文书档案工作计划范文第1篇

关键词：工程项目档案 工程项目建设 施工 无损检测 监理

工程项目档案记述了工程项目建设过程中相关的管理和技术信息，凝结着工程管理人员、技术人员、质检人员和资料人员的劳动和智慧，是一种重要的信息资源，是工程建设的管理经验和技术经验借以贮存和传播的手段之一，对于提高工程项目建设的技术水平，促进管理的科学化、规范化和法制化有着重要的意义。

一、工程项目档案的概念

工程项目档案俗称竣工资料，是记录建设项目从建设的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及生产准备到建成投产的全过程活动的资料，这些资料必须按照一定的要求对建设活动进行记录，也就是我们通常说的应归档保存的文件以及各类相关电子文件和其它载体的声像文件。而这些文件的整理也必须是按照相应的要求进行分类和排序，以便查找和使用。

二、工程项目档案涵盖的内容

1.项目前期文件、项目管理文件、项目竣工验收文件

1.1项目启动文件

项目建议书及其报批文件；项目选址意见书及其报批文件、规划许可证；可行性研究报告及其评估、报批文件；项目评估（包括借贷承诺评估）、论证；环境影响评价报告书及批准文件、劳动安全卫生评价报告书及批准文件、水土保持方案报告书及批复文件、地震安全评价报告书、地质灾害危险性评价报告及批复文件；设计任务书、计划任务书及其报批文件；有关前期工作的文件、纪要等。

1.2勘察设计资料

1.2.1设计基础资料

工程地质，水文地质，勘察设计，勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重要土样、岩样及说明；地形、地貌，控制点，建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。

1.2.2设计文件

设计委托书，总体规划设计；方案设计；初步设计（含概算）批准、调整文件；施工图设计；技术秘密材料、专利文件；工程设计计算书；关键技术试验；设计评价、鉴定及审批文件；其他设计有关文件、纪要等。

1.3征地、移民文件

征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿标准文件、协议书、土地使用证、特殊地区施工许可证；建设前原始地形、地貌、状况图、照片；施工执照。

1.4计划、投资、统计等工程管理文件

有关投资、进度、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；项目管理机构资质报批文件；概算、预算管理文件，差价管理文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定；投资、进度、质量、安全文件、合同控制文件。

1.5招标投标、承发包合同协议文件

招标文件审查、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件等；开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更、索赔、控制管理文件；专项申请、批复文件；环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划文件；水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件；原料、材料、燃料供应等来源文件。

1.6生产准备、试运及考核资料

生产运行管理方案；生产准备及试运投产执行计划；试运投产期间的置换、升压方案、全线联调方案及维修抢修预案；有关试运行的标准、规定；全线试运投产前的验收记录；各站场、阀室的设备单体试车、验收记录；系统调试、验收记录；SCADA系统调试、验收记录；各类报表、维修记录等资料。

1.7财务、计划及资产管理资料

财务计划及执行、年度计划及执行；年度投资统计；工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明；主要材料消耗、器材管理；交付使用的固定资产、无形资产清册等。

1.8科研项目资料

开题报告、任务书、批准书；合同书（协议书）、委托书；研究方案、计划、考察报告、调查研究报告；试验记录、图表、照片；实验分析、计算、整理数据；实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；实验操作规程、安全措施、事故分析；阶段报告、科研报告、技术鉴定；成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料；重要课题研究报告。

1.9工艺设备文件

1.10涉外文件

1.11消防文件

1.12器材管理文件

2.施工文件

2.1施工管理资料

开工报告、工程完工证书、工程交工证书、工程竣工报告、企业资质、人员资质、施工组织设计、施工方案

2.2施工质量验收资料

建筑、工艺管道、设备安装、防腐保温、电气仪表等工程的检验批

2.3施工技术资料

建筑、工艺管道、设备安装、防腐保温、电气仪表等工程的技术施工记录

2.4质量控制资料

材料设备质量证明资料、各类设备材料及管阀配件的检测试验报告、理化试验类资料

2.5竣工图

竣工图包括所有的施工图，其中属于国家和集团公司的标准图、通用图，可以在目录中注明，不作为竣工图编制。

2.6经济资料

经济签证、施工合同、结算书等

3.无损检测交工技术文件

实行第三方无损检测的工程（项目），无损检测竣工文件由无损检测单位单独组卷，内容包括委托无损检测的合同、无损检测计划、无损检测工艺规程、无损检测工作总结以及无损检测完工交接证书、无损检测人员登记表、无损检测焊口布置图、无损检测报告等。

