文书与档案管理
文书与档案管理范文第1篇
关键词：秘书人员修养文档管理
秘书人员既是一个单位领导层的助手与参谋，又是基层群众的密切联系者，也是文书档案的管理者。档案的归类组卷是否科学合理是体现其业务水平的重要标志，文书档案的价值关键在于档案的质量，而档案资料的质量，又取决于文秘人员的自身修养。我个人认为，要做好文书档案的管理工作，文秘应具备如下一些基本修养。
一、政治素质和职业道德
秘书的政治素质是关于秘书的政治方向、政治立场、政治观点、政治鉴别力和政治敏锐性的总和。政治素质是秘书素质的核心，是衡量秘书是否合格的首要标准。在我国社会主义制度下，秘书人员具备良好的政治素质尤为重要。无论是在党政机关和国有大中型企业和事业单位工作的秘书，还是在民间企业和私营企业任职的秘书，都应当首先加强政治素质的修养。秘书的职业道德，则是在秘书职业活动中所必须遵循的，它是社会道德在秘书职业活动中的具体表现，是秘书职业活动长期实践的产物。秘书工作的特殊性质和任务，要求秘书人员必须注重职业道德，注重忠信、求是的工作精神，否则，是难以胜任此职的。秘书人员在从事职业活动的过程中，应时刻遵守职业道德规范，努力成为一个具有高尚道德品质的合格秘书。
二、创新意识
合格的秘书人才，应当有创新意识，敢于突破旧的传统意识，在工作中具有变通性和独创性。创新必须破旧，我国历史上遗留下来的封建陈腐意识根深蒂固。封建意识的要害在于，用封建权力、伦理与观念压制人生的主观能动性和创造性。反映在秘书工作上，就是把秘书看成领导的附庸而不是参谋助手，秘书人员的积极性、创造性无从发挥，秘书成了反映长官意识的机器人。习惯于按规矩办事，按部就班，循规蹈矩，不敢越雷池半步。这种现象的产生，正是极左思潮和封建意识长期侵蚀的结果。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手。创新观念，要求在任何时候，工作上都力图有所成就，但又不光是自我成就。这种创新，不是狭义的自我表现，而是秘书职责的要求。
三、文字水平与能力
秘书应具有广博、精专的知识涵养，其中秘书的语文水平与能力，是秘书知识素质的重要组成部分。做文秘工作必定要与文字打交道，比如会议记录、抄写；文件和报告的起草等。会议记录是一个单位的重要历史文献资料，如果文秘工作人员由于语文水平的欠缺，在记录的过程中就会产生错记、漏记。即便是记录下来了内容，如果字迹潦草，错别字又多，都会给将来的查阅带来困难。起草文稿，是文字秘书工作的主要部分，文稿的起草过程，常常是由领导和文字秘书合作进行的。有时是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字；还有一种，领导只是出题目，从而拟订提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由文字秘书单独负责。特别需要提出的是，在起草文稿的时候，文字秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而且可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。在文稿的写作过程中，对字、词、句的运用和把握直接反映文秘人员的语文水平和能力。
四、领导的参谋助手
