更长、完整性更高、医院可以根据自身情况适当投入资金更新软硬件设备,确保文书档案收集更及时,运用网络技术优化管理效率,促进文书档案管理合理化。

2.3以制度保证医院文书档案管理质量

文书档案管理工作并不是一朝一夕就能够做好的,需要长期的坚持不懈。规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策,从自身的实际情况出发,对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定,通过正确界定范围、准确划分管理期限,使医院文书档案可以准确地反映医院情况,且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。加强文书档案管理的工作执行力,使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处,院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责,加强文书档案管理的监督考核,如果发现了问题必须立马解决,以便于使文书档案管理制度真正得以落实。

2.4提高医院文书档案管理者的素质

医院应该可信运用文书档案实现经济效益提升,提高文书档案管理效率,而这一切又必须以医院文书档案管理者的职业素养提升为前提。他们对文书档案的管理和医院的健康发展有着米奇联系,医院需要全面加强档案管理者的职业素质,通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理,同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率,使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。

3结语

文书档案管理范文第2篇

1.1对文书档案管理的重视不够

由于我国传统文化的影响，我国对档案管理工作的重视不够，认识上存在很大误区，很大一部分人，包括一些干部人员对文书档案管理工作认识不足，对档案管理工作存在很大歧视，认为文书档案管理人员的工作就是保存好文字资料，抄抄写写和处理相关事务，没有在单位主要工作范畴内。而且在我国市场经济飞速发展的背景下，档案管理工作不能给企业带来明显的利益，导致一些档案管理人员对自己的工作也采取了忽略的态度，仅仅做一些档案管理的表明工作，例如保证不泄密文字，不丢失资料，通过外调检查，查档资料齐全等等就可以。这无疑中也影响了档案管理工作的质量，造成了文书档案管理的困难。

1.2对文书档案管理工作的管理不足

我国的文书档案管理工作水平与发达国家相比非常落后，管理方法单一，管理力量也较为薄弱，我国目前的文书档案管理工作者对档案管理工作仅停留在表面的认识上，缺乏对专业档案管理知识和技能的掌握，没有深刻认识到工作的重要性，对一些相关业务严重掌握不熟，对档案资料的收集、管理意识也相对薄弱。加之受我国传统思想的影响，对文书档案管理工作的重视程度不够，导致没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作者往往身兼数职，不能全身心地投入到档案管理工作中，最终降低了工作效率和水平，影响了档案管理的质量。此外，由于档案管理人员工作精力不集中出现一些将材料归档错误或者错误传达信息的问题出现，这些都体现出文书档案管理工作的不足。

1.3文书档案管理工作的规范程度过低

目前，文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。除此之外，普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低，目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索，而目前多数单位选择的是人工检索的方法，而且很多文书档案管理人员经过多年的工作实践也逐渐研制了多种检索工具，但是文书档案管理工作的质量不是多运用检索工具就能够得到提升，而是要求精而非求多。

1.4文书工作与档案工作的衔接不够紧密

文书工作与档案工作是对立统一，密不可分的，二者是相互独立又相互联系的，要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式。从目前来看，很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理，这种方式在过去的工作中存在一定的优势，但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大。加上很多文书人员没有深入了解认识档案管理工作，档案管理工作者也不是很了解文书工作，这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中。

1.5单位各部门之间的配合不够密切

文书档案管理工作需要各个部门的密切配合，可是在实际的档案管理过程中，各个部门之间的配合不够有效，这就严重影响了文书档案管理的质量。以文书档案的归档环节为例，这项工作需要收集各个部门相应的文件资料，但是一些部门却因为自身利益或本部门的利益等因素隐瞒上交，收集文件资料的工作频受阻力，长此以往，文书档案管理人员就会因为力不从心放弃收集文件资料，最终导致无法找回一些重要文件，为单位损失更多的利益。

1.6文书档案管理的配套设备不到位

由于我国对文书档案管理的重视程度不够，导致很多文书档案管理的设备陈旧，很多老旧的档案管理设施依然坚持在工作岗位上，设备更新慢，这就严重影响了文书档案管理的质量。还有一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。

