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一、电力档案数字化编研的发展概述
近年来,我国能源产业发展规模日益扩大,我国电力事业发展速度持续加速,电力企业的发展也相应扩大规模,电力企业发展的过程中电力档案管理作用也越来越明显,电力档案管理的价值在电力企业发展与运行中也越来越重要。电力档案的发展逐渐渗透到了电力企业发展的每一个环节和角落,对于信息网络技术发展而言是一种全新的管理方向,电力企业档案管理的有效性对电力企业的发展稳定性影响很大,管理者通过对档案的分析,可以看出电力企业发展存在的问题,并及时采取相应措施予以解决。档案编研工作是对电力档案的一种信息化的整理,目前电力部门档案工作中需要针对电力档案数字编研提出具体的执行方式,这也是目前亟待解决的难题。信息时代前提背景下,电力企业的档案数字化编研必须根据不同档案内容的载体形态、不同记录方式、档案信息的电子扫描数据、数据库存的共享与转化、电子数据的刻录与贮藏等开展相应的档案管理工作,持续化发展电力档案事业,强化现代化管理的价值,实现电力企业档案管理与电力企业本身持续发展的紧密结合。
二、电力档案数字化编研需要注重的细节
在实际工作中我们体会到, 除了做好电力档案电子资料的录入、清理、存档、保管这些基础工作外, 还要抓好以下两个环节:
第一、网络安全对信息数字化的影响这一环节 档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。计算机技术的广泛应用于发展,保证了网络化共享与信息安全技术的开展,电力企业的档案管理向着网络化与信息化转型,对电力企业的发展起到了非常大的帮助。电力企业档案管理必须注重对档案资料收集原文件的了解,详细掌握档案中各种数据的详细情况,档案数据中包括一些具体信息,比如声音、视频、文字、照片等多种信息与数据的储存,档案管理人员要运用计算机技术将这些收集到的数据进行储存与网络化共享,保证电力企业内部的每一位员工都可以通过网络获得这些资料,利用这些资料详细的掌握电力企业内部的发展状况,对一些发电设备和电力系统做出维修的预测,对电力管理制度有了全新的认识。
第二、电力部门档案人员在编研过程中, 即使请有关的业务人员配合进行, 也需要档案人员具备一定的专业知识的基础。在与业务人员进行充分的交流过程中, 通过阅读和分析业务技术报告和总结, 才能恰当选择反映专业特点和内容的编研题目及适合的类型, 共同完成对档案信息的深层次加工, 逐步提高开发利用档案信息资源的能力, 最大限度地发挥档案自身的使用价值。如档案人员在工作中要熟练掌握各项安全工作规定及分局运行、修试、工程安装工作的基本原理、工艺流程。当然, 这并不是要求档案人员要成为电力专家, 但应该做到“耳熟能详”。
三、电力档案数字化编研的重要性
3.1加强电力档案数字化编研与电力企业生产的关系
不断加强电力档案数字化编研发展,提高员工的重视程度,加强电力档案数字化编研的积极发展,提高电力企业数字化档案的灵活操作性,保证信息化的电力企业档案可以帮助企业内部员工了解电力设备与企业运行的正常发展状况,为电力企业的健康发展提供有力的信息支持,为电力企业的健康发展做出信息支持。档案管理数字化的编研要与电力企业生产关系紧密结合,要保证电力企业内部员工遵守各项电力档案的管理规范,严格按照制度管理电力档案,对涉及电力企业关键性因素的电力档案发展情况做出详细的工作计划。比如: 电力建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、企业机构重大调整、高层领导调整任用等, 以及与员工个人利益相关的调资、晋级、职称评定等都在门户网站平台上公开, 从而增强企业民主管理、民主决策的透明度。如采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术, 编辑出版一系列具有浓郁电力企业特色的宣传品, 制作宣传图板陈列在活动室, 编制专题性统计分析, 使有关材料做到图文并茂, 色彩鲜艳, 生动直观, 新颖好看。
3.2加强电力档案管理的技术创新
