管理体系优化方案范文第1篇

【关键词】优抚医院；优抚对象档案；管理

优抚医院作为国家为残疾军人和在服役期间患严重慢性病、精神疾病的复员退伍军人等优抚对象提供医疗和供养服务的优抚事业单位，在为这一特殊群体服务过程中形成具有保存价值的各种载体和形式的历史记录即为优抚对象档案，目前全国约有100所优抚医院，[1]但从整体上看，优抚对象档案管理水平还不平衡，笔者结合本单位工作实践，就优抚医院建立优抚对象档案的主要内容、现实意义、存在问题和改进措施等方面展开论述，以期促进优抚对象档案管理工作。

一、优抚医院建立优抚对象档案的主要内容

（一）个人信息档案。

优抚对象个人信息档案是针对长期供养的优抚对象记录其从入院到离院期间重要个人信息的档案材料，主要包括优抚对象的身份信息、入院、离院审批手续和死亡凭证。身份信息材料主要包括有效身份证明、户口簿、伤残人员证件、个人信息登记表等；入院材料主要包括民政部门批准的入院通知书、审查材料、优抚协议、入科通知书等；离院材料主要包括离院申请表、社工评估表、审批材料、离院记录单、财物交接单等；死亡凭证主要包括死亡证明、火化证、公安部门的销户证明等。

（二）病历档案。

优抚对象病历档案是针对住院优抚病人在诊断治疗、护理康复等过程中形成的资料总和，主要包括入院手续、住院病历、病程记录、医疗记录、护理记录、康复记录、各项检查单、治疗单、出院手续、死亡记录等。

（三）健康档案。

优抚对象健康档案主要指利用为优抚对象义务巡诊、健康体检、荣军轮养、伤残鉴定等时机建立的健康档案，主要包括个人基本信息、体检报告、重点人群健康管理记录和其他医疗卫生服务记录等。

（四）其它优抚业务档案。

其它优抚业务档案指优抚医院对优抚对象管理过程中形成的巡诊档案、护理档案、康复档案、健康教育档案等。这些档案除了常规的制度职责、计划总结、会议活动、培训学习等归档材料外，还要涉及以下内容：巡诊工作档案还包括患者随访登记册、来电来函登记册、医疗巡诊满意度调查表、巡诊质量考核标准等；护理档案还包括护理查房记录、质量控制资料、论文科研资料、人员技术档案等；康复档案还包括康复需求调查表、个团体康复方案、服务记录、评估结果等；健康教育工作档案还包括具体的活动记录、橱窗板报底稿、声像宣传记录、效果评价记录等。

二、优抚医院建立优抚对象档案的意义

（一）记录凭证作用。

优抚对象档案真实记录了优抚对象的生活、诊断、治疗、护理、康复等过程和优抚机构管理、服务工作的运营情况，客观反映了优抚工作的真实情况和社会优抚史的历史面貌，是国家对这一特殊群体政策关怀的体现。

（二）政治宣传作用。

优抚对象本身是爱国主义、革命英雄主义教育的活教材，做好优抚人员档案管理，充分发掘“红色资源”的潜能，有利于引导青少年增强爱国主义情怀，树立社会责任感，促进全社会的精神文明建设。

（三）教学科研作用。

通过对优抚对象档案的整合分析，可以进一步摸清优抚对象的健康状况，患者分布、疾病类型、家庭状况等，有效归纳这一群体的发病、心理和生活状态，对研究和探讨优抚对象康复治疗提供教学科研价值。

（四）指导促进作用。

优抚对象档案是优抚医院的重要信息资源，在优抚对象档案的管理过程中，可以洞察医院临床和管理等方面的不足，为领导决策提供可靠的信息依据，切实提升优抚对象医疗服务水平和科学管理水平。

（五）推动民生档案建设。

国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》，要求各级档案部门建立覆盖人民群众的档案资源体系，确保民生档案齐全完整；建立服务人民群众的档案利用体系，确保民生档案造福民生。[2]优抚医院汇聚了民政工作服务对象，是重要的涉民生部门，[3]建立科学完整的优抚档案有利于维护服务对象和服务机构的合法权益，对推动民生档案建设，构建和谐社会具有重要意义。