由于秘书人员是近身从属领导者为之提供事务处理、政务参谋等综合辅助的人员。在决策形成过程中，向领导提供经过综合处理后的充分有用信息，以及多种选择方案和建议。在决策施行中，辅助领导者跟踪督查、反馈决策的落实情况，必要时还得为领导者进行跟踪决策的参谋辅助。首先，秘书必须要注意使自己的言行符合角色规范，做到既尊重领导、坚决执行领导指示，又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次，要深刻领会领导意图，要善于通过间接或者直接方式，把领导的所思所想、所筹所划弄清楚，做到既能按领导意图正确发挥，又不自作聪明。再次，注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征，选择适当场合和时机，从要害问题切入，用适当的语言，表达自己的见解。
五、提高秘书人员的修养，促进文档管理
随着时代的节奏变快，科学的日益发展，一才通用更是体现了时代感，许多部门和单位的秘书同时又是兼做文书档案员。秘书兼做文书档案员，主要负责做好本部门文书材料的收集、分类、组卷。收集即是要采取有效措施和手段，将归档范围内的文件收集齐全；分类即将同一大类的文件材料可以合并组卷；组卷即对材料区分类别后划分期限，按照档案馆的要求组成案卷。一个完善的档案管理，能够起到积极的参谋作用，宣传教育的基地作用，同时，也能为科学研究提供必要的基础条件。随着党和国家把中心工作集中在以经济建设、改革开放和市场经济的发展完善中，各类部门在机关建设中对秘书的要越来越高，对文书档案的管理及其作用的发展也越来越重视，文书档案的管理也有了较大的发展。为了保证文书档案在中心工作中的作用，文书档案工作者工作的过程好坏，将作为历史的凭证日益显现。就这而言，文书档案员在平时的工作中要谦虚谨慎、热情服务，要充分认识自己所从事的档案工作对日后工作的伟大意义。因此，在做一个好秘书的同时努力做一位优秀的文书档案管理者，以此促进档案的管理工作。
总之，秘书档案管理必须努力提高文书档案管理方面的综合修养，对提高工作效率和和推进文书工作和档案事业的顺利发展，有着重大的理论意义和实践意义。
参考文献：
[1] 常崇宜秘书学概论 ［M］ 线装书局 2000年
[2] 巩献田法律基础与思想道德修养[M] 北京高等教育出版社 2000年
[3] 张清明秘书参谋职能概论 [M]武汉大学出版社2000年
文书与档案管理范文第2篇
文书是目前办公室中一个非常重要的工作岗位，在机关单位的业务办公过程中起到了非常重要的作用。随着机关单位工作的开展，文书工作的职责也随之变大，对于文档的管理、查询利用以及文档销毁等文书档案管理工作也成为文书工作的一部分。尤其是近些年，政府机关的各种文书类型越来越多，版本的文书数量也越来越大，传统的文书工作手工作业以及纸质档案的办公管理很难适应新时代的需求，很难满足当前社会快速发展下人们对各种文书档案的管理要求，亟需一种快速的、科学的、方便的、自动的文书档案管理办法来推动并加快文书工作。现代科学技术的快速发展，计算机已经在社会的各个领域、各个行业中广泛应用，通过计算机科学技术与互联网技术来加快文书工作与文书档案管理工作的信息化进程，设计并开发专门的文书工作与文书档案管理系统来加快各个企事业单位的办公质量与效率，最终实现企事业单位的办公的文书档案管理自动化，这对于推动我国企事业单位办公效率来说具有非常重要的现实意义。
2文书工作与文书档案管理系统开发的作用
就目前我国办公室中大部分的文书工作以及文书档案管理工作的现状来看，开展科学系统的文书工作与文书档案管理系统，从办公室文书档案管理制度、工作衔接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文书工作与文书档案管理系统的开发弥补了传统文书档案管理制度上的缺失。在很多办公室中，文书档案的管理工作归属于行政办公室的范围，所以在日常的文书档案管理中尝尝出现档案归档不及时、档案管理标准低下等情况，这些现象的发生会导致文书档案管理工作上的制度混乱，而且制度的不完善也会造成各部门对事故发生后的相互推诿而使得文书档案管理更加杂乱无章。