提高电力档案数字化编研重要性的认识,将新时期电力档案管理工作推向一个新的高度。数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定, 可以极大满足档案工作要求。纸质档案受保管条件、保管环境的制约, 容易出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清, 会极大地限制档案信息的利用。数字档案管理系统有效推动电力系统电子文件的及时归档和有效管理, 改变了手工管理纸质档案的传统模式, 解决了传统档案管理中手工劳动量大、档案借阅难的问题, 实现了纸质文件和电子文件归档的同步管理, 提高了档案的归档效率、检索效率和资源共享水平。
四、加强电力档案数字化编研发展的几点建议
4.1建立有效的领导管理模式
领导应当明确自己的职责,切实加强对数字化档案管理体系建设的组织管理,建立一套行之有效的档案管理制度,以综合档案数字化管理为基础,建立数字化档案管理网络,使整个系统形成一条线,一环连一环,真正使组织领导机制得到强化。
4.2建立数字化档案管理体系的保障机制
建立电力企业数字化档案的管理体系保障机制,主要目的是为了提高数字化档案的管理效率,降低电力企业内部的管理风险,增加生产的安全性。要建立一支数字化档案管理专业队伍,培养专业化的操作人才和专业知识较为丰富的实际操作性员工,才能保证数字化档案管理体系的健全。电力企业的各级领导必须要积极发展数字化档案管理的培训工作,加大对数字化档案管理系统建设的资本投入,全面的采用数字化与信息化技术改善档案管理的发展状况,提高内部员工的信息化档案管理意识,保证电力企业内部生产与日常维护的正常运转。培训中要针对不同人群给予不同特长的培训,帮助档案部门建立独特的培训机制,经常性的举办数字化档案管理讲座,帮助员工加强自我的电力档案数字化编研工作能力,获取业务知识。
4.3加强网络安全管理
对于网络安全问题的总体构建应该从病毒的防治、防止恶意攻击、解决信息存贮和传输安全问题、操作系统安全问题以及灾难恢复和数据备份等方面来进行。对于病毒的防治,应该结合档案部门的具体情况,在工作站、文件服务器、互联网网站安装防毒软件,进行多层次防御。对于防止恶意攻击,目前比较有效的解决方式有两种:防火墙设置和安全岛设置。从功能和实现原理上看,防火墙技术更为大众化,不会给档案管理部门带来较大的经济负担。
参考文献:
[1] 杜鹏.浅谈数字化档案管理体系的建立.黑龙江科技.2012.03:30-33
中图分类号:F270 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2017)05-000-01
摘 要 文书档案是地勘单位的重要信息资源,因此加强地勘单位文书档案建设工作非常重要。随着科技信息化的不断普及,传统的文书档案管理模式的不足日益显现出来,文书档案数字化建设成为地勘单位的一个必然选择。本文从分析地勘单位文书档案管理现状及文书档案数字化建设重要性入手,对文书档案数字化建设的具体方法进行了探究,并指出了文书档案数字化建设中要注意的几个问题,旨在促进地勘单位文书档案管理模式的转变,提高文书档案管理质量。
关键词 地勘单位 文书档案 数字化
文书档案是地勘单位的重要信息资源,对地勘单位的发展有着重要的意义。随着地勘单位开发项目的不断增多,传统的文书档案管理模式已越来越不适应社会及地勘单位发展的需要,文书档案的整理及储存工作成为地勘单位的一项重点及难点工作。地勘单位文书档案数字化的建设不仅能够有效解决传统文书档案管理中的问题,而且能够在很大程度上提高管理效率,是地勘单位加强文书档案管理工作的必然选择。
一、地勘单位文书档案管理现状及数字化建设重要性分析
(一)地勘单位文书管理现状
从目前来看,纸质文书档案仍然是我国大部分地勘单位进行文书档案管理的方式,但是这种传统的管理方式存在的问题及不足是比较明显的。一是管理难度大,由于纸质文书档案在管理过程中非常容易受潮、破损及遗失;二是由于纸质档案资料多,要合理存放,需要比较大的空间,管理成本比较高;三是比较容易出现安全问题,由于部分地勘单位没有建设专门的档案室,致使文书档案储存比较乱,很容易出现存放安全问题。
(二)文书档案数字化建设的重要性