三、优抚对象档案管理中存在的问题

（一）重视不足、工作边缘化，基础研究薄弱。

优抚医院管理的优抚对象档案因服务群体相对较少，目前从民政系统、档案部门到优抚医院自身，对该档案的管理认识跟不上，重视不足，导致这一重要工作边缘化，大部分优抚医院未将优抚对象档案纳入工作计划和绩效考核范畴，优抚对象档案零散、随意地存放在各业务部门，无专门的管理人员。同时，优抚对象档案的基础理论研究极其薄弱，就期刊论文方面，笔者从中国知网只检索到4篇相关的研究论文，理论研究的落后，使得该档案的管理者对优抚对象档案的价值、管理特点、开发利用等认识模糊，对其系统建设缺乏清晰的思路和科学的规划，极大制约了优抚对象档案管理实践的发展。

（二）管理不规范，标准体系建设滞后。

国家民政部、档案局2010年印发的《伤残抚恤人员档案管理办法》和民政部2011年印发的《优抚医院管理办法》都只针对民政部门对伤残抚恤人员评残等工作中形成的档案进行规范，至于优抚对象进入优抚医院后的档案管理一直缺乏统一的规范。大多数优抚医院未建立优抚对象档案管理制度，没有相应的管理职责和流程，适用性标准建设的滞后导致优抚医院对优抚对象档案管理无章可循、各行其是，在归档范围、格式编写、保存方式、整理方法、目录格式等基本业务上都存在分歧，管理比较混乱。

（三）信息化管理水平落后，专业软件功能缺失。

目前，由民政系统开发应用的优抚信息管理系统，主要是为了加强优抚对象的数据采集和抚恤补助资金的管理，而针对优抚医院对优抚对象档案管理的专业软件开发还属空白，信息化建设的落后导致全国各优抚医院对该档案在管理结构层次上不统一，不协调，自管自用，实现不了整体功能的优化，开发利用水平低下。大多数优抚医院未实现优抚档案电子化管理，仅靠手工整理后，利用打印机打印目录，优抚档案无法为各项业务活动的健康发展提供有效的信息支持和数据保障。

四、加强优抚档案管理的对策措施

（一）转变思想观念，加强基础理论研究。

优抚对象档案是民政专业档案的重要组成部分，属于国家民生档案范畴，民政系统、档案部门和优抚医院要更新观念，充分认识该档案工作的重要性，梳理分析优抚对象档案在管理中存在的问题，加强对其价值意义、科学管理、标准规范、开发利用等方面的理论研究，夯实理论支撑。

（二）加强顶层设计，促进标准体系建设。

民政系统、档案部门要加强顶层设计，尽早出台适用于优抚医院对优抚对象档案管理的业务标准和技术规范，对其归档范围、格式编写、整理方法、保管期限基础业务明确规定。同时要认真考虑各归口优抚对象档案管理标准的一致与协调，并以标准体系作为标准化工作的重要指南，科学部署，加强监督指导。

（三）完善规章制度，建立健全工作机制。

优抚医院要将优抚对象档案管理工作纳入医院建设的总体规划、制度体系中，建立健全收集、整理、保管、鉴定、利用、保密、统计、销毁等制度。统筹规划、探索建立与医院行政管理、医疗护理、社工康复等运行管理相协调的工作组织和管理机制，科学制定优抚对象档案管理的工作流程，理顺各相关部门的关系，各负其责，有序合作，实现管理的整体性、制度化、高效性。同时，绩效考核是一种重要的鞭策工具，优抚医院要将优抚对象档案管理纳入绩效考核，明确规定领导、相关科室、档案员对优抚对象档案管理的职责任务，签订绩效目标考核责任书，实施质量控制。

（四）研发专业软件，提高信息化管理水平。

电子信息化管理是档案管理的必然趋势，民政部门、优抚医院要投入资金、人力，研发适用于优抚对象档案管理的专业软件系统，加快档案管理信息化建设。一要充分考虑优抚对象档案的特性和管理要求，软件系统除了具备信息采集、检索、统计功能外，还要与医院的诊疗服务、科研、宣传工作互联互动，实行电子文档一体化。二要充分考虑各民政口的优抚信息系统之间的协调、统一，既保证内容多元的各类优抚档案之间的相对独立，还要将原来多元的档案材料转变成综合性成果，为加强民政宏观管理创造条件。三要考虑对优抚对象档案资料所载的信息进行有效分析、加工与输出，形成一个与外界进行信息交换的动态开放系统，扩大优抚档案的利用范围，提高优抚档案的社会效益和经济效益。

参考文献：

[1]庞秀云.对提高优抚医院档案工作科学化水平的思考[J].山东档案，2012（2）：49.

