档案室安全工作应急预案范文第1篇

1 医院档案的作用

医院档案包括医院在医疗业务及相关活动中形成的文件、报表、图像、图表、录音、录像、光盘等各种档案。档案不仅记录了医院历史和现今的管理工作，也包括医嘱、病程记录、手术记录、会诊记录、病理报告、X光胶片、各种检查图文资料等医疗文书档案，事关广大人民群众的生命健康和医学学科学的发展，对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。

2 医院档案应急预案编制的目的

档案的安全保管及险情处置是档案管理工作的重要内容之一，也是医院整体安全工作的重要组成部分。档案资料是不可再生的资料，一旦毁损，很难补救。为了有效预防、及时控制和迅速消除突发灾害事件对重要档案造成的损害，提高工作人员对各类突发事件的反应和处理能力，加强各部门对各种险情的应急指挥和协同作战能力，达到处置得当，减少损失，确保档案信息安全为目的，就必须根据本单位实际，编制科学合理的应急预案。

3 编制依据

主要依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和省、市档案局的《档案管理突发事件应急工作预案》及医院各项应急管理规定，并结合本医院实际情况，制定应急预案。从而做到有法可依，科学实际。

4 工作原则

4.1 以人为本，档案优先的原则。档案是历史真实的记录，具有不可再生性，所以在遇到突发状况时，要采取有效措施，在保障人员安全的情况下最大限度的减少对档案的影响。

4.2 主动预防的原则。应急预案主要是以预防为主，所以在日常的工作中，要加强安全管理，做到专人负责，加强学习和宣传，增强安全意识。

4.3 完善工作机制和防范手段。实行全院一盘棋，全科一盘棋，强化分工与协作，层层分工，各负其责，落实定期检查，落实责任追究制度。

5 应急突发事件种类及范围

编制应急预案时，要充分考虑到各类突发事件，并制定出相应的处理意见。灾害可以分为自然灾害和人为灾害两大类。

5.1 自然灾害。是指自然现象引起的，如洪水、台风、暴雨、地震等。

5.2 人为灾害。主要是因人而引发的。一是安全事故，由于安全防范不当引发的，如插座电路引发火灾、设备老化导致的不安全因素等；二是各种人为破坏，如恐怖事件、蓄意纵火、偷盗、爆炸等。

6 健全领导机构，承担职责

领导机构主要是指要成立相应的档案安全应急领导小组和档案抢险救灾队伍。领导小组职责是：

6.1 负责召开应急领导小组会议，传达上级相关文件与会议精神，部署检查落实档案保存安全事宜。

6.2 负责制定单位应急预案。

6.3 负责日常工作的管理，加强宣传和教育。

6.4 负责发生突发事件时，宣布应急状态的启动和解除；全面指挥调动应急组织，调配应急资源，按应急程序组织实施应急抢险。

6.5 做好处理中的报告、统计工作。

7 应急队伍的建设

在应急预案中，要制定一整完整的应急指挥体系，一旦发生应急事件，根据事件性质，各应急队伍能听从指挥，及时主动地赶赴场参与。应急队伍主要包括火灾应急救援人员，档案工作人员，伤员抢救人员和设备维修人员、安保人员等。平时，还要根据预案要求，经常组织桌面推演或实兵演练。可以使各队伍能在紧急情况下，各司其职，密切协作，采取最有效行动消除对档案、资料的威胁，保护、抢救好档案、资料。

8 强化预防备灾工作

8.1 建立灾情预警联络系统。指定安全责任人，负责与公安消防、水文、气象、地震、人防等部门联系，建立有关突发性重大事件报告制度。档案室列入医院重点安全管理部门，及时沟通信息，按要求做好灾情预警工作。

8.2 建立联动机制。一旦发生突发事件，不仅要与医院内的应急队伍配合外，还要加强与公安、消防、武警之间的联动，以确保处置及时有效，保障档案安全。

8.3 完善抢险救灾的日常训练工作。做好科室人员救灾能力的培训，定期开展应急演练活动，使所有人员均熟悉自己的抢险岗位、职责、消防器材的存放位置、使用方法等，真正做到责任到人，措施到位，方法得力，抢救迅速。

8.4 办公室要完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给。消防器具应每年检查（更换）一次，并与相关处室配合，保证消防通道畅通。档案室均应配备钥匙两套，一套由库房管理人员使用，一套由办公室主任保管以备急用。

8.5 建立档案安全检查制度。特别是要制定日常检查制度，落实到人。把安全工作的重点从事后处理转到事前防范上来，树立预防重于抢险的思想。库房管理人员应对档案室安全情况进行检查登记，加强检查，发现问题和隐患及时整改。杜绝安全隐患，加强巡视。

9 应急处置程序

9.1 预案启动。一旦发生突发事件，第一时间通知领导小组和救援队伍，及时出现场，指挥扑救工作。启动预案后要及时上报卫生局等相关领导部门。

9.2 处置程序。根据现场情况，及时作出判断事故的严重程度，按照预先的应急计划实施救援。

9.3 善后处理。应全面客观核实受灾情况，保证灾情数据的准确性。同时要全面分析事故发生原因，提出处理意见和整改措施。做好转移后档案的保管工作。

10 奖励和惩处

档案突发事件发生后，参与处置的人员要反应迅速，各司其责，处置得当，行动有序。对在抢险救灾中有功人员进行表彰和奖励，反之，对、消极冷漠、贻误战机、不听指挥者给予处分，对有关事故主要责任人将按有关规定进行严肃处理。以确保政令畅通。

