项目验收方案
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项目验收方案范文第1篇
关键词：水利工程，验收
1、档案工作保障体系
项目法人认真履行对水利工程档案负责的职责，在管理机构、人员配备、制度建设、明确职责、经费保障和设备设施配备等方面，为项目档案工作的开展创造了较好的条件，保障了项目档案工作的顺利进行。
1.1组织保障
明确档案工作的分管领导、机构或部门，并配有一定数量的专职档案管理人员。建立了由项目法人负责，各参建单位组成的档案管理网络，并明确相关责任人。
1.2制度保障
按“集中统一管理”的原则，建立完善的水利工程档案管理制度或办法,明确规定各责任单位的职责与义务，并有相应的控制措施。分别制定项目文件材料的归档范围和保管期限表、实用的档案分类方案和整编细则等用于档案整编的相关制度或工作规范和档案接收、保管、利用、安全及统计等内部工作制度。
1.3经费保障
项目法人将档案工作所需的各项业务经费，列入工程总概算或年度经费预算，并能满足档案工作的需要。
1.4设备设施保障
有符合安全保管条件的专用档案库房，办公与库房的设备设施及档案装具均能够满足工作需要。
1.5各项管理制度或措施的贯彻落实与实施情况
签订有关合同协议时，同时提出归档要求；检查水利工程进度、质量时，同时检查工程档案资料的收集、整理情况；项目成果评审、鉴定或项目阶段与完工验收时，同时检查或验收相关档案。法人对设计、施工、监理等参建单位的档案收集、整理工作进行监督指导。论文参考网。档案部门或档案人员对本单位各业务部门或所属分支机构的档案收集、整理、归档工作进行监督指导，纳入水利工程质量管理程序，按期上报建设项目档案管理登记表。
2、应归档文件材料质量与移交归档
应归档文件材料的内容应达到完整、准确、系统；形式应满足字迹清楚、图样清晰、图表整洁、标注清楚、图纸折叠规范、签字手续完备；归档手续、时间与档案移交符合要求。
2.1文件材料完整性
文件材料应包括：建设前期工作文件材料（含设计及招、投标等文件材料）、建设管理文件材料（含移民管理工作相关材料）、施工文件材料、监理文件材料、工艺设备文件材料、科研项目文件材料、生产技术准备及试生产文件材料、财务、器材管理文件材料、验收文件材料（含阶段、专项、竣工）、项目法人按规定完成项目总平面图与综合管线竣工图的编制工作材料、声像材料和监理单位对施工单位提交的工程档案内容与质量提交专题审核报告等。
2.2文件材料的准确性
文件材料反映同一问题的不同文件材料内容应一致。竣工图编制规范，能清晰、准确地反映工程建设的实际，竣工图图章签字手续完备；监理单位按规定履行了审核手续。归档材料应字迹清晰，图表整洁，审核签字手续完备，书写材料符合规范要求。声像与电子等非纸质文件材料应逐张、逐盒（盘）标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。案卷题名简明、准确，案卷目录编制规范，著录内容详实。卷内目录著录清楚、准确，页码编写准确、规范。备考表填写规范，案卷中需说明的内容均在案卷备考表中清楚注释，并履行了签字手续。图纸折叠符合要求，对不符合要求的归档材料应采取必要的修复、复制等补救措施。案卷装订牢固、整齐、美观，装订线不压内容。论文参考网。单份文件归档时，应在每份文件首页右上方加盖、填写档号章。案卷中均是图纸的可不装订，但应逐张填写档号章。
2.3文件材料的系统性
分类科学。依据项目档案分类方案，归类准确，每类文件材料的脉络清晰，各类文件材料之间的关系明确。组卷合理。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，组成的案卷能反映相应的主题，且薄厚适中、便于保管和利用。设计变更文件材料，应按单位工程或分部工程或专业单独组成一卷或数卷。
排列有序。相同内容或关系密切的文件按重要程度或时间循序排列在相关案卷中，反映同一主题或专题的案卷相对集中排列。
2.4归档与移交
归档。论文参考网。项目法人各职能部门和相关工程技术人员按要求将其经办的应归档文件材料进行整理、归档。
移交。各参建单位按单位工程或单项工程向项目法人移交了相关工程档案，并认真履行了交接手续。
3档案接收后的管理
档案管理工作有序，并开展档案数字化工作，为水利工程建设与管理工作提供了较好的服务。
3.1档案保管、统计
档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理，馆（室）藏档案种类、数量清楚，并按期报送有关档案年报。定期对档案保管状况进行检查，落实库房防火、防盗、防光、防水、防潮、防虫、防尘、防高温等措施，确保档案安全。
3.2档案利用