[2]门鸿娟.对社会福利档案工作的认识[J].黑龙江档案，2011（1）：95.

[3]余伟.提升规范化管理 加强福利机构档案工作[J].2015（5）：35.

管理体系优化方案范文第2篇

【关键词】病案；电子化；管理；现状；对策

文章编号：1004-7484（2013）-01-0410-01

1病案电子化管理现状

1.1电子病案与纸质病案管理不协调随着电子病案应用的逐渐深入，电子病案相对纸质病案的种种优势逐渐显现，但由于医院医疗服务的特殊性与复杂性，当前医院病案管理工作仍然离不开纸质病案，电子病案与纸质病案并存是当前病案管理的主要特点。病案管理人员往往过分重视电子病案的管理，而疏忽纸质病案管理工作，或思想观念过于陈旧，不重视电子病案管理工作，导致电子病案管理与纸质病案管理之间冲突不断。

1.2电子病案填制打印不规范由于电子病案填制标准不明确、管理人员未经系统培训与教育，电子病案填制过程中，常出现资料不完整、病案资料错放漏放事件，病历打印、审核不及时问题也很常见。

1.3病案保存不规范、不安全安全是病案电子化管理工作的一大瓶颈。当前，电子病案中包含了患者诊疗过程的全部信息，信息的泄露对患者及医院危害极大，而很多医院尽管建立了病案电子化管理系统，却并未制定和完善相应的安全防范机制，电子管理系统软硬件设施不够完备，病案信息泄露风险极高。

另外，病案录入、核对无误后，需要准确、及时进行归档和保存，很多医院并未充分重视电子病案存档问题，未能科学制定相应的存档程序，加之存档人员操作不熟练，常常在病案打印之后随意归档或删档，导致病案信息不全、丢失问题。

1.4电子病案审查不严格电子病案建立与存储方便快捷，但实际操作很容易出现错误，由于电子病案审查标准不明确、管理人员未经系统培训与教育，病案管理人员在病案填制完成后，往往不进行严格、全面的审查，导致病案错误百出，降低医院医疗服务质量。

2病案电子化管理优化对策

2.1转变并按电子化管理思想首先，转变管理层的病案电子管理思想，管理者应充分认识到电子病案便捷、准确、易传输的优势，注重电子病案管理制度的制定与完善工作、人才队伍的建立工作与管理系统软硬件设施的完善与优化工作，着重协调新时期医院纸质病案与电子病案管理之间的关系。

加强对全体病案管理人员的思想教育，让全体病案管理人员认识到电子病案便捷、准确、易传输的优势，明确电子病案管理工作对提升医院医疗服务水平的重要性。

2.2强化复合型人才队伍培养培养具有过硬的病案电子化管理操作与管理技能、良好的电子病案管理素质、适应病案管理多元化的复合型人才队伍。首先，医院应强化电子病案管理人员的计算机病案搜集、录入、审核、归档、保密技能，对电子病案管理人员的实际技能操作能力与综合素养进行严格的考核，并定期安排病案管理人员接受系统的技能培训与思想教育，鼓励全体病案管理人员拓展学习范围，积极接触并学习多学科、多领域知识，拓宽知识面与技能面，培养具有过硬的综合技能的高素质人才队伍。

2.3建立并优化病案电子化管理系统

2.3.1强化病案管理硬件与软件深入分析医院病案电子化现状与发展需求，针对性地配备相应的电子病案管理系统软硬件设施，引入先进的、与医院病案管理特点相符的设施设备与软件系统，统一病案信息数据录入与传输、存储格式，优化病案管理系统防火墙，着重优化主服务器。

2.3.2建立并完善病案电子化管理系统在全面优化电子病案管理软硬件设施设备的基础上，科学制定电子病案管理系统建设方案，并邀请院内资深管理人员、业界专家参与到方案的制定与改造中来，共同建立并完善符合医院病案管理工作实际的、具有完善的保密、运行机制的病案电子化管理系统，促进医院病案电子化管理工作的全面优化。

2.4优化病案电子化管理制度

2.4.1优化并按电子化安全管理制度充分重视病案电子化安全问题，根据医院病案管理实际流程，针对性地建立并完善病案电子化安全保密管理制度，根据病案填制、签收、核对、归档、外借、传送等不同环节的工作特点制定一系列的工作安全规定，尤其对于电子病案的传输与外借等安全威胁较大的环节，应重点制定并完善相应的安全管理制度加以约束，对医院内部电子病案管理人员的病案安全职责作出明确、严格的规定，安排电子病案安全管理监督专员，对电子病案传输、外借内容、期限、途径进行严格规定，严防病案信息泄露、篡改。