结合目前地勘单位发展的需要及传统文书档案管理工作存在的问题,地勘单位加强文书档案数字化建设就显得尤为重要。一是文书档案数字化管理是对传统管理方式的变革,可以缩短与现代化的、数字化档案管理之间的差距;二是实现数据化管理可以在更大程度上提高文书档案的管理水平、使用效率以及加强对文书档案的保护。三是是贯彻落实国家档案局、中央档案馆印发的有关“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”文件要求的体现。总的来说,随着社会经济水平的提高,文书档案数字化建设的重要性和必要性日益突显,已经成为档案管理部门高度重视的一个问题。
二、地勘单位文书档案数字化建设的具体方法
(一)地勘单位文书档案数字化管理系统的建立
要实现地勘单位文书档案数字化管理,就要从建立文书档案数字化管理系统开始。首先,地勘单位应该运用新型的数据设备,提高档案数据库的先进性,提高档案数据库的利用效率。其次,数据库管理人员要通过认真的输入检验以确保
文件资料录入的准确性。此外,要重视对文书档案原文件的数字化处理工作,充分利用扫描仪、数码相机等新型数字化设备进行处理,逐步完善数据库内的文文书档案内容。
(二)系统网站的建立
地勘单位文书档案管理系统建立后,管理人员就要进行局系统网站的建立工作。首先,管理人员要结合网站资源的管理与共享方式,以提高地勘单位文书档案的管理效率。其次,在注册局系统网站的过程中,管理人员应与相关政府网站进行连接,实现网络资源共享,提高地勘单位文书档案资源的利用效率。此外,应该逐步实现文书档案的网上现行文件查阅方式,以不断提高地质矿产勘查部门的政务工作服务水平。
(三)文书档案监管体系的建立
有效的监管措施是提高文书档案管理工作效率的有效保障,因此,地勘单位在建立局系统网站后就要建立相应的监管体系。首先,要加强对文书档案资料信息录入的监管。其次,在文书档案数字化建设过程中,要加强电子文件的利用与收集工作。此外,文书档案管理人员在实际工作过程中,针对固有档案管理软件的实际使用情况及出现的问题及不足,对档案管理系统进行不断的优化与改善。
三、地勘单位文书档案数字化建设注意要点
(一)加强对原文件的保管工作
由于在进行文书档案的管理过程中,尤其是在进行电子化扫描的过程中,需要把档案拆开,如果不注意就很容易l生文书档案的丢失或破坏等情况,因此一定要加强对原文件的保管工作。扫描时要正确设置扫描参数,以确保扫描图片的质量。
(二)重视文书档案质量检查工作
质量检查工作是保证文书档案资料质量的有效途径。文书档案质量检查应包括数字化前文书档案整理的检查、对数字化后的数据质量、图像质量检查,从完整性、排序正确性、图像文件原貌保持性及清晰度等方面进行检查,以确保文书档案资料数字化后的有效性。
(三)做好文书档案保密与保管工作
在档案数字化过程中,做好文书档案的保密与保管工作是非常重要的,对于一些不能对外公开或泄密的文件,应安排专门的档案工作人员进行扫描,同时,在纸质档案扫描而形成电子文件的过程中,应安排专门人员负责保密与保管监管工作工作。此外,要安排专业的档案管理人员进行该项工作,以确保工作的效率。
参考文献:
关键词:城建档案;数字化;发展;思考
Abstract: With the increasing expansion of city, and the improvement of the city functions, urban systems has become more and more complex,and the requirements for urban management are more and more fine. Archives digitalization transforms the archival resources in various carriers into digital form, namely stored in digital form, interconnected with network format, managed by computer systems, so as to form a structured archives database to provide timely utilization, realizing resources sharing.