总之，编制医院档案工作的应急预案，要从实际出发，根据各单位档案保管的特点，建立和完善应急管理体系，加强安全防范，提高全体工作人员对档案工作的重视意识。同时，还要采用一些高科技的手段，充分发挥各类专业人员的作用，提高预警能力，把不安全因素尽量消灭于萌芽中，全面提高医院档案室应对各类突发事件的能力。

参考文献

[1] 李玉霞，《医院档案管理的体会》，《医学信息》，2006年第12期。

[2] 张捷，《医院档案管理工作中应注意的几个问题》，《中国误诊学杂志》，2003年第11期。

档案室安全工作应急预案范文第2篇

上海市胶州路一栋教师公寓在外立面保温改造过程中发生特大火灾，年11月15日。已造成53人死亡，100多人受伤。事故发生后，党中央、国务院高度重视，专门发出通知，市政府办公厅也发出紧急通知，明确要求各地进一步做好消防工作，坚决遏制重特大火灾事故。

确保馆(室)藏档案的绝对安全，为加强我市各级各类档案馆（室）消防安全工作。根据市政府办公厅有关文件精神，现将有关事宜通知如下：

一、强化消防安全职责,加强组织领导。

重于泰山。档案安全的最大保障是人的认真，安全责任。档案安全的最大危险是人的疏忽。档案是党和国家的可靠凭证和珍贵资源，各个单位和广大人民群众维护自己合法权益的有效依据，档案安全事关党和国家及人民群众的根本利益。各级各类档案馆（室）一定要坚持“预防为主，防消结合”原则，高度重视档案库房消防安全工作，加强对档案馆（室）消防安全工作的组织领导，要成立档案馆（室）一把手负总责的档案消防安全工作组织机构，明确安全工作职责，严格落实消防安全责任制，并建立健全消防安全管理各项制度。

二、消除消防安全隐患,定期进行检查。

设置消防安全标志，各级各类档案馆（室）要按照国家标准、行业标准配置充足的消防设施、器材。保障疏散通道畅通、安全出口、消防车通道畅通，保证防火防烟分区、防火间距符合消防技术标准。要定期组织对消防设施、器材进行检测、维护和保养，及时发现并排除消防安全隐患，杜绝火灾事故发生。对消防设施、器材每年至少进行一次全面检测、维护和保养，确保完好有效，检测、维护和保养记录应当完整准确，存档备查。

档案室安全工作应急预案范文第3篇

一、组织领导：

（一）成立__市档案馆抢险救灾领导小组和__市档案馆抢险救灾工作队（由市档案馆另行发文明确）。

（二）抢险救灾责任人顺序：1、馆长2、副馆长3、管理科科长4、技术保护科科长5、办公室6、库管人员7、门卫值班人。

（三）协调指挥：抢险救灾领导小组负责抢险救灾工作的决策与协调，具体负责救灾现场的组织实施与指挥，现场工作人员必须绝对服从，不得各行其是。

二、档案馆救灾应急预案的目标是：

（一）、在应急的情况下，采取最有效行动消除对馆藏档案、资料的威胁。

（二）、保护未受损的档案、资料。

（三）、抢救已受损的档案、资料。

三、应急灾害的种类：

灾害可以分为自然灾害和人为灾害两大类。自然灾害是指自然现象引起，如地震、雷电、洪水等；人为灾害是指来自于人类的失误，如漏雨、跑水、电线私拉乱扯和老化短路、起火（包括蓄意纵火、爆炸、战争等）。上述灾害如果使档案馆的设施、设备、档案、人员发生威胁，出现险情，应急进行抢救。

四、抢险救灾的重点：

（一）重点监视区：一楼现行文件库和查阅室、二楼至六楼十八个档案库、档案整理室、七楼爱国主义教育基地、计算机中心及数字化。

（二）档案资料抢救顺序：1、市委、市人大、市政府、市政协；2、民国档案；3、各局委办档案；4、名人档案；5、声像档案；6、图书资料。

五、备灾工作：

（一）建立灾情预警联络系统：由__市档案馆安全责任人负责与公安消防、水文、气象、地震、人防等部门联系，建立有关突发性重大事件报告制度。将档案馆列入相关的重点管理单位，及时沟通信息，按要求做好灾情预警工作。__市政府突发公共事件接警电话号码12345，并逐步实现110、119、120、122、12121联网运行。

（二）完善抢险救灾的日常训练工作：所有人员均应熟悉自己的抢险岗位、职责、消防的存放位置、使用方法等，真正做到责任到人，措施到位，方法得力。

（三）办公室要完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给。消防器具应每年检查（更换）一次，并与相关处室配合，保证消防通道畅通。

（四）所有库房均应配备钥匙两套，一套由库房管理人员使用，一套由办公室主任保管以备急用。

（五）建立档案安全检查制度，把安全工作的重点从事后处理转到事前防范上来，树立预防重于抢险的思想。库房管理人员应对库房安全情况进行检查登记，加强对重点部位的检查，发现问题和隐患要及时整改。