2.4.2建立并完善病案管理职责监督制度病案电子化管理尚处于快速发展阶段，管理系统与机制尚不成熟，需要坚持责任到人的管理机制，实施奖惩分明的监督制度。医院可建立病案电子化管理工作表与病案电子化管理工作质量表，前者是在病案管理人员在日常病案管理工作中填制所用，后者是病案管理工作监督人员在日常监督评价工作中客观填写，医院通过对两表的分析了解工作人员工作实况，出现问题可追溯到人，工作良好的个人可给予奖励。

2.4.3优化重点环节病案电子化管理制度理清病案电子化管理工作中的重点环节，优化重点环节病案电子化管理制度，有侧重地加强重点环节的病案电子化管理。例如，病历填制水平直接关系医院医疗服务整体质量，相关部门应着重制定病历填制制度，规范工作人员病历填制工作；另外，建立并完善诊疗各环节病案电子化管理制度，着重对各科室诊疗环节实施病案管理监控，全面提升病案管理质量。

3结语

病案电子化管理是医院日常运行中病案管理工作的主要发展方向，当前的病案电子化管理工作主要存在电子病案与纸质档案管理不协调、填写及保存不规范、病案运行与存储过程安全度不足等问题，这些问题与医院管理者对病案电子化管理工作重视度不足、病案管理人员技能与素质不达标、管理制度不合理有关。新时期的医院应着重从管理思想、人员素质、管理制度等方面着手，全面优化病案电子化管理。

参考文献

[1]黄日琼.电子病案环境下对纸质病案的管理[J].中国病案，2012，13（3）：12-13.

[2]何小菁，李洪兵，胡杰，等.电子病历管理模式下病案科组织结构设计思考[J].中国医院管理，2010，30（1）：60-62.

[3]王旖婷，林瑞春.医院病案电子管理系统建立探讨[J].中国现代医生，2008，46（19）：133-141.

管理体系优化方案范文第3篇

摘要：电子政务的管理体制、管理模式和观念提供给文档一体化研究一些极其有价值的思考，并且推动了文档一体化的实践。本文探讨了电子政务环境下文档一体化管理的必然性和可行性，以及文档一体化管理应该注意的问题以及可取的模式。

关键词：电子政务 文档一体化

[中图分类号]：TP37 文献标识号：A [文章编号]：1002-2139(2010)-12-0254-02

一、电子政务以及文档一体化管理概述

1、电子政务概念

电子政务作为电子信息技术与管理的有机结合，成为当代信息化的最重要的领域之一。所谓电子政务，就是应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。

2、文档一体化管理的涵义

文件管理与档案管理是密切相关的。首先，文件管理是档案管理的前提。因为档案是由文件转化而来，因此文件的质量直接决定着档案的质量，文件管理的好坏也直接决定着管理的效果。其次，档案管理是文件管理的延伸和发展。文件转化为档案并不意味着文件管理的终结，相反，档案管理作为文件管理的延伸和发展形式，继续发挥着重要的作用。第三，文件管理和档案管理是一个统一的系统工程。第四，档案部门的人员的参与，是文件管理质量的重要保证。这可以使机关的现行文件在进入档案馆之前得到档案部门和人员的有效控制，确保文件管理的质量，为档案管理奠定良好的基础。第五，文件管理人员与档案管理人员之间也存在相互依存和相互促进的关系。文件管理人员与档案管理人员只有通过密切配合，才能使文件管理更加完善、更富于成效，进而使后来的档案管理更加合理有效。文档一体化管理就是以文件生命周期等理论为依据，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案管理工作进行系统的筹划和科学的管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。

文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和用的一体化。第一，文件、档案生成的一体化是指在文件最初生成阶段，对电子文件而言意味着在管系统设计阶段，就应当预先树立起档案管理的意识，确保生成的文件符合档案管理的功需求。第二，文件、档案管理的一体化是指对文件、档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理，包括管理体制的统一设计、组织机构的统一设置、管理人员的统一配备、管理制的统一制定等。第三，文件、档案利用的一体化是指对文件和档案的利用进行合理协调，树立为社会各界服务的意识，使文件和档案都能及早并最大限度地发挥作用。

