光盘行动实施计划方案范文第1篇

关键词： 电子档案 保障技术 保管技术 修复技术 传输技术

当今世界正走向信息社会，面对飞速发展的网络，面对日新月异的电子计算机技术，档案工作急需解决的问题是如何迎接电子文件带来的挑战，如何保护电子档案的真实完整，如何有效地保存二十一世纪的社会记忆。

电子档案同纸质档案相比较，其物质形式发生了很大变化，多种不安全因素干扰并威胁着电子档案信息的安全，在电子档案利用的过程中，由于电子档案对计算机软件设备具有很强的依赖性、非直读性和易改性等特点，纸质档案的保护技术已不能适应电子档案的保护要求，探索、研讨电子档案的保护技术已迫在眉睫。

1.电子文件的保障技术

在电子文件的形成、处理、归档，乃至电子文件转为电子档案后的保管、利用等各个环节，信息都可能被更改、丢失，因此，我们必须建立一整套科学、合理、严密的管理制度，完善信息安全保护技术措施，以确保电子档案的原始性、真实性。

1.1加强对电子文件制作和管理人员的管理

要不断增强电子文件管理人员的责任心，使其具有忠于职守的责任认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。要保证电子文件在制作阶段的真实性，就必须明确职责范围，特别是在合作制作的电子文件或大型辅助设计项目中，每个参与人员分工范围要明确，职责要分明，避免制作人员的相互推诿。不相关人员因工作需要借阅时，可允许用只读式的载体调阅，以防由于误操作或有意增删等造成电子文件的失真。

1.2健全电子文件全过程管理的制度

从电子文件的形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，任何一个环节职责不清、制度不明、管理不严，都可能造成对电子文件的原始性、真实性的危害。因此，建立健全电子文件全过程管理制度，从电子文件的收集、整理、归档到电子档案的保管利用，各个环节都要有明确的要求，严格落实规章制度，使工作人员有章可循，各司其责，确保电子文件的原始性。

1.3建立电子文件的记录系统

电子文件管理系统应具有实时记录功能，随时将需要保存的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息；对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。

2.电子档案的保管技术

电子档案的保管与纸质档案的保管有很大差异，对环境要求也较高，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰土和污垢；避免阳光直射；环境温度为14―24℃，相对温度45%―60%；远离热源，酸、碱等有害气体和强磁场，保持良好的保存环境。这样，不仅可以延缓载体自身的老化，而且可以减慢载体上所存储信息的自然衰减。在给电子档案提供良好的保管环境的同时，我们还要注意检测和维护工作。

《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：电子档案应每五年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应及时拷贝；如软、硬平台发生改变，则应及时转换；还要注意电子档案载体的转换，旧载体不为新的软、硬件所兼容，应将档案信息转录到新的电子档案载体上，使电子档案能够长期地处于可理解、可准确提供利用状态。

3.电子档案信息修复技术

电子档案在保管和利用过程中，不适宜的保管环境会使盘片变形、长霉；光盘在读取利用的过程中高速旋转，易被划伤；不正确的触摸方式会污染损伤盘片，从而影响电子档案信息的安全有效，这就需要对破损的载体进行修复。光盘的修复较软、硬盘而言更为容易。光盘修复机能够修复光盘的划伤、污染、长霉等破损现象，修复效果较好，是修复光盘的理想工具。对于变形的光盘，可用软布将光盘包好，水平夹在两块厚重物之间（截面必须平滑），进行矫正。

4.电子档案利用传输保护技术

电子档案提供利用的基本原则是：一方面要方便查阅利用，另一方面要保证信息安全。在电子档案利用传输过程中，我们应采取以下保护技术：

4.1多做备份

电子档案应制作三套，一套封存、一套提供利用、一套异地保存。其中提供利用的一套应为只读文件。

4.2加密

对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证进行加密管理，确保电子档案信息的安全。

4.3呵护光盘

采取相应的措施，保证提供利用时光盘不受损害。提供利用时要规定严格的查阅程序，不得超越权限利用，不可随意复制和传播电子档案等。

参考文献：

光盘行动实施计划方案范文第2篇

关键词：电子档案；特性；优缺点；管理方法

电子档案，是指以数码形式存储于光盘、硬盘等载体，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等形式显示的档案信息，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子文本档案。电子档案是数字化信息技术的产物，它是区别与纸质档案的存在。电子档案解决了无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间的矛盾，它便于操作、便于保存、便于查找、便于传递，具有多种表现形式，但从电子档案的产生、处理、保管、利用等各个方面也存在着不稳定因素。电子档案正处于发育、发展阶段，对其特点本身的研究还有待于进一步发展和深化 。