通过开发专门的文书工作与文书档案管理系统，可以很好地通过技术来实现严格的业务流程，从而要求文书管理人员按照界面的操作来一步步实现文书档案的管理，突破传统人为工作方式下形成的文书档案管理障碍。第二，文书工作与文书档案管理系统的开发解决了文书职位与档案管理上的工作衔接问题。在日常的文书档案管理中，很多企事业单位是将文书与档案进行了分离，虽然实施了一部分的管理办法来提升文书档案的正确性、科学性与实效性，但是由于对文书职位的重视不够，在人员配置方面往往是一个人多职或他人兼职，工作上的衔接问题非常明显，导致了当前文书档案管理工作缺乏系统性和衔接性，文书与档案管理之间形成了很大的差异性，而且在档案管理中，文书并没有让档案发挥其应用的作用。文书工作与文书档案管理系统的实现将系统角色与文书档案紧密联系在一起，只有真正的文书角色，才能对档案进行严格管理，实现了二者之间的衔接性，突破了由于各种管理不当造成的工作差距，真正体现了文书对档案管理的作用。第三，文书工作与文书档案管理系统通过科学的管理办法弥补了传统文书档案管理中缺乏专业管理人才的缺陷。由于传统的文书工作中，对档案管理缺乏专业意识，所以并没有设定专门的管理岗位来实施对文书档案的管理，对于一般性的文书档案的管理办法也很随意，归档工作也效率低下。文书工作与文书档案管理系统的实现以严格的业务流程为导向，专业的数据算法为基础来实现对文书档案专业的管理办法，从而弥补了普通系统用户在文书档案管理工作中专业技术上的不足，提升了办公室文书档案的管理、归档等工作质量，保障文书档案管理工作的顺利开展。
3文书工作与文书档案管理工作需求分析与功能设计
文书工作与文书档案管理工作内容主要是围绕着办公档案来开展，而实现的文书工作与文书档案管理系统则是要充分了解文书档案管理工作内容，而后分析其在信息化转变过程中需要实现的功能点，进而开发出对应的文书工作与文书档案管理系统实现企事业单位的文书档案管理工作。首先，文书档案管理工作的核心是针对档案的管理，在企事业单位的办公室中，会与其他很多部门进行沟通，而文件档案则是较为正式的一种，文书档案管理工作首先要接收到相应的文件之后，将其进行归档，而后进行文件著录、案卷著录进行统一的归纳与管理，方便后期的查询、借阅等的操作。在对文书工作与文书档案管理系统的实现中，首先要实现的是文书档案的电子化转变。在传统的工作模式中，常见的档案大都以纸质的形式进行下发与传输，所以要实现纸质文档的电子化转变，通过添加扫描录入接口来将传统纸质档案转变成数字化数据来进行操作。当然，为了改变传统的纸质档案的工作模式，在实现的文书工作与文书档案管理系统中添加登记入口，来实现对档案的等级工作。同时，在系统中需要添加针对档案的内容修正变更功能，来允许文书人员对档案内容进行修改和更正。其次，文书档案管理工作会将归档的档案借阅给其他人员，会是要对档案进行归还，所以在实现的文书工作与文书档案管理系统要实现档案的查询、借阅以及归还的功能，从而提升文书档案的管理工作。基于上述考虑，在设计文书工作与文书档案管理系统时需要完成企事业单位办公室文书档案管理的基本工作，同时要本着提升管理效率的原则来实现各种功能优化传统的文书档案管理流程。如图1所示，为设计的文书工作与文书档案管理系统功能结构框架图。档案管理档案借阅与归还系统设定综合查询文书工作与文书档案管理系统档案登记扫描录入文件著录文件归档案卷著录档案变更网上预订网上查询档案借阅档案归还借阅人管理综合检索档案统计档案状态设定年鉴销毁图1文书工作与文书档案管理系统框架结构图如图1所示，文书工作与文书档案管理系统包括文书档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等四个最为基本的功能。