文件、档案一体化管理的科学指导是系统思维。运用系统思维的角度来考虑，彼此有联系和区别的文件与档案是一个更大整体系统的有机组成部分，从文件到档案存在一个转化的运动过程，因此文件、档案一体化管理完全符合系统思维的要求。

文件、档案一体化管理的技术保障是以计算机技术和网络技术为代表的信息技术。计算机技术可以简化文件和档案管理的工作程序，而且可以提高文件、档案管理的工效率：网络技术更加有利于文件、档案管理的一体化，使文件、档案的运转、传递、处理和用更加方便快捷。

二、电子政务是文档一体化实现的有利环境

1.电子政务的管理体制与文档一体化

电子政务借助于信息与通讯技术使各部门在互联网上实现了统一、开放、交互式办公，它为文档一体化管理创造了体制L的可能性。在理论上，文档一体化的必然性和必要性早已被中外档案学者们进行过反复论证。我国和西方的档案学者通过长期的观察和研究所提出的文件运动规律理论或“文件生命周期理论”尽管各自表述不尽相同，但是都揭示出了一个事实，即文件的运动在行政活动规律的作用下分为几个阶段。所谓“文件”和“档案”是上述不同阶段的表现形式，以及相应形成了各自的管理格局。过去，文件和档案管理研究的基点放在两者的区别上，注重各自环节的完整性和独立性。随着外部环境的变化，管理经验的积淀和理论研究的深入，现在人们更多地从两者的联系中探讨文件与档案管理的改革问题，由此，文档一体化成为改革思路中的主流设计思想。

文档一体化管理的目的是按照文件生成、运行规律，统一、严密、高效地组织文件各个阶段的管理工作。它主要涉及两方面的内容：其一，过程统一，即文件、档案管理流程的整合：其二，体制合一，即文件、档案工作的统一管理。其中过程统一要以体制改革为先导，这两个方面内容的实现既需要相应的条件，又相互作用。近十几年来现代信息与通信技术对文件、档案工作手段改造的过程，越来越明显地表现出文件信息在文件管理系统和档案管理系统中可以跨越时空界限进行互递的特性。从单位内部办公自动化的实现，到跨部门、系统、地区电子政务平台的搭建，现在，文档一体化已经拥有了十分可靠的技术依托。然而，传统的行政管理架构却极大地制约着文档一体化实现的步伐。原有的行政信息运行环境未加改变，致使先进的技术手段和装备不得不在传统的工作体制下作业。因此，当文档一体化在技术上具备了实现的条件后，就如同生产力的变化要求生产关系进行调整一样，必然对管理体制提出更为强烈的变革要求。然而由于文件、档案管理体制是整个行政管理框架之下的内容，因此它的变革必须在行政管理框架变革的基础上才能实现。

电子政务不仅仅是用现代信息与通信技术建造的构与工作方式的改造，具备了文档一体化所要求的体制条件。过去之所以文书、档案工作者在文档一体化问题上苦于体制不畅，却又缺少良策，其实，根本原因在于文书、档案工作的体制环境。电子政务所引发的体制创新应该成为解决文件、档案工作统一管理的一把钥匙。

2.电子政务的管理模式与文档一体化

传统的文件和档案管理各具一套独立的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制订的制度和标准，两个流程之间依靠文件实体的交接转移构成业务衔接，依靠两个管理部门和人员的工作协调形成相互的业务呼应和关照。基于此种模式而存在的问题，首先是两者衔接中的程序断层造成档案工作人员长期以来不得不进行“分内”的业务指导，将手臂延伸到文件管理领域“指手划脚”；其二是两项工作中相同或相似的环节由于分治而不得不重复操作，甚至一项工作还要为另一项工作纠错，这一点在档案管理中尤为突出；其三是即使如此，也还避免不了结构或技术上的缝隙，如“账外文件”现象、公务信息丢失现象、文件价值鉴定矛盾现象等。

由电子政务所造就的新型信息交流体制，为文件与档案的统一管理搭建了一个共同的平台。这个平台所创造的公务信息的运作模式包括四个层面：一是来自各类信源的公务信息进入统一的信息处理系统：二是信息处理程序的整体化；三是信息的利用通过使用权限界定；四是通过建立统一的信息基地分类、分级存储信息。简而 言之是：信道一体、管理集成、整体运作、资源优化的管理模式。这种模式的建立并不是基于某一种信息形式的需要，而是通盘考虑所有公务信息，甚至是与公务活动有关的信息的运行与处理的需要。因此，在这个运行模式中，文件与档案的一体化不仅势在必行，而且势所必然。