2加强文书档案管理工作的对策

2.1提高单位管理人员的重视程度

文书档案管理工作属于服务性质的工作，因此，要努力提升文书档案管理人员的服务水平，增强服务意识，并逐步更新服务理念，用最新的理念和服务态度积极主动地面对新时期的新挑战。衡量文书档案管理工作者职业道德标准的重要尺度就是服务质量，要想充分发挥好档案管理工作的作用，就需要文书档案管理工作者努力提升自身的服务水平，服务于社会主义现代化建设，单位的各个领导也要加大对文书档案管理工作的重视程度，这直接影响着文书档案管理工作的质量。此外，文书档案管理工作者也应将自己的工作情况及时汇报给单位的管理者，将文书档案管理相关的政策法规传达给单位领导，使单位领导能够更深入地认识到档案管理工作的重要性，从而全力支持此工作。文书档案管理应被单位的领导者纳入到单位的重点项目之中，加大对文书档案管理工作的支持力度，从而实现文书档案管理工作从传统模式向现代模式的转变。

2.2规范文书档案管理工作

首先要仔细检查显存的文书档案资料，对于部分陈旧失效的卷宗要及时剔除掉，以免在使用电脑管理时发生重复，降低档案管理的效率和水平；其次，要再次组合文书档案资料，再次编排那些组卷较为混乱的卷宗，尤其是重新组合、编排那些有关联的档案，重新填写无页码、无标题的档案资料，确保文书档案资料的规范性；最后，要统一对不清楚或者命题存在重复的档案资料进行命题，杜绝在电子管理时难以识别的情况发生。要想解决目前我国文书档案管理存在的问题，就要义不容辞地建立相应的档案制度。但是从目前档案管理的现状来看，在现代文明下体现档案管理工作的特色，建立科学、合理的档案管理机制，完善档案制度不是一件轻松的事情。建立规范化的文书档案管理工作要拥有较高的可操作性和实用性，为以后工作的执行提供便利，这样才能更好的发挥其效用。

2.3紧密联系文书工作和档案管理工作

档案管理的基础工作时文书工作，档案管理工作质量的高低在很大程度上取决于文书工作水平的高低，如果文书工作效率不能得到有效提升，那么就无法谈起档案管理的工作质量。所以档案管理工作的基础是建立在文书工作的规范之上的。此外，文书工作人员也要提升自身的业务素养，加深对档案管理工作的认识，能够保证文书材料及时有效地进行归档立卷处理。紧密联系文书工作和档案管理工作，对于文书档案管理的质量要进行科学控制，更要第一时间内处理部分帐外资料，确保文书档案管理工作的高效、高质。

2.4提升文书档案管理人员的综合素质

素质的提升，人员的管理是管理的根本，因此，从目前我国文书档案管理的现状及档案管理人员的组成来看，我国急需改善档案管理队伍，应将更多技术过硬、专业技能过强、为人可信正直的人员加入到文书档案管理的队伍中来，并培养一批具有较高的政治信仰和较高素质的专业档案管理人员，注重档案管理人员素质的多角度提升，将档案管理工作的创造性和积极性充分地调动出来，从根本上改变目前的档案管理工作现状。随着信息技术的不断发展，网络和电子计算机也逐渐深入到档案管理的领域，这无疑给文书档案管理工作带来了机遇和挑战，这需要一批具有更高业务能力的文书档案管理人员才能驾驭信息技术带来的便利条件。因此，相关部门领导一定要注重提升文书档案管理人员的业务水平，要提供各种学习培训的机会，不仅让文书档案工作人员对档案管理工作的知识和技能精通，还要对一些基础的计算机知识进行了解，使工作人员能够熟练地运用网络这个便利条件进行档案管理工作。