4.监理交工技术文件

主要包括按照监理项目管理、监理指令、监理内业、审核签认文件、工程检验记录五个部分。

三、石油工程项目档案编制收集整理的主要依据

1.通用部分

《石油天然气建设工程质量验收规范》SY4200-2007系列标准

《中国石油天然气股份有限公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册（2010年修订版）》

《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定》（DA/T28-2002）

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328 -2001）

《中国石油天然气股份有限公司建设项目管理规定》

《股份公司建设项目文件归档范围和保管期限表》

《中国石油长庆油田分公司基本建设项目档案管理办法》

2.石油建设工程

SY4200-2007系列标准

中国石油天然气股份公司油气田地面建设工程（项目）竣工验收手册

石油天然气建设工程施工质量验收规范（宣贯教材）

3.土建工程

陕西省建设厅颁布：

陕西省建筑工程施工质量验收配套表格及使用指南

陕西省建设工程质量安全监督总站：

陕西省建筑工程施工质量验收技术资料管理整编规定

陕西省建筑工程施工资料表格（填写范例）

GB50300系列标准

四、工程项目档案的编制要求

1.单项（单位）工程划分及编号

由建设单位或委托监理单位组织施工单位在工程开工前，按照石油天然气行业标准《石油天然气建设工程施工质量验收规范通则》（SY4200-2007）的有关规定进行划分及统一编号。

2.工程项目档案的编制要求

工程项目档案是伴随着工程项目的建设过程产生的，它真实、准确地记述和反映了项目在整个建设过程中的实际状况和历史过程，是各种建设活动的直接和原始记录。因此，工程项目档案应按完整化、规范化、标准化的要求整理编制，必须做到及时、准确、系统、科学。

及时，就是在施工过程中，对各种要求的数据、现象及时进行记录；竣工验收时，施工单位要及时做好工程技术档案的整理、归档及移交工作。

准确，就是要求施工过程中形成的技术文件材料，应如实地反映工程施工的客观情况，严格按施工图和现行材料质量标准、质量检验标准、施工验收规范施工，做到变更有手续、有根据，施工各部位有记录。严禁出现擅自修改、伪造和事后补做记录等情况。

系统，就是要求按照施工程序和施工顺序，对形成的技术文件材料进行系统的整理，系统的反映施工的全过程。

科学，就是以科学的态度对待施工中的每一个数据，应做到施工有依据，检查有结论，现场有记录，试验、化验有报告，预制构件、材料有证件，修改图样有手续，工程竣工有结论。

五、工程项目档案的编制收集整理分工及顺序

1.建设单位资料

1.1可行性研究、任务书

1.2设计基础资料

1.3设计文件

1.4项目管理文件

1.5涉外文件

1.6生产技术准备、试生产资料

1.7财务、器材管理资料

1.8工艺设备文件

1.9环境保护、职业卫生、消防、安全设施、档案等专项验收文件

1.10项目竣工验收文件

2.施工文件

2.1施工管理文件

2.2技术管理资料

2.3质量保证资料

2.4施工日志

2.5竣工图

3.无损检测文件

3.1管理类文件

3.2无损检测报告

4.监理文件

4.1监理项目管理

4.2监理指令

4.3监理内业

4.4审核签认文件

4.5工程检验记录

六、工程项目档案的编制收集整理质量要求

1.根据中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001），工程项目档案应满足下述要求：

2.归档的工程文件应为原件。

3.工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4.工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5.工程文件应采用耐久性强的材料书写，如：碳黑墨水、纯蓝墨水等。

6.工程文件应字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。

7.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜 为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

8.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图样一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

9.不同幅面的工程图应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-1989）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图示栏露在外面。

七、工程项目档案的验收和移交

工程项目档案是在工程建设中，逐渐积累起来的大量的文字、文件、图样资料和来往批件，经过整理、编目而形成的反映有关工程建设的技术经济文件和资料。它是记录工程建设的永久性技术文件，也是建设项目进行复查、维修、改建、扩建的重要依据。因此，重视并搞好工程项目档案资料的收集、整理、归档、验收和移交工作十分重要。