3.电子政务的管理观念与文档一体化

电子政务作为现代化办公与服务的一种方式，它既是一个使政府部门高度集结的办事系统，又是一个使各种公务信息高度集成的信息交流系统。从某种意义上讲，在电子政务系统中处理事务与处理信息的那种目的与手段之间结成了前所未有的水乳交融关系，与传统机关由于职能分工和地理分布而构成的异地、分散处理政务方式所决定的组织传播模式形成了鲜明的对照。重组、整合、优化、高效是电子政务系统建立的指导原则，由此，它极大地冲击了传统意义上部门之间既界限分明又分工合作的观念，建立了全程设计、优化流程、协同管理的观念。

三、电子政务条件下实践文档一体化需要的条件以及模式的选择

1.文档一体化实践的条件

电子政务环境为文档一体化创造了得天独厚的条件。如何发挥网络的优势，实现档案部门与文书部门的一体化，可以从以下几个方面着手：

(1)采用通用的文档一体化的管理软件。从目前情况看，办公软件系统与档案系统不兼容、各自为阵的现象比较突出，这样就给实行文档一体化制造了很多的障碍。

(2)建设畅通的网络通道。计算机网络技术的广泛应用打破了档案管理传统的工作流程，改变了计算机在档案管理工作中长期处于单机运行，条目管理，以计算机先进技术模拟传统档案管理的模式，使档案工作有了一个飞跃。如今电子政务内网已经成为政府信息交通的主干线，由于各种原因，文书部门和档案部门在网络中处于不同的位置，有的甚至是实行物理隔离的，这无疑限制了文档一体化的进行。充分地打通文书与档案部门之间网络的通道，是高效地实现文档一体化的关键。

(3)要尽快统一文件与档案下作的业务规范和标识，这是文档一体化实施的关键。一方面要对各自领域内原有的业务规范，标准按照统一的门径进行修改，尤其是对过去两者的规定不协调，甚至相互冲突、矛盾的规范性文件进行重点修改；另一方面要会同有关部门加紧制订适合文件与档案工作通用的业务规范与标准。

2.实行文档一体化管理模式的选择

管理体系优化方案范文第4篇

关键词：新形势；事业单位；数字化；档案管理

档案管理在事业单位管理工作中占有重要地位，有利于单位内部信息资源的方便利用，也能够加强事业单位的日常管理。随着信息化时代的到来和信息技术的广泛应用，数字化档案管理逐步应用到事业单位档案管理的工作环节当中，并为档案管理提供了极大便利，促进了一体化管理的实现。新形势下事业单位要积极探究数字化档案管理的有效策略，提高档案管理水平。

1 事业单位数字化档案管理的价值

1.1 提升工作效率

将信息技术应用到事业单位档案管理当中能够大大提升办事效率，确保档案管理的各项工作有序开展。在数字化档案管理全面推进的过程中，事业单位的档案管理工作效率的提升十分显著，例如在处理人事档案的过程中，需要对职工的入职、调动、退休等方面的信息进行动态了解和准确统计，这就需要对他们的档案进行归档，之后再进行查询。采用数字化的档案管理模式能够将人事档案的相关资料详细呈现，达到不出门知晓天下事的效果。

1.2 创造更大效益

在事业单位的发展和运行当中，时间就是效益，节省时间和降低时间成本就能为事业单位的发展创造更大效益。新形势下事业单位，实现数字化的档案管理能够全面提升但管理工作的效率以及办事速度，大大缩短档案管理时间，这就使得档案管理流程能够顺利进行，代替了原有的纸质档案管理模式，形成了以计算机利用为基础的机读档案，降低了事业单位开展档案管理的成本消耗，也能提高对用户资料的优化利用效益。

1.3 发挥使用价值

新形势下事业单位的数字化档案管理模式应用使得各项档案资料的使用价值得到了更大程度的发挥，提高了档案资源的优化利用，也为广大用户创造了极大的档案资料使用价值。传统的档案管理采用的是纸张载体，并将其保管在档案室当中，在查询使用到时候极为不便。在数字化档案管理模式实施之后，事业单位能够为广大用户提供更为便捷准确的档案信息查找方式，摆脱了原有的空间和时间限制，极大提高了档案信息的利用率。