六、对灾害采取的行动：

（一）基本行动：

按照分工，楼层责任人及现场第一人应立即拉响警报，在可能的情况下利用一切应急抢险工具阻止灾情，保护未受损的档案，并及时向领导汇报。

（二）办公室应协调消防、搬运等环节的组织实施和后勤保障工作。

（二）应急预案的操作步骤：分一般性灾险、较大灾害和重大灾害三种情况。

1、一般性灾险的操作步骤：

（1）凡发现馆内任何部位有被烧烤异味或库房屋顶地面暖气漏水等异常现象，每个人都有责任立即告知周围其他人，共同查险源。如果险情不大，自己能处置的，除发出警报外，要立即采取切实可行的办法迅速扑灭险情。

（2）报告领导。

（3）查明原因，堵塞漏洞，彻底解决问题。

2、较大灾害的抢险步骤：

凡发现档案的资料库区灾险情况较严重，搞不清虚实、或估计依靠自身力量不能处理的，应立即发出警报，呼叫抢险救灾工作队全体人员参加抢险。有关责任人指定专人迅速完成以下工作：

（1）立即拨叫消防电话及与抢险救灾有关的外界联系电话，明确受灾地点。

（2）打开通往险区的通道大门。

（3）通知市委北院大门口治安员，保证大门畅通。为消防车的靠近做好准备。

（5）消防队到来之后，应及时简介险情，一切听从消防人员的指挥。

（6）发现库房进水时，应立即通知办公室或安全责任领导，查找原因，排除隐患，堵塞漏洞。并先利用现有人员采取一切排水措施，以保障档案资料的安全。

3、重大灾害的抢险步骤：

发生危害档案，同时又伤害人身安全的灾害，如雷击、地震等本身、次生火 灾、洪灾、库房崩塌等，可按上述较大灾害抢险步骤进行排除。如同时涉及人员伤害时，要兵分两路，一路应及时将受伤人员迅速转移到医院进行抢救。一路抢救档案资料，若险情危及到供水、供电、通信、热力及污水管线等又自身不能处理时，应及时通知有关部门进行抢险工作。

七、非工作时间责任人及责任：

凡在工作时间以外，如双休日、节假日时间出现灾情时，门卫值班人员及带班领导为直接救灾责任人，其责任是：

（一）落实24小时值班和领导带班制度，确保通信畅通，对楼内各部位做到勤转、勤看、勤检查。

（二）拨打电话报警。

（三）拨叫电话通知馆领导或其他责任人。抢险救灾工作队员接到救助电话应迅速到达指定地点。

（四）可能的情况下，阻止灾情。

（五）请求市直机关保卫处及市委北院治安员，迎接消防车、供电抢险车等及其它抢险人员的到来，并向消防等人员指明灾险部位。

（六）抢险结束后，负责向领导报告发生灾情情况。

八、灾情消除后，立即作好以下工作：

（1）抢救能够补救和修复的档案。

档案室安全工作应急预案范文第4篇

关键词:档案保护 防灾减灾 指南 核心档案 质量管理

在近期召开的全国档案安全体系建设工作会议上,国家档案局把加强档案部门防灾减灾工作作为一项重要任务提了出来。杨冬权局长在讲话中明确指出,“要进一步唤起广大档案工作者对防灾减灾工作的高度关注,增强大家的防灾减灾意识,提高大家的防灾减灾能力”。关于推进该项工作实践展开的举措之一,杨局长指出,国家档案局组织编写、的《档案馆防治灾害工作指南》,是指导我国各级档案部门开展防灾减灾工作的重要参考材料,是档案工作者参加防灾、抗灾、救灾教育培训,提高档案人员安全能力的重要教材,希望大家今后加大对这个指南的学习宣传与贯彻执行。为了配合该指南的学习和宣贯,本文拟就指南的编制背景、基本框架和主要内容作一简要介绍,同时谈谈笔者在参与指南编制过程中对有关问题的一些初步思考。

1.指南的编制背景及主要过程

我国历来都很重视危机管理和防灾备灾的问题,所谓“有备无患”、“预则立,不预则废”、“未雨绸缪”、“不打无准备之仗”等等,都是阐述的同样的或相近的道理。而“临渴掘井”、“亡羊补牢”等则是另外一种态度,当然也可以说是对“未雨绸缪”某种程度或某个角度的补充。

著名的玛雅传说认为,我们的地球目前处在第五个太阳年。按照玛雅日历计算,人类历史将于公元2012年进入新纪元。而每一太阳年更迭时,总会发生一场巨大灾难。好莱坞根据这一传说拍摄了轰动一时的灾难片《2012》,描述了一个天塌地陷、末日来临的惊悚故事。

而这仅仅只是一个可怕的故事吗?事实上,自然力在造福人类的同时,对人类文明和人民生命财产的影响与破坏从来就没有停止过。远的不说,还保存在我们记忆中的重大灾难就有不少,如1976年7月28日爆发的唐山7.8级大地震造成24.2万人死亡;2004年底导致22.5万人死亡、10万儿童沦为孤儿的印度洋海啸,让人们在悲伤中进入新的一年;2005年8月发生的卡特里娜飓风,2008年5月相继发生的纳尔吉斯热带风暴和汶川大地震等,其巨大的破坏和造成的惊人损失,至今无法让人释怀。

重大灾难发生时,档案部门往往也难以避免地受到直接损毁或间接殃及。仅以汶川地震为例,这次自然灾害对当地及周边地区档案馆建筑造成的巨大破坏和对档案造成的严重损毁,可谓触目惊心。据统计,四川省内阿坝、绵阳、德阳、成都、广元、雅安等6个重灾区的国家综合档案馆馆藏档案425万余卷中,有61万多卷档案处于严重受损的危房之中,全省有43915平方米档案馆舍受到不同程度损坏。北川县档案馆在地震中完全坍塌,档案被泥石瓦砾掩埋,被雨水淹渍霉变。这次地震对档案馆造成的灾难性后果,给馆藏档案文献遗产的安全保管和有效利用形成严重威胁,造成极大困难。