2.5加强相关部门的协同合作

文书档案管理的资料是从各个基层部门采集而来，因此，文书档案管理人员要对各个不同的部门深入了解，不能只埋在资料堆里，要了解各部门的实际情况，将有价值的文件资料第一时间内收集，并及时归档。此外，文书档案管理人员还要协调各个部门之间的关系，成为单位各部门联系的纽带，实现自身工作的价值。总而言之，就是要更高效地发挥文书档案管理部门自身的功能和职责。

3结语

文书档案管理范文第3篇

（一）档案文书工作之间的相互联系存在的问题

通常在实际的工作当中，文书工作与档案工作两者是存在区别的，有其统一性也有分工明确性，那么在衔接的过程中两者相互配合形成一个分体式的管理系统①。在工作中文书与档案实行的是分块模式管理，是一种科学有效的管理制度，但是在某种程度上来说是有前提的。文书人员档案意识薄弱，那么档案人员也很少顾及文秘工作，导致两者在联系的过程中出现很多的问题，使之脱节，这是很多单位和企业在档案管理方面存在的问题。那么，目前在文书档案工作当中，公文的格式以及处理的方法出现了很多的不规范性，例如：办公用纸不达标、档案文件装订的不够规范、版记不全、相应的附件不明确、编号和原稿不全或者不规范等等。

（二）一人多职

为了减少资金的开支，又想工作全面到位，很多的单位实行一人多职，缺乏专职的档案人员，于是就出现了档案人员兼职文秘工作或者说文秘工作人员兼职档案管理工作，他们不仅要负责办公室文件的收发，文字的综合、信息的宣传以外，还要对档案文件的管理工作负责，投入到档案管理工作当中去，出现了范围不明确、收集工作不及时、材料不充沛等问题，还有一些档案人员对档案资料不重视对存储不细心，导致的资料不完整错乱等现象。就使很多的单位文书档案存在很大的漏洞②。

（三）领导片面思维不重视档案管理

档案管理工作在一般的单位中不受重视地位比较低，在领导的心中对档案管理工作认为是无关紧要的事情，可做可不做的小事，一般的领导认为是一件很简单的不过的事，也就是收集资料管理资料不需要大脑的思考的事，看不见明显的经济效益，只是觉得要求在单位文件库里存放好就可以了，工作需要的时候拿出来参考③。

（四）单位其余部门对档案工作不配合

在单位的归档工作需要从各个部门收集资料和文件，很多的部门存在着瞧不起档案部门的人员，只是图自己工作方便找借口推脱，总觉得自己工作很忙，什么时候有时间什么时候在交就可以，也有些人不愿意将档案资料交到档案部门进行统一管理，导致档案管理工作进行缓慢，使档案管理人员感到心有余而力不足，这些因素都制约了档案管理的工作水平④。

二、文书档案的管理特点及趋势分析

（一）文书档案丰富多彩

文书档案是各个单位各个方面真实的记录与记载，涉及很多行政方面、会计和科技管理方面、党群管理方面等多种载体。由于文书档案中包括了很多单位和有关部门印发的各种文件、各种民主选举选民登记和选票以及各种签订的合同和附件，形成了文件档案内容的多种多样，丰富多彩。

（二）档案与文书工作相联系

文书工作从开始到结束的整个过程也是档案的形成，包括：收集、办理、登记、运行、承办以及文件的收集、统计、入档等程序，档案工作是文书工作的前提条件下进行完成的，文件和档案的优劣关系到档案的优劣和档案工作的好坏有着很大的影响。

（三）文书档案最重要的两点：收集、保存

文书档案就是利用纸张实质性的记载，是一种管理手段，并且分类的存放在档案室，这个管理的过程最重要的是收集和保存，同时强调资料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鉴和阅读资料，这样才能充分发挥档案的真正作用。

三、结束语

文书档案管理范文第4篇

关键词：基层档案室文书档案管理保管期限

目前，基层档案室的档案主要有文书档案、会计档案、照片档案、电子档案、实物档案、基建档案、设备档案以及录音录像档案八个门类，另外还有部分单位会形成的一些专门业务档案。其中，文书档案作为基层档案的重要组成部分，是基层单位各项管理工作和业务工作的重要体现，其管理水平的高低直接影响到文书档案的齐全完整及质量高低，是单位档案管理整体水平的重要衡量标准。[1]

