文书档案范文第1篇

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。笔者从事档案管理工作多年，结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

文书档案范文第2篇

【摘要题】理论探讨

【关键词】案卷/文书档案/电子文件

【正文】

一、案卷的价值

过去，在文书档案管理中，案卷发挥了重要的作用。今天，在数字和网络的世界里，案卷仍然具有自己的价值。

（一）是保持文件之间历史联系的重要手段。

文件之间具有内在的历史联系，它使文件能够准确地再现历史的真实。对于某些种类的文件而言，这种联系与生俱来、明确而固定。例如各种图纸文件，产生时就是一个文件整体的组成部分，图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标识。但对机关行政文件而言，情况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、容易被破坏的，而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于不同的单位或部门，而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素与标识。正是由于这个原因，案卷作为文件组合体的价值才弥足珍贵。计算机的应用不仅没有改变这种状况，而且赋予了案卷新的使命。

1.保持电子文件之间的历史联系。电子文件是以代码序列方式记录在磁盘、光盘等载体上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像纸质案卷那样，以固定载体的方式保持它们之间的联系。建立电子案卷是一种行之有效的方法。它利用计算机数据库技术，通过赋予并读取物理标识，使具有同一标识的电子文件的信息构成一个逻辑整体——电子案卷。只要不人为改变物理标识，它们之间的关系就不会改变。因此，能确保电子文件之间的联系稳定而持久。

2.进行同一记录两种版本的统一管理。电子签名问题的解决，使电子文件具有了完整的档案价值。但纸质文件仍然具有法律的权威性，无可替代。同时，纸质档案也有一个建立数字附本的问题。因此，同一文件两种版本的情况将长期存在。电子案卷能够有效保持两者之间的特殊关系。当没有电子文件时，电子案卷是纸质案卷的案卷目录及其卷内文件目录；当有电子文件时，就成为电子案卷中相应文件目录的内容，并由计算机进行有关情况的著录和统计。这样，电子版与纸质版文件具有完全相同的归属关系，并作为同一个文件进行管理并发挥各自的优势：前者通过计算机和网络系统辅助完成立卷工作并提供日常利用；后者入库保存，以备查考。

3.实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合。科学技术的发展，使机关文书档案中的照片、录音、录像等文件日益增多。尽管它们具有各不相同的形成规律和物理性能，但同样具有内在的历史联系。因此，不仅需要进行记录方式和载体的物理整顿，而且需要进行内容上的逻辑整理。案卷能够实现两者的有机结合。首先将具有历史联系的多媒体文件统一立卷，赋予它们相同的案卷标识，构成一个文件的整体；然后赋予它们各自不同的载体标识，作为分类管理的依据。案卷作为一个枢纽，把两者紧密而有序地联接在一起。如果条件具备，电子案卷能够以数字的图、文、声、像再现历史的真实。

（二）是开发利用档案信息资源的重要基础。

文书档案是一种重要而特殊的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。

1.保护电子文件的利用价值。

众所周知，一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现，只有密切联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。正如美国档案学者谢伦伯格所说，“个别文件的主题只有同有关的文件联系起来才能够充分理解。如果随意地使文件脱离彼此间的联系，……文件作为文献证据的真正意义就会模糊不清，甚至完全丧失。”（注：谢伦伯格著：《现代档案——原则与技术》。）

在数字信息的海洋里，排列顺序不能解决文件关联的问题。同时，检索只能找到具有相同的检索要素、符合特定检索条件的文件，并不等于这些文件之间具有必然的历史联系。一个电子文件可能因为具有许多检索要素而与不同的文件成为不同条件的检索结果，但与其具有历史联系的文件却是固定不变的。在这种情况下，如果脱离了历史联系，电子文件就会像撕碎的照片一样，是历史的真实记录，但难以再现历史的真实。案卷正是从保持历史联系的角度成为了电子文件利用价值的守护神。

2.提供利用档案信息的重要途径。

档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事件专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间矛盾的重要途径。