开展多种形式的档案利用工作。积极进行档案编研工作，包括有水利工程项目简介、工程建设大事记、科研成果简介或汇编、有关专题介绍和主要基础资料汇编等档案编研成果。
3.3档案信息化
积极开展档案信息化工作。配有档案管理软件，建有档案案卷级目录、文件级目录的数据库。开展档案全文数字化工作，在档案统计、提供利用等工作中发挥重要作用。对归档的电子文件材料，进行有效的管理。与单位局域网联通,能提供网络服务,并具有网络数据库的安全防范措施。
项目验收方案范文第2篇
1.明确监管职责，建立监管模型
BT项目各方在项目档案管理工作方面的监管职责为：(1)项目发起人负总责，承担BT项目档案规章制度制定、监督、指导工作，负责项目前期文件的收集、整理以及全部项目档案的最终接收工作。(2)BT项目投资方负责投融资过程、施工准备文件的收集、整理工作，负责各参建单位施工过程、竣工阶段、回购期间形成档案的监督、指导工作，以及回购前项目档案的接收、保管工作。(3)临时机构如征地拆迁办公室、建设指挥部、BT项目管理办公室等负责工作过程中形成文件的收集、整理工作。(4)勘察设计单位负责收集、整理勘察及设计过程中形成的设计文件。(5)施工单位负责本单项（单位或标段）工程施工过程、竣工文件等收集、整理工作。(6)监理单位负责收集、整理监理过程中形成的监理文件，同时履行审核项目竣工文件的完整、准确和案卷质量等情况的职责。
2.建立文件质量控制体系组织、机构控制
BT项目相关方要明确分管领导和部门，建立相应的档案管理机构，配备必要的专（兼）职档案人员，形成项目发起人、BT项目投资方、BT项目公司以及施工、监理等多级项目档案管理网络。如图2所示。制度控制。制定档案人员岗位责任制，将责任细化分解，落实到人；制定BT项目文件收集、整理、归档、保管、借阅等制度，以及照片、电子、光盘等不同载体文件的管理制度；将档案管理纳入项目建设基本程序和合同管理。过程控制。在项目前期、设计、施工等各阶段，要针对项目立项、批复、审查备案、勘察设计、施工、监理等过程中形成的文件材料进行收集，确保每一事项文件齐全，确保施工文件收集与施工过程同步进行。结果控制。BT项目完工，施工单位应将自己承担的单位工程或单项工程的施工过程文件材料在收集齐全、整理规范后，向BT项目公司归档；BT项目竣工，要启动竣工档案验收程序，重点对BT项目形成的各种形式和载体（音像、电子）档案的完整准确、真实有效以及签章手续等进行验收；BT项目回购结束后，BT项目公司要将项目档案按照要求向项目发起人或其指定单位完整移交。
3.提出验收移交办法交工验收
BT项目交工验收之前，BT项目发起人邀请第三方对BT项目投资方、BT项目公司等形成的档案进行综合评估，对评估中提出的问题进行整改后方可进行交工验收。交工验收由项目发起人组织，被验收的主体为BT项目投资方及参建方项目档案。档案验收。BT项目档案的验收工作应在BT项目竣工验收之前3个月内完成，由项目发起人按照项目管理审批（核准、备案）的权限向相应的档案行政管理部门提出申请，档案行政管理部门负责组织档案验收。没有通过档案验收的BT项目不得进行BT项目的竣工验收。移交时间。BT项目交工验收后的3个月内,由BT项目公司将项目档案移交给项目发起人或其指定的使用单位。创新点
1.引入第三方评估
第三方评估的核心意义在于客观、权威、公正和独立，可以在BT项目档案管理上集中档案专业优势、人才优势及项目管理的经验优势，确保BT项目档案评估的权威性；引入第三方评估，是档案行政管理部门转变职能的需要，能够有效地避免档案行政管理部门既当裁判员又当运动员的现象，凸显档案部门着力转变职能，实现“放管服”的有效举措。第三方对BT项目档案工作评估包括以下内容：一是档案管理体制。即是否建立了与实际工作相适应的档案管理部门，是否对各门类载体的档案实行了集中统一管理，是否建立相应的档案管理网络等。二是规章制度的建立。即是否建立了与BT项目建设相适应的档案管理制度、档案业务规范，是否有完善的档案管理措施。三是项目档案的规范化管理情况即项目档案的分类方案是否科学、准确，组卷方法及卷内文件材料的排列是否规范有序等。四是项目档案的完整、准确、系统及案卷质量。即归档的各种门类和载体的文件材料是否齐全，书写材料是否符合档案的保管要求，保管期限划分是否准确等。
2.制定《BT项目档案管理规范》和《BT项目文件归档范围和档案保管期限表》
《BT项目档案管理规范》（以下简称《规范》），明确了BT项目档案工作原则，即对BT项目档案工作实行统一领导、集中协调，统一标准、集中监管，统一管理、集中交付的档案管理原则，并对组织体系构建、参建各方档案管理职责及档案工作人员职责，予以明确。《规范》对BT项目档案工作的控制、档案管理方式方法给出解决方案。BT项目档案工作的要求应列入BT项目的“四制”（即：项目法人制、招投标制、监理制、合同制）管理之中。BT项目双方应在合同中明确BT项目档案移交的套数，BT项目档案案卷质量，检索工具编制要求，项目档案数字化质量要求，档案移交的时间、方式，以及保证金和违约责任等内容，并实行档案案卷质量责任终身制。BT项目投资方、BT项目公司以及各施工单位、监理单位要建立归档文件材料责任者填写法人名称制度、重要合同法人签章制度。BT项目档案的汇总由项目发起人负责进行或组织。