正因为如此,危机管理和防灾备灾近年来已不再仅仅是一个学术研究课题,而已成为各国档案部门和相关国际组织高度关注和重视的现实问题和具体实践。国际蓝盾委员会自成立以来,始终致力于推进文化遗产领域防灾减灾和各类突发事件中文化遗产的保护。国际档案理事会1997年专门出版了《档案馆防灾减灾指南》。2006年,国际图联也出版了《灾害准备和规划简明手册》,都是对这一重大问题高度关注的具体体现。

国家档案局高度重视防灾减灾和突发事件中的档案保护工作。早在1997年,国家档案局技术部曾经组织了各种自然灾害及其对档案影响的系列课题的研究,主要包括地震、台风、泥石流、火灾、水灾等,分别由河北、浙江、湖南、四川等地档案部门承担。这些课题先后完成,取得了一批重要的理论和实践成果,对各级档案部门开展防灾减灾工作提供了有益的智力支持和技术保障。

近年来,面对自然灾害频发的总体态势,国家档案局每年在汛期之前都要发出关于做好汛期档案安全工作的通知,提醒并要求各级档案部门加强汛期的档案安全排查,这在一定程度上对于做好档案的保护,确保档案的安全起到了一定的作用。

但是,直到汶川地震发生前,国内还没有一个规范的标准或一部专门参考书目对我国较常发生的自然灾害进行梳理,并提出具体的防治意见,用于指导我国档案部门防灾减灾的工作实践。汶川地震发生后,国家档案局立即组织开展了一系列工作,包括制订出台抗震救灾中档案抢救和保护工作指导意见、派出工作组赴灾区调研和指导受损档案紧急处置、组织各省区市档案部门开展对口支援灾区恢复重建、批准组建专家组具体指导北川受损档案抢救工作,等等。与此同时,面对档案部门遭受的重大损失,出于受损档案紧急处置和档案部门灾后恢复重建工作的客观需要,更为了总结实践中得来的经验教训以提高各级档案部门的防灾备灾能力,国家档案局立即提出并组织有关人员着手研究编制《档案馆防治灾害工作指南》,以作为各地档案部门防灾备灾的重要参考资料。

课题组从我国频繁发生的、较为常见的自然灾害种类和对档案造成危害的实际出发,参考了国际上的相关经验和做法,在总结汶川地震档案工作恢复重建实践经验的基础上,从防灾备灾、应对灾害、灾后重建三个方面提出了我国档案馆在防治和应对灾害工作中的具体做法和要求。课题组成员以高度负责的精神进行了相关调研,查阅了大量的资料,多次召开座谈会,不断调整优化篇章结构,对各省区市报送的反馈意见进行认真研究、梳理和吸收,数易其稿,经过一年多时间的艰苦努力,于2009年底完成全部工作,正式与广大读者见面。这个指南的及时编制和实施,既得益于汶川地震中档案抢救修复相关经验教训的总结,也在后来指导相关灾害应对时档案紧急处置等实际工作中发挥了积极作用。

2.指南的基本框架和主要内容

《档案馆防治灾害工作指南》的主要内容包括三个部分:防灾备灾、紧急应对和灾后恢复重建。防灾备灾主要包括风险评估、应急预案、建筑考量、容灾备份等方面的内容,紧急应对主要涉及人员疏散、档案转移和紧急处置,恢复重建则包括损失评估、重建规划、馆舍重建、档案抢救、系统恢复等主要内容。这里仅就各部分中的几个相关问题作一点简要补充。

2.1风险评估、建筑布局和应急预案

(1)要高度重视并切实做好档案馆的安全风险评估。应对危机、化解风险,首先要能够充分意识到危机和风险的存在。风起于青萍之末。海恩法则充分阐述了“预则立,不预则废”的道理:每一起严重事故的背后,必然有29次轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。人们对导致事故发生的隐患、征兆往往容易忽略,甚至发现后没有引起足够的重视,这是导致意想不到的安全事故发生的重要原因。因此,对档案馆可能存在的安全风险进行系统的、规范的、科学的评估,及时查找各个环节可能存在的漏洞或隐患,有针对性地及时把各种漏洞或隐患消灭在萌芽状态,是确保档案实体安全和档案信息安全最根本的措施之一。我们应当及早研究和建立档案安全风险评估机制,研究制订档案安全风险评估指标体系及其实施方案,通过对档案安全状况开展风险评估,指导各单位立足于防患未然,采取更加具有针对性的安全防范措施,预防安全事故发生,并为处置安全事故提供科学依据。

(2)要慎重考虑档案馆舍总体建筑布局。档案馆舍是保管和保护档案最为重要的防线,是防止各种自然灾害对档案造成损毁的首要屏障。从汶川地震灾区档案馆受损评估情况来看,一是档案建筑倒塌的比例远远少于其他建筑,凡按档案馆建筑设计标准建造的档案建筑,无一倒塌,而只有程度不同的损坏。二是惟一倒塌的北川县档案馆,也是位于县政府办公楼的顶层,而不是按照《档案馆建筑设计规范》标准建造的独立建筑。三是就独立建造的综合档案馆而言,大都表现为办公楼在地震中成了危房,而档案库房因设计和建造标准相对较高,损坏明显较轻。因此,建造一幢质量好、符合规范的档案建筑,其意义非常厚重。这里给我们的另一个重要启示是,有必要尽量避免“头重脚轻”的馆舍建筑布局。事实上,我国目前档案馆库房在上、办公用房在下的垂直建筑格局并不少见。相反,库房在地下、办公和其他业务用房在地面的建筑布局在欧洲、日本则比较常见,其中的道理是显而易见的。头重脚轻的布局,不仅因为整体承重要求提高而导致建筑造价高,遇到重大灾难时更是在稳定性上大打折扣。这一点值得我们进一步反思和总结。

