档案管理的原则范文第1篇

关键词：政府档案开放管理原则性

近些年，在政务公开、档案信息化建设的大背景下，有关部门明显加快了档案开放的步伐。虽然档案开放工作在实践中作了很多探索并取得了一定成绩，同时也暴露出目前档案实际工作和档案理论研究中还有很多问题，有待解决和改进：(l)两种体制并存产生的矛盾，目前的档案管理体制来说，《档案法》与《条例》相比，《档案法》是法律，《条例》是行政法规，两者是上位法与下位法之间的关系，当两者冲突的时候要适用《档案法》，这有可能造成明明是政府信息的范围，但是却无法公开；(2)档案公开管理缺位，目前我国的政府机构设置来说，文件产生之后最终送到档案馆之前，文件作为半现行文件存在于机关档案室，在现行管理体制下，档案管理部门是一个事业单位，在业务上受到档案管理部门的指导，但现实的情况是，机关档案室的服务对象是档案形成机关，很少对本机关之外的公众开放；(3)档案立法对档案部门权利和义务的规定不对称，档案立法对档案部门所赋予的自由裁量权过大而义务约束较少，使政府信息公开受到主观因素的影响；(4)档案利用权得不到保证，档案立法对利用者实现知情权的限制较多而保障较少，影响了政府信息公开的深度和广度；(5)档案公开的救济途径缺乏，对档案不予公开缺乏救济途径，使得政府信息公开中档案公开的执行缺乏保障；(6)我国非国有档案管理的现状堪忧，除了国家所有的档案外，其余的均为“非国有档案”，内容包括集体所有的档案、个人所有的档案和其他不属于国家所有的档案，随着市场经济的发展，非国有企业在我国大量增加，尤其是民营企业的大量涌现，它们成为国有经济的重要补充，非国有企业建档工作显得日益重要；(7)档案开放信息化建设滞后，计算机软件的开发缺乏整体的规划性，软件在通用性、实用性等方面存在许多缺陷等，除此之外，技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑也相对缺少，统一明确的管理性、业务性和技术性标准缺失;这些都成为影响信息交流的范围和程度的不利因素，直接制约了档案信息化建设的步伐。针对这些问题，本文提出了政府档案开放管理的原则性研究，以便对这些问题有所帮助。

首先，要处理好档案开放和保密的矛盾关系。档案开放树立“开放是原则，不开放是例外”的思想，档案的开放与保密是一对矛盾。怎么处理这个矛盾呢?我们目前的处理办法是，保密和开放互相独立，即“该开放的要开放，该保密的要保密”。为了服务大众，原则上无需保密的档案信息都可以开放。国家设置档案馆的基本目的和要求就是为了保存社会记忆与储备知识，以便系统地为社会做好记录以供备查，从知识上增加社会财富。由于档案涉及的东西十分庞杂，其内容具有很大的特殊性，特别是与国家安全和社会秩序相关的文件，涉及到私人的隐私，有一些科研单位的研究成果和专利技术细节，国家领导人的日常工作档案都有一定的限制开放条件，这都需要处理好开放和保密的原则。

档案管理的原则范文第2篇

一、来源原则在电子档案时代对电子档案管理的意义和作用

1.来源原则体现了电子文件形成的相互关系

档案实体根据来源原则的要求进行划分，为了保证档案实体之间的相互关联，证明档案之间并不是孤立存在的个体，就需要明确该档案产生的来源，是由何人在何种环境下产生的，遵循来源原则才能将上述的问题搞清楚，每份文件之间或多或少都存在某种联系，要想弄清其中的关系，我们必须要以来源原则为依托，保留相关的历史文件，不能将档案工作看作是杂乱无章的，毫无头绪的管理工作。当前的档案管理人员已经普遍认识到这点问题，所以在实际的工作中，注重关联性，将相似的、存在联系的档案规放在一起，这样不仅能够便于查找，也在无形之中体现出了档案管理的来源原则。

2.来源原则仍是现代电子文件管理应遵循的基本原理

来源原则曾经深受美国相关工作者的重视，他们认为来源原则在所有档案管理原则中的地位不可动摇，究其原因，是由于来源原则具有一般原则不具备的优势。其一，文件的完整性在该原则的帮助下得以保留；其二，更加体现出文件的重要性，使得文件的证据性得以保留；其三，为相关档案工作者在整理、编目档案的工作中提供可行性更强的指导方针。虽然来源原则在各个国家的应用方面存在差异，但是总的核心思想是一致的，即“来源”。其承载着档案管理的理论与实践。在来源原则发展的过程中，并不是一帆风顺的，其同样承受过大众的不认可，众多批评性的指责，但是这些批评的声音并不是针对来源原则本身的，而是涉及到如何应用这一原则的。