项目验收方案范文第3篇
关键词：固定资产；项目档案；收集管理；处理对策；
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-01-00-01
流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制、开发及成果转化工作。近十年，我所承担了多项国家重大固定资产投资项目建设，先后建成了“神龙”系列直线感应加速器和Z箍缩初级试验平台等具有国际先进水平的大型科学装置和多个大型爆轰试验设施，2013年荣获国防科技工业固定资产投资管理（技术创新）先进单位。
我所固定资产投资项目特点是：工艺技术创新和专业面广、建设跨度时间长，参与建设单位多，项目档案与城建档案有共性也有其特殊性。近几年，我所承担的项目进入验收密集阶段，根据目前已通过国家验收的几个项目档案管理经验，就收集管理中存在的共性问题进行探讨。
一、档案收集管理过程中存在的共性问题及现象
（一）项目档案系统性与分类收集的问题
按国家重大项目建设规定，项目档案包括工程准备、施工和竣工验收各阶段文件。其中工程准备阶段文件包括勘察、论证、立项、批复、计划、设计、招投标、合同等文件，类别涉及文书档案、科技档案、财务档案、基建档案、设备档案等，项目档案收集过程中，常常存在着分类管理和单个项目档案管理之间的矛盾。由于不同门类档案的收集方式、归档范围、保管期限、档号编制与项目档案管理要求的不同，使项目档案在系统性或目录索引编制上显得凌乱、条理不清晰，成为项目档案的专项验收中质疑最多的问题。
（二）基建档案重复组卷与复印件问题
接收归档的基建档案中存在重复组卷文件及较多的复印件，如设计变更单、图纸会审记录、经济技术核定单在管理文件、施工文件、工程审核报告书中重复；施工组织方案在投标文件、施工文件、监理文件中重复；特种设备质量检验报告（验收记录、合格证等）在施工文件、基建验收文件、单项验收文件、专项（环境影响、安全、职业卫生等）验收报告等处重复。重复多以复印附后方式出现，页数远多于正件，显著影响了项目档案的质量和库存量。
（三）设备档案的完整性问题
科研用科学装置和试验系统的研制大部分采用自行研制的方式完成，除科研中形成的项目论证、实施方案、技术总结等科技档案由科研室产生并收集外，进口设备涉及采购、涉外环节的资料由相关单位或部门产生及归档。随着进口设备被列入专项工程档案验收的重点，验收中出现较多的问题是：建设单位归档文件中政府采购、招投标等资料不完整、涉外资料为复印件、部分设备随机资料项目归属不清晰。
二、产生问题的原因及应对措施
上述问题的产生与我院档案管理和项目管理模式密切相关。
（一）项目档案系统性管理
项目管理采用院、所两级管理，其中，基建档案、设备档案由所级管理，已纳入项目统一管理。而国家重大项目的各种批复通常由行政主管部门采用红头文件的方式逐级下发或转发，根据我院档案管理的传统做法，“红头文件”在院、所两级文书档案和科技档案分别归档管理，客观上一个项目的档案被“四分五裂”存在各处，项目验收时，由各责任
（二）基建档案和设备档案完整性问题
基建和设备档案的问题产生主要有两方面的因素：档案人员业务水平和项目管理责任制的落实。
一方面，档案人员业务素质的高低直接影响到其指导和管理的项目档案的质量。近年来，我所加强了档案只是培训和业务指导，每个项目指定专职档案管理员，在日常管理中，积极与项目管理员和负责人沟通，主动跟进项目，加强前端控制和过程管理，认真做好子项档案的预验收和归档工作，确保项目档案管理与项目建设同步进行，使项目档案处于可控状态。
另一方面，大型项目施工周期长，参建单位多。如果组织单位、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、实施单位相互之间的职责及分工不明确，管理责任制落实不到位，原件在实施或管理部门留存，最后建设单位档案人员的业务水平再高也难以形成一套完整的，能反映整个项目过程的原始凭证档案，导致项目档案归档不够完整、复印件多，影响项目档案整体质量。目前在项目管理中采取的措施包括强化责任制和归档前检查。
三、结语
根据我所固定资产投资项目档案管理的一些经验和对以上问题的分析，要做好固投项目档案管理，主要有以下几点体会：
（一）明确归档责任，分段收集控制