(3)要重视应急预案的制订与演练。各级档案部门,尤其是重大自然灾害易发地区的档案部门,必须制定应对各种灾害或突发事件的应急预案。预案的主要内容包括成立应急指挥机构,明确有关部门和人员的职责;各种情况下怎样抢救、转移和修复档案;怎样进行灾害损失的评估;怎样与救灾部门联系;怎样预防次生灾害等。另一方面,要通过演练提高执行力。根据预案经常进行演练,是提高应急反应实际能力的重要途径。四川安县桑枣中学,从2005年开始,每学期都要在全校组织一次地震紧急疏散演练,汶川地震发生时,2200多名学生、上百名老师,根据平时演练的做法,仅用1分36秒,就全部集合到操场上,全校师生无一伤亡。这一现实的例子向我们揭示了防灾演练的极端重要性,关键时刻,关乎生死存亡。

2.2抗灾救灾中档案的紧急处置

重大自然灾害中,在从抢救生命阶段过渡到抢救重要物质阶段时,一定要提请有关部门把抢救国家档案放在至关重要位置,要争取在有关的法规制度中对此作出明确规定和要求。这是我们在灾害应对中应当始终坚持的一项重要原则。

2010年4月14日,青海玉树发生强烈地震时,玉树州县档案馆建筑严重受损。灾区档案馆室保管的13万卷档案中,有9家档案室近万卷档案因办公楼倒塌被废墟掩埋,其余12万卷档案均处于震后危房中。地震发生后,中央办公厅主任令计划同志指示国家档案局迅即派工作组赴玉树灾区指导档案抢救和保护工作。工作组同当地档案部门一起研究了关于“转段”期间优先抢救档案的意见,受到抗震救灾总指挥部的高度重视并迅速发出紧急通知,要求“在抢救重要物资和清理废墟时,要优先抢救州县档案馆和州县机关、人民团体、企事业单位的档案,并进行集中统一保管,防止档案丢失和二次受损”,为最大限度保证档案完整、安全和减少灾后抢救修复难度提供了保障。

2.3灾后恢复重建的科学组织

受灾档案部门灾后恢复重建,关键是要把档案抢救、馆库加固或重建纳入法制轨道。汶川大地震后,国家相继了一系列法律法规,如《汶川地震灾后恢复重建条例》(国务院令第526号)、《国务院关于做好汶川地震灾后恢复重建工作的指导意见》(国发22号)等。据此,国务院制定的《汶川地震灾后恢复重建总体规划》(国发31号),明确提出要“合理布局公共文化和体育设施,抓好县级图书馆、文化馆、档案馆……等各类设施的恢复重建”。七章三节“公共服务之文化体育”部分明确提出恢复重建56个档案馆。有了法律上的保障,档案部门的恢复重建才能真正落到实处。

灾后恢复重建,应当建立在科学评估、科学论证、科学规划的基础之上。要对档案受损范围、档案馆舍和其他基础设施损毁情况等进行重点分析,为编制实施灾后恢复重建规划提供基础数据。在开展资源环境承载能力评价,对震后地质、水文、生态环境等进行调查了解和科学论证的基础上,确定重建选址是采取原地重建、局部避让或者重新规划的方式。恢复重建不是简单地恢复,而要着眼于档案事业的长远发展,坚持统筹规划、科学重建,使灾区档案事业发展全面恢复并超过灾前水平。

3.指南编制过程中引发的对有关问题的思考

指南编制任务的提出,源于对汶川地震中档案防灾减灾问题的思考,而指南的编制过程则是与北川档案的抢救修复同期进行的。因此,指南的编制过程,实际上也是一个档案馆防灾减灾和档案抢救修复实践探索的过程,经验总结的过程,技术研发的过程,理性思考的过程。

3.1关于防灾资源储备和机制创新

防灾减灾要加强资源储备。在众多的资源储备中,抢救修复受损档案的保护技术,应当作为重要的战略储备之一。在2008年汶川地震档案抢救修复工作中,暴露出来的大规模处理受灾档案实用技术以及专门修复人才的匮乏,提示了加强技术储备、人才储备的重要性和紧迫性。尽管档案遭到如此严重程度的损毁可能百年不遇,但一旦真正遇到这种情况,如何及时制定紧急处置方案并且顺利付诸实施,如何确定严重受损档案抢救的方法和流程,采用哪些相关修复技术与设备,以便因灾受损档案得到及时、科学的抢救,人才和技术两方面的充足储备,都是必不可少的。因此,要坚持不懈地培养人才,要坚持不懈地组织研发,确保档案事业的可持续发展。