3.来源原则在电子文件检索系统设计和应用上具有无可替代的指导作用

我们认识到在过去的档案管理发展历程中，来源原则只应用在实际的档案管理中，并没有涉及到电子化的管理，所以我们并不清楚来源原则是否同样能够应用于电子档案管理中。在1988年的国际档案大会中提到了这样的一个观点，即档案管理的进步并不会影响到传统档案管理中的某些原则，这其中就包括来源原则。在后一阶段的大会中还指出，来源原则经过了众多考验才成为档案管理的基本原则，所以电子档案的管理中依然适用来源原则，并且还能保证信息的完整与可靠性。其中具有两个相对重要的原则，其一是外在的方面，其二是内在的方面，也就是要正确分析档案的内容。

4.来源原则在电子文件时代仍是基本原则

虽然电子时代的到来为来源原则带来一定冲击，但是仍然不能撼动其核心地位。相关人员可以将电子信息管理作为一项新的挑战，档案管理的发展不仅局限在同一个地区，在欧洲、美洲等众多国家均有发源地，无论在哪个国家，来源原则都能够轻易地应对档案管理工作中遇到的挑战与难题，他们在不同的角度印证了来源原则的价值，并且将其发展下去，赋予档案管理工作崭新的生命力。所以在电子时代到来的这一阶段，仍然可以适用来源原则，档案管理人员积极的将文件进行保管，进而对其编目与使用。此时，同样不能忘记来源原则的性质，它并不是一个抽象的概念，而是在特殊的工作中所产生的某一实际概念。

二、来源原则在电子档案运行和管理中应用

1.同一“来源”等同于文件的形成者及其组织机构。但在电子文件大量出现并迅猛发展的情况下，随着“重新组合”的概念和“海量处理”的操作日益普及和简便，文件形成结构、文件发生和流转权限乃至文件信息经常被重新组合，特别是那些来源不再严格对应于现存的机关或组织机构的大量电子文件，如何正确判定其来源变成为亟待解决的现实问题。

2.将“来源”等同于制发文件的资格权限。然而现实工作中往往存在着“授权”现象，比如跨部门之间需要授权制发机关名义的公文等，如果电子文件系统不对这种权限加以辨别，便难以划分来源。

3.鉴定电子文件的来源和证据价值，须保存文件的所有原始信息。计算机辅助文件管理计划以原文本为基础，要求每份文件都配有简介说明，并要求著录项目覆盖所有的相关信息。加拿大国家档案馆在这方面进行了有益的尝试：该馆将馆藏电子档案分为两类，电子纯文本信息（如电子邮件、文字处理文件、备忘录）和非纯文本信息（数据库、图标、记录单等）。并根据文件的不同来源，制定了不同的整理著录规则，主要内容包括：其一，关于文件形成者的信息，如组织机构、文件存放地点、成文日期及接收、存贮文件的日期等数据；其二，关于自动化系统结构的信息，包括数据的目标准则和使用工具等；其三，关于数据内容的信息，即数据的编目与相关联系，现有的检索工具、代码一览表等；其四、关于电子文件结构的技术著录：文号、硬件与应用软件、利用的状况等。至此，我们不难发现，只有遵守来源原则，才能保持文件之间固有的历史联系。否则，档案工作就会是任意的、主观的和缺乏原则的。要确定电子文件和档案的来源，不可仅要求完整地保护全宗与文件系列和按照原始顺序进行分类归档。要使电子文件及其运行遵循来源原则，必须正确说明电子文件及其之间的原始联系。同时，在分析文件形成者职能的基础上对电子文件进行管理是远远不够的，运用来源原则意味着档案工作者要识别和保护电子文件的原始结构，了解其在整个生命周期中文件组合的变化。

档案管理的原则范文第3篇

关键词：综合档案馆 质量管理 基本原则

ISO9000标准是国际化通用的质量管理体系，诞生于工业行业，在吸收各国管理经验的基础上，做了多番修改，形成最新的2008版《质量管理体系 要求》。标准1.2指明了其适用范围“本标准规定的所有要求是通用的，旨在适用于各种类型、不同规模和提供不同产品的组织。”①然而综合档案馆的质量问题一直被忽视，档案工作者更多的是关注档案这一客体的质量，对于其他各方面，如管理质量、服务质量等还未关心。作为党和国家发展和建设的储备力量，综合档案馆更应该适时地引进先进理念完善自身发展，但是在引进先进理念之前，我们首先要明确的是标准所涉及的相关要素及基本原则，秉承“吸收、引进、借鉴、发展”的原则，制定适合综合档案馆自身发展的质量管理体系。