同时，在电子文件可以直接检索的情况下，电子案卷不仅不会有所防碍，而且还可以通过文件进入案卷，了解相关的情况和事件的原委，实现案卷与卷内文件之间的双向互访，开辟了一条档案信息利用的新途径。

二、改革立卷方法的思考

案卷虽然重要，但传统的立卷方法繁琐复杂，改革势在必行。

（一）改革的基本条件。

近20年来，机关工作水平有了很大的提高。一是机构、职能明确；二是实施规范化、制度化管理；三是人员素质和专业水平提高，使立卷工作的难度系数相对降低；四是计算机的普及和应用水平的提高，为立卷工作提供了理想的工具。这些发展变化都为改革立卷方法提供了好的前提条件。同时，《归档文件整理规则》开辟了一条归档文件整理的新路，也为改革立卷方法提供了可借鉴的经验。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件档案管理的基础，影响各环节工作的开展和档案价值的保护，举足轻重。应该发挥档案工作理论研究、行业管理、机关档案室和档案馆等方面的优势，共同为案卷诊病疗疾。在“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系”（注：《机关档案工作业务建设规范》。）的基础上，研究文件在不同生命周期的特点和管理规律，制订出既简便易行，又能保持文件之间的历史联系；既适应多媒体发展的需要，又能发挥计算机优势的文书立卷新方法。以下工作不可忽略。

1.明确案卷概念。

过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数百乃至上千个电子案卷，一个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，应取消案卷“保管单位”的属性，明确其文件“组合体”的功能和作用。同时，要肯定电子案卷特殊的存在形式。

2.明确组卷规则。

案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷却是“类内文件的系统比”，并且要兼颐文件的联系和案卷的厚度；而近几年的立小卷和“件”管理又使文件的组合体缩到了最小。因此，应该建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，直接作为组卷的基础和依据。

目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应该反映这种情况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应该与之融为一体。因此，在分类方案中，应该以“职能”替代“问题”，或作为“问题”的上位分类标准；并且通过“职能”类列发挥案卷在全宗档案分类体系中承上启下的作用。

3.简化立卷方法。

文书档案范文第3篇

情为民所系，档为民所用。在探索档案工作服务“三农”的实践中，日照市各级档案部门与涉农部门配合，为农民提供党委、政府已公开的现行文件、档案资料及科技农经信息，向农户发放“明白纸”，通过公开栏、黑板报等形式进行宣传，将各类信息及时传递给农民，指导农民解决致富中的困难。农民像关心自己的钱袋子一样关心着自己需求的档案信息，档案工作真正进入了农民的生活。

（作者单位：山东省日照市档案局 276826）

无公害蔬菜文件材料的收集与整理

战 恺 谢晨光 王 悦

一、无公害蔬菜文件材料收集范围

1、无公害蔬菜生产基地：主要应有无公害蔬菜产地认定过程中形成的申请、检验报告、现状评价报告、示意图、说明、认定证书等；申请使用“无公害农产品”标志的报告、申请表，无公害蔬菜生产计划、产品检验报告、营业执照、注册商标、购销合同、有关事项许可证等基地管理中形成的各类文件材料；无公害蔬菜栽培、灌溉、种子处理、育苗方式、施肥、追肥、病虫害防治、农药使用、检测、蔬菜采收等生产过程中形成的文件、图表、声像等各种形式的文件材料；无公害蔬菜产品包装、储存、销售过程中形成的各种文件材料。

2、无公害蔬菜生产种植户：主要应有无公害蔬菜栽培、灌溉、种子处理、育苗方式、施肥、追肥、病虫害防治、农药使用、检测、蔬菜采收等生产过程中形成的文件、图表、声像等各种形式的文件材料；《无公害蔬菜档案管理手册》等蔬菜管理部门统一要求建立或填写的各种图表及其他文件材料；无公害蔬菜产品销售过程中形成的各种文件材料。