竣工验收合格后，由施工单位的工程技术人员，按要求把竣工验收阶段的工程项目档案资料和施工阶段的工程项目档案资料一起整理好，编目建档，并于工程竣工后一个月内交施工单位主管技术档案部门，按规定检查验收，审查合格即可送工程质量监督机构评定认证后，移交给建设单位。

建设单位把施工单位移交上来的档案资料和施工前期由建设单位办理的工程项目档案资料重新整理，编目建档，形成全套的工程项目档案，并根据工程的重要程度来决定是否上交给有关主管部门或技术档案部门长期保管。

工程文件的归档，是建设程序和工程文件形成过程的一个具体的必要的环节。在工程项目的建设活动中，工程文件材料的形成、积累是建设活动的一个不可缺少的、必然的组成部分，建设活动的全过程，就是工程文件材料形成的全过程。因此，对工程文件材料加以系统整理，向档案管理部门归档是顺理成章的，应引起各施工单位的高度重视。

文书档案工作计划范文第2篇

一、政治思想、职业道德

能够坚持四项基本原则，思想上与党中央保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。

二、档案管理工作

（一）档案资料的收集

⒈参与了对各科室档案的接收进库工作。原创：共参与接收文书档案卷，会计档案卷，用地档案卷，地籍档案卷，土地利用总体规划档案卷，监察档案卷规划档案卷交易档案卷人事档案卷评估档案卷矿管档案卷底图档案卷基建档案卷照片档案张，录像、光盘盘，图书资料册。

（二）档案资料的整理

⒈在接入库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合入库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。⒉参与整理底图、航片份，分类组卷归档卷；对张照片按《照片档案管理规范》

和市档案局的要求进行了整理归档。

⒊负责资料的管理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料余册。并按省一级档案管理的要求，建立健全了资料接收、整理与管理体系。

⒋对卷基建档案进行了整理归档。

（三）档案资料检索利用

⒈负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引条、用地档案条、地籍档案条、监察档案条、土地利用总体请登陆原创网站：规划档案条、规划档案条、基建、设备、资料、实物目录共条。健全了检索体系。

⒉积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案管理优势、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，××年已申报山东省档案信息资源开发奖待批。

⒊负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者人，提供档案资料余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。

（四）档案资料保管保护

负责对局内档案资料的安全管理。定期对其数量和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。

（五）档案资料的统计

负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。原创：

三、档案业务指导工作

（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷归档工作。按照档案管理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局个科室、局下属个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。

（二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案管理规范化，参与了全市处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。

文书档案工作计划范文第3篇

能够坚持四项基本原则，思想上与党中心保持高度一致。能够认真学习我国三代领导人特别是***总书记关于理想信念、宗旨观念、“三个代表”等重要论述，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪遵法、勤奋敬业、团结同道。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案治理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。

二、档案治理工作

（一）档案资料的收集

⒈参与了对各科室档案的接收进库工作。共参与接收文书档案卷，会计档案卷，用地档案卷，地籍档案卷，土地利用总体规划档案卷，监察档案卷规划档案卷交易档案卷人事档案卷评估档案卷矿管档案卷底图档案卷基建档案卷照片档案张，录像、光盘盘，图书资料册。

（二）档案资料的整理

⒈在接进库前，对各科室的档案进行案卷质量检查，对不符合进库要求的，按《档号编制规则》，指导并帮助进行整理。

⒉参与整理底图、航片份，分类组卷回档卷；对张照片按《照片档案治理规范》和市档案局的要求进行了整理回档。

⒊负责资料的治理工作。按《中国图书分类法》对图书进行了分类整理，近年来按规范要求整理资料余册。并按省一级档案治理的要求，建立健全了资料接收、整理与治理体系。

⒋对卷基建档案进行了整理回档。

（三）档案资料检索利用

⒈负责对各科室全引目录的接收和整理工作，对各科室报送的册全引目录进行了整理，并精装成册，并在原有检索工具的基础上，根据局内档案利用情况不断完善，不断增加，续添了职务任免专题目录、专业技术职务专题目录、先进个人专题目录，人名索引条、用地档案条、地籍档案条、监察档案条、土地利用总体规划档案条、规划档案条、基建、设备、资料、实物目录共条。健全了检索体系。