一、综合档案馆质量管理体系要素确定

质量管理体系的三大要素，即组织、产品、顾客。这三大基本要素是任何一个组织所具备的，但是综合档案馆是科学文化事业单位，其在组织管理、输出产品及服务用户上与企业略有不同。

（一）关于组织的分析

组织是人们为实现同一目标、按照一定的形式、分工协作结合而成的集体或团体。《档案法》第八条已明确指出了档案馆的性质、目的、组织形式、职责。“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”②可见，综合档案馆是具有自身服务职能及管理权限的组织，同样存在着“输入――转化――输出”的过程，接收、收集各归档单位形成的文件，经过一系列的整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、宣传等工作，最终形成有序的、方便利用的案卷，以达到最终为其他组织和个人利用的目的，是完全符合ISO9000标准所明示的组织体系。

（二）关于产品的分析

产品是过程的结果。档案馆为用户提供的产品并非有形的实物产品，而是为用户提供具有凭证及参考价值的信息及服务，二者都是无形的。

“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。” ③从文件到档案本身就是一组输出的过程，档案信息也就是这个过程的产品，档案信息是信息的一种存在形式，档案信息的价值是不可估量的，这取决于不同利用者对档案信息的不同需求。

服务是档案馆为用户提供的另一产品。档案馆所提供的服务由三个要素组成：档案馆、用户及档案馆与用户之间完成至少一项活动的结果。服务与服务过程都是在与用户的接触中发生的，不同的档案用户对档案的需求是截然不同的，随着时间的推移，档案的价值形态及作用也在发生变化，档案馆也要及时更新服务观念、服务方式，适应不同时期不同用户的需求。

（三）关于顾客的分析

顾客是指享受服务的组织或者个人。档案馆的顾客就是在社会生活中需要档案信息服务的各层次、各类型的利用者。综合档案馆的顾客主要有以下四类：机关、企事业单位组织，查找先前的记录，从中得到依据及参考信息，以保证各项经济建设工作的顺利进行；学术研究者，寻找古今中外可借鉴的信息以填充学术材料，以传承历史文化；影视、新闻工作者，借助档案馆丰富的资源制作回首往事、展现地方特色的剧作、记录片、报道材料等；其他个体，个人利用档案的目的很明确，就是为了解决生活中所遇到的困难，借助原始档案以提供凭证，解决争端及棘手事件。

二、综合档案馆质量管理体系的基本原则

八项质量管理原则是ISO9000 标准的精华思想，是在总结质量管理实践过程中的理念与经验基础上，用高度概括、精炼准确的语言所表述的、具有一般通用性质管理准则，是建立与实施ISO9000标准质量管理体系的指导思想。结合综合档案馆质量管理体系，全面把握八项基本原则，是综合档案馆质量管理体系必须严格遵循的准则。

（一）以顾客为关注点

以顾客为关注点是ISO9000标准成功运行的指导思想，也是综合档案馆存在的动力，只 有用户有效利用档案，才能发挥档案的作用，实现档案的价值。档案馆的发展依赖于不同层次、不同类型的档案用户，一切工作围绕用户的需求展开，了解用户眼前的及长远的需求，明确用户潜在的、隐含的需求，并争取超越顾客的期望。综合档案馆保存的大多是党政机关形成的档案，相对于企业档案馆、专门档案馆来说，综合档案馆的用户相对分散，且具有不确定性，有组织，也有个人，对档案的需求也不尽相同。 综合档案馆在实施本原则时， 应注意以下几个方面：

1．运用不同方法调查、识别不同类型档案用户现行的及潜在的需求与期望

档案利用群体不同，档案所发挥的作用也是不同的，“对于各级各类机构、社会组织而言，档案具有不可替代的资治作用；对于专家学者而言，档案具有文化、教育作用；对于个人而言，档案具有凭证、参考作用等等”，档案用户的期望主要体现为档案的真实性、有效性、实用性。分析档案用户各群体的比例、查档方式，为质量管理体系的有效运行提供依据。

2．确保档案馆的质量目标与用户的需求和期望相一致

最高管理者在制定质量目标时要始终坚持以用户需求为宗旨，以实现用户满意为最高目标，并在全馆范围内建立沟通与理解的平台，确保用户的利益为档案馆工作的方向。档案用户的需求是具有时效性的、是不断变化的，综合档案馆在体系运行的过程中要时刻与用户保持联系，了解用户需求动态，及时更新服务方式方法，始终与用户建立良好的合作关系。

