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档案室管理制度

档案室管理制度

档案室管理制度范文第1篇

一、会计档案的立卷及归档

(一)会计档案由会计部门(包括学校独立核算单位的会计部门)按归档范围及要求,负责整理立卷,装钉成册,封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明,字迹工整、清晰,并编制会计档案保管清册。

(二)当年的会计档案,在会计年度终了后可暂由会计部门保管3年,到期满后的次年6月底前,由会计部门的兼职档案员编制移交目录(一式二份)送领导审核签字后,连同案卷一并移交学校综合档案室统一保管。独立核算单位的会计档案暂由形成会计档案的单位保管,以后视综合档案室保管条件改善状况如何再考虑接收,但综合档案室要会同学校财务处进行检查,指导立卷归档工作。

(三)会计档案移交到综合档案室后,原则上应保持原册的封装,个别需要拆封重新整理的,综合档案室要会同会计部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。

二、会计档案保管期限

(二)会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

三、会计档案借阅

会计档案借阅除执行《档案材料借阅规定》和《保密规定》外,还须按以下规定执行:

(一)学校财务处工作人员查阅会计档案,经报告本部门领导后可直接到综合档案室查阅。

(二)校内有关部门查阅会计档案,须经请示会计部门负责人批准,到综合档案室办理有关手续后方可查阅。如需复制或摘抄会计档案作为旁证材料,须经会计部门和综合档案室负责人批准,并在复制或摘抄件上签署意见和盖章后方能作为旁证材料。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

(三)学校会计部门因特殊需要,需将会计档案借出,须经会计部门领导和综合档案室负责人批准,由会计人员到综合档案室办理登记手续方可借出。其他单位查阅会计档案,只限于综合档案室查阅,一律不准借出。

(四)借阅会计档案的人员和档案管理员,在会计档案借阅时应当面清点凭证序号和张数,并办理登记手续。归还时,双方要当面检查是否原样完整无缺,方能在借阅登记簿上注销。

四、会计档案鉴定和销毁

(一)已移交到综合档案室的会计档案保管期满,需要销毁时,由综合档案室提出销毁意见,会同会计部门共同鉴定,严格审查。编造会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,报校主管领导批准并在会计档案销毁清册上签署意见。

(二)对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册上和会计档案保管清册中列明。

(三)销毁会计档案时,由综合档案室和会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告主管领导。

附表:

档案室管理制度范文第2篇

关键词:事业单位;办公室档案;规范化管理;档案管理

对于事业单位而言,办公室重点在于管理单位各项事务,其为事业单位的发展发挥着指导作用。对于办公室工作而言,档案管理尤为关键,其完整记录了办公室的所有事务,能够为单位提供准确、可靠的材料与信息。新形势下,办公室档案管理工作已经难以适应新时期发展所需,且直接影响了办公室相关职能的有效发挥。对此,相关部门应结合实际情况,全方位、多层次分析与总结,制定有效的档案管理规范,进一步强化办公室效能。

1办公室档案规范化管理的重要性

1.1有利于丰富管理形式

现阶段,中国科学技术水平得到了显著提升,在信息时代背景下,办公室信息化建设已经成为必然趋势,这也使得办公室档案管理形式日趋多样化。相较于传统方式,使用计算机管理办公室档案的效率更高,可有效提高档案管理工作的科学性、规范性和系统性,进一步提高管理规范性。运用计算机可以快速收集、使用、管理和储存档案信息,促进了内部信息交流效率以及档案利用、管理率提高。除此之外,运用信息化手段管理办公室档案,可提高管理效率,缓解工作人员压力,从而促进管理人员提高工作质量[1]。

1.2可以促进档案管理员提高素质

对于档案规范化管理,事业单位应高度重视,并在培养人才上投入更多的精力,档案管理人员在规范化管理办公室档案中发挥了极为重要的作用。人才素养直接影响着工作效率,转变档案工作的性质会对工作人员的能力造成影响,和以往的人工操作相比,当前规范化的档案管理主要运用电子计算机操作[2]。工作软件的改变对管理人员操作计算机的能力提出了较高的要求,这是此项工作中不可或缺的一项能力。如此,便在日常工作中促进了管理人员的素质以及个人价值和工作能力的提高。