项目档案独立管理，项目一旦立项，项目管理部门应联合档案管理部门明确档案管理方式和责任人，明确各阶段的归档责任单位，外协责任单位应在合同中明确归档要求及相应职责。档案收集过程中，指定项目档案管理员，制定归档计划，按项目进度分段、分项收集整理，及时检查档案质量和完整性情况，并依据归档要求和合同进行追溯或考评，确保项目档案的完整性和质量。
（二）加强业务学习和指导，实践锻炼稳定的档案管理队伍
项目档案管理人员的业务水平直接决定所指导的项目档案的内在质量。除必备的档案管理专业知识外，很多经验往往是在实际过程中不断摸索总结出来的。只要在实践中重视档案在项目管理中的作用，让档案人员在工作中获得相应的成就感，产生立足本职、爱岗敬业的信念，同时保障岗位持续培训，就能培养出一批业务扎实、持续稳定的档案管理队伍。
（三）系统清晰的档案文件级目录
项目验收方案范文第4篇
关键词：项目档案 管理 做法
0 引言
建设项目管理在全国上上下下都得到了足够的重视，各单位建设项目管理部门历年来也积累了不少建设项目管理的先进经验，但对于建设项目管理中很重要的一个方面——项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变，各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作，只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。本文从一个项目档案管理者的角度，谈一下如何做好项目档案管理工作。
1 充分认识建设项目档案的重要性
根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益。
2 如何做好建设项目档案管理工作
2.1 各级领导要高度重视建设项目档案工作。工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。
2.2 加强对建设项目档案工作的组织领导。成立建设项目档案工作领导小组，建立建设项目档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。
2.3 定期召开建设项目档案工作会议。项目建设单位对建设项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。
2.4 加强建设项目档案管理制度建设。俗话说“没有规矩，难成方圆”。建设项目由于规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关的制度建设，就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障。
2.5 坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。
2.6 项目建设单位档案部门及时介入。项目管理部门往往不懂档案管理，不知道项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收了，才知道项目档案还有整理要求，安全保管有库房“八防”等验收内容，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建议项目建设单位档案部门及时跟踪项目建设进度，及早介入对项目档案工作进行业务指导，并对有关人员进行档案业务培训。
2.7 档案部门必须参加竣工验收。审阅工程档案是竣工验收的法定内容，档案部门参加竣工验收，是保证工程档案资料质量的关键。档案部门在工程档案验收工作中，要把工作的重点放在档案初验阶段，各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备。对初验中发现的问题，要求相关部门及时解决。在掌握验收标准上，要坚持高标准、严要求、不马虎迁就，以确保项目档案的质量。
2.8 项目档案整理工作前移。每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料多而杂，如果都由建设单位来整理则要投入相当多的人力、物力和精力。建议项目建设单位在签订招标合同时就把项目档案的整理要求明确提出，每个参建单位形成的材料，由形成单位负责整理好，向建设单位项目管理部门或档案部门移交。