与此同时,不断推进机制体制创新也至关重要。在北川档案抢救修复过程中,在国家档案局的支持下成立了由全国各地档案保护人员组成的专家组,为这批档案的抢救修复提供技术咨询。专家决策咨询机制的引入,有利于集思广益,凝聚多学科多领域专家的智慧,有利于提高科学决策水平,保证档案抢救修复的科学性和成功率。再比如,重要档案备份制度在我国由来已久,上世纪六七十年代档案后库的建设也风行一时,但近年来后库的实用价值和战略地位发生了一些变化。汶川地震引发了对备份基地建设的意义及其模式的思考。在当年的档案工作者年会上,我们提出了重要档案的馆际互备机制,即根据不同地震带、不同江河水系流域、不同电网布局等因素,在全国合理建立不同区域档案馆互为备份的机制。馆际互备机制的提出,有利于降低档案馆备份基地建设成本,有利于加快异地备份制度落实的步伐,因而得到各地档案部门的拥护和积极响应。截至今年3月底,全部副省级以上国家档案馆全部结对完毕,互为备份基地。

3.2关于现代都市档案防灾问题

随着国家城镇化进程的加快,现代都市档案防灾减灾工作面临的新特点,如高层建筑林立、地铁网线修建、暖通管道密集等,也是一个值得特别关注和思考的问题。德国科隆市档案馆因地铁施工坍塌事件是一个比较典型的案例。科隆档案馆建于1971年,曾为德国最大、欧洲最为著名的城市档案馆之一。档案馆保存有近800位著名德国作家、作曲家和政治家的个人文件,还有早至公元922年的手稿档案,档案排架长度达8千米。2009年3月3日下午,科隆市档案馆轰然倒塌,事故诱因竟然是档案馆所在街区修建地铁所造成的。需要特别指出的是,有人事先已经在档案馆发现了一些裂纹等蛛丝马迹,但并没有引起足够的重视,更没有及时采取任何紧急处置措施,致使馆舍倒塌时全部档案被废墟掩埋。我们熟悉的另一个典型案例是发生在北京的民族文化宫水管跑水事件。2005年11月15日,因水管爆裂致使该单位所藏60余万册图书中的2万多册图书被浸湿。所有这些都昭示我们,对于城市档案馆的防灾减灾问题,应当更加引起我们的关注并积极开展研究,有针对性地探索相应的应对策略,保护城市档案,保护城市记忆。

3.3关于核心档案的特殊管理

西方国家档案部门所说的vital records,指的是重要档案或核心档案。美国好莱坞大片《国家宝藏》虚构了一个涉及多股力量设法获取美国国家档案馆保存的《独立宣言》的传奇故事。其实,美国国家档案馆的镇馆之宝,其保护措施之审慎、严密是世所罕见的,是当今核心档案特殊保管措施的典范。确定各档案馆保存的核心档案,为其创造最适宜的保存条件和进行特殊的保管,在突发事件中对其优先进行处置和转移,应当成为各级国家档案馆的一项基本制度。

核心档案的特殊保护措施至少可以从以下几个方面来考虑,比如采用具有防火性能和便于转运的装具和设施存储核心档案,就地建造坚固可靠和具备特殊保管条件的特藏室,或将核心档案转移至后库或其他备份基地进行异地保存,及时制作和保存核心档案的副本,等等。我国各级特藏室的倡导和建设,其初衷也是源于对核心档案的特殊保护,是一项保护档案的重要举措。我们要特别注意坚持加强对特藏室建设的引导,加强对特藏室建设规范的制定和推行工作,警惕假藏展结合之名,将“特藏室”嬗变为“陈列室”或“展示室”,而把那些最珍贵的档案原件置于人员流动性相对较高,保存条件适宜性和稳定性相对缺失的环境之中,就失去了建立特藏室原有的要义。要避免特藏室建设中可能出现的偏差,还需要做很多规范化方面的工作。

3.4关于质量管理体系建设

在档案馆引入和推行全面质量管理制度,特别是档案保护修复(以及档案数字化加工、缩微复制)等技术工作中,对各项工作流程的规范和进行质量管理,对于确保档案修复等工作的质量,真正起到“治病救人”、“起死回生”的作用,具有重要的意义。国外不少档案馆已经在这样做了,比如新加坡国家档案馆的档案保护修复室先后于2003年和2009年两次通过iso9001(2000版和2008版)质量管理认证,取得“4s店”的资格,拥有了“甲等医院”的称号。并且,破损档案修复的工作流程写在纸上,挂在墙上,记在心上;把“敬业、创新、求知”奉为自己的企业文化。无独有偶,与新加坡毗邻的马来西亚,其国家档案馆也通过了iso9001质量管理认证。

这一做法启示我们,在因灾受损档案的抢救修复中,特别是国家重点档案的抢救和保护工作中,如何引入和推行全面质量管理,杜绝“无照经营”,避免“大炼钢铁”。与此同时,要大力加强对专业技能要求较高的档案修复从业人员进行系统的培训,杜绝“无照驾驶”,消灭“马路杀手”。明代学者周嘉胄对于藏品修裱提出的“不遇良工,宁存故物”的原则,至今仍然没有过时,仍然应当予以坚持。我们绝不能以牺牲档案抢救修复的质量为代价,决不能冒着“治伤致残”的风险来完成所谓的抢救修复的数量和指标。

4.结语

当然,前面提到过的关于2012的世纪灾难只是一个虚构的故事,不足为据。但我们仍然有必要认清自然灾害多发频发这一基本国情,高度重视自然灾害的防范与应对,根据党和国家关于自然灾害应对工作的总体要求,结合档案部门的实际情况,居安思危,未雨绸缪,加强管理,积极应对可能发生的各种自然灾害,增强档案部门抵御风险的能力,努力造就保障档案安全的“诺亚方舟”,最大限度维护国家档案资产安全。

近两年来我们经历了汶川、玉树两次特大地震等众多的磨难,在这种时候,我们更加要树立"多难兴邦"的百倍信心。恩格斯说过:"没有哪一次巨大的历史灾难,不是以历史进步为补偿的。"只要我们把各种灾害带来的危害估计得严重一些,把应急预案和应对措施考虑得周全一些,把对各类受损档案的处置实施得科学一些,档案事业就一定能够趋利避害,不断实现安全发展,协调发展,可持续发展。

参考文献:

1.国家档案局.档案馆防治灾害工作指南[s].北京:中国档案出版社,2010.