1.3可以促进单位和部门提高管理水平

在事业单位的正常运营中,办公室档案发挥着极为重要的作用。除了对单位各种经济业务、人事变动的信息进行如实记载,办公室档案还要注重保存单位发展历程中重大的证据与史料。而规范化管理办公室档案,既能使档案管理的流程得到优化,同时还能带给单位良好的社会效益。当单位和其他部门展开合作时,需要借助档案部门和合作方展开密切联系与沟通,以确保双方合作的有效性。所以,在管理办公室档案的过程中,规范化管理档案,对促进单位部门工作效率提升极为有利,从而使档案管理更加科学和准确。

2当前办公室档案管理工作中存在的问题

2.1缺少健全的制度

新形势下,事业单位尚未就办公室档案管理制度制定健全的制度,造成办公室工作效率不理想,对办公室职能的发挥造成了极大的影响[3]。过去,事业单位在开展办公室档案管理工作时,只是一味地整理和归档档案,并未运用先进的科技展开分类和管理。而且往往因管理制度不健全或办公室人员违规操作,导致管理制度流于形式,致使办公室诸多档案资料丢失,对办公室职能的发挥造成了极大的影响。

2.2忽视办公室档案管理

在实际工作中,档案管理工作只是档案管理部门的工作任务,在单位中往往被认为并非主要工作,仅仅只是一项基础性工作,通常单位的领导者都在主要业务上投入了诸多精力,而忽视了档案管理工作。大部分单位,对办公室档案管理工作的重要性认识不够,在开展工作的过程中运用的仍是传统的管理理念和模式。此外,在办公室档案管理中由于资金投入力度不够,从而造成在档案管理中缺乏健全的基础设施,这在一定程度上威胁了办公室档案管理的安全,对有序开展办公室档案管理工作极为不利。

2.3缺少专业的档案管理人员

纵观事业单位管理体系,办公室档案管理是不可或缺的组成部分[4]。但是,现阶段单位领导对于办公室档案管理工作的重视度较低,诸多事业单位均安排办公室人员兼任档案管理人员,因为这一类工作人员对档案管理的基础知识了解得较少,在技术操作方面不够熟练,所以很多时候都无法规范管理办公室档案。同时,这些工作人员中大部分都并未接受过系统教育,且所掌握的档案管理知识与技能均不够专业,不熟悉办公室档案管理工作,同时在工作过程中也很容易出现问题,使得办公室档案管理工作职能无法充分发挥出来。

2.4缺少先进的管理设备

在档案管理设备方面,事业单位未有较大的投入,对信息技术与科技产品的引进不及时,难以与时展保持同步。同时办公设备十分落后,大部分单位依然采取的是人工管理模式,严重影响了办公室档案管理效率,加大了工作人员的工作量,使其在工作上耗费了较多时间。且在人为因素的影响下,也无法顺利实现档案工作规范化管理目标,甚至导致档案管理缺乏秩序性。

3新时期加强办公室档案管理规范的措施

3.1高度重视档案管理工作

若要真正做好事业单位办公室档案管理工作,就必须从根本上将部门领导与工作人员的认识改变,使其认识到档案管理工作的重要性,运用诸多有效手段积极宣传事业单位的现代化;档案管理模式,使相关领导和工作人员可以充分了解到在单位整体工作发展中,档案管理工作效率发挥的重要作用,并高度重视办公室档案管理工作,使每一位工作人员均可以积极对待此类工作。同时构建激励机制,以坚实的基础助力档案管理工作的良好发展。办公室档案管理工作人员应和时展保持同步,立足于工作需求,积极促进自身档案管理意识和相关法律意识的增强,特别是主要将自身保密意识加强,确保自身档案管理观念正确。工作人员要主动参加相关培训活动,把更为丰富的档案管理工作技能切实掌握好,促进自身工作素质水平提高,对档案管理工作的重要性有更加充分的认识。