3.1文书档案管理模块
文书档案管理模块是实现最基本的文书档案管理功能，通过设计和实现以下功能点来实现文书档案管理工作。1）档案登记：系统实现档案电子化、信息化、数字化的关键，在对发文登记、收文登记和登记进行合成，从而生成了最为基本的电子化档案，为后续的其他档案管理的业务提供最为基本的数据。2）档案扫描录入：该功能主要是对传统纸质档案进行快速电子化转变的功能，通过高速扫描仪等设备将纸质文档扫描成固定格式的数字化文件，而后通过第三方稳定软件将其转化成可编辑、修改的文件进行存储与管理，方便后期的业务的使用与处理。3）文件著录主要是最初的档案文件进行著录处理，制作成相应的目录、报表等方便后期文书档案工作的开展。4）案卷著录：主要是文书档案的归类，通过创建案卷来将文书档案进行统一分类，而后将相应的文书档案归属到同一类别中的案卷中，从而形成文档的分类与统一管理。5）文件归档：主要实现是文书档案的文件级著录档案创建，从而实现录入的档案的归档操作。6）档案变更：主要是对文书档案内容或案卷内容的修改与更正，根据实际的业务需要将其进行变更操作，从而更加满足企事业单位的文书工作需求。7）年鉴销毁：针对传统的纸质档案销毁进行数据备份的功能，针对档期的纸质档案按照业务规定要进行销毁，通过年鉴销毁的功能可以将其进行备份，并添加上已销毁的标记，以备不时之需。
3.2文书档案借阅与归还
文书档案借阅与归还功能主要是实现其他人员对文书档案的查询、预订、借阅、归还的管理操作。1）网上查询：为了实现文书档案管理信息化转变，在文书档案进行归档与著录之后，其他工作人员就可以对当前所有的文书档案进行查询，通过全部查询的功能或者输入某些条件来将自己需要的文书档案查询出来，根据其状态进行预订或延迟操作。2）网上预订：主要是对文书档案预订操作，当查询到对应的档案未被预订或借出，就可以在网上进行预订。3）档案借阅与归还：主要是对文书档案的借阅状态进行操作，文书人员可以根据实际的工作内容将文书档案的状态进行变更，从而在文书档案被借阅或归还之后快速标记其借阅状态。在此，对文书档案的借阅状态进行设计，主要分为未预订、已预订、已借出、未归还、已归还，通过几种状态的变更来实现对文书档案的查询、预订、借阅与归还的操作。
3.3综合查询
综合查询功能主要是方便文书管理人员对其进行查询，如档案的状态汇总查询，根据相应条件对文书、案卷、各种借阅与归还信息进行统一查询，从而方便文书人员的文书档案管理工作的开展，提升其工作效率。同时增加了各种档案统计表格，以图表的形式形象化地展示其当前的基本状态，极大地方便文书档案管理工作的开展。3.4系统设定系统设定主要是对借阅人的管理以及文书档案基本状态的设定。
4总结
文书工作与文书档案管理系统的设计，主要是以实际的文书档案管理工作内容为需求，本着优化文书档案管理工作流程和提升效率的原则，设计了档案管理、文书档案借阅与归还、综合查询、系统设定等基本功能，从而满足文书人员的基本工作需求，提升文书档案管理的工作效率与质量。
作者:王琦 单位:南通市人民政府外事侨务办公室
参考文献：
[1]王芳.关于档案管理前端控制与文书工作的思考[J].兰台内外,2016(4):34-35.
[2]魏韩利.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务,2016(8):109.
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[4]张文华.改进文书档案管理工作的方法[J].黑龙江档案,2014(4):157.