一、基层档案室文书档案管理工作的现状

文书档案是基层档案室所有档案门类中最重要，也是占比最多的一类档案。基层单位的文书档案，不仅包括由单位自身职能及各科室业务工作所产生的文件材料，也包括与上级机关、同级机关及下级机关业务往来中所产生的有保存价值的请示、批复、来函、复函等文件材料。基层单位的文书档案涉及各个科室、各项业务，管理起来最为复杂，这种复杂性也决定了文书档案问题的多样性和典型性。以朝阳区为例，当前各立档单位的文书档案管理工作主要包括依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行的文书档案收集工作，以及在此基础上的文书档案整理、鉴定、保管、统计和利用工作。除了所依照的国家和北京市相关标准之外，还按照《朝阳区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则（试行）》《朝阳区归档文件整理办法（试行）》进行管理。在文书档案的实际整理操作层面，以朝阳区档案局编制印发的《档案整理实操手册》为标准进行整理。虽然在规章制度、监督指导手段等方面已经很完善，但是从2016年实际的档案执法检查及档案室规范化管理检查来看，基层单位在文书档案管理中还存在收集不够齐全完整、保管期限划分不够准确以及实际整理操作不够规范等问题。上述问题，对档案工作质量影响较大，需要引起高度重视。

二、基层档案室文书档案管理工作中存在的问题

（一）文书档案收集不够齐全完整

一方面，临时工作文件和零散文件归档不全的现状较为突出。许多单位的职能工作并不是固定不变的，在日常工作之外也会进行一些临时性的工作，例如上级部门临时检查或有关领导临时视察时会产生相应的文件材料。另外，由于一项工作可能由多个科室协作完成，除了主要科室产生的文件材料外，协作科室也可能会产生一些有归档价值的零散文件。虽然这些临时性工作所产生的文件材料以及零散文件材料，并没有列在本单位所制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》内，考虑到它们同样具有重要价值，也应该归档保存。然而从实际检查情况来看，部分单位临时性工作所产生的文件材料，以及一些零散文件材料并没有作为档案进行保存，而是散存在个人或职能科室手中。另一方面，由于利用较为频繁，许多属于各科室重要职能所产生的文件材料并没有及时归档，而是散存在个人手中。例如，部分科室仅仅对科室计划和总结类文件进行了归档，科室其他职能所产生的文件材料却没有归档。

（二）文书档案保管期限划分不够准确

文书档案保管期限的划分是档案重要程度的体现，它直接关系到档案的最终保存状态，是保存满一定期限之后进行鉴定销毁，还是进入相应的各级国家综合档案馆永久保存。在执法检查及档案室规范化管理检查中，笔者发现部分单位文书档案保管期限划分不够准确，一些重要的档案，例如本单位召开的工作会议、专题会议等产生的重要文件材料划分为定期保存；而有一些一般性档案，例如半年计划或半年总结则划分为永久保存。这些保管期限上的划分不准确可能会使一些有重要价值的档案由于保管期限划分过短而提前销毁，进而导致立档单位及相关群众利益的受损。

（三）文书档案实际整理操作不够规范

归档文件目录中题名编写不够规范的问题较为突出。归档文件目录编写规范与否直接影响到日后查考利用的方便快捷。归档文件目录中题名编写存在的问题主要表现在：一是文件题名不规范，三要素缺失。规范的文件题名应是“责任者+事由+文种”三要素的组合，目前许多单位在编写的过程中，往往缺少某一要素或多个要素。在执法检查及档案室规范化管理检查的单位中，大多数单位都存在这样的问题，有些甚至只写一个文种，如“通知”。二是文件题名省略，不够细化。主要表现在一些人员调动、党组织关系转移、干部任免档案上，这些档案在编写相应的题名时需要细化到人名级，目前部分单位只写前两个人名，后续的则以等的方式结束。