3.2构建合理科学的规章制度

健全的档案管理制度是有序开展办公室档案管理工作的重要保障。事业单位只有构建合理、科学的规章制度,才能有效开展办公室档案管理工作。新形势下,办公室档案管理工作要和时展保持同步,在对新的档案管理制度进行制定的过程中,要将以往规章制度的束缚摒弃,积极创新制度的内容和形式,如此,才可以为档案管理工作的开展提供重要的制度保证。除此之外,在对规章制度进行制定的过程中,要充分运用现代化手段,确保档案管理制度更加完整、科学、安全[5]。构建档案管理制度还要涉及档案销毁制度,应根据相关规定第一时间销毁部分保存到期的档案,为充分发挥办公室档案管理工作职能提供保障。

3.3提高办公室档案管理人员的综合素质

办公室档案管理人员的综合素质对档案管理水平具有决定性影响。所以,为了确保档案管理的质量,就必须有效提升档案管理人员的素质。具体来说,一方面,要加强培训档案管理人员的档案管理专业知识与技能,提升其水平;另一方面,要求档案管理人员及时了解现代化的科学技术,可以熟练操作现代化设备。所以,单位领导在选拔办公室档案管理人员过程中一定要做到严格仔细,以制度为依据。当然,单位还要针对档案管理人员展开专业培训,帮助其将专业的管理知识与技能掌握,切实提高他们的综合素质,如此,才可以顺利实现办公室档案规范化管理的目标。

3.4采用现代化的管理手段促进档案工作管理质量提升

档案工作运行中,所运用的设备器材和技术手段、管理质量以及落实规范化的程度息息相关,其具有可把控性[6]。但通过当前实施的办公室档案管理体系可以看出,纸质档案管理仍占较大比例,在意识不足、技术有限等问题的影响下,数字档案建设方案还是只在小范围内应用,对顺利落实规范化管理工作造成了阻碍。所以,可以考虑从下述几个方面入手,改进此类问题:首先,各单位需结合现代化技术革新需求,在档案管理室中灵活应用计算机等现代化设备,并把现代化设备和纸质档案管理工作联系起来;其次,以不同形态的电子档案为基础,在信息技术发达的地区,有效采用以数字模式形成的电子信息档案,此形态的电子档案十分完整、便捷,实用性较高;最后,就信息技术发展落后的地区,可以借助再加工纸质档案,将原件数字档案形成。此手段可以不断完善原有的纸质档案,对档案规范化管理意义较大。

档案室管理制度范文第3篇

1.1缺乏对档案管理工作重要性的认识从众多事业单位办公室档案管理工作的实际情况来看,大多数的事业单位都没有对办公室档案管理工作进行充分的认识,对其重要性不够了解。不管是从单位领导还是职工方面来讲,都没能引起足够的重视,在对管理职责与年度考核上,也没有对档案管理工作的指标进行纳入。这样的现象也就导致了档案管理工作人员对自身工作的不自信,认为档案管理工作对于事业单位的发展起不到作用。另外,单位对于办公室档案管理的认知不足,有的单位甚至缺乏基本的资金投入与档案软硬件配备,这也严重阻碍了办公室档案管理工作的发展。

1.2缺乏高综合素质的办公室档案管理人员从档案管理学的角度来看,事业单位的办公室档案管理工作不仅是一项专业性极高的工作,更需要技术性较强、专业素质高的工作人员来进行。而当前的情况最为突出的也就是人员素质问题,因事业单位的特殊性,在人事改革的过程中,由于机构调整和重组,工作人员与岗位之间会发生变化,这就导致了一些不具备专业档案管理能力的人员或者说业务能力不强的人员从事了办公室档案管理工作。而对于这些专业素质不高,业务能力尚有欠缺的职工来讲,单位没能给予一定的培训与指导,也使得职工对工作产生消极情绪,更不利于办公室档案工作。