Key words: urban construction archives; digitization; development; thinking
中图分类号:G275.9 文献标识码:A 文章编号:2095-2104(2012)
“十二五”期间,档案数字化建设已经被提到了议事日程,如何最大化实现城建档案的价值,快速提供城建档案信息,是我们思考的问题。
城建档案数字化发展的重要性
城建档案数字化发展是时展的需要,随着城市的不断扩张 ,城建档案管理部门已不能仅满足于传统的档案保存方式,而必须创新城建档案管理方法,提高管理时效性。目前,各地城建档案馆接受进馆的档案往往以文字、图纸、照片、录像等多种形式存在,以纸质档案居多。随着城市建设发展,各地城建档案馆每年归档的数量与日俱增,使很多城建档案库房陷入了紧缺的困境,在城建档案的借查阅上,速度慢,效率低。纸质档案在查阅时易损坏,特别是年代久远的纸质档案,纸张易发黄变碎,若发生火灾或水灾等,档案将会遭到灭顶之灾。城建档案系统开发的不完整,在深度和广度上有一定的局限,档案信息资源的保管和查阅都只能在馆内部进行,不能实现远程查阅,资源无法共享,这些问题的存在都给城建档案利用造成了一定的障碍。
城建档案数字化建设,能有效地使纸质档案转化为数字档案信息,存储于服务器上,可使档案资料在发生天灾人祸时不致于遭到毁灭性的破坏;其次,能改善档案的利用方式,可实现异地查阅,利用者在特定的条件下,可以随时查看自己需要的档案文件,是传统档案管理走向数字化管理的必由之路。
城建档案数字化建设中存在的矛盾和问题
(一)面对当前的形势,城建档案管理任务重,人员少,工作标准要求高。
档案管理人员年龄结构老化,具有建筑和计算机数字化的专业人员又不愿意到城建档案馆工作,现有职工老龄化程度高。在接受新事物上,头脑反应慢,知识不易掌握。其中最重要的薄弱环节就是从事城建档案工作的人员,因没有系统地学习过城建档案工作管理知识,或半路出家,对城建档案工作不熟悉,随着科学技术发展,计算机数字化网络管理进入了城建档案管理领域,原来从事档案工作多年的专业人才已不适应新的环境和要求了,这些情况严重影响了城建档案事业的发展。
(二)城建档案数字化发展趋势认识不明确。
建设领域中,有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足,对城建档案数字化发展趋势了解认识不到位,对城建档案数字化不重视,在城建档案数字化设备配置上,资金投入不足,存在着重建设,轻档案的思想还比较严重,只注重工程施工技术,施工工期和工程质量等方面的问题。却对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视程度不够,没有建立一套规范的管理机制,来保障建设档案的完整和齐全。由于城建档案的不配套,不完整,对档案数字化转换,在一定程度上受到了影响和制约。
三、城建档案数字化发展
(一)城建档案数字化建设需政府支持,领导重视,把好城建档案接收关。
城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础,开展城建档案的接收和征集工作,丰富和优化馆藏,拓展馆藏门类,改善馆藏结构,进一步加大对重点工程,城市基础设施,城市地下管线等工程档案的收集力度。加大硬件投入,积极争取与城建档案事业发展需要的计算机、扫描仪、数码设备、保温、除湿、防火、防盗等现代设备配置,为城建档案数字化发展打下坚实基础。
(二)大力提升城建档案管理人员水平。
[关键词]电力企业;档案;数字化;管理
doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.046
[中图分类号]F426.61 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2015)08-0063-01
档案管理在电力企业发展中起着重要作用。随着科学技术的发展,社会全面步入信息化时代,企业也对此予以高度重视,纷纷改变陈旧落后的管理经营模式。电力企业想要赢得市场竞争的主动权,就必须重视改进档案管理模式。本文就如何做好电力企业档案信息化管理进行分析研究。
