文书档案的管理范文第1篇

【关键词】文书整理归档；办公自动化；信息管理

中图分类号：G27 文献标识码A： 文章编号：1006-0278（2014）01-213-01

“归档”，虽然作为档案专业术语，无论是在教科书，还是在档案学词典里，都有明确定义。而我对“归档”的认识，却与我接触到的基层档案工作实践密切相关，文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着在某一结点，对某一问题，某一现象的处理、领导决策、基本建设、研究开发等事物发展方面的过程和结果。随着改革形势的不断向前发展，过去的档案管理明显无法满足现在的工作需求，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而新时代下文书档案管理的自动化为档案管理，归档工作揭开了新的篇章。

一、下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识

新时代下科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化，对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，电子文件波及了档案工作实践，丰富了档案工作内容，但不应颠覆档案理论。不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”使文件转化为档案，“文件转化为档案也可以认为是由一事物转化为另一事物的质变”

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化的管理，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，方便保存和查询。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

二、应用办公自动化的文书档案管理的优点

（一）办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

（二）文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体的分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

（三）电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

（四）提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

做好信息化电子归档技术处理工作，实施电子文件管理战略，更好更快的提高了工作效率。

参考文献：

文书档案的管理范文第2篇

关键词：文书档案；整理方法；保管方法；创新

做好文书档案的整理和保管工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的整理和保管工作，使得文书档案保管工作顺应时展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。

1 文书档案整理、保管方式实现创新的重要性

文书档案的整理工作和保管工作的最终目的就是保证档案管理工作的高效性，进而促进档案内容的利用。因此，在进行这两项工作的过程中，工作人员应该充分考虑到时展的需要，找到传统管理方式的弊端和不足之处，对工作方式进行创新，提升工作效率。

1.1 在管理工作中应用先进的技术

现如今，社会已经进入到了高速发展时期，信息化和现代化的趋势比较明显。在实际的工作中，工作人员应该将网络技术以及计算机技术等融入到文书档案的整理和保管当中。先进技术和文书档案的相互结合，必然会直接推动管理工作进行的高效性。另外，工作人员在对文书档案进行管理的过程中，首先需要按照文书档案的内容和实行的需求进行分类，在这一过程中，档案管理技术的应用是不可或缺的，从文书档案发展的方向上看，这也是一种普遍的趋势。

1.2 现代化的文书档案整理手段应该备受关注

现如今，计算机技术已经应用到各行各业当中，文书管理工作中应该充分利用计算机技术。主要是在应用这一技术之后，文书档案管理工作的工作形式发生了明显的变化，无需采用繁杂的纸质档案，只需要借助计算设备来对电子版的档案信息进行管理即可，这样不仅可以减少工作人员的工作量，还可以起到事半功倍的效果。利用计算机等现代化的整理技术，工作人员就可以实现档案序列的自动编号，可以实现自动的检索，提升可档案内容查找和应用的效率。另外，计算机管理的优势作用比较明显，达到了整理和保管工作简单易行的效果。

2 档案整理和保管工作对人员素质提出了更高的要求

从这一点上看，文书档案管理工作能够得以运行的主要因素就是工作人员的自身素质达标。档案管理工作中，工作人员是主体。由于现代社会处于一个信息化高度发达的社会，文书档案信息内容远远不断地涌入，这就给档案管理工作带来了一定的困难。因此，在档案管理工作中，工作人员的素质是影响工作能否高效进行的重点。为了提升工作人员的专业素质和职业道德，在具体工作之前，管理人员要对其做好培训和教育工作。在提升档案管理工作者业务能力的基础上，保持积极的工作态度。由于传统的文书档案管理工作对人员素质的重视程度不够，导致档案管理工作缺乏创新性。在吸收教训之后，对档案管理工作人员素质进行培养，从某种程度上可以更好地适应社会发展的需要。

3 做好文书档案整理和保管工作的具体做法

3.1 文书档案管理工作的分类方法

通常情况下，文书档案管理工作的分类方法可以从三个方面来进行分析和探讨。第一是年度分类，第二是组织机构分类，第三是问题分类。

3.1.1 年度分类。所谓的年度分类法在进行的过程中，主要是根据文件形成和处理的年度来讲所有的文书档案以时间为标准进行区分，然后根据时间的差异来排列。在文书档案管理工作中，工作人员首先需要将文书档案进行归纳，提升档案分类的高效性。经过具体的实践可以看出，采用年度分类法不仅可以提升文书档案的质量和效率，在实际的工作中意义重大。