（二）领导作用

质量管理体系运行成功的关键在于最高管理者及各层管理者的重视度，领导者应求真务实、以身作则，积极参与档案工作的各个环节，确定综合档案馆的中长期战略目标，为确保组织的宗旨与运作方向相统一，为员工创建良好的工作氛围。具体应做到以下几点：

1．确立具有创新、发展、挑战性的战略目标

最高管理者应在全面考虑各方（包括供方、员工、利用者、社会等）的因素，为综合档案馆制定具有本馆特色、创新发展、富于挑战性的战略目标，并与质量方针保持一致，策划完备的质量管理体系，根据工作的实际情况，及时调整策略，保持质量管理体系的完整性。

2．创造适合员工发展的内部环境

为员工创造适合其发展的空间，对员工在本岗位所作出的特殊贡献给予肯定并加以褒奖，营造竞争的氛围，鼓励创新，激发员工潜能的发挥，调动员工主动参与的积极性，使员工在融洽的工作环境中更好地向着既定的目标努力。协调好各部门之间的合作关系，避免各部门之间权责分化、互相推诿，各岗位员工擅离职守、工作怠慢的现象发生。

3．建立具有良好道德伦理、价值共享的管理文化

尊重人才、吸引人才是综合档案馆现阶段发展的一个重要任务，树立良好的职业道德，创建良好的人际关系网，将综合档案馆的管理升级为馆内文化，使得员工在软文化的影响下自觉地遵守各项规章制度，按照质量管理体系文件办公。同时还要为员工提供可利用的相关软硬件资源，让员工在自范围内发挥其创造性。

（三）全员参与

档案工作者是档案馆创新发展的源泉，是档案工作的具体实施者。从人力管理到人力资源管理再到人本管理，体现了以人为本的核心思想。人本管理是从人性出发来分析问题，以人性为中心，按人的基本状况来进行管理的一种普通管理模式。综合档案馆在进行人本管理时应采取以下措施：

1．让档案工作者明确自身在馆中的价值

树立档案工作者的主人翁责任感，明确其所处岗位的重要性，对本职工作的职责、权利有所了解，勇于承担责任，面对挑战，按照相关要求完成本岗位的工作目标，并配合好下一步的工作，正确处理、解决工作中出现的问题。

2．让档案工作者主动进行自我鉴定

档案工作者的自我鉴定主要是指档案工作者根据各岗位的目标对其所完成工作进行鉴定，肯定其对档案工作做出的贡献，让档案工作者在完成任务与目标的同时，获得成就感，激发继续工作的热情与斗志，同时也是档案工作者发现不足并予以改进的有效措施。

3．加强档案工作者的自我修养

自我工作意识、服务意识的提高，要比强加的责任更有成效，特别是在信息技术快速发展的今天，科技进步日新月异，单凭某一领导或组织去发现新动力是远远不够的，培养档案工作者自主思考、领悟的能力，调动全员工作的积极性，才能适应不断变化的环境。

（四）过程方法

过程方法是将输入转化为输出的活动，是将相关的资源作为过程进行管理的活动。档案工作从接收直至利用的每一个环节都可以视为一个过程，采用过程方法进行管理，可以确保每个过程都按照最终目标组织运作，达到预期的结果。

1．必须从增值的角度考虑过程方法

增值的活动可以是有形的，也可以是无形的，实现档案工作质量管理的增值活动，是基于对每项工作环节遵循相应的准则与方法进行有效的管理，为用户提供超过其期望的服务。采用过程的方法，降低工作中的成本、减少失误、控制偏差、缩短工作时间、优化工作流程，确保过程间的协调运作、实现资源的高效利用，为持续改进提供动态的循环过程，进而使档案馆的整体工作处于不断循环上升的过程，每一次的循环都是一次增值活动，为档案用户提供符合需求的服务。

2．将档案管理的所有活动及相关资源视为过程进行管理

档案质量管理工作由用户需求分析、立卷归档、收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用、过程监控、反馈、持续改进十二个环节组成，每一个环节都视为一个过程，每一个过程的输出都是下一个过程的输入，也可以是多个过程的输入，将这十二个环节视为一个整体的环节，不断循环，以达到预期的目标。档案工作的十二个过程体现了质量管理的四大基本要素，以顾客的要求为输入，顾客满意度为输出，同时也要将各种资源纳入到过程控制中，包括人员、方法、设施、环境等。

（五）管理的系统方法

质量管理体系是由相互关联的过程链形成的过程网体系，综合档案馆本身就是一个庞大的系统，各个部门都是它的子系统，各个科室又是下一层次的子系统，直至每一位馆员也是系统构成的一个部分，各系统之间相互制约、相互影响。利用系统的方法实施管理，以提高档案馆工作的整体效率。