1.3缺乏对现代信息技术的运用随着现代信息技术的发展,各种各样的现代化技术与手段运用到事业单位管理工作中。就事业单位的办公室档案管理工作而言,特别是网络技术的运用,给办公室档案管理工作带来了极大的方便。而由于对档案工作的不重视,缺乏资金的投入,许多事业单位在引进现代信息技术到办公室档案管理工作上做得不够好。而为了档案资源的信息化与数字化,并逐步实现事业单位内部资源共享,更应该结合现代的计算机技术与网络技术,进一步促进事业单位办公室档案管理的信息化与现代化水平。此外,因从事档案管理工作的人员缺乏对现代信息技术的了解与应用,对于灵活的设备与软硬件使用还存在一定的问题,这也是导致现代化信息技术得不到有效利用的重要原因。

2事业单位加强办公室档案管理的创新思路

2.1建立并完善办公室档案管理制度首先,制度的完善是任何管理工作的前提,想要提高事业单位的办公室档案管理工作,就必须有一个有效的途径和方法,建立办公室档案管理工作的规章制度并不断完善其制度环境,以保证办公室档案工作的规范性。其次,必须依据事业单位办公室档案管理工作的实际情况出发,建立相应的管理机制,并不断从制度上来改进和促进档案管理的规范性与科学性,以实现档案管理工作的需要。同时,要提高从业职员对办公室档案管理工作重要性的认识,建立相应的约束机制来引起重视,要求职工严格的执行档案管理的制度规范,并逐步构建和完善制度。

2.2提高办公室档案管理人员的综合水平办公室档案管理工作水平的高低是决定事业单位发展的重要基础,而为了更好的管理办公室档案,人员的因素必不可少。前面介绍过,办公室档案管理工作是一个系统性较强,综合性高的工作,因此,其对于从业人员的要求也较高。事业单位必须明确好办公室档案管理的岗位职责,从能力与责任上来完善队伍建设,出于岗位变动的考虑,要确保档案管理人员的整体水平,应不断开展能力培训与实践性的培训活动,以提升档案管理人员的能力与知识,进一步提升其管理经验,增强责任感,扎实档案管理的理论基础与实践知识,以此来确保事业单位办公室档案管理工作的队伍水平。

2.3推动现代化的信息技术的运用事实上,档案管理向信息化网络化发展是未来的必然发展趋势,也必然是实现档案管理现代化的方向。所以,在实际的办公室档案管理工作中,应将现代化信息技术充分运用起来,切实从计算机技术、网络技术等方面来指导档案管理工作,实现档案工作的现代化发展。可以通过借鉴国外一些先进的档案管理经验,利用光盘、缩微等技术,或者声像等技术来实现事业单位办公室档案工作的数字化。除此之外,还应加大对事业单位档案管理的现代化信息技术的投入,并加快现代化管理进程的发展,以充分发挥出信息社会中档案管理的价值。另外,必须加强事业单位档案管理工作的经费投入,通过资金的投入,与加大宣传力度,促进办公室档案管理工作的健康发展。

3结语

档案室管理制度范文第4篇

一、数字档案室建设的重要意义

为了更好地做好单位档案管理工作,必须要采用更为先进的集约化、现代化和社会化管理方式。数字化档案室是顺应时展的需求,满足和适应新形势下档案工作的需要;此外,数字档案室的建设,也是提高档案信息化管理水平的重要手段,能够真正实现档案资源共享,更好地服务于地方经济建设。当然,随着档案管理工作量的不断加大,难度也越来越高,通过数字档案室的建立,能够让档案的收集、利用和查询变得更加简单,实现档案查准率和查全率的提升。

