光盘行动实施方案
光盘行动实施方案范文第1篇
[关键词]电子档案；整理；保护措施
一、概述
所谓电子档案也就是采用计算机、磁盘、光盘等多种设备将信息数据进行存储。这种载体的档案与纸质载体的档案相对应，其单位为案卷。虚拟档案也就是将档案实体通过多种录入方式将其转变为字节存储于计算机或者磁盘当中，并且通过显示屏，用户也就能够对这些信息进行查阅。随着现代化社会的快速发展，社会中的信息越来越多，这就需要我们对信息加强管理，但是如果采用传统的管理方式，必然无法适应现代化社会发展的要求，不利于电子档案的管理。因此我们在实际工作中必须要加深电子档案整理与保护的认识，采用最科学有效的管理方法，提高电子档案的管理水平，从而推动档案事业的健康发展。
二、电子档案的整理方法
1、对于文书电子档案的整理
在对文书类电子档案进行整理的过程中，管理人员需要做到以下几点工作：1）采取措施对文书类电子文档进行规范化整理，并将这些电子档案进行集中组盘；2）建立一个健全的数据库，通过这一数据库对电子档案进行全面处理，并将其进行分类，并且在还可以在其中建立一个文件目录，这样也就有利于用户查阅信息提供了方便。另外，在对一些本身为纸质载体的档案，若需要进行电子整理，这就要求管理人员采用相应的设备将文字录入计算机中，再通过网络技术对这些文件进行传递与整理。当管理人员将这些文书类电子档案整理完毕之后，还需要根据其重要程度将电子档案进行分类管理，最后通过审查之后直接放到电子档案的数据库当中。
2、对于人事档案的电子归档
针对于人事电子档案，管理人员需要根据这些信息内容建立一个系统的数据库，并在建立过程中应当附加一些文字与多媒体信息，附加的文字一般是对于人的综合信息，而多媒体信息则是附加一些视频、音频、图像等信息。
3、对于科技类电子档案的整理
一般来说，科技类电子档案的类型相对较多，其中主要包括设备、声像等。在对这一类电子档案进行整理的过程中，相关工作人员首先应当对这些信息进行扫描，然后再将信息按照一定的方式进行连接，这样也就方便对其整理以及后期用户的检索。针对一些设备类的电子档案，随着现代化社会的发展，许多商家在所提供的技术大多从图纸逐渐转向电子化，那么管理者在对其进行整理的过程中，管理人员不仅要采用普通的整理方法，还需要根据实际情况建立一个特定的工作平台，并严格按照设备档案整理的注意事项进行整理。
三、电子类档案的保护
1、电子档案的保护
从当前我国发展现状来看，管理者对电子档案的保存依然处于脱机保存阶段，因此，人们在保存数据的过程中一般都会将软盘应用在其中。而在现代化社会发展中，科学技术的不断发展推动了光盘的发展，由于光盘在实际使用过程中具有抗干扰能力好、结构稳定、保存时间长等优点，因此人们将其代替了软盘应用在电子档案的保护当中。如今，随着各种电子档案的不断增多，档案管理部门都已经将光盘应用在了其中，但也受到一定的限制，软盘并没有得以彻底改革。因此在实际工作中，管理者必须要采取最有效的措施对软盘电子档案以及光盘电子档案进行保护，以保证电子档案的安全性。
2、软磁盘的保护
首先，规格要统一，最好使用3.5的高保密软盘，另外，软盘的质量也非常的重要，这直接关系这数据的安全和电子档案的保存时间。软盘的保管条件要做到规范统一，不允许把磁盘放在有强的磁场、震动、有腐蚀气体、有灰尘的地方。环境的湿度最好控制在百分之五十左右，温度最好控制在20度左右。另外各部门还要加强病毒检测，确保电子文件保存的磁盘没有病毒。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。最后如果条件允许，我们应该把软磁盘载体换成光盘，这样才能存放的更加的长久。