3、无公害蔬菜批发市场：主要应有对无公害蔬菜的检验、市场调查、包装、交易等批发过程中产生的记录、登记、统计、协议等各种文件材料。

4、无公害蔬菜配送单位：主要应有无公害蔬菜配送单位认定批准过程中形成的报告、图表、简介、法人营业执照，配送蔬菜的无公害证明、产地、配送供货单位登记统计等文件材料。

5、无公害蔬菜销售单位：主要应有无公害蔬菜超市销售申请书、产品购销合同、企业法人营业执照、无公害农产品标志证书、商标、供货单位登记等各种文件材料。

6、其他材料：无公害蔬菜生产基地、种植户、批发市场、配送单位、销售单位形成的其他文件材料。

二、无公害蔬菜文件材料的整理与保管

无公害蔬菜档案的整理，一般也包括分类、装订、确立保管期限、排列、编整理件号和档号、编目、装盒、上架排列等。这里主要应注意分类。无公害蔬菜文件材料一般分为两大类，即综合管理类和业务类。综合管理类，主要是综合性的文书材料，如上级来文，无公害蔬菜规划、计划、总结，章程、制度、实施方案，棚体建设、改造，协会章程等。业务类主要有标准化生产基地的认证材料、无公害蔬菜绿色档案管理手册、温湿度记录、商标注册、用药情况、施肥情况、施水情况、日常技术管理、生产情况、环境质量检测情况等。如果文件材料多，可以到品种，如西红柿、黄瓜、茄子、土豆等；如果某一品种种类很多，也可到种类，如鲍鱼菇、金针菇、大球盖菇等。

保管。依据便于利用的原则，档案整理后一般由建档单位保管。因地制宜，不过分强调保管条件，特别是一些专业生产农户，只要具备基本的档案橱具即可。在纸质档案保管的同时，提倡、引导无公害蔬菜档案信息网络化管理，借用“农业科技档案信息网站”、“金农信息网”等现代化管理手段，加强信息交流，使其在无公害蔬菜的种植、生产、监测、销售等环节中发挥更大的作用。

（作者单位：济南市档案局 25001）

建立“为三农服务档案馆”为农民提供政策、技术服务

王希凯

2004年中央1号文件下发后，河北迁安市档案局组织人员及时深入到相关部门和各乡镇征集中央、省、市、县服务三农、促进农村经济和社会发展的相关资料257份，并装订成卷。同时，还收集各种农业科技资料5000多张，各种技术书籍5000多册，为农民提供各种政策、技术服务。一位来自北部山区大崔庄镇石梯子沟村的正在查资料的农民高兴地告诉笔者：“我正找一些有关荒山承包方面的资料，以前查找这方面的资料要跑好几个部门，这回可方便多了。”2004年4月，迁安市建立了全省第一家专为农民服务的“为三农服务档案馆”。同时为了让“为三农服务档案馆”达到家喻户晓，人人皆知，他们还把“三农服务档案”目录和各相关资料复印1000余份发放到全市19个乡镇和300多个重点村，并利用集日、节假日开展“三农服务档案”下乡活动和进村入户活动，直接把“三农”信息资料送到农民手中，深受农民群众的欢迎。

（作者单位：河北省迁安市档案局 064400）

怎样在设备更新换代后保护电子档案信息

杨骊

由于电子技术日新月异，电子文件在保管条件上必须不断地通过设备的更新换代来适应新技术，才能达到经常保存和使用文件的目的。目前，可采取以下措施，保护电子档案信息：

1． 再生性技术保护。指将技术过时的电子文件适时地转移到纸或缩微胶片上，不再使用电子计算机软硬件进行读取。这种方法为长期保存信息提供方便，并避免技术过时带来的读取困难。但它使一些如声音、超文本、多媒体等信息无法转移，也使电子档案失去了原貌和电子格式的传递、使用的灵活性。