文书与档案管理范文第3篇
1 公证文书档案管理中存在的问题
（一）收集不齐全
从国家现行法规来看，当事人申请被公证机关受理后，负责公证事项的公证人员应收集各类文书资料，对谈话笔录和调查资料进行整理，制作公证文书，同时做好立卷工作。在办理好公证事项以后，公证人员应细致检查文书资料，及时归档，并将不必要的归档资料筛选出来，将档案材料补充齐全。不过从实际情况来看，很多时候由公证辅助人员负责公证文书档案的归档工作，经常出现归档不及时的问题，也没有认真检查办证材料，容易出现遗漏、丢失的现象[1]。公证人员一般会归档重要的文书档案，包括公证文书、公证申请表、谈话记录和公证事项审批表等，不过证明材料不完整，主要有当事人提供的证明材料、公证期间获得的调查材料等。案卷中文书档案资料不完整，为今后的查阅与利用带来不便，并对公证活动的合法性与程序的正当性带来不利影响。
（二）立卷不规范
在公证文书档案整理过程中，立卷还不够规范，与《公证文书立卷归档办法》规定不符。在归档的时候，经常发生卷内文件顺序排列不正确的情况，很多重要文书资料未被归档，没有规范填写卷中目录和起止页码，且使用的笔和纸张也不能满足规定要求。
（三）分类不准确
公证文书档案主要分为如下四类：第一类，与公民个人的人身关系和财产关系等相关的公证事项，如遗嘱保管、文件事项等，都是民事档案。第二类，与经济活动相关的公证事项，都是经济档案。第三，与当事人、文书使用地存在涉外因素的公证事项，都是涉外档案。第四，其他类别内容都是国内民事类和经济类。不过从实际情况来看，与公共个人的人身关系和财产关系相关的案卷，包括婚姻公证、遗嘱公证和房产公证等，经常被列入国内民事类，或者是国内经济类，且未将标准统一下来，不利于以后的查询与利用。
2 公证文书档案管理与利用的策略
（一）完善档案管理制度
因为公证文书是一种重要的法律文书，所以要采取对公证文书档案的法制化管理。在公证文书档案管理工作中，应合理分类，规范立卷，妥善保存，能够为利用提供方便。第一，公证文书档案室的防火、防盗、防泄密等措施要做到位，要将卷柜、保密柜与相关办公设施等配置齐全[2]。第二，公证机关领导应提高重视程度，安排综合素质高、业务能力强的人员负责管理档案，为他们提供培训教育的机会，保证持证上岗。第三，应根据我国相关法律法规，与实际工作情况结合起来，完善公证文书档案管理制度，并严格落到实处，这样才能提升公证文书档案管理工作效率，避免档案出现丢失、破坏的问题，为今后的利用提供便利。
（二）做好立卷和归档工作
第一，调整组卷。在组卷过程中，要结合公证文书档案形成特点与规律，根据立卷相关规定，严格审查所有接收的公证文书材料，如归卷公证材料有无遗漏，及时修补有破损的材料，筛选出重复的材料。同时要检查归卷的公证材料排序是否合理，是否具备保存的价值，并将保管期限确定下来。第二，排列编号。在对组卷材料排序时，应落实相关规定，要把公证文书放在第一位，组卷材料除了卷宗封面、卷内备考表与卷底以外，都要用阿拉伯数字逐页编号。第三，编目装订。根据卷中公证文书档案的排序，将目录逐项填好，内容包括题目名称、承办人姓名和时间等，将起止页码标明。与卷中文书材料相关的说明，要在备考表中填好，如立卷人、检查人姓名与立卷时间等。在装订案卷前，要全面、仔细检查卷中的公证材料，而手稿、照片、图纸等不便于装订，需要通过卷盒与卷袋的方法保存。第四及时归档。完成公证事项后，应及时做好公证文书整理立卷工作，之后移交给档案室。如果公证事项涉及个人隐私或国家机密，归档过程中应加盖密卷章[3]。要严格检查移交的档案，若是不能满足立卷要求，要重新进行整理。对于随卷归档的声像档案，如录音带和录像带等，要将当事人姓名、内容、档案?号、录制时间等标注在证物袋上。
（三）调阅和查询