3.1.2 组织机构分类法。根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。

3.1.3 问题分类法。按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。

3.2 档案装订

档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。正文与附件之间、正本和草稿之间、来文同复文之间，都可以根据实际情况斟酌而行，或者合而为一，或者拆而为二，都是可以的。不过如果有关的文书档案拆开处理时，在进行排序时还是应当相对集中于一处，以方便后期的利用。

3.3 档号章与页码编写

档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的工作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。

4 如何做好文书档案的信息保管工作

通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳入索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。这个过程可以有主要和次要之分。按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录入到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。这种设置方法没有明确的规定，包括其中的文书内容、种类、年代等等，主要做到更加便捷容易的浏览和查阅即可。再者，编辑制作计算机辅助程序。这项工作简单来说就是比较的过程，将档案文件的题名表和题名的对照。找出其中相一致的内容，方便储存和使用。第四，文书档案的管理的最后一步就是确保电子文件形成后能够在计算机中正常运行。并按照分类标准与保管期限等进行划分。

5 结论

新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的。档案事业的发展离不开创新，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程。创新，是以原来的管理方法为前提，融人新的技术手段，做到更高效更便捷。因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投入实践。充分利用现有的网络资源。把新时期文书档案的整理与保管工作推向新台阶。

参考文献

[1]索振英.文书档案应坚持管用结合[J].中国成人教育，2000（8）.

[2]张巧云.对文书档案立卷方法改革的探索[J].滁州师专学报，2001（4）.

[3]马琳.试论文书档案立卷的改革[J].黑龙江社会科学，2002（2）.

文书档案的管理范文第3篇

[关键词]新形势 文书档案 管理 问题 对策

中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）15-0144-01

前言

伴随着十三五的到来，社会发展和科技的进步，特别是网络的普及化程度的提高，越来越要求文书档案管理要准确、快速、完整地提供信息，其重要性不言而喻。文书档案管理可以说是衡量档案管理水平的重要标准，文书档案管理水平的高低，不仅影响着档案资料的质量，甚至会影响到单位的建设与发展。因此，作为文书档案管理人员，必须提高文书档案工作科学管理水平和为本公司中心工作服务的工作能力，提高文书档案管理的工作效率，逐步实现文书档案管理工作规范化、科学化、现代化，为本公司和社会提供更多有价值的文书档案信息资源。

在新时期，人们虽然不断地加深了档案管理工作的意识，但实际中存在文书档案管理与新时期形势不符的现象，出现了多种问题。因此，对文书档案管理的分析具有一定的意义。

1 现阶段文书档案管理的现状

1.1 文书档案管理的规范程度较低

目前有很多单位档案管理的规范程度较低，比如卷宗的分类、名称，文件的档号等等都存在着不同程度的不规范，还有些档案的卷宗出现组卷错乱，文件内缺少目录等等的问题，另外，文件档案检索效率不高也是普遍存在的问题。档案检索一般分为人工检索和电子检索。电子检索速度快，质量高，是将来发展的必然趋势，但有些单位由于工作人员不熟悉电脑操作，或者因为其他原因没有安装高质量的检索软件，还采用手工检索，这是远远不适应信息化时代的要求的

1.2 缺乏文书工作和档案工作的紧密衔接

文书档案管理工作具体包含两个方面的工作，分别为文书和档案，两者之间具有较为密切的关联性。因此，实际的文书档案管理工作中，有必要将两者紧密的衔接为一体，以此来达到两者互相配合的目的，并构成较为全面的管理体系。可是，在新时期的操作中，一般采取分模块管理的方式，并单独操作，无法构成统一、完善的整体，即便个别单位建立了管理体系，也存在很大的形式化成分，从客观的角度上进行分析，这种管理模式扩大了文书管理和档案管理工作之间的距离，并且使两者产生了一定程度的偏差。

1.3 档案管理水平有待提高

档案计算机管理软件系统，缺乏统一标准，在实际管理中缺乏通用性，档案管理的标准化、规范化水平有待提高。如：有些档案管理软件，仅仅着眼于档案专业流程研究，而忽视了档案与文件的衔接，特别是实行办公自动化后，档案管理软件无法实现与OA 系统的无缝衔接，导致许多电子文件无法及时、准确地归档。

1.4 人才队伍素质参差不齐，与丰富的人文需求不适应

文书档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”，这些人员没有档案管理方面的专业知识，不能快速有效的完成文书档案的管理工作，这将会给档案工作本身或单位的发展带来无法弥补的损失。