2． 建立电子计算机技术档案馆。收集过时的电子计算机软硬件，用以读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。这种方法要广泛收集、保管过时技术的全套软硬件，还必须保证有人能操作这些过时的技术，同时由于设备老化对其维护费用昂贵，不适合机关档案室。

3． 仿真软件。制造一种运行过时硬件及其软件的软件。在这个软件中通过对某一硬件与软件的模仿，使得原来的软硬件在形式上仍然可用。这种方法在实际工作中有很多问题，如兼容性不可靠，仿真器的耐用性及维护问题需解决等。

4． 拷贝和迁移。拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由于记录载体理化性能变化而引起信息丢失。将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境（包括硬件和软件）上的复制称为迁移。迁移要求计算机既可读出旧格式，也可将它写在新格式上。迁移到不同操作系统时，还应注意优先维护信息内容与使用功能。

（作者单位：航天时代电子公司771所档案信息中心 710054）

高校文书档案工作中应注意的两个问题

杨润珍 周继明

一、尽快研制出一种适合高校的档案管理软件

目前市场上档案管理软件多之又多，但却没有一种特别适合高校。高校有其特殊性，它的档案的分类方法和其他领域档案的分类方法不同。现在市场上的几种文书档案管理软件都是针对机关档案室和各类综合档案馆而研制的，没有一种较好的专门针对高校的档案管理软件。因此研制此类软件是当务之急。有了合适的软件，档案整理工作就会轻松简便许多，档案人员才能真正解放。档案的利用检索也会简便许多，利用软件的模糊检索功能，可以很轻松快捷地找到所需的所有文件，而且也不容易出现手工查找一组文件时出现的“漏检”情况。

二、利用校园网，确保电子文件随时归档

文书档案范文第4篇

1.1对文书档案管理的重视不够

由于我国传统文化的影响，我国对档案管理工作的重视不够，认识上存在很大误区，很大一部分人，包括一些干部人员对文书档案管理工作认识不足，对档案管理工作存在很大歧视，认为文书档案管理人员的工作就是保存好文字资料，抄抄写写和处理相关事务，没有在单位主要工作范畴内。而且在我国市场经济飞速发展的背景下，档案管理工作不能给企业带来明显的利益，导致一些档案管理人员对自己的工作也采取了忽略的态度，仅仅做一些档案管理的表明工作，例如保证不泄密文字，不丢失资料，通过外调检查，查档资料齐全等等就可以。这无疑中也影响了档案管理工作的质量，造成了文书档案管理的困难。

1.2对文书档案管理工作的管理不足

我国的文书档案管理工作水平与发达国家相比非常落后，管理方法单一，管理力量也较为薄弱，我国目前的文书档案管理工作者对档案管理工作仅停留在表面的认识上，缺乏对专业档案管理知识和技能的掌握，没有深刻认识到工作的重要性，对一些相关业务严重掌握不熟，对档案资料的收集、管理意识也相对薄弱。加之受我国传统思想的影响，对文书档案管理工作的重视程度不够，导致没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作者往往身兼数职，不能全身心地投入到档案管理工作中，最终降低了工作效率和水平，影响了档案管理的质量。此外，由于档案管理人员工作精力不集中出现一些将材料归档错误或者错误传达信息的问题出现，这些都体现出文书档案管理工作的不足。

1.3文书档案管理工作的规范程度过低

目前，文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。除此之外，普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低，目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索，而目前多数单位选择的是人工检索的方法，而且很多文书档案管理人员经过多年的工作实践也逐渐研制了多种检索工具，但是文书档案管理工作的质量不是多运用检索工具就能够得到提升，而是要求精而非求多。

1.4文书工作与档案工作的衔接不够紧密

文书工作与档案工作是对立统一，密不可分的，二者是相互独立又相互联系的，要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式。从目前来看，很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理，这种方式在过去的工作中存在一定的优势，但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大。加上很多文书人员没有深入了解认识档案管理工作，档案管理工作者也不是很了解文书工作，这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中。