公证机关应落实保密制度，建立公证文书档案借阅制度。公证文书档案与一般的党政机关文件档案不一样，其除了具备普通档案所有的特点以外，在诉讼中还能够发挥出证据的作用，法院可以在诉讼中将公证文书档案视为证据直接才用过。因此，在借调和查阅公证文书档案的过程中，必须严格履行审批与登记手续，将借阅期限明确下来。人民法院、人民检察院以及有关国家机关由于工作需要，在借阅公证文书档案的过程中，要出具正式查卷函件，得到公证机关主任批准以后，可以办理查阅手续。律师由于诉讼需要，要将律师身份证明、律师事务所查卷证明、当事人同意律师查阅本人公证文书档案的证明或法院调查令等有关证据材料提交给公证机关，得到公证机关主任批准后，能够查阅当事人提交给公证机关的证明材料、谈话笔录等。通常来说，其他单位或个人不能借调与查阅公证文书档案，对于借出的档案，必须及时催还。在归还过程中出现案卷被拆、文件短缺、增删和污损的，要第一时间进行追查。
（四）应用现代信息技术
在信息时代背景下，为公证文书档案的利用提供了更多的途径。公证机关要通过采取各种现代化手段，利用计算机等现代设备，实现对公证文书档案的存储、检索和统计分析等，逐步转变以往手工操作的方式，提升公证文书档案管理的信息化、数字化和智能化水平[4]。这需要公证机关逐步增加投入力度，尽快配置必须的现代设备，如计算机、复印机、扫描仪、打印机和刻录仪等，并通过实行办公自动化，逐步提升公证文书档案管理工作效率，让其得到有效利用。这样在利用公证文书档案的过程中，才可以提升检索的速度，及时将档案材料提供给利用者，减少他们等待的时间，让整个公证文书档案利用过程变得高效、便捷。
文书与档案管理范文第4篇
【关键词】办公室档案；收集与管理；电子化
办公室是一个变迁着的概念，随着办公室的功能日益增多、细分日益复杂和精密，具有历史意义和见证意义的档案功能也逐步繁冗，达到了需要进行科学化管理的地步。与此同时，办公室档案具有特殊的意义，一方面具有时效性，办公事宜是实时发生的，档案资料随时产生，因此对于档案的筛选、整理和归档提出了时间上的要求，采取事后整理的方式已经被证明是不科学的，因此需要即时整理；另一方面具有复杂性，办公室档案的内容极其庞杂，如果全部加以保存，整个办公空间会受到极大的影响。但是如果不加以保存，相应的客户档案就会有毁损灭失的风险。办公室文书档案是办公室档案的一种，主要内容是在办公过程中，与上级机关、团体、组织等在行政管理、检查、交流等过程中产生的往来文书，并且这些文书经过筛选和过滤重新归档，进而由活动过程中的表层文书文件转换为办公室文书档案。相较于办公室的其他活动，办公室文书档案具有的特征为正式性、公共性、格式性、保存价值性、借鉴性、通行性等，因此进行归档和管理的必要性、重要性和可行性要比一般的办公室档案高。如前文所述，办公室文书档案既然属于办公室档案的一种，其自然也具备两个过程：归档和管理。信息化的时代已经来临，办公室文书档案的归档和管理方式已经具备创新的条件，本文基于此，意图对办公室文书档案的收集与管理进行路径上的创新。
一、办公室文书档案收集与管理路径的既存问题
（一）观念陈旧，改革手段治标不治本。目前对于办公室文书档案收集与管理的观念陈旧，依然是采取在一个办公日程结束后加以归档的方法；尽管存在一些改革方法，如间隔时间收集管理法、分类收集管理法、专人专项收集管理法，却依然治标不治本，产生相近但是形态各不相同的新情况；这是所有办公室文书档案收集与管理问题产生的根源。
（二）保存成本过高。办公室文书档案随着办公室活动的日益增多而变得日益庞杂，陈旧的收集与管理手段已无法对这种繁杂的规模进行整理；相应的，传统的改革方式只是注重不断扩建、增加储存容量、增加相应的人事力量、进行大规模的文书修复工作但是并不注重保存；对办公室文书保存场所的增加、相应工作人员的增加，均使得成本大量增加。