2 事业单位数字化档案管理策略

2.1 创建系统

事业单位数字化档案管理带来极大的工作便利，但必须认识到的是数字化发展趋势需要才开展档案管理工作的过程中进行综合考虑，考虑到多方面的档案管理内容，并根据新形势，数字化档案管理的实际需求创建完善的数字化档案管理系统，通过这一系统的全面管理来进一步提高档案管理工作质量。在创建数字化档案管理系统的过程中要从总体设计着手，合理选择档案管理设备和管理软件，有效借助电子设备以及相关档案处理软件进行档案整理、扫描，同时也要做好对系统的安全管理和光盘备份，同时也要设计相应的系统安全管理措施，确保档案管理的便利性和安全性。事业单位在日常的档案管理中，需要对文字档案进行定期更新，同时也需要对信息进行及时的录入和保管，那么在建设数字化档案管理系统的过程中，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。

2.2 文书处理

文书处理是事业单位档案管理工作的重要环节，文书处理的质量会对事业单位整体档案质量产生决定性影响，也影响到档案信息资源的价值发挥。因此，在信息时代影响下，事业单位，在推进数字化档案管理模式的过程中，必须在文书处理方面进行创新改革，要及时根据单位内档案的变动情况，有效借助计算机对收到文件进行登记和处理，同时也要按照批办次序将收到的文件进行事业单位局域网内部的传阅，同时也要设定好催办以及传阅的时间，确保文书处理效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。传统的文书处理形式要完成发文处理的相关操作需要经过较长的时间，而采用计算机数字化的处理方式则能够借助计算机快速地将文稿和档案信息进行归档处理，极大程度上促进了文书处理工作的效率。

2.3 优化性能

事业单位的数字化档案管理系统性能提高是确保档案管理工作有序开展的保障，因此必须在优化性能方面做出更大的调整和改进。第一，升级能力。事业单位在演进网络控制系统的过程中必须对该系统的使用性能进行全面了解，保证其使用性能优越性，确保数字化档案管理工作的效率，满足高效处理档案信息的要求，可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量，提高整体档案管理系统的升级能力。第二，高可靠性。在推进数字化档案管理系统建设时要合理选择磁盘阵列产品，确保企业在硬件组成以及结构方面符合设计标准，以便保证系统的可靠性，同时也能够确保后期升级功能的有效发挥。磁盘阵列可以选择不同形式的RAID 保护级别，从而在系统使用过程中获得可靠结果以及处理效果，同时硬件必须支持热插拔，确保系统作用的有效发挥，在具体使用中可以根据事业单位处理档案信息的实际需要对相关信息进行协调处理。

2.4 完善衔接

新形势下事业单位的数字化档案管理系统要和办公自动化系统衔接起来，在设计方案的过程中需要增加资料查询功能，确保不同档案资源之间的有效衔接。事业单位要对数字化档案管理的实际需求进行全面分析和了解，并对网络管理制度进行实时更新，确保数字化档案管理系统在科学规道上运行，为档案管理效率的提升提供制度保障。电子文档安全管理制度是推进事业单位数字化档案管理工作的关键内容，这是由档案的特殊性决定的，档案资料信息只有少部分是公开的而大部分需要保密。数字化档案管理制度的贯彻落实能够有效保障档案信息，资源的安全，最大化地发挥档案信息价值。事业单位要不断完善办公自动化和档案管理，数字化的衔接，并设置专门的管理人员对软件和硬件系统进行安全控制和管理，不断增强系统保密性，避免系统被破坏或者非法篡改。

总之，随着信息时代的到来以及信息技术的全面发展，事业单位的档案管理走向数字化发展道路是必然选择，能够有效提高档案管理的工作效率，为事业单位的发展创造更大效益，也能充分发挥档案的使用价值，促进档案管理工作的长效发展。新形势下事业单位要不断探究和创新数字化档案管理策略，通过创建系统、加强文书处理、优化系统性能以及完善连接等策略确保数字化档案管理的持续性发展。

参考文献

[1] 赵光跃.数字化是档案管理工作的必由之路[J].科技资讯，2015，（17）：89-90.