1．确定分析系统内各个过程的运行状态

系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分结合成具有特定功能的有机整体，过程可以说是系统的基础，每一个过程的运行状态都对整体的系统运作产生一定的影响，这种影响可以是积极的，也可以是消极的。在系统运行过程中，确保每个过程都处于良性运行状态，为综合档案馆的发展产生积极的影响，是综合档案馆系统功能发挥的前提和保证。

2．识别与控制各过程之间的“接口”

档案工作的每一个过程都不是独立存在的，档案工作质量的形成依靠每个过程的有效实施，每一个过程都有各自要实现的目标，且这些目标都是以满足用户为宗旨的。过程与过程之间的对接是保证系统运行的重要节点，控制、协调档案质量管理各过程的运行，使之有效的运行，减少制约，加强合作，实现综合档案馆质量管理的终极目标。

（六）持续改进

持续改进是综合档案馆发展的永恒不变的目标。社会环境的不断变化、用户需求的更新与提高是持续改进的内在动力，持续改进的核心是提高综合档案馆质量管理的有效性和效率，提升综合档案馆的竞争力、迎接外界挑战。

1．将持续改进作为一种制度加以强化

持续改进不是一蹴而就的，是一项长期的工作，测量、分析、改进不断循环的过程。培养档案工作者持续改进意识，对档案工作者进行持续改进方法的培训，将持续改进纳入到日常工作中，不断深化理解，提高档案工作质量。每一次循环改进都有一个设定的目标，满足档案用户的需求，每一次改进都向着更好的方向发展，始终坚持不懈地贯彻持续改进，使综合档案馆处于不断发展和完善的进程中，提高档案馆的应变能力，提升档案工作者的整体意识。

2．将各类评价结果纳入到持续改进的范围

持续改进是每个过程、每个系统都需不断坚持的，因此，每一个过程的测评、每一个阶段性的测评都是持续改进的动力。基于档案馆总体的质量方针与质量目标，通过对内部审核、用户满意度测量、第三方审核结论等相关数据进行客观的分析与评定，并将测评的结果纳入到持续改进的范围内，这些结论是反映质量管理体系运行状况的直观结论，是持续改进工作最准确的数据支撑。

（七）基于事实的决策方法

有效的决策建立在数据和信息分析的基础上。决策贯穿于综合档案馆质量管理体系的始终，依靠决策才能持续改进每个过程的业绩。可以说，没有客观的、基于事实的决策，质量管理体系很难取得有效的管理，最终的目标也难以实现。

1．确保信息、数据来源可靠

在信息收集、整理的过程中，要保证相关信息、数据来源、获悉渠道、接收方式准确无误。决策是以所采集的信息、数据为依据的，弄虚作假的信息、数据将会阻碍系统的正常运行，因此，务必要保证所采集的信息、数据源于基层工作及真实的工作记录。

2．确保分析方法正确

对采集到的信息进行科学的统计技术分析，确保其分析结果的精确性，为改进提供凭证。科学的统计技术可以通过测量、分析、调查、取证等方法对相关信息、数据进行处理，寻找需改进的方面，防止决策失误。

3．基于事实的分析

基于事实的分析，要求避免主观的直觉判断与经验判读。客观的证据是支持综合档案馆质量管理体系运行的真实性数据，完全依靠经验或直觉得来的数据往往带有浓郁的主观色彩，比较片面，难以准确地说明体系在运行过程中所出现的不利因素，不利于体系的检验与改进。

（八）与供方的互利关系

综合档案馆最关键的供方是同级党政机关，是案卷的来源，也是资金的来源，与其他组织不同的是综合档案馆与其供方是隶属关系，二者虽然有互利的关系，却存在着领导与被领导的关系。其次是相关设备的投入方。在综合档案馆在与关键供方建立互利关系时要处理好以下关系：

1．权衡眼前利益与长远利益

立档单位形成的案卷是档案质量的关键，综合档案馆不能脱离各级政府而存在，同时，党政机关也是为人民服务的部门，其服务理念同样是满足用户需求，这与综合档案馆的质量管理目标是一脉相承的。文书部门与档案部门相互扶持，案卷质量的不高将严重阻碍综合档案馆质量目标的实现，因此，在收集案卷的过程中，正确处理与同级政府之间的关系，深入指导立档单位进行规范化的立卷归档工作，建立长期的互利共赢的工作机制。