⒉积极参与档案信息开发利用工作，主持了《充分发挥档案治理上风、积极为规划与国土资源工作提供服务》的编写，××年已申报*省档案信息资源开发奖待批。

⒊负责资料与档案的接待利用工作。共接待利用者人，提供档案资料余卷（册）次。编写了档案利用实例效果汇编。

（四）档案资料保管保护

负责对局内档案资料的安全治理。定期对其数目和保管状况进行全面检查，填写登记簿；对档案资料库内温湿度按照要求进行调控，并及时对档案资料进行除尘、消毒，定期清理库房卫生，并进行安全检查，未出现任何事故。

（五）档案资料的统计

负责档案资料的登记与统计工作。建立了各种登记统计簿册，并及时进行登记统计。按上级要求及时报送有关数据。

三、档案业务指导工作

（一）参与组织并指导各科室文件材料立卷回档工作。按照档案治理要求，结合局内业务工作实际，承担了全局个科室、局下属个事业单位的立卷指导任务；参加了文书处理与文书立卷工作。

（二）参与了本系统各单位档案工作的建立与指导。为使本系统档案治理规范化，参与了全市处乡镇（街道）规划与国土资源所的业务档案整理，并作了具体指导。

文书档案工作计划范文第4篇

1、配合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的全面实施，举办机关和企事业档案业务规范化培训班1期。培训内容为《归档文件整理规则》、《企业档案管理规定》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》及国家、省档案局近年来颁发的有关档案业务建设规范。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的专兼职档案人员。时间安排在4月份。

2、举办会计档案管理培训班1期。培训内容为《会计档案管理办法》及相关专业知识。培训对象为机关、团体和企业、事业单位的会计档案管理人员。时间安排在5月份。

3、认真贯彻实施省档案局、省人事厅《省档案人员持证上岗管理办法》，全面推行档案人员持证上岗制度。举办档案人员职业资格证书培训班1期。培训采用省档案人员培训材，主要内容为档案基础理论和专业知识。培训对象为全市尚未取得档案职业资格证书的专兼职档案人员。时间安排在6月份。

4、举办档案行政执法人员培训班1期。培训内容为档案法律法规基础知识，执法工作的程序、规范和具体要求。培训对象为市、县（区）档案局档案行政执法人员。时间安排在6月份。

5、举办档案通讯员培训班1期。培训内容为档案通讯、信息报道写作知识。培训对象为新聘任的全市档案通讯员。时间安排在3月份。

6、举办电子文件归档与管理，档案数字化业务培训班。培训内容为电子文件归档与管理，档案数字化基础业务知识及操作技能。培训对象为全市档案管理人员。时间安排在4月份。

7、与市建设局、规划局联合举办重点工程档案管理培训班1期。培训内容为重点建设工程项目档案管理知识。培训对象为全市重点建设项目主管和承建单位专兼职档案人员。时间安排在8月份。

8、举办“市档案管理系统”业务培训班1—2期。培训内容为档案管理系统软件的操作技能和《省电子文件归档与管理办法》。培训对象为全市有权使用“档案管理系统”单位具体操作管理人员和档案人员。时间安排在4月底。

二、培训要求

1、教育培训是提高档案工作者业务素质和创新能力的有效途径，希望各单位领导高度重视，积极为档案人员参加教育培训创造条件，认真组织本地区、本系统的专兼职档案人员参加培训。

2、举办培训部门要端正指导思想，严格遵守报批程序，精心组织，统筹规划，坚持按需施教的原则，采取切实有效措施组织好教育培训工作，确保培训质量。

文书档案工作计划范文第5篇

关键词：归档范围保管期限机关档案室文书档案

2006年底，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称第8号令）颁布实施，有力地推动了档案基础业务建设和国家档案资源建设。时隔6年，机关档案室贯彻落实第8号令的情况如何呢？笔者对北京市朝阳区61家单位（约占区属立档单位的二分之一）2011年形成的文件材料的归档情况进行了调研，调研单位包括党政机关、具有行政管理职能的事业单位、人民团体、国有企业，涉及各部委办局、街乡等（以下统称机关）。通过调研发现朝阳区各机关贯彻落实第8号令及时，从总体上61家机关2011年形成的文件材料归档齐全，保管期限划分准确。但是机关档案室在正确界定文件材料的归档范围、准确划分文书档案保管期限方面仍存在一些问题有待分析解决。