三、促进基层档案室文书档案管理水平提升的对策

（一）加强监督和指导，提升基层档案室文书档案收集工作的水平

1.加强对临时工作文件和零散文件收集的指导力度。一是档案行政管理部门要加强对临时工作文件和零散文件收集工作的指导，在与基层档案人员沟通的过程中，强调文书档案收集齐全完整的重要性，以及临时性工作文件和零散文件收集需要注意的事项。二是基层档案员平时要加强宣传，让各科室的兼职档案员注重收集临时性文件和零散文件，保证文书档案的齐全完整。另外，基层档案员也要根据单位的职能及科室变化，定期调整机关文件材料归档范围，保证文书档案收集的齐全完整。

2.通过激励监督的方式强化单位领导及全员的归档意识。单位文书档案的收集能否齐全完整，很大程度上取决于单位领导的重视程度，[2]单位领导重视与否很大程度上又影响了各科室领导和工作人员对文书档案收集工作的B度，因此档案行政管理部门要通过激励监督的方式强化各立档单位领导和全员的归档意识，确保文书档案得到齐全完整的收集。朝阳区档案局目前对各立档单位实行档案室规范化分类管理，将各立档单位的档案室管理水平由高到低分为一至五类，根据每年的实际情况进行调整，并且在下一年度全区档案大会上通报上一年度的调整情况。通过这种动态化的分类管理机制，让各单位的领导对本单位档案管理综合水平有更直观的认识，促进领导加大对文书档案收集管理的力度。

（二）加强培训和审核，提升基层档案人员划分文书档案保管期限的水平

1.通过培训来提升基层档案人员划分文书档案保管期限的能力。档案行政管理部门要定期组织档案员参加文书档案管理相关培训，并着重对较复杂、较难理解的文书档案保管期限划分工作进行讲解，保证基层档案员能够严格按照标准进行划分。同时，通过综合业务培训，提升基层档案人员对档案的整体性认识，使其在文书档案的重要性与一般性划分上更精确。

2.档案行政管理部门要加强对基层单位文书档案保管期限表的审核。由于变动频繁，许多基层档案员对文档案保管期限的划分往往不够准确，这就需要档案行政管理部门加强对基层单位档案工作人员的指导，严格审核文书档案保管期限表。另外，基层档案员也要严格按照保管期限表上所划分的期限界定相应的文件材料，将需要归档的文件材料与保管期限表进行对照，确保相应职能所产生的文件材料得到正确划分。以朝阳区为例，区档案局建立了完善的文书档案保管期限表审核流程，对收到的文书档案保管期限表进行严格审核，将划分不准确的某些事项反馈给基层单位予以修改，并对修改后的期限表进行二次审核，以保证相应文件材料能够得到正确的保管期限划分。

（三）强化标准，提升基层档案人员文书档案实际整理操作的水平

1.严格执行文书档案实际整理操作标准。针对基层档案员在档案整理过程中出现的目录编制不规范等实际操作问题，档案行政管理部门有必要制定相应的业务标准予以规范，以便让各立档单位的档案工作人员都能够严格按要求整理文书档案。朝阳区档案局所编制的《档案整理实操手册》，以图文并茂的方式，分十个步骤对文书档案的实际整理进行了详细的讲解，并指出了常见的问题及易错点。其中，题名拟写部分还根据实际情况列出了相应的示例，如请示、介绍信、干部任免以及会议记录和纪要等题名拟写时需要注意的问题等。

2.加大对档案工作人员面对面实地指导的力度，提升其实际整理操作水平。许多档案管理基础比较薄弱的单位，仅仅依靠培训课程上所学的知识还不足以处理文书档案整理操作中遇到的实际问题，这就需要进行实地指导。对此，朝阳区档案局以协作组的方式进行归口管理，指派专人负责对相应的单位进行监督指导。除了平常的电话指导外，对于一些有特殊需求的单位还会派人进行现场指导，通过面对面的方式，手把手地对基层档案员进行讲解，以便更快地提升其实际操作水平。