（三）没有形成有力的规范。目前设立专门办公室文书档案的企业、行政部门较少，工作人员的操作并不具有相应的规范性；与此同时，即便是设立了相应的规范，规范要么存在时间较长，较为陈旧，要么规定过于宽泛，无法具体操作；没有规范化的操作，就容易产生档案毁损灭失以及效率低下等问题。
（四）人员素质低。我国档案学已经诞生许久，但是对口的却是图书馆等工作，而在办公室工作的职员却面临着相关知识缺陈、没有相应的意识、理论水平低下、专业素质缺乏等问题；与此同时，办公室作为工作场所，相关的人士较多，因此在具体工作的过程中会有不同程度的破坏文书档案的举动。
二、办公室文书档案收集与管理路径创新
（一）建立文书档案电子化。电子化、数据化是新时代的产物，这不仅仅是工具和手段上的创新，并且在方法论上具有创新的意义；办公室文书档案如果进行数字化整理是一个一劳永逸的工作，首先其仅仅需要对原先没有电子化、数字化的文书进行归档和整理，其次办公室文书档案收集工作会减轻，仅仅需要相应的办公职员进行收入数据库工作即可；办公室文书档案的电子化、数字化成本较低，仅仅需要几台服务器即可。
（二）建立及时淘汰制度。办公室文书档案的繁冗是造成现在问题的主要原因，为了减轻负担必须建立淘汰制度；重点在于淘汰的时点，一般而言，一个文书仅仅具有当时项目的效用，因此在相关项目建构结束之后便可以丢弃，但是有些文书却具有长时间的效用和借鉴效用，因此需要建立相应的分类制度，将二者结合起来。
（三）专人专员负责。由于电子化和数据化的建立使得数据存储空间和办公文书发挥效力空间分离，因此就具有专人专员管制的可行性；通过对该专员的培训提升对于档案管理和收集的能力和效率是一举两得的；专人负责制也可以摆脱不同的人对文书档案造成的损害。
文书与档案管理范文第5篇
关键词：文书档案管理；信息技术；解决方案
1 前言
文书档案是指那些记录社会历史变迁，准确反映社会出现的问题和相应解决方案的社会成果。办公室内部的文书管理在人们社会的进步中起到至关重要的作用，在人类文明史上占据着重要地位。文书档案管理中的收集与收档本身是一个极具技术性质和服务性质的项目。最近几年，伴随社会的发展与时代的变迁，文书档案管理工作在许多行政单位、事业单位中都产生了越来越深远的影响，并且得到了众多单位的认可。可是只有实现文书档案的完整性和真实性，不断提升文书档案管理质量，才能充分发挥文书档案的价值，充分利用文书档案资源，实现社会的更好、更快、更强的发展。
2 增加管理者文书档案管理的意识
文书档案管理的收集与归档工作是各个机构单位的关键部分，也是各个单位提高工作效率与工作质量的前提条件。除此之外，文书档案能够对每一个单位的发展进程和前进历程进行详细客观的记载，从而为单位以后的发展决策提供重要的参考依据。同时，文书档案的种类十分多，只有将他们进行准确详细的划分，归类并整理，在保障每一份文书档案的正确性的同时，好要确保文书档案的时效性，帮助管理者进行管理决策，从而调整单位的战略发展目标。在这个方面，办公室文书档案管理工作应该被单位的管理者视为探究的重点工作内容，在得到管理者重视的同时，加大投资力度，改进文书档案管理工作模式，从而提高文书档案管理工作的效率。
3 文书档案管理工作F有的缺陷
3.1 归档文件的内容不全面
在办公室工作时，经常会发现档案管理过程中，存在归档文件不健全的状况，具体没有概括进去的材料有档案人员没有顾及到的文件材料。这种文件材料的内容十分多样，涉及的方向也繁杂，来源途径更加丰富，具有十分重要的参考价值。文件材料如果被遗留在别的地方或者是遇到意外情况就难以被重新采集，就会干扰到档案管理人员的归档工作效率再加上由于很多文书档案管理人员大多都是单位的实习或兼职人员，没有足够的时间和精力来调整与保存整理文书资料，或者由于其他原因而没有方法实现文书档案工作的管理。这些状况都会造成文书档案文件材料难以被及时的收集与整理。