1 电力企业档案管理中存在的问题概述
电力企业的档案管理信息量极大,其中包括文字、图像、声音、影像等,涉及多个部门的方方面面,管理的内容较为重要性。纸质档案管理是传统的电力企业档案管理模式。在这种陈旧落后的管理模式下,员工或单位的管理人员频繁地借阅档案,容易对档案原件造成损害,影响档案的长期保存,且档案存放占用空间大,不利于企业管理人员的随时阅览。新形势下,电力企业管理相关部门要足够重视电力企业档案的管理工作,积极推进档案数字化管理的实现,提高档案管理工作质量和工作效率,促进电力企业的稳定发展。
2 实现电力企业档案数字化管理的必要性
电力企业档案利用率越来越高,企业经营者和管理人员对档案的翻阅也越来越频繁。电力企业档案对于企业的正常运转有着十分重要的作用,受工作环境的限制,管理人员对档案的管理受到限制,,无法实现快捷方便管理,不利于企业的正常运转,在一定程度上对企业经济的发展造成了阻碍。此外,传统电力档案管理自动化水平低、收集整理不规范,纸质形式在一定程度上限制了档案管理的流动性。只有满足企业管理人员对档案方便、快捷、准确的需求,才能提高管理人员的工作效率,帮助企业更好更快地发展。在信息化现代,多媒体得到广泛应用。这就要求电力部门打破传统档案管理模式,适时抓住机遇,加快建设和完善档案管理工作,实现公文信息快速运转的档案数字化管理,适应现代社会市场的发展,保证电力企业经济的快速发展。
3 如何有效实现电力企业档案数字化管理
3.1 提高电力企业数字化管理的重要性意识
数字化档案管理不仅可以加强电力企业对档案的管理力度,发现档案管理中存在问题,及时采取有效措施进行改进,还可以进一步提高电力企业档案管理水平。档案管理是一项繁杂且重要的工作,由于信息量庞大,管理人员在对档案进行分类、存档时容易混淆,且需要进行防潮、防火、防虫工作,占用存储空间大,不易于收集和管理。而档案数字化管理符合现代先进管理模式,提高了管理人员的工作效率,保证了部门管理的稳定性与健全性。此外,数字化管理的替代可以延长纸质档案的寿命,还可以实现资源共享,适应节约型社会的发展要求。一方面,跟进多媒体时代的步伐,满足档案管理人员的工作需求,另一方面,促进了电力企业在全球信息化时代的发展。
3.2 建立健全电力企业数字化数据管理库
数字化管理技术是采用数字化进行存储的一种方法。数字化信息主要存储在光盘、硬盘和软盘上,这为因信息量大导致档案库房拥挤、保管困难的问题提供了很好的解决方法。档案信息量的迅速增长与社会、经济和科技的迅猛发展有关,为了更好地统筹管理,建立健全的电力企业数字化数据管理库是最佳选择。首先,可先从建立良好的电力企业档案目录数据库开始,给电力企业档案进行分门别类,标上“套”“册”等分号,写上相应的档案名称,这样在查找档案时,只要在电脑的档案目录上输入名称或是具体的套、册数,就可以方便快捷地找到。此外,可以建立档案时间数据库,时间信息的录入也可以帮助查找者快速搜索查阅。计算机网络对录入的时间及内容进行保存,系统自行将信息收集传输到档案时间数据库,进行统计整理,方便管理人员对信息进行管理的同时,也能够区分新旧档案,便于提取信息。
3.3 做好对企业档案管理人员的全面培训工作
电力企业领导应重视档案数字化管理工作。只有具备了档案管理的意识,才能使企业产生更好的经济效益。为促进电力企业的稳健发展,电力企业部门应培养一支高素质的专业管理队伍。为提高各部门人员的档案管理意识,贯彻档案数字化管理知识,电力企业单位负责人可定期组织召开相关会议,使管理人员对数字化档案管理认识更深刻,认识到数字化档案管理的重要性,同时也有助于提高档案工作人员的积极性和自觉性。此外,还要提高档案管理人员的业务素质,只有掌握业务工作流程、熟悉电子操作、具备良好道德素质、责任心强的复合型人才从事档案工作,才能更好地发挥电力企业档案数字化管理的重要作用。
主要参考文献
[1]姜F.电力企业档案数字化管理的意义及注意事项[J].城建档案,2014(11):52-53.