二、数字档案室建设的主要内容

(一)基础设施建设。在数字档案室建设中,首要任务就是强化基础设施建设。数字档案室建设应在满足当前需要的前提下,坚持适度超前的原则,对档案存储数据容量、网络访问量和数据操作强度等进行估算,在硬件设备选择、软件系统和网络构建的建设中应为未来设备扩充、系统升级和网络扩建留下余地。基础设施建设主要有三部分内容:1.网络建设。建立独立的档案数据网,便于档案数据整理、加工、存储和管理工作的进行。但是,档案数据网要与互联网进行物理隔离,并根据实际情况和办公网、业务网逻辑隔离。另外在与办公网、业务网交换数据的过程中安全措施要做到位,必要时可配置专门的计算机连接到办公网、业务网中。2.硬件建设。对于数字档案室中的硬件而言,服务器、扫描仪、终端机、打印机、UPS不间断电源以及磁带光盘等设备要具备稳定的性能,能够正常工作,并且必须符合数字档案海量存储、查询和管理的需求。3.软件建设。电脑操作系统性能必须良好并和硬件相匹配,同时选择与硬件匹配的扫描软件、Photoshop等图像处理软件,具备较高的安全性、稳定性。配置的数据管理系统要满足目录、多媒体以及全文等数据的搜索需求,可设计档案查询利用系统、档案进馆报送管理系统、数字档案室管理系统等档案管理应用平台,便于更好地采集、加工、存储和利用各项数据信息。

(二)数字资源建设。在数字档案室建设中,数字资源建设是最核心的内容,档案室要建立目录数据库、全文数据库以及媒体数据库等,并对数字档案数据信息进行统一存储、管理和利用。1.目录数据库建设。在建设目录数据库的过程中,要按照相关的业务标准和规范,力求所有室藏档案电子目录的全面、真实与完整。2.全文数据库建设。第一,电子文件归档。在管理中必须科学规范,要满足国家档案局制定的《基于XML的电子文件封装规范》《板式电子文件长期保存格式需求》以及《文书类电子文件元数据方案》等要求。第二,制作档案数字化。在数字化工作的开展过程中,要严格按照《纸质档案数字化实施细则》中的各项要求进行。3.媒体数据库建设。在建设媒体数据库的过程中要严格落实国家和省的规定要求,进行音像档案、照片档案等内容的数字化加工,同时建立相应的数据库。

(三)制度建设。只有建立健全完善的制度,才能确保数字档案室建设顺利开展下去。各档案室要从自身实际情况出发,对现行数字档案室管理制度作出补充,改善其中不合理的地方,主要应建立以下6种制度。1.电子文件归档与管理办法。对电子文件归档的责任、范围、程序、格式以及方法等进行明确,并制定电子文件归档的质量要求。2.档案安全保密制度。对电子档案安全管理职责要求作出具体的规定,同时制定有效的措施方法。严格划分好网上利用权限,明确档案资料的阅读使用范围。3.档案数据网上查询利用制度。要对档案数据的网上查询利用范围作出规定,并明确具体的查询利用程序和方法,以及相关的安全要求。4.档案数据管理维护制度。对档案数据入库、管理、修改以及备份等操作方法,及其具体程序等作出规定。5.电子档案鉴定销毁制度。对于需要鉴定销毁的电子档案,要制定需要遵循的原则,及其主要的技术要求与方法。6.档案数据网及信息设备维护使用制度。要对数据档案操作管理规范加以明确,制定出可靠的计算机等信息设备维护使用方法。

档案室管理制度范文第5篇

1 基层档案室的基本功能

随着档案卷宗的不断增加,档案室基础条件的改善,为发挥档案本身的作用提供了良好的基础。从实际情况来看,档案室应当具有如下功能:

(一)资料收集。基层档案室要收集和整理本单位所有的归档材料,因此需要档案人员具备全局意识,及时将所要收集的材料全部按时归档,并进行整理,以确保所搜集材 料的全面性和完整性,避免相关材料的缺失。

(二)信息保存。对所保存的档案材料,基层档案室应该在归类整理基础上,保证档案信息的时效性,对关乎本单位发展大局的资料要进行重点保存和维护,以保证信息的完整和准确,为单位发展创造条件。