3.2 档案管理工作人员的工作强度不够
目前，由于很多档案管理人员对文件收集与整理具有充足的意识，所以在收集文件时注意力不集中，最终导致很多文件丢失，缺乏其真实性。详细的原因有：
1.很多单位内部的档案管理程序不规范，很多重要资料都被随意放置在办公室的各个角落。
2.不同单位的归档形式难以统一，由于需要进行归档整理的档案数量较多，但是很多企业对于档案管理的归档工作没有十分的重视意识。
3.很多档案都存在不完整性，很多资料都出现断章、没有公款等现象，当遇到需要使用的情况时，必须找到相关部门进行补章，或者将不完善的材料变得完善，再交给补救部门进行填补。
4.文件材料的可靠性
很多单位或者行政部门为了对付上层领导的核查，会针对过去几年的数据进行模拟计算，导致很多文书资料的可靠性和有用性比较低，让档案管理的价值难以发挥到最大。
3.3 档案管理工作人员尚未形成强烈的责任意识
在文书档案管理程序里，因为档案管理部门的责任观念比较淡薄，仅仅重视重要文件的处理，很难在没有序号的资料上花费精力，直接导致归档工作效率，让很多材料难以保存的全面，使得很多文件的真实性不高，难以区分档案管理原件的效果，让这些原件的可靠性降低，法律的有效性不高，所以，根据这些问题，我们应该提出相应的解决措施，进行档案归类与收集工作有效性的提高，从而让档案管理工作可以顺利进展。
4 提高档案管理办公室文书档案管理的收集与归档效率
4.1 加强文化苏档案管理人员的培训工作
身为一个合格的档案管理工作人员，必须有丰富的档案管理经验和高效的档案管理工作技能，在利用工作的时间提高自己技能的同时，还可以参与省级档案管理的相关培训，从而提高自己的档案管理意识和档案管理业务水平。针对档案管理收集过程中存在的问题，档案管理工作相关人员要向上级部门及时反馈，并且提出修改意见，保障档案管理工作的顺利进行。对于不熟识的人，应该进行专业技术指导，降低相关档案管理信息系统之后，让档案管理工作可以按照科学的流程进行下去，从而确保管理效率。
4.2 健全文书档案管理和归档工作
第一，档案管理工作人员应该知道文书档案管理的详细时间、归档规模、保管时间等工作的具体流程，然后再结合每个部门不同的状况，按照相关制度，明确各个部门的责任，确定不同类型档案的管理程序。另外，档案管理部门应该对档案采取集中保管的形式，不可以擅自留下使用，同时根据不同时期时代的变化更新档案管理的秩序，来满足不同时期档案管理的社会需求。
4.3 重视临时档案的收集与归档
任何单位都存在人员调动和人员离职情况，通常会有少量的重要文件遗落在这群人手中，让这些文件难以及时归档。所以，在进行档案收集过程中，要专门安排工作人员管理收集上一年度的文书档案，强调临时档案收集的重要性。例如，在讨论大会结束后，要及时通知档案管理部门收集整理会议记录，通报会议事件。当产生人员调离时，应该让这些人及时交出手中的文件，并且负责人要认真查阅这些文件的真实性和全面性，使其价值实现最大化。
4.4 及时更新文书资料的收集与归档方式
文书档案管理工作在社会的发展中有着重要的作用，文书档案管理人员应该实时关注社会动态，及时更新文书档案的管理形式，加强信息化建设，构建完善的档案管理信息系统，提高文书档案管理效率，全面掌握档案材料的内容、时间及保管期限，在实现现代化、信息化管理的同时，能够及时交出符合使用者需求的档案，满足社会对文书档案逐年提升的要求。
参考文献
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