一、存在的问题

（一）归档不全或归档范围扩大

1.归档不全。61家中6家机关存在归档不全的问题，其中1家机关5个科室分别只归档了一件档案，2家机关各有1个科室只归档了一件档案，1家机关2个科室只归档了科室计划、总结，缺少职能业务文件材料。未归档的文件材料主要有：领导班子会议记录未形成或未归档：向上级或同级机关报送的属于归档范围的材料未留底归档保存；重请示而轻批复的收集归档；本机关编辑、编写的出版物、书刊；机关财务预算、批复；财务审计、领导离任审计材料；职工住房公积金汇缴清册等。

2.归档范围扩大。2家机关扩大归档范围，将上级机关普发的不需本机关办理的、同级机关普发的不需贯彻执行的文件材料作为档案保存：1家机关在之前原件已归档的情况下把为完成编史修志而查找的大量文件的复印件集中归档，造成了重复。

（二）保管期限划分方法不统一或不准确

1.保管期限划分方法不统一。5家机关仍然采用永久、长期、短期，1家机关永久、长期、短期与30年、10年的划分方法混用。

2.保管期限划分不准确。14家机关在不同程度上存在保管期限划分不准确的问题。集中表现在反映领导决策过程和结果的领导班子会议记录、会议纪要，涉及个人权益等类档案保管期限偏短；事务性的会议通知、请示等类档案保管期限偏长。

二、原因分析

（一）档案室未严格执行本机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》

2009年朝阳区档案局根据第8号令对区属125家机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行了审批。审批后总体上各机关文书档案保管期限表归档范围齐全、保管期限划分准确，成为各机关归档的重要依据。但在实际工作中，某些机关档案人员将文书档案保管期限表“封存保管”，不了解、不熟悉这项制度，甚至新上岗的综合档案室人员和科室兼职档案员不知道本机关有这项制度，在归档中不按照制度界定一份文件是否归档，档案如何划分保管期限，而是凭自己的直觉进行鉴定，造成实际确定的归档范围和保管期限与文书档案保管期限表中规定的不一致。

在审查过程中发现，少数机关编制的文书档案保管期限表存在的一个突出问题是照搬照抄第8号令中的归档范围，未结合本机关职能工作的特色，条款过于宏观，可操作性不强，影响文书档案保管期限表的执行力度。

（二）档案人员对第8号令的认识程度不够

第8号令自2006年底颁布实施仅6年时间，各省、市、县在逐级贯彻中需要一个过程，文书档案保管期限表的编制和审批亦需要一段较长的时间。比如朝阳区档案局根据第8号令和北京市档案局出台的实施细则制定本区的实施细则，然后宣传贯彻、培训，各机关编制文书档案保管期限表并经区档案局的审查同意后执行，自2010年各机关按照第8号令执行本机关新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。也就是说具体到各机关按照第8号令实施的时间更晚，因此档案人员对第8号令的理解消化尚不够深入。而国家档案局1987年12月4日颁布的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》实施长达19年之久，档案人员对永久、长期、短期的保管期限划分方法等规定印象深刻，尚没有完全转变到对第8号令的贯彻执行中。

第8号令改革了文书档案保管期限划分方法，但是《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等规定的期限仍为永久、长期、短期，目前朝阳区基建、设备、实物档案仍采用永久、长期、短期的划分方法。一些不属于第8号令执行范围的企业事业单位仍然采用永久、长期、短期，比如朝阳区的社区居委会、社会保障事务所等三级单位。各门类、各单位保管期限划分方法不同，容易使档案人员混淆。

（三）专兼职档案人员业务水平不高

全区125家机关中除2家机关有专门的档案机构外，其它机关都没有专门的档案机构，也没有档案岗位编制，档案人员绝大多数身兼数职，没有足够的时间和精力钻研档案业务、透彻学习档案规章制度，存在突击做归档工作的问题，直接影响了归档质量。并且档案人员更换频繁，对档案工作的重要性、档案工作规定和业务工作比较生疏。档案人员在工作上表现得较被动，在文件材料的收集工作中，一般业务部门给什么就收什么材料，对保管期限的划定也较少过问：对学习贯彻档案工作新的规章制度有畏难情绪，习惯凭以前的经验或按照以前的做法开展现在的工作。