2.完善文书档案管理工作的对策

2.1 确保文书档案管理更为规范

首先，要对现存的文书档案进行整理，剔除那些陈旧失效的卷宗，这样既可以加快手工检索的速度，也可以避免以后使用电脑录入加大工作人员的工作量，其次要对那些比较混乱的卷宗进行重新编排，编排时，对那些无标题，无页码的要重新进行填写。最后，对于那些命题重复、错误或者不清楚的档案资料要统一命题，以避免用计算机管理时出现不好识别的情况。

2.2 做好文书与档案工作之间的衔接。

在档案管理中，文书管理是较为重要的分支。因此，要在档案管理的各个工作环节中逐渐规范文件的相关管理，要求文书人员充分掌握档案工作，并具备档案意识及利用该意识进行文书材料的整理。在应用文件的过程中，需要严格关注文书的一体化与规范化，注重在整体上促使字体、文件格式、纸张等方面的统一展现。此外，在收发文件时，需要及时的进行登记，并确保所收集资料的统一与完整，标注要清晰，要在档案盒中标识相应的资料名称，从而达到简单查阅的目标。

2.3 运用先进手段，加强文书档案现代化管理

办公自动化系统的推广应用，使得收文、发文都通过OA 流转完成，这就要求档案管理者要改变传统的手工管理模式。首先，选择适合本公司文书档案管理的软件，利用计算机进行档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅利用，做好OA 系统软件和档案管理软件的接口，实现OA 办公系统与档案系统无缝连接，使所有电子文件数据直接归档进入档案系统，并且纸质文件与电子文件对应整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高档案检索速度。档案计算机检索工具多样化，形成从文件级到案卷级再到档案专题，多层次多角度的检索体系，有利于提

高检索工具的覆盖率，使每一种检索工具都能覆盖全部文书档案，能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，从而提高档案利用工作效率。

2.4 提升文书档案管理人员的综合素质

做好文书档案管理工作的另一个要求就是完善文书档案管理队伍建设，文书档案管理对于建设需要全面把握档案人才的入口，企业事业单位更需要结合目前档案管理工作的现状，引进和聘用一些具有文化水平和文书档案管理能力的人员进行管理，优秀的文书档案管理者需要树立现代化的管理理念，全面掌握文书档案计算机管理运用技术，采用更多渠道、多形式进行文书档案管理人员的教育，强化文书档案管理人员的素质。

2.5 着力技术创新，提高服务效率

依托计算机网络技术， 建立高效、方便、快捷的档案信息系统， 更好地服务于单位的发展成为不可逆转的趋势。

（1）要树立现代的档案管理理念，确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，转变手工方式可靠的传统观念。

（2）要把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入单位信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、利用与单位物流、资金流、信息流的形成部门资源共享、网上流转。

结语

文书档案管理工作十分重要，所以无论是单位的领导还是工作人员都要高度重视。新形势下文书档案管理工作充分体现了企事业单位的基础管理水平，文书档案管理是企事业单位管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志。只有完善各项文书档案规章制度，不断提高管理人员素质，加强文书档案现代化管理，增强服务意识，切实做好文书档案的管理工作，实现文书档案管理的信息化，才能有效提高文书档案管理的质量与效率，促进我国各项事业快速健康发展。

参考文献

[1] 罗文妍. 浅析文书档案管理工作的创新[J]. 东北农业大学学报（社会科学版），2011（03）：117-119.

文书档案的管理范文第4篇

【关键词】文书档案 管理 问题 措施

文书档案是在机关、社会团体、企事业单位或者其他社会组织中，单位的行政活动过程中形成的，具有一定价值的，需要妥善保存的文件，文书档案管理是对一个单位的档案管理水平进行衡量的标准，如果文书档案管理出现纰漏，会直接影响到单位的档案的完整性和资料的质量。一般文书档案包括单位的党委、纪检、组织、工会、人事、办公室等部门日常工作中形成的有保存意义的档案，文书档案管理工作是日常工作不可或缺的，应该引起单位的足够重视。

一、文书档案管理的特征

（一）档案的形成是由文书工作产生档案的形成是与文书的工作密不可分的，文书的工作内容是文件的收集、登记、催办、转运、承办、整理和立卷、归档工作。可见文书是档案的来源，文书工作是档案形成的过程，是档案管理工作的前提，档案的管理工作在此基础上将文件资料进一步收集、鉴定、统计、编研、整理、保管、检索以及提供利用等。文书的质量比如文件的格式、卷面的质量、资料是否完整齐全对档案的质量好坏具有直接的影响，文书是否能够收集完整并且按时归档直接影响到档案管理工作是否做到位，文书部门负责将单位在领导或者日常的行政管理活动中产生的有保存价值的资料进行整理、立卷，将整理好的文件材料定期向档案管理部门归档。