1.5单位各部门之间的配合不够密切

文书档案管理工作需要各个部门的密切配合，可是在实际的档案管理过程中，各个部门之间的配合不够有效，这就严重影响了文书档案管理的质量。以文书档案的归档环节为例，这项工作需要收集各个部门相应的文件资料，但是一些部门却因为自身利益或本部门的利益等因素隐瞒上交，收集文件资料的工作频受阻力，长此以往，文书档案管理人员就会因为力不从心放弃收集文件资料，最终导致无法找回一些重要文件，为单位损失更多的利益。

1.6文书档案管理的配套设备不到位

由于我国对文书档案管理的重视程度不够，导致很多文书档案管理的设备陈旧，很多老旧的档案管理设施依然坚持在工作岗位上，设备更新慢，这就严重影响了文书档案管理的质量。还有一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。

2加强文书档案管理工作的对策

2.1提高单位管理人员的重视程度

文书档案管理工作属于服务性质的工作，因此，要努力提升文书档案管理人员的服务水平，增强服务意识，并逐步更新服务理念，用最新的理念和服务态度积极主动地面对新时期的新挑战。衡量文书档案管理工作者职业道德标准的重要尺度就是服务质量，要想充分发挥好档案管理工作的作用，就需要文书档案管理工作者努力提升自身的服务水平，服务于社会主义现代化建设，单位的各个领导也要加大对文书档案管理工作的重视程度，这直接影响着文书档案管理工作的质量。此外，文书档案管理工作者也应将自己的工作情况及时汇报给单位的管理者，将文书档案管理相关的政策法规传达给单位领导，使单位领导能够更深入地认识到档案管理工作的重要性，从而全力支持此工作。文书档案管理应被单位的领导者纳入到单位的重点项目之中，加大对文书档案管理工作的支持力度，从而实现文书档案管理工作从传统模式向现代模式的转变。

2.2规范文书档案管理工作

首先要仔细检查显存的文书档案资料，对于部分陈旧失效的卷宗要及时剔除掉，以免在使用电脑管理时发生重复，降低档案管理的效率和水平；其次，要再次组合文书档案资料，再次编排那些组卷较为混乱的卷宗，尤其是重新组合、编排那些有关联的档案，重新填写无页码、无标题的档案资料，确保文书档案资料的规范性；最后，要统一对不清楚或者命题存在重复的档案资料进行命题，杜绝在电子管理时难以识别的情况发生。要想解决目前我国文书档案管理存在的问题，就要义不容辞地建立相应的档案制度。但是从目前档案管理的现状来看，在现代文明下体现档案管理工作的特色，建立科学、合理的档案管理机制，完善档案制度不是一件轻松的事情。建立规范化的文书档案管理工作要拥有较高的可操作性和实用性，为以后工作的执行提供便利，这样才能更好的发挥其效用。

2.3紧密联系文书工作和档案管理工作

档案管理的基础工作时文书工作，档案管理工作质量的高低在很大程度上取决于文书工作水平的高低，如果文书工作效率不能得到有效提升，那么就无法谈起档案管理的工作质量。所以档案管理工作的基础是建立在文书工作的规范之上的。此外，文书工作人员也要提升自身的业务素养，加深对档案管理工作的认识，能够保证文书材料及时有效地进行归档立卷处理。紧密联系文书工作和档案管理工作，对于文书档案管理的质量要进行科学控制，更要第一时间内处理部分帐外资料，确保文书档案管理工作的高效、高质。