2.9 强化对重点档案的收集。项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括建设项目从提出立项到建成投产全过程中形成的应归档的各类文字、图纸、图表、计算材料和声像材料。项目档案验收时抽查重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等。项目建设单位一定要把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，采取有力控制措施，明确要求各有关单位，及时收集项目建设有关文件材料。根据我们这些年项目档案验收的工作经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等也是收集的难点。另外，竣工图章的签署也是不容忽视的，在实际工作中竣工图好多是从施工图直接转化而来的，没有经过任何改变，所以有的单位就把施工图作为竣工图保存了，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。
2.10 整理出一套单位工程与项目档案档号对照表。现实工作中，特别是建设周期长的工程，其实际施工的单位工程名称往往与当初设计时的名称不符，或者实际施工时把一个单位工程分成几个密切联系的单项工程，这样就会造成实际竣工资料与单位工程不符的情况发生。如果整理出这么一套对照表，不仅有利于项目档案验收时的及时调卷，而且对日后项目档案的查找利用有很大的益处，可以作为一种非常不错的检索工具，不失为一种一劳永逸的做法。
项目验收方案范文第5篇
合同作为体现签约各方的真实意思表达，在建设项目管理中处于重要地位，在建设项目实施过程中，需要通过合同来完成建设项目的设计、采购、施工等建设内容；同时，合同也是建设项目档案的重要组成内容。保证合同归档文件的真实性，是建设项目合同管理的基本出发点。
而若想在项目档案验收过程中对相关的合同管理进行有效审核，审核员应当对合同及合同管理、合同形式及相关内容等方面有比较全面的认识。本文以与建设项目竣工验收相关的标准及规范中所提出的合同管理要求，结合近年来我们参与建设项目档案验收及建设项目竣工验收的经验与体会，对如何加强建设项目合同管理予以初步探讨，希望有助于深化各方面对建设项目合同管理的认识。
一、合同及建设项目合同管理的基本概念
在讨论合同管理时，应当理解“在合同法甚至民法上，协议基本上是合同的同义语”，由此可见所谓 “合同”与“协议”的含义本身就具有是在签约各方协商一致的基础上达成的，是指平等民事主体之间如政府机关、社会团体、企业、个人等自然人、法人或其他组织通过协商所达成的设立、变更、终止民事权利义务的的法律行为，同时，合同除了表示出一定的法律行为外，还可以表示由此种法律行为产生的法律关系。当我们在对建设单位的合同管理情况进行审核时，应当注意到关于合同的内涵含义，所以，当进行项目档案验收时，对以“合同”、“协议”、“备忘录”等名义出现的文件，应当都按照合同来对待，体现了建设项目过程中建设单位与参建单位通过平等协商与相关单位（一般为企业）所建立的法律关系及所应当承担及实施的法律行为。
进一步而言，当我们在项目档案验收及建设项目竣工验收时，只要是属于以上所述“合同”类型的文件，都应当注意其是否体现了合同所应当具备的法律行为及由此产生的法律关系。因此可以看出，建设项目合同管理的实质，体现出建设单位在建设项目进行过程中， 对项目合同的管理控制能力，而通过对合同管理情况的审查，可以对建设项目的实施过程予以公正的评价。
档案与其它信息系统的最大区别之一，在于不仅可以提供真实的信息，还在于可以还原其在归档时的原始状态，可以实现回溯性查找。建设单位在建设项目进行过程中所签订的招标、设计、施工、监理、设备采购以及职业卫生（劳动卫生）评估、安全评估等合同文件（合同档案）成为评判建设单位所承担的建设项目活动是否依规进行、合法有效的依据。
二、与建设项目合同管理相关的标准及规范性文件
自从我国改革开放以来，我国的法制化管理环境已经基本确立并且仍然在不断完善中，依法对建设项目进行管理，是保证建设项目能够实现建设目标的主要手段，为此，国家相关部门了一系列的标准及规范，以达到对建设项目进行有效管理的目的。因此有必要对这些在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中需要执行的标准及规范予以充分认识，才能在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中自觉有效地执行相关规定。这些需要关注的标准及规范主要有：
1.在建设项目档案验收及建设项目竣工验收中，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）是使用最为广泛的标准文件之一，在DA/T28中做出了以下明确规定：
6.8 合同要求
6.8.1建设项目中各方应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任；可在施工合同或设计合同中明确。也可单独签订竣工图编制合同。
6.8.2 由施工单位编制竣工图的，应在设计合同中明确留作竣工图用的施工图套数（包括必须套数和主管机关要求套数），以及因修改增加新图的责任：凡由设计单位编制竣工图的，可单独签订竣工图编制合同。