目前,房地产企业的档案数字化建设处于成长阶段,还存在诸多问题,主要表现在:一是企业员工档案意识、法律意识淡薄,档案管理力度不大,软硬件设施不健全,无法实现档案数字化;二是企业考虑成本因素,实行档案数字化外包,承包商在数字化过程中只考虑进度,而对细节问题重视不够,数据录入错误、扫描页数缺漏等,使数字化的档案无法利用;三是没有建立统筹管理机制,集团与分公司各自为政,没有实现跨区域资源共享;四是没有必要的检索、统计、分析工具,电子档案的利用途径单一,利用效率不高,利用效果不明显;五是配套措施不健全,缺少信息存储,网络防火墙、数字加密、应急电源等必需设备,给电子档案的安全构成了严重的威胁;六是技术支持力度不够,许多企业档案管理人员缺乏计算机技能,而又无法及时得到技术人员的支持,遇到问题无法及时解决,造成投资巨大的数字化档案管理系统成为“空中楼阁”。
为充分利用档案信息资源,提升档案价值,为房地产企业经营管理提供优质的服务,笔者认为,房地产企业档案数字化建设应从以下几点加强:
一、做好档案数字化基础建设工作
(一)硬件基础建设。档案数字化建设需要根据房地产企业发展规划,及房地产档案自身的多样性、复杂性、利用的频繁性的特点,配置高性能的服务器及大容量的服务器,建立畅通无阻的网络环境。对于跨区域办公的集团公司,要考虑远程网络连接的解决方案;对档案收集与管理部门,配置电脑、影像扫描设备、备份设备等,做好硬件基础建设。
(二)软件基础建设。如果说硬件是档案数字化建设的骨架,那么软件就是档案数字化建设的灵魂。因此,选择优秀的档案数字化管理系统,将成为档案数字化成败的关键。档案数字化系统应具备如下特性:1、与企业OA系统无缝连接,实现文档一体化管理。随着信息化程度加深,办公自动化系统已成为房地产企业员工工作所依赖的平台,也成为档案形成收集的主要平台。2、强大的图像处理工具与成熟的数字化加工流程。根据房地产档案管理的特点,开发强大的扫描与图像处理工具,高效高质量进行图像处理。3、高效的档案利用查询平台。建立房地产企业网上档案信息服务平台,完善数字档案建设,是进行电子档案的保管和提供档案信息服务的最佳手段。现在,房地产企业的各种生产、经营、管理活动都离不开信息的传递和交流,房地产企业各分公司及各部门之间的信息沟通交流越来越依赖于计算机与网络。4、严谨的安全控制系统。由于电子档案具有易改性等特点,因此在建设档案信息化系统时应充分考虑信息安全。5、档案数字资源由集团统一管理,各分公司互通有无,实现资源共享。
二、加强宣传工作,提高房地产企业档案意识和法律意识
房地产档案管理工作是一项政策性、业务性较强的工作,但目前人们对房地产档案管理工作及其重要作用认识不够,房地产档案意识和依法治档的意识相对薄弱,一些房地产单位往往不主动向城建档案馆报送档案,有些建设行政主管部门存在着“重建设、轻档案”的现象,使建设单位因档案缺失造成巨大损失而影响城市建设与管理。因此,必须提高全社会特别是房地产部门的档案意识和法制意识。房地产档案部门要加大对房地产档案工作的宣传力度,以依法治档作为档案宣传工作的切入点,让全社会了解、重视、支持房地产档案工作。一是要以宣传《档案法》、《城建档案管理办法》等一系列政策、法律、法规为主要内容,利用新闻媒体、网站等大力宣传房地产档案工作的重要作用,引起民众对房地产档案工作的重视,扩大社会影响,增强全社会的房地产档案意识。二是要不断强化房地产档案工作者的意识,建立和完善与之相配套的管理制度和办法,提高房地产档案干部的整体素质,使其树立起强烈的信息意识、开放意识、培养理论研究能力以及运用现代科技管理档案的能力,造就一支业务精通、作风过硬、执法公正、知识全面的房地产档案管理队伍。三是加强对房地产部门,尤其对房地产档案工作中的违法单位、个人的宣传和教育、坚持以教育为主、处罚为辅,使房地产档案管理行为符合法制要求。
三、打造数字化管理队伍
实现房地产档案现代化管理,离不开高素质的管理人才,人才资源是实现房地产档案管理现代化的前提,是开发利用房地产档案的基本条件。房地产档案的信息化建设,要求档案管理队伍中不但有既掌握档案专业知识,又熟悉房地产产权、产籍管理基本知识的档案专业管理人才,而且需要具备系统开发或维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理、信息资讯等方面能力的人才。
四、加强档案信息安全建设