2．与供方建立合作基础上的互利

与供方部门所要建立的互利关系，首先是合作，只要有效的分工协作，才能保证互利。建立有效的沟通渠道，进行透明地、开放式地交流，与同级党政机关共同理解用户的需求与期望，肯定党政机关在管理与控制过程中做出的贡献，共享成果，增强双方共同创造价值的能力，密切合作，实现成本最优化，共同取得档案用户的满意。同时关注同级党政机关的状况，为其便民服务提供帮助，增强党政机关提供高质量案卷的积极性，以达到互利的效果。

综上所述，综合档案馆具备建立与实施ISO9000标准所描述的三大基本要素，ISO9000标准适用于综合档案馆。同时有效运用八项质量管理原则，以用户为关注点、加强领导在组织中的作用、倡导全员参与、采用过程方法与系统方法、以事实为决策方法，坚持持续改进，是建立“公平、公开、公正、透明”的档案馆服务模式的最佳途径。

注释：

*本文为黑龙江大学学生学术科技创新项目(项目编号：20110282)阶段性研究成果之一.

①GB/T19001-2008/ISO9001:2008质量管理体系要求[S].北京:中国国家标准化管理委员会,2008:1.2条款.

②中华人民共和国档案法.北京:中华人民共和国主席令（第七十一号）,1996:第八条.

档案管理的原则范文第4篇

[关键词]档案；计算机；电子；整理

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）05-0359-01

前言：文章经过对档案计算机管理的研究，分析了档案计算机管理的内容，经过对其研究将其与传统的档案计算机管理进行对比；找出档案计算机管理对人类的意义；同时根据分析，探讨了档案计算机管理的优缺点，及其发展过程中存在的问题。将存在问题的原因进行分析并提出了一些解决办法。在未来发展中，档案计算机管理作为重要的管理体制如何继续发展并不断进步需要加强对其管理措施。

1 档案计算机管理的内涵

1.1 档案计算机管理的定义

档案计算机管理指的是档案管理人员以计算机硬盘、软盘、磁盘和光盘等为载体进行文字材料的存储。那么档案计算机的管理形式主要有以下的4种：电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸，当然还有其他的一些形式。

1.2 档案计算机管理的特点

档案计算机管理的特点主要是相较于传统的纸质文件而言的，档案计算机管理的主要特点是：①档案计算机管理不再是传统的纸质文件，所以也不是直观就能翻阅得到的，这就需要我们借助计算机进行阅读；②档案计算机管理的档案信息借助计算机直接进行快速、简单的处理和传递工作，比之前的纸质摘录等速度快捷；③档案计算机管理还能实现档案的资源共享，这样也就意味着档案的传输等不再受地域距离和时间的影响了，更加方便；④由于我们现在采用了档案计算机对档案进行管理，那么，如今的档案存储环境和保存条件也就随之发生变化，它不再要求纸质、书写等条件，而且对档案的保存场地的面积也不再有相当高的要求。总之，我们说，随着科技的进步和社会的发展，档案计算机管理的优势将会日趋突出和明显。

2 档案计算机管理工作中存在的问题

2.1 档案计算机管理对档案本质属性的影响原始记录性是档案的本质属性。而这种档案原始记录性主要是表现在档案的内容上和档案的形式上两个方面。我们都知道，一些档案在存档之前是需要当事人的亲笔签名或者是当事人的亲笔手稿的，这都是档案原始记录的体现，有一定的真实性，进一步说，只有有这些亲笔签名等原始记录的档案才能有法律效应，成为法律的凭证。但是，在档案计算机管理工作中，电子文件从起稿开始到文件修改、印发都是在计算机上进行操作的，这种模式虽然便于修改和复制、打印等，有一定的方便性，但是这却使档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。所以，这也就引发了电子文件的原始记录和凭证作用如何确定的争论问题：究竟电子文件能否作为存档之用，电子文件是否具有一定的法律效应等等，这些都是档案计算机管理工作中遇到的问题，也是我们急需解决的新课题。

2.2 档案计算机管理对档案来源原则的影

响档案信息的来源原则主要包括两个方面：从外部环境来看，我们是遵循尊重全宗的原则；从内部环境来看，我们是遵循尊重原始顺序的原则。但是自从档案进行计算机管理层面开始，随着电子文件进入档案管理领域开始，以原始顺序为原则的档案信息来源开始不断地备受关注。在之前的纸质档案管理过程中我们形成了这样的原则，只有根据其来源才能形成一定的法律效应和相应的法律责任，而在现在的电子文件档案过程中就打破了文件本来的顺序。所以，在充分利用计算机进行档案管理工作时就需要我们不断地根据客观实际情况和变化，进一步完善档案信息的来源原则，并对其进行丰富和发展。