注释及参考文献：

文书档案管理范文第5篇

关键词：文书档案管理

一、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

二、电子档案是近几年的新生事物，以及电子档案的发展、保存

首先，我们一定要树立电子文档时代的到来是一个“过程”的观念。

从理论上来说，任何事物的产生都要经历一个从孕育到诞生的过程。单纯地确定一个准确而具体的时间来区别传统档案时代与电子文档时代，虽然也有一定的学术价值，但它与对电子文档时代产生发展过程的认识相比要次要一些。原因在于，没有对电子文档从孕育到产生过程的正确认识，就不可能有传统文档时代与电子文档时代的准确的时间划分；对电子文档时代从孕育到产生的过程的认识，对深化电子文档概念与特性的认识、深化电子文档管理原理与方法的认识，指导电子档案事业建设的实践，都具有重要意义。我们要做的，不是单纯地告诉人们电子文档时代产生的时间，而是要告诉人们电子文档时代是怎样产生的。

其次，树立电子文档时代到来是一个过程的观念，具有更为重要的实践意义。我们常常说“迎接”电子文档时代的到来，这里面存在着一个错误的认识：所谓“迎接”，是在电子文档时代已经到来的情况下，我们欢迎它、接纳它。而事实上这样是不行的，我们必须参与这个时代的创造。通过我们的参与、我们与相关部门的相关人士共同的工作把这个时代带给人类社会。现在，档案界的大好多数人士是以这种“迎接”的态度来对待电子文档时代的到来，他们是说的多，做的少。人们大多是在等待着这个时代到来，而对身边产生的电子文档视而不见、见而不管，使大量的电子文档资源没有得到积累。每一个档案工作者，特别是已经产生了电子文档的基层单位的档案工作者和对推进电子文档时代到来负有重要历史责任的档案行政管理工作者，要积极主动地参加到电子文档时代产生、发展的“过程”中去，这就是我们强调电子文档时代的产生是一个过程的实践意义。

第二我们现在仍处于以纸质档案为主的传统文档时代，对纸质档案的管理仍是我们管理工作的重心。但是，这个重心已经发生了倾斜，并逐渐地过渡到电子文档管理作为档案管理重心的时代――电子文档时代。如果社会中现存的传统文档多于电子文档，我们就说它仍然是传统文档时代；而如果电子文档的数量已多于传统文档，我们就说电子文档时代已经到来。这个判断标准的内涵是档案管理工作的量化标准，传统文档与电子文档哪一种数量多，管理工作量大，那一种档案的管理工作就是整个档案管理工作的重心，也就规定了档案工作的时代属性。

由于传统档案经过长期的历史积累，电子文档在数量上超过它需要的时间较长，这个标准不利于档案工作的未来发展。

电子文档的发展要经历一个自上而下的过程，以时间的先后经历两个阶段――档案室阶段与档案馆阶段。电子文档首先在基层单位的工作实践中产生。因此，我们首先解决的是档案室阶段的问题。目前，由于许多机关和企事业单位已经使用了计算机，有的还建立了局域网。因此，电子文件与电子档案在这些机关和企事业单位已经大量产生。在这些单位中加强电子文件与电子档案的管理已经是“当务之急”。

3如何保存、维护电子审计档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是基层审计档案工作者急需解决的问题。1）要保证电子审计档案载体物理上的安全。2.）要保证电子审计档案内容逻辑上的准确。电子审计档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖干电子计算机软硬件平台将电子审计档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。3）.要坚持电子审计档案和纸质档案保管的“并存”制度。 4）.要保证电子审计档案的可理解性。要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括：元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子审计档案名称、存储位置及相互关系；与电子审计档案内容相关的背景信息等。5）.要对电子审计档案载体进行有效的检测与维护。电子审计档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子审计档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子审计档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行，样品数量以不少于10%为宜。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。 转