2.4提升文书档案管理人员的综合素质

素质的提升，人员的管理是管理的根本，因此，从目前我国文书档案管理的现状及档案管理人员的组成来看，我国急需改善档案管理队伍，应将更多技术过硬、专业技能过强、为人可信正直的人员加入到文书档案管理的队伍中来，并培养一批具有较高的政治信仰和较高素质的专业档案管理人员，注重档案管理人员素质的多角度提升，将档案管理工作的创造性和积极性充分地调动出来，从根本上改变目前的档案管理工作现状。随着信息技术的不断发展，网络和电子计算机也逐渐深入到档案管理的领域，这无疑给文书档案管理工作带来了机遇和挑战，这需要一批具有更高业务能力的文书档案管理人员才能驾驭信息技术带来的便利条件。因此，相关部门领导一定要注重提升文书档案管理人员的业务水平，要提供各种学习培训的机会，不仅让文书档案工作人员对档案管理工作的知识和技能精通，还要对一些基础的计算机知识进行了解，使工作人员能够熟练地运用网络这个便利条件进行档案管理工作。

2.5加强相关部门的协同合作

文书档案管理的资料是从各个基层部门采集而来，因此，文书档案管理人员要对各个不同的部门深入了解，不能只埋在资料堆里，要了解各部门的实际情况，将有价值的文件资料第一时间内收集，并及时归档。此外，文书档案管理人员还要协调各个部门之间的关系，成为单位各部门联系的纽带，实现自身工作的价值。总而言之，就是要更高效地发挥文书档案管理部门自身的功能和职责。

3结语

文书档案范文第5篇

【关键词】文书档案；管理；水平

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056

医院的文书档案是宝贵的财富，它包括在工作以及活动中形成的各类文件、录像、图表等，是多种档案载体的集成。科学有效的医院文书档案管理不仅能够促进医院的健康发展，也有利于患者查询相关信息，更能促进有关健康及医生科学的进步。

1医院文书档案分析

医院文书档案收集是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料[1]。它是一个医院历史的见证和最有效的凭据，具有严格的规范性、标准性、保密性及服务性等特点。

1.1规范性医院文书档案的规范性主要是指公文的管理，它是整个文书档案的核心，也是搞好文书档案管理的最基本保障。它的规范性主要表现在公文的用纸、检查、字迹、文种、传递严格五个方面。

1.2标准性文书档案管理工作要求技术含量高、操作性强。对于文书档案的收集、管理、鉴定、保管及利用都要按照立卷原则、工作流程和操作技术的统一。整个过程相互联系，层层相扣，具有严格的标准。

1.3保密性现在医院的文书档案包括纸质文书档案和电子文书档案两种，虽然这有利于信息的保存，但也给保密工作带来了一定的难度。纸质的文书档案一旦形成，它的内容及形式一般不会发生大的变化，对于是否是原始资料比较容易辨认。但是，电子档案不具备这些特点，对于电子档案文件的保密一定要进行加密，并且不定期的改变加密码或者电子锁。最为重要的是，应该加强工作人员的保密意识，使他们认识到自己工作的重要性以及因为失密造成的严重后果。

1.4服务性文书档案的服务性主要是为领导进行决策或者智能部门提供资料参考，它表现在利用、编研和统计等工作。搞好服务，首先必须做好医院文书档案的整理工作，使之在使用之时能够按照要求提供必要的服务，这在文明医院、等级医院评比的过程中尤其重要。其次是能够为医院各级领导干部的任免升迁、职工的晋职晋升等提供准确详细的个人资料和依据，能够大大提高工作的效率，保证工作的如期完成。再次就是在医院大规模的改革时提供医院的基本信息和工作人员的基本情况，以便在领导进行决策的时候能够掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高数字化的进程，对于已经公开的资料或信息要及时上传到网上，为患者提供更便利的咨询。

2目前医院在文书档案的管理方面存在的问题分析

2.1文书档案意识薄弱，对其利用未能发挥最大作用文书档案资料如果能够得到充分的利用，可以创造出不菲的经济和社会效益，促进医院管理的规范化。但是，因为对于文书档案的重要性宣传不到位，很多人都认为文书档案无关大局，甚至认为没有存在的价值，对于档案也是只保存不利用，这就造成了资源的严重浪费，致使其利用率远远不能达到预想的状况。