3、光盘的保护
（1）排放、使用要规范
我们在存放光盘的时候要把光盘放在盒子里然后直立放置，不让光盘堆叠，防止翘曲，在光盘使用的过程，我们也要尽量的避免划痕、摩擦。
（2）温度、湿度良好
如果光盘放置的温度过高或者太潮湿，光盘就很容易氧化、变形甚至片基霉变。所以我们要把光盘放在l4―24℃，湿度40%一65%的环境里面。
（3）做好避光工作
由于光盘的保护层是塑料的，所以会受到紫外光的伤害，如果阳光直射光盘就会提前老化。所以，我们要注意光盘的避光。做好是定期复制，一般来说磁盘是2年，光盘是5年，这些年过后最好转储，转储后使用原载体编号继续保存。
四、总结
电子档案的储存介质作为多媒体光盘能够极大地缩小档案的存储空间，也有着很好的存储扩展能力，可以更好的保存、管理档案，并促进档案信息载体向大容量、高密度、电子化方向发展，从而使档案信息资源共享成为可能，信息传输迅速、广泛，便于查询与管理，方便快捷，电子档案有着非常光明的前景。
电子档案的整理和保护随着科技的发展会越来越普遍，对于整理和保护的技术要求也会越来越高，所以，我们应该深入的研究，认真的对待，最好电子档案的整理和保护，为以后的电子档案发展做好铺垫。除了做好对电子档案整理和保护的基本认识和注意事项，我们还要做好相关法规的完善，建立健全合理、科学、严密的制度，只有这样才能更好的规范和维护电子档案的安全。
参考文献：
[1]李仕宝.电子文件归档与电子档案管理初探[J].农业科技管理，2009（05）：41～43
光盘行动实施方案范文第2篇
关键词 工程设计企业 电子档案 管理策略
中图分类号：TP319 文献标识码：A
0引言
在工程设计领域中，由于信息技术的不断发展和CAD技术在各个领域中的普遍运用，工程项目中的电子文件已经在一定程度上成为企业生产、管理活动过程中的产物之一，同时也是企业重要的知识财富。新时代背景下，怎样利用现代信息技术对电子档案进行有效管理，保证电子档案的完整性，发挥重复使用效率，是工程设计企业面临的主要挑战和重大课题。
1工程设计企业电子档案管理历程和普遍存在着的问题分析
1.1电子档案管理的主要历程分析
电子档案管理在设计企业中的兴起是从20世纪80年代中期而发展到至今，经历十多年的发展历程，主要分为两个发展阶段：一是电子化阶段，工作内容是引进图档案管理系统软件，通过对其利用，能够对档案信息的整编以及录入有效的完成，对档案手工检索卡片进行甩掉，实现档案检索的网络化，保证借阅管理的电子化。二是电子化档案管理，该阶段的档案管理呈现出和以往不同的许多新特点，表现为：档案文件的管理已经为电子化文件，实现档案信息电子化，并且存在各种管理信息系统中。对于电子档案管理来说，其自身的新特点以及新变化，大多数设计企业都进行有效管理探索。
1.2存在问题
一是电子文件不能得到完整收集，由于企业业务的不断扩展，所做项目也逐年呈现增多趋势，相关电子文件的大量产生给电子文件归档以及管理带来困难。主要因为收集归档电子文件没有通过规范化处理，没有实施分类和有效的整理就将其存在同一电子文件名下，容易出现数据丢失现象，不能充分保证电子文件的真实性。二是电子文件的特点就是易更改和丢失，所以电子档案在管理过程中的重点内容就是安全存储问题，电子档案数据量大导致存在一定安全隐患，如果服务硬盘出现损坏，或者人为因素对服务器上的数据进行删除，都会带来不可弥补的损失。所以应该探求新的解决措施，对服务器存储压力进行缓解的前提下，还要促进电子档案数据的安全保存。