(三)开发利用。基层档案的开发利用是一项长期艰苦的工作。要结合本单位工作实际,本着“以人为本”的理念,在做好基础工作的前提下,努力挖掘本单位保存的档案的潜力,对已有的档案进行开发,目的是要充分发挥出档案本身作用,为本单位的各项事业发展服务。与此同时,对档案中信息加以充分利用,为领导决策提供依据。

(四)档案编研。长期以来,基层档案室对自身所管理的档案的编研在较低水平上徘徊。档案本身的作用没有得到有效发挥。档案管理人员要不断提高自身的业务素质,重视档案编研工作。在档案编研工作中,挖掘档案本身价值。为更好的利用档案的信息资源创造良好条件。

2 基层档案室存在问题

基层档案室的水平建设直接关系到资源利用以及档案作用发挥,基层档案室虽然长期存在但是多数基层单位档案室投入不足,管理方式落后。档案人员素质不能适应档案信息化建设与发展。基层档案室管理人员的素质与快速发展的高等职业技术教育不相适应,不仅制约了档案信息化发展,同时成为制约基层档案管理水平提高的重要因素。为提高基层档案管理、利用水平。

(一)档案意识不强,领导重视不够。很多基层档案室的工作不能与其他工作同步发展有些领导干部的档案意识薄弱,认为档案可有可无,认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性。

(二)档案室管理机制和设施不健全。各项管理制度落实不到位,管理设施不健全分管领导不过问,导致基层档案室管理混乱。

(三)档案管理人员更换频繁,专业知识差。管理人员身兼众职,没有时间系统学习档案业务知识,加之更换频繁,许多档案管理人员没有长远工作的思想,档案知识贫乏管理水平跟不上。

3 基层档案室发展方向

基层档案长期是在一个较为封闭的系统内运作的,缺乏自身活力,导致已有的资源、能量、以及自身发展都受到较大限制。要提高基层档案室服务能力的实践探索,加强单位内部文档一体化管理,与信息化建设发展同步,加强基层档案室的内部文档的一体化管理工作,更新档案管理软件,同时将文件的接收、管理环节,以及分类、鉴定、整理、归档、著录、标引、检索、调阅、登记、统计等全部文书管理与档案管理环节进行统一管理,并将在日常管理活动中生成的数据、文件表格、单据等均在计算机网络上进行传递、交换、处理和管理,达到了电子档案目录、索引自动生成,并实现了及时归档。

(一)增强档案意识。档案室要完善档案室管理制度,加强档案室工作的领导。领导把档案工作纳入全年工作的议事日程。建立健全档案室管理制度,是做好档案是管理制度的重要保证。制定档案保管期限表,归档范围,分类编目方法等规定。把分散在各科室和各人手中文件材料收集齐全,立卷归档,集中到档案室统一由档案员管理和利用,做好档案借阅登记,利用效果登记等各种登记,手续要齐全。

(二)更新服务观念。要改变“等人上门”的被动服务为主动服务,及时为单位各部门提供宝贵的信息资料。创建一个单位档案室齐抓共管的良好氛围,形成一个以档案室为基地,以档案员为纽带,全员参与的档案管理机制。强化服务能力,是做好基层档案室工作的动力。基层档案工作必须树立服务意识,明确服务是档案的根本宗旨。档案工作就是要以服务为主线,一切档案的保管保护都是为了利用服务。只有搞好服务,基层档案工作才能创造更大发展空间。运用各种管理手段,不断提升档案管理人员的业务素质和业务能力,打造出具有较高水平的人才队伍,为做好档案管理工作奠定一个良好基础,通过培养一流的管理人员建立一流的文档信息资源,才能得到一流的文档信息服务结果。同时,档案管理者需坚定信念,始终明确目标,同?r要求档案管理者强化责任感,有甘于奉献,吃苦耐劳的精神,默默无闻,兢兢业业,才能使基层档案管理和利用工作有更大的发展空间。