6.8.3 施工合同中应明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。
6.8.4 监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核和向建设单位提交监理档案的责任。”
DA/T28中的这些条款，对编制竣工图及建设项目的监理单位所应当承担的合同义务做出了明确规定。
2.在2015年，国家档案局和国防科工局的《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》中，也对此做出了相应规定：“建设单位在制定招标文件、与参建单位签订合同（协议）时，应设立专门条款，明确相关单位的项目档案管理职责及项目文件的形成、归档职责、归档范围、质量要求、整理标准、归档套数、归档时间及违约责任。” 该规范性文件还进一步明确规定：“建设单位在支付合同款前，应审查参建单位的项目文件归档情况，对于未按合同（协议）要求提供项目档案（文件材料）的，暂停或不予支付。”
另外，在《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》中也有类似的规定：“电子政务项目文件材料的收集、整理、归档应与项目建设进程同步实施。实施机构在项目建设初期通过制定归档制度、业务规范、合同条款、开展培训、交底等方式，对文件的收集、整理、归档提出明确要求；在项目建设过程中，结合项目进程，对电子政务项目文件的收集、整理情况进行检查；单项工程验收、合同验收时，应同步进行档案验收。”
对于项目档案验收的专家来说，掌握这些标准、规范性文件对合同管理的要求，是非常必要的。
三、审查建设单位合同管理时需要关注的内容
那么，在审查建设单位建设项目合同管理状态时，应当关注哪些内容呢？或者说通过哪些方面的审查来评价建设单位的合同管理状况呢？结合我们在建设项目验收中的经验来看，在评价建设单位的合同管理状态时，可以从以下几个方面进行。
1.与建设单位签订合同、建立起合同法律关系的资质方面
按照相关规定，在签订建设项目合同时，如果对参建单位的资质有相关要求时，则应当对合同主体的资质进行审核，如果与建设单位签订合同的另一方不具备所要求的资质，则导致所签订的合同无效。
例如，承担建设项目招标项目的参建单位，应当具备相关的招标资质，如其资质证书规定其只拥有机电工程招标资质的单位，就不能承担土木工程的招标项目；如果要求具有相关的保密资质时，也需要其提供相关的保密资质证明文件；或者应当是由具有甲级资质的咨询单位进行的项目评估，就不能由仅仅具备乙级资质的单位来承担。
2.建设项目合同文本的有效性方面
建设项目合同文本指具备相关资质的参建单位与建设单位所签订的合同（协议）是否具备让合同（协议）产生效力的要素。如果合同（协议）文本不具备合同（协议）产生效力的要素，即使是签订合同（协议）的单位资质符合要求，合同（协议）同样不会产生法律效力。这种让合同（协议）产生双方所希望的法律效力的要素被称为合同（协议）的“生效要件”。
一般来说，合同（协议）的生效要件包括以下内容：
a签约双方具备独立承担合同义务的主体资格，如具备相关资质；
b合同（协议）表达了签约双方的真实意思；
c合同（协议）生效的时间；如在合同（协议）规定“本合同自双方签字之日起生效”的条款，但合同（协议）的文本中却没有签字时间；
d合同（协议）所规定的条款不符合建设项目批复文件的要求或内容时，其合同（协议）实际上也属于无效。
当然，导致合同（协议）无效的表现形式不止以上方面，但就我们的经验看，这几个方面是在建设项目档案验收及建设项目竣工验收过程中对项目合同（协议）进行审查时，经常出现的导致验收组专家对合同（协议）的法律效力提出质疑的方面。
3.建设项目合同的整理组卷方面
建设单位的合同管理，包括对项目档案的管理在内，因此，考察建设单位合同档案的整理、组卷，也是建设项目档案验收的主要内容。通过查看合同档案的案卷质量，同样可以反映出建设单位项目管理及合同管理的情况。
查看合同档案的案卷质量时，不仅要查看以上的内容，还应当对合同文件划分、组卷等案卷质量的进行查看，主要考察其整理组卷是否符合档案整理的基本要求，如是否与相关活动产生的文件一起组卷、合同的附件（技术协议、备忘录等）是否与合同合并组卷等等。
特别需要强调的是，归档的合同应为原件。
四、建设单位合同归档制度实施情况
在考察建设单位的合同管理时，除了考察其合同档案的案卷质量等方面，还应当对建设单位是否执行了相关标准或规范提出的合同管理要求情况进行考察，如相关标准规定：建设单位在与中标单位签订合同时，宜做出专门的归档文件内容，规定相关的项目文件收集整理条款，条款中是否提出了对建设项目归档文件的质量要求。