2工程设计企业电子档案管理新技术措施和方案分析
2.1保证电子档案得到有效利用
由于企业在综合管理信息系统平台网络背景下，新的图档管理系统不仅支持局域网本地访问，同时也在一定程度上支持广域网的异地访问，不管在哪里，只要能上网，相关设计人员都可以对系统中的文件查询功能进行利用，检索或者浏览工程项目类等电子档案资源。如有需要可以通过审批手续获得相应授权后，设计人员对系统中在线下载这一功能合理利用，对已经完成的设计文件进行下载，在新设计项目中对已有设计知识合理借鉴，对设计过程简化，减少项目整体设计周期，保证电子档子的资源共享。
2.2保证电子档案中的数据安全存储
由于现阶段企业电子档案的日积月累，尤其对历史档案资料实施的数字化处理导致出现较多的电子化档案数据，给档案管理服务器带来严重安全隐患的基础上，也加大存储量。为了能够对服务器存储容量压力进行有效缓解，实现电子档案在数据上的安全存储。运用光盘与服务器两者相结合方式，不仅保证电子档案数据得到安全存储，同时还能管理光盘载体资源。电子档案数据在备份过程中可以完全利用光盘库存储，如果存储数据一旦刻录，就会形成不可更改的数据，提高安全系数，促进电子档案数据的安全存Γ进一步为服务器节省出较大的存储空间。
3工程设计企业电子档案的备份
电子档案要想安全存储的主要前提条件就是档案具有真实性和完整性。不管使用哪种介质作为载体，都可以在数据备份的方式上对存储的安全性进行加强，最大限度的减少数据出现丢失或者损坏的风险。在硬盘上存放的电子档案数据可以数据中线对其实施统一备份和管理，备份服务器会结合之前制定好的计划在规定时期内发起备份，对于服务器而言，它向硬盘数据区对读取控制指令进行发出，需要备份的数据就会在局域网的作用下传输到备份服务器，致使备份达到服务器的磁盘陈列中。为了不给相关业务系统的正常运行带来影响，可以实施每周一次完全备份，对数据在备份过程中的效率进行保证。
4工程设计企业电子档案载体的存放环境以及定期检验
4.1存放环境
现阶段由于工程设计企业对电子档案存放的载体主要以光盘为主，但是光盘载体大部分使用的是聚碳酸酯作为盘基，铝或者其它相关金属质膜作为反射层，保护层是聚丙烯酸脂。如果在使用过程中或保存不当，容易被损坏。所以要为载体创造出较好的保管环境，促进电子档案数据的安全。光盘匣自身存在防磁和放光功能，将光盘放在光盘匣中可以降低对光盘的磨损程度，周围环境应该在十七到二十摄氏度之间，相对湿度为百分之三十五到百分之四十五之间，存在的地点应该防火和防湿，避免在高温环境中。
4.2定期检验
电子档案光盘载体需要进行定期抽样检验，这样做的目的能避免光盘由于外界环境因素的影响出现不必要的错误，降低数据出现丢失风险。对电子档案存储光盘载体进行抽样机检验，如果存在不能读取的光盘，应该在第一时间内找出备份光盘，将数据复制工作做好，充分保证数据的安全存储。
5总结
工程设计企业电子档案主要是企业的技术资源和宝贵的知识财富，因此做好工程设计企业电子档案管理工作，充分发挥出电子档案重复使用效率，使其更好的为企业生产、经营以及管理提供出相应活动，真正实现档案管理工作的规范化以及信息化，同时也是企业档案管理部门的重要职责，是档案管理工作的最终目标。
参考文献
[1] 仲杰，陈薇薇.如何提高工程设计企业电子档案利用率――以西南电子设计院有限公司利用情况为例[J].四川档案，2016，04（08）135-137.
[2] 张燕.水电工程勘察设计电子档案的管理探析[J].办公室业务，2012，21（08）134-136.