2.杨冬权.在全国档案安全体系建设工作会议上的讲话[n].中国档案报,2010-05-20(1).

3.青海省玉树抗震救灾指挥部.关于切实做好玉树抗震救灾工作中档案收集抢救保管工作的紧急通知[s].青震指[2010]62号,2010年4月23日.

4.王良城.档案部门应对自然灾害的基本要求与策略[r].中国档案学会2008年档案工作者年会(昆明),2008年10月.

档案室安全工作应急预案范文第5篇

【关键词】技工院校；综合档案室；档案保护；档案安全

档案室是档案工作最基层的组织机构和保管单位，保存着一定数量的各种门类、各种载体的档案。基层档案室档案保护工作做得好坏，不仅关系到本档案室的档案寿命，也影响着档案馆馆藏档案的寿命和整体档案工作水平的提高。档案是不可再生的资源，如果遭到破坏，损失是不可挽回的，档案的其它工作也就更无从谈起。保证档案的安全是档案工作的第一要责，是档案工作的重中之重，技工院校综合档案室档案安全保护工作也是如此。由此做好技工院校综合档案室档案保护工作，对维护技工院校档案完整与安全，延长档案寿命具有十分重要的意义。

1、技工院校综合档案室档案安全保护存在的主要弱点

1.1、档案安全保护意识淡薄。当前，在大多数档案工作人员的认知里，基层档案室的工作只是能按时把档案整理好，能及时查到就可以了，至于档案保护方面的工作，那则是档案馆的事。这种认知在一定程度上导致了档案保护意识的减弱，致使技工院校对做好档案保护工作的重要性认识不足，存有偏见：多数只顾及档案的收集、整理、编研和开发利用工作；少数条件比较好的学校却热衷于档案的数字化、信息化，建设数字档案室之类的工作。只要库房内不潮湿、没有明火，档案文件没有发霉、生虫，库房没有引发火灾，档案的安全就不成问题。

1.2、档案安全管理制度不健全，执行不到位。由于档案安全保护的模糊意识，多数技工院校虽制订了档案安全管理制度，但制度不健全，在制度执行上存在一定的疏漏；有制度但没有严格执行，平时很少到库房去监控，工作只停留在表面上，缺乏必要的细致工作；还有少数技工院校虽制订了档案安全管理制度，也只是为了应付上级检查，上墙了事。档案安全管理工作没有提到议事日程，存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。

1.4、部分档案管理人员责任心不强，缺乏档案保护技术知识和保护技术手段。基层档案工作人员，大都不是档案科班出身，以中途转行为多：有的经过长期或中、短期档案知识培训，有的则是直接由老师傅传、帮、带。而档案人员参加档案培训的机会很有限，即使培训也很少有安排学习档案保护技术方面的知识，而随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体呈现多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用等同纸质档案发生了根本变化。这样就造成了档案工作人员缺乏系统的档案保护技术知识和保护技术手段。

1.3、档案安全管理的经费投入严重不足，设备缺乏，库房设置不合理。在经济浪潮的冲击下，一切为经济效益服务，技工院校也不例外。作为服务性质的档案工作，无法直接产生经济效益，很难得到领导的重视，许多直接威胁到档案实体安全的问题都难以得到解决。如：档案室的档案库房和办公用房是最明显的问题：少数技工院校是利用普通办公用房改造的；多数是在办公大楼的某一层划一、二个房间作为档案人员办公用房和档案专用库房；更有甚者是一房两用，即是办公室又兼作档案库房。这就很难达到档案的防盗、防火、防热、防潮、防光、防尘、防有害生物和有害气体的、最大限度地延长档案的寿命的要求；档案设备也是最基本的几样，有的小型技工院校，设备几乎为零，档案的安全无法保障。

2、技工院校综合档案室档案安全保护的努力方向

2.1增强档案保护工作的意识。首先，档案工作人员要努力学习档案保护知识和技能，提高自身档案保护意识。只有档案管理工作者自身重视档案的安全问题，才能通过一些重大的档案灾难案例、档案展览等形式加大档案安全保护的宣传，增强校领导对档案保护工作的重视。其次，档案工作者必须时刻保持清醒的头脑，强化安全意识，克服麻痹思想，消除各种隐患，关键要落实安全第一、预防为主的方针，这样才能保证档案这一宝贵的文化财富不受损失。

2.2建立完善档案保护制度，制度保证上严密有效，做到违法必究。档案的安全包括两个方面的内容，一个是档案实体的安全，一个是档案信息的安全。随着档案载体的多样化，要建立健全和不断修订、充实、完善档案实体安全与档案信息安全的工作制度。如档案实体安全的保管制度、档案实体安全的保密制度、档案实体安全的利用制度、