电子档案的特性

做好电子档案的管理，先要了解电子档案的特点。电子档案的特点主要包括：电子档案非人工识读性、档案信息与载体之间的可分离性、电子档案信息存储的高密度性、电子档案对计算机系统的依赖性和多种信息媒体的继承性。

电子档案非人工识读性。档案信息是通过计算机录入制作生成，所以要借助计算机解码来转换成人们可以识别的文字、数字、图像、图表、符号等档案信息，不能与传统的纸质档案一样具有人眼直接识别功能。

档案信息与载体之间的可分离性。电子档案形成后存储的光盘、移动硬盘等载体，可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同载体之间互相传递、复制。这种可分离性造成了电子档案在传递和复制过程中档案内容被进行拆分、组合、写入、删改等操作，这些都直接影响到电子文件的真实性和可靠性。电子档案可以在局域网内共享，档案管理者和阅档人员可以直接在局域网内及时、准确的查阅档案信息。

电子档案信息存储的高密度性。电子档案的存储介质一般为光盘、移动硬盘，存储量远远高于过去的信息介质。一块移动硬盘可以是同面积纸质档案存储量的千倍、万倍，大大的节省了档案的存储空间。

电子档案对计算机系统的依赖性。电子档案的生成和运用必须在计算机系统的支持下完成的，离开了计算机电子档案无法显现和使用。电子档案在信息加工、存储、软件的运行、载体的更换等问题上都有标准上的制约。例如，其制作生成要有代码标准，其存储要有机读载体的格式标准、信息压缩存储的算法标准，其传输要有网络通讯协议标准，其查找要有检索语言标准等。如果标准不统一、不匹配，就会出现在计算机内不兼容、无法读取，在不同在载体间不能转换等情况。

电子档案多种信息媒体的集成性。在计算机多媒体技术的支持下，电子文件还可以包括声音、图形、图像、影像等多种形式，这些信息形态在计算机内部处理也都是二进制的数字编码，只是在输入和输出时才有其各自的特殊形式。可以利用计算机将文字声音、图形、图像、影像等不同形式的档案信息数字化，将其整合在一定的交互式界面上，使电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。

电子档案的优缺点

根据电子档案的特性它存在以下几个优点。操作方便，形成档案之前增、删、改等十分方便，且不留痕迹，档案页面整洁干净。传阅方便，利用计算机和网络技术档案信息传递时间是按秒计算，而且可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点摆脱了时间和空间的制约。多种表现形式，多媒体电子计算机可以将电子档案的形态多样化。文字、声音、图形、图像、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。复制时不容易丢失信息，纸质文字、图纸、图像档案复制时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案由于是数字化的信息处理，可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。

电子档案的缺点。安全性较差，在利用计算机生成、保管和传阅时可能遭到篡改、删除甚至销毁，且不会留下痕迹，直接影响电子档案的真实性和完整性。电子档案利用网络技术保存、传输时可能遭到“黑客”的骚扰和病毒的入侵，存在泄密、被窃取等不安全因素。电子档案保存受环境因素制约，由于电子档案载体一般为光盘、移动硬盘等高科技产品，保存时有防光、防湿、防尘、防磁等比较严格的环境要求。

电子档案的损坏原因、信息丢失原因

电子信息档案在保存过程中存在丢失、损坏等问题。电子文件丢失、损坏是指文件载体因内在或外在因素造成电子文件物理结构与逻辑结构的负载关系被破坏，信息内容全部或部分丢失，电子介质损坏原因可归纳为载体质量因素、自然坏境因素、人为因素和技术因素等原因。

目前电子档案的存储介质大多采用电子光盘、移动硬盘。光盘盘体一般为聚碳酸酯基底层、记录层、数据层、金属反射层、保护层构成。光盘的变形和划伤是光盘信息无法读取的主要原因。光驱对盘片的几何形状规则度要求很高，盘片一旦变形，在高速旋转时就会产生很大的力矩，使光盘上下窜动，导致聚焦伺服系统无法对准焦距而不能读盘。光盘的数据刻在背面上，有彩漆防护，如果划痕划伤保护涂层伤到盘基，循迹伺服系统无法根据轨道找到信息，也会导致无法读盘。