管理体系优化方案范文第5篇

【关键词】知识管理背景；档案管理；信息化

档案管理工作是企业以及国家工作的基础和重点，在新的社会发展阶段，档案管理也要与时俱进地进行创新，打破传统管理方式的局限。采取有效措施加强档案管理信息化建设，不仅能够优化工作质量，而且还能提高工作效率。由此可见，本文探究知识管理背景下档案管理信息化建设具有重要意义。

一、档案管理信息化建设的重要性

档案管理信息化建设工作，指的是以政府为主体，先进技术为工具，针对多样性的档案信息而进行的有效整理，并将分类信息以数据化的形式进行共享。系统化、科学化的档案管理，能够优化档案搜集机制，提高档案信息查找的便捷度，同时，能够增强相关单位的经营管理水平。此外，还能合理配置信息资源，促进档案管理相关部门持续、健康发展。

二、档案管理在知识管理背景下的信息化现状

（一）管理意识淡薄。档案管理信息化建设，需要所属部门给予一定的物质支持和技术支持，同时，部门领导还要相应地强化档案管理信息化意识。但是，大多数部门和单位在实际工作中，在此方面的认识存在片面化倾向，缺乏经济支持的档案管理，其信息化建设进程将会停滞不前。

（二）管理人才匮乏。部分单位档案管理人员多数是未经过专业培训的，非专业档案管理人员在工作的过程中，对信息化技术操作不够熟练，对新科技的接受能力较低，一定程度上阻碍了信息化建设步伐，导致档案管理工作陷入无序的发展状态。

（三）管理标准不规范。现如今，我国档案管理工作并未得到规范性、标准性的制度或者条例支持。长此以往，档案管理中经常存在一些问题。并且，部门间进行档案管理时，经常独立运行，缺乏沟通和配合，这不利于信息化建设目标的顺利实现。

（四）管理形式传统。虽然我国已经进入了数字知识信息化时代，但是大部分单位仍以纸质形式进行档案管理，信息化档案资源较少。这不仅会延长信息化建设时间，而且还不利于档案信息的快速分享。

三、优化档案管理信息化建设的基本措施

（一）强化重视程度。要想真正实现档案管理的信息化，部门领导者首先要强化在这方面的重视程度，坚持管理理念与时俱进。与此同时，还要全面、客观认识档案管理工作，避免出现片面、主观评价档案管理这一现象，对于相关制度要及时补充、完善，给予工作人员鼓励性评价和支持。除了做到上述要求之外，还要针对单位的实际发展情况，提出系统性的管理标准，以此作为工作者的档案管理依据，实现工作内容优化。并且要定期为员工组织外出实践学习活动，使员工在实践活动中，不断提高管理意识，丰富管理经验。

（二）优化管理团队。档案管理人员是促进工作有序、顺利进行的主体，要想实现管理团队的全面优化，就要针对工作主体进行重点优化。首先，工作人员在知识管理背景中，要不断丰富自身的知识储备，扩大自身的知识含量，同时，还要提高对先进技术的运用能力，以此增强自身的信息技术水平和专业水平。此外，还可以转变人才招聘方向，从大学生中聘用适合档案岗位信息化管理的人才，当大学生成功入招之后，单位要对其进行系统培训，为这类人才提供较多的实践机会，通过实践，使学生在校学习的理论知识与实践档案信息化管理有效结合。

（三）健全管理系统。建立整体的、专业的、协调的档案管理信息化系统，不仅能够满足档案信息化建设需要，而且还符合社会发展要求。系统完善之后，多样性的档案信息能够打破时间、空间限制，可以随时随地地进行信息交流、传播和共享。因此，这将大大提高部门单位的工作效率，缩短工作时间。档案管理在信息化建设的过程中，要充分结合市场变化情况以及单位内部发展情况，同时，还要尊重部门领导以及员工的建议，在此基础上，制定具体、合理的管理制度，完善管理体系。当管理系统以及体系完善之后，档案实际管理中，要严格按照所规定的相关标准进行工作，避免出现管理不规范现象。

（四）丰富管理形式。传统档案管理纸质化，已不能及时满足企事业单位的发展需要，并且不利于社会的持续进步。为此，要丰富档案管理形式、建立数字化数据库、构建一体化数据平台。对于原有的纸质档案进行统一化处理，将统一后的档案进行详细分类，并将其运送到档案馆进行集中化存储。传统管理模式革新、信息化档案管理，能够为社会发展提供便利，能够有效优化查询质量，提高查询速度。对于档案管理信息化程度较高的部门进行纸质档案管理时，可以直接省去档案存储这一环节，从而降低该部门的管理成本，提高经济效益。

四、结语

综上所述，知识管理背景中通过强化重视程度、优化管理团队、健全管理系统以及丰富管理形式等措施进行档案管理信息化建设，这不仅能够优化档案管理效果，还能促进档案管理事业健康、有序发展。与此同时，它还有利于优化档案管理部门的工作质量，有利于提高信息查询服务水平以及工作效率。

【参考文献】

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