电子文件与电子档案的保管制度、电子文件与电子档案的利用制度、电子文件与电子档案异地备份制度、室藏档案应急预案、计算机档案信息系统网络应急预案、档案信息安全的学习培训制度等，做到有章可循。学校应将档案安全管理工作提到议事日程上来，除建立有效的制度保障，还要严格按制度办事，做到违法必究，并进行经常性的安全检查，一旦发现异常情况，应立即采取应对措施，将事故消灭在萌芽状态，避免造成不可挽回的损失。

2.3、加强业务学习和培训，提高档案人员专业素养。由于技工院校现今档案工作人员所具备的专业知识和技能的程度参差不齐，对他们进行专业技术培训就显得优为必要；即便是档案科班出身的档案工作人员，随着网络技术和办公自动化的普及，档案的载体的多样化，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急速增加，它们的保管、使用同纸质档案发生了根本变化。如果不随时补充相关知识，保护工作将无从谈起。只有档案工作人员系统地熟知档案保护技术知识和技能，并用科学的理论知识指导实践工作，才能创造条件，为档案保管提供一个良好的环境。为避免校领导以办学经费紧张、档案工作人员不需要那么高深的档案知识等为由拒绝参加，由上级业务指导部门对业务系列培训学习做出要求为更好：规定每年档案工作人员都要档案继续教育学习1-2次。以达到提高、更新档案管理者的专业素养的期许。

2.4、争取领导支持，加大资金投入，改善档案库房的设置与配备。档案寿命的长短与档案保存环境及保管条件有着极为密切的关系。虽然由于自然和人为的因素，随着时间的流逝，一切都是朝着逐渐消亡的方向发展。但适宜的存放环境，却能在延长档案保管寿命的过程中起着重要作用。虽然技工院校不可能达到档案馆的保存条件，但却可以在条件允许的范围内，尽可能创造有利于档案保存的环境，最大限度地延长其寿命。具体要从以下几个方面着手：首先，库房设置问题：档案库房是保存档案的重要基地，是档案保护技术中长期起作用的因素，它为档案保护提供了最基本的物质条件。档案库房是否适用，将直接影响到库房管理措施的繁简、效果和费用。档案库房设置的适用，它就会长期起着利于改善档案保护条件的作用；反之，则相反。技工院校不可能、也没有实力另建档案库房，条件好的学校，可以根据防热、防潮、防光、防尘、防火等要求修、改建档案库房，要尽可能的实现库房、阅览、办公三室分开；如果是由办公室改做的库房，要尽可能的选在办公楼的北面或南面，楼层不要选在顶层或地下室；窗子要尽可能的小而少，要密闭、牢固、保温、防火，采用双层密闭塑钢窗，外边要安装防盗网，向阳的窗户要采用质地厚密的遮光窗帘，用来通风的窗户，应安装纱窗。库房门要采用密闭的防盗门。其次，库房温、湿度控制与调节问题：在影响档案寿命的众多因素中，温度和湿度对档案的影响很大。高温、高湿的环境，特别适合霉菌和虫害的生长繁殖；而低温、低湿又会影响档案制成材料的耐久性，使纸张纤维变硬变脆，强度下降。因此，控制与调节库房温、湿度是防虫防霉、保证档案制成材料耐久性的有效措施。如果档案库房门、窗坚固、密闭性能好，可以通过紧闭门窗或打开门窗通风来控制与调节库房的温、湿度。在高温或严寒季节，可以通过 空调和抽湿器等设备来控制库房的温、湿度，以达到国家规定保存纸质档案的标准：温度14～24℃， 相对湿度45%～60%的要求，使之成为更加适于档案保存的空间。对于一些很珍贵的档案， 可以在温湿度适合的条件下，装入密闭柜中进行保存。第三，库房的防光、防有害生物与防尘的问题：因为光线会使档案发生光氧化和光辐射热反应，进而影响纸张和字迹的耐久性，紫外线对档案的破坏力更大。因此，库房应避免光线直接照射，防止或减少漫射光中的紫外线进入库房，使用人工光源时，应选择白炽灯，且要用质地厚密的窗帘遮挡，这样也利于防止空气中的有害气体和灰尘进入库房，因为空气中的有害气体和灰尘也是影响档案“寿命”的因素之一。又由于现今大气污染越来越严重，其不利影响也日趋突出。档案材料入库前也应进行除尘处理。第四，库房的防火问题：随着各种电器设备的种类日益增多，档案库房引起火灾的可能性进一步增大。火灾可以说是当今档案部门的头号灾害。档案库房内不能见明火、不允许在里面吸烟、存放易燃化学物品、无人时关闭电源，门口必须配备消防器材，使用无酸阻燃的档案装具等。

2.5、档案的备份和信息保密问题：为防止自然灾害的侵协，要做到存放档案的异质备份和异地备份；使用无酸阻燃的档案装具；加强档案信息的保密工作并定时检查等。

总之，要做好技工院校档案安全工作，关键要落实安全第一、预防为主的方针，做到思想认识上警钟长鸣、制度保证上严密有效、技术支撑上坚强有力、监督检查上严格细致、事故处理上严肃认真，真正为档案的保存提供一个优良的环境，以维护技工院校档案完整与安全，最大限度地延长其寿命，使人类的记忆得以永久保存。

参考文献：

[1] 邬泽兰. 基层档案室的档案保护工作不可忽视，[J].办公室业务，2012（14）