2.3 对于档案计算机管理的研究

档案计算机管理以其优秀的电子版形式代替了原始的纸质的档案管理。纸质管理具有复杂、低效率、浪费纸张、不能进行有效的共享等缺点。而对于电子版的档案计算机管理来说，大大的改革了这一系列缺点，将资源进行有效的共享、传递速度非常快、简单易操作而且适应现代化、适应现在的人群。目前，档案管理的研究对象是纸质档案，因为其运用时间早，研究时间长；而对于档案计算机管理来说，它是一个新型的管理，刚刚起步并走向发展阶段；在档案管理职工的各种全方面的研究还有待发展提高。

3 档案计算机管理工作的改进措施

3.1 建设并实施电子文件档案管理

工程档案切实实施计算机管理体系之后，需要我们做好对档案的归档工作，做好电子文件的技术处理工作，建设并实施电子文件档案管理工程。建设并实施电子文件档案管理工程，这就要求我们的档案管理人员深入到现行的电子档案文件管理、工作领域，切实去了解电子文件信息的重新排列和组合的来龙去脉。这也就是说，我们在进行档案计算机管理工作时，需要档案工作人员学会将已经归档的电子文件更改为“只读性”的文件模式，即是只能读不能写的不能更改的文件模式，这种模式对识别和保护电子文件的原始结构有很好的作用，保证了档案的本质属性―――原始记录性。

3.2 档案计算机管理一定要解决好电子文件档案的保存工作鉴于我们对档案计算机管理的理论研究还处于一定的初级阶段，又加之以化学磁性材料为载体的电子文件档案形成时间短、缺乏实际的贮存经验，所以电子文件原始信息的长期保存问题很值得商榷和作进一步的研究，尽管在理论上电子文件是可以长期保存的。

3.3 档案计算机管理工作需要提高档案管理人员的整体素质优秀的人员素质对一个工作的发展起着至关重要的作用。档案计算机管理工作的实现是需要我们的档案管理工作人员提升自身档案工作的质量，为此，我们的档案工作人员要适应计算机技术的不断更新和档案事业的发展，必须积极搞好知识的学习、补充、消化等工作，促进档案工作人员队伍素质的强化。

3.4 加强档案管理基础工作的标准化和规范化在进行档案计算机管理工作过程中，我们需要严格执行《档案著录规则》的档案数据库结构、数据格式等方面的标准和规范，规范档案著录工作，保证档案基础信息和数据的通用性，为实现档案信息资源的社会共享创造条件。

4.总结

档案计算机管理中仍然存在很多问题；电子文件具有原文件不具有的签名情况，即电子版文件是否具有真正意义上的法律效应现在还未可知。虽然电子版的档案计算机管理工作中存在很多问题，但是其在真正意义上解决了档案计算机管理原始模式的不科技化的缺点，高效的将计算机中的档案进行管理。代替了邝的纸质的档案管理；将内容进行快速传递并能够实现资源的共享，能够有效的传达信息；档案计算机管理对于现在的发展有着实际的意义，要加大发展力度，建设规范化的体制进行有效的管理，对计算机的档案管理进行改革创新。

参考文献

档案管理的原则范文第5篇

关键词：电子文件；电子档案；管理

以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件是为电子文件。将具有保存价值的、已归档的电子文件以及相应的支持软件、参数和其他相关数据一起保存存档的是为电子档案。电子文件与电子档案具有传统纸质的“文件”与“档案”特性，但由于载体及表现形式上的很大不同，在电子档案管理方面也具有些许特殊性。因此，本文试图通过以下几个方面的论述，探讨如何做好现时期电子档案管理工作。

1 电子档案收集方面

电子档案收集包括档案工作人员对电子档案的收集和归档两方面的工作。

电子档案收集。以所属档案馆为平台，档案人员将各机关、团体、企业、事业单位在其社会活动中，形成的具有保存价值的电子文件，及获得捐赠的或购买的电子档案材料，进行统一接收，以磁盘的方式，或按照要求加工分类后，保存到网络规定的地址，将电子档案收集到档案馆。

电子档案归档。首先按照年份，将每年需要在归档范围内的电子文件都要及时归档，力求归档齐全，集中保存，做到完整齐全，并为最后定稿，将每一年电子档案统一管理；其次对于归档具体年份的电子文件，采用电子文件的签署技术，保证电子文件真实有效；再次档案馆要对各部门移交到档案馆的电子文件作最后整理，统一规定电子文件的载体质量、规格、格式等，方便再接受电子文件后入馆的整理、编辑以及确定保管期限；最后为确保档案的原始记录性及凭证作用，电子文件的形成部门在将电子文件入馆之前要做好编制归档说明，档案馆接收后，要将电子文件转换成纸质文件并与电子文件同时归档，做好电子文件与纸质文件双套归档。