移动硬盘损坏的原因。在工作状态下的跌落和撞击会使磁头划伤盘片。通电运行中静电可能会击穿电路板上的芯片，突然断电，强行关机，硬盘长时间得不到稳定的供电会损坏马达，烧毁电路，保存固件的负磁道发生损坏会使固件信息丢失。硬盘运行时间太长（指读写操作，不算空载运转）会造成不稳定，硬盘散热不好电路损坏会丢失数据，病毒侵袭等都是硬盘损坏和信息丢失的原因。

电子档案的保存与管理

光盘保存时要注意防晒、防划、防潮。防晒：如果在烈日下曝晒，会引起染料的变异而导致光盘的报废。防划：保存时不但要注意刻录面的防划，对刻录盘表面印刷层（不刻录数据的一面）也要注意防划。刻录盘的表层破坏了反射层，刻录盘就无法读取。防潮：刻录盘片要存放在干燥的地方，避免潮湿的环境影响盘片染料发生变化。

光盘不要保存在强光和潮湿的环境下，在拿取和放下时，要轻轻拿住它的两边，就像拿照片的底片一样。使用完毕要及时从光驱中取出来，用后最好存放在光盘盒中，保持一定的空隙，避免划伤盘面。特别需要注意的是，不要在光盘上贴标签。光盘表面的异物会使光盘在高速旋转时失去平衡，另外，粘胶也可能渗过保护膜而损坏光驱。

硬盘的保存要注意防尘、防湿、防磁。防尘：硬盘容量越大，电子器件集成度和密度越高，发热量越大，灰尘附着在内部电路上使得电路元器件的温度上升，产生漏电或烧坏元件。另外灰尘也可能吸收水分，腐蚀硬盘内部的电子线路。防湿：硬盘内部过度潮湿可引起磁盘供电电路损坏，导致硬盘无法使用。防磁：硬盘应远离强磁，因为移动硬盘就是磁盘，距离强磁场较近会导致数据丢失等问题。

移动硬盘保存时须保持环境卫生，减少空气中的潮湿度和含尘量。保存时要避免碰撞和远离强磁场。

电子档案管理在注意环境因素、人为因素和技术因素对存储介质的破坏同时，还要及时对电子档案载体按照有关规定进行定期的检测、拷贝和维护，确保档案信息的可靠性、可用性。密切关注计算机技术发展方向，对电子档案使用的软件进行必要的升级、更新，及时对电子档案的格式进行转换，避免因计算机软硬件技术更新与电子档案信息存储格式不相符，造成的档案信息缺失或丢失。当电子文件处于联机状态时，若没有适当的安全防范措施很容易受到电子“黑客”的攻击。“黑客”会利用计算机系统和网络缺陷，操作计算机病毒入侵，窃取电子档案的重要信息，进而篡改、删除档案信息，致使电子档案残缺不全、面目全非甚至不复存在。因此，用于存储、查阅重要电子档案的计算机应避免连接互联网，并加强计算机病毒检测，保证其它存储载体连接计算机时不带病毒，保障电子档案安全性。

结语：

光盘行动实施计划方案范文第3篇

电子档案的整理与存储工作相当重要，电子文件目前有光盘、磁盘和磁带等类型，为了做好电子档案整理的工作，应当按照档案的种类进行分类整理并存盘。

1、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3会计电子文件整理

A．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

B．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%-50%，温度控制在14-24℃。

B、统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

C、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

D、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

E、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

F、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

光盘行动实施计划方案范文第4篇

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

光盘行动实施计划方案范文第5篇

【关键词】电子档案 整理 保护

企业档案工作作为企业管理的一部分,必须适应现代企业和新时期的发展需要,档案工作人员亦应创新思路,开拓档案管理的各项功能,掌握探索电子档案的整理与保护新方法。目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。

一、电子档案的整理

目前,电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带,为了做好这项工作,应按档案种类分别整理组盘。

1.文书电子档案整理

(1)内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。一是按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘。二是将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。(2)外来文件。通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2.科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。(1)基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以,数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。(2)设备档案。企业引进技术和购置各种设备时,外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了cad设计,而且企业的总图管理也采用了电子化。所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3.会计电子文件整理

(1)工资单。工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2)账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。但是,刻录仪一时还难以普及,所以,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。

1.软磁盘的保护

(1)统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。

(2)把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

(3)规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%-50%,温度控制在14-24℃。

(4)加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。

(5)对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

(6)在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。

2.光盘的保护

(1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。(2)保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。(3)注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。

三、确立档案是企业独有的信息和知识观念