（二）文书档案的管理重点是完整的收集文件、妥善的保存资料文书管理的对象是已经发生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助载体进行记录、分类、整理、存放。文书档案的管理工作主要是要保证文件的完整、安全，重点是收集、编目编册、管理、保存、利用等过程。

二、文书档案管理工作中存在的问题

（一）档案的收集不够及时。文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的，但是由于各种原因，有些部门未能及时的将文件交给档案管理员，这就造成了档案的收集工作的难度。这种状况是由于各部门的配合工作没有做好，时常使档案管理员不能按时完成工作，不得不常常催要，但是有些文件个别部门确实工作需要，所以导致档案管理人员只得妥协，等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料。

（二）文书工作与档案管理工作配合不当。文书工作和档案管理工作是密不可分、相辅相成的，文书工作是档案管理工作的前提和基础，从文件的收集、整理、保存、归档、借阅上来讲，档案管理工作是文书工作的延伸。但是由于文书工作和档案管理工作是分属不同的部门的，造成了工作上的配合不当，文书工作人员没有归档的意识，而档案管理员也不了解文书的工作内容，两部门之间缺少沟通和协调，使工作的衔接出现脱节。

（三）文书档案的保存方法不恰当。随着科技的进步和社会的发展，办公设备也在不断的提高，办公的自动化水平越来越高，计算机网络技术的发展很大程度上提高了文书档案管理的效率，但是新型的文件材料与传统纸质的文件档案的收集、保存、归档、利用存在着区别，也给档案的统一管理带来了不便，因为传统纸质的文件材料没有电子版的备份，而存在计算机或是光盘中的文件资料没有打印出来进行整理和保存，这就使档案的保存不完整、不条理、不统一，给今后档案的调用、查找带来了麻烦。

（四）文书档案管理人员的素质有所欠缺。文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成，因此人员的素质直接影响着管理工作，一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习，在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能，即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训，接受新的档案管理知识和方法，特别是现在计算机技术的发展，给档案的管理带来了一次革命，管理人员应该认清未来行业发展的趋势，掌握好新的专业知识，才能不被时代淘汰。

三、提高文书档案管理工作水平的对策

（一）建立有效的工作程序和管理制度，严格按照规范程序办理公文。无规矩不成方圆，文书档案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性强。在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。

（二）搞好文书工作和档案工作的规范衔接。档案都是建立在文件的基础上的，而且，文件质量决定着档案管理的质量。所以，没有优质量的文件管理，就没有高质量的档案管理。在执行文书管理的工作人员，一定要具备着较强的档案意识，对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档，而且，在执行文件处理工作时，还要时刻关注档案管理工作，进一步完善文书和档案工作一体化的效果。做好这些，需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证。比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等，不能弄得花俏，而且还禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等。

四、结语

总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。

参考文献：

[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）

文书档案的管理范文第5篇

[关键词]医院；文书档案；管理工作；思考

文书档案是医院档案重要组成部分，也是医院档案资源体系建设的重要构成部分，文书档案是保存医院历史发展真实轨迹的原始史料。文书档案工作做好了，医院整个发展历史可根据需要活生生地展示在人们的眼前，将重现历史发展的当时画面。没有文书档案的医院就是一所没有历史的医院。可见文书档案管理的好坏，对医院是否有其发展历史具有十分重要的作用，必须引起医院领导层的高度重视。采取有效措施改变医院目前文书档案管理存在的不足，提升管理水平。。

一、文书档案管理现状

医院文书档案管理大多归属党办（院办）领导，不少医院已经建有档案室，也有些医院只设有兼职档案人员工作岗位，主要负责文书档案的管理工作。据调查研究发现，医院档案除了文书档案外还有业务等档案，历来受到医院领导的重视。但是，要做好文书档案并不是一件容易的事情。据了解目前很多医院文书档案工作做得并不好。主要表现在，文书档案管理水平较低，利用计算机辅助档案管理程度不高，受条件限制，还达不到上级要求的规范化管理水平，文书档案的收集仍不齐全，不能满足医院对文书档案管理工作的真正要求。