[3] 沈强东.实施电子档案管理工程促进企业档案管理现代化[J].工程建设与设计，2000，01（07）135-136.
光盘行动实施方案范文第3篇
1设备投资与技术要求
1缩微技术：设备投资大，使用技术复杂。
一套完整的缩微设备需要投资约一百多万元，用房约近100平方米。缩微工作中，拍照、成像、阅读、拷贝等工序要求技术高、精度高，需要专业技术人员或经专门培训过的工作人员才能操作。
2光盘技术：设备简单，易推广普及。
光盘技术对设备的要求不高，在一般档案馆现有计算机设备上再附加一些设施即可。光盘管理系统具有很强的实用性，其功能设计完全可以依据档案工作的实际需要及人们利用档案的习惯，整个系统可以紧密结合实际。光盘管理系统使用方便，采用菜单式人机对话方式，操作人员稍加培训，即可按照提示进行操作。
2复制存储与成品保存
1缩微技术：复制工艺过程复杂，缩微品保存条件要求苛刻。
缩微拍摄的工艺过程较为复杂，要求很高，需要工作人员长时间的操作练习。在复制过程中，人、设备、材料、操作方法、环境等因素及每一个环节都影响缩微胶片质量。从理论上来说，缩微品可以长期保存，但缩微品保存条件要求相当苛刻。缩微品库房环境温湿度必须保持在一定范围内，还要定期卷片防止发生粘连。
2光盘技术：录入快速、精确，保管方便、简单。
光盘技术的复制录入较为简单，只需稍加培训就可操作。目前录入手段应用较多的是光电扫描仪。它可以将档案原件以图象方式输入到光盘中去。扫描仪最大的特点是快速、精确。一般A0幅面的滚筒式扫描仪的扫描分辨率可达500DPI，只要幅度不大于A0，长度不限的任何图纸均可一次扫描输入，扫描一张标准A0图分辨率300DPI约需80秒。
光盘存储密度高，一张525英寸的光盘能存储1000多兆的字节，相当于存放上万页的A4文件或相当于13盘16毫米缩微胶卷的存储量。光盘体积小，对环境要求不高，抗恶劣环境能力强，即使在平常环境下也能长期保管。
二、档案利用工作现代化过程中缩微技术与光盘技术的对比分析
1档案检索与信息输出
1缩微技术：检索较慢，输出费时。
一般情况下，胶片是以张或卷为单位进行编目，这样查阅时必然要翻阅大量的卡片，效率很低。缩微的输出是利用显示阅读器和还原复印等设备，费时，费力。
2光盘技术：检索快速、准确，输出灵活、方便。
利用计算机对光盘进行档案数据的检索，可谓快速、准确、方便。利用快速检索功能，可以在几秒钟之内，对几万数据进行查询。在查询中，可以根据自己的需求，提出查询的具体名称，也可提出需查询的大致名称，或几个名称进行组合。可进行模糊检索，使检索变得更加灵活、方便。
光盘的输出更加方便、准确。存在光盘中的文件和图纸可利用计算机很方便地输出，对一些数据还可以进行统计后打印输出。输出可以利用各种输出设备，如针式打印机、喷墨打印机、激光印字机等。现在由于采用了高质量喷墨打印机而不是绘图仪，使输出图纸的精度和速度大为提高。
2凭证作用与法律效力
1缩微技术：缩微品具有法律效力，可作凭证使用。
《档案法实施办法》对档案缩微品的法律地位作了规定：“各级各类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其它复制形式的档案，载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”世界上有些国家和地区，允许缩微品作为法律上的原始证据，如：日本、美国、澳大利亚、加拿大、英格兰、苏格兰、德国、意大利等国。
2光盘技术：法律效力有待探讨，限制光盘取代档案原件。
光盘的法律效力目前处于探讨阶段。有人认为光盘技术是将原件上的文字、图像经处理后以数字形式存储，容易在输入输出时被删改，故光盘存储的档案不具有法律凭证效力。正如美国国家档案与文件管理局《关于数字图像与光盘数据贮存系统的报告》中所说：“联邦法院更愿意接受机构在日常事物处理过程中形成的档案原件作为证据”。加拿大的有关章程也提到，数字图像版本的可信度与档案原件本身并非完全一致。美国大多数政府档案馆限制数字图像技术用于永久保存的公共档案。三、缩微技术：与光盘技术长期共存。光盘技术：发展前景广阔。
1缩微技术在保存期限、法律效力、标准化等方面优于光盘技术，具有顽强的生命力。
与光盘技术相比，缩微技术是一项成熟的应用技术，已实现标准化、规范化，不少国家不仅用它管理档案、资料、图书、情报，它还被广泛应用于办公室工作和出版发行等工作。
缩微品的保存期限较长。据有关材料记载：“国外有关试验结果表明，在一定的条件下，缩微胶片寿命可达500年以上”，也有的说一般可保存100到150年。光盘技术发展至今，对其保存期限说法不一。有人断言其寿命为10－20年，有人称可长期保存。但多数专家认为光盘保存信息期限为10年以上。不同种类的光盘寿命也不尽相同。所以，在今后一段时间内，缩微技术还将因存储方面的优越性继续存在下去，和光盘技术一起促进我国档案管理现代化的发展。
2光盘技术发展咄咄逼人，应用前景广阔。
光盘技术的技术优越性是缩微技术无法与之相提并论的。目前，光盘技术的技术优势正以咄咄逼人之势迅猛发展。
光盘技术应用于档案管理，可实现档案信息的海量存储、随机快速检索、网际交流、远距离传输及档案工作的现代化管理。可以对档案实行原文管理，在不动用原文的情况下，实现档案的查询、复制和利用。能保持档案原貌，扫描后的图纸能够无失真的显示和输出，且在页码上也和原档案一致。检索快速准确、灵活多样，且可实现模糊检索。统计功能齐全，可进行各种馆藏统计和档案利用统计。能够输出档案管理所需的各类卡片、目录及报表图等。
光盘是兼有数字记录和模拟记录优点的存储介质，不仅可以记录数据，还可以记录声音、图像等各类档案，不仅可以存储档案目录，而且可以存储档案全文、档案原件如照片、图片、录像带、录音带等，能很好地解决对声像等不同载体档案的一体化管理，可节省人、财、物，还可加大开发利用档案信息的广度和深度。