2.2管理文书档案的机构不完善、职责不明医院文书档案的管理一般都存放在行政办公室的综合档案室。但是因为历史遗留的问题以及医院在管理上存在的不足，所以综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案则由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分别有相应的科室进行管理。这种管理模式不仅不利于综合的开发利用，也造成使用效率的低下，并且这种不科学、混乱的管理模式会造成大量的档案无法进行存储，甚至可能导致丢失。出现问题各个部门则会相互推诿，完全无法界定具体科室或者个人的责任。

2.3文书档案管理人员专业素养有待提高目前，我国的档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面鱼龙混杂，参差不齐，远远不能满足时展的需要[2]。这主要表现在专业知识的不足、知识结构的老化或不合理、文化水平低、新知识的储备不足等。这严重影响了我国医院文书档案管理工作的可持续发展，素质低下的管理队伍也造成了我国档案管理水平的落后。

2.4对于档案管理的硬件投入过低因为医疗用房的紧张，导致存放档案的地方十分有限，这完全不符合档案管理的标准。还有管理技术的严重滞后，也限制了档案事业的进一步发展。随着信息化时代的到来，计算机技师在医院文书档案管理的过程中逐步得到推广，促使其管理水平不断进步。但是，这远远不能满足快速发展的需要，人工收集、检索信息不仅效率低下，也不利于档案的收集、利用及开发。

3提高医院文书档案管理水平的方法

3.1加强有关档案法规的学习，强化档案管理意识医院要加强对于档案法规学习和宣传的力度，提高管理人员对于档案管理重要作用的认识，尤其是医院领导对于档案管理的认识。只有领导对档案管理注重，才有可能把档案管理工作纳入重要的工作议程，使其能与医院业务的拓展保持同步。对于档案管理工作的重要性一定要大力宣传，使每一个干部职工都能够自觉的配合档案管理工作。医疗服务是医院最根本任务，而只有搞好档案管理才能促使医疗服务的提高，所以一定要为档案管人员提供必要的设施、充足的经费，切实提高医院的档案管理工作。

3.2强化服务意识，提高档案的开发利用效率档案管理的最终目的就是为利用提供方便，因此，要强化档案管理人员的服务意识，既搞好档案的收集、管理，又努力搞好资料的编研、整理工作，对信息进行有效开发，使档案为临床医疗、教学、科研服务，为人民群众的医疗保健服务，充分发挥其社会效益。

3.3加强专业培训，提高档案管理人员的素质建立科学合理的档案管理体系，建立健全档案管理的规章制度，这是搞好档案管理工作的关键。随着时代的进步，医院的文书档案管理也必须建立一套与之相应的科学合理的体系，切实解决好档案管理混乱问题。档案管理人员素质是影响档案管理水平最重要的因素之一，因此，医院要把档案人员的培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等手段提高其管理水平，推动档案管理水平的提升。

3.4实现档案管理的现代化随着科技的不断发展，传统的档案管理方式已无法适应现代人们的需求，无纸化办公及电子技术的普及对档案管理自动化提出了更高的要求，文书档案的管理必须由传统的管理方式向现代信息化的管理方式转变。用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案，方便利用者及时查找、阅读，既节省时间，也节省人力、物力和财力，提高了工作效率[3]。因此，医院应充分利用计算机管理，实现档案管理的现代化。

4结论

医院的文书档案管理具有自己的特点，结合医院的实际加强对其管理，显然有利于医院服务水平的提高。目前，我国的医院在档案管理工作中还存在管理意识薄弱、认识不到位、管理体系不科学、从业人员素质参差不齐等问题，医院必须从提高认识、加强管理和培训、实现管理的现代化等方面入手，促使我国医院文书档案管理水平的不断提高。

参考文献

[1] 范晟玮.浅析更新档案管理观念在医院管理的作用[J].医学信息，2009，1(12)：22.

[2] 刘彤芳.对医院档案管理信息化建设的思考[J].科技创新导报，2011，4(10)：43.