二、文书档案管理工作分析

长期以来，医院文书档案基本上都是由办公室人员兼管，很少有专职档案人员。而且，文书档案工作相对办公室其他工作其重要性显得较弱，受重视程度相对不足，导致医院文书档案管理水平不高，表现在：文书档案管理经费不足，硬件条件较差，数字化水平较低，档案材料的收集不足，资源体系建设规模偏小等。这一现象必须得到有效遏抑，其可选择的有效途径为：

（一）领导重视是决定性因素

虽然办公室是文书档案管理部门，由于公办室事务繁杂，中心工作往往不是档案工作，而为领导服务、接待、文案和我、医院内外部的协调工作。在这种情况下，只有领导重视文书档案工作，文书档案管理不论从经费、设备、人员、保管环境等资源才能有效调配，工作才有保障，才能出成绩。基于此，上级档案业务部门必须加大档案工作重要性的宣传工作，制订单位归档文件规范化管理方案等法规性文献，定期组织力量对各单位归档文件开展年度检查。对检查合格、良好或优秀的单位进行通报表扬，对检查不合格的单位也要进行通报批评并定期整改，营造良好文书档案归范化管理制度化的良好氛围，并引导单位领导重视文书档案工作的开展。

（二）档案人员的素质是关键

文书档案要真正做好，最关键的因素是人，是从事文书档案工作的专兼职档案人员。但是，如果档案人员的岗位素质差，从业能力弱，最终必然导致文书档案管理水平低下。随着科学技术的发展，利用计算机管理档案已经成为现实，从文书档案形成的原始文件的制作到形成正式归档文件，全部应用计算机完成，文书档案的载体也由单一的纸质档案变成现在的电子档案与纸质档案并存的状况，有的单位，还购置了档案管理软件，使文书档案的管理更加现代化，基于此，对档案人员的要求就相对更高，不仅要求档案人员懂得文书档案管理的知识，还要掌握现代化管理手段。如果档案人员不具备文书档案管理知识，也不懂策代化档案管理操作技术，是不可能做好文书档案工作的，可见档案人员的素质是做好文书档案工作的关键。为此，各单位要为档案工作人员创造条件在职进修，参加在岗继续教育学习和培训，其目的就是要熟练掌握归档文件的科学整理方法和熟练掌握现代化操作技能，能够按照上级档案业务部提出的归档文件归档整理规则，全面实现归档文件的规范化管理。

（三）配齐软硬件设备是条件

要顺利按照规范化要求做好医院文书档案工作，配备足够的软硬件设备是开展文书档案科学学管理工作的基本条件，按照上级档案业务部门提出的规范化档案管理要求，没有完备的软硬件工作环境是不可想象的。因此，为了将医院文书档案工作按照规范化要求做好，档案人员一定要争取单位领导和各方面的重视，配足文书档案所需要的软硬件设备条件，为做好文书档案工作奠定坚实的工作基础。

（四）制订科学的激励机制是保证

文书档案要真正做好，单位上制订出相关的制度很有必要，为了更好地激发档案人员的工作积极性，对工作做得好的能给予奖励，对工作责任心不强，工作不到位的档案人员也有一定的约束，最好的办法就是出台相应可行的激励机制才是做好文书档案工作的保证。

四、医院文书档案管理措施

要做好医院文书档案工作，必须采取有效措施，其一必须加大专职档案人员的培训力度，选择觉悟高，掌握现代管理技巧的专业技术人才，建设一支素质高，能力强的专兼职档案员工作队伍；其二、医院要加入对文书档案管理经费的投入，确保文书档案管理软硬件齐全；第三，要严格按照归档文件整理规则对文书档案进行规范化整理工作，特别是要严格按照省档案局等业务部门制定的归档文件规范化年度检查提出的标准执行。对照标准一项一项过关，凡是不符合要求的要立马整改。值得注意的是，不论是开始整理时，还是整理过程中，必须注意请有经验的专家前来指导文书档案的整理工作，也可以到文书档案规范化整理工作做得好的单位取经，借鉴兄弟单位成功的经验，帮助本单位做好文书档案的整理工作。在归档文件整理工作完毕时，及时根据自查情况向省档案局申报三级或以上省级档案规范化单位。

五、结语

医院文书档管理工作近几年来得到较迅速的发展，也取得了较好的成绩，虽然医院的文书档案管理是常规基础性工作，但是也是一项复杂的工作。不仅需要做好文书档案工作，更要立足档案做好全院包括医院临床一线科室、医技室和职各职能部门的服务工作。