光盘的应用将加速档案管理现代化进程，实现对不同载体档案的一体化管理，有利于档案管理、开发和利用。随着现代计算机技术日新月异的发展，光盘技术的更高密度、小型化和降低价格是不可逆转的趋势。其长寿耐用、统一标准问题也可望逐步解决。总之，光盘技术是一种很有发展前途的现代信息存储和利用技术，它在档案管理现代化进程中有广阔的应用前景。
参考文献：
1《中华人民共和国档案法》
2《中华人民共和国档案法实施办法》
3《欧美利用光盘技术保存档案》，刊于《中国档案》1998年第7期，王健、黄贵苏著。
光盘行动实施方案范文第4篇
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1、文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机
构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中
在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一
的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影
像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根
据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后
进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2、科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，
对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品
也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，
如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和
注意事项。
3会计电子文件整理
A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移
交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容
也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会
计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干
扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是
，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低
质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在
40％一50％，温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这
类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2、光盘的保护
A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的
损伤。
B．保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14－2
4℃，相对湿度40％-65％。
光盘行动实施方案范文第5篇
目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。
1.文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
2.科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。
⑴ 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
⑵ 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3.会计电子文件整理
⑴ 工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
⑵ 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。
1.软磁盘的保护
⑴ 统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。
⑵ 把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
⑶ 规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。
⑷ 加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。
⑸ 对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
⑹ 在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
2.光盘的保护
⑴ 规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