三、对策建议

（一）档案行政管理部门加大对第8号令的宣传贯彻力度，强化对归档工作的培训、指导、检查

1.加大对第8号令的宣传贯彻力度。第8号令是一部部门行政规章，具有法规效力，机关档案室在实际工作中必须贯彻执行。档案行政管理部门要继续加大对第8号令的宣传力度，使档案人员全面理解、准确把握第8号令的基本内容，了解与1987年颁发的两个业务文件的主要变化，增强档案人员依法管理档案工作的意识，把贯彻第8号令转变为自觉行动。加强对文书档案保管期限表的审查力度，切实发挥审查委员会或小组的作用，确保各机关归档范围条款细化、内容全面，保管期限划分准确。

2.强化对归档工作的培训、指导、检查。归档工作要对一份文件是否归档、若归档保管期限如何划分进行鉴定。档案行政管理部门应加强对档案人员的日常培训、新上岗档案人员的培训、新成立机关或档案基础工作薄弱机关的档案培训等，使档案人员掌握档案工作规章制度和档案业务要求，提高档案业务水平，能够胜任本岗位工作。在档案监督指导、行政执法检查中加大对各机关归档工作的检查力度，及时对各机关每年提交的文书档案目录和原文进行检查，督促各机关正确界定文件材料的归档范围和科学划分档案保管期限。

（二）机关档案室严格按规章制度归档，把好档案的入口关

1.严格按规章制度归档。规章制度一经公布，具有权威性和约束力，任何人不得随意违背。机关档案室要全面贯彻落实第8号令，学习、了解、掌握、并严格执行依据第8号令编制并经档案行政管理部门审查的本机关文书档案保管期限表，在每年归档前做好对本机关各部门兼职档案人员的培训、指导、检查。把对第8号令和文书档案保管期限表的学习扩大到本机关全员的学习，使每名人员注意本岗位文件材料的形成和积累，为做好归档工作奠定基础。

各机关编制的文件材料归档范围要细化，体现本机关职能业务工作特色，将“重要的”、“一般的”细化为具体工作，尽量具体到文件级，提高文书档案保管期限表的可操作性。在机关职能和内设机构有变动之后，应及时修订文书档案保管期限表并报档案行政管理部门审查。

2.把好档案的入口关。档案人员要主动了解本机关基本职能、掌握各部门主要职能活动及其形成的文件材料情况，做到心中有数。各部门注意做好文件材料的平时收集和归档前收集，每个部门每年可准备一个档案盒，文件在办理完毕后对照文书档案保管期限表判断是否需要归档，若需要归档及时放入盒中，防止文件材料散失；归档前再把分散在本部门个人手中的材料集中收集一次，查漏补缺，确保归档文件收集齐全完整。本机关形成的文件材料应当是归档保存的重点，上级机关普发性不需办理的、同级机关不需贯彻执行的文件材料不用归档，避免文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题。严格按照文书档案保管期限表划分档案的保管期限，本机关制定的法规政策性、反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系、个人权益等重要档案永久保管，第8号令规定为永久的，不能擅自突破划为其它期限；常规性、事务性、技术性等一般性工作中形成的文件材料根据重要程度保管30年或10年。档案人员要加强对各部门提交的文书档案目录的检查，依据本机关的文书档案保管期限表，可对照本机关职责、年终总结、大事记或发文登记、政府信息公开目录等进行检查，发现归档不全、归档范围扩大或保管期限不准确的问题及时督促各部门整改。

（三）不断提高档案人员业务素质

科学划定文件材料归档范围和文书档案保管期限，人是第一要素。档案人员要善于学习档案工作新的规章制度，提高认知程度和执行能力，维护规章制度的权威性。要以“为党管档、为国守史、为民服务”为己任，不断提高做好档案工作的荣誉感、使命感和责任感，增强工作的主动性，恪尽职守，做好本岗位工作。建议档案行政管理部门会同人事部门考虑制定根据室藏档案数量确定机关档案室人员编制的标准。建议各机关保持档案人员的相对稳定，保证档案人员有足够的时间和精力做好档案工作，为档案人员创造更多的培训机会，进一步提高档案人员的专业素质，确保文件材料归档范围和档案保管期限的科学划定。

本文为北京市档案局科研项目“机关档案室制定和实施《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的问题与对策研究”（项目编号：2012-06）研究成果之一。

参考文献：

[1]李明华.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定问题解答[M].中国档案出版社，2007.