2 电子档案分类方面

首先，在电子档案整理分类原则方面，既要坚持有机联系又要确保简单性这两原则。有机联系原则就是保留电子文件形成和处理过程中的最初面貌和原有关系，使后人能够从中认识电子档案记述的原有历史面貌，这是档案整理的根本。简单性原则，电子档案的整理应去繁就简，按文件形成组织划分类别，建立一个分门别类的文件系统，使之简单易行。

其次，在电子文件具体分类工作方面。一宏观分类，将电子文件分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件等部分，分门别类加以管理；二具体分类，编制详尽的分类方案，将宏观分类文件中的科技文件、数据文件、命令文件根据自身特点编制为具体小类案，而一般文件则要根据操作系统中得目录系统进行分类；三文件名编写，电子文件名称编写，要保证尽量减少出现重名，尤其同一个“文件夹”内不能重复，以减小误检率，编写文件名称可使用汉字或者汉语拼音加用数字。四是，制定文件目录系统说明，使之清晰明了，方便查找。明确目录结构层次，逐个层次编写文件目录系统说明，每一个目录在电脑中的名称与实际名称相对应，做到一目了然，使人容易理解目录的准确含义。

3 电子档案保管方面

电子档案的特性使得电子档案的保管要坚持一般原则与特殊原则相结合的原则。一般原则是指电子档案的保管首先应该遵守一般的档案保管方法，电子档案的保管要做到用于档案管理的电脑不能与外网相联，不能使用非法软件，以防档案资料外泄，病毒传染；归档的档案与纸质档案要统一归档，分库保管，做到一式两份，并且分别存放，一套封存，一套供用，并标签，以便存取。特殊原则是要根据电子档案的不同性质或特质，采用有别于一般原则的保管方法，如高质量的存储介质要求以及库房和装具、温湿度控制、防磁场干扰等。所以，电子档案的保管要做到，库房温湿度严格控制，密切管理，要与储存介质所需要的温湿度相一致，建立电子档案的检测及保养卡，对各种储存介质定期检测、修复、保养等，并做好随时监控，杜绝隐患，对特殊类型的电子档案要制定复制年限规定，及时做好复制工作。具体来说，至少每10年复制一次正常保存的磁性载体档案，特别重要的档案复制周期可视具体情况适当缩短。

4 电子档案检索方面

电子档案的利用必须完善其检索功能，这就需要第一必须做好电子档案著录标引的规划工作，第二还要坐到纸质档案与电子档案能对应查找。

电子档案著录标引的规划。电子档案著录标引的规划与纸质档案相同，但受电子档案特殊性的影响，在著录电子档案项目中须增加文件名全称、路径名和盘带号，同时须预先编好的数据库供检索之用，然后将著录结果输人其中。电子文件的形成部门来做电子档案的著录标引工作，由档案馆管理人员与电子文件同时归档；档案室最好将需要著录的项目按顺序编成简明的表格软件，供各部门用于电子文件的著录标引。

纸质档案与电子档案对应查找。具体做法是：在电子文件的最后一页右下角录入该文件在电子计算机系统中的电子文件名，打印在纸质文件上，并在案卷目录的备注中注明，这样即可对应纸质文件在计算机上查到电子文件。制作《电子档案文件清单》，利用《电子档案文件清单》查找电子文件相应纸质文件的档号，或在计算机上使用检索数据库查找。

5 电子档案利用工作方面

电子档案对比纸质档案在利用方面具有许多优势，不仅可以提供原件阅览，而且可以根据利用者的要求，对档案信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，在原件保存完好的情况下，反复利用。同时，利用互联网进行传输电子文件，大大提高档案资源的利用率。但电子档案的利用必须要严格制定利用资格审查、阅览操作、软磁盘外借、复制等方面的制度性规则，提高电子档案信息安全意识，对提供电子档案持较谨慎态度，防止失密、泄密、病毒入侵等现象发生。

随着信息技术的发展，如何做好电子档案的管理工作已显得日益紧迫。作为档案管理人员，要密切关注信息技术发展的前沿，紧跟时代进步，不断学习最新信息技术，将最新科技应用到档案管理上，在确保电子档案存储安全的前提下，为利用者提供便捷的服务，使电子档案发挥其应有的利用价值。

参考文献

[1]贾德锋：《当代电子档案管理基本要求及完善策略》，黑龙江科技信息，2016 （6）

[2]邵文红：《浅谈电子档案管理》，内蒙古科技与经济，2015（24）

[3]齐丽英：《电子档案管理问题与对策》，中国